UNIVERSIDAD PANAMERICANA

Facultad de Ciencias de la Educación

Licenciatura en Pedagogía y Administración Educativa
Auditoría Administrativa

Instrumentación
(Actividad_S5)

Alba Isabel Rodriguez Hernández (000026623)

Angel Enrique Girón Valdez (000118090)

Quetzaltenango, octubre de 2022

 UNIVERSIDAD PANAMERICANA
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Licenciatura en Pedagogía y Administración Educativa
Auditoría Administrativa

Lista de Cotejo

PTEC 1/

aegv
H.P. Fecha: 10/10/2022
airh

R.P. amvr Fecha: 10/10/2022

Objetivo General Actividad

Verificar la calidad en la ejecución de los Verificar el cumplimiento de aspectos de control

fondos asignados al establecimiento. financiero en el establecimiento.

Indicaciones: Marque ✔ en Sí, si se cumple el criterio al momento de la visita, marque ✔ en

No, si no se evidencia el criterio al momento de la visita.

No. Aspecto a considerar Si No Observaciones

El centro educativo cuenta con Organización de Padres
1 ✔
de Familia legalmente constituida.

El centro educativo cuenta con Libro de Caja,

2 ✔
autorizado por la DIDEDUC de la localidad.

El Libro de Caja se encuentra operado a la fecha de la

3 ✔
visita.
 Se tuvo a la vista los recibos de las transferencias de los
4 ✔
diferentes Programas de Apoyo.

Se tuvo a la vista las rendiciones de cuentas de los El segundo desembolso de

5 ✔ gratuidad aún no ha sido
Programas de Apoyo ejecutados a la fecha. revisado por el Técnico

Se tuvo a la vista la chequera de la Organización de

6 ✔
Padres de Familia.

Se encuentran debidamente llenados los codos de los Los últimos dos codos no se
7 ✔
cheques utilizados a la fecha. encuentran llenos

8 Existe respaldo escrito (Actas) de los gastos efectuados. ✔

9 Se cuenta con Mural de Transparencia. ✔

Se cuenta con fotocopia de los cheques utilizados a la

10 ✔
fecha de la visita.

11 Se tuvo a la vista estado de cuenta reciente. ✔

Conclusiones

La ejecución de los Programas de Apoyo en el establecimiento se encuentra debidamente

respaldada por la documentación, correspondiente. Siendo necesario únicamente el llenado de
los codos de cheque pendientes y el que se realice la revisión de la liquidación correspondiente
al segundo desembolso de gratuidad por parte del Técnico de Servicios de Apoyo, para evitar
sanciones posteriores.

Lugar y fecha: Santa Cruz del Quiché, Quiché 10 de octubre de 2022

 f. f.
Representante Legal de la OPF Director del establecimiento

f. Vo.Bo.
Estudiante / Auditor Docente del Curso de Auditoria Administrativa
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Licenciatura en Pedagogía y Administración Educativa
Auditoría Administrativa

Auditoria Trimestral -Del 1 de octubre al 31 de diciembre 2022-

PTEC 1/

aegv
H.P. Fecha: 10/10/2022
airh

R.P. amvr Fecha: 10/10/2022

Cuestionario de Área Financiera

Si No Comentario
I Rendiciones de cuentas
Previo a realizar las compras de los Programas de Apoyo,
1 X
verifica el monto asignado en el recibo

2 Realiza al menos dos cotizaciones del Programa a ejecutar X

Realiza el llenado del Pra-for correspondiente previo a la

3 X
entrega del bien o servicio
La ejecución depende de la
4 Ejecuta la totalidad de los fondos asignados en el recibo X matricula escolar al momento
de realizar las compras

Solicita factura y verifica que la misma reúna los

5 X
requisitos legales vigentes

6 Extiende cheque para el pago correspondiente X

7 La liquidación esta a disposición del público en general X

II Sustento documental
Cuenta con libro de Actas, Registro de Integrantes,
1 X
Almacén de Alimentación, Gratuidad y Libro de Caja

Los libros de Actas, Registro de Integrantes y Caja se

2 X
encuentran debidamente autorizados por la DIDEDUC

Los libros de Almacén de Alimentación y Gratuidad se

3 X
encuentran debidamente autorizados por el Coordinador

4 Realiza acta de cotización y elección de proveedor X

Realiza acta de rendición de cuentas ante la Asamblea de Las asambleas actualmente se

5 X realizan con estricto apego a
Padres de Familia las normas del MSPYSAS

Hace el llenado del Libro de Almacén para los productos

6 X
o bienes del Programa de Gratuidad de la Educación

Los datos de los estudiantes se encuentran actualizados en

7 X
el Sistema de Registros Educativos -SIRE-

III Ejecución Financiera

Realiza reintegros al Fondo Común y deja evidencia
1 X
escrita de lo actuado

2 Opera continuamente el Libro de Caja X

Cuenta con chequera con suficiente cantidad de cheques

3 X
para su emisión

4 Hay correlatividad en el número de cheques utilizados X

 5 Realiza compras anticipadas X

Verifica previamente que existan fondos en la cuenta Se solicita un Estado de

6 X
Cuenta de forma mensual
monetaria de la Organización de Padres de Familia

Conclusiones

La ejecución de los Programas de Apoyo en el establecimiento se realiza en estricto apego a la

normativa del Ministerio de Educación de Guatemala, realizándose todo el sustento documental
requerido para dejar constancia de lo actuado y de lo entregado a los padres de familia,
estudiantes o docentes, verificándose además que el retiro de estudiantes y la ejecución de
fondos van estrechamente ligados, para atender únicamente a la población de estudiantes
existente en el establecimiento.

f. f.
Representante Legal de la OPF Director del establecimiento
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Guía de Entrevista

PTEC 1/

aegv
H.P. Fecha: 10/10/2022
airh

R.P. amvr Fecha: 10/10/2022

Fecha:

Nombre del entrevistado:

Objetivo: Verificar la calidad en la ejecución de los fondos asignados al establecimiento.

Preguntas:

1. ¿Con qué Programas de Apoyo cuenta el establecimiento? Alimentación Escolar,

Gratuidad de la Educación, Valija Didáctica y Útiles Escolares.
2. ¿Qué niveles educativos ofrece el establecimiento? Primaria y preprimaria
3. ¿Existe un consejo educativo por cada nivel en el establecimiento o se maneja un consejo
unificado? Se maneja un solo consejo para ambos niveles
4. ¿Se emiten facturas y cheques por cada nivel educativo o se realiza de manera unificada la
documentación? Se emite cheque y factura por cada nivel o compra realizada, ya que,
son las directrices que hemos recibido del ente superior
5. ¿Los fondos asignados al centro educativo son suficientes para atender a toda la población
estudiantil y docentes? Si, pues siempre se asignan los montos correspondientes acorde
a la matricula escolar existente; siendo este aspecto un problema a inicios de año, en
 que los montos al ser acorde a la cantidad del año pasado no suelen ser los idóneos, ya
que, suelen ser menores o mayores a lo necesario.
6. ¿Qué gestión realiza o se puede realizar en caso los fondos asignados no sean suficientes
para atender a toda la población estudiantil y docentes? Únicamente mantener
actualizados los registros en el Sistema de Registros Educativos -SIRE- del Ministerio
de Educación de Guatemala, y en caso sea necesaria la ejecución dividir los montos para
atender a la totalidad de la población estudiantil.
7. ¿Qué proceso realiza al momento de que se retira un estudiante? Se deja constancia a
través de un conocimiento, y se procede a retirarlo en el Sistema de Registros Educativos
-SIRE-
8. ¿Se ejecutan los fondos de los estudiantes retirados? No, pues al ya no estar físicamente
en el establecimiento y legalmente retirados del mismo, ya no es posible ejecutar los
fondos que hayan sido asignados para su atención, esto acorde a las directrices que
hemos recibido.
9. ¿Qué proceso conlleva el reintegro de fondos no ejecutados al Fondo Común? Se inicia
determinando los montos no ejecutados que se encuentran disponibles en el saldo
bancario, y se procede al llenado del Pra-for correspondiente (Solicitud) para su
reintegro al fondo común, posterior a ello se espera a que sean debitados de la cuenta
bancaria de la Organización de Padres de Familia, y que dicha acción se vea reflejada
en el Estado de Cuenta correspondiente, para su registro en el Libro de Caja de la
Organización de Padres de Familia.
10. ¿Se realiza una planificación previa a la ejecución de los fondos asignados al
establecimiento? Si, pues las acciones deben coincidir con los documentos que dejaran
evidencia de lo actuado.

Conclusiones

Existe conocimiento de los procesos y acciones a ejecutar por parte de las autoridades del
establecimiento, aspecto que es necesario para una buena administración de los recursos
financieros asignados al centro educativo.
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Auditoría Administrativa

Investigación Documental

PTEC 1/

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H.P. Fecha: 10/10/2022
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R.P. amvr Fecha: 10/10/2022

CONSEJO EDUCATIVO DE LA EORM EL ÁNGEL
 LIBRO DE CAJA DEL CONSEJO EDUCATIVO DE LA EORM EL ÁNGEL, DEL MUNICIPIO DE SANTA CRUZ DEL QUICHÉ, DEPARTAMENTO DE QUICHÉ

MES DE OCTUBRE DE 2022

INGRESOS EGRESOS

Saldo anterior Q 4600 00 Sin movimiento Q 0 00

ALIMENTACIÓN

6 Séptimo desembolso Preprimaria (20 días) Q 2,280 00

6 Séptimo desembolso Primaria (20 días) Q 14,160 00

SUMAN LOS EGRESOS Q 0 00

SALDO PARA EL SIGUIENTE MES Q 21,040 00

SUMAS IGUALES Q 21,040 00 SUMAS IGUALES Q 21,040 00

RESUMEN DE CAJA DEL MES DE OCTUBRE DE 2022

Saldo inicial Q 4600 00 Sin movimiento Q 0 00

Alimentación Q 16,440 00

Útiles Escolares Q 0 00

Valija Didáctica Q 0 00

Gratuidad Q 0 00 SUMAN LOS EGRESOS Q 0 00

SALDO PARA EL SIGUIENTE MES Q 21,040 00

SUMAS IGUALES Q 21,040 00 SUMAS IGUALES Q 21,040 00

f) f)

Tesorero Presidente
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Facultad de Ciencias de la Educación
Licenciatura en Pedagogía y Administración Educativa
Auditoría Administrativa

Análisis de los comentarios de Auditoria

La ejecución de los fondos asignados al establecimiento es correctamente documentada, además

que se verifico que hay conocimiento y dominio pleno de las acciones a realizar por parte de la
administración del centro educativo, para ejecutar los montos asignados; aspecto que es requerido
para las buenas prácticas en materia financiera y presupuestaria. Siendo únicamente necesario
atender aspectos menores que pueden afectar las prácticas y controles que se llevan en el centro
educativo. Siendo relevante mencionar que se contó, con buena disposición por parte de las
autoridades del establecimiento para realizar el proceso de aplicación de instrumentos y se estará
brindando el seguimiento correspondiente para determinar la frecuencia de las prácticas y
controles que se llevan en el centro educativo, evaluado.