Sro487 20190514

SUPLEMENTO
Año II - Nº 487
Quito, martes 14 de
mayo de 2019
Valor: US$ 1,25 + IVA
SECRETARÍA GENERAL
GENEERA
A DE
ING. HUGO DEL POZO BARREZUETA LA PRESIDENCIA
DE
ENC
CI DE LA
DIRECTOR
R
REPÚBLICA
IC
CA DEL
D
DEL ECUADOR
E
Quito: Calle Mañosca
os 201
Mañosc
y Av. 10 de Agosto
ACU
A UE
ACUERDO
Oficinas
cinaass centrales y ventas:
venta
tas: Nºº SG
N GP
SGPR-2019-0107
Telf.:
T 3941-800
Exts.:
xts.: 2561 - 2555
Exxt 255
Sucursal
rsall Guayaquil:
ucursal Gu
EXPÍDESE LA REGLA
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piso 6, Edificio Banco Pichincha.
Picchincha PARA LA ORGANIZACIÓN
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800 EExt.: 2560
Y MANTENIMIENTO DE
Suscripción anual:
LOS ARCHIVOS PÚBLICOS
US$ 400 + IVA para la ciudad de Quito
US$ 450 + IVA para el resto del país
Impreso en Editora Nacional
32 páginas
www.registroficial.gob.ec
Al servicio del país

desde el 1º de julio de 1895
2 – Martes 14 de mayo de 2019 Suplemento – Registro Oficial Nº 487
Registro Oficial Nº 487 – Suplemento Martes 14 de mayo de 2019 – 3
No. SGPR-2019- 0107 mi

Que, la Secretaría Nacional de la Administración Pública
cu vo N
fue creada mediante Decreto Ejecutivo o. 24
No. 2428, publicado
José Iván Agusto Briones en el Registro Oficial No. 536 36 de 18 de marzo de 2002,
SECRETARIO GENERAL DE LA PRESIDENCIA como una dependencia dee la Presidencia
Preside
P de la República,
DE LA REPÚBLICA destinada a facilitar laa adopción
ad
dopció de las decisiones del Jefe
ordinar actividades
de Estado y coordinar activ des con las instituciones de
Considerando: la Función Ejecutiva;
Ejjecutiv
va;
Que, el artículo 18 de la Const

Constitución de la República,
Con ca, Que,e, mediante
me ant Decreto creto Ejecutivo
Ejec
E No. 1346 publicado
en su numeral segundo, undo,
o, establec re ho dee
establece que es derecho en el Registro
Regis Ofi O cial No.
N 830 de 31 de octubre de 2012,
todas las personas el acceso a la in o ón ge
información nerada
generada
se transfi
tr rrió
ió las funciones
func del Archivo Intermedio a
en instituciones públ
púúblicas o privadas que
públicas q manejen
nejen fo ndo
fondos
la Secretaría
etaríaa Nacional
Na de la Administración Pública,
alicen
en
públicos o realicenn funciones públicas.
as. Adem
Además del deerecho
derecho
stitucióón que
institución qu incorporó en su estructura a la Dirección de
univerrssal a las tecnologías
de acceso universal tecnolog
ogías de información
inf ación y
ón;
comunicación; Archivoivo de
d la Administración Pública para el cumplimiento
de las siguientes atribuciones: a) Establecer los
Que, el artículoulo 52
2 dee la Constitu
Constitución de la Re ica
República pprocedimientos de la gestión de archivos para las entidades
dispone que las personas
onass tengan derecho a dispone
disponer dee de la Administración Pública Central e Institucional;
bienes y servicios de óptima
ptima calidad
calida y a elegirlos ccon b) Elaborar e implementar manuales, procedimientos
na información
libertad, así como a una ción precisa y no engañ
engañosa y normas técnicas para la gestión del Archivo, manejo
racterístic
sobre su contenido y características; documental, racionalización de la gestión documental,
conservación, custodia y mantenimiento de documentos;
Que, el artículo 154, numeral 1 de la Constitución de la c) Dictar recomendaciones para mejorar j rar la administración
a
República determina que los ministros de Estado, además Administ
documental en las Entidades de la Administración Pública
de las atribuciones establecidas en la Ley, les corresponde: Central e Institucional; d) Recibir,ecibir, administrar
adm
a y custodiar
1. Ejercer la rectoría de las políticas públicas del área a su los documentos de archivo h vo de la Administración Pública
cargo y expedir los acuerdos y resoluciones administrativas onal, que
Central e Institucional, qu
ue tenga
ten más de 15 años contados
que requiere su gestión; ddesde la fecha de expedición
expedició como lo establece el artículo
15 ded la Ley ey deld Sistema
is acionaal de Archivos;
Nacional A e) Conferir
Que, el artículo 227 de laa Const
Constitución de la República, cop
copias ce ertificcadas
certifi das de los documentos
docu bajo su custodia,
ministra
tración Pública constituye un
determina que la Administración
serv ndo las
observando la Normas
ormas legales
leg y técnicas de la materia;
vidad
ad que se rige por los principios
servicio a la colectividad inci ios de
f) Elaborar
El bor propuestas
propu stas y proyectos
p de digitalización de los
a, calidad,
eficacia, eficiencia, ca jerarquía, desconcentración,
jerarquía, oncent ación,
rchi
archivos bajajo su custodia,
bajo us así como los de las Entidades
ón,
descentralización, coordinación,, articipa
participación,
n, tran
planificación, nssparencia y evaluaci
transparencia ación;
evaluación; dde laa A dministrac
Administración Pública Central e Institucional; g) las
más establecidas
demás esttabl en las leyes, reglamentos u otras normas
ículo 379,
Que, el artículo 379,
9, numerales 3 y 4, de la l Con itución
Constitución den
del ordenamiento jurídico;
de la República ca del
el Ecuador, establec
establece quque son pparte del
ural tangible
patrimonio cultural tangibl e intangible relevan
relevante para
ara Que, mediante Decreto Ejecutivo No. 3 de 30 de mayo
entidad
la memoria e identidad ad de las
l personas y colectivos,
colectivos y de 2013, se estableció que la Secretaría Nacional de la
objeto de salvaguardiardia dell Estado,
Estad entre otros: “3. Los L Administración Pública será una entidad de derecho público
archivos bibliotecas
documentos, objetos, colecciones, archivos, bibliot y con personalidad jurídica y patrimonio propio, dotada de
museos que tengan valor or histórico,
histór artístico, arqueológico, autonomía presupuestaria y administrativa;
etnográfico o paleontológico.i 4. Las creaciones artísticas,
científicas y tecnológicas”; Que, la Secretaría Nacional de la Adm inistra
Administración pública,
mediante Acuerdo Ministerial No. 1043 de d 02 de febrero
Que, el artículo 10 de la Ley Orgánica de Transparencia ma Técnica
de 2015, expidió la Norma T a y la Metodología de
y Acceso a la Información Pública, establece que: “Es A
Archivo publicada
Gestión Documental y Archivo, p en el Registro
responsabilidad de las entidades públicas, personas o No
Oficial Suplemento No. 4455 dde 25 de febrero de 2015;
jurídicas de derecho público y demás entidades públicas,
crear y mantener registros públicosblico de manera profesional, Que ediante De
Que, mediante Decreto Ejecuti vo No. 5 de 24 de mayo
Ejecutivo
inform
para que el derecho a la informaciónfor se pueda ejercer
de 201 17, el Pre
2017, Presidentete Connstituc
Constitucional de la República del
a plenitud, por lo que, e, enn ningún caso se justificará la
Ec uado tra
Ecuador, transfirió las atribuciones
tribu de la Secretaría Nacional
técn
ausencia de normas técnicascnicas en el manejo
m rchiv de la
y archivo
ume
mentación para impedir
impped u obstaculizar
obstacu ulizar de la Adm istrac ón Pública
Administración Púb establecidas mediante Decreto
información y documentación
el ejercicio de acce
ces
accesoeso a la informaciónn pública,
públi
p aún suu
peor aún N
No
No. 13466 publicado
publicad en el Registro Oficial No. 830 de 31 de
destrucciónn (...)”;; tubre de 2012,
octubre 20 a la Secretaría General de la Presidencia
de laa Rep
República;
Que, la Ley ey dell Sistema
istema Nacional de Archivos,
Arc
Archivo
A en su
artículo 1 define que:
ue: “Constituye
ue: Constituye Patrimonio
Patri
P do
del Estado Qu
Que, el artículo 2, numeral 1, literal e) del Decreto
la documentaciónón básica
sica que actualmente existe
exis o queue Ejecutivo No. 5 de 24 de mayo de 2017, entre las
rodujere
en adelante se produjere ere en los archivos
archivo de todas las atribuciones del Secretario General de la Presidencia de la
públic y privado, así como
instituciones de los sectores público, com República, le corresponde: “e) Expedir dentro del ámbito
ulares, que ssean califi
la de personas particulares, ficadas
d como tal de sus competencias, acuerdos, resoluciones, órdenes y
(...)”; disposiciones conforme a la normativa vigente”;
Que, el Código Orgánico Administrativo, publicado en Artículo 3. Fines de los archivos.- El obj objetivo esencial
el Registro Oficial Suplemento No. 31 de 7 de julio de de los archivos públicos es disponerer de
d la documentación
do
2017, en su disposición transitoria número sexta dispone organizada, garantizando quee la información
informa institucional
lo siguiente: “(…) en el plazo de seis meses contados desde sea recuperable en forma ágil y oportuna
oporrt para el uso de la
la publicación de este Código, la Dirección Nacional de administración o del ciu dadan además, como fuente de
ciudadano,
Archivo de la Administración Pública expedirá la Regla tori
consulta de la historia.
Técnica Nacional para la Organización
an y Mantenimiento
…)”;
de los Archivos Públicos (…)”; Art Immporta
Artículo 4. Importancia dee los archivos.-
arch Los archivos son
im orta
tanttes porque
importantes po custodiian y respaldan las decisiones,
custodian
Que, mediante Acuerdo uerdo
do No. SGPR-2018-011
SGP de 21 de act
tuaci nes y memoria,
actuaciones mor a, que
qu sirven como fuentes fiables
Sec
ecretario General de la Presidencia
agosto de 2018, el Secretario esidencia de para gar ntizar laa tran
garantizar transparencia de la Administración
exp pid
idió el Estatuto Orgánico
la República, expidió Orgá
gánico Sustitutivo
ustitutiv de P
Públ
Pública.
ganizaaccional por Procesos
Gestión Organizacional os de la Presidencia
P siden ncia de
ca;
la República; ículo 5.
Artículo 5 Principios generales.- Los principios generales
que rigen
ge la función archivística son:
nte Decreto
Que, mediante Dec
ecreto
eto Ejecutivo No.
No 571 de 23 dee
8, el Presidente Constitucional
noviembre de 2018, Constitucion
Constit de la 1. Institucionalidad: Los documentos contemplan
cuador,
República del Ecuador, r, nombró al Mgs.
Mg José Agusto
Agu las decisiones administrativas y los archivos
tario General
Briones como Secretario neral de la Presidencia; constituyen una herramienta indispensable para
la gestión administrativa, económica, política
Que, para la elaboraciónón de la presente Regla Técnica y cultural del Estado y de la administración en
Nacional de Organización y Mantenimiento de los Archivos general; son testimonio de los os hechos y de las
Públicos, se ha tomado en cuenta el criterio de las mesas rso as, los
obras; documentan las personas, lo derechos y
de trabajo en las que participaron los miembros de la las instituciones. Comoo centros
entros ded información
Asociación Ecuatoriana de Archiveros, así como servidores ibuy
yen a la eficacia y eficiencia de
institucional contribuyen
públicos de las Funciones del Estado; el Estado en el servicio al ciudadano.
las entidades del
2. Responsabilidad:
onsabbilidad: Loss servidores
ser públicos son
Que, es necesario dotar de normas completas para la
spon
onsable de
responsables d la organización,
org
ganiza conservación,
organización y mantenimiento ento de los archivos públicos,
u y manejo
uso man o de los
lo
os documentos.
doc Los particulares
adecuando el mecanismo mo quee permita
perm
p promover la defensa sa
son responsables
es nsa les ante
an las autoridades por el uso de
erech
chos fundamentales
y protección de los derechos fundam comoo el acceso
ddichos
i do umento
documentos.
úblic
lica, mejorando la eficiencia
a la información pública, cia y eefi
ficacia
cacia
de los servicioss que
qqu prestan, así como
com
omo fortaleciendo
f aleciend la
3.. Administración
A inist y acceso: Es una obligación del
ia y rendición
transparencia reen
ndición de cuentass a la ciudadanía;
ciud anía;;
E
Estad
Estado la administración de los archivos públicos
y un derecho de los ciudadanos el acceso a los
En ejercicio de lass facultades
f cultades y atribuciones que
qqu confi
co fieren
eren el
mismos, salvo las excepciones que establece la ley.
artículo 154, numeral ral
al 1 de la Constitución
Constitu Re
de la República a
cordancia
rdancia con lo que dispone
del Ecuador, en concordancia disp art ulo
el artículo 4. Modernización: El Estado garantiza el
2, numeral 1, literalal e) del Decreto Ejecutivo
Ejecut No. 5 de 24 fortalecimiento de la infraestructura y la
de mayo de 2017. organización de sus sistemas de información,
estableciendo programas eficientes y actualizados
Acuer
Acuerda: de administración de documentos y archivos.
EXPEDIR LA REGLA TÉCNICA NACIONAL PARA 5. Función de los archivos:
vo Los archivos,
arc en un
LA ORGANIZACIÓN Y MANTENIMIENTO DE LOS al de derechos
Estado constitucional dere y justicia,
ARCHIVOS PÚBLICOS ción probatoria,
cumplen una función proba
p garantizadora y
ra.
perpetuadora.
TÍTULO I
GENERALIDADES 6. Manejo
aneejo y aprovechamiento
apr echam miento de los archivos:
E manejo
El m nejo y apro ovech m
aprovechamiento de los recursos
Artículo 1. Objeto.- El objetoto de la
l presente Regla Técnica ca inf rma
informativos archi responden a la actividad de
de archivo
ación
es normar la organizaciónón y mantenimiento
manteni os archivos
de los a chivos la A min stració
Administración ón Pública
P y a los fines del Estado
públicos, en cada una un de las fases del de ciclo
clo vital
vi al del d la sociedad,
y de socied siendo contraria cualquier otra
documento, a fin de de asegurar en el corto,
cor
orto, mediano
m diano y largo práctiica sustitutiva.
práctica su
umplimmiento de los requisitos
m
plazo, el cumplimiento requis
uisitos de autenticidad,
utenti
ticidad,
fiabilidad, integri
iddad y disponibilidad
integridad disponibilid
ilidad de los documentos
umentos 7. Talento
Ta Humano: Las entidades públicas
de archivo. conformarán las unidades administrativas
relacionadas al archivo con personal que cumpla
mbito
Artículo 2. Ámbito to de aplicación.-
ap La Regla Técnica
Té ica con los perfiles establecidos en el manual de
Nacional para la Organización
anización y Mantenimiento
Manten de los puestos.
ap
Archivos Públicos, será de uso y aplicación obligatoria en
i
todos los organismos, entidades e instituciones del sector 8. Capacitación: Las entidades públicas que tengan
e Estado tenga participación.
público y privado en los que el la competencia de capacitar a servidores públicos
desarrollarán programas de actualización en 1. Establecer los procedimientoss de la gestión de

materia archivística, para lo cual deberán suscribir archivos para los sujetos ob
obligados
igados al cumplimiento
convenios de cooperación interinstitucional. de esta Regla Técnica;
a;
Artículo 6. Principios archivísticos.- Son aquellos que 2. Emitir recomendaciones

com
men ndacio para mejorar la
fundamentan toda la organización documental, a partir de administración
tración ddocumental;
ocu ntal;
roc
los cuales se otorga origen y procedencia a la información.
3. V
Validar el cumplimiento
Valid umpliimiento de directrices en la
tica se
En materia archivística s aplicarán
ap es
los siguientes elaboración
ela ora Cuadro
del Cu d General de Clasificación
principios: Documental
D oc me al y laa Tabla
T de Plazos de Conservación
Documental;
Doccumental;
1. Principio
pio de
d procedencia.- Es aquel
aque según
egún el cual
c l
cada
da documento
docuumento debe estar
um ar situado en el fondofondo 4. Validar
Valida los requisitos para bajas documentales
V
documental
cumenta al del que procede,
tal ocede, teniendo
tenien en cuenta
teniend y transferencias secundarias establecidos en la
que debe mantenerse
mantenerse la unidad e independencia
in
indep denci presente Regla Técnica;
de cadaa fondo.
ndo Para la
ndo. l aplicación
aplic del principio
pr pio
de procedenciacia deben identifi
edencia identificarse
cars
carse: la unidad
un d 5. Administrar y custodiar los documentos de archivo
productora de los os documentos,
d la institución
institució que hayan cumplido los plazos de retención
productora, las funciones es desarrolladas y los establecidos en la Tabla de Plazos de Conservación
documentos producidos
ducidos agrupados en series. Documental;
2. Principio de orden original.- Hace referencia al 6. Valorar, con los responsablesbl de los Archivos
orden en que se crearon los documentos dentro Centrales de las entidades,
dad s, loss inventarios de
de cada expediente, ubicándolos de manera transferencia finall y remitir
r aal Archivo Histórico
consecutiva de acuerdo a cómo ocurrieron las Nacional la documentación
documenta calificada como
actuaciones administrativas que dieron origen a su permanente;
e;
producción, respetando la clasificación de acuerdo
a la estructura organizacional
nizacion de la entidad pública. 7. Propo
Proporcionar
rciona el servicio
ervicio de consulta y controlar
préstamo de los
el pré l ddocumentos del Archivo
Artículo 7. Política institucional
titucional en
instit e materia dee gestión
estión
n Intermedio;
nte o;
documental y archivo.-
hivo
vo.-
8. Con
Conferir
ferir ccopias certificadas del fondo documental
1. Las entidades
dades públicas emitirán
entiid em laa política
polític
p a bajo su
s custodia, observando las normativas legales
institucional
stitucionnnal en materia de d gestión documental
umental y técnicas;
y archivo,
chivo,, laa cual será aprobada por ppo la máxima
autoridad
dad institucional
tucional y deberá
insstitucional ddeber estar alineada
a da 9. Emitir directrices internas para la custodia temporal
con las disposiciones
osiciones de la presente
sposiciones present
pr Regla
R gla de los fondos documentales bajo su custodia;
Técnica relacionada nada con la organización,
lacionada organ gestión,
gesti
conservación y custodia dia de
d los documentos de 10. Absolver consultas sobre el alcance de las
archivo. disposiciones de la presente Regla Técnica;
2. Todos los servidores públicos de los sujetos 11. Promover acciones para laa trans
transferencia del
obligados velarán por la integridad y adecuada conocimiento de la presente Técnica;
ent Reglaa Té
conservación de los documentos de archivo que
genere o reciba la dependencia, en cualquier 12. Validar los requisitos
quisitos ppara la implementación
soporte y época, apegándose a los principios de proyectos digitalización de las entidades
os de digit
generales establecidos en la Declaración Universal públicas;
s;
sobre los Archivos y ell Código
Cód de Ética Profesional,
emitidos por el Consejo jo Internacional
I de Archivos 13.. CCoordinar
Coord nar proyectos
royecttos dde digitalización de los
de la UNESCO. O. fondos
fond os documentales
cu entale bajo su custodia, que por su
nnaturaleza,
alez impo or
importancia o estado físico requieran
3. Se prohíbee expresamente
ex la constitución
nstitu n paralela
con paraleela de ser ddigitali zad para su conservación y fácil acceso
digitalizados
expedientes
es para uso personal.
diente
tes al. y;
Artículo 8.. Entee rector.- La Secretaría General

Gen l de la 4. C
14. Coordinar y dirigir proyectos relacionados con la
Presidencia dee la República
ública es la responsable
Reepública responsabl de establecer
respon es gestión documental y archivo, que a su vez estén
la rectoría de la gestión ó documental,
gestió d organización
organizac
organiza y orientados a mejorar y modernizar la Administración
mantenimiento dee los archivosvos públicos,
públicos para
ppa el efecto se Pública.
crea la Dirección dee Archivovo de la Administración Pública
Públi
dependiente del ente rector, la cual
cu tendrá
t d á las
l siguientes
i Artículo 9. Del patrimonio documental del Estado.-
atribuciones y responsabilidades:
bilidade Conformado por aquella documentación valorada como
histórica, independientemente de su soporte o formato, TÍTULO II

que comprenden todos aquellos documentos de archivo S DE ARCHIVO
DE LAS CATEGORÍAS ARCH
que sirvan de fuente para estudios históricos, económicos,
sociales, jurídicos y de cualquier índole, que den cuenta docum
d
Artículo 11. Ciclo vital del documento.- Corresponde a
de la organización y evolución del Estado, o cuyo valor las etapas por las quee sucesivamente
suc
s esivam pasan los documentos
testimonial, de evidencia o informativo, les confiere interés cc ón o recepción
desde su producción rec
r ón en
e una entidad pública,
público, les asigna la condiciónn de bienes culturales y les da ha rminaciión de su destino
hasta la determinación dest
stino fina
nal, que puede ser baja
pertenencia a la memoria colectiva
tiv del país. doc ntal o conservación
documental conse n permanente.
perman Las categorías de
hivo
archivoo que
qu se contemplan
mplan en el
e ciclo vital del documento
Las entidades públicas as vigilarán,
vi su respectivos
en sus vos ámbitos
ámbitos sonn las siguientes:
gu te
de competencia, el cumcumplimiento de lass di iciones de la
disposiciones
presente Reglaa Técnica
Tééccnica y de aquellas as que sean
s n aplicables
aplicab s 1. Arch hivo de Gestión.- Comprende toda la
Archivo
docum
documentación, generada por las unidades
bida organización
para la debida orggganización y preservación
preser
ervación del
de patrimonio
rimon o
ad
administrativas, que es sometida a continua
documentall del Estado.
Estado. La documentación
umentación valorada
va
vvalo a como
utilización y consulta.
histórica seráá transferida
trans
nsferida
sferida
erida al Archivo Histórico
Histór
Hi N i
Nacional,
ular y controlada
de manera regular ccon
ntrolada y de acuerdo a las Tablas las
2. Archivo Central.- Es aquel que custodia y
nservación
de Plazos de Conservaciónvación
ón Documental establecidas
est
es por administra la documentación procedente de los
el Archivo Intermedio dio de la Administración
A l
Pública, las Archivos de Gestión que han cumplido dos años,
documen
entidades públicas y aquellas que posean documentación con excepción de aquella información considerada
pública. de utilidad para la unidad administrativa. Depende
cument y Archivo o
de la Dirección de Gestión Documental
Artículo 10. De la procuración de recursos.- Las entidades quien haga sus veces.
públicas promoverán que los procesos y procedimientos
sean homogéneos a efectos que la información contenida 3. Archivo Intermedio: edio: Es el que custodia y
en los documentos de archivo sea accesible y de fácil os fondos
administra los ffondos documentales
do transferidos por
consulta, que coadyuven al ahorro, optimización de ivos Centrales
los Archivos Cenntral que han cumplido al menos
recursos y permitan eficiencia, eficacia, efectividad, ños de permanencia
15 años perm encia ia en las entidades públicas.
rticipac
agilidad, transparencia, participación y solidaridad social Es ad minist
administrado por la Dirección
por Dire de Archivo de la
en la gestión pública. A mini
Administraciónón Pública
Pública del ente rector.
blic
Las entidades públicas,icas, de acuerdo con c suu capacidad
acidad 44. Archivo
A chivo Histórico:
Hist Es el que custodia
con
ont
ntarán con el talento
presupuestaria, contarán to humano
hum no suficciente docu menta
documentación que después de pasar por un proceso
o para el
y calificado e desarrollo de lass actividades
actividad
a d gestión
de gestión de va
valoración secundaria adquiere el carácter
documental al y archivo,
arcch
hivo, así comoo con los espacios
espa
esp físicos, de permanente. Es administrado por el Archivo
recu
cursos
ursos
rsos técnicos y tecnológicos
mobiliario y los recursos tecnológico
tecnológ ne sarios
necesarios. Nacional del Ecuador.
Artículo 12. El Sistemama Nacional

N d Gestión Documental
de cumentall quee sea su soporte
op rte o formato
for y época de producción
y Archivo.- Es el con conjunto de dependencias
depende s y procesos
ocesos o re ó me
ón,
recepción, diant los métodos y procedimientos
mediante
ume
menental y archivo articulados
de gestión documental articu
culad entre sí, sí que ddefinidos
idos en llaa pre
presente Regla Técnica.
tienen como o final
lid
idad coordinar lass estrategias
nalidad estrategi
e cesari s
necesarias
rrecta operación
para la correcta op
peración de los procesos y procedimientos
pe pro
p mientos Cada ent
entidad pública contará con un sistema de archivo
onal, así
a nivel nacional, a como la preservación del de patrimonio
pa imonio
insti
institucional que estará compuesto por:
documental delel Estado.
Estad
ado.
do
1. Los Archivos de Gestión.
tema Institucional
Artículo 13. El Sistema Instituciona de Gestión
Gest
hivo.- Ess el conjunto
Documental y Archivo.- co de procesos y
nteractúan desde
procedimientos que interactúan d que se producen o 2. La Dirección de Gestión Documental y Archivo o
generan los documentos hasta su destino final, cualquiera quien haga sus veces.
3. El Archivo Central. Arch

su plazo de conservación en el Archivo Central y
o al Archivo
que deban ser transferidos Archiv Intermedio
4. Las autoridades y el talento humano calificado y co, o considerados
o al Archivo Histórico, consid para baja
suficiente. documental;
5. Recursos técnicos y estructura. 13. Contar con con los espacios

esp os y mobiliario apropiados
paraa lla consserva n de sus Archivos
conservación Arc de Gestión;
Artículo 14. Atribucioness de la Unidad Productora.-
ribucion
iones que les corresponden, en
Para cumplir con las atribuciones 14. Conservar
Co ser documenta
la documentación que ha sido clasificada
ocummental y archivo,
materia de gestión documental arc spo sables
los responsables om re
como rvadaa de acuerdo con las disposiciones
reservada
duc
uctoras deberán:
de las unidades productoras a
ablecid
establecidas s en la Constitución de la República del
Ecuaddor, la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso
Ecuador,
ignar a los Responsables
1. Designar es de los Archivos
rchivvos de a la Información Pública, la Ley de Seguridad
estión;
Gestión; Pú
Pública y del Estado, la Ley del Sistema Nacional
de Registro de Datos Públicos y sus reglamentos,
rar, a través
2. Asesorar, tra
ravés
vés de los responsables
responsab
respo arc
de archivo dee mientras conserve tal carácter; y cumplir con las
nidad en materia de arch
gestión, a su unidad mo
archivos, así como disposiciones de la presente Regla Técnica.
colaborar con ésta para la correc organizac
correcta organización
y tratamiento to técnicoco de la documentación ddel Artículo 15. Atribuciones de la Dirección de Gestión
stión;
Archivo de Gestión; Documental y Archivo o quien haga sus veces.- El titular
tendrá las siguientes responsabilidades:
3. Integrar los expedientes de archivo conforme al
procedimiento establecido en la presente Regla 1. Elaborar y someter a ap obacióón por parte de
aprobación
Técnica; la máxima autoridad ad inst ituc
institucional, la política
institucional enn materia
materia de
d gestión documental y
4. Elaborar el inventario general por expediente del archivo;
Archivo de Gestión;
uperrvisar ell cumplimiento
2. Supervisar plimieento dde lo establecido en
ente organizados
5. Mantener debidamente org los expedientes;
eesta
sta R egla Técnica,
Regla écnicaa, los planes y proyectos que
cont rib an a laa cons
contribuyan conservación del acervo documental
integ
egridad y debida
6. Asegurar la integridad de rva ón de
conservación
y lla aplicación
plic ción dee lla política institucional en materia
los archivoss mediante
m revis ón periódica
la revisión ódica de las
de ggestión do
documental y archivo;
oneess de
condiciones d resguardo aprop piada conforme
apropiadas, onforme a lo
ablecid
doo por esta Regla Téc
establecido écnica;
Técnica;
3. B
Brind
Brindar la capacitación en materia de gestión
ddocumental y archivo recibida por el ente rector y
icipar en
7. Participar e la elaboración del Cuadro
Cuadr
Cua G eral de
General
asesorar a los responsables del Archivo de Gestión
Clasificación
ónn Documental y la
l Tabla
Ta de Pl
Plazos dee
de las unidades;
ación
Conservación n Documental;
Do
Docum
or parte de los responsables

8. Supervisar por r archiv
de archivo 4. Administrar y coordinar el Archivo Central;
de gestión quee la documentación
docum d archivo se
de
tre, co
clasifique, registre, conserve y transfiera en los 5. Coordinar y consolidar las acciones para
términos definidos por la presente Regla Técnica. la elaboración del Cuadro de Clasificación
Documental y la Tabla de Pla os de Conservación
Plazos
9. Otorgar en préstamo los expedientes que reposan de la entidad;
en el Archivo de Gestión a los servidores públicos
autorizados en los términos establecidos por esta Cuadro General
6. Aprobar el Cuadro Ge de Clasificación
Regla Técnica; Documentalal y laa Ta
Tabla de Plazos de Conservación
mentaal In
Documental ti onal, y remitir para su
Institucional,
10. Ser el conducto para id identificar y solicitar al alidación a la Direc
validación ción de Archivo de la
Dirección
Archivo Centrall el préstamo
pré
réstam de expedientes que ya A
Admini ón Púb
Administración blica;
Pública;
ransfe
sferido y sean
se hubieran transferido sea objeto de solicitudes
sol itudes
interna
de acceso o de consulta interna; 77. C rdinar y autorizar
Coordinar aut las transferencias primarias
de lo
os Arch
los iv de Gestión al Archivo Central;
Archivos
borar el
11. Elaborar e inventario de tr transferen a primaria
transferencia prrimar a
robado por
aprobado p el jefe inmedia diato para transferir
inmediato tra ir hacia 8. R l
Realizar las transferencias secundarias aprobadas al
rchivoo Central
el Archivo entral los expedientes que
qu cum lan con
cumplan Archivo Intermedio de la Administración Pública,
blecido
doo enn la Tabla de Plazos
lo establecido Pl de Conse
Conservaciónn basadas en los procesos de valoración documental y
ntal;
Documental; en los tiempos establecidos en la Tabla de Plazos de
Conservación Documental;
cesos de valoración secundaria
12. Participar en los procesos secundar
boración de la Ficha
y en la elaboración h Técnica de 9. Coordinar proyectos de digitalización del fondo
Prevaloración dee los expedientes que cumplan documental;
10. Coordinar con la Dirección de Archivo de la Artículo 17. Archivo Intermedio dee la Administración
Administración Pública del ente rector a fin de Pública.- El Archivo Intermedio estará stará administrado
adm por
solventar las dudas que se generen en la aplicación la Dirección de Archivo de laa Administración
Administra Pública del
de la presente Regla Técnica; ente rector. Concentrará la documentación
doocume que conforme
a la Tabla de Plazos os de Conservación
Cons Documental haya
11. Realizar el diagnóstico archivístico de la situación cumplido su plazo az de retención
reeten n en el Archivo Central de
actual y real de los archivos
hiv de la entidad. las
la entidadess públicas,
públiicas, y cuyaa consulta
consu no es frecuente.
Tendrá
Ten bajo ssuu responsabilidad
resp lidad llevar
lle a cabo una acción
Artículo 16. Atribucionesones del
d Archivo
A Central.- Cada da eficaz
az de
d administración
dmi ción temporal
mpo de la documentación a
tem
entidad pública contará
ará con
c un Archivo
Arch Central que estará nivel
nivvel nacional,
na ion para p ra salvaguardar
salvag los documentos que por
administrado por ell titular
t de la Dirección
Direc de Gestión
Geestión su im
importancia
po ncia hi histórica,
tóric económica, científica, cultural y
Documental y Archivo
hivo o quien haga sus
Arch
chi us veces,
vec y tendrá
tendr las social
soci constituye
onstituye un
u patrimonio documental del Estado.
siguientes responsabilidades:
respons
nsaabilidades:
Artículo
culo 18. Archivo Histórico.- Este organismo público
1. Elaborar
orar el
e programa anual de transferencias
t
trans rencias se encuentra administrado por el Archivo Histórico
primarias
ias que
que deberán cumplir
cum Archivos de
los Archi Na
Nacional y regulado por la Ley Orgánica de Cultura y su
Gestión; reglamento.
2. Recibir las transferencias

ias primarias
ransferencias p documentales
documental TÍTULO III
que realicen lass unidade
unidades al concluir los tiempos DE LOS PROCESOS RELATIVOS A LA GESTIÓN
establecidos en laa Tabla
Tab de Plazos de Conservación DOCUMENTAL Y ARCHIVO
Documental;
CAPÍTULO I
3. Conservar y administrar la documentación, N DOCUMENTAL
DE LA GESTIÓN DOCUME
conforme la presente Regla Técnica, de conformidad
con el plazo de conservación; c n docu
ción
Artículo 19. Producción m
documental.- Es el conjunto de
permitee generar
actividades que permite g ar los
l documentos dentro
4. Evitar la acumulación exexcesiva de documentación dad pública,
de una entidad púública durante
urant
nte el cumplimiento
c de sus
realizando de manera ooportuna los procesos de
anera op com ncias
competencias.
valoración, transferencia
rencia y baja
nsfere b documental;
Deebe garantizarse
Debe g ran ar e que los documentos sean creados en
m m o que ell flujo
el momento uj del proceso lo determine, por el
5. Generar el inventario
in de transferencia
transsfer a secundaria
secunndaria
reesp able de llevarlo
responsable ll a cabo, utilizando la tipología
de loss expedientes
exppedientes que cumplieron
xpe mplieron su plazo
cump plazzo dee
cumental defi
documental d nida para el proceso y considerando todas
conservación
nservacciión para su transferencia
ansferencia al Archivo
tran Archivo
forma
las formalidades que la actividad exige.
Intermedio
ermedioo de la Administración
io Pública;
istración Públi
Pública
Ar
Artículo 20. Registro documental.- Es el proceso
6. Elaborar,
ar, enn coordinación
cooordinación con
c responsables
los respo les
mediante el cual, realizando un adecuado control, se registra
de los Archivos
vos de Gestión,
Gestión la FFicha
Fi Técnica
Téc a
la correspondencia que ingresa y sale de las entidades
de Prevaloración
ración de los
lo expedientes que deben
deb
públicas.
ser transferidos
dos al Archivo
hivo Intermedio de
Archi d la
Administración Pública; No se considera como correspondencia folletería,
periódicos, propaganda o publicidad, a excepción
exce de que
7. Presentar, para su aprobación, a la Dirección se trate del anexo de alguna comunicación
nicación administrativa
a
de Gestión Documental y Archivo o quien haga oficial. Tales materiales serán remiti
remitidos
dos a ssu destinatario sin
sus veces la Ficha técnica de Prevaloración y los ser registrados.
inventarios de transferencia secundaria;
Se deberán considerar
ns derar los procedimientos
oced de recepción
8. Eliminar los expedientes cuya baja haya sido de documentos,
ntos, trámite
trám documental,
do
documen despacho de
aprobada por la Dirección
ección de Gestión Documental correspondencia
corr nden ia y control
c de la gestión.
gest
y Archivo o quienn haga
ga sus
ssu veces, y validada por la
Dirección de Archivo
hivo de la Administración Pública
Archiv ública Artículo
Ar rtícul 21.
21 Recepción
ec pción de documentos.- Para la recepción
del ente rector;
tor;
r; de lloss documentos
cumen os que
q se dirijan a la dependencia,
ccualquiera
ual era qqueue sea
se su remitente o destino, se aplicará el
9. Otorgar
gar el
el préstamo de expedientes
pediente al personal
expe per
erson l siguiente
guiente procedimiento:
proc
autorizado,
torizadooo, mediante los memecanismos establecidos
blecidos
en laa prese
presente
ntee Regla Técnica y de conf
ente conformidad
con
conform dad con 1. Al recibir la documentación debe cerciorarse de que
disposiciones
ness jurídicas aplicables;
siciones aplicabl y esta sea efectivamente dirigida a la entidad pública
y que se encuentre íntegra y completa, incluyendo
10. Reportar a la Dirección
ió de d Gestión
Gestió
G Documental
Docume anexos.
y Archivo o quien haga sus
su veces sobre cualquier
cualqui
incidente que pueda poner een riesgo la
l conservación 2. La correspondencia recibida, se abrirá para la
de los archivos. constatación del contenido y su digitalización,
registro y entrega o reasignación a las unidades corres

Para llevar a cabo el despacho de correspondencia, el
correspondientes, salvo los casos previstos en la Gestió Documental
servidor responsable de la Dirección de Gestión
ley. y Archivo o quien haga suss veces deberá
debe solicitar a las
l documentos
unidades administrativas que los docu a despachar
3. La correspondencia que tenga la leyenda de contengan:
“personal”, “confidencial” o “reservado” no se
abrirá, esta se enviará al destinatario, salvo que tente.
1. Remitente.
ación co
exista alguna indicación contraria.
Destina
2. Destinatario: nombrre y cargo
nombre c de ser el caso.
uimie
miento admin
4. Para dar seguimiento administrativo a la gestión
estión
ar tod
que da lugar todo documento in gr
ingresadoo a la eentidad
ntidad 3 Dirección
3. D ección completa:
compl calle, número, cantón, correo
pública, see pprocederá a ingresa
sar en ell registr
ingresar registro de electtrónico y los datos que sean necesarios.
electrónico
responnddencia de entrada
correspondencia da con lolos sigu uient s
siguientes
tos:
datos: Loss dato
datos que deberán consignarse en el registro de
r spo
correspondencia de salida son:
mitent
nte.
e
a. Remitente.
1. El número identificador del documento.
b. Cargo.
2. El asunto (breve descripción del contenido del
documento).
c. Entidad.
3. Fecha y hora de salida.
d. Fecha de emisión de documento.
ite te de sser
4. Nombre y cargo del remitente er el caso
e. Número de oficio si lo tuviere.
5. Destino.
f. Fecha de recepción.
6. Receptorr ddel
el docum to.
documento.
g. Asunto.
reccción de G
La Dirección tión D
Gestión Docum me
Documental y Archivo o quien
h. Descripción de ane
nexos
anexos. ga su
haga suss vveces
ces despachará
achará lla correspondencia por medio
de mensa je y/
mensajería y/u otro mmed
medio. De ser el caso, enlazará con
i. ónn ccompleta: calle, nú
Dirección número,, cant ón, los
cantón, la pre t orra de se
prestadora vici que haya contratado, los servicios
servicios
os qque
datos ue sean necesarios y corr
correo electrón
electrónico. de envío
de o de mmensa
mensajería y paquetería. En el caso de entrega
de corres spond
correspondencia a través de empresas intermediarias de
5. Se entrega
gaará la corresponde
entregará dencia a los destinatarios
correspondencia natarios mien
encomiendas nacionales o internacionales se utilizará el
iante el
mediante el sistema
istema de gestión docum
documenta
docu
documental. Y solo mism registro, indicando los datos de: transporte utilizado
mismo
en el caso de quienes no cuenten
cue con el sistemaa y nnombre de la empresa, fecha y número de guía de envío.
o colocarán
señalado ocarán
arán el nombre y firmarán
rma el rrecibido.
reci do. Las empresas intermediarias de encomiendas deben
entregar la constancia de recepción del documento.
caciones “perso
6. Las comunicaciones “personal”, “confidencial” o
na vez abiertas
“reservado”, una abiert por los destinatarios
d y Artículo 24. Control de la gestión.- Quién tenga asignada
con
determinado que el contenido no corresponde a las esta responsabilidad, elaborará un reporte de los trámites
mencionadas anteriormente, deberán ser devueltas ier contestación y
respondidos, de aquellos que no requieran
a la unidad de recepción de documentos para su erá remitido
de los pendientes. Dicho reporte será emitid al superior
registro. ue cor
jerárquico para las acciones que responnd al caso.
correspondan
Artículo 22. Trámite documental.- Es el recorrido del CAPÍTULO II

CAPÍTULO
documento en cualquier soporte desde su producción o GESTIÓ
ÓN ARCHIVÍSTICA
DE LA GESTIÓN A
recepción hasta el cumplimiento del proceso, a través
admini
de una o varias unidades administrativas. Es obligatorio Art
Artículo 25. Ident
Identificaciónn de documentos
docu de archivo.-
mantener y garantizar el flujo de todo trámite dentro de Lo documentos
Los doocuumento de d archivoo pueden
pued ser: reportes, estudios,
la entidad, de manera ra que
qu el usuario
usua xterno
interno o externo tas, rresoluciones,
actas, soluci s, ooficios, aacuerdos, directivas, directrices,
circu are contratos,
circulares, ontra os, convenios,
connv instructivos, memorandos,
pueda dar seguimientoient
nto y acceder a loslo documentos
cumen os en
stad cas,, o bbien,
estadísticas, en cualquier otro registro creado o
ento
cualquier momento to
o de
d su gestión. De ser
s el caso,
so, la unidad
un
re bido com
recibido comoo resultado
re del ejercicio de las atribuciones
iva don
administrativa ond
nde finalice el trámite
donde trámit
mite será rresponsable
onsaable de
y respons sabil
responsabilidades de las entidades públicas, sin importar
e proceso del trámite
archivar y cerrar el trám
ámite asignado.
asignad ente o fecha de elaboración. Los documentos podrán
su fuente
esta
estar en cualquier soporte sea papel, magnético, óptico u
Despa
spacho
pacho
p
Artículo 23. Despacho cho de correspondencia.-
correspon
corre Es laa otra tecnología que sea reproducible por medios de acceso
da de documentos a usuario
entrega controlada usuarios externo
exter
externos a la público.
ual pueden
entidad, para lo cual ueden utilizarse
i dive
diversos canales de
ción a las
distribución en atención as necesidades
nece objetiv
y los objetivos Los documentos de archivo forman parte del Sistema
iendo las formalidades
institucionales; cumpliendo fo d establecidas Institucional que les dio origen, así como del Sistema
por la entidad pública. Nacional.
Los documentos de archivo están sujetos a los 1. Uso.- Se empleará para clasifi lasifica
car todos los
procedimientos archivísticos establecidos en la presente expedientes producidos enn el ejercicio ejer de las
Regla Técnica; se gestionan de acuerdo al ciclo vital del nsabilidades, productos o
atribuciones, responsabilidades,
documento, conforman expedientes, registran, valoran, servicios y procesos ocesos institucionales,
instti ya que
transfieren y cumplen su destino final. aniizar, orde
permite organizar, ordenar, describir y vincular los
documentosnt s de archivo,
arch
a , de acuerdo a la estructura
Artículo 26. Documentos que no cumplen el proceso orgánica
nica por
án or procesos.
po pr esos. La Dirección
D de Gestión
archivístico.- Los documentos entos qque no están sujetos al Documental
D
Docu mental y Archivo
Arcchivo o quien haga sus veces
proceso archivístico no o serán
rán co
considerados en la Tabla bla orientará
ori ntar y supervisará
upervisa á el uso cotidiano del Cuadro
rvació
de Plazos de Conservación ción Docum
Documental, por lo o qu
quee cada General
en al dee Clasifi
Classificcación Documental por parte de
unidad administrativaivaa decidirá
d la form
forma y el tiempo
empo para
ara su loss respon
responsables
able de archivo en las unidades.
n qu
eliminación, sin queue el periodo de uso o y cus dia reba
custodia rebase en
lo posible un año.. Unicidad.- Existirá uno solo por entidad pública.
2. Unici
7. Tipo
Artículo 27. pos
os de documentos que no
Tipos n cu plen el
cumplen 3. Estructura.- Tendrá un esquema jerárquico, de
vístico.
co.-
o - Se dividen en ttres tipos:
proceso archivístico.- t acuerdo con la estructura orgánica de gestión
organizacional por procesos de la entidad pública u
1. Documentostos de comprobación administrat
administrativa organigrama institucional vigente con los siguientes
inmediata.- Son aquellos
uellos que no forman partepar niveles: Fondo, Sección y Serie.
ente contrac
de un expediente contractual, financiero u otros
imilar por ejemplo: fotocopias,
de naturaleza similar; 4. Descripción de campos del formato del Cuadro
controles de entrada y salida de visitantes, General de Clasificación Documental:
ument
invitaciones a eventos, entre otros. Si bien son
documentos creados o recibidos en el curso de a. Fondo: Nombre de la entida
entidad pública.
trámites administrativos o ejecutivos, en caso de
no constituir documentos relacionados con otro b. Sección: División
n: Divi
D isión del fondo representada por
asunto, no siguen el ciclo vital y su baja debe darse el nombre
ombre de la las unidades
nida administrativas. En
de manera inmediata al término de su utilidad. caso
ell ca o dde ser insufi ccientes, se podrá establecer
nsuficientes
subsecciones
su secc nes adadicionales.
dicion l
2. Documentos de apoyo ap informativo.- Es la
documentación ón que
qu se genera
gen erva en la
o conserva
cc. Serie:
rie Cada un una de las divisiones de la sección
oficina y que ue se constituye por po ejemplares
empla es de
q
que ccorresponden
orr a las responsabilidades
ca
origen y características diveersas. Su utilidad
diversas. uti
específi
specí cas derivadas de un proceso o atribución.
de en la información quee contiene
reside contien paraara apoyar
apoy
a r
Cada serie agrupa los expedientes producidos
C
lass tareas administrativas,
a , tales
t esiones
como impresiones
en el desarrollo de una responsabilidad o
de docume mentos
entos
documentostos localizados en internet,
int
intern bros y
libros
actividad. En los casos en los que las categorías
as, directorios
revistas, dire
rectorios
torios telefónicos,
telefón fotocop
fotocopias dee
sean insuficientes, podrán establecer subseries
manualess dee equipos adquiridos por p la entidad
en dad
adicionales.
ntre otros. Los documentos
pública, entre docume apo
de apoyo
informativo no reciben en tratamiento
tra archivístico ni
con
siguen el ciclo vital, se conservan l oficina hasta
en la d. Descripción de serie documental: Es una
el término de suu utilidad.
utili Al concluir su periodo breve explicación del contenido de la serie o
deberán desecharse o, si se trata de publicaciones subserie documental.
con valor de actualidad, solicitar su ingreso a la
biblioteca. e. Origen de la documentación:
me taciónn: Identifica si la
documentación encuentra
n see encue en en medio físico,
3. Información personal.- Documentación que electrónico
o yy/o digital.
o digit al.
contiene un texto que es el resultado de un
asunto de carácter personal o particular, que no f. Condiciones
ondicciones de
d acceso:
cceso Permite clasificar la
está enmarcado enn los objetivos y finalidades documentación
doocume función
unció de la accesibilidad
en fu
de la entidad púbica. a. Incluyen,
Inc os
por ejemplo, los que se otorgue
torgue al expediente,
e conforme a lo
rónico
icos personales,
correos electrónicos persona uenta,
estados de cuenta, estipulado
ado en la Ley Orgánica de Transparencia
pers
ersonales, entre otros.
fotografías personales, ot os y AcAcceso
eso a la Información Pública. La
ddocumentación
docum en podrá ser: público, confidencial
Artículo 28.. Clasifi
Classifi
ficación documentantal.- Este proceso
documental.- ocesso tien
tienee o reservado.
como basee el Cua ad
dro General de Clasifi
Cuadro Cla cación Documental,
D mental,
da a organizar
el cual ayuda o anizar y vincular los expedientes
ex
exped ntes de g. Encabezado y pie de página: El logo de la
structur
tura
acuerdo a la estructurara de los procesos
proceso institucionales.
ins
institucional entidad deberá colocarse en la esquina superior
izquierda y el número de páginas en la esquina
blica expedirá el Cuadro
Cada entidad pública Cuad General de inferior derecha.
mental, a través
Clasificación Documental, travé de la Dirección de
qu haga sus veces, para
Gestión Documental y Archivo o quien El formato del Cuadro General de Clasificación Documental
blecido en los siguientes numerales:
lo cual observará lo establecido que se utilizará es el que se detalla a continuación:
Artículo 29. Elab

Elaboración
aboración
boración
ración del Cuadro
Cuadr
Cu Gene
General de 2. Los expedientes que se integren estarán identificados
Clasificación Documen
Documental.-
um
mental.- L Dirección de Gestión
l La G ón de acuerdo al Cuadro General de Clasificación
Documental y Archivo, vo, o quien
q ien haga sus veces, en Documental.
responsab
ponsables de archivo de las
coordinación con los responsables l
caabo las acciones que se
unidades productoras, llevarán a cabo 3. Cada documento de archivo se integrará a su
detallan a continuación: expediente desde el momento de su producción
o recepción; se evitará la de
desmembración de
1. Consultar leyes, reglamentos y manuales, que rijan los mismos para creaci
impedir la creación de falsos
de manera general a la entidad. expedientes.
2. Incorporar el nombre de las secciones a partir de los bir conn su respectiva

4. Se deberán describir res identificación.
grandes procesos y atribuciones generales.
tará el in
5. Se levantará nve t o ggeneral por expediente.
inventario
oc
3. Identificar las series documentales, en función de
espons
las atribuciones, responsabilidades, productos y 6. See evitará
evitará la duplicidad
uplicidad de información o
proces
servicios, y los procesos esos que
q generen documentos os inncorpo
incorporación n de copias,
ccopia para esto, se deberá
por cada unidad nidadd productora;
producto definir los flujoss veri ficcar laa eexistencia
verifi xistenc o no de algún expediente
documentales ess y los responsabl
responsabless de cadada actividad;
act vidad; aabierto
b to sobre bre eel mismo asunto, así como la
eceerr los
y establecer l expedientes, su soporte,
sop e, formato
form y exist
stencia de
existencia del original.
les dee acceso.
niveles a Para lo cual
al se dejará
dej á constancia
conststanc a
7. D
Deber
Deberá estar sujeto a expurgo y foliación al concluir
ediante acta de conform
mediante ormidad, su
conformidad, suscritaa entree
el trámite o asunto.
la unidadd productora y la Dirección
Direcció dde Gestión
mental
Documental all y Archivo o quien hhaga sus ve veces. Las 8. Para la integración de los expedientes se emplearán
dentifi
series identifificada
ficadas
ca das como res
cadas formará parte
reservadas formarán rte contenedores adecuados al soporte, formato y
del Cuadro ro General
eneral
al de Clasifi
Clasificación
cación Documental,
Documen volumen del expediente.
nstar descrip
sin hacer constar descripción y origen de la mism
misma.
9. Cumplirán el proceso establecido en la presente
4. La Dirección de Gestió
Gestión Documental y Archivo Regla Técnica.
o quien haga sus ve veces consolidará y aprobará el
Cuadro General de Clasificación Documental de la do
10. Se prohíbe el empastado de documentos o
entidad pública previo a remitir esta herramienta a la expedientes de archivo.
Dirección de Archivo de la Administración Pública
del ente rector, para su respectiva validación. Artículo 32. Ordenación ón documental.-
doocume Es el proceso
mediante el cual, de forrmaa crono
forma ló
cronológica, se unen y relacionan
Se prohíbe modificar el formato a excepción de las los documentos de de un expediente.
exxpe nte. Deberán observarse los
subsecciones o subseries que se requieran adicionar. si iterios:
siguientes criterios:
Artículo 30. Actualizaciónación dedel Cuadro General dee 1. L os doc

Los tos de aarchivo
documentos archiv se integran al expediente
mentaal.- Debe
Clasificación Documental.- uandoo
Deberá actualizarse cuando de m maneraa se uenci conforme se generen o se
secuencial,
existan cambios enn las la atribuciones,
atribucione responsabilidades,
nsabil dades, rreciban.
an.
ciios
os y procesos institucionales,
productos o servicios instituccion , así también
tam
mbién
cuando surjann nue
evvas unidades o se su
nuevas supriman
supriman. 2. Los aanexos,
nexo en cualquier tipo de soporte, que son
pa del asunto, también constituyen el expediente
parte
Artículo 31. Int teegración de expedientes.- L
Integración La apertura y se acompañan al documento principal. Pueden
n dee cada expediente generado
e integración genera
ge or la
por las ser fotografías, carteles, videos, discos, memorias,
uctoras
unidades productorasra deberá
ras b á contemplar
contem sig tes
las siguientes entre otros. Si por el volumen o tamaño de los
consideraciones: anexos es necesario mantenerlos en otro lugar
diferente al expediente, deberá establecerse una
ente ppor cada asunto o trámi
1. Apertura de un expediente trámite referencia cruzada, utilizando un folio testigo, y en
que surja en el marco dde sus responsabilidades el caso de documentos electrónicos, metadatos que
normadas. permitan la localización del expediente.
3. Los expedientes pueden estar conformados por uno Una vez efectuado el expurgo y retiro ro de los elementos
o más partes/volúmenes, por lo que será necesario perjudiciales, se procederá a foliar cada
ca a una de las fojas
indicar el número que le corresponda a cada uno de útiles que conforman el expediente
diente de acuerdo
acu al orden de
éstos; por ejemplo: 1/3, 2/3, 3/3. los documentos de archivo.
o.
4. Los expedientes se ordenarán dentro de los Las hojas se foliaránrán en la esquina

es superior derecha del
archiveros atendiendo al tipo de ordenamiento anverso
a del documento.
documento Otros os soportes
so que contengan
definido (alfabético o numérico, según la información
info ón también
tambié
t se foliarán
liarán empleando
empl los materiales
caracterización dee la serie).
serie
erie que faciliten
ciliiten el proceso.
e pro so.
Artículo 33. Cierree del de expediente.-

expedient El expediente
pediente se La foliac
foliación
ón see realizará
r lizará a todos
t los documentos de archivo,
cerrará cuando concluya
luya el trámite o asunto
cluy asu unt y see procederá
procedderá a independiente
indep nte de su
en su tamaño.
tam Por excepción, la foliación de
su expurgo y foliación.
liac ión. A partir de estee momento
ació mom
m o regirán
regirá los los
os expedientes
lo pedienttes judiciales,
ju como historias clínicas y otros,
tiempos establecidos
dos en la Tabla de Plazos
ablecid
do Pl de Conservación
rvación se realizará
realizará en observancia a lo establecido por la normativa
Documental.
tal. legall vigente.
vige
Artículo 34. Expur

Expurgo.-
purgogo.- El expurgo
rgo.- go se efectuará
efectuar en el En la foliación se prohíbe utilizar cifras numéricas con
Archivo de Gestión, ón,, una
estión, un vez que se haya cerradocerra
cerr el suplementos alfabéticos. No es permitido repetir números ni
expediente y como mo paso anterior a la foliación.
f Para
P realizar la foliación en hojas en blanco que no se encuentren
realizar el expurgo,, se identifi
entificará
ca y retirará toda aquella
aquel salvadas.
documentación que aún ún conste comomo repetida,
com repetida borradores,
borrad
versiones preliminares, ejemplares
ejemplar múltiples de un mismo Artículo 36. Descripción archivística.- La descripción
documento, copias fotostáticas
táti de documentos existentes archivística se realiza con el fin de identificar, gestionar,
en original, hojas de recados telefónicos, mensajes y notas localizar y explicar los documentos de archivo,
arch así como
en tarjetas, hojas auto adheribles, entre otros elementos. para darles contexto en el sistema
ma institucional
ucion que los ha
institu
Únicamente deberán archivarse versiones finales de los producido y es fundamental para facilitar
facilita la localización y
documentos. Se podrá conservar una copia certificada o consulta de los expedientes.
es.
compulsa cuando no se tenga el original y el documento sea
parte del asunto del expediente de archivo. Como resultado de la descripción
desscri n documental,
do las entidades
públicas
pú elaborarán:
borarán
n:
Asimismo, para la adecuada cuada conservación de los
expedientes, se deberánn retirarirar todos
retira t los elementos queue 1. Carátulas
C
Carátu
puedan ser perjudiciales
aless para
p la conservación
co del
e papel,
papel
tales como: grapas, clips,
ips, broches, o cualquier
clips cu lq otro
tro elemento
elemento 2. Etiquetas
Eti uetas de cajas
cajaas
que ponga en riesgo
sggoo la
l integridad del documento.
docum
do to
3. Inventario
In tario
Artículo 35. Foliación.-
F La foliación
liación permite
folia perm controlar
ontrol r
4. Guía
G de Archivo
la cantidadd de folios
fo lios útiles de un expediente,
olios expedien garantizar
expedient rantizar
el respeto all principio
princ pio de orden original,
ncipio
cipio origin la integridad
in gridad
Artículo
Art 37. Carátula.- La unidad productora colocará
y seguridad de la unidad
uun d documental.
nidad ddocumenta La foliación
foliac es
la carátula en la cara frontal del folder con el siguiente
requisito para las
as transferencias
ransferencias
nsferencias y bajas docdocumentales.
document s
formato:
Artículo 38. Etiqueta de caja.- La numeración de las cajas las realizará la unidad productora siguiendo unn orden consecutivo,
empezando desde el número 1, de acuerdo al siguiente formato:
Los campos de los formatos de rotulación deberán regirse en forma obligatoria a la informaciónn del Cuadro
Cuadr General de
Clasificación Documental.
Artículo 39. Inventario documental.- Los inventarios documentales son los instrumentoss pparaa el con t
control, la gestión y la consulta
de los expedientes que obran en cada uno de los archivos de las entidades públicas, een n ellos se describirán
crib los datos generales
de los expedientes en el contextoxto del Cuadro General de Clasifificación meental. Todos
cación Documental. Todo
T os Archivos
los Arrchivos de Gestión deberán
ral por expediente
elaborar el inventario general e Arch vo Central
correspondiente a su unidad y el Archivo C ral elaborará
elaborará el inventario general de
expedientes global de laa entid
entidad pública.
tidad pú
mental es un requisit
men
El inventario documental to ppara las
requisito as trans
sferen s así como
transferencias c para ef
fectuar la bbaja documental.
efectuar
escripciió
ón de los camposs d
1. Descripción del forma
formato de inven tario. C
inventario.- endrá lo sig
Contendrá siguiente:
erie/S
Sub
ubserie
bserie documental: Correspo
a. Serie/Subserie Corr
C
Correspondee a lo determinado
terminado en el Cuadro General de Clasificación Documental.
ero de caja:
b. Número caja Corresponde al
a identifi
id ca
cadorr num
numérico que tendrá la caja.
c. Número de expediente
nte: Corresponde al núm
expediente: número que se le asignará al expediente.
d. Descripción: Es el detalle documental del expediente.
e
e. Fechas extremas: Es el período de tiempo en el cual se apertura y se cierra el expediente.
ez cerrado
f. Número de fojas: Es el número de folios útiles que tendrá el expediente una vez cerrado..
g. Destino: Primer destino que tuvo el documento.
h. Destino final:: Podrá

drá sser conservación o eliminación,
naciión, según
gún lo
o determin d en
determinado n la Ta
abla dde Plazos de Conservación
Tabla
al.
Documental.
i. rtte:
e: Se establece el medio
Soporte: me en el que sse encuentra
ntra con
nten la in
contenida nformaci
información.
j. Ubica
acción topográfica:
Ubicación a: Se utiliza ppara identificcar
ar el sitio en el que reposa el expediente.
bserva
vacio
aciones:
iones: Permite identifi
k. Observaciones: ide car cua arti
ticularidad con respecto a los expedientes.
cualquier particularidad
l. bezado
Encabezadodo y pie d
de página:
á i E
El logo de la entidad
dad deberá colocarse en la esquina superior izquierda y el número de
páginas en la esquina
quina inferior
in derecha.
o docu
El formato del inventario documental que se utilizará es el siguiente:
2. Pautas generales relativas al inventario.- El tros lineales,

en metros lineales fechas
has extremas
e y las secciones
ponsa
servidor público responsable tomará en cuenta lo cum
mental
documentales.
siguiente:
rtículo 41.
Artículo 4 Evaluación
E lu ción documental.-
d Es una actividad
a. Registrarr la información que consta
onsta en el arch víst que incluye
archivística cluye las
la etapas de valoración, selección
ente
nte conforme a los campos
expediente cam s acreditados
acredittados y dis ició
disposiciónón final de las series documentales.
n el fo
en for
ormato cuyo trámitee haya concluido.
formato ncluido
1. V
Valor
Valoración.- Etapa en la que se determinan los
Determ
minar la ubicación
b. Determinar ación topográfi
topogr
topográ ca de los vvalores primarios y secundarios de las series
xpedien
ientes
entes
tes asignando un número
expedientes núm de eestantería
anterí documentales.
andeja.
jaa
y bandeja.
2. Selección.- Actividad en la que se divide las series
c. Utilizarr el mismo
ismo formato pa
para los inventari
inventarios documentales a conservar y a eliminar, utilizando
generales,, de transfansferencia (primaria o
transferencia como insumo la Tabla de Plazos de Conservación
baja documentales.
secundaria) y las bajas Documental.
Artículo 40. Guía de archivos.- Es el instrumento de 3. Disposición final.- Ejecuciónn de procedimientos

pr
consulta que proporciona información general sobre el para la baja documental o transferencia
ansferrenc final.
contenido del fondo documental de la entidad pública a fin
de orientar y auxiliar en la búsqueda de información. La Artículo 42. Responsableses de lla val
valoración documental.-
Guía se estructurará con información de los Archivos de alora
ració
ón deberán
En el proceso de valoración deb participar:
Gestión y del Archivo Central. El Archivo Intermedio y el
Archivo Histórico, elaborarán su propia Guía. 1. Cuandon la ddocumentación
ndo docum ntació ón se custodie
c en la entidad
ggeneradora,
gener dora, el equipo
equiipo responsable
respo de la valoración
Para la elaboración de la Guí
uía de Archivos se realizará la
Guía do ume
documental estará conformado por: la máxima
ondo
dos documentales
descripción de los fondos document derando los
considerando uto dad o su de
autoridad eleg
delegado, el responsable de la unidad
ros:
os:
siguientes parámetros: odductora y el titular de la Dirección de Gestión
productora
Docum ment y Archivo o quien haga sus veces.
Documental
ularida
daad y Dirección.- Incluye
1. Titularidad In lo d t s de laa
los datos
tidad pú
entidad ública que custodia
úb
pública dia la documentación.
docum
docume ión 2. C
Cuando la documentación se custodie en el Archivo
Intermedio, el equipo responsable de la valoración
ios que
2. Servicios qu
que presta el archivo.-
archi
a Hor
Horario dee documental estará conformado por: la máxima
atención y detalle
etalle
alle de los servicios que se br
brind
brindan en autoridad o su delegado, el titular de la Dirección
relación a la documentación
cumentación custod
custodiada. de Gestión Documental y Archivo o quien haga sus
veces, el responsable de la unidad productora de la
3. Descripción dee fondos.- B
Breve detalle que incluya entidad dueña de la información y el titular de la
aciona
información relacionada al volumen documental Dirección de Archivo de la Administración Pública.
Artículo 43. Valoración documental.- Es una actividad ora

Artículo 45. Ficha Técnica de Prevaloración.- El servidor
intelectual que se basa en el conocimiento de las facultades, ra ión de la ficha técnica,
público responsable de la elaboración
atribuciones y procedimientos de la entidad a fin de como mínimo consignará los siguie ntes pa
siguientes parámetros:
determinar la importancia de los documentos.
1. Carácter delel pr oceso: IIndica el proceso del que
proceso:
La valoración documental se lleva a cabo durante el proceso se derivaa el
e contenido
onte d la serie documental
de
de elaboración de la Tabla de Plazos de Conservación ernantees, su
(gobernantes, ntivo
os o adj
sustantivos adjetivos).
Documental y se ratificaa o m modifica al generar los
ncias o de baja documental.
inventarios de transferencias 2. Va or d
Valor de los archivoos: Ex
archivos: Explica si la serie documental
ont ne valores
contiene alores primarios
pri y/o secundarios y si ha
doc
ocumentación se ejecutará
La valoración de la documentación je á conforme a mplido con
cumplido on los
lo tiempos establecidos en la Tabla
sess:
las siguientes fases: de Plazos
P azos de
d Conservación Documental para el caso
de tran
transferencia secundaria o baja documental.
entifica
1. Identifi acción.- Determinar
cación.- nar las series y subseries
ubseries
cuerdo
de acuerdo o a la estructura
ra del fondo en concordancia
con rdancia 3. Justificación: Indica el destino final que se propone
os tiempos
con los tiemp
mposos de conservación
conservació en cada categoría
c para los expedientes que se incluyen en el inventario
vo, así
de archivo, sí como
com su ddestino final. y expone por qué los archivos deben conservarse de
forma permanente o darse de baja.
2. Recopilación n de laa infor
información y descripción
descripción.-
Se realizará la recopilació ón de la inform
recopilación información 4. Datos de los archivos: Cuando se trate de
de la entidad pública así como de la normativa transferencias secundarias o baja documental,
y legislación vigente, para determinar el valor expedie
proporcionar el número de expedientes y cajas,
primario y secundario de los documentos, que se os metros
el peso aproximado y los met os lineales
li de los
reflejará en la elaboración de la Ficha Técnica de adicion
archivos, así como datos adicionales relacionados
Prevaloración. co.
con su estado físico.
3. Análisis.- Se justificará los criterios de valoración 5. Normativaiva legal
legaal q
que apl
aplica: Aplicación de la
propuestos para la disposición de los documentos mativa jjurídica
normativa urídi que justifi
j qque la transferencia y
que serán consignados os en los campos de la Ficha
baja ddocumental.
ocum
oración
ón
Técnica de Prevaloración.
6. Otr
Otros: L
Loss dem
más qque establezca la entidad pública.
demás
Artículo 44. Identifientifi
tificación de valor secundario,
secundario,
permanente o hist h stórico.- Sin perjuicio
histórico.- perjuuici de otras,
otrass se
E
Enn ccaso de transferencias
ransf secundarias o baja documental,
establecen lass siguientes
sigu
gui
uientes características
característica
cas a tomar
to ar en cuenta
cuuen a
exar el inv
anexar inventario indicado en la Ficha Técnica de
minar laa existencia de valor
para determinar valo
lor secundario,
secunda istórico
histórico
valora
Prevaloración.
nte en las
o permanente las series documentales
mentales y expedientes:
exp
exped ntes
Ar
Artículo 46. Tabla de Plazos de Conservación
en conocer
1. Permiten conoc
onnocer
cer los orígenes
orígene del organismo,
organis su
Documental.- Los servidores públicos responsables
ción, evolución
organización, olución y actividades.
actividade
determinados en la presente Regla Técnica usarán esta
monio sobree el devenir cultural, soc
2. Brindan testimonio social, herramienta para determinar los plazos de conservación de
nológico.
científico y tecnológico. los archivos de la entidad pública.
3. Permiten conocer los procesos de elaboración de 1. Estructura.- Tendrá la misma ism estructura del
leyes, acuerdos, reglamentos y demás documentos cuadro general de clasificación
ión documental.
ocum
normativos de las entidades públicas, según
corresponda. ampoos del fformato de Tabla de
2. Descripción de campos
n rvación Documental.-
nse
Plazos de Conservación
4. Contienen datos significativos sobre un
vidu
acontecimiento, individuo, institución o lugar, a. Plazos de C Conservación:
serrvación Se establecerá en
sobre tendencias dee la historia
histo política o económica, nú
número
mero de años el tiempo
tiem
mpo en que los expedientes
cas.
ciencias y técnicas. deb
deberán permanecer
permannece en cada categoría de
archivo.
hi o. En
E caso de conservación se colocara la
5. Contienen datatos necesarios pa
datos ara la protección
para rotecció
ón de palabr
palabra “Pe
“Permanente”.
cho
hos
os.
los derechos.
b. Ba
Base legal: De conformidad con las leyes
escriben
6. Describenn lla organización
n documental
documenta de la entidad vigentes, se colocará la Ley y el artículo
ica.
pública. que determine los plazos de conservación o
eliminación para las series que genere la entidad
7. Procedenn de unaa entidad pública o sección
se r go
de rango pública.
superior enn la jerarquía
rarquía administrativa.
administrat
c. Disposición final: De acuerdo a la valoración
documentac
8. Conservan documentación que comprenda que realice cada entidad pública, se determinará
bal de la entidad pública.
información global la disposición final de los documentos la cual
puede ser la conservación permanente o la pública y a la tipología documental

cumen que emana
eliminación. de sus funciones.
d. Técnica de Selección: Solamente en el caso e. Encabezado y piee de página:

p
pá El logo de la
que se establezca que la disposición final de los ú ca deberá
úbli
entidad pública deberá colocarse en la esquina
documentos es la conservación, se determinará or izquierda
superior izquuierd y el número
n de páginas en la
una técnica de selección, la cual puede ser la squinaa inferior
esquina infer derecha.
recha.
ompleta o parcial, de acuerdo a
conservación completa
ísticas
as part
las características ad
particulares de cada entidad E formato
El orrmaato de
d la Tabla de Plazos de Conservación
Doocum ntal que see utilizará
Documental ut lizará es el siguiente:
era
rales relativas a la Tabla
3. Pautas generales T Plazos de
de Plazos 4 Actualización
4. A ualiza ión de
d la Tabla de Plazos de Conser-
vacció
Conservación ión Documental: Se lle án a cab
llevarán cabo las vación Documental:
vación Do Deberá actualizarse cuando
uientess acciones:
siguientes a c
haya cambios en el Cuadro General de Clasificación
D
Documental y en la normativa legal vigente.
pla
lazos
azos
os de conservación que se es
a. Los plazos blezcan
establezcan
ntaránn a partir de la conclusión
contarán con o cierree Ar
Artículo 47. Transferencias documentales.- El ciclo
del asunto
ntoo de los expedientes de la serie rie de vida de los expedientes se gestionará mediante las
pondiente.
ente. Para el caso
correspondiente. c ser
de series transferencias documentales de acuerdo al cumplimiento
documentales
ntales con on ca
carácter reservado, llos de los plazos según lo establecido en la Tabla de Plazos
plazos de conservación contaráná a partir de su de Conservación Documental; las trasferencias pueden ser
ión.
desclasificación. primarias al pasar del Archivo de Gestión al Archivo Central,
rchivo Intermedio y
secundaria del Archivo Central al Archivo
b. Todas las entidades públicas están obligadas a hivo Histórico,
final del Archivo Intermedio al Archivo Histó siempre
incorporar la Tabla de Plazos de Conservación que corresponda.
Documental como herramienta técnica para la
gestión, conservación, transferencias primaria, sfferencia primaria.-
Artículo 48. Transferencia pr Para llevar a
secundaria y final, así como para la disposición rencia primaria
cabo la transferencia pprim a se seguirá el siguiente
final de los expedientes. pr to:
procedimiento:
ón dee pplazo
c. En la fijación plazos se deberá observar la E esppons ble del Archivo
El responsable rchivo de
de Gestión
G deberá:
normativaa jurídica
juríd
rídica aplicable
aplica a la entidad
dad pública
ública
ecue
uencia de uso de los expedientes
y la frecuencia edientes que 11. Identifi
I ntificar las series que concluyeron su plazo
sfag
aga
gan las necesidades de
satisfagan d gestión
ge ón presentes
pres de cconservación
onser en el Archivo de Gestión, de
futur
ura
ras.
y futuras. confo
conformidad con la Tabla de Plazos de Conservación
D
Documental.
Dire
rección
ección
ción de Gestión Documental
d. La Dirección Docum
Documen y Archivo
o quienn haga
h ga sus veces consolidará
consol
co y aaprobaráá 2. Previo a la transferencia de los expedientes deben
bla de Plaz
la Tabla Plazos de Conservación Docum
Doc
Documentaltal cumplir lo dispuesto en el artículo 32, 33, 34, 35, 36
de la entidadad pública, previo a remitir eesta y 37 de la presente Regla Técnica.
nta a la Dire
herramienta Dirección de Archivo de la
ación Pública
Administración Públic del ente rector para su 3. Colocar los expedientes de la serie a transferir en
alidaci
respectiva validación. las cajas archivadoras considerando:
a. El número de expedientes que contenga cada Los expedientes que sean transferidos seguirán
seguirá siendo de la
caja dependerá del grosor de los mismos, unidad productora hasta su destrucción
ión o transferencia
trans final
procurando que no queden demasiado apretados al Archivo Histórico.
o se maltraten.
Artículo 49. Transferencia
ferencia secundaria.-
ec Para realizar
b. Debe procurarse que el expediente no quede la transferenciaa secundaria
secunndari se seguirá el siguiente
dividido en dos cajas.
as Si esto ocurriera, deberá procedimiento:
pr to:
indicarse claramente
mente mediante un señalativo
(ejemplo: expedi
expediente
ediente “n”, continúa en la El
E Archivo
hiv Central
rch Cen deberá:
eberá:
siguiente caja
caja).
ja).
1.
1 Revisar
R visar las
las caducidades
cadu reflejadas en la Tabla de
c. Dentro
ntro
o de material deberá estar
d las cajas, el materi
m Plazos
Plaz os de C Conservación Documental e identificar
ordenado
ordena
nad documental
ado por serie docum mental y ppor número
úmero ddee series a transferirse al Archivo Intermedio.
las ser
expediente
exped iente de menorr a mayor, y een la misma
die
secuencia
ecuenc
ncia
ciaa del respectivo invent
inventario
inventario. 2. En conjunto con las unidades productoras,
deberán abrir las cajas de las series que contengan
expedientes susceptibles de transferencia secundaria
d. Cada caja respectivaa
ja deberá contar con la respe
a fin de proceder con la valoración.
etiqueta, format del artículo 38
a, de acuerdo al formato
de la presente
ente Reglaa Técnica.
Téc
3. Generar el inventario de expedientes para
transferencia secundaria, elaborando para cada
4. Actualizar el inventario
enta de transferencia primaria, serie documental la Ficha Técnica ca de Prevaloración
firmarlo y presentarlo para la aprobación por parte en coordinación con los responsables
sponsable del proceso
del titular de la unidad productora. de valoración documentalal ddee la en
entidad
nti pública.
5. Remitir el memorando de solicitud de transferencia Los responsables del proceso ddee valoración de la entidad
primaria dirigido al titular de la Dirección de pública deberán:
Gestión Documental y Archivo o quien haga sus
veces, adjuntando el inventario
inv de transferencia 4. Aprobar los inventarios
probbar lo ntarios y lla Ficha Técnica de
primaria. Prevaloración de la docu
P
Preva documentación a transferirse al
Archivo
Arch iv Intermedio.
nte medio
El responsable de laa Dirección
Di de Gestión
G Documental
ocum ntal y
Archivo o quien haga
aga deberá::
ga sus veces deberá Director
El D tor de Gestión
d Ges tió Documental y Archivo o quien haga
sus veces deberá:
eces deb erá:
6. Designar el Archivo Central
esignar uun responsable del paraa
ral pa
quee coordine
coorddine el procedimiento,
dimiento, quien
quie revisará
isará y 5.. R
Remitir mediante oficio para validación de la
cotejará
ará físicamente
físi camente la documentación
ísicamente
icamente documen
documentac contra
c t el Dirección de Archivo de la Administración Pública
inventario
rio en
n la unidad admin
administrativa. del ente rector, la Tabla de Plazos de Conservación
Documental, el inventario de transferencia
El responsable del Archivo
o de Gestión
G deberá: secundaria y la Ficha Técnica de Prevaloración.
7. Resolver las inconsist

inconsistencias que se pudieran La Dirección de Archivo de la Administración Pública del
detectar en el inventario,
en etiquetas o contenido de ente rector deberá:
la transferencia, al momento de hacer la revisión
documental en presencia del responsable del 6. Designar un responsablee del Archivo
el Arcchi Intermedio
Archivo Central. para que coordine el procedi
procedimiento,
mie quien revisará
y cotejará físicamente
camente la documentación con el
8. Remitir al Archivo Central las cajas que hayan inventario en laa en
entidad
ntidad pública.
sido revisadas y cotejadas para su resguardo,
conjuntamente con el inv
inventario de transferencia El rresponsable Archivo Cent
ablle del Arch
A Central deberá:
ral deb
primaria.
Resolver
7. Re lv lass inco
inconsistencias
i que se pudieran
ddetectar
ete ar en inventario,
n el innve etiquetas o contenido de
El responsable del Arch
Archivo deberá:
chivo Central de er
la tr
transferencia,
ransferenci al momento de hacer la revisión
documental
docum menta en presencia del responsable del
9. Realizar
zar el recibido
el acuse de recibid do del inventario
ventarrio dee
Archivo Intermedio.
Archi
transferencia
ansferen entregando
nccia primaria, entre una copia
tregando un pia a laa
unidad productora
dad prooductora
ductora ingresado las
ctora cuando hayan ingresad
ingre as cajas 8. Remitir al Archivo Intermedio las cajas que hayan
al Archivo
hivo Cen
Central.
C ntral. sido revisadas y cotejadas para su resguardo,
conjuntamente con el inventario de transferencia
10. Actualizarr el inventario
t i general de la entientidad secundaria y la Ficha Técnica de Prevaloración.
pública otorgándole
rgándolee la signatura
sig topográfica que
qu
corresponda a la ubicación física
i que tendrán
t las La Dirección de Archivo de la Administración Pública del
cajas dentro del repositorio.
reposit ente rector deberá:
9. Acusar el recibo del inventario de transferencia 1. Analizar el contexto históricoo institucional

instit y del
secundaria, entregando una copia a la entidad órgano productor.
pública, cuando hayan ingresado las cajas al
Archivo Intermedio. pios universales
2. Aplicar los principios uuniver de procedencia y
deen original.
respeto al orden origina
10. Actualizar el inventario general otorgando la
signatura topográfica que corresponda a la ubicación 3. En el caso de
d que se cuente
cuennte con algún instrumento de
física que tendrán las cajas
caja dentro del repositorio. descri pción (listados,
descripción os, registros,
reg str índices, inventarios,
Los expedientess que ue sean
sea transferidos seguirán án etc
etc.),, se refeerenc para la identificación y
servirá de referencia
siendo de la entidad
idad pública hasta su destrucción
entida stru ción o las cación.
clasifi ac ón.
transferencia
ia final.
4. Iden ificar los grupos documentales siguiendo
Identifi
Artículo 50.. Tran
nssferencia final.- La transfe
Transferencia cia final see
transferencia pautas de clasificación aplicadas por la entidad
llevará a cabo
abo de aacuerdo al siguien
siguiente
ente procedim
procedimiento:
o: pú
pública en el momento de la producción documental.
1. Una vezez conc

oncluido
cluido
uido el plazo dde conservació
concluido co
conservación en el 5. Describir el fondo y el grupo documental, conforme
Archivo Intermedio
rmedio
medio de conformidad con la TabTabla de a sistemas normalizados de descripción archivística.
Plazos de Conservación
servación Documental,
Documen se gener
generará
o de transferenc
el inventario sferencia final y se elaborará
transferencia elabora 6. Clasificar, depurar, foliar y rotular.
la Ficha Técnicaica de Prevaloración
Prev con el equipo
va
responsable de la valoración establecido en el 7. Levantar el inventario correspondiente.
artículo 42 de la presente Regla Técnica.
azos de Conservación
8. Generar la Tabla de Plazos
2. Se solicitará por oficio la transferencia final Documental.
al Archivo Histórico adjuntando el inventario
de transferencia final y la Ficha Técnica de ocum mental C
Artículo 53. Baja documental.- Consiste en la eliminación
Prevaloración correspondiente. quellos expedientes
controlada de aquellos expe
e d ntes que hayan prescrito en
su
sus valores adminisstrativ , leg
administrativos, gales, fiscales o contables y
legales,
3. El responsable del el Arc
Archivo Histórico, previa que no contengan
ontengan valores
va istóricos. Las entidades públicas
históricos.
aprobación del invent entario de transferencia final,
inventario al, ddeberán
erán
án eejecutar
ecu as baja
las as ddocumentales de acuerdo
bajas
ingre
reso de las cajas
registrará el ingreso c bitá ora de
en la bitácora conn las cad d des señaladas
caducidades eñala en la Tabla de Plazos de
iass y determinará la signatura
transferencias ig a topográfi
topográfica Cons rv ón Documental.
Conservación Do umen
onddie
iente, la que se asentará
correspondiente, asent
ntará en el inventario
inven
eral a efecto
general e sirv
rva de instrumento
de que sirva in umen ento de Lass baj as do
bajas documentales serán aprobadas por el equipo
nsulta.
consulta. onsab de la valoración documental según consta en
responsable
el ar í
artículo 42 de la presente Regla Técnica, de acuerdo al
lar del
4. El titular el Archivo
Archivo Histórico
Históric entregará
en a titular
al ar sig
siguiente procedimiento:
irección
ción
de la Direcciónón de Archivo de la Administración
Admin
Administr ón
Pública dell entee rector una copia del
d inventario de 1. Identificar las series documentales que cumplieron
cia final, debidamente
la transferencia debida sellad
fechado, sellado su plazo de conservación en el Archivo Central,
y firmado, comomo acuse de rrecibo. proceder a valorarlos y a ratificar o modificar el
destino final establecido en la Tabla de Plazos
Artículo 51. Transferencia por escisión, supresión o de Conservación Documental. tal Tratándose de
fusión.- Si existe la disposición de escindir una unidad mental, se elaborará el
expedientes para baja documental,
administrativa y crear una nueva entidad pública, toda la Técnica de Prevaloración.
inventario y la Ficha Técnica P
documentación que generó dicha unidad administrativa que
fuere pertinente, se transferirá de manera íntegra para el 2. Se solicitará a la Dir Dirección de Archivo de la
cumplimiento de las nuevas funciones. Para ello se dejará Administración
rac Pública
Públi del ente rector la validación
constancia de la transferencia de los documentos a través del cumplimiento
umplim
mient dee lasas directrices
direc emitidas en la
del inventario suscrito por ambas eentidades públicas. Tabla de P Plazos de Conservación
Cons Documental
rem itie
remitiendo ell inventario
inventtario de baja correspondiente y
Artículo 52. Fondoss ac acumulados onju to de
acumulados.- Es el conjunto laa Ficha
F écni a de Prevaloración.
Técnica
documentos con escasoscas
aso o ningún criterio
criterio de organización
organ zación
archivística. Estaa documentación puede pued
p haber sido Direcc
3. La Dirección de Archivo de la Administración
heredada o transfefer
erida de entidades fusionadas,
transferida fusionad
fu liqu
uidad s
liquidadas Públic
Pública del ente rector, en base al Inventario de Baja
das, o generada
o suprimidas, geen
nerada por la propia
prop
opia entidad pública
p ca antes D
Documental, la Tabla de Plazos de Conservación
de febrero dee 2015.
2015 5. Documental y la Ficha Técnica de Prevaloración
Documental emitirá el dictamen final del proceso
ductora
La unidad productora tora
ra será la responsable
responsab de dar d el de baja documental.
ondos documentales
tratamiento a los fondos l acumulados.
acum c
En caso
de que esta haya sidodo suprimida,
mida, la Dirección de Gestión
Gestió 4. Los expedientes, cualquiera que sea su soporte,
Documental y Archivoo o quien haga ha sus veces asumirá la que hayan sido dictaminados para la eliminación
rdo al siguiente procedimiento:
responsabilidad, de acuerdo documental, bajo responsabilidad de la entidad
pública deberán destruirse en atención a los a. Ubicación estratégica de cercanía

rcanía a los usuarios.
procedimientos establecidos por el Ministerio
del Ambiente y las mejores prácticas ambientales b. Evitar ubicaciones es de riesgo respecto a las
nacionales e internacionales. condiciones ambientales
mbientales como contaminación
atmosférica,
ricaa, acústica
aacústic y térmica.
5. De cada procedimiento de baja documental se abrirá
un expediente, integrándose
ndo con el acta que para el c. Evadir
E zonas
zona geográfi
geoggráficas
ca de riesgo como
efecto se elabore, el invent
inventario de baja documental, terrenos
te renos deslizantes,
eslizzantes alto
a riesgo sísmico y
la Ficha Técnica Prevaloración, así como el
ca de Prev vulcanológico,
vul ógico, cercano
cerca a quebradas y ríos, entre
dictamen de baja documental, el mismo
aja document mo que
ue se otros.
os
conservará en la entidad produ
productora
uct conforme
conform
me las
caducidades
ade Tabla de Plazo
dess establecidas en laa Tab Plazos de Evitar
d. Evvitar zonas y climas tropicales, pero de darse
Conservación
nservacciión Documental. el caso requerirán soluciones de control para
las condiciones ambientales a las que estarán
CAPÍTULO III expuestos los documentos (fumigación,
DE LA PRESERVACIÓN
PRESE
ESERVACIÓN
SERVACIÓN
RVACIÓN DOCUMENTAL
DOCU
DO aireación).
Artículo 54. Preservaciónón de archivos.- Para la adecuada

ervación adecua e. Procurar utilizar la planta baja para ubicar los
preservación del acervo
ervo documental,
mental, todos los archivos
document archiv documentos de archivo.
de las entidades públicas
licas de acuerdo a la capacidad
presupuestaria anual asignada,
igna deberán contar con las En el caso que se designe un edificio ya construido
siguientes condiciones: para la adecuación como archivo,vo, será indispensable
observar normas que permitan
m an eliminar
min o disminuir
elim
1. Adecuación de espacios y dotación de mobiliario. cualquier riesgo o peligro; así como requerir la
evaluación de la estruc
estructura
tur por un ingeniero civil
2. Limpieza y desinfección de repositorios y especializado
do y dde ser el caso reforzarla. En ese
documentos. sentido,
o, la adaptación
adaptaci de un edificio como archivo
supone
ponne que losl espacios
espacios sean
se remodelados de
3. Almacenamiento. aacuerdo
cuerdo a las
la necesidades
idades de
necesid d los servicios que oferta
archivo,
el ar ch contemplando
c ntemp las áreas para el personal
4. Monitoreo y control
ontrol de las condiciones
cont con ambientales. qque trabaja
raba a ahí, así
aas como para los usuarios.
5. Prevención
ónn y gestión de riesgos.
nción riesgoos. La planifi
planificación para construcción o adecuación
de un edificio de archivo deberá garantizar las
Artículo 55. Adecuación
Ad ecuación de espacios y dotación
decuación do
d ión de características esenciales para generar un espacio
mobiliario.- Se dedeberá
berá tener en cuenta
eberá cuen las
l sisiguientes
iente funcional y sostenible a futuro, observando la
consideraciones:
s: capacidad presupuestaria de la entidad pública.
1. Infraestructura
ctura física.- deberá
física La infraestructura debe 2. Mobiliario: La estantería metálica deberá estar
responder a las
as condiciones
es del terreno y a la carga
c anclada al piso, con una altura máxima de 2.20
del edificio, porr lo que se deberá cumplir con las m incluida la balda superior (techo), la bandeja
normas vigentes de construcción. La estructura de inferior de la estantería deberá tener
en mínimo 0.10 m
preferencia será en hormigón armado que evite de distancia en relación al suelo,
sue o, para evitar daños
la incorporación de elementos en madera, con por inundaciones. En ell caso
c so de requerir
r racks o
espacio adecuado, con poco costo energético y que similares deberánn incorporarse
inncorporrar mecanismos de
contemple crecimiento documental. Las paredes acceso para la manipulación
m nipulació de los documentos.
serán lisas de preferencia y de materiales que
respiren como el yeso. 3. Ubicaciónción del mobiliario:
m ario: Las estanterías deberán
estar
star uubicadas
ubicad a unaa distancia
distancia mínima de 0.20 m en
Los tipos de pisos os recomendables
recom
come son de concreto to relación
reelación a la pared. El esespacio de circulación entre
endurecido alisado ado o micro
m alisados (puede
puedee estanterías
sta tendrá
te drá uuna distancia de 0.70 a 0.90 m
también serr es esmaltado), o enn última ma instancia
in tancia pparaa facilitar
facil ar el acceso, considerando un corredor
porcelanatos
ato (aunque
toss y cerámicos (aunq que para
p estos deberá
deb central
cent ral de mínimo 1.20 m.
considerarse
iderarrsse la carga o pesoo qque resistirán);
res irán);; estos
estos
materiales acumulación
aterialess evitan la acumula polvo y son de
ulación de po En el caso de
d almacenar documentos de gran formato como
características
acterísti
ticas conservación
icass frías lo que ayuda en la con rvación planos,
plan s mapas, carteles o de soportes distintos al papel,
de loss sopor
soportes
porteses documentales, por otro lado,
rtes la las considerar la implementación del mobiliario adecuado
con
características
ísticas
ass ignífugas
igníf y de mínima aabr abrasión
ón destinado a conservar y garantizar esta documentación.
también sonon parámetros
rámetros que deben
d b considerarse.
cconsiderarse
Artículo 56. Limpieza, desinfección de repositorios
La ubicación del repositorio deberá
b á responder a los y documentos.- La limpieza o eliminación de polvo
requisitos de: y suciedad presente en repositorios y documentos, se
deben ejecutar periódicamente. En los archivos centrales Para documentos que presentan
ntan biodeterioro
e intermedio se deberá realizar una limpieza de la (microorganismos) se deberá el elaborar
bora el protocolo de
documentación que ingresa mediante transferencia, así actuación, que incluya la identi identifi cación del material,
ficaci
como la revisión previa de documentos que puedan tener el aislamiento de este material
material para
pa su tratamiento, su
afectación por bio deterioro. desinfección puntual, al, el uso de
d productos en lo posible
n
naturales baja toxicidad,
o de baja tox
xici d, la disposición luego del
La limpieza de los archivos deberá be constar en el programa trat
tratamiento o de
d estos documentos
doc mentoss en un área que cuente con
regular de inspección y mantenimiento
antenim de los repositorios, ntiilació constante
una ventilación con ante y de renovación
re del aire (análisis
en el caso de requerir fumigación
ción bajo
migació ba ninguna circunstancia cia cali ad del aire),
de calidad re) y el monitoreo
m del material tratado
se podrán emplear productos ductos químicos
produ quími altamente
nte tóxicos
óxicos
para que pueda eda ser
s r incorporado
incorp al fondo sin ningún riesgo
y nocivos para el personal
ersonal del archivo,
pers archivo, y no deberán
d án ser
co amin nación Las
de contaminación. L medidas frente al ataque biológico
aplicados de forma
rmaa directa
d sobre la documentación.
cumen ción. Deberá
docu De
i uyen tamb
incluyen ié control de plagas.
también
considerarse
se que la
la aplicación de cualquier
lquier fumigante
cualq fum te para ell
ambiente sea empleado
empplleado mediante sistemas de pulverización
p rización ulo 57. Almacenamiento.- Cada entidad pública
Artículo
o nebulización,
ón, así
síí como su aireación adecuada
ade
adecu luego
ego de
hará constar en su política institucional interna el tipo
los procesos ejecutados
utadoss en la fumigación
ejecutad
utados fum
fumigac de espacios.
es s.
de unidades de almacenamiento que deberá utilizarse de
Si la actividad de limpiezapieza y fumigación es
mpieza e realizada
realizad de
rea
acuerdo al soporte, para evitar deterioros físicos en los
forma externa deberánerán exigirse los requisitos
requisi de seguridad
segurid
documentos como deformaciones, roturas, desgarros, entre
de los productos utilizados.
lizados. Este
ste programa
pr debe incluir la
desratización y desinsectación,
ctación, de detectarse estos agentes. otros, tomando como base las siguientes recomendaciones:
Tabla 1: Tipo de unidad de almacenamiento o de conservación
Tipo de archivo Tipo de unidad de conservación T

Tipo
ip de caja
Archivo de Gestión obre
re
Bibliorato, folder cartulina o sobre No aplica
Archivo Central e Intermedio old cartulina
Folder T03 o T15
Tabla 2: Especificaciones
T es dee las un
unidades
id es de alma
almacenamiento
miento
Unidad de almace-
a Capa
Capacidad de almacenamien-
Material
Ma rial
namiento
am
miento
mi to aprox.
Foldeerr cartulina
Folder ulina con
Cartulina on ba dez
baja acidez 100 hojas formato A4
Biblio
ior
orato
a L4
Bibliorato Ca
Cartónn 250 hojas formato A4
ibliorat
rato L8
rato
Bibliorato Cartónn 500 hojas formato A4
Cartónn forrado ccon mat
material de encuader-
Un documento o varios docu-
exte
nación (parte externa) y cartulina libre de
mentos, considerando formatos
Caja T03 o T15 in
ácido (parte interna que entre en contacto
y conformación de los expedi-
con la documentación) o contenedores en
entes.
cartulina libre de acido
nto por so
Un documento obr con-
sobre,
Cartulina libre de ácido, o
Sobres a medida o la con
siderando nform
conformación del
Cartulina plegable
ex pe
expediente.
Tabla 3: Capacidades de las unidades

dad de almacenamiento
enam
miento
Unidades
U ades de
d conservación
co por
Unidad de almace-
almac
ace- Capacidad de almacenamiento
almacena ento
metro lineal
m
namiento
mient
nto apro
aprox.
x.
11000 hhojas formato

as form
ma o A4, o
folders, o
10 folde
Caja té
técnica
t T03 1m = 6 cajas T03
biblioratos
4 biblior
bliorat L4L4, o
biblioratos L8
2 bibliorato
bbibli
2000 fformato
00 hojas form to A4, o
20 folders,
fo o
Caja técnica
cnica T15 1m = 3 cajas T15
8 biblioratos L4, o
4 biblioratos L8
Artículo 58. Monitoreo y control de las condiciones ambientales.- Los principales factores de deterioro ro que generan daño
en los documentos resultan ser aquellos que tienen relación al ambiente externo de los documentos ccomo mo sonon la temperatura,
ímica ddee reac
humedad, luz y contaminantes atmosféricos; a ello se suma la naturaleza biológica, mecánica y química reacciones que varían
según la manufactura de los documentos.
1. Temperatura y humedad.- Se debe comprender que no existe la temperatura y humed humedad

dad relativa
tiva ideal, solamente rangos
y valores que ayudan a minimizar los cambios bruscos en los mmateriales; así ttemperatura
sí una tempe humedad que es aceptable
turaa o hume
para un material puede
ede ser desastrosa para otro. Los rangos
angos que ddeben cons
considerarse
derar para el man
mantenimiento
ten de soportes en
papel serán:
Tabl 4: Rangos
Tabla Rango recomendados
recom doss para soportes
op tes en papel
Temperatura Humed
Humedad
dad Relativa
18-21
21 °°C 45-60%
(Fluctu
uctuación
uctuación
ió di
(Fluctuación diaria
i 3 °°C) (Fluctuación diaria 5%)
Sin embargo, existen

n soportes
rtes docume
documentales especiales o ddiferentes al papel y en estos casos los rangos de temperatura y humedad
relativa variarán:
Tabla 5: Rangos recomendados para otros soportes
Soporte Temperatura Humedad

edad R
Relativa
ela
Fotografía en blanco y negro 15 – 20 °C 30 - 35%

45-60%
5-60% /
Cubiertas en ppergamino/cuero/textil 18 - 20 °C
C
textil 30-50%
extil 30-5
Fotografía en color
Fo
Fotogra 10
0 – 18 °C
C 30 - 40%
Formato
to electrónico ((disquetes,
mato is CD-ROM,
es, CD -ROM
M
18 - 20 °C 30 - 40%
video, etc.)
casetes de video
vi tc.
Micro información
nformació ((microfi
o portadores de inf icrofichas) 17°° C 20 – 30%
Máximo recomendado
Películas de gelatin
gelatina
na de plataa
d pl Menor a 40°C
Men
es de 40%.
Las fluctuaciones en la temperatura

mperatura y hum
humedad relati
relativa afect
afectan las dimensiones y propiedades mecánicas de los materiales
orgánicos y pueden provocar
car da
daño si se producen en cocortos períodos de tiempo; por ejemplo: calor y baja humedad relativa
generan resecación y fragilidad en
n el cuero
cuero, pergam
pergamino, papel y adhesivos. En cambio, si existe calor y un aumento de la
humedad relativa surgenn hongo
hongos y ambientes ideales para plagas e insectos.
2. Iluminación: Entre los deterioros que provocan los diversos tipos de luz, están promover la descomposición
esc mpos química
de los materiales orgánicos, decoloración u oscurecimiento del papel y daño irreversible dell mmaterial
ateriall ddocumental; por
ello es importante considerar los niveles de luz a utilizar, así como el tipo de iluminación,
ón, para pprevenir riesgos en la
ación
documentación.
Para la iluminación interior en el archivo deberá considerarse equipos

os ccon mínimos rayos ultravi
ultravioletas.
s. Los niveles de iluminación
variarán dependiendo de las áreas a iluminar:
Tabla 6: N
Niveles
iveles dde iluminación
umin ión
Áreas Nivel de luz

uz Observaciones
Ob
Considerar
C derar si existe la luz natural y la medida
S
Sa
Salas
alas de lectura
ra 20
200-300
300 lux
luxes
para el
e uso de la luz artificial.
Áreaa dee almacenamiento,
alm
almac i Se aplica estos rangos cuando se excluye total-
50 -100-2 luxes mente la presencia de luz natural.
50-100-200
sitorio
repositorioo documental
t l
Durante una jornada de ocho horas por un máx-
Para exhibición 50 a 70 luxes
imo de 60 a 90 días.
Artículo 59. Prevención y gestión de riesgos.- La gestión de riesgos implica qué actividades deben ejecutarse
rse dur
durante y después
sgos y sus impactos, así
de un siniestro e incluye pautas para cada caso. Las acciones de prevención y gestión consideran los riesgos
como la documentación que debe rescatarse de forma prioritaria en un siniestro.
n cconsiderar,
Las etapas y actividades que deben desarrollarse en la planeación frente a desastres deben onsidera entre otras:
ades frente a desastres

Tabla 7: Etapas y actividades sastres
Etapas Objetivo Acciones

cciones
Determin nar llos peligro

Determinar peligross
ción
ónn de
Evaluación Evalu
aluar am
Evaluar me as am
amenazas mbien
ambientales internas y externas del
para la edifi
e cación
cac ón y su
us
sus
sgos
riesgos c o medidas
edificio, didas prev
ppreventivas vigentes.
archivo
vos
archivos
Implementa
ntar med
Implementar as
medidas
Sisteemas co
Sistemas contra incendios, mantenimiento de sistemas e
ción
n
Prevención evi
que eviten reduzc
o reduzcan
instalac
instalaciones.
pelig
cualquier peligro.
Revisión de planos del edificio, lista de prioridades de

Desa
Desarrollar un plan es-
rescate, capacitación del personal, operación de salvata-
Preparación crito de preparación, re-
je, instrucciones para rehabilitación a largo pl
plazo, entre
spuesta y recuperación.
otros.
Aplicar los proced-
mergeencia establecidos,
Seguir los procedimientos de emergencia
imientos a seguir cuan-
Respuesta min
narr de lla extensión de los
hacer una evaluación preliminar
do se produce el desas-
rial moja
daños y secado de material ado
mojado.
tre
Resta
Restaurar el sitio dell Determmin prio
Determinar idades para
prioridades ara el trab
trabajo de conservación,
desastre y el mater al
material dete minar ac
determinar ivid
d es dde conse
actividades er
conservación en etapas, reha-
ción
ón
Recuperación
dañado par legar a
para llegar b tar el lu
bilitar ugar dell de
lugar esastre aanalizar el desastre y mejorar
desastre,
cond
ndición estable.
una condición stable. plan
n.
el plan.
La planificación paraa enfrentar los desastres debe ccon mplar todos los posibles riesgos naturales y provocados por el ser
contemplar
humano:
Ta
Tabla 8: Ti
Tipo dde riesgos para los archivos y su documentación
Naturales Provocados por el ser humano
Inundaciones Actos de guerra, terrorismo, vandalismo

Movimientos telúricos Incendios, agua (cañerías rotas, filtraciones,
cio
ones, etc
etc.))
Erupciones volcánicas Explosiones
Tabla 9: Sistemas de Seguridad

Ta ad y prevención
reven ón en ccaso
so de riesgos
esgoss
Re
Revisión
visión
Sistema de extinción
exti
tinción de ince
incendios
d Actividades
Acti idad a realizar
periódica
iódic
V
Verifi ca el corre
ccorrecto desempeño y la limpieza de los
Mensual disposi vos y comunica las observaciones pertinen-
dispositivos
mático
o de
Automático de extinción (detectore
(detectores
tes.
de humo)
de
Revisión por parte de un designado del cuerpo de
Anu
Anual
bomberos de considerarse necesario.
xtintores man
Alternativa: Extintores nuales de
manuales Verifica visualmente el estado de los extintores man-
Mensual
CO2, Solkaflan o mult
multipropósito. uales (corrosión de los envases, fecha de caducidad).
Tabla 10: Sistemas de ventilación o aireación
Revisión
Sistema de ventilación o aireación Actividades
es a realizar
realizza
periódica
ntrada y sa
Verifica entrada salidaa de aire, manten-
Climatización: ventilación y purifi-
imiento o de
d la venti
vventilación
ción por
p lo menos du-
cación de aire conn filtros
ltro de aire de trall
Semestral
ntee seis hora
rante horas, mant tenim en permanen-
mantenimiento
cia (H
alta eficiencia (HEPA)
del ssistema,
te del ste a, fi
filtrado
ltrado dde aire.
1 Ubicación
1. U cación de vventiladores caseros para
mejorrar la circulación del aire en el re-
mejorar
Altern
naativa: Ventiladores
Alternativa: es casero
caseros D iaria
Diaria po
posito
positorio,
2 Programar
2. Pr lapsos de tres horas aproxi-
madamente con descansos de dos horas.
Tabla 11: Sistema

Si dde seguridad
egurid contra robos o vandalismo
Sistema dee seguridad contra Revisión

R
Actividades a realizar
robos o vandalismo
vand periódica
Circuito cerrado y alarmas Comprobar el correcto funcionamientonto de los
Mensual
automáticas dispositivos.
Alternativa: Detectores de emp
mpeño de
Verificar el correcto desempeño ddel personal
movimiento, seguridad pri- Mensual ionamiento de los detec-
de seguridad y funcionamiento
vada. nto.
tores de movimiento.
Adicionalmente se deberá disponer

dispon de entradas y salidas resguardo,
resg do, debidamente
de idam e inventariados
invventar ad y con la suscripción
de fácil acceso y evacuación,
cuación
ión, se
señalizaciones y rutas de d acta
del ta entrega
en reg recepción.
pción. Como
Com parte del procedimiento
evacuación para casoo de siniestros, equipo y material
mate ial de desv ncu ió de los
de desvinculación loos servidores
se públicos, la Unidad de
trabajo para el personal
ona
nal que labore en la
la unidad.
u d. Talen o Humano
Talento mano dee la entidad,
e deberá solicitar al Archivo
C
Cen
Central el Certificado de NO Adeudo de Expedientes,
1. En caso dede documentación siniestrada
si
siniestrad o de
d riesgo
riesgo ndo eeste ce
siendo certificado una condicionante para finiquitar la
sanitario
nitario se
se deberá informar
mar sobre los hechos
informa hos a la vincul
desvinculación.
Dirección
cción de
d Archivo de la Administración
Administra
Administració
Adminis Pública
del ente
te rector
or dentro del plazo
ctor pla máximo
m de 10 días
as CAPÍTULO IV
posteriores
res all evento,
eve
vento, anexando: DE LOS SERVICIOS DOCUMENTALES
a. Acta de Constanciacia en la que se incorpore el Artículo 60. Préstamo documental.- El préstamo de

levantamiento hechos suscrita por la máxima
nto de hech expedientes se otorgará a través de los servidores públicos
autoridad o su delegado y el Director de Gestión
u dele autorizados. La solicitud de expedientes en préstamo deberá
realizarse mediante la utilización de lla correspondiente
Documental y Archivo o quien haga sus veces.
Ficha de Préstamo Documental, en la que ue constará
con el plazo
de préstamo conforme la normativa tiva interna
internna y se registrarán
b. Fotografías, con sello institucional y rúbricas
las firmas del responsable del el archivo
archivvo y el usuario; de ser
originales de los funcionarios responsables, que necesario se acordará la la renovación
renovac del periodo, según
manifiesten el estado físico de la documentación. las necesidades dell usuario,
usuarrio, anotando
a la nueva fecha de
ddevolución.
oc
2. Cuando se trate de documentación que por sus
condiciones implique que un riesgo sanitario por El eexpediente
ediente see prestará
pre ará dee manera
mane íntegra sin desmembrar
adicio
cionalm
contaminación, adicionalmente se dará parte a el mism
mo. E
mismo. Ell responsable
r ponsable de d esta función deberá utilizar
Adm
dministrativa de la institución,
la Dirección Administrativa titu ión, a seññales en los
señales os sitios que
q ha localizado el material
efecto de que ue acudan a dictaminar
dictam la acciones
las ciones docu tall, retir
documental, ndo sin alterar el orden en que se
retirándolo
entees.
procedentes. s. Su participaciónn y dictamen
d amen deberá
de gguarda la documentación
documen restante.
star enn eel Acta Administrat
constar ativa.
Administrativa.
expe
Los expedientes otorgados en préstamo quedarán bajo la
3. La Direccción
iónn de Archivo de la Ad
Dirección Admi tración
Administración resp
responsabilidad del solicitante, quien deberá devolverlo
Públicaa dell ente
nte rector no val
validará ni emitiráá de manera íntegra al término del plazo establecido. El
dictamenn dee baja documental rrespecto
respec a la responsable del archivo dará seguimiento al préstamo
ación siniestrada o de rie
documentación riesgo sanitario. hasta la devolución de los expedientes, cerciorándose de su
integridad y reintegrándolos de inmediato a su respectiva
Los servidores públicosos de la entidad
ent deberán entregar a ubicación física localizando el lugar al que corresponde,
archi
quienes los sustituyan los archivos que se encuentren bajo su retirando el señalativo. De no haber irregularidades que
ameriten otra gestión, se procede a firmar la Ficha de Director de Gestión Documental y Archivo rchivo o quien haga
Préstamo en el campo correspondiente. sus veces dará conocimiento por escr escrito
to al titular de la
unidad solicitante y de la unidad produ productora del estado
Si al vencimiento del periodo de préstamo, la unidad no ha en que se entregan paraa loss efectos efecto administrativos y
devuelto el o los expedientes que le fueron prestados, el legales que correspondan. n. El usuario
dan usu que extravíe o dañe
Director de Gestión Documental y Archivo o quien haga los expedientes en préstamo,
pré tam deberá
ebe elaborar un informe,
sus veces solicitará por escrito al titular de la unidad la que
q contendrá rá al menos
m los siguientes
g
guientes datos: antecedentes,
devolución correspondiente o proprocederá de conformidad just cación
justifi ción del
d hecho,
he edidas de subsanación
medidas s de ser el
con la normatividad y legislación
ción aplicable.
gislació ca
caso,, firm
firma
ma de responsabilidad,
nsabilid
dad, remitiéndola
r al Director de
Geestión Documental
Gestión Doc tal y Archivo
Arch o quien haga sus veces, este
En el caso de que
ue el expedientes
e o los exped e prestados
presta dos se será integrado
nte do a la ubicación
ubica física del expediente dañado
entreguen incompletos,
pletos, equivocados o en mal
pleto estado,
al estad o eel ext ado
o extraviado. o
Présta
taamo Documental
La Ficha de Préstamo al contendrá el
e siguiente
uiente formato:
fo
orma
NO E DE
NOMBRE E LA ENTIDAD
EN
PRÉSTA O DOCUMENTAL
PRÉSTAMO D
Fecha del préstamo documental:__________

mental:___ Número de préstamo:___________________
aaaa/mm/dd
DATOS DEL SOLICITANTE:
Nombre:__________________________ Apellido:_____________________________
_________
Número de identificación:_____________ Cargo:_______________________________
__ _________ ____
Área a la que pertenece:______________
____ Teléfono celu
celular:_______________________
ular:___ ____________
Teléfono fijo:_______________________
_______
____ Correo
C eelectrónico:_____________________
reeo electrón ____________
REFERENCIA DEL
L PRÉSTAMO
P DOCUMENTAL:
DOCUM TA
Número dee caja:__

caja:_____________________
___________________
_____
Número del expedien
expediente:_______________
ent
nte:_______________
e:_______________ Ubicación topográfica:___________________
Ub
Número de fojas:____________________
s:_______
__________________ zona/estantería/bandeja
Descripción documental:_________________________
ental:___________________
_________________________
DEVOLUCIÓN:
Fecha de la devolución acordada:_______ Tiempo de prórroga:____________________

__ __
aaaa/mm/dd
Fecha de la devolución real:___________ Observaciones:________________________
_____
_______
aaaa/mm/dd
FIRMAS DE RESPONSABILIDAD:
I
Firma del so
solicitante Firma
ma del re
responsable
p sable del
d prés
préstamo
t Firma del responsable de la recepción
Nombre
mbre del
deell solicitante Nom
Nombre ddell resp nsable del préstamo
responsable tamo Nombre del responsable de la recepción
Cargo dell solicitante Cargo
Carg dell respons
responsable
able ddel ppréstamo
mo Cargo del responsable de la recepción
Artículo 61. Copias

as cer
certifi
ertificadas
cadas.-- Los documentos
doc susceptibles
ptibl
bles de exp
eexpedirse en copias certificadas o compulsa, serán todos los
documentos de archivo
ivoo en original
oi y copia certificada
cad quee obren en los archivos, o bases de datos.
antes.- Las personas

Artículo 62. Solicitantes.- per naturales y juríd
jurídicas que podrán solicitar la expedición de copias certificadas son:
ocedim
1. Las partes de procedimientos administrativos.
2. Los servidores públicos cuando lo requieran para el Artículo 65. Requisitos para el registro.-
str Las entidades
desempeño de las actividades oficiales. públicas deberán llenar un formulario
mu ario que contendrá los
siguientes datos:
3. Las unidades administrativas en ejercicio de sus
atribuciones. 1. Datos generales:
ralees:
nd
4. Los ciudadanos con fundamentos en la normativa a. Nombre
N e de la entidad
ntidad que custodia la
en
vigente. información
in orma n
Artículo 63. cedi

dimiento d
Procedimiento ció .- Se
de certificación.- b.
b Dirección
rec ión completa
co
om
seguirá el siguientee procedimiento:
pro
c. Servidor
Seervid público de contacto
1. Se proce ederá a fotocopia
ed
procederá piar los documentos
fotocopiar mentos
solicitados
licitado
oss que obren en el archivo; pos
po
posteriormente,
rmente, d.
d Números telefónicos de contacto
las fotocop
fotocopias
opias
pias efecto de verifi
as se cotejarán a efe car
erificar
que concuerdanrdan exactamente
ncuerda
rdan exactamen conco los documentos
docu os e. Correo electrónico de contacto
de origen,
n, para
ara proceder a realizar la
l certifi
ce ca caciónn
correspondiente.
iente. 2. Historia de la entidad que custodia la información
2. El cotejo acreditará que es fiel reproducción

editará qu 3. Datos de los archivos
del documento, sin si que esto implique un
pronunciamiento sobre la autenticidad, validez o a. Fondo o fondos que custodia
to a con su respectiva
licitud del mismo. descripción
3. Las fotocopias cotejadas se foliarán en el anverso
b. Secciones documentales
documental de los fondos con su
con números progresivos en el ángulo superior
respectiva
iva descripción
descri
derecho de cada foja útil.
c.. Años de la documentación
umentació
4. En las fojas quee no se contengan texto en el
reverso, deberáá indicarse
dicarse “espacio
indic “ en blanco”. En
d.. Metross lineales
lin ales de la información
caso de que se utilice
ut un sello,
sello éste deberá
erá permitir
fácilmente suu lectura.
e. Ubicación
Ubicaci de los repositorios documentales
5. Enn cada foja
oja certificada o compulsa
foj
fo ompulsa se estampará
com mpará ell
4. Condiciones
C de acceso
sello certifi
ertificación quee corresponda.
lo de ce corresponda Así
A como la
firma del servidor
servvidor facultado.
servidor facul
a. Horario de atención
6. La razón de la certificación
certificación llevará la firma dell
servidor autorizado,
o, el número
torizado, n de copias igual a la b. Requisitos para acceder a la información
original, así como
omo el número
mero de compulsas,
númer compulsas de ser
el caso, que deberá
erá imprimirse
impr en la parte posterior c. Servicios documentales que brinda la entidad
de la última foja. DDe no ser posible la impresión
en estos términos, se anexará una hoja que no se El formulario debidamente lleno y aprobado apro por la
foliará. máxima autoridad de la entidad ad pública
públicca o su delegado
deberá ser entregado oficialmente
almente por la Dirección de
7. La entrega de las copias certificadas será únicamente Gestión Documental y Archivo
A o o quien haga sus veces a
al interesado o representante acreditado. la Dirección de Archivo
chivo ded la Administración Pública del
eente rector, para
ara su registro
u regis tro y la em
emisión del certificado de
TÍTULO
LO IV
I empadronamiento.
emp nami
mient
DEL PADRÓN NACIONAL
NA DE ARCHIVOS
ACIONA
Ell Pad
Padrón
ón N Nacional
na de Ar Archivos deberá actualizarse de
Artículo 64. Padrónrón Nacional dee Archivo.-
adró ivo.- Es el manera
mane ra ccontinua
tinua con
on la iinformación proporcionada por las
registro electrónico
coo en
e el que se detallan
an los datos
tos generales
gene l eentidades
ntid es públicas.
púúblicas
de los archivos
vos del
deell país, tiene como objetivo
ob dar
ar a conocer
co
onoc r
los acervos
os documentales
docuummentales y apoyar yar a la difusión
apoya dif n de laa TÍTULO V
informaciónn pública.
públic
ica
ca. DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Y
DIGITALES
El diseño, construcción,
ón, monitoreo
trucción,
ción, m it y actualización estará
ará
a cargo de la Direcciónón de Archivo
ección A hi de d la
l Administración
Administrac Artículo 66. Definición.- Los documentos electrónicos
Pública del ente rector,
or, quienn brindará
brinda la asistencia necesaria
necesar y digitales de archivo que hayan sido producidos en
a las entidades públicas
cas y emitirá las disposiciones
di i i que cualquier época y soporte diferente al papel, forman parte
correspondan. del Sistema Institucional y del Sistema Nacional de Gestión
Documental y Archivo. Su identificación como documentos cción de Archivo de

pública y validado por la Dirección
de archivo se basa en la misma metodología técnica que se la Administración Públicaa del
el ente
e te rector.
rec
aplica para los documentos impresos. Emanan del ejercicio
de las funciones y atribuciones de la entidad pública. Sus Cons
2. Tabla de Plazos de Conservación Documental
requisitos de calidad, como los documentos en papel son: aprobado por or la
l Dirección
Direcc
D de Gestión Documental
la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad. y Archivovo o quien
quien haga
h a sus veces de cada entidad
De igual forma, los documentosntos electrónicos de archivo blic
ica y validado
pública vaalida por laa Dirección
Dire de Archivo de
ido y contexto,
tienen estructura, contenido cco derivado de las laa Administración
Ad inist ión Pública
Públic
P d ente rector.
del
an origen.
atribuciones que les dan orig
rigen.
3.. La
L documentación
cu entaciión física organizada, clasificada,
acterísticas.- Deben tener
acte
Artículo 67. Características.- ten las
as siguientes expu
urgada fo
expurgada, foliada e inventariada.
características::
na vez que
Una q se cuente con los requisitos mencionados, las
niacces
esible.-
sible.- Capacidad
1. Omniaccesible.- acidad de acceder
ac
acced a la ade públicas deberán enviar sus proyectos, términos
entidades
mación
informaciónónn en todo tiempo y lugar
lug de manera de re
referencia o especificaciones técnicas, según el caso, que
tantánea
ánea
nea y efi
casi instantánea ficiente,
i t sin importar el clima
cl a u se refieran a la digitalización documental, a la unidad de
horario. Gobierno Electrónico del Ministerio de Telecomunicaciones
y Sociedad de la Información para que sean valorados
2. Interactivo.- Permite que se pueda d llegar
ll a la conforme corresponda.
de diferentes
información desde difer sistemas informáticos.
esm
Cuando se trate proyectos de la desmaterialización de
3. Recuperable.- Los documentos digitales tienen la pr cedim
impresos, se seguirá el mismo procedimiento, pero,
posibilidad de consulta y búsqueda de una manera erán contar
además, los documentos deberán contar con
co la certificación
rápida y fácil, independientemente de su volumen. ue la pplena
electrónica que les otorgue lena vvalidez jurídica.
Artículo 68. Digitalización y desmaterialización de La contratación n de proy

pproyectos
os de digitalización y/o
blic deberán cumplir con
impresos.- Las entidades públicas des lizzación de documentos
desmaterialización cumeentos deberá cumplir lo
los siguientes requisitos previos a la aprobación de los prev o en es
previsto estee artí o.
artículo.
ción documental:
proyectos de digitalización docume
do
Ar tículo 669. D
Artículo sarro
ollo de las herramientas.- Las
Desarrollo
Gene
neral de Clasificac
1. Cuadro General ccación Documental
Docummental entid
entidadess públicas
ppúblicas deberán considerar los siguientes
ado por
aprobado po
p la Dirección dee Gestión
Gestió
G Documen l
Documental m ulos básicos
módulos básiccos al
a momento del desarrollo de los Sistemas
y Archivo
o o quien haga suss veces
v entidad
de cada entidad formáti
tico de
Informático d Gestión Documental y Archivo:
Tabla 12: Módulos

os básicos
básiicos del sistema
Módulo
dulo Descripción
Correspondencia
pondenci Gestionar la entrada y salida de correspondencia
Flujos de trabajo Es el control de la asignación de tareas de correspondencia

pondencia interna
y externa mediante un sistema de notifi
otificaciones.
caciones
Parametrización de Creación de plantillas para el ing

ingreso
greso de metadatos.
metadatos
Búsqueda
da Creación de pl
plantillas
lantilla de búsq
búsqueda
queda para cada tipología documental
ada tipolo
Reportería
eporte
rtería Generación
G neracción de reportes
portes dee aacuerdo necesidades institucionales
o a las ne
Auditoría
A Permite hacer
erm hace controll deta
cer un con detallado
allad de las funcionalidades y activi-
dades generadas
ades gener
g en el Sistema.
Las herramientas
ntas inf
informáticas
nformáticas
formáticas
ormáticas serán desarrolladas
desar
desarroll bbajo lla norma
ma open n sou
source (código abierto), cada departamento tecnológico de
las entidades públicas
blicas
ass dispondrá
ddisp personal para
spondrá de ssu propio persona desarrollo
ra el des arro de la herramienta y será bajo protocolos de comunicación
orientados a la web.
eb.
Artículo 70. Metadato.-

o.- La entidad pública
bli ddeterminará
t los metadatos básicos para la recuperación de documentos, considerando
como mínimo los siguientes:
ntes:
Tabla 13: Tabla Metadatos mínimos
Elemento Información del elemento

nto
Título del documento Es el nombre con el cual se identificaa el ddocumento
ocum
La codificación del documento
n de nto debe
d cconstar este campo,
ar en es
Número de registro
ro de ddocumento cuya integración
ración le ppermitan
tan ootorgar
torga identidad
idad pplena
len a cada uni-
dad documental.
cumeental.
Con
Co n la ddeterminación
ete minación y estructura estandarización de año,
ructu a de es
Fecha dell documento
do
mes, día. (aaaa-mm-dd)
s, día aaaa-mm
m-d
Especifi
specifica un ppequeño resumen
eño reesum del documento, colocando en
Descripción
Descrip documento
pcción del documen
mento
este
te texto llas ppalabras claves para la localización.
alabra clav
Describe
De ttipología
be la tipoloogí del documento, como por ejemplo oficio:
Tipo de docum
documento
ocumento
ocumento
memorando,
mem rando, acacuerdo, informe, etc.
Especifica si la documentación es de carácter confidencial y/o
Carácter del
el documento
ento
reservado.
Permite identificar si el documento tiene versión preliminar
el o
Versión del documento
definitiva.
Permite conocer el número de hojas que conform
conforman
man el docu-
Número de hojas
mento electrónico.
Artículo 71. Gestión de documentos

docu electrónicos y encuentren
cueentren en un medio ddigital
digital, se mantendrá en su
digitales.- Las entidadess pública
públicas
lic deberán considerar el formato
foorma y sse lo integrará
o integgrará dde esa forma al expediente
siguiente proceso: electrónico.
elec ró o. Los parámetros mínimos a considerar
os par
para
p laa cacaptura
tura sson
on los siguientes:
1. Producción.
n.
a. Laa digitalización deberá realizarse
estión.
2. Gestión. preferentemente
p en blanco y negro, en el caso
que la imagen del documento original a color
rvacióón.
n.
3. Preservación. no fuera legible.
4. Acceso y difusión.
sión. b. La resolución deberá estar configurada en 300
ppp/dpi (puntos por pulgada/dot per inch).
ucción.- Se rrefiere
Artículo 72. Producción.- creac
refiere a la creación,
ontrol de la información generada
recepción, captura y control c. Si la calidad de visualización del documento
ón
a través de medios electrónicos, para ello se considera las resultante lo permite, podrá
od utilizarse una
mismas condiciones que un documento en soporte físico. resolución menor, 200 o 1150 ppp, permitiendo
0 ppp
un menor tamaño dell m
mismo.
smo.
1. Creación.- La unidad productora, al crear
documentos electrónicos, deberá utilizar los d. Formatos más comunes
comun JPG, PNG, TIFF y
metadatos mínimos dispuestos en la presente Regla PDF.
Técnica. Dependiendo de la tipología documental
la entidad pública establecerá
tablece metadatos específicos e.. Ev
Evitar
vitar activar el reconocimiento
reecono óptico de
adicionales. caracteres,
car denominado
omina OCR, debido a que esto
s, deno
incrementará
men rá susustancialmente el tamaño del
2. Recepción.- S Son los canales,
can e como
omo correo archivo.
archivo.
electrónico,o, documentos generados
co gene
nerad por sistema
sist
de gestiónónn documental, entre tre otros,
otros a travésvés de
trav de Los documentos que se elaboren para la
loss cualess la información ingresa
in a las
l entidades
ntidades subida
subi al Quipux con un límite de tamaño para
públicas. Se identificará los tipos de soportes
licas. S ssopor
so s de los carga de anexos, deben ser escaneados en una
documentos os recibidos
mentos recibidos y se ingresará
ingresar
ingr los metadatos
me resolución menor hasta 90 ppp, siempre y cuando
para su registro.
stro.
ro la documentación conserve su integridad y
visibilidad, teniendo en consideración que para el
3. Captura.- Todo document
documento debe
cumento en soporte físico deb archivo institucional digital se volverá a capturar
ser digitalizado conformar ell expediente
do para con los documentos de acuerdo a los parámetros
electrónico. Para
ra los documentos que ya se establecidos anteriormente (300 ppp).
El documento físico que es digitalizado no se Conservación Documental, a fin de que el equipo

elimina, este pasa a conformar un expediente responsable valide la información
fo mación a ser eliminada
híbrido con toda la información que se genere en en el sistema.
los sistemas. Para ello se dejará constancia en una
hoja testigo de la conformación del expediente. 3. Baja de documentos
doccummento electrónicos.- Posterior
al dictamen
m n de bajbaja documental,
ocum emitido por la
4. Control.- Al igual que el documento en soporte Dirección
cción dde Arc
Archivoo de
d la Administración
Ad Pública
físico, el sistema genera
generará un reporte con los ente
del en rector, los expedientes
te rec expedien electrónicos deben
trámites pendientes respuesta y se emitirá un
tes de re ser borrados
bor de forma
ma segura,
form s verificando que no
detalle de los mismo
mismos autoridad, a fin de que se
mos a la au queden
ued respaldos.
r paldos.
tomen las acciones
ccion correspondan all caso
iones que corres caso.
Artículo
A rt 74.
o 74 Preservación.- Los sistemas que
P
Artículo 73.. G Gestión.- Comprende
Ge nde las
Comprend la etapass dee
gestionen
stioneen los
lo documentos electrónicos, contarán con
clasificación, valoración
ón, va loración y bajaa de los documentos
alo umentos
todass las medidas de seguridad que sean necesarias para el
electrónicos.
s.
resguardo de la información como de los metadatos a fin de
resg
1. Clasificación.-
ón
n.- Permitei al servidor público
p co garantizar su recuperación.
ga
encargadoo conformar
ormar los expedientes
nformar expedient de acuerdo
acu o
al orden en que se generaron de conformidad
c a las 1. Medidas de seguridad.- La Dirección de Gestión
series documentales previamente
eviamente identificadas en el
entales previam Documental y Archivo o quien haga sus veces,
Cuadro Generall de Clasificación Documental de la conjuntamente con la Dirección de Tecnologías
entidad pública. de la Información y Comunicación o quien haga
sus veces, deberán tomar en cuenta
cu medidas
2. Valoración.- El sistema deberá emitir alertas de las de seguridad que abarquen,
qu n, como
como mínimo, los
caducidades establecidas en la Tabla de Plazos de siguientes temas:
Tabla 14: Medidas de seguridad
Tema Descripción
ripc
pción
ar lo
Proporcionar os acces
los accesos co
corr
respo d tes a los
correspondientes l uusuarios que
usuari
arios y roles
Permisos, usuarios role n previamente
estén reviaamente autooriza os para el mane
autorizados manejo de la infor-
mación
mación.
Comunicación
unic
ica
cación Mantenerr una
Mantene comunicación
na co cifrada.
munic ó cifra ada
S dispondrá
Se spondráá de una
na arquitectura
quitec tecnológica que proporcio-
fraestru
ruuctura
t
Infraestructura n
nará os mec
los ismo
mos nec
mecanismos necesarios a fin de salvaguardar la infor-
mació
mación.
Establece claramente
Establecer laram los periodos en los cuales se realizaran
o de información
Respaldo nformación
los back up (respaldo).
Establecer los mecanismos adecuados que garanticen la seguri-
Seguridad de laa info
información
dad de la información.
ados con lo
Control y seguimiento sobre los procesos realizados los
Auditoria
datos a través del sistema.
2. Migración.- Al suspender la operación de un sistema Artículo 75. Accesoso y difusión.-

difu
usión Los sistemas garantizarán
informático, se verificará que los documentos el
e acceso, consulta
onsulta y visualización
vis izació de los documentos
electrónicos de archivo vo que
qu contenga, así como su electrónicos.
elec os.
información, se transfi fier
era
eran a un nuevo sistema o
se generen loss respaldos.
resp
spaldos. SeS deberá programarmar su Laa aut
autoridad
rid d nominadora
m adora establecerá el control de los
transferenciaa de acuerdo a un plan coordinado
rdinado con accesos
accesos en el caso
ca de documentos
doocu de carácter confidencial
la Direcciónió
ónn de Tecnologías dde la Información
formación y y res
reservado.
doo
unicaaci
Comunicación ción o quien haga susus veces,
veces considerando
onsider
erando
siempre
empre que
qquue la informaciónn pueda
p ser accesible
sib enn El sistem
sistema proporcionará instrumentos adecuados para la
ma pr
cualquier
lquier fformato
fo y aplica
aplicación.
icación. búsqueda,
ueda localización y recuperación de los documentos
electrónicos
elec de archivo.
Para salvaguardar
alvaguard
gua dar los documentos
uardar do se deberá
erá
Artículo 76. Proceso de digitalización.- Se deberá tomar
supervisarr el proceso
eso de migración y constatar
constata la
en cuenta los siguientes aspectos:
correcta transferencia
ncia dde la información, así com
nsferencia como
administrar y supervisar el buen
b funcionamiento
funcionamient del 1. Compresión de documentos.- Se recomienda
sistema informático
tico que posea la entidad pública. el formato PDF, debido a que es uno de los más
extendidos para el intercambio de información, Artículo 78. Digitalización de documentación menta pasiva.-
permite la preservación y fácil recuperación Esta gestión implica la digitalizaciónza ión e inde
indexación de la
del documento. Para los casos especiales de documentación administrada en los Archivos Arch Centrales y
preservación histórica existen formatos específicos en el Archivo Intermedio, o, quee con fines de mejora de la
que se utilizarán de acuerdo a las necesidades de eficiencia y eficaciaa de los sservicios, simplificación de
cada institución, considerando el volumen de trámites, preservación
vación y consulta,
c ulta, debe ser transferida a
almacenamiento de cada uno de ellos.
formato digital.
fo gittal. Lass entidades
enti des públicas
púúblicas deberán determinar,
en la
l política
olítica institucional
stituc nal interna,
nterna los
in lo procesos implícitos en
2. Cuidado del documento
cumentnto físico.- Al momento dee
dicha
ha gestión,
gesti n, roles
r y aprobación
aprob ió de campos de indexación
realizar la digitalización
zación se ddeberá tener presente
italiza nte loo
comunes
commune de la ddocumentación.
umentac
siguiente:
AArtículo
r Control de la calidad de los procesos de
o 79. Con
a. Documentación
Docum mentación empastada.-
m empasastada.- Evitarr ell
digitalización.-
gitaliza
zación Las entidades públicas considerarán
daño ded la documentación
ción al mo
documentaci momentoo de laa
las accio
acciones tendientes al control de la calidad de la
digitalización.
digitallización. hoj durante
ización. No doblar las hoja
hojas rante el
digitalización e indexación, entre estas, lo relativo a
digi
escaneado.
caneadado
do.
aautenticidad, fiabilidad, integridad de los documentos de
b. Documentación
mentación
taciónn anillada.-
anillada DeD preferencia
preferen archivo generados y recibidos.
quitar ell anillo
o del documento
d para evitar su
deterioro. Una vez culminado
minado el proceso dejar
culm Estas acciones permitirán verificar que el documento
el documento to en su estado original teniendo digital sea idéntico al documento original, para lo cual
cuidado en el orden y estado del mismo. las entidades públicas deberán determinar en su política
institucional interna los parámetros a considerar
conside dentro del
c. Atasco de papel.- Evitar la ruptura del proceso de digitalización. A continuación
nti uaciónn se detalla varios
documento. lineamientos a tomar en cuenta:
nta:
d. Documentación histórica.- Realizar la 1. Determinar el rresponsable

espponsa de ejercer esta actividad
manipulación utilizando guantes que eviten durantee el proces
procesoo dde digita
digitalización.
ecto eentre el personal y el
el contacto directo
documento. 2. E
Establecer
Establ cer una lista
sta dde requisitos que deberá
na lis
cumplir
cum pli el do
documento
umen digitalizado.
dad
e. Integridad d del
d documento.-
documento No realizar lizar marcas
nggún
ún tipo (lápiz, esferog
de ningún gráfico, resaltadores,
esferográfi resaltadores 33. Dete
Determinar
termina ssi el control de calidad se lo realizará
marcad
ado
dores) sobre la docum
marcadores) umentac n
documentación. sobre toda la documentación o por muestreo.
paracición
3. Preparación ón de documentos
entos para la ddigi ización
digitalización 4.. IIndicar las condiciones en las cuales amerite una
exació
ión.
n.- Se usará el equipamiento
e indexación.- equipami
equip nnecesario nueva digitalización.
que estata actividad
activid
ctiv
tividad
dad amerita,
amerit esto es guantes
gua y
as tipo
mascarillas po quirúrgico,
uirúrgico gafas,
gafas mandiles,
m etc., 5. Cantidad de documentos digitalizados versus
manipulandoo la documentación
documen
cumentación en zonas adecuadas,
adecuada cantidad de documentos físicos.
limpias y que propendan a laa eficiente aplicaci de
eficiente aplicación
infor
la seguridad de la información. La documentación 6. De ser el caso, acceso para modificaciones a la
id
será revisada considerando los siguientes aspectos: metadata o imágenes y administración
str del sistema
de archivo digital.
a. Revisar los documentos, retirando elementos
que dificulten el proceso de digitalización TITULO
ULO V
TU
(quitar grapas, clips, post it, notas, entre otros). GLOSARIO
RIO ARCHIVÍSTICO
ARC
CH
b. Separar los documentos que se encuentren con Archivo

A público.-
lico.- Conjunto
Conju dee documentos
docu pertenecientes
páginas unidas. a entidades
e des oficiales
cial y aquellos
aquello que se derivan de la
os qu
prestación
pr acciónn de un
u servicio
vicio público
púúblico por entidades privadas.
nas invertidas.
c. Girar páginas in
invertidas
Cuadro
Cua ro General
nera de Clasifi
C cación Documental.- Es la
ar el
d. Revisar e soporte documental
documment a digitalizar
digitaaliza herramienta
h
herra enta básica
básic para
p la gestión documental y archivo.
sobrees,
s, tipo de papel, tamaño).
(sobres, tama
maño). Constituye
nstituye la representación de la organización de un fondo
documental
ument l que aporta los datos esenciales de su estructura
Artículo 77.7. Digitalización
Diggitalización
italización de documentación
documentació
documentac
documenta activa.- por secciones,
ecc subsecciones, series y subseries. Refleja los
ación
Dicha información n cuenta
uenta con dos entradas
entra básica
básicas dentro expedientes
exp que generan las entidades en el ejercicio de
cumental:
ment
del proceso documental:ntal:
l: activa interna
int e na.
y activa externa. sus funciones, atribuciones, responsabilidades, productos
úblicas
Las entidades públicas as deberán
eberán determinar los procesos
proce y servicios.
implícitos en dicha gestión, n, role
roles y aprobación de camp
campos
de indexación comunes es para las series
ser
eries documentales en la Compulsa.- Copia oficial de un documento que se coteja
erna.
política institucional interna. con el original.
Conservación documental.- Medidas o acciones que Expurgo documental.- Es el proceso técnico técnic que permite
tienen como objetivo la salvaguarda del patrimonio aquellos documentos
seleccionar, valorar y eliminar aquellos do de
documental, asegurando su accesibilidad a generaciones archivo que habiendo perdidos os sus otros valores no tienen
presentes y futuras. La conservación comprende los valor histórico; se deberá erá retirar
reetirar todos los elementos
siguientes tipos: conservación preventiva, conservación perjudiciales para ell soporte
so
oporte que
qu contenga la información.
curativa y restauración. Todas estas medidas y acciones
deben respetar el significado y las propiedades físicas del Fo
Foja.- Hacee referencia
referen
r ncia a una
na hoja.
hojja.
bien documental.
F lio testigo.-
Folio testi o.- Es una
na hoja que aporta o suspende el ciclo
Contenedor.- Término no utilizado
util tam
también e pientee
para el recipiente dell folio don
dondee debe
d be registrar
regi
gistr el motivo de la suspensión del
maliz
alizado que se utiliza
(caja, carpeta) normalizado uti iz paraa colocar
colocar los folio sii se sustrajo
sustrajo parte del archivo.
rcchiv
hivo.
documentos de archivo.
ndo documental.-
Fondo docum Conjunto de documentos de toda
Custodia.-- Respoonnsabilidad jurídica
Responsabilidad ca que impli
implica el controll raleza formato y soporte, acumulados y producidos por
naturaleza,
da cons
y la adecuada nservación
servación
rvación de los fondos por
conservación po pa parte de una
una entidad, en el ejercicio de sus actividades y funciones.
chivísti
stica,
ica,
a, cualquiera que sea lla titular
institución archivística, titularidad de
los mismos.
Fusión.- Unión de dos o más entidades públicas diferentes
formando una sola.
Desmaterialización n electrónic
rónica de documentos.- Es la
electrónica
formación contenida
transformación de información con
ntenida en documentos
docum
Humedad relativa.- Cantidad de vapor de agua contenida
atos, mismos
físicos a mensajes de datos, mi que deberán contener
las firmas electrónicas correspondientes debidamente en el aire.
certificadas ante una de las entidades autorizadas.
Metadato.- Son los datos que ue permi miten describir el
permiten
Difusión.- Función archivística fundamental de promover contenido, el contexto y la estructu ura dde los documentos
estructura
y garantizar la utilización de los fondos documentales de y su gestión a lo largo de
dell tiemppo ((Norma ISO 15489-1).
tiempo
los archivos y hacer partícipe a la ciudadanía del papel que
desempeñan los archivos. M mo.- Nom
Microorganismo.- bre genérico
Nombre enéric que designa los seres
sola
solamente vis
sibles al
visibles a m oscopiio, com
microscopio, como bacterias, mohos,
Digitalización.- Conversión rsión digital
d de documentoss etc
etc.
originales en soporte papel, l, con el objeto
o tar el
de incrementar e
ción
acceso a la información,ón, reducir la manipulación
m ón y uso de Or nami o. Opera
Ordenamiento.- aci
Operación archivística realizada dentro
alles,
s, frágiles o utilizad
materiales originales, dos intensivamente.
utilizados nsivameente del pproceso
esoo dde oorganización,
ga que consiste en establecer
ssecuencias
encias de entro de las categorías y grupos, de acuerdo
dentro
Documentoto digiita
tal.- Es el documento
digital.- documemento producto
prod de una n las se
con eries naturales cronológicas y/o alfabéticas.
series
diante eequipos de digitalización.
captura mediante gitalización.
Pág
Página.- Cada lado de una hoja.
Documento dee archivo.-
archiv
ch
hivo.-
vo EsE aquel quequ registra un hecho,
ho,
ivo, jurídico,
acto administrativo, ídico, fiscal,
fiscal, contable
contab y técnico,
técn o Patrimonio documental.- Conjunto de documentos
creado, recibido, manejadodo y usado en el e ejercicio de las
l conservados por su valor histórico o cultural.
des de las depen
facultades y actividades ependencias.
dependencias.
Prevención.- Medidas y acciones dispuestas con
Documento electrónico.- .- Es la información que una anticipación que buscan evitar riesgos en torno a amenazas
entidad pública genera electrónicamente de un aplicativo o y vulnerabilidades.
software especializado.
strati
ativa y ju
Registro.- Acción administrativa ur
jurídica de control de la
Eliminación.- Destrucción física de unidades o series rada y cir
expedición, salida, entrada cul
circulación de los documentos.
documentales que hayan perdido su valor administrativo,
probatorio o constitutivo o extintivo de derechos y que no R abilidad de oocurrencia
Riesgo.- Probabilidad renci de un evento adverso
hayan desarrollado ni se preveavea que vayan a desarrollar con consecuencias
cuen
encias eeconómicas,
icas, ssociales
ociale o ambientales en un
valores históricos. Esta destruc
destrucción se debe realizar sit
sitio pa
artiicular y en un tiemp
particular mpo de exposición determinado.
tiempo
por cualquier método que garant
ggarantice la imposibilidad de
reconstrucción de loss documentos.
doc
ocumentos.
Sopo
Soporterte documental.-
cumental.- M
Medios materiales en los cuales
ssee contiene
c iene la información
infor y puede ser: papel, digital,
arac
ació
ción o división de una
Escisión.- Separación un entidad
en dad en dos
d o
ctrommagnéti audio, video, etc.
electromagnético,
más partes para cr
reear una nueva.
crear
Sup esi
Supresión.- Eliminación o desaparición de una Entidad.
Expediente.-- Conjnjunto
nto de documentos pertenecientes
Conjunto ppertene
pert ntes a
suntoo o negocio.
una persona, asunto egocio Testimonios
Testimoni
Testim escritos jo
escritos, reflejo
dministrativo
nistrativo
strativo iniciado por un
de un proceso administrativo u peticionario
pet
peticio rio Tabla de Plazos de Conservación Documental.- Es
o por la misma Entidad, d, con ordenamiento
ordenamien cronológico,
cronológi un cuadro descriptivo que establecerá para cada serie
construcción lógica en la que tienen t explicación lasl documental los plazos de conservación de acuerdo a sus
pue seguir su nacimiento,
distintas actuaciones, pues se puede valores documentales y determinará el destino final de la
producción y efectos. documentación.
Tipología documental.- Características determinadas por de inversión y otorgamiento de créditos tos el Ministerio de
el análisis interno y externo de los documentos y de la Economía y Finanzas, la Secretaríaa Nacional
acional de Planificación
información que contienen. y Desarrollo, y el Banco dell Estado o, ver
Estado, verificarán en forma
previa que estas dispongan g n en suu plan
planificación con procesos
Unidad productora.- Es la unidad administrativa u o proyectos de gestióntión
n documental
doocume y archivo. Además, se
operativa que produce, recibe y conserva la documentación ssolicitará la certifi
rtificación n ddel porce
porcentaje de cumplimiento
tramitada en el ejercicio de sus funciones.
de los
l procedimientos
ced
dimientos establecidos
e blecid dos en esta Regla Técnica,
em
emitidoo por
p la Dire ción de Archivo
Dirección Archi de la Administración
Valor primario.- Son loss valores
valore
ores que
q tienen los documentos os
cuando se encuentrann en la dependencia
depen na ora see
originadora úblic
Pública.
or administrativo,
subdividen en valor ad c legal,
fiscal, gal, jurídico,
jurídico,
orm
mativo.
ma
probatorio e informativo. DISPOS
DISPOSICIÓN TRANSITORIA
cundarrio
Valor secundario.- o.- También denominado
den
enominado histórico
órico o sposiciión Transitoria Primera.- En el plazo de 120 días
Disposición
permanente y se reefi
fiere
refi re al documento que una vez
v cumplido
mplido cont do a partir de la fecha de publicación de la presente
contados
al adquiere
su periodo vital adqu
quiere
uiere
ere el valor acrecentado
acrece
acrecentad por el tiempo Reg
Regla Técnica, las entidades públicas emitirán la política
y sirve como fuente te para lal investigación
i históri y la
histórica institucional interna en la que se dé cumplimiento a los
acción cultural. procesos de gestión documental y archivo establecidos en
la mencionada Regla.
CIONES GENERALES
DISPOSICIONES GENERALES
Disposición Transitoria Segunda.- En el plazo de 2 años
i
Disposición General Primera.- Las entidades públicas cación de la presente
contados a partir de la fecha de publicación
que utilicen el Sistema de Gestión Documental Quipux,
úb cas concluirán
Regla Técnica, las entidades públicas concl con los
además de la presente Regla Técnica, deberán observar los
instructivos y manuales de uso para el mencionado sistema; asificac
procesos de organización, clasifi ión, expurgo, foliación
cación,
im
mpl
e inventario; así como la implementación del Cuadro
Disposición General Segunda.- La Dirección de Archivo General de Clasificacióón Docu
cación D
Documental y la Tabla de Plazos
de la Administración Pública del ente rector será la dde Conservaciónn Documental.
D
Docum ent
oordin el acompañamiento,
encargada de efectuar y coordinar
seguimiento y evaluaciónn a lass entidades
en
e públicas sobre laa Dis sición Transitoria
Disposición T ans oria Tercera.-
Tercer
Te En el plazo de 4 años
Gener
eral de Clasifi
aplicación del Cuadro General Cla cación Documental,
ental
al, ntad s a partir
contados par de laa fecha
fech de publicación de la presente
la Tabla de Plazoss de Conservación
Conservació Documentalmenta y el Regl
Regla T ica, lass ent
Técnica, tid
entidades públicas contarán con un
p ocesos.
proc
cumplimiento de procesos. S
Siste
Sistema Infoormáti o de Gestión Documental y Archivo; así
Informático
mo la docum
como documentación digitalizada vinculada al mismo.
ón General
Disposición Genneeral Tercera.- Las
La entidad
entidades públic
públicass
remitirán a la Dir
rección
ección de Archivo
Dirección hivo de la Administración
Ad
Adm
A stración D sposi
Disposición Transitoria Cuarta.- En el plazo de 1 año
Pública del ente rector,
rector, en forma anual,
anu cione
las acciones
con
contado a partir de la fecha de publicación de la presente Regla
realizadas paraa la organización
oorg
ganización
ió y el
e mantenimiento
mantenimie de
Técnica, las entidades públicas que tengan la competencia
os, acompañando
Archivos Públicos, mpañando la planifi
planific
plan cación y ell
plimiento.
nto
porcentaje de cumplimiento. de capacitación a servidores públicos implementarán los
pensum de estudio en materia archivística.
Disposición General Cuarta.- Las entidades públicas
ormá
utilizarán un Sistema Informático de Gestión Documental y
Archivo, el cual deberá garantizar a través de la Dirección de ATOR
DISPOSICIÓN DEROGATORIA
Tecnología de la Información y Comunicación o quien haga
sus veces, que las bases de datos sean interoperables para ÚNICA.- Deróguese la Norma Téc Técnica de Gestión
intercambio de información entre sistemas de diferentes Documental y Archivo, v , y la Metodología expedida
entidades públicas. mediante Acuerdo Min nisterial 1043 de 02 de febrero de
Ministerial
22015 publicadaa en el Re gis Ofici
Registro cial Suplemento No. 445
Disposición General Quinta.- a.- Las entidades públicas de 25
2 de febrero
febrrero de 2015,
20 como toda
así como to norma de igual o
conven
por medio de acuerdos o convenios interinstitucionales, me or jer
menor rarquí que se opon
jerarquía nga a la presente Regla.
oponga
deberán ceder su código digo fuente,
fu manuales de usuario,io,
strad
manuales de administrador ador y manuales
manua gramación,
de programación,
DISPO
OS
DISPOSICIÓN FINAL
renc
encia de conocimientos
así como la transferencia conocimiento necesarios
cesarioss para
Sisste
tema de Gestión Documental
implementar el Sistema Doc
ocume al de acuerdo
acu
Ú ICAA.- El ppresente Acuerdo, entrará en vigencia a partir
ÚNICA.-
erimiennto
tos.
a sus requerimientos.
de su sus
suscripción, sin perjuicio de su publicación en el
Disposición Gene ner
eral
General al Sexta.- Las entidades
entidad
entiidades públicas
úblicas Reg tr Oficial.
Registro
derarr en
deberán considerar e su planificac
planificación anual los gastosos
correspondientess a laa implementación
mplementación de la presente
presen
p R gla
Regla Dado en la ciudad de San Francisco de Quito, Distrito
Técnica. Metropolitano, a los diez días del mes de abril de 2019.
Disposición General Séptima.- Para la asignación de f.) José Iván Agusto Briones, Secretario General de la
públic aprobación de proyectos
recursos a las entidades públicas, Presidencia de la República.

Sro487 20190514

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Al servicio del país

No. SGPR-2019- 0107 mi

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Tabla 1: Tipo de unidad de almacenamiento o de conservación

Tipo de archivo Tipo de unidad de conservación T

Tabla 3: Capacidades de las unidades

11000 hhojas formato

1. Temperatura y humedad.- Se debe comprender que no existe la temperatura y humed humedad

Sin embargo, existen

Tabla 5: Rangos recomendados para otros soportes

Soporte Temperatura Humedad

Fotografía en blanco y negro 15 – 20 °C 30 - 35%

Las fluctuaciones en la temperatura

Para la iluminación interior en el archivo deberá considerarse equipos

Áreas Nivel de luz

ades frente a desastres

Etapas Objetivo Acciones

Determin nar llos peligro

Revisión de planos del edificio, lista de prioridades de

Naturales Provocados por el ser humano

Inundaciones Actos de guerra, terrorismo, vandalismo

Tabla 9: Sistemas de Seguridad

Tabla 10: Sistemas de ventilación o aireación

Tabla 11: Sistema

Sistema dee seguridad contra Revisión

Adicionalmente se deberá disponer

a. Acta de Constanciacia en la que se incorpore el Artículo 60. Préstamo documental.- El préstamo de

Fecha del préstamo documental:__________

Número dee caja:__

Fecha de la devolución acordada:_______ Tiempo de prórroga:____________________

Artículo 61. Copias

Fecha de la devolución acordada:_ Tiempo de prórroga:______________