PROCEDIMIENTO PARA LA CANCELACIÓN DE LAS VENTAS CON LOS DEPÓSITOS Y/O

TRANSFERENCIAS EN LAS CUENTAS BANCARIAS

1. Revisar que todas las constancias impresas de los depósitos y/o transferencias estén
anotados correctamente en el banco correspondiente en el archivo Banco Queen….

2. Verificar que todos los depósitos y/o transferencias anotados en el archivo Banco
Queen…. de cada banco estén en el estado de cuenta bancario del respectivo mes:
a. Considerar que toda constancia impresa debería estar en el estado de cuenta
bancario, de no ser así, sacarle copia a la constancia y poner la anotación en el
archivo Banco Queen…, NO INGRESO A CTA. CTE, para que el personal de
ventas reclame al cliente que no se hizo efectivo su depósito.
b. Los depósitos y/o transferencias que están tanto en el estado de cuenta
bancario y como en el archivo Banco Queen… agregarle la anotación
VERIFICADO, que significa que esta correcto.
c. Los depósitos y/o transferencias que estén en el estado de cuenta bancario y
que no están en el archivo Banco Queen…, significan que el cajero no los
registro en su caja, por tanto, agregarlos al archivo Banco Queen…, con la
anotación NO PASO POR CAJA.

3. Copiar los depósitos y/o transferencias del archivo Banco Queen…de cada banco a un
nuevo archivo con el nombre Para ….( Mes y año).

Pintar de color amarillo la columna Rubro Contable del archivo Banco Queen… a todos
los depósitos y/o transferencias copiadas como un indicativo para que cualquier nueva
identificación de alguna transacción que no pasó por caja se corrija en el archivo
copiado, es decir, en Para ….( Mes y año).

4. En la columna J del nuevo archivo Para ….( Mes y año), agregar el número correlativo
(sin ceros a la izquierda) del asiento que le corresponde en el CONCAR a cada depósito
y/o transferencia, considerar que para los Bancos Interbank, Continental y BCP los
correlativos son consecutivos y con el subdiario 21 BANCOS - INGRESO y para el Banco
BCP Cta. Dra. Aida el correlativo será independiente a los anteriores con el subdiario
30 ASIENTOS VARIOS DIARIO.

No colocar número correlativo a los depósitos y/o transferencias del archivo Para ….
( Mes y año) que estén pintadas por completo de color celeste, ya que este color
significa que ya están registradas en el sistema contable Concar con su respectiva
factura y/o boleta.

5. Verificar que se haya realizado los asientos de cancelaciones de las ventas con sus
respectivas notas de crédito del mes a trabajar.
6. Consolidar y luego generar el archivo saldo documento en el Concar del mes a
trabajar.

7. Exportar a excel los documentos pendientes por Anexo – Documento (de la cuenta por
cobrar 121201), en el Concar del mes a trabajar.

8. Eliminar en el archivo excel exportado desde el Concar, todas las facturas, con
excepción de aquellas que estén registradas en el archivo Para ….( Mes y año)
diferentes a aquellas que están pintados de color celeste, porque estas últimas si hay
que eliminarlas puesto que ya están registradas en el Concar. También eliminar las
notas de crédito de facturas, solo deberán quedar las boletas de venta y las facturas
seleccionadas del mes a trabajar.

9. Revisar que todas las boletas y facturas que quedaron en el archivo de excel tengan
importes positivos, ninguna debe tener importe en negativo, de ser así, revisar el
error.

10. Preparar los archivos Plantilla Cobro…. para cada banco, sin data de boletas y facturas,
cambiando el mes a trabajar. Y en el de Banco Interbank (que es el primer archivo de
banco a trabajar) pegar la información del punto 9 (boletas y facturas) de acuerdo a la
estructura del archivo Plantilla Cobro…

En la columna L del archivo Plantilla Cobro…. colocar la formula espacios con la

información de la columna G (debido a que el Concar arroja la data con espacios en
blancos), luego sombrear toda la columna L y pegarla ahí mismo con valores para
eliminar la fórmula.

11. Ahora trabajar el archivo Para ….( Mes y año) del banco correspondiente y el archivo
Plantilla Cobro…. Del banco Interbank:
a. En el archivo Para ….( Mes y año) en la columna P (pegar boleta) y en la
columna Q (pegar importe) pegar la información de las columnas K y D según
corresponda del mismo archivo. Puesto que solo buscaremos con fórmula la
información de boletas y facturas de la columna K.

b. En la columnas T (trae boleta) y U (trae importe) colocar fórmulas BUSCARV,

para que busque la columna P (boleta o factura) en el otro archivo Plantilla
Cobro…. Del banco Interbank, la búsqueda se dará en el rango de las
columnas L y M de este último archivo.

c. En el archivo Para ….( Mes y año) sombrear y pegar con valores las columnas
el resultado de las fórmulas de las columnas T y U.

d. En la columna V del archivo Para ….( Mes y año) realizar una resta entre la
columna Q – U, es decir, se sacará una diferencia entre el importe de la
transferencia y el importe de la boleta y/o factura.
e. En el archivo Para ….( Mes y año) filtrar la columna V y eliminar todas las
celdas de las columnas T, U y V que la fórmula no ubico (N/A).

f. En el archivo Para ….( Mes y año) borrar las celdas T, U y V de aquellas cuya
diferencia de la celda V sea hasta más (+) o menos (-) 2 soles.

g. En el archivo Para ….( Mes y año) pegar en las columnas W, X, Y la información

de las columnas D, J, H respectivamente.

h. En el archivo Para ….( Mes y año) pegar VR a todas las celdas de la columna Z y
pegar 0000 a todas las celdas de la columna AA.

i. En el archivo Plantilla Cobro…. Del banco Interbank colocar fórmulas

BUSCARV para las columnas P, Q, R, S, T que buscará la columna L (que es la
boleta o factura) de este archivo en el rango del archivo Para ….( Mes y año)
desde la columna T hasta la columna AA de este último archivo, jalando la data
correspondiente para cada columna.

j. Luego de jalar la fórmula para todas las celdas del archivo Plantilla Cobro….
Del banco Interbank dar formato de número con millares y con dos decimales
a la columna P, formato número sin decimales y sin millares a la columna Q,
formato de fecha corta a la columna R y formato de texto a las columnas S y T.

k. En el archivo Plantilla Cobro…. Del banco Interbank filtrar las celdas con datos
de la columna P (monto) y Contar cuantas celdas con datos hay y esta cantidad
debe ser igual a la cantidad de las celdas con datos de la columna P del archivo
Para ….( Mes y año), de no ser así llevar los datos a una hoja de excel
adicional, ordenarlos y restarlos para determinar el importe que esta repetido,
esto pasará cuando la misma boleta o factura se anotó dos o más veces en el
archivo Para ….( Mes y año).

l. En el archivo Plantilla Cobro…. Del banco Interbank filtrar las celdas vacías de
la columna P y pasar toda la información de las boletas y facturas de esas
celdas vacías filtradas al siguiente archivo Plantilla Cobro…. Del otro banco y
guardar este último archivo.

m. Eliminar todas las celdas vacías filtradas en el punto anterior del archivo
Plantilla Cobro…. Del banco Interbank.

n. En el archivo Plantilla Cobro…. Del banco Interbank colocarle una fórmula de

resta entre la columna P menos M para determinar las diferencia entre lo
depositado y lo facturado en el archivo Plantilla Cobro…. Del banco Interbank
que no debería superar (+) o (-) S/ 2.00.
12. Realizar los mismos procedimientos del punto 11, en el nuevo archivo a trabajar
Plantilla Cobro…. Del siguiente banco con su respectivo banco del archivo Para ….
( Mes y año) y así seguir pasando la información de boletas y facturas no tomadas por
la fórmulas a los siguientes archivos de Plantilla Cobro…. y al terminar regresar la
información no tomada por las fórmulas al archivo Plantilla Cobro…. Del banco
Interbank para que se inicie con la búsqueda de boletas y facturas con su respectivo
depósito en forma manual.

Al término del trabajo de búsqueda manual en el archivo Plantilla Cobro…. Del banco
Interbank ir pasando las boletas y facturas no tomados a los siguientes archivos de
Plantilla Cobro…. de los siguientes bancos para continuar con la búsqueda en forma
manual e ir borrando la data de los no tomados de los archivos de bancos ya
trabajados.

Considerar que en la búsqueda manual cuando se determine dos o más boletas o

facturas para un solo depósito en el archivo Plantilla Cobro…. Se anotará en la
primera fila de las boletas o facturas tomadas la información completa de las columnas
P, Q, R, S, T para las demás filas solo colocarle la data de la columna Q (número de
orden).

13. Elaborar los archivos Carga cobro con depósito Bco…. para cada banco, para ello pegar
la data desde los archivos Plantilla Cobro…. y ordenarlos, considerando siempre que
las glosas será COBRO CLIENTE, el área 010 y el orden primero la cuenta de banco y
luego las cuentas de boletas y facturas.

14. Al culminar la elaboración de los archivos de carga, pegar toda la información de cada
banco del archivo Para ….( Mes y año) a su respectivo banco del archivo Banco
Queen… y pintar de celeste todas las celdas de este último archivo lo que indicará que
el archivo ya está trabajado y por ende, cualquier identificación o modificación de
depósitos por ejemplo cuando no fueron registrados en caja, se realizará en el archivo
Banco Queen… porque ya tiene el color celeste.