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MÓDULO

Área: NEGOCIOS

3 Curso: CONTROL DE GESTIÓN DE PROCESOS Y SERVICIOS


Módulo: Análisis y Modelamiento de procesos de acuerdo a técnicas y herramientas
Área: NEGOCIOS M3
Curso: CONTROL DE GESTIÓN DE PROCESOS Y SERVICIOS

Análisis y Modelamiento de procesos de acuerdo a técnicas y herramientas


Índice

Introducción ......................................................................................................................................................... 3
1. Estándares de Modelamiento .......................................................................................................................... 3
1.1 IDEF ......................................................................................................................................................................... 4
1.2 ANSI ............................................................................................................................................................................. 4
1.3 BPMN ........................................................................................................................................................................... 6
2. Modelamiento del Proceso de Recursos Humanos .......................................................................................... 7
2.1 Modelar en IDEF .......................................................................................................................................................... 7
a. Obtención del Personal ............................................................................................................................................. 9
......................................................................................................................................................................................... 12
b. Seguimiento ............................................................................................................................................................ 13
c. Desvinculación ......................................................................................................................................................... 14
Cierre .................................................................................................................................................................. 15
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Análisis y Modelamiento de procesos de acuerdo a técnicas y herramientas


Mapa de Contenido

Análisis y Modelamiento de Procesos de acuerdo a


técnicas y herramientas

Estándares de Modelamiento del Proceso


Modelamiento de RR.HH.

IDEF-0 Modelar en IDEF-0

ANSI Obtención de Personal

BPMN Seguimiento

Desvinculación
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Análisis y Modelamiento de procesos de acuerdo a técnicas y herramientas


RESULTADO DE
APRENDIZAJE Analiza, aplica y modela procesos según técnicas y herramientas, siendo capaces
de comprender las diferencias de estas.
DEL MÓDULO

Introducción
Diagramar un proceso, nos permite conocer cómo este debe ser llevado y las relaciones que este ejecuta entre
las diferentes tareas que lo componen para identificar opciones de mejora, errores en la forma que este se
lleva, lo que se alinea con los estándares vistos en el módulo predecesor. No olvidemos que una organización
está compuesta por un conjunto de procesos por lo que adicionalmente es importante analizarlos los
resultados de un proceso, ya que puede ser el input de un proceso siguiente.

Para lo anterior es que se hace uso de estándares de modelamiento tales como son los flujogramas (ANSI),
IDEF y BPMN que son los que se revisaran en el módulo. Estos buscan ayudar a las empresas a comprender,
controlar y gestionar sus procesos. Para aplicar estas técnicas, existen herramientas que permiten realizar estas
diagramaciones, dentro de las cuales encontramos VISIO y BIZAGI que son softwares, sin desmedro, que se
puedan aplicar con técnicas manuales u otras herramientas disponibles en los ordenadores.

1. Estándares de Modelamiento
Cuando un proceso esta modelado mediante una
representación gráfica, puede apreciarse con facilidad las
interrelaciones existentes entre distintas actividades,
analizar cada actividad, definir los puntos de contacto con
otros procesos, así como identificar los subprocesos
comprendidos. Al mismo tiempo, los problemas existentes
pueden ponerse de manifiesto claramente, dando la
oportunidad al inicio de acciones de mejora. El modelado de
procesos va relacionado a la planificación del modelo de
negocio.

Gracias a los estándares de modelamiento se pueden crear y graficar los procesos ayudando a las
organizaciones a entenderlos, controlarlos y mejorarlos continuamente para llevar todos esos cambios a la
práctica.

Los más importantes son; IDEF, ANSI y BPMN, los que están fuertemente vinculados y son utilizados por las
normas ISO, siendo BPMN, el estándar de modelamiento más utilizado por las organizaciones.
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1.1 IDEF
Es una metodología basada en SADT (structured analysis and design technique) que pretende representar de
manera estructurada y jerárquica las actividades que conforman un sistema o empresa y los objetos o datos
que soportan la interacción de esas actividades, este modelo facilita el trabajo en situaciones de mayor
complejidad y mayores exigencias en cuanto al tratamiento. Los principales objetivos son comunicar reglas y
procesos de negocio, obtener una visión estratégica de un proceso y facilitar un análisis para identificar puntos
de mejora.

A continuación, se definen los componentes utilizados dentro de un esquema de procesos:

Actividad: Rectángulo que contiene un nombre y un código usado para representar una función o actividad.

Entradas (Inputs): Datos u objetos que es/son transformados por la función en un output o salida. Los inputs
se ubican en la parte izquierda de la caja.

Salidas (Outputs): Datos u objetos producidos por


una función o actividad. Los outputs se ubican a la
derecha la caja. Control

Controles: Condiciones requeridas para producir un


output correcto, por ejemplo, se pueden mencionar, Entrada Actividad o Salida
políticas, manuales de calidad y procedimientos. Los Función
controles generalmente se ubican en la parte superior
de la caja.
Mecanismo
Mecanismos: Implementos que se requieren para
desarrollar una función, por ejemplo, sistemas de
información y personal. Los mecanismos se ubican en
la parte baja de la caja.

1.2 ANSI
El comité ANSI (American National Standard Institute), es la organización mundial que estandariza y supervisa
en Estados Unidos el desarrollo de modelos de gestión para productos, servicios y procedimientos. Dentro de
sus modelos de gestión y herramientas que han sido desarrolladas, están los estándares de modelamiento.

El estándar de modelamiento ANSI ha sido ampliamente adoptado para la configuración de procesos, producto
de la facilidad que proporciona para su creación el conjunto de formas que provee, así como por el resultado
que proporciona, el cual es de fácil lectura y entendimiento, tal como se puede apreciar.
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SIMBOLO REPRESENTA
Señala donde inicia o termina un procedimiento.

Actividad. Representa la ejecución de una o más tareas de un procedimiento.

Documento. Representa un documento, formato o cualquier escrito que se


recibe, elabora o envía.

Decisión. Indica las opciones que se puedan seguir en caso de que sea
necesario tomar caminos alternativos.

Archivo. Indica que se guarda un documento en forma temporal o


permanente.

Conector de página. Representa una conexión o enlace con otra hoja


diferente, en la que continúa el diagrama de flujo.

Conector. Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de


flujo con otra parte lejana del mismo.

Modelamiento ANSI

IMPORTANTE

El estándar ANSI ha sido ampliamente empleado en el modelamiento de procesos en diversos tipos de


organizaciones y sectores industriales, y fue por mucho tiempo uno de los estándares más empleados en la creación
de procesos bajo la norma ISO 9000, aunque actualmente ha sido desplazado por BPMN.
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1.3 BPMN
La notación para el modelamiento de procesos de negocio BPMN (Business Process Modeling Notation) es uno
de los estándares de modelamiento más recientes y actualmente es el modelo más utilizado para la
configuración de procesos, ya que posee una notación flexible y muy cómoda para expresar los procesos de
negocio en un único diagrama de procesos. BPMN permite hacer un mejor uso de la gestión de procesos de
negocio, ya que normaliza el proceso de modelamiento, el cual puede servir como base para la automatización
de procesos mediante el empleo de herramientas tecnológicas ad-hoc.

Este tipo de Modelamiento de diagrama de procesos de negocio posee más elementos para un mejor
entendimiento, de forma que los usuarios no técnicos del negocio puedan leer y comprender hasta los
procesos más complejos. Cualquier usuario que desee diagramar un proceso puede crear el modelo de
procesos del negocio representado por una red de objetos gráficos, que muestran las actividades y el flujo de
trabajo en orden de ejecución. Como los estándares de modelamientos anteriormente descritos, también
posee elementos que grafican las entradas, las salidas, los documentos a emplear, las personas involucradas,
entre otros elementos que ayudan a un mayor entendimiento, los cuales no son reconocidos en otros tipos.

Modelamiento BPMN
Fuente: http://www.bpmn.org/
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2. Modelamiento del Proceso de Recursos Humanos
Para un mayor entendimiento utilizaremos el ejemplo de un proceso para poner en práctica el modelamiento
según las técnicas previstas. El proceso seleccionado será el del departamento de recursos humanos, dado que
es transversal a cualquier organización, teniendo presente que se ajustará en mayor detalle dependiendo la
organización, sus estrategias y objetivos específicos.

Es un proceso estándar que toda compañía debiese tener altamente controlado y sin ambigüedades, de forma
que se satisfagan las necesidades de los trabajadores, quienes serán al final del día los que logren hacer triunfar
o no a la compañía. Por ello el modelo del proceso escogido abarca todas las áreas que debiesen formar parte
del proceso para satisfacer plenamente, tanto las necesidades de la compañía, como así también, las de cada
trabajador involucrado con alguna organización.

2.1 Modelar en IDEF


Modelar en IDEF0 es una gran ventaja a la hora de entender el proceso de Recursos Humanos, ya que muestra
de forma jerárquica y estructurada las distintas actividades que lo conforman, de forma Top Down, facilitando
el análisis para identificar puntos a mejorar.

Como se observará más adelante, comienza el Modelamiento con el nivel más general, que es el nivel cero
donde se muestran todos los distintos mecanismos y controles que involucran este proceso, el cual se divide
en sub procesos los que se encuentran en el nivel uno y finalmente los sub procesos más detallados con las
nueve actividades que se encuentran en el proceso de recursos humanos, identificadas en el nivel tres de IDEF.
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El proceso comienza con la necesidad primordial que dará pie a su desarrollo, que contempla el requerimiento
de personal en una compañía, ya sea por renuncia de una persona, creación de un nuevo puesto, reemplazo u
otras. Se sustenta con controles como las leyes internas y externas, normas, plazos, entre otras; cuenta con
mecanismos tales como el o los trabajadores y las áreas participantes de la compañía; y finaliza con la salida
del proceso macro (nivel cero) que es el trabajador despedido.

El proceso involucra tres grandes subprocesos los cuales a su vez contienen otros subprocesos que se pueden
observar a continuación:

a. Reclutamiento.
b. Selección.
1.- Obtención del Personal:
c. Contratación.
d. Inducción.
2.- Seguimiento.
3.- Desvinculación.
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a. Obtención del Personal
 Reclutamiento: El proceso general comienza con una necesidad de personal de alguna área de una
compañía, cualquiera que esta sea, luego se creará un documento donde se especifique el perfil del
cargo vacante, el cual se enviara al área de recursos humanos, quienes deberán perfeccionarlo junto
al área solicitante y comenzar una búsqueda tanto interna como externa. Luego de tener como mínimo
2 postulante se procederá a comunicar el hecho al área solicitante para agendar futuras reuniones, y
se dará paso a la siguiente etapa.

Definición
Perfil cargo

Anteceden. Cordiconas
personales contractuales

Necesidad Plazos y lugar


de personal Requisitos Recepción de
Reclutamiento datos

Publicación Publicación
cargo interna

Obtención de postulantes

Jefe de Personal Personal Medios


área interno externo públicos y/o
bolsa de
Encargado trabajo
Redefinición
RR.HH No se obtienen postulantes
perfil cargo
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 Selección: Teniendo a los interesados en algún puesto, se procederá a analizar los antecedentes de
cada postulante comprobando su veracidad, después se realizarán una o más entrevistas grupales
(dependiendo de la cantidad de postulantes). Los que aprueben pasarán a una entrevista individual y
posteriormente a una entrevista psicológica, para finalmente proceder a una final con el jefe del área
solicitante y el de recursos humanos. Luego de esto se realiza la última evaluación de los postulantes
para escoger al más idóneo al puesto.
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 Contratación: Esta etapa comienza con el aviso al postulante acerca de su selección para el puesto y la
solicitud de documentos necesarios tanto laborales como personales, con los cuales se creará la
carpeta del nuevo trabajador, la que será enviada al abogado de la compañía para la confección del
contrato. Este deberá ser firmado por el trabajador además de recibir una copia del reglamento de la
empresa, entregando copias del contrato firmado y recepción del reglamento al área de Recursos
Humanos.
Reglamento
Requisitos

Trabajo
ingreso

Código
interno

Solicitud confección
Ficha personal
Normas Empresa
Carpeta

Leyes Laborales
existente Creación
Mayor 15 días

Carpeta
Dctos
Trabajador
solicitados
Otros dctos
y certificados

Reglamento Interno
Leyes Laborales
Mayor15 días
Instalaciones

Confección
RRHH

CTTO
Gerente

CTTO
Proceso firma firmado
CTTO Trabajador contratado
Abogado

Solicitud de
firma por I. T
RRHH
Dpto

Encargador
R.I

RRHH
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 Inducción: Esta etapa no puede durar más de 1 mes, y en ella se informan variados puntos de la
empresa, como es la presentación en su nueva área de trabajo y compañeros, descripción de sus
tareas, funcionamiento de almuerzos, entre otros. Se entrega al área de Recursos Humanos un acta de
inducción donde se describe todas las actividades realizadas, además de una reunión con su jefe
directo informando de sus expectativas puestas en el nuevo colaborador, objetivos, además de una
ficha para solicitud de accesos (intranet, programas de la empresa) y otros para tener lo necesario para
el puesto.
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b. Seguimiento
El seguimiento al trabajador, abarca todas aquellas actividades de monitoreo donde el nuevo trabajador está
en proceso de adaptación en su nuevo cargo en la compañía, la corrobación de que los contenidos de la
inducción sean los adecuados, y si procede, efectuar todas aquellas correcciones que sean pertinentes.
También incluye las evaluaciones del proceso mismo, conteniendo en ella, la revisión del nivel de cumplimiento
de los objetivos y la detección de eventuales falencias en la aplicación del proceso de inducción del nuevo
trabajador. Esta evaluación la realiza el Departamento de Recursos Humanos mediante la aplicación de
encuestas que se efectuarán de forma aleatoria a los nuevos colaboradores, para así tabular la información y
poder contar con indicadores de gestión que permitan retroalimentar al mismo, agregando y/o modificando
actividades en el proceso.

Causal de despido
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c. Desvinculación
Esta etapa contempla todas las finalizaciones contractuales entre cualquier trabajador y la compañía. El jefe
de cada área emite una solicitud de desvinculación la que es aprobada por la gerencia además de la validación
por parte de Recursos Humanos, quienes pueden solicitar asesorías legales en caso de ser necesario. Se genera
una carta de despido adjuntando el pago indemnizaciones y cotizaciones previsionales, siendo entregada al
trabajador por su jefe en caso de estar en la compañía en el momento, si no, siendo enviada a su domicilio vía
correo certificado, debiendo quedar una copia de la carta firmada en la compañía. En caso de renuncia
voluntaria se solicita en Recursos Humanos el trámite para ello, además de que el trabajador llene una encuesta
de salida, la cual será de gran ayuda para el àrea y su trato con el personal. Finalmente se deben desactivar
todos los accesos del personal saliente, además de desactivar su control de asistencia y retirarlo del sistema
de remuneraciones, para proceder a entregar el finiquito que debe ser retirado personalmente en el área de
Recursos Humanos.

Reglamento interno Informar a


Artículo 159, 160 y 161 trabajador
Del código del trabajo Consultan jurídica
Causal desaprobada Legislación laboral

Solicitar aprobación
Necesidad de despido a director nacional y
staff jurídico

Causal despido
aprobada Carta
Renuncia
Emitir carta de
despido Carta firmada
Formulario acreditación despido
Parametrización del
Director Abogado Carta de despido sistema
Nacional Staff
Jurídico
Ejecutar despido
Formato carta
Jefe
despido
RRHH
Comprobante
cotizaciones Notificación
trabajador
Trabajador
Desactivar al
desvinculado
trabajador
Documento
Jefe directo de respaldo

Copia inspección del Trabajador


Area de trabajo
RRHH Finiquito Area de
Sistema de seguridad
personal
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IMPORTANTE

Se puede concluir que este es el mejor modelo de procesos tanto para modelar como para auditar, ya que está muy
bien detalladas todas sus actividades de forma que nos asegura que se podrá implantar en él la metodología creada
en el presente proyecto, teniendo beneficios directos para el proceso, ya que se podrán encontrar todas aquellas
falencias ligadas al mejoramiento continuo de la calidad, y a partir de ellas, se propondrán las mejoras adecuadas,
teniendo un proceso de calidad a cabalidad.

Cierre
Como se revisó en el desarrollo de este módulo, existen estándares que guían el modelamiento de los procesos
apoyándose en nomenclaturas (símbolos), que permiten tener una visión de éstos, las tareas que los componen
y la manera en que estos se relacionan con otros.

Los estándares revisados fueron:

1. IDEF (Integrated Definition)


2. ANSI (American National Standard Institute)
3. BPMN (Business Process Modeling Notation)

Estos se apoyan en las herramientas que busca simplificar su modelamiento, dentro de las cuales están VISIO
y BIZAGI, que son los programas más populares para graficar los procesos.

Finalmente, en el ejemplo aplicado mediante el modelamiento de los procesos podemos validar que éstos se
llevan de acuerdo a como se definieron, si estas tareas contribuyen al cumplimiento de objetivos y si existen
controles efectivos. Con lo anterior, generamos opciones de gestión que permitan tomar medidas en pro de la
consecución de los objetivos y obteniendo el máximo rendimiento de los recursos.

LECTURA OBLIGATORIA

Acosta, Robert, Arellano, Miriam, and Barrios, Francis. Flujograma. Córdoba, AR: El Cid Editor | apuntes, 2009.
ProQuest ebrary. Web. 6 September 2016.

Este documento lo puedes encontrar en la carpeta “Lecturas Obligatorias”.


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MATERIAL COMPLEMENTARIO

Angel Maldonado, José. Gestión de procesos (o gestión por procesos). Madrid, ES: B - EUMED, 2011. ProQuest ebrary.
Web. 6 September 2016. Pp. 126 – 165.

GeneXus (2013). Introducción al modelado de procesos de negocio en base al estándar BPMN.

Este documento lo puedes encontrar en la carpeta “Material Complementario”.

APORTE A TU FORMACIÓN

Los contenidos de este módulo permiten conocer los lenguajes utilizados para el modelamiento de procesos y las
herramientas que permiten materializarlos. Todo lo anterior con la finalidad de tener una comprensión y mirada
global de la manera en que se llevan los procesos en busca de mejoras que permitan mejorar su desempeño, para lo
cual se puede utilizar como estrategias de apoyo los marcos o estándares internacionales vistos en el módulo anterior.

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