Aunque exista una diversidad de criterios y un sinfn de autores que manejen diferentes etapas, el criterio que predomina nos

dice que las etapas del proceso administrativo son 4: Planeacin, Organizacin, Direccin y Control. PLANEACIN El reconocimiento de la influencia de la planeacin ayuda en mucho a aclarar los intentos de algunos estudiosos de la administracin para distinguir entre formular la poltica (fijar las guas para pensar en la toma de decisiones) y la administracin, o entre el director y el administrador o el supervisor. Un administrador, a causa de su delegacin de autoridad o posicin en la organizacin, puede mejorar la planeacin establecida o hacerla bsica y aplicable a una mayor proporcin de la empresa que la planeacin de otro. Sin embargo, todos los administradores desde, los directores hasta los jefes o supervisores, planean lo que les corresponde. Esta etapa abarca la definicin de las metas de la organizacin, el establecimiento de una estrategia general para alcanzar esas metas y el desarrollo de una jerarqua minuciosa de los planes para integrar y coordinar las actividades; establecer metas sirve para no perder de vista el trabajo que se har y para que los miembros de la organizacin fijen su atencin en las cosas ms importantes. "Planear es funcin del administrador, aunque el carcter y la amplitud de la planeacin varan con su autoridad y con la naturaleza de las polticas y planes delineados por su superior". La planeacin se puede orientar hacia la estabilidad para garantizar la continuidad del comportamiento actual en un ambiente previsible y estable, pero tambin puede estar orientada hacia el mejoramiento del comportamiento para garantizar la reaccin adecuada ante los cambios frecuentes en un ambiente muy dinmico e incierto. Incluso, puede estar orientada hacia las contingencias, para anticiparse a eventos que pueden ocurrir en el futuro e identificar las acciones apropiadas para cuando eventualmente ocurran. Sin embargo, la planeacin se subordina a una filosofa de accin. Existen 3 tipos de planeacin: Planeacin conservadora. Orientada hacia la estabilidad y el mantenimiento de la situacin existente. Las decisiones se toman para obtener buenos resultados, pero no necesariamente son las mejores, pues difcilmente la planeacin buscar cambios radicales en la organizacin. La planeacin conservadora se preocupa ms por identificar y subsanar deficiencias y resolver problemas internos que por explorar oportunidades ambientales futuras. Su base es predominantemente retrospectiva, por cuanto aprovecha la experiencia pasada y la proyecta hacia el futuro. Planeacin optimizante. Orientada hacia la adaptabilidad e innovacin en la organizacin. Las decisiones se toman para lograr los mejores resultados posibles para la organizacin, sea minimizando recursos para lograr determinado desempeo u objetivo, sea maximizando el desempeo para utilizar mejor los

recursos disponibles. Este tipo de planeacin generalmente se basa en la preocupacin por mejorar las prcticas vigentes en la organizacin. Su base es predominante incremental porque mejora continuamente y convierte las operaciones en algo cada da mejor. Planeacin adaptable. Orientada hacia las contingencias y el futuro de la organizacin. Las decisiones se toman para armonizar los diversos intereses involucrados y lograr un conjunto capaz de alcanzar resultados para el desarrollo natural de la empresa, ajustndola a las contingencias que surjan durante el camino. Este tipo de planeacin procura reducir la planeacin retrospectiva orientada hacia la eliminacin de deficiencias localizadas en el pasado de la organizacin. Su base es predominantemente adherente porque se ajusta a las demandas ambientales y se prepara para las contingencias futuras. En todos los casos, la planeacin es la toma anticipada de decisiones. Se trata de decidir ahora qu hacer, antes que ocurra la accin necesaria. No se trata simplemente de prever las decisiones que se deben tomar en el futuro, sino de tomar decisiones que produzcan efectos y consecuencias futuras. Elementos de la planeacin: - Los propsitos. Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma permanente o semipermanente un grupo social. - La investigacin. Aplicada a la planeacin la investigacin consiste en la determinacin de todos los factores que influyen en el logro de los propsitos, as como de los medios ptimos para conseguirlos. - Los objetivos. Representan los resultados que la empresa desea obtener, son fines para alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo especfico. - Las estrategias. Cursos de accin general o alternativas que muestran la direccin y el empleo de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones ms ventajosas. - Polticas. Son guas para orientar la accin; son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten dentro de una organizacin. - Programas. Son esquemas en donde se establece, la secuencia de actividades que habrn de realizarse para lograr objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecucin. - Presupuestos. Son los planes de todas o algunas de las fases de actividad del grupo social expresado en trminos econmicos, junto con la comprobacin subsecuente de la realizacin de dicho plan.

- Procedimientos. Establecen el orden cronolgico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realizacin de un trabajo repetitivo. La planeacin se puede considerar un proceso de 6 pasos: Definir los objetivos: el primer paso de la planeacin es establecer los objetivos que se pretende alcanzar. Los objetivos de la organizacin deben orientar los principales planes y servir de base a los objetivos departamentales y a todos los objetivos de las reas subordinadas. Los objetivos deben especificar los resultados deseados y los puntos a los que se desea llegar, para conocer cuales son los pasos intermedios que se deben dar para llegar all. Verificar la situacin actual frente a los objetivos: simultneamente a la definicin de los objetivos, se debe evaluar la situacin actual en contraposicin a los objetivos deseados, verificar dnde se est y qu se debe hacer. Desarrollar premisas sobre las condiciones futuras: las premisas constituyen los ambientes esperados de los planes en operacin. Como la organizacin opera en ambientes complejos, cuantas ms personas acten en la elaboracin y comprensin de la planeacin y cuanto ms involucramiento se logre para utilizar premisas coherentes, ms coordinada ser la planeacin. Se trata de generar escenarios alternativos para los estados futuros de las acciones, analizando lo que puede ayudar o perjudicar el avance hacia los objetivos. La previsin es un aspecto importante en el desarrollo de premisas y est relacionado con supuestos acerca del futuro. Analizar las alternativas de accin: se trata de relacionar y evaluar las acciones que se deben emprender, escoger una de ellas para perseguir uno o ms objetivos y elaborar un plan para alcanzarlos. Elegir un curso de accin entre las alternativas: hay que seleccionar el curso de accin adecuado para conseguir los objetivos propuestos. Se trata de una toma de decisin en que se elige una alternativa y se abandonan las dems. La alternativa seleccionada se transforma en un plan para alcanzar los objetivos. Implementar el plan y evaluar los resultados: el ltimo paso es hacer lo que el plan determina y evaluar con cuidado los resultados para garantizar la consecucin de los objetivos, seguir lo que fue planeado y emprender las acciones correctivas a medida que sean necesarias. Importancia de la planeacin: - Propicia el desarrollo de la empresa. - Reduce al mximo los riesgos. - Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo. La planeacin es importante porque reduce a un mnimo los costos, por ejemplo,

en la produccin de automviles, si no se planificara, sera imposible producir un artculo tan complejo con tanta rapidez y con unos gastos relativamente aceptables. Aunque la planeacin sea una actividad orientada hacia el futuro, la planeacin debe ser continua y permanente y, si es posible, abarcar el mayor nmero de personas en la elaboracin e implementacin. En otros trminos, la planeacin debe ser constante y participativa. Para elaborar la planeacin es de vital importancia conocer su microambiente, su misin, los objetivos bsicos y, sobre todo, los factores claves para su xito. ORGANIZACIN La palabra organizacin puede adoptar varios significados en administracin, de los cuales los dos principales son: 1. Organizacin como entidad social orientada hacia los objetivos especficos y estructurada de manera deliberada. La organizacin es una entidad social porque est constituida por personas, y se halla orientada hacia objetivos porque est diseada para alcanzar resultado; por ejemplo, obtener ganancias (empresas en general), proporcionar satisfaccin social (clubes), etc. Est estructurada deliberadamente porque divide el trabajo, y su ejecucin se asigna a los miembros de la organizacin. Esta definicin se aplica a todos los tipos de organizaciones, aunque tengan o no nimo de lucro, como empresas fabriles, bancos, empresas financieras, hospitales, clubes, iglesias, etc. La organizacin puede visualizarse desde dos aspectos distintos: - Organizacin formal: basada en una divisin del trabajo que especializada rganos y funciones en determinadas actividades. Es la organizacin planeada o definida en el organigrama, consagrada por la direccin y comunicada en todos los manuales de la empresa. Es la organizacin formalizada de modo oficial. - Organizacin informal: surge de modo natural y espontneo, debido a las relaciones humanas que establecen las personas que desempean cargos en la organizacin formal. Se basa en relaciones de amistad (o de antagonismo) y el surgimiento de grupos que no aparecen en el organigrama ni en ningn otro documento formal. 2. Organizacin como funcin administrativa y parte integrante del proceso administrativo: en este sentido organizacin se refiere al acto de organizar, integrar y estructurar los recursos y los rganos involucrados en su organizacin; establecer relaciones entre ellos y asignar las atribuciones de cada uno.

Esta etapa incluye determinar que tareas se llevarn a cabo, cmo sern realizadas, quin las ejecutara, como estarn agrupadas, quin depende de quin, y dnde sern tomadas las decisiones. La organizacin es la distribucin y disposicin de los recursos organizacionales para alcanzar objetivos estratgicos. Esa distribucin se refleja en la divisin del trabajo en unidades organizacionales, definicin de lneas formales de autoridad y adopcin de mecanismos para coordinar las diversas tareas organizacionales. Toda organizacin debe funcionar con un sistema integrado y cohesionado en que las partes se interrelacionan estrechamente para actuar como una totalidad que alcance determinado objetivo con xito. Sin embargo, organizar no es una tarea de una sola vez. La estructura organizacional no es permanente ni definitiva, pues se debe ajustar y adaptar de continuo, siempre que la situacin y el contexto ambiental experimenten cambios. As, a medida que enfrenta nuevos y diferentes desafos generados por cambios externos, la organizacin requiere responder de manera adecuada para ser exitosa. Los cambios externos que ocurren en el ambiente traen nuevas oportunidades, generan nuevas amenazas, proporcionan nuevas tecnologas y nuevos recursos, incentivan la competencia, condicionan nuevas regulaciones legales y gubernamentales, y todas estas influencias afectan directa o indirectamente los negocios de la organizacin. Es ah donde se encuentra la clave: la organizacin debe ser suficientemente maleable y adaptable para ajustarse a las demandas ambientales, no slo para sobrevivir en el contexto variable, sino, en especial, para acompaar la realidad externa y asegurar el xito del negocio. La reorganizacin siempre es necesaria para ajustarse a los cambios. Reorganizacin es la accin de modificar la estructura organizacional para ajustarla a las nuevas condiciones ambientales. Muchas organizaciones se reestructuran continuamente para volverse ms giles, sencillas, eficientes, eficaces y competitivas, en un ambiente global de fuerte y acrrima competencia. La organizacin es una importante funcin administrativa que sirve de base a la estrategia organizacional. La planeacin define qu hacer, mientras que la organizacin determina como hacerlo. La estructura organizacional es una herramienta que el administrador debe utilizar para armonizar los recursos, de manera que las tareas se ejecuten siguiendo la estrategia establecida. Las organizaciones consisten en: Dividir el trabajo, es decir, determinar las actividades para alcanzar los objetivos planeados (especializacin). Agrupar las actividades en una estructura lgica (departamentalizacin). Designar a las personas para que ellos las lleven a cabo (cargos y tareas). Asignar los recursos necesarios. Coordinar los esfuerzos.

La organizacin es una funcin administrativa que se distribuye entre todos los niveles organizacionales: Organizacin en el nivel global: abarca la empresa en su totalidad. Se denomina diseo organizacional, que pueden ser de tres clases: organizacin lineal, funcional y lnea staff. Organizacin en el nivel departamental: es la organizacin que abarca cada departamento de la empresa. Se denomina diseo departamental o simplemente departamentalizacin.

Organizacin en el nivel de tareas y operaciones: organizacin enfocada hacia cada tarea, actividad u operacin especifica. Se denomina diseo de cargo o tareas y est constituido por la descripcin y el anlisis de cargo.

Tipos de organizacin: Organizacin lineal: es el tipo de organizacin ms antiguo y ms sencillo, se basa en el principio de la unidad de mando. Sus caractersticas principales son la autoridad nica basada en la jerarqua, los canales formales de comunicacin, la centralizacin de las decisiones y su configuracin claramente piramidal. Presenta grandes ventajas: su estructura simple y de fcil compresin, la gran delimitacin de la responsabilidad de cada rgano, la facilidad de implementacin, su estabilidad y adecuacin a organizaciones de tamao pequeo. Sus desventajas: radican en el mando autocrtico, la tendencia a la rigidez y la inflexibilidad, la falta de especializacin, el nfasis en los jefes que quieren hacerlo todos (generalistas) y la congestin de los canales o lneas de comunicacin a medida que la empresa crece. En consecuencia, la organizacin lineal es la adecuada para la organizacin pequea, rutinaria, de vida corta o que todava este en su etapa inicial de formacin. Organizacin funcional: se basa en el principio funcional, es decir, en el principio especializacin. Sus caractersticas principales son: autoridad funcional o dividida, lneas directas de comunicacin, descentralizacin de las decisiones y nfasis en la especializacin. Sus ventajas descansan en la supervisin tcnica, debido a la especializacin de los rganos, y a las comunicaciones directas y sin intermediario. Sus desventajas residen en la mltiple subordinacin, que provoca dilucin de la autoridad de mando, tendencia a la competencia entre los diferentes especialistas, confusin en cuanto a los objetivos, y surgimiento de tensin y conflicto en la organizacin. La funcional es la ms indicada cuando la organizacin es pequea o cuando es necesario delegar transitoriamente la actividad funcional en algn rgano para implementar un programa o evaluar alguna actividad.

Organizacin lnea staff: es una combinacin de la organizacin lineal y la funcional que maximiza las ventajas de ambas y reduce sus desventajas, aunque en el fondo predomine las caractersticas lineales. Existen rganos de lnea (de ejecucin o de operacin) y rganos de staff (de consultara, asesora o incluso, la presentacin de servicio especializado). Se caracteriza especialmente por la funcin de la estructura lineal con la estructura funcional lo cual permite la coexistencia de lneas o canales formales de comunicacin y la prestacin de asesora funcionales, y la separacin de rganos operacionales (de lnea) y rganos de apoyo (staff o asesora); tambin permite la coexistencia de la jerarqua de mando y la especializacin tcnica. Presenta la siguiente ventajas: oferta interna de asesora especializada e innovadora, manteniendo el principio de unidad demando y la actividad conjunta y coordinada de los rganos de lnea y staff. Sus desventajas radican en la posibilidad de conflicto entre los rganos operativos (lnea) y los de asesora (staff), y la dificultad para mantener el equilibrio dinmico entre el poder de los rganos de lnea y el poder de los staff. En la actualidad, la organizacin de lnea staff es el tipo de organizacin mas utilizada en las empresas.

En conclusin, una estructura de organizacin debe estar diseada de manera que sea perfectamente claro para todos quien debe realizar determinada tarea y quien es responsable por determinados resultados; en esta forma se eliminan las dificultades que ocasiona la imprecisin en la asignacin de responsabilidades y se logra un sistema de comunicacin y de toma de decisiones que refleja y promueve los objetivos de la empresa. DIRECCIN Esta etapa del proceso administrativo, llamada tambin ejecucin, comando o liderazgo, es una funcin de tal trascendencia, que algunos autores consideran que la administracin y la direccin son una misma cosa, a continuacin tendremos dos conceptos de diferentes autores: Es un proceso que consiste en guiar y vigilar a los subordinados para hacer funcionar correctamente sus tareas de acuerdo con lo planeado y organizado por el jefe administrativo, y de esta manera lograr presupuestos. Es el elemento de la administracin en el que se logra la realizacin efectiva de lo planeado, por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones tomadas directa o indirectamente y vigilando que estas se cumplen en forma adecuada Esta etapa se encarga de motivar a los empleados, orientar las actividades de otros, elegir el canal ms eficaz de comunicacin, y resolver los conflictos entre los empleados.

Esta es la funcin administrativa que se refiere a la relacin interpersonal del administrador con su subordinado. Para que la planeacin y la organizacin puedan ser eficaces, se deben complementar con la orientacin y el apoyo de las personas a travs de comunicacin, liderazgo y motivacin adecuados. Para dirigir a las personas, el administrador debe saber comunicar, liderar y motivar. Mientras las otras funciones del proceso administrativo son impersonales, la direccin constituye un proceso interpersonal que determina las relaciones entre los individuos. Cuando un administrador se interesa por s mismo en la funcin directiva, comienza a darse cuenta de parte de su complejidad. En primer lugar, est tratando con gente, pero no en una base completamente objetiva, ya que tambin l mismo es una persona y, por lo general, es parte del problema. Est en contacto directo con la gente, tanto con los individuos, como con los grupos. Pronto descubre, como factor productivo, que la gente no est solamente interesada en los objetivos de la empresa; tiene tambin sus propios objetivos. Para poder encaminar el esfuerzo humano hacia los objetivos de la empresa, el administrador se da cuenta pronto que debe pensar en trminos de los resultados relacionados con la orientacin, la comunicacin, la motivacin y la direccin. Aunque el administrador forma parte del grupo, es conveniente, por muchas razones, considerarlo como separado de sus subordinados. Para lograr los objetivos de la empresa se le han asignado recursos humanos y de otra ndole, y tiene que integrarlos. Tambin es conveniente pensar en el administrador como separado del grupo porque es su jefe. Como jefe no es tanto uno de los del grupo como aquel que ha de persuadir al grupo para que haga lo que l quiere o deba hacerse. La direccin implica el uso inteligente de un sistema de incentivos ms una personalidad que despierte inters en otras personas. La direccin como parte del proceso administrativo se compone de varios elementos: - Toma de decisiones. Significa la eleccin de un curso de accin o alternativa. Al tomar decisiones es necesario antes de evaluar las alternativas, definir y analizar el problema, para posteriormente aplicar la decisin o alternativa que mejor se sugiera. - Integracin. Al igual que en la toma de decisiones, tambin existe un proceso para la adecuada integracin en cuanto al personal se refiere, este proceso inicia con el reclutamiento u obtencin de los candidatos que aspiran a un puesto determinado, en seguida se introducirn, o dicho en otras palabras, se les

ambientar; para finalmente capacitarlos en el desarrollo de las funciones que habrn de realizar. - Motivacin. La motivacin es la labor ms importante de la direccin, a la vez que la ms compleja, pues a travs de ella se logra la ejecucin del trabajo, de acuerdo a normas o patrones de conducta esperados. - Comunicacin. La comunicacin en cualquier grupo que se trate, es de vital importancia ya que involucra a los individuos no solo en su papel de comunicadores, sino en el buen uso que a la informacin se le da. - Supervisin. Consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las actividades se realicen adecuadamente. La direccin est relacionada con la actuacin sobre las personas de la organizacin, por lo que constituye una de las ms complejas funciones de la administracin. La direccin es una funcin administrativa distribuida en todos los niveles jerrquicos de la organizacin. En el nivel institucional, se denomina direccin; en el nivel intermedio, se denomina gerencia, y en el nivel operacional recibe el nombre de supervisin de primera lnea. Aun cuando se habla de estos tres niveles de direccin, en todos los niveles lo que se dirige son personas, y aunque cada rea de competencia sea distinta, el proceso es igual para todos: tratar con subordinados mediante la comunicacin, el liderazgo y la motivacin. Aspectos Fundamentales del Proceso de Direccin        Coordinar las actividades de la empresa Definir claramente las tareas de los empleados Desarrollar un eficiente proceso de seleccin de personal Mantener una comunicacin eficaz con los empleados Fomentar intereses, iniciativa y participacin en el personal Mantener las disciplinas Reenumerar equitativamente al personal

La Importancia de la Direccin es que pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeacin y la organizacin; a travs de ellas se logran las formas de conducta ms deseables en los miembros de la estructura organizacional. La direccin eficiente es determinante en la moral de los empleados,consecuentemente en la productividad; su calidad se refleja en el logro

de los objetivos, la implementacin de mtodos de organizacin se establece la comunicacin necesaria para que la organizacin funcione. Principios. Existen varios principios en la direccin entre ellos encontramos: De la armona del objetivo o coordinacin de intereses:La direccin ser eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa. As mismo, establece que los objetivos de todos los departamentos y secciones debern relacionarse armoniosamente para lograr el objetivo general. Impersonalidad de mando:Se refiere a que la autoridad y su ejerci (el mando), surgen como una necesidad de la organizacin para obtener ciertos resultados. De la supervisin directa:Se refiere al apoyo y comunicacin que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecucin de los planes, de tal manera que stos se realicen con mayor facilidad. De la va jerrquica:Postula al apoyo y comunicacin que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecucin de los planes, de tal manera que stos se realicen con mayor facilidad. De la resolucin del conflicto:Indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestin administrativa, a partir del momento en que aparezcan.

Factores humanos en la administracin

y y y y

Multiplicidad de papeles No existen personas promedio Importancia de la dignidad personal Consideracin de la persona en su integridad

En conclusin la direccin se constituye en el corazn o esencia de la administracin, es aquel elemento que pone en ejecucin lo que se ha planificado, organizado e integrado; suele depositarse sobre la motivacin empresarial, la responsabilidad de la necesidad de encontrar formas de aumentar el rendimiento de los trabajadores con respecto a las tendencias negativas del desarrollo econmico y social Consideremos que la motivacin laboral tiene relevancia en este mundo de competitividad y de esfuerzo productivo.

CONTROL Una vez que se han establecido las metas, se han formulado los planes, se ha definido el orden de la estructura y se ha contratado, capacitado y motivado al personal, an falta algo: un administrador que se encargue de que las cosas marchen como es debido y que vigile el desempeo de la organizacin. Se ve comprometido a comparar el desempeo real con las metas establecidas con anterioridad, y en el supuesto de que se lleguen a presentar desviaciones significativas, ser el administrador el responsable de volver a encaminar a la organizacin por el camino correcto, a grandes rasgos, cuando se habla de la etapa de control, se hace referencia al mtodo de vigilar, comparar y corregir. La finalidad del control es garantizar que los resultados de lo planeado, organizado y ejecutado se ajusten tanto como sea posible a los objetivos previamente establecidos. La esencia del control est en verificar si la actividad controlada est o no alcanzando los objetivos o resultados esperados. En este sentido, el control es bsicamente un proceso que gua la actividad ejecutada hacia un fin previamente determinado. El proceso de control presenta cuatro etapas o fases: Establecimiento de objetivos o estndares de desempeo Evaluacin o medicin del desempeo actual Comparacin del desempeo actual con los objetivos o estndares establecidos Accin correctiva para superar los posibles desvos o anormalidades Las principales caractersticas del control son las siguientes: - Orientacin estratgica hacia los resultados: el control debe apoyar planes estratgicos y enfocarse en las actividades esenciales que diferencian la organizacin. - Comprensin: el control debe apoyar el proceso de toma de decisiones presentando datos en trminos comprensibles. El control debe evitar informes complicados y estadsticas engaosas. - Orientacin rpida para las excepciones: el control debe indicar los desvos con rapidez mediante una misin panormica del sitio en que ocurren las variaciones, y qu se debe hacer para corregirlas adecuadamente. - Flexibilidad: el control debe proporcionar el juicio individual que se pueda modificar para adaptarse a nuevas circunstancias y situaciones. - Autocontrol: el control debe proporcionar confiabilidad, buena comunicacin y participacin de las personas involucradas. - Naturaleza positiva: el control debe hacer nfasis en el desarrollo, el cambio y el

mejoramiento; debe apalancar la iniciativa de las personas y minimizar el papel de las sanciones y los castigos. - Claridad y objetividad: el control debe ser imparcial y preciso para todos. Como propsito fundamental, se debe respetar el mejoramiento del desempeo.