Procedimiento 2 Cadena Presupuestal Ingresos

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
PROCEDIMIENTO No. 2 Página 1 de 65

República de Colombia Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01
CADENA PRESUPUESTAL
Vigente a partir de:
INGRESOS
22 DIC 2010
OBJETIVO: Efectuar el procedimiento de la Cadena Presupuestal de Ingresos para ser aplicado por las Unidades
Ejecutoras del Ministerio de Defensa Nacional y Entidades del Sector Defensa cuando así lo requieran.
ALCANCE: Funcionarios Unidades Ejecutoras del Ministerio de Defensa Nacional y Sector cuando así lo requieran. Se
inicia con unas generalidades posteriormente, se trata lo atinente a las apropiaciones presupuestales, mantenimiento de
cuentas, el registro en el Sistema SIIF Nación y los Registros Contables entre otros aspectos, de acuerdo con los
lineamientos dispuestos por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
Fecha de emisión: Responsable del documento: Ubicación:
Ruta: Suite Visión Empresarial > Módulos >
SGC > Documentos Página Web Ruta:
22 DIC 2010 www.mindefensa.gov.co/ Ministerio/ Finanzas/
Directora Financiera
Normatividad / Procedimientos/ Ministerio de
Defensa Nacional/ Procedimientos SIIF
Nación I.
HISTÓRICO DE CAMBIOS
FECHA DE
VERSIÓN No. EMISIÓN CAMBIOS REALIZADOS
01 22 DIC 2010 Emisión inicial. Se actualizó el procedimiento con el fin de dar cumplimiento al
Sistema de Gestión de Calidad incorporándose el formato para efectuar el registro
histórico de cambios realizados al mismo. Así mismo, teniendo en cuenta que la
normatividad actual eliminó el manejo conjunto de la cuenta corriente para anticipos,
y que la causación de los convenios se realizará por vigencia contable, dándose a
conocer con Circular No. 414-MDSGDFGAD 13.3 del 22-Dic/10.
DEPENDENCIAS PARTICIPANTES
Dirección Finanzas
Elaborado por: Elaborado por: PD. Revisado por: Revisado por: Aprobado por:
PD. Elsa Jannette Nieves Aya PD. Martha Lucía Clara Inés Chiquillo Díaz Yaneth GihaTovar
Cárdenas Rodríguez Ramírez G.
Cargo: Cargo: Cargo: Cargo: Cargo:
Profesional de Analista Contable Coordinadora Grupo Directora Financiera Viceministra para la
Defensa Análisis y Difusión Estrategia y Planeación
Fecha: 16 DIC 2010 Fecha: 16 DIC Fecha: 21 DIC 2010 Fecha: 22 DIC 2010 Fecha: 22 DIC 2010
2010
Firma: Firma: Firma: Firma:
No Aplica
Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional-

Dirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total Control interno herramienta de gestión
Gerencia Pública Activa al servicio del gerente público
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MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL PROCEDIMIENTO No. 2 Página 2 de 67
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INGRESOS
22 DIC 2010
MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS
TABLA DE CONTENIDO
PAG.
PROCEDIMIENTO No. 2
“CADENA PRESUPUESTAL INGRESOS”

A. INGRESOS SIN SITUACIÓN DE FONDOS SISTEMA SIIF 4
NACION
1. GENERALIDADES 4
2. MANTENIMIENTO CUENTAS DTN 7
2.1 Análisis Mantenimiento Cuentas DTN 10
3. RELACION ENTRE SUBUNIDADES 10
4. CARGA RESÚMENES DE CAUSACION 12
4.1 Análisis Carga Resúmenes de Causación 16
4.2 Registros Contables 17
5. REGISTRO CONSIGNACIONES 17
5.1 Análisis Registro Consignaciones 20
5.2 Registros Contables 21
6. CONSULTA REPORTE VALORES DIARIOS 21
RECAUDADOS POR DESCARGAR EN INGRESOS
6.1 Análisis reporte valores diarios recaudados por descargar 23
en ingresos
7. CLASIFICACION DE CONSIGNACIONES 24
7.1 Clasificación para rubros conceptos que impliquen la 24
causación y el recaudo en forma simultánea
7.1.1 Análisis clasificación para rubros conceptos que impliquen 28
la causación y el recaudo en forma simultánea
7.1.2 Registros Contables 30
7.1.3 Rubros conceptos exceptuados de la utilización del tercero 31
7.2 Clasificación para convenios o contratos cuya ejecución se 32
irá amortizando a medida que se preste el servicio
7.2.1 Análisis clasificación para convenios o contratos cuya 36
ejecución se irá amortizando a medida que se preste el
servicio

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INGRESOS
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B. INGRESOS CON SITUACIÓN DE FONDOS SISTEMA SIIF 39
NACION
1. GENERALIDADES 39
2. MANTENIMIENTO CUENTAS DTN 40
3. RELACION ENTRE SUBUNIDADES 40
4. CARGA RESÚMENES DE CAUSACION 41
4.1 Análisis Carga Resúmenes de Causación 45
5. CONSULTA REPORTE VALORES DIARIOS 46
RECAUDADOS POR DESCARGAR EN INGRESOS
5.1 Análisis reporte valores diarios recaudados por descargar 48
en ingresos
5.2 Registro Contable 48
6. CLASIFICACION DE CONSIGNACIONES 49
causación y el recaudo en forma simultánea
6.1.1 Análisis clasificación para rubros conceptos que impliquen 53
la causación y el recaudo en forma simultánea
causación y posteriormente el recaudo
6.2.1 Análisis Clasificación para rubros conceptos que impliquen 59
la causación y posteriormente el recaudo
C. INGRESOS SIN SITUACIÓN DE FONDOS APLICATIVO 61
RESOLUCIÓN 036
D. INGRESOS CON SITUACIÓN DE FONDOS UNIDADES 63
FUERA DE LINEA
E. FONDO DE SALUD DE LAS FUERZAS MILITARES 64
F. PUNTOS DE CONTROL 64
G. ASPECTOS A TENER EN CUENTA 65
H. PRESENTACIÓN DE INFORMES 66

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INGRESOS
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PROCEDIMIENTO Nº 2
“CADENA PRESUPUESTAL INGRESOS”
El Presupuesto General de la Nación en su componente de ingresos está

conformado por: ingresos corrientes (tributarios y no tributarios), recursos de
capital (dentro de los cuales se encuentra el endeudamiento interno y externo,
recursos del balance, rendimientos financieros, diferencial cambiario, entre otros),
contribuciones parafiscales, fondos especiales, así como las rentas propias y
recursos de capital de los Establecimientos Públicos. Los ingresos son la fuente
de financiación de los gastos, por lo cual, el total del presupuesto de ingresos
debe ser equivalente al total del presupuesto de gastos.
Teniendo en cuenta que según el origen de los dineros, los mismos pueden
ingresar a los Fondos Internos de las Unidades Ejecutoras del Ministerio de
Defensa Nacional o a las cuentas de los Establecimientos Públicos del Sector
Defensa o a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, se
establecerán diferentes procedimientos indicando claramente cada situación y en
este procedimiento se fijarán los parámetros generales para el registro del ingreso
en el Sistema SIIF Nación tanto con como sin situación de fondos, mantenimiento
cuentas DTN, relación entre subunidades, carga de resúmenes de causación,
registro y clasificación de consignaciones, registro del ingreso de las Unidades
fuera de línea en el aplicativo Resolución 36, Fondo de Salud de las Fuerzas
Militares y la presentación de informes.
A. INGRESOS SIN SITUACION DE FONDOS SISTEMA SIIF NACION
1. GENERALIDADES
Con el propósito de tener mayor claridad sobre la Cadena Presupuestal de

Ingresos, a continuación se efectúa la representación gráfica y posteriormente, la
descripción de cada una de las instancias de la misma. Es pertinente aclarar, que
previo a la ejecución de la cadena las Unidades y Subunidades Ejecutoras deben
efectuar el Mantenimiento de Cuentas y la Relación entre Subunidades.

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INGRESOS
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Acto Causación Registro de

Administrativo consignaciones
Verificación
Clasificación de Saldos por
consignaciones Clasificar
En el Ministerio de Defensa Nacional, la identificación de los ingresos para la

gestión presupuestal sin situación de fondos corresponde al Nivel 6 Fondos
Especiales y entre ellos se encuentran: el Fondo de Defensa Nacional con el
Numeral 00010, Fondos Internos Ministero Defensa con el Numeral 00014 y el
Fondo Salud Fuerzas Militares con el Numeral 00033. Así mismo, recibe ingresos
producto de los contratos que celebren las Entidades del Orden Nacional entre sí
como es el caso de los convenios interadministrativos.
Constituyen Fondos Especiales en el orden Nacional, los ingresos definidos en la

Ley para la prestación de un servicio público específico, así como los
pertenecientes a Fondos Sin Personería Jurídica creados por el legislador (Ver
Anexo “1” Relación Normatividad Legal Vigente).
Con respecto al Ministerio de Defensa Nacional las Unidades tanto en Línea como
Fuera de Línea recaudan y ejecutan el presupuesto de ingresos, el cual está
definido a través de los diferentes rubros conceptos del ingreso donde se identifica
la fuente generadora del mismo.
Para que las unidades generadoras de ingresos puedan registrar la gestión
presupuestal del ingreso, es indispensable que la Dirección General del
Presupuesto Público Nacional (DGPPN), una vez aprobada la Ley Anual de

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INGRESOS
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Presupuesto, la cargue en el Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF

Nación y actualice oportunamente las modificaciones realizadas a la misma.
Teniendo en cuenta, que el Presupuesto de Ingresos debe guardar coherencia con

el Presupuesto de Gastos aprobado, debe existir equilibrio entre los ingresos y los
gastos asociados para cada recurso.
El Presupuesto de Ingresos igualmente, se ve reflejado en el presupuesto de

gastos, es decir, el equilibrio que debe existir tanto en el ingreso como en el gasto
de estos recursos, identificándose este último en cada uno de los rubros
presupuestales, así: Recurso 50 Fondo Especial Defensa Nacional y recurso 16
Fondos Especiales (Fondo Interno y Fondo Salud Fuerzas Militares).
Para el caso de los contratos entre órganos ejecutores celebrados en virtud de la

normatividad (Ver Anexo “1” Relación Normatividad Legal Vigente) éstos se
incorporarán al presupuesto conforme al acto administrativo que autoriza su
adición y se identificarán por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público de
acuerdo con la fuente de financiación en el presupuesto de ingresos.
El recaudo de los ingresos se realiza a través de cuentas autorizadas sin situación

de fondos las cuales fueron previamente aprobadas por parte de la Dirección de
Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional.
En caso de recaudarse mayores ingresos a los presupuestados las Unidades

Ejecutoras del nivel central deben coordinar con la Dirección de Finanzas Grupo
Contabilidad General para obtener de la Contaduría General de la Nación la
certificación de excedentes con el propósito de soportar los aforos o adiciones al
presupuesto de estos recursos.
Igualmente, deben tener en cuenta que cualquier venta o prestación de servicio

que genere ingresos, debe encontrarse respaldado por el correspondiente acto
administrativo que lo autoriza y además, estar suscrito por el Ordenador del Gasto.
Es pertinente, que las Unidades Ejecutoras efectúen control tanto a la apropiación

como a la ejecución de “Ingresos”. Igualmente, se debe elaborar un adecuado
estudio y planeación en cuanto a la proyección de recaudos, a fin de que no exista
desfase entre la apropiación autorizada y lo efectivamente recaudado.

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Así mismo, las Unidades Ejecutoras nivel central y Subunidades en Línea

deben tener presente que por ningún motivo desde el punto de vista de los
“ingresos” deben registrar en el Sistema SIIF Nación información
correspondiente a Fondos Especiales Oficiales y Particulares, en
consideración a que dichos recursos no forman parte del Presupuesto
General de la Nación y por ende, no son ingresos de la Entidad.
Es procedente aclarar, que de conformidad con lo dispuesto en el artículo

544 de la Ley 522 del 12 de Agosto de 1999 y la Ley 1407 de 2010, el valor de
las cauciones y multas que se impongan en el proceso penal militar ingresan
al Fondo Interno de la Unidad correspondiente y se destinará
exclusivamente al mantenimiento de los despachos de la Justicia Penal
Militar.
Es necesario tener en cuenta, que los Establecimientos Públicos del orden

nacional y las entidades estatales del orden nacional a las cuales se les
apliquen las disposiciones de orden presupuestal de aquellos, deben invertir
sus excedentes de liquidez originados en sus recursos propios,
administrados, y los de los Fondos Especiales administrados por ellos, en
Títulos de Tesoreria TES, Clase "B" del mercado primario adquiridos
directamente en la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro
Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Publico, de acuerdo con lo
estipulado en el Decreto 1525 del 9 de mayo de 2008 “Por el cual se dictan
normas relacionadas con la inversión de los recursos de las entidades
estatales del orden nacional y territorial”, para lo cual se debe tener en
cuenta lo estipulado en el Procedimiento Nº 57 “Inversión Forzosa” del
Manual de Políticas y Procedimientos Financieros.
Cabe aclarar, que en ningún caso podrán reconocerse por parte de las
Unidades Ejecutoras como ingresos de los Fondos Especiales, recursos que
hayan sido resultado de operaciones realizadas con fondos situados por la
Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional.
2. MANTENIMIENTO CUENTAS DTN
Las Unidades Ejecutoras nivel central y Subunidades en Línea deben registrar las
cuentas bancarias. Para ello, es necesario que se disponga de la información
relacionada con las mismas a través de las cuales se recaudan los recursos
correspondientes a Fondos Especiales.

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Para crear las cuentas es necesario ingresar al Módulo de Cuenta Unica Nacional
CUN, mediante la siguiente RUTA: CUN/Gestión Mantenimiento de Cuentas DTN.
Para realizar esta transacción se requiere tener perfil “Pagador”.
Esta transacción permite la consulta, modificación y eliminación de cuentas en el

sistema, la cual comprende dos (2) carpetas que deben ser diligenciadas, así:
Carpeta Datos Generales:
En esta carpeta se registrará la información básica de la cuenta.
El sistema traerá la anterior pantalla sobre la cual se debe digitar la información

que en cada caso se indica, así:
Número de Cuenta: Digitar la cuenta bancaria que se va a crear y que

corresponderá a la que recaudará los recursos.
Nombre de Cuenta: Digite el nombre de la cuenta bancaria objeto de creación,

ejemplo: Ministerio de Defensa Gestión General Fondos Internos Gastos
Generales - SSF.

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Entidad Financiera (Código y Nombre): Seleccione el código de la entidad

según corresponda, el sistema automáticamente traerá el nombre de la entidad, el
país, la dirección y el teléfono de la Entidad Principal.
Tipo de Cuenta: Seleccione el tipo de cuenta “2-Puente Tipo I” (Cuentas Tipo I,

son aquellas donde se recaudan los dineros provenientes por la venta de bienes o
servicios e identifican la entidad generadora del ingreso).
Moneda: Seleccione pesos.
Fecha Expiración: Se debe digitar una fecha futura para que la cuenta
permanezca activa en el Sistema SIIF Nación, razón por la cual se recomienda
que ésta sea mayor a 10 años.
Administrador: El sistema automáticamente habilitará la opción “No DTN” (No

administradas por la DTN).
Fecha aplicabilidad: Se debe digitar una fecha superior a la actual del sistema.
Días Compensación: Se debe por lo menos digitar un día, como

contraprestación, la cual es la fecha acordada con el banco para tal fin.
Saldo Inicial Extracto: Digite el saldo con el cual se inició la apertura de la

cuenta.
Carpeta Datos Específicos:
En esta carpeta se determina el ente generador del ingreso así como el tipo de
ingreso.

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Rubro OAT para registro: Seleccione el código 2502100004 Recaudos Fondos

Especiales por clasificar sin situación de fondos en DTN.
Ente generador del Ingreso: Seleccione la Unidad Ejecutora o Subunidad en

Línea a la que pertenece.
Tipo de Ingresos Válidos: Seleccione el 022 “Fondo de Defensa Nacional”, 024

“Fondos Internos Mindefensa ó 038 “Fondo Salud FF.MM” según corresponda. El
tipo de ingreso debe ser coherente con el concepto de la cuenta objeto de
creación.
2.1 Análisis Mantenimiento Cuentas DTN.
Previamente a la grabación de la información se debe verificar la creación de la

cuenta con los documentos soportes, con el fin de constatar la veracidad de los
datos registrados, toda vez, que luego de realizar movimientos a la cuenta el
sistema no permitirá hacer ninguna modificación a la misma.
Así mismo, se debe tener presente que las cuentas no administradas por la
Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional no requieren de
validación en CENIT. En tal sentido, su activación es de forma automática.
NOTA: La Selección del código 2502100004 “Recaudos Fondos Especiales por

Clasificar Sin Situación de Fondos en DTN” genera impacto contable en el

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momento de efectuar la carga del extracto por el Módulo de Ingresos afectando en

forma automática la cuenta 111005050 en el débito cuenta corriente Bancaria
contra un crédito en la cuenta 472080 Recaudos por clasificar.
3. RELACION ENTRE SUBUNIDADES
Esta actividad se debe realizar en forma anual al inicio de la vigencia fiscal, con el
fin de que las Unidades Ejecutoras nivel central y Subunidades en Línea puedan
registrar operaciones relacionadas con el cargue de consignaciones, traslados de
fondos entre Unidades y reintegros, entre otras.
En tal sentido, la Unidad Ejecutora en Línea (nivel central) debe registrarse asi
misma como Subunidad Ejecutora de origen y adicionalmente, seleccionar los
códigos de sus correspondientes asignaciones internas fuera de línea una a una
con el propósito de que el sistema SIIF Nación permita efectuar las operaciones
antes mencionadas.
Las Subunidades en Línea deben registrarse como Subunidad Ejecutora de

origen.
El registro de las Unidades se debe adelantar por el perfil Presupuesto a través de

la siguiente RUTA: Ingresos /Tablas Básicas/Relación entre Subunidades
Ejecutoras.
El sistema mostrará la siguiente pantalla:
Con fundamento en la pantalla anterior se debe digitar la información que en cada

campo se indica, así:

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Año Fiscal: El sistema traerá el año en que se encuentre.
Subunidad Ejecutora Origen: Corresponde a la Unidad generadora del ingreso.

Para el caso de la Unidad Ejecutora en Línea (nivel central) se debe digitar o
seleccionar el nivel 000 y se graba. Para las asignaciones internas la Unidad
Ejecutora en Línea (nivel central) debe seleccionar las fuera de línea y registrarlas
una a una.
Para el caso de la Subunidad en Línea éstas deben seleccionar o registrar la

misma Subunidad en línea a la cual pertenece.
Subunidad Ejecutora Destino: Seleccione la Unidad Ejecutora o Subunidad en

línea a la cual pertenece. Es decir, si es la Unidad Ejecutora (nivel central) se
seleccionará 000 y si es la Subunidad en Línea se seleccionará o registrará ella
misma.
Descripción: El sistema traerá automáticamente el nombre de la Unidad según

corresponda.
4. CARGA RESÚMENES DE CAUSACION
La causación, consiste en reconocer un hecho en el momento en que nace el

derecho exigible a favor de la entidad, el cual desde el punto de vista presupuestal
y contable, se espera recaudar dentro de la vigencia fiscal o periodo contable.
La aplicación del principio de causación significa que los hechos económicos

deben reconocerse y contabilizarse en el periodo contable en que estos ocurran,
es decir, en el periodo en que se venda el bien, se preste el servicio o en que se
configure jurídicamente el derecho, siempre y cuando se haga evidente su
exigibilidad.
A través de esta transacción se cargan los ingresos en los cuales, primero se da la

causación mediante la expedición de un acto administrativo y su recaudo se
espera realizar durante la vigencia fiscal. Es importante aclarar, que los registros
contables generados por esta transacción quedan incluidos en el Lote del día del
movimiento.
Esta transacción permite registrar la causación de los ingresos públicos en la

vigencia actual para las Unidades Ejecutoras nivel central y Subunidades en línea

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con el Sistema SIIF Nación por rubro concepto, tercero y efectuar únicamente
ajustes a la causación de la vigencia anterior. Así mismo, el nivel central debe
efectuar el registro de la causación correspondiente a las Unidades Fuera de
Línea.
Permite igualmente, afectar por un sólo rubro concepto con varios terceros
relacionados con el mismo.
Es procedente recordar, que la transacción solamente aplica para los casos en

que se van a reconocer ingresos cuyo recaudo se realizará a medida que se
preste el servicio, la venta del bien o que se cumplan las condiciones para su
pago como es el caso de los arendamientos, es decir, que se causa la totalidad
del ingreso establecido en el documento soporte pero el recaudo se espera recibir
dentro de la vigencia de acuerdo a los giros pactados, o a las condiciones de pago
establecidas.
En cuanto al registro de los convenios que las Unidades Ejecutoras del Ministerio
de Defensa Nacional han suscrito, se debe realizar la causación de los ingresos
que de acuerdo con las cláusulas esperan recibir en la vigencia fiscal en curso.
Cuando estos convenios comprendan más de una vigencia fiscal su causación se
realizará por vigencias.
Cuando en el convenio no sea posible establecer la fecha de los desembolsos o

éstos estén sujetos a algún condicionamiento, la ejecución de los ingresos se
realizará mediante registros de causación y recaudo simultáneo. La forma de
adelantar la transacción se explicará más adelante en el Numeral 7.1
“Clasificación para rubros conceptos que impliquen la causación y el recaudo en
forma simultánea” de este procedimiento.
Desde el punto de vista contable, una vez suscritos los convenios deberá
registrarse en cuentas de orden el valor total del convenio, el cual será amortizado
en la medida en que se realice su ejecución, esta operación debe reconocerse
mediante el siguiente registro contable manual.
CODIGO NOMBRE DE LA CUENTA DEBITO CREDITO

CONTABLE
839090 Otras cuentas deudoras de control XXX

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A continuación se presenta la pantalla que describe la transacción mediante la

cual se registra la Causación de Ingresos. Esta transacción la debe adelantar el
perfil Presupuesto a través de la siguiente RUTA: Ingresos/Causación/Resúmenes
de Causación/Carga Resúmenes de Causación, así:
Sobre esta pantalla se debe tener en cuenta:
Año Fiscal: El sistema automáticamente trae el de la vigencia.
Año Vigencia: Seleccione la vigencia actual. Es procedente aclarar, que

únicamente se seleccionará el año anterior cuando se trate de ajustar una
causación realizada en vigencias anteriores por un mayor o menor valor.
Unidad-Subunidad Ejecutora de conexión: El sistema trae automáticamente el

nivel 000 o Subunidad en Línea.
Unidad-Subunidad Ejecutora Gestión: Debe corresponder a la misma Unidad de

conexión. Si la Unidad Ejecutora de conexión es el nivel 000 la Subunidad
Ejecutora de Gestión también puede ser cualquiera de las Subunidades Fuera de
Línea definidas en el sistema SIIF Nación. Toda vez, que éste se encarga de
registrar la ejecución de ingresos de dichas Unidades.

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Es procedente aclarar, que si la Subunidad Ejecutora de Gestión corresponde a un

código Estadístico que dependa del nivel central (000), el sistema afectará la
causación pero no realiza movimientos contables automáticos, razón por la cual el
nivel central no debe efectuar el registro de causación en códigos estadísticos.
Número de Control Origen: Digitar el número del acto administrativo el cual no

se puede repetir.
Número Control SIIF: Número consecutivo que genera el sistema cada vez que
se grabe una transacción.
Texto: Digitar la descripción detallada del objeto del convenio o contrato según
corresponda.
Valor Resumen: Escriba el valor total en pesos del resumen de causación.
Fecha Documento: Corresponde a la fecha del acto administrativo. Esta fecha es

informativa y en todo caso debe corresponder a un día hábil que sea igual o
anterior a la del sistema.
Signo Positivo: Se seleccionará positivo.
Signo Negativo: Se seleccionará en el caso en que sea necesario efectuar

correcciones a un movimiento que fue registrado erróneamente.
Situación de Fondos: Se debe seleccionar sin situación de fondos.
En la carpeta de Imputación Presupuestal - Código Rubro Concepto se debe

digitar o seleccionar el código del rubro concepto de ingresos al cual corresponda
la causación que se está efectuando de conformidad al acto administrativo.
Valor: Digite el valor a percibir en ejecución del acto administrativo que respalda
el ingreso.
Moneda: Este campo se llena automáticamente con moneda Pesos.
Carpeta de Datos Administrativos

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Para diligenciar correctamente la carpeta DATOS ADMINISTRATIVOS del Módulo

de Ingresos, se requiere en forma previa crear los beneficiarios (Terceros) por el
Procedimiento Nº 26 Beneficiario Cuenta, diligenciando únicamente lo
correspondiente a la “Información del Beneficiario”.
Número Id: En este campo el sistema no permite digitar el tercero sino que debe
ser seleccionado.
Los campos Tipo Id, Nombre o Razón Social se llenan automáticamente una
vez seleccionado el número de cédula o NIT.
Valor: Se debe digitar el valor en pesos de la causación el cual debe corresponder

al valor digitado en la cabecera.
Tipo de Comprobante: Digite o Seleccione de la tabla de acuerdo al acto

administrativo.
Número Comprobante: Digite el Número de Comprobante que corresponda al

acto administrativo.
4.1 Análisis Carga Resúmenes de Causación
Es fundamental que una vez se expidan los actos administrativos, se analice la

pertinencia de su reconocimiento total desde el punto de vista presupuestal y
contable, con el fin de que se revelen de manera confiable los hechos
económicos, de tal manera que se tenga menos probabilidades de sobreestimar
los ingresos de la Entidad en la vigencia fiscal o perido contable.
Así mismo, se recomienda a las Unidades en Línea efectuar en forma previa un

análisis a los respectivos actos administrativos, especialmente sobre las
condiciones de pago que tiene el tercero para con la Nación-Ministerio de Defensa
Nacional, con el fin de que se efectúe un seguimiento a las fechas de cobro,
mediante una eficiente gestión de cartera que garantice el oportuno recaudo y su
reconocimiento a través de los diferentes rubros conceptos existentes en el
Sistema SIIF Nación.
La transacción valida que la sumatoria de los valores registrados para cada

tercero coincidan con el valor total de la causación registrado en el campo ”Valor
resumen”.

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Esta transacción afecta la contabilidad de la Unidad con la fecha del día en que se
realiza el movimiento, por lo tanto, las Unidades deberán propender por el registro
en línea de los ingresos para garantizar que la contabilidad cumpla con las
características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad.
Si el Módulo de Ingresos está en periodo de transición (sólo cuando lo autorice el

Ministerio de Hacienda y Crédito Público), se pueden registrar Causaciones para
el Año Fiscal Actual o Anterior.
Cuando el registro se hace con Año Fiscal año anterior, el sistema deja traza
contable con fecha del último día hábil del mes de diciembre del año fiscal año
anterior. Cuando se registra con Año Fiscal año actual la traza contable la deja
con la fecha del movimiento.
Cuando el registro se hace con Año Fiscal año anterior, se actualizan los saldos
presupuestales de Ingresos en el mes de diciembre del año que se cierra, con
fecha de movimiento igual al último día hábil del año.
Cuando el registro se hace con Año Fiscal año anterior, la fecha del documento
debe ser menor o igual a diciembre 31 del año que se cierra y debe ser un día
hábil.
Cuando el registro se hace con Año Fiscal año actual, actualiza los saldos
presupuestales de Ingresos con la fecha del movimiento.
Cuando el registro se hace con Año Fiscal año actual la fecha del documento debe
ser menor o igual a la fecha del movimiento.
4.2 Registros Contables

CONTABLE
14XXXX Deudores XXX
4XXXXX Ingresos XXX
5. REGISTRO CONSIGNACIONES
Esta transacción permite a las Unidades Ejecutoras y Subunidades en Línea con

el SIIF Nación, que recaudan recursos sin situación de fondos en sus Tesorerías,
registrar las consignaciones que los Terceros (particulares) hacen en sus cuentas
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bancarias como retribución por los trámites, servicios y bienes, suministrados por
la Entidad.
Con respecto a las consignaciones efectuadas por las Unidades Militares éstas no
deben ser objeto de clasificación dentro de un rubro concepto sino dentro del
concepto OAT 1700000100 “Traslado recaudos entre fondos especial SSF
Débito”.
La consignación, reporte bancario o extracto, constituyen los documentos soportes

para la carga de la información.
Las Unidades Ejecutoras del nivel central y Regionales en Línea con el Sistema
SIIF Nación que cuenten con sistemas de información bancaria en línea, deben
efectuar el registro de las consignaciones diariamente en el Sistema SIIF Nación;
en caso contrario, el cargue de información deberá adelantarse de acuerdo con la
periodicidad con la cual las entidades financieras la suministren, por lo menos
semanalmente, sin embargo, los registros en el sistema se cargarán para cada día
a la que corresponda la operacion. Es de aclarar, que la Unidad Ejecutora (nivel
central) no debe efectuar el cargue de los extractos de las Unidades Fuera de
Línea.
Es procedente manifestar, que el cargue de las consignaciones para Unidades en

Línea sólo aplica para recursos Sin Situación de Fondos, entre ellos los Fondos
Especiales. Es de aclarar, que dichos recursos son manejados en cuentas no
administradas por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional.
Cabe aclarar que para las cuentas administradas por la Dirección General de
Crédito Público y del Tesoro Nacional el cargue de las consignaciones tales como:
reintegros, tasas y multas y rendimientos financieros entre otros, lo realiza
directamente la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional.
Con el fin de que los Estados Financieros reflejen la situación real, es necesario
que las Unidades en Línea con el Sistema SIIF Nación carguen la totalidad de las
consignaciones bien sea que se encuentren identificadas o nó. En consecuencia,
es recomendable que en forma permanente se efectúen las conciliaciones
bancarias a que haya lugar con el propósito de que antes del 31 de diciembre se
clasifiquen la totalidad de los recursos que se encuentren plenamente
identificados.

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Para efecto del registro de las consignaciones el perfil Pagador debe proceder por
la RUTA: Ingresos/Ajustes/Sin Situación de Fondos/Registro Control de Recaudo
SSF.
El sistema traerá la siguiente pantalla:
Con fundamento en la anterior pantalla se debe diligenciar los siguientes campos:
Año Fiscal: El sistema traerá la vigencia actual.
Año de corrección: Este campo sólo se utiliza para la situación de una reversión
o ajuste a la fecha del recaudo de años anteriores debiéndose seleccionar el signo
negativo, seleccionar el año en donde se debe aplicar la corrección así como el
campo de “fecha recaudo” donde previamente se debe analizar si efectivamente
corresponde adelantar la reversión y verificar que el saldo esté pendiente de
clasificar
Fecha Movimiento: Este campo se llena automáticamente con la fecha del

sistema.
Unidad Ejecutora Conexión: Este campo se llena automáticamente. Muestra la

Unidad Ejecutora o Regional en Línea.
Unidad Ejecutora Gestión: Seleccione la Unidad o Subunidad en Línea según

corresponda. Esta debe ser la misma información relacionada en la Unidad
Ejecutora Conexión.

o parcial
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INGRESOS
22 DIC 2010
Número Control Origen: Se puede digitar un código alfanumérico que identifique

cada una de las consignaciones realizadas o se puede relacionar el número del
documento soporte. Es procedente indicar, que el número no se puede repetir.
Número Control SIIF: Consecutivo que genera el sistema para cada una de las
transacciones.
Fecha Recaudo: Corresponde a la fecha en que se realizó la consignación del

recaudo SSF.
Fecha Documento: Corresponde a la fecha del documento que respalda el

registro en el sistema.
Fecha Contabilización: Digitar la fecha en que se requiere que el sistema efectúe

la contabilización de acuerdo con los periodos abiertos.
Signo Positivo: Se debe escoger signo positivo cuando se realiza el

reconocimiento de recursos a favor de la entidad.
Signo Negativo: Se utiliza cuando se requiere efectuar alguna reversión o ajuste

y para el efecto, se debe seleccionar el campo denominado “Año de Corrección”.
Entidad Financiera: Seleccionar o digitar de la ventana de consulta genérica el

código de la entidad financiera en la cual se realizó el recaudo SSF.
Cuenta Bancaria: Seleccionar o digitar de la ventana de consulta genérica el

número de la cuenta bancaria en la cual se realizó el recaudo de los recursos
SSF.
Concepto OAT: El sistema trae automáticamente el concepto OAT con el cual se

asocia el recaudo sin situación de fondos.
Valor Recaudo: Corresponde al valor de la consignación.
Valor Pendiente por Descargar: Este campo se llena automáticamente.

Muestra el saldo actual pendiente por descargar para la cuenta bancaria en la
fecha de recaudo seleccionada.

o parcial
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INGRESOS
22 DIC 2010
Fondos Recursos Administrados: Este campo no se debe diligenciar teniendo

en cuenta que no existe una entidad que administre los fondos del Ministerio de
Defensa Nacional.
5.1 Análisis Registro Consignaciones
Teniendo en cuenta que las tesorerías de las Unidades en Línea con el Sistema
SIIF Nación deben hacer el cargue de las consignaciones por cada día hábil y en
este proceso pueden presentarse consignaciones sin identificar en el extracto
bancario o de movimientos, es pertinente aclarar, que éstas deben ser objeto de
incorporación (cargue de la consignación) y posteriormente, se debe proceder a la
depuración de las mismas, con el fin de que sean clasificadas mediante rubro
presupuestal u OAT. Es decir, que todas las partidas deberán ser objeto de
clasificación una vez se identifique plenamente el concepto de su recaudo, y
aquellas que no correspondan a la Unidad deben ser objeto de depuración pero no
de clasificación.
En caso de que por error se haya registrado un mayor valor con respecto al de la
consignación, se debe realizar un ajuste total o parcial a través de la RUTA:
Ingresos/Ajustes/Sin Situación de Fondos/Registro Control de Recaudo,
escogiendo signo negativo.
Efectuada esta transacción quedará un registro de la misma en el Sistema SIIF

Nación, información que se puede observar mediante el reporte Valores Diarios
Recaudados por Clasificar en Ingresos a través de la RUTA: Ingresos – Consultas
– Informes – Valores Diarios Recaudados por descargar en Ingresos.
- La fecha inicial y final debe corresponder al mismo año fiscal.
NOTA: Es procedente señalar, que tanto el registro de la consignación como los

ajustes realizados generan efectos contables automáticos en la Unidad o
Subunidad en Línea que los adelantó.
5.2 Registros Contables

CONTABLE
111005050 Fondos no situados por DTN XXX
472080 Recaudos XXX

o parcial
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INGRESOS
22 DIC 2010
6. CONSULTA REPORTE VALORES DIARIOS RECAUDADOS POR

DESCARGAR EN INGRESOS
Previo a la clasificación de consignaciones se debe consultar el reporte de Valores

Diarios Recaudados por Clasificar a través de la RUTA:
Ingresos/Consultas/Informes/Valores Diarios Recaudados por descargar en
Ingresos, actividad que adelantará el perfil Presupuesto.
Con base en la ruta anterior se obtiene la siguiente pantalla:
Con fundamento en lo anterior se debe digitar la información que en cada campo

se indica, así:
Año Fiscal: Seleccione el año que desea consultar.
Unidad Ejecutora (Inicial y Final): Seleccione la asignación interna que se

desea consultar.
Fecha Inicial: Para garantizar la verificación de la totalidad de los valores

pendientes por descargar se sugiere que el usuario digite como fecha inicial el 1º
de enero de la vigencia que desea consultar.

o parcial
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INGRESOS
22 DIC 2010
Fecha Final: Para garantizar la verificación de la totalidad de los valores

pendientes por descargar se sugiere que el usuario digite como fecha final la fecha
en la cual se está realizando la consulta.
Cuenta Bancaria- Tipo: Seleccione No Administradas por la DTN.
Inicial: Seleccione la cuenta a partir de donde se desea consultar.
Hasta: Seleccione la cuenta hasta donde se requiere la consulta.
Valores por descargar: Seleccione la opción “Valores diferentes de cero”.
Con fundamento en lo anterior el sistema traerá el siguiente reporte:
6.1 Análisis reporte valores diarios recaudados por descargar en ingresos
Se debe verificar principalmente las columnas “Número de cuenta, Fecha de

consignación y el Valor Pendiente por Clasificar” y confrontarlos con los soportes
de consignaciones suministrados por la entidad bancaria o por los usuarios, con el
fin de clasificar las consignaciones previamente identificadas. Lo anterior, en
consideración a que antes del cierre de ingresos, el campo valor por clasificar
debe figurar en cero.

o parcial
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INGRESOS
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Cabe aclarar, que la realización permanente de esta actividad determina la

confiabilidad de la información financiera del Ministerio de Defensa Nacional, y
resulta imprescindible para obtener la certificación por parte de la Contaduría
General de la Nación en caso de que se requiera aforar los recursos que
respalden una probable adición presupuestal. Esta situación se presenta cuando
los ingresos o recaudos superan las proyecciones registradas en la Ley de
Presupuesto.
En consecuencia, se recomienda no dejar valores pendientes por clasificar de una

vigencia a otra, sino efectuar su depuración en la misma, ya que de presentarse
dicha situación, los valores pendientes por clasificar se convertirán en ingresos
presupuestales de la vigencia donde se realice su clasificación.
7. CLASIFICACION DE CONSIGNACIONES
Una vez las tesorerías de las Unidades Ejecutoras y Subunidades en línea hayan
efectuado el cargue de las consignaciones, los funcionarios encargados del control
de los ingresos a través del Perfil Presupuesto deben realizar la clasificación de
los ingresos.
Esta transacción se utiliza para clasificar los ingresos tanto de la Unidad en Línea
del nivel 000 o Regional en Línea e igualmente, para clasificar el ingreso de las
Unidades Fuera de Línea.
Para el caso de la clasificación de los ingresos de las Unidades Fuera de Línea el

Sistema SIIF Nación inhabilita en la cabecera los campos fecha de cobro, año
carga extracto y cuenta bancaria así como los campos relacionados en la Carpeta
de Datos Administrativos correspondiente al beneficiario, en atención a que ya no
se efectúa el cargue de las consignaciones o del extracto de dichas Unidades.
No obstante lo anterior, los demás campos de la cabecera deben ser diligenciados

con respecto a la Unidad Fuera de Línea así como la Carpeta de Imputación.
Para las Unidades Ejecutoras o Subunidades en Línea se deben diligenciar todos

los campos de la cabecera y las carpetas de Imputación y datos Administrativos.
Considerando que dentro del proceso de clasificación de los rubros conceptos

existentes en ingresos se pueden presentar situaciones en las cuales se da la

o parcial
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INGRESOS
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causación y el recaudo en forma simultánea y en otras, la causación inicialmente y

en forma posterior el recaudo, es pertinente tener en cuenta:
7.1 Clasificación para rubros conceptos que impliquen la causación y el

recaudo en forma simultánea.
Para efecto de la clasificación el Perfil Presupuesto debe proceder por la RUTA:

Ingresos/Imputación/Imputación en efectivo/Imputación de ingresos, donde el
sistema traerá la siguiente pantalla:
Sobre esta pantalla se deben diligenciar los siguientes campos:
Año Fiscal: Este campo se llena automáticamente. Muestra el año de la conexión

del sistema.
Año Vigencia: Seleccione vigencia actual.

sistema y es la fecha para la cual se efectúa el movimiento, se afectan los saldos y
la contabilidad.
Unidad–Subunidad Ejecutora Conexión: Este campo se llena

automáticamente. Muestra la Unidad-Subunidad Ejecutora de Conexión.

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INGRESOS
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Unidad–Subunidad Ejecutora Gestión: Se debe digitar o seleccionar la misma

información de la Unidad Ejecutora o Subunidad en Línea de Conexión. Es
procedente aclarar, que si la Unidad Ejecutora de conexión es el nivel 000 la
Subunidad Ejecutora de Gestión también puede ser cualquiera de las
Subunidades Fuera de Línea definidas en el sistema.

transacciones.
Tipo de Imputación: Cuando registre un ingreso simultáneo seleccione

Causación Recaudo teniendo en cuenta, que el ingreso que se recibe no se ha
registrado en el sistema previamente como causado.
Fecha de Contabilización: Escriba la fecha real en la que la Unidad Ejecutora o

Subunidad en Línea registró el movimiento de ingresos. Esta fecha debe ser
mayor o igual a la fecha del último cierre contable y menor o igual que la fecha del
sistema.
Forma de imputación Diaria: Se debe seleccionar diaria.
- Fecha de Consignación: Se debe registrar la fecha en la que se realizó la

consignación o la fecha en que aparece el abono en el extracto bancario.
- Año Consignación: Digitar el año en que se cargó la consignación o el extracto.
Valor a Imputar: Corresponde al valor objeto de clasificación.
Cuenta Bancaria: Escriba o seleccione de la ventana de consulta genérica la

cuenta bancaria contra la que se realizará la imputación. El sistema mostrará el
código de la entidad bancaria a la que pertenece la cuenta, la cual se recomienda
verificar que sea la misma en la que se consignaron los recursos.
Signo Positivo: Seleccionar el signo positivo.
Signo Negativo: Se utiliza cuando se requiere efectuar alguna reversión o ajuste.

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Situación: Seleccionar SSF.
Texto: Escriba el detalle relacionado con el movimiento de imputación o

clasificación.
En la Carpeta Imputación se debe tener en cuenta:
Soporte Rubro-concepto: Se debe seleccionar el rubro concepto requerido y por

ningún motivo se debe digitar.
Valor en Pesos: Digite el valor del movimiento de imputación para el tipo de

concepto seleccionado. El valor debe ser igual al registrado en la cabecera de la
pantalla.
Moneda: Este campo se llena automáticamente con moneda Pesos cuando se

registra el recaudo de un ingreso.
En la Carpeta de Datos Administrativos se diligenciarán los siguientes

campos:
En esta carpeta es procedente indicar, que si la clasificación de los ingresos

corresponde a Unidades Fuera de Línea tal y como se mencionó anteriormente,
únicamente la Unidad Ejecutora (nivel central) lo adelantará y en este caso el
sistema SIIF Nación inhabilitará la información correspondiente a la fecha de
cobro, año carga extracto y cuenta bancaria así como los campos relacionados en
la carpeta Datos Administrativos como son: Beneficiarios, Número Id, Tipo Id,
Nombre o razón social, valor pesos, tipo y número de comprobante.
De otra parte, la consulta y el diligenciamiento de los campos que se relacionan

adelante lo debe efectuar la Unidad Ejecutora del nivel central y las Subunidades
en Línea con el Sistema SIIF Nación, siempre y cuando estén aplicando la
clasificación de los ingresos en estas mismas.

de Ingresos, se requiere crear los Terceros por el Procedimiento Nº 26
Beneficiario Cuenta, diligenciando solamente la carpeta correspondiente a
“Información del Beneficiario”.
Una vez creados los terceros se debe proceder a seleccionarlo en la carpeta de

Datos Administrativos de la siguiente manera:

o parcial
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INGRESOS
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Consulte el número de identificación para los terceros.
Para consultar la información correspondiente al tercero cuya identificación sea

NIT o Cédula, el usuario se debe posicionar en el campo de Número Id. a
continuación aparece una pantalla de beneficiarios criterios de búsqueda donde se
debe ubicar en el campo de identificación, presionando clic en el botón consulta
genérica (este botón se identifica con tres puntos). Posteriormente, aparece la
pantalla Filtro campo: Identificación y en el campo de Operador Relacional se
escogerá la opción como y en el campo valor se digitará el número del nit o
cédula, se presionará el botón buscar y luego aceptar, para que el sistema realice
la búsqueda.
Posteriormente, se continuará con el diligenciamiento de los siguientes campos:
Tipo ID: Esta información la trae automáticamente el sistema al momento de

seleccionar el número de ID que el usuario escogió.
Nombre o Razón Social: Este nombre lo muestra el sistema a partir del número
de ID que el usuario escogió.
Valor: Digite el valor en forma individual por tercero o nit el cual debe coincidir con
el valor de la cabecera y el valor registrado en la Carpeta de Imputación.
Tipo de Comprobante: Seleccione o digite el tipo de documento que puede ser:

factura o consignación, entre otros.
Número Comprobante: Escriba el Número del documento seleccionado.
7.1.1 Análisis clasificación para rubros conceptos que impliquen la

causación y el recaudo en forma simultánea.
- Se debe causar y recaudar, cuando el flujo de recursos se suceda en forma

simultánea a la adquisición del bien o a la prestación del servicio.
- Por esta transacción se deben registrar la causación y recaudo de los ingresos

producto de los convenios que adelantan las Unidades Ejecutoras del
Ministerio de Defensa Nacional, únicamente cuando el giro de los recursos
este sujeto a condiciones relacionadas con el cumplimiento de actividades por
parte del Ministerio de Defensa Nacional.

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- Si se realizan pagos en dinero o cheque directamente en las cajas de las

Tesorerías de las Unidades, éstas elaborarán el correspondiente recibo de
caja en donde se refleja como mínimo: identificación del tercero (nombre,
cédula o nit), concepto del recaudo, monto y forma de pago (efectivo o
cheque), fecha y número del recibo de caja. El recibo de caja se elaborará en
original y copia esta última reposará en la correspondiente Tesorería.
- Si el recaudo se realiza a través de consignación bancaria (es recomendable

que se exija el nombre de la persona e identificación así como el concepto de
la consignación) las Tesorerías elaborarán las Notas Crédito en las cuales
debe existir una numeración, identificación del tercero, cuenta bancaria, valor,
concepto del recaudo y fecha. Es recomendable que se adelanten
coordinaciones con las Entidades Bancarias para que se implemente el uso de
códigos de recaudo que facilite la identificación del mismo.
- Es procedente indicar, que se debe tener cuidado al seleccionar el tipo de

imputación el cual debe ser “causación y recaudo”. De realizar por
equivocación únicamente el recaudo, el Sistema SIIF Nación generará un
saldo negativo por cada uno de los rubros conceptos y cuentas contables.
- Una vez se graba la información el sistema automáticamente efectuará los

asientos contables. Cabe aclarar, que la utilización de esta transacción genera
diferencias al conciliar los ingresos presupuestales y los contables, ya que
permite reconocer ingresos presupuestales en el mes vigente con cargo al
último comprobante contable del mes que se encuentra en periodo de cierre.
- Algunos ejemplos de “causación y recaudo” simultáneamente son: Convenios,

fotocopias, constancias, carnets, fichas de parqueo y salvoconductos, entre
otros.
- Si la Unidad Ejecutora de conexión es el nivel 000 la Subunidad Ejecutora de

Gestión puede ser cualquiera de las Subunidades Fuera de Línea definidas en
el sistema para esa Unidad Ejecutora.
- Si la Unidad Ejecutora de conexión es una Subunidad en Línea, la Subunidad

Ejecutora de Gestión sólo puede ser ésta misma.
- La sumatoria de los valores del detalle, para todos los tipos de concepto, debe
coincidir con el valor total de la imputación.

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- La carga de información de las consignaciones debe hacerse para cada día

hábil, de tal manera que coincida con la información reportada en los extractos
bancarios de la cuenta.
- Si el cierre anual del año fiscal anterior no ha sido ejecutado, la imputación

sólo puede efectuarse sobre valores por descargar de la misma vigencia en la
cual se está efectuando el movimiento.
- En periodo de transición pueden registrarse Reintegros con Año Fiscal Actual

o Anterior. Cuando el registro corresponde a Año Fiscal Anterior y Año
Vigencia Actual o Anterior, la fecha de recaudo debe ser menor o igual al 31
de diciembre del año que terminó y la fecha del movimiento quedará
registrada con el último día hábil del año que está por cerrarse.
- Para Año Fiscal año anterior el sistema deja traza contable con fecha último
día hábil del mes de diciembre del año fiscal año anterior. Para Año Fiscal año
actual deja la traza contable con fecha igual a la del movimiento.
- Para Año Fiscal año anterior, se actualizan los saldos presupuestales de

Ingresos en el mes de diciembre del año que se cierra, con fecha de
movimiento igual al último día hábil del año.
- Para Año Fiscal año actual, el sistema actualiza los saldos presupuestales de
Ingresos con la fecha del movimiento.
- Para Año Fiscal año anterior la fecha de contabilización está predefinida como
el último día hábil del año que se cierra. Para Año Fiscal, año actual debe ser
menor o igual a la fecha del movimiento, la fecha de contabilización debe
corresponder a un día hábil que sea igual o anterior al del sistema, menor o
igual a la Fecha de Cobro y mayor al último día de cierre diario de contabilidad
definitivo.
- Esta transacción permite la selección de un sólo rubro concepto apuntándole a

varios terceros. El Sistema SIIF Nación por la RUTA: Ingresos/Consultas/
Informes/Movimientos y Saldos por Cobrar y Pagar por Terceros de Ingresos
presenta el reporte de Movimientos y Saldos por Cobrar y Pagar por Terceros
Ingresos, a través del cual se pueden identificar las operaciones efectuadas
por tercero.

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- Se sugiere no incluir más de veinte (20) terceros por rubro concepto.
- Es de aclarar, que el sistema no permite repetir el tercero para un mismo rubro

concepto, motivo por el cual se debe efectuar la sumatoria para cargar el valor
total diario que corresponda a éste.
7.1.2 Registros Contables
Teniendo en cuenta que para el caso de los convenios, con la firma de éstos se ha
realizado un registro manual en cuentas de orden, se debe proceder a efectuar el
siguiente registro manual en la medida de su ejecución.

CONTABLE
En la medida en que se utilicen los rubros conceptos presupuestales para el

reconocimiento de los ingresos, los registros automáticos del sistema generan la
siguiente contabilización:
Causación

CONTABLE
14XXXX Deudores XXX
4XXXXX Ingresos XXX
Recaudo

CONTABLE
472080 Recaudos XXX
14XXXX Deudores XXX
7.1.3 Rubros conceptos exceptuados de la utilización del tercero

o parcial
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INGRESOS
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Teniendo en cuenta, que el Ministerio de Defensa Nacional maneja algunos rubros

conceptos de ingresos los cuales por su naturaleza no requieren identificación del
tercero, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público autorizó la utilización de un Nit
Genérico tanto para el sector público como privado.
La utilización de los Nit genéricos está sujeta a evaluación previa por parte del
Contador General del Ministerio de Defensa respecto de los rubros conceptos que
pueden hacer uso del Nit Genérico, así: 8999999991 beneficiario genérico sector
privado o 8999999992 beneficiario genérico sector público (Ver Procedimiento Nº
26 Beneficiario Cuenta). La solicitud de utilización del NIT Genérico la efectuará el
Director Financiero o quien haga sus veces de la Unidad Ejecutora y en la misma
se deberá informar sobre la evaluación realizada como mínimo de los siguientes
aspectos: cantidad de operaciones, cuantía de las operaciones, existencia o no de
un sistema de liquidación, costo beneficio de su aplicación, parámetros de
rendición de la información exógena, entre otros.
Lo anterior, con el fin de garantizar la trazabilidad de cada una de las

transacciones que realiza la Unidad Ejecutora para los rubros conceptos que se ha
autorizado la utilización del Nit genérico.
Los únicos rubros conceptos autorizados y que por lo tanto, pueden utilizar Nit
genérico público o privado son los siguientes:
CODIGO RUBRO DESCRIPCIÓN

CONCEPTO
6 0 0 0 10 1 CUOTA COMPENSACIÓN MILITAR
6 0 0 0 14 10 FOTOCOPIAS Y AUTENTICACIONES
6 0 0 0 14 49 SERVICIO DE PELUQUERIA
6 0 0 0 14 51 SERVICIO DE LAVANDERIA
6 0 0 0 14 62 TARJETAS DE RESERVISTAS
6 0 0 0 14 81 SERVICIO PARABOLICA
6 0 0 0 14 82 SERVICIOS PUBLICOS
6 0 0 0 14 85 CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS
6 0 0 0 14 86 SERVICIO DE PANADERIA
6 0 0 0 14 110 EDICIÓN Y/O ALQUILER DE PELÍCULAS
AUDIOVISUALES
6 0 0 0 14 133 VENTA BOLETAS
6 0 0 0 14 140 CARNETS Y CEDULAS MILITARES

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6 0 0 0 14 152 SERVICIO DE LOKER

6 0 0 0 14 175 LICENCIAS, PERMISOS Y AUTORIZACIONES
6 0 0 0 33 64 CUOTAS CARNETS
6 0 0 0 33 94 PRESUPUESTO PERCAPITA DEL SECTOR DEFENSA
PPCD SEGUN ACUERDO No. 053 DE 1998
6 0 0 0 14 2 FAROS Y BOYAS FONDOS INTERNOS MDN
6 0 0 0 14 215 USO DE AREAS DE FONDEO
7.2 Clasificación para convenios o contratos cuya ejecución se irá

amortizando en la vigencia a medida que se preste el servicio
Dentro de éstos se tiene por ejemplo, el caso de contratos de arrendamiento, por

cuanto se debe causar la totalidad del contrato y para efecto de la clasificación del
ingreso el perfil Presupuesto debe proceder por la RUTA:
Ingresos/Imputación/Imputación en efectivo/Imputación de ingresos, donde el

del sistema.

o parcial
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INGRESOS
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la contabilidad.
Unidad–Subunidad Ejecutora Conexión: Este campo lo trae el aplicativo

Unidad–Subunidad Ejecutora Gestión: Se debe digitar la misma información de

la Unidad Ejecutora o Subunidad en Línea de Conexión. Es procedente aclarar,
que si la Unidad Ejecutora de conexión es el nivel 000 la Subunidad Ejecutora de
Gestión también puede ser cualquiera de las Subunidades Fuera de Línea
definidas en el sistema.

transacciones.
Tipo de Imputación: Cuando registre un ingreso cuya ejecución se irá

amortizando a medida que se preste el servicio seleccione Recaudo , toda vez,
que el derecho de causación se generó con anterioridad.

sistema.
Forma de imputación:
Diaria: Se debe seleccionar diaria.
Fecha de Consignación: Se debe seleccionar la fecha cuando se cargó la

consignación o el extracto objeto de clasificación.
Año Consignación: Digitar el año en que se cargó la consignación o extracto.

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Cuenta Bancaria: Seleccione de la ventana de consulta genérica la cuenta

bancaria contra la que se realizará la imputación. El sistema mostrará el código
de la entidad bancaria a la que pertenece la cuenta, la cual se recomienda verificar
que sea la misma en la que se consignaron los recursos.
Situación: Seleccionar SSF.

clasificación.
Soporte Rubro-concepto: Se debe seleccionar el rubro concepto y por ningún

motivo se debe digitar.

pantalla.
Moneda: Este campo se llena automáticamente con moneda Pesos cuando se

registra el recaudo de un ingreso.

campos:
En esta carpeta es procedente indicar que si la clasificación de los ingresos

únicamente la Unidad Ejecutora (nivel central) lo adelantará y en este caso el
sistema inhabilitará la información correspondiente a la fecha de cobro, año carga
extracto y cuenta bancaria así como los campos relacionados en la carpeta Datos
Administrativos como son: Beneficiarios, Número Id, Tipo Id, Nombre o razón
social, valor pesos, tipo y número de comprobante.


o parcial
CADENA PRESUPUESTAL
INGRESOS
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en Línea con el Sistema SIIF Nación, siempre y cuando estén aplicando la




NIT o Cédula el usuario se debe posicionar en el campo de Número Id. a
la búsqueda.

Tipo de Comprobante: Seleccione o digite el tipo de documento que puede ser:

factura o consignación, entre otros.

o parcial
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7.2.1 Análisis clasificación para convenios o contratos cuya ejecución se irá

amortizando en la vigencia a medida que se preste el servicio
- En el campo de “tipo Imputación” se debe seleccionar sólo “recaudo”, toda

vez, que el derecho de causación se generó con anterioridad.
- Es obligatorio identificar el tercero en razón a que se trata de ingresos

representativos para las Unidades Ejecutoras y por consiguiente, no se deben
utilizar nits genéricos
- Si al cierre de la vigencia no se ha efectuado el “recaudo”, el Sistema SIIF,

Nación generará automáticamente una cuenta por cobrar, hasta tanto se
recauden los recursos para extinguir el cobro.
- Es pertinente aclarar, que de efectuarse primero el recaudo sin previamente

haberse realizado la causación, el sistema SIIF Nación automáticamente
emite un mensaje de advertencia de la generación de un valor con signo
negativo. En consecuencia, el usuario no debe escoger la opción “SI”. De
llegar a hacerlo se generaría una cuenta de cobro con signo negativo
afectando la razonabilidad de los Estados Financieros. Por tal motivo, se
recomienda tener especial cuidado en el procedimiento a realizar.
- Cuando se haya efectuado la causación en la vigencia anterior su recaudo se

debe aplicar en dicha vigencia. En tal sentido, el sistema sólo habilita la
opción en el campo tipo imputación recaudo, toda vez, que al efectuar la
causación en el año anterior se generó una cuenta por cobrar tanto
presupuestal como contable que está pendiente por cancelar y debe ser
extinguida desde el punto de vista presupuestal en el mismo periodo en que
fue creada.
Es de aclarar, que en todo caso la contabilidad de la operación recaudo

quedará registrada en la vigencia actual, es decir, la cancelación de la cuenta
por cobrar.
- Si se realizan pagos en dinero o cheque directamente en las cajas de las

Tesorerías de las Unidades, éstas elaborarán el correspondiente recibo de
caja en donde se refleja como mínimo: identificación del tercero (nombre,
cédula o nit), concepto del recaudo, monto y forma de pago (efectivo o

o parcial
CADENA PRESUPUESTAL
INGRESOS
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cheque), fecha y número del recibo de caja. El recibo de caja se elaborará en

original y copia (ésta última reposará en la correspondiente Tesorería).
- Si el recaudo se realiza a través de consignación bancaria (es recomendable

que se exija el nombre de la persona e identificación así como el concepto de
la consignación) las tesorerías elaborarán las Notas Crédito en las cuales
debe existir una numeración, identificación del tercero, cuenta bancaria, valor,
concepto del recaudo y fecha.
- Si la Unidad Ejecutora de conexión es el nivel 000 la Subunidad Ejecutora de

Gestión puede ser cualquiera de las Subunidades Fuera de Línea definidas en
el sistema para esa Unidad Ejecutora.

- La carga de información de las consignaciones debe hacerse para cada día

hábil, de tal manera que coincida con la información reportada en los extractos
bancarios de la cuenta.


actual, deja la traza contable con fecha igual a la del movimiento.


o parcial
CADENA PRESUPUESTAL
INGRESOS
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- Para Año Fiscal año actual, actualiza los saldos presupuestales de Ingresos
definitivo.

varios Terceros. El Sistema SIIF Nación por la RUTA: Ingresos/ Consultas/
Informes/ Movimientos y Saldos por Cobrar y Pagar por Terceros Ingresos
de Ingresos, a través del cual se pueden identificar las operaciones efectuadas
por tercero.


CONTABLE
472080 Recaudos XXX
14XXXX Deudores XXX
B. INGRESOS CON SITUACION DE FONDOS SISTEMA SIIF NACIÓN
1. GENERALIDADES
Como se indicó anteriormente, el presupuesto de ingresos está conformado por

ingresos corrientes (tributarios y no tributarios), recursos de capital (dentro de los
cuales se encuentra el endeudamiento interno y externo, recursos del balance,
rendimientos financieros, diferencial cambiario, entre otros), contribuciones
parafiscales, los cuales son recaudados directamente por la Dirección General de
Crédito Público y del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito
o parcial
CADENA PRESUPUESTAL
INGRESOS
22 DIC 2010
Público, así mismo, los Organos Ejecutores ejecutores perciben recursos que
deben ser girados a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional
y su destinación es determinada directamente por el Ministerio de Hacienda y
Crédito Público.
En caso de recaudarse dineros correspondientes a la Dirección General de

Crédito Público y del Tesoro Nacional, en las cuentas administradas por las
tesorerías de las Unidades Ejecutoras en Línea o Fuera de Línea, debe efectuarse
la consignación en forma inmediata a dicha instancia conforme al Procedimiento
No. 29 “CONSIGNACIÓN A CUENTAS DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE
CRÉDITO PÚBLICO Y DEL TESORO NACIONAL
Es procedente aclarar, que teniendo en cuenta que los ingresos con situación de
fondos son cargados en el Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF
Nación por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, es
necesario que las Unidades Ejecutoras y Subunidades en línea del Ministerio de
Defensa Nacional por ser entes generadores realicen la clasificación de dichos
ingresos.
2. MANTENIMIENTO CUENTAS DTN
Por corresponder a cuentas administradas por la Dirección General de Crédito

Público y del Tesoro Nacional, el mantenimiento de las cuentas lo adelanta dicha
instancia.
3. RELACION ENTRE SUBUNIDADES
Esta actividad se debe realizar en forma anual al inicio de la vigencia fiscal, con el
fin de que las Unidades Ejecutoras nivel central y Regionales en Línea puedan
registrar operaciones relacionadas con la clasificación de recursos con situación
de fondos.
En tal sentido, la Unidad Ejecutora en Línea (nivel central) o las Subunidades en

Línea deben registrarse asi mismas como Subunidad Ejecutora de origen.
El registro de las Unidades se debe adelantar por el perfil Presupuesto a través de

la siguiente RUTA: Ingresos/ Relación entre Subunidades Ejecutoras.
El sistema mostrará la siguiente pantalla:

o parcial
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INGRESOS
22 DIC 2010
Con fundamento en la pantalla anterior se debe digitar la información que en cada

campo se indica, así:
Año Fiscal: El sistema traerá el año en que se encuentre.
Subunidad Ejecutora Origen: Corresponde a la Unidad Ejecutora nivel central o

Subunidad en Línea.
Subunidad Ejecutora Destino: Seleccione la Unidad o Subunidad en Línea a la

cual pertenece. Es decir, si es la Unidad Ejecutora (nivel central) se seleccionará
000 y si es la Subunidad en Línea se seleccionará o registrará ella misma.
Descripción: El sistema traerá automáticamente el nombre de la Unidad según

corresponda.
4. CARGA RESÚMENES DE CAUSACION
Los funcionarios encargados del reconocimiento de los ingresos deberán

coordinar con las áreas contables el rubro concepto presupuestal mediante el cual
se adelantará el reconocimiento de los ingresos, con el fin de garantizar la
coherencia entre la imputación presupuestal y el registro contable de la operación.
Esta transacción se adelanta cuando se haya producido un acto administrativo por

ejemplo: una multa a un tercero por incumplimiento de sus obligaciones para con
la Nación, debiéndose efectuar la causación por la Unidad Ejecutora nivel central o
Subunidad en Línea.
Es pertinente indicar, que se entiende por “causación” (Ver Anexo “1” Relación
Normatividad Legal Vigente), el registro de los derechos reconocidos por cobrar

o parcial
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INGRESOS
22 DIC 2010
sobre los rubros de ingresos de la vigencia fiscal actual incluidos en la Ley de

Presupuesto General de la Nación, previa emisión del documento de cobro o del
respectivo documento o acto en el cual se determine la cuantía del ingreso que
debe recibirse y que respalde la obligación legal de un tercero para con el Estado.
Es procedente aclarar, que los ingresos corrientes de la Nación y aquellas

contribuciones y recursos que en las normas legales no se haya autorizado
su recaudo y manejo a otro órgano, deberán ser consignados en la Dirección
General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, por quienes estén
encargados de su recaudo. En tal sentido, las multas impuestas a los
contratistas deben ser consignadas en las cuentas de la Dirección General
de Crédito Público y del Tesoro Nacional, toda vez, que el Decreto No. 2350
de 1971 no contempla como Fondos Internos los recursos obtenidos con
ocasión de “multas” impuestas a terceros.
Las Unidades Ejecutoras o Subunidad en Línea deben en el Sistema SIIF-Nación

registrar el hecho económico.
En este caso se da la causación y a futuro se surte el recaudo. Por ejemplo: el

rubro de otras tasas y multas, en donde se causa la totalidad de la multa impuesta
por dicho concepto pero el recaudo se produce posteriormente.
Es importante, que cuando se produzca el recaudo se tenga presente que la

causación ya se ha debido efectuar, a fin de que no se vaya a presentar duplicidad
en el proceso, toda vez, que si se registra por equivocación nuevamente la
causación, el sistema generará un nuevo asiento contable duplicando la
información, lo que no sería concordante, teniendo en cuenta que esta actividad
ya se había realizado.
Esta transacción permite registrar la causación de los ingresos públicos en la

vigencia actual para las Unidades Ejecutoras y Subunidades en línea con el
Sistema SIIF Nación por rubro concepto, tercero y efectuar únicamente ajustes a
la causación de la vigencia anterior. Así mismo, el nivel central debe efectuar el
registro de la causación correspondiente a las Unidades Fuera de Línea.
Igualmente, permite afectar por un sólo rubro concepto varios terceros

relacionados con el mismo.

o parcial
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INGRESOS
22 DIC 2010
Es pertinente recordar, que la transacción aplica para los casos en que se van a
realizar causaciones por concepto de multas y sanciones disciplinarias, entre
otras, cuyo recaudo se adelantará a medida que se vayan efectuando los pagos.
A continuación se presenta la pantalla que describe la transacción de Causación

de Ingresos que debe adelantar el perfil Presupuesto la cual se realiza a través de
la siguiente RUTA: Ingresos/Causación/Resúmenes de Causación/Carga
Resúmenes de Causación, así:
Sobre esta pantalla se debe tener en cuenta:
Año Fiscal: El sistema automáticamente trae el de la vigencia.
Año Vigencia: Seleccione la vigencia actual. Es procedente aclarar, que

únicamente se seleccionará el año anterior cuando se trate de ajustar una
causación realizada en vigencias anteriores por un mayor o menor valor.
Unidad-Subunidad Ejecutora de conexión: El sistema trae automáticamente el

nivel 000 o Subunidad en Línea.
Unidad-Subunidad Ejecutora Gestión: Debe corresponder a la misma Unidad de

conexión. Si una Unidad Fuera de Línea genera un acto administrativo que
conlleva a un ingreso para la Nación a las cuentas administradas por la Dirección

o parcial
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INGRESOS
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General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, la Unidad-Subunidad Ejecutora

de Gestión será el nivel 000, quien se encargará de registrar la ejecución de
ingresos de dicha Subunidad, quien debe por consiguiente, remitir los documentos
que soportan la situación.
Es pertinente aclarar, que si la Subunidad Ejecutora de Gestión corresponde a un

código Estadístico que dependa del nivel central (000), el sistema afectará la
causación, no realiza movimientos contables automáticos, razón por la cual el
nivel central no debe efectuar el registro de causación en códigos estadísticos.
Número de Control Origen: Digitar el número del acto administrativo el cual no

se puede repetir.
Número Control SIIF: Número consecutivo que genera el sistema cada vez que
se grabe una transacción.
Texto: Digitar la descripción detallada del motivo por el cual se realiza la

causación.
Valor Resumen: Digite el valor a percibir en ejecución del acto administrativo que
respalda el ingreso.
Fecha Documento: Corresponde a la fecha del acto administrativo. Esta fecha es

informativa y en todo caso debe corresponder a un día hábil que sea igual o
anterior a la del sistema.
Signo Positivo: Se seleccionará positivo.
Signo Negativo: Se seleccionará para indicar que se corregirá un movimiento

que fue registrado erróneamente.
Situación de Fondos: Se debe seleccionar con situación de fondos.
En la carpeta de Imputación Presupuestal- Código Rubro Concepto se debe

digitar o seleccionar el código del rubro concepto de ingresos al cual corresponda
la causación que se está efectuando de conformidad al acto administrativo.
Valor: Digite el valor total de la causación.

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Carpeta de Datos Administrativos

de Ingresos, se requiere en forma previa crear los terceros según lo indicado en el
procedimiento Nº 26 Beneficiario Cuenta, diligenciando únicamente lo
correspondiente a la “Información del Beneficiario”.
ser seleccionado.

escogerá la opción “como” y en el campo “valor” se digitará el número del nit o
la búsqueda.
Los campos Tipo Id, Nombre o Razón Social se llenan automáticamente una
vez seleccionado el número de cédula o NIT.
Valor: Se debe digitar el valor en pesos de la causación el cual debe corresponder

al valor digitado en la cabecera.
Tipo de Comprobante: Digite o Seleccione de la tabla de acuerdo al acto

administrativo.
Número Comprobante: Digite el Número de Comprobante que corresponda al

acto administrativo.
4.1 Análisis Carga Resúmenes de Causación
- Es fundamental que una vez se expidan los actos administrativos, se analice

la pertinencia de su reconocimiento total desde el punto de vista presupuestal
y contable, con el fin de que se revelen de manera confiable los hechos
económicos, de tal manera que se tenga menos probabilidades de
sobreestimar los ingresos en la vigencia fiscal o perido contable.

o parcial
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INGRESOS
22 DIC 2010
Así mismo, se recomienda a las Unidades en Línea efectuar en forma previa

un análisis a los respectivos actos administrativos, observándose
especialmente las condiciones de pago que tiene el tercero con la Nación-
Ministerio de Defensa Nacional, con el fin de efectuar un seguimiento a las
fechas de cobro y proceder a efectuar el mismo, para posteriormente registrar
el recaudo y finalmente, su clasificación en los diferentes rubros conceptos
en el Sistema SIIF-Nación.
El conocimiento de las fechas de cobro permite a las Unidades visualizar los

ingresos que desde el punto de vista presupuestal y contable, se esperan
recaudar dentro de la vigencia fiscal o periodo contable.
- La sumatoria de los valores registrados para cada tercero debe coincidir con el
valor total de la causación registrado en el campo ”Valor resumen”.
- Si el Módulo de Ingresos está en periodo de transición (sólo cuando lo autorice

el Ministerio de Hacienda y Crédito Público), se pueden registrar Causaciones
para el Año Fiscal Actual o Anterior.
- Cuando el registro se hace con Año Fiscal año anterior el sistema deja traza
contable con fecha del último día hábil del mes de diciembre del año fiscal año
anterior. Cuando se registra con Año Fiscal año actual la traza contable la
deja con fecha igual a la del movimiento.
- Cuando el registro se hace con Año Fiscal año anterior, se actualizan los
saldos presupuestales de Ingresos en el mes de diciembre del año que se
cierra, con fecha de movimiento igual al último día hábil del año.
- Cuando el registro se hace con Año Fiscal año actual, actualiza los saldos
presupuestales de Ingresos con la fecha del movimiento.
- Cuando el registro se hace con Año Fiscal año anterior la fecha del documento
debe ser menor o igual a diciembre 31 del año que se cierra y debe ser un día
hábil.
- Cuando el registro se hace con Año Fiscal año actual la fecha del documento
debe ser menor o igual a la fecha del movimiento.

o parcial
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- Es fundamental que una vez se firmen los actos administrativos

correspondientes se proceda a efectuar en el Sistema SIIF Nación el registro
de la causación de los ingresos que se esperan recaudar en la vigencia.
5. CONSULTA REPORTE VALORES DIARIOS RECAUDADOS POR

DESCARGAR EN INGRESOS
Previo a la clasificación de consignaciones se debe consultar el reporte de Valores

Diarios Recaudados por Clasificar a través de la RUTA:
Ingresos/Consultas/Informes/Valores Diarios Recaudados por descargar en
Ingresos, actividad que adelantará el Perfil Presupuesto.
Con base en la ruta anterior se obtiene la siguiente pantalla:
Con fundamento en la pantalla se debe digitar la información que en cada campo

se indica, así:
Año Fiscal: Seleccione el año que desea consultar.
Unidad Ejecutora (Inicial y Final): Seleccione la asignación interna que se

desea consultar.
Fecha Inicial: Para garantizar la verificación de la totalidad de los valores

pendientes por descargar se sugiere que el usuario digite como fecha inicial el 1º
de enero de la vigencia que se desea consultar.
Fecha Final: Para garantizar la verificación de la totalidad de los valores

pendientes por descargar se sugiere que el usuario digite como fecha final la fecha
del sistema.
o parcial
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INGRESOS
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Cuenta Bancaria- Tipo: Seleccione Administrada por la DTN.
Inicial: Seleccione la cuenta a partir de donde se desea consultar.
Hasta: Seleccione la cuenta hasta donde se requiere la consulta.
Valores por descargar: Seleccione la opción “Valores diferentes de cero”.
Con fundamento en lo anterior el sistema traerá el siguiente reporte:
5.1 Análisis reporte valores diarios recaudados por descargar en ingresos
Se debe verificar principalmente las columnas “Número de cuenta, Fecha de

consignación y el Valor Pendiente por Clasificar” y confrontarlas con la
consignación, con el fin de clasificarlo siempre y cuando esté debidamente
identificado. Lo anterior, en consideración a que antes del cierre de ingresos, el
campo valor por clasificar debe figurar en cero.
De no realizarse esta actividad al cierre de la vigencia fiscal, la Unidad Ejecutora

deberá reconocer el monto de los recaudos por clasificar como un pasivo, el cual
será disminuido en la medida en que se identifiquen y clasifiquen cada una de las
partidas.

o parcial
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INGRESOS
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En consecuencia, se recomienda no dejar valores pendientes por clasificar de una

vigencia a otra, sino efectuar su depuración en la misma. De llegar a suceder
dicha situación los valores pendientes por clasificar se convertirán en ingresos de
la vigencia en donde se clasifiquen.
5.2 Registro Contable
En el momento de la carga del extracto se generan registros automáticos en la

Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, mientras que en la
Unidad Ejecutora no se refleja contablemente.
6. CLASIFICACION DE CONSIGNACIONES
Una vez la Dirección General de Credito Publico y del Tesoro Nacional haya
efectuado el cargue de las consignaciones a las cuentas administradas por la
misma, el perfil Presupuesto de cada Unidad Ejecutora y Subunidad en Línea
debe realizar la clasificación de los ingresos en los diferentes rubros conceptos
con situación de fondos.
Es de aclarar, que si una Subunidad Fuera de Línea expide un acto administrativo

que genera un ingreso para la Nación, el cual debe ser consignado en las cuentas
administradas por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional,
el nivel 000 se encargará de registrar la ejecución de ingresos de dicha
Subunidad, quien debe por consiguiente, remitir los documentos que soportan tal
situación.
Considerando que dentro del proceso de clasificación de los rubros conceptos

existentes en ingresos se pueden presentar situaciones en las cuales se da la
causación y el recaudo en forma simultánea y en otras, la causación inicialmente
y en forma posterior el recaudo, es pertinente tener en cuenta:
6.1 Clasificación para rubros conceptos que impliquen la causación y el

recaudo en forma simultánea.
Para efecto de la clasificación el perfil Presupuesto debe proceder por la RUTA:

Ingresos/Imputación /Imputación en efectivo/Imputación de ingresos, donde el

o parcial
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del sistema.

la contabilidad.

Unidad–Subunidad Ejecutora Gestión: Se debe digitar o seleccionar la misma

información de la Unidad Ejecutora o Subunidad en Línea de Conexión. Si una
Unidad Fuera de Línea genera un acto administrativo que conlleva a una
clasificación la Unidad-Subunidad Ejecutora de Gestión será el nivel 000, quien se
encargará de adelantarlo. Por consiguiente, la Unidad Fuera de Línea debe
remitir los documentos que soportan la situación.


o parcial
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INGRESOS
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transacciones.
Tipo de Imputación: Cuando registre un ingreso simultáneo seleccione

Causación y Recaudo teniendo en cuenta que el ingreso que se recibe no se ha
registrado en el sistema previamente como causado.

sistema.
Forma de imputación Diaria: Se debe seleccionar diaria.
Forma de imputación Fecha de Consignación: Se debe seleccionar la fecha

cuando se cargó la consignación o el extracto objeto de clasificación.
Forma de imputación Año Consignación: Digitar el año en que se cargó la

consignación o extracto.
Cuenta Bancaria: Escriba o seleccione de la ventana de consulta genérica la

cuenta bancaria contra la que se realizará la imputación. El sistema mostrará el
código de la entidad bancaria a la que pertenece la cuenta, la cual se recomienda
verificar que sea la misma en la que se consignaron los recursos a la Dirección
General de Crédito Público y del Tesoro Nacional.
Situación: Seleccionar CSF.

clasificación.
Soporte Rubro-concepto: Se debe seleccionar el rubro concepto requerido.

o parcial
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pantalla.

campos:

únicamente la Unidad Ejecutora (nivel central) lo adelantará. En caso de que la
Unidad Ejecutora nivel central por equivocación seleccione el código de la
Subunidad el sistema inhabilitará la información correspondiente a la fecha de
Nombre o razón social, valor pesos, tipo y número de comprobante, debiéndose
efectuar la reversión con signo negativo, toda vez, que de dejarlo así no se
reflejaría el rasto contable ni se disminuye el saldo por clasificar.

en Línea con el Sistema SIIF-Nación, siempre y cuando estén aplicando la


ser seleccionado.

o parcial
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la búsqueda.

Tipo de Comprobante: Seleccione o digite el tipo de documento del acto

administrativo.
6.1.1 Análisis clasificación para rubros conceptos que impliquen la

causación y el recaudo en forma simultánea.
- Se debe causar y recaudar en forma simultánea cuando por ejemplo, se

sucedió el acto administrativo de la multa pero el nivel central 000 o la
Subunidad en Línea no lo causó en su momento.
Es pertinente manifestar, que las Unidades Ejecutoras (nivel central) y

Subunidades en Línea deben tener en cuenta que cuando se trate de recursos
con situación de fondos, se indique al afectado que en el comprobante de
consignación debe diligenciarse de conformidad con lo dispuesto en el
Procedimiento Nº 29 “CONSIGNACIÓN A CUENTAS DE LA DIRECCIÓN
GENERAL DE CRÉDITO PÚBLICO Y DEL TESORO NACIONAL” del Manual
de Políticas y Procedimientos Financieros.

o parcial
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INGRESOS
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- Es procedente indicar, que se debe tener cuidado al seleccionar el tipo de

imputación el cual debe ser “causación y recaudo”. De realizar por
equivocación únicamente el recaudo, el Sistema SIIF Nación generará un
saldo negativo por cada uno de los rubros conceptos.



- Para Año Fiscal año anterior el sitema deja traza contable con fecha último día
hábil del mes de diciembre del año fiscal año anterior. Para Año Fiscal año
actual la traza contable con fecha igual a la del movimiento.
- Para Año Fiscal año anterior, el sistema actualiza los saldos presupuestales
de Ingresos en el mes de diciembre del año que se cierra, con fecha de
- Para Año Fiscal año actual, el sistema actualiza los saldos presupuestales de
Ingresos con la fecha del movimiento.
definitivo.

o parcial
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varios Terceros. El Sistema SIIF Nación por la RUTA: Ingresos/Consultas/
Informes/Movimientos y Saldos por Cobrar y Pagar por Terceros Ingresos
por tercero.
Una vez efectuada la imputación presupuestal del ingreso, se generan los

siguientes asientos contables automáticos:
Causación

CONTABLE
14XXXX Deudores XXX
4XXXXX Ingresos XXX
Recaudo

CONTABLE
572080 Recaudos XXX
14XXXX Deudores XXX
6.2 Clasificación para rubros conceptos que impliquen la causación y

posteriormente el recaudo
En este caso se da la causación y el recaudo se produce a medida que se vayan

efectuando los pagos.
Para efecto de la clasificación el perfil Presupuesto debe proceder por la RUTA:

Ingresos/Imputación /Imputación en efectivo/Imputación de ingresos, donde el

o parcial
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del sistema.

la contabilidad.

Unidad–Subunidad Ejecutora Gestión: Se debe digitar la misma información de

la Unidad Ejecutora o Subunidad en Línea de Conexión. Si una Unidad Fuera de
Línea genera un acto administrativo que conlleva a una clasificación la Unidad-
Subunidad Ejecutora de Gestión será el nivel 000, quien se encargará de
adelantarlo. Por consiguiente, la Unidad Fuera de Línea debe remitir los
documentos que soportan la situación.

o parcial
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transacciones.
Tipo de Imputación: Cuando registre un ingreso que implique la causación y

posteriormente el recaudo se debe seleccionar Recaudo teniendo en cuenta, que
el derecho de causación se generó con anterioridad.

sistema.
Situación: Seleccionar CSF.
Forma de imputación
Diaria: Se debe seleccionar diaria.
Fecha de Consignación: Se debe seleccionar la fecha cuando se cargó la

consignación o el extracto objeto de clasificación.
Año Consignación: Digitar el año en que se cargó la consignación o extracto.
Cuenta Bancaria: Seleccione de la ventana de consulta genérica la cuenta

bancaria contra la que se realizará la imputación. El sistema mostrará el código
de la entidad bancaria a la que pertenece la cuenta, la cual se recomienda verificar
que sea la misma en la que se consignaron los recursos a la Dirección General de
Crédito Público y del Tesoro Nacional.

o parcial
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INGRESOS
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clasificación.
Soporte Rubro-concepto: Se debe seleccionar el rubro concepto requerido.

pantalla.

campos:

únicamente la Unidad Ejecutora (nivel central) lo adelantará. En caso de que la
Unidad Ejecutora nivel central por equivocación seleccione el código de la
Subunidad el sistema inhabilitará la información correspondiente a la fecha de
Nombre o razón social, valor pesos, tipo y número de comprobante, debiéndose
efectuar la reversión con signo negativo, toda vez, que de dejarlo así no se
reflejaría el rastro contable ni se disminuye el saldo por clasificar.

en Línea con el Sistema SIIF-Nación, siempre y cuando estén aplicando la



o parcial
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INGRESOS
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ser seleccionado.

la búsqueda.

Tipo de Comprobante: Seleccione o digite el tipo de documento del acto

administrativo.
6.2.1 Análisis Clasificación para rubros conceptos que impliquen la

causación y posteriormente el recaudo
Las consideraciones especiales que se deben tener en cuenta en este punto son
las siguientes:
- En el campo de “tipo Imputación” se debe seleccionar sólo “recaudo”, toda

vez, que el derecho de causación se generó con anterioridad.

o parcial
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INGRESOS
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- Es obligatorio identificar el tercero.
- Si al cierre de la vigencia no se ha efectuado el “recaudo”, el Sistema SIIF-

Nación, generará automáticamente una cuenta por cobrar, hasta tanto se
recauden los recursos para extinguir el cobro.
- Es pertinente aclarar, que de efectuarse primero el recaudo sin previamente

haberse realizado la causación el sistema SIIF Nación automáticamente emite
un mensaje de advertencia de la generación de un valor con signo negativo.
En consecuencia, el usuario no debe escoger la opción “SI”, de llegar a
hacerlo se generaría una cuenta de cobro con signo negativo afectando la
razonabilidad de los Estados Financieros. Por tal motivo, se recomienda tener
especial cuidado en el procedimiento a realizar.
- Cuando se haya efectuado la causación en la vigencia anterior su recaudo se

debe aplicar en dicha vigencia. En tal sentido, el sistema sólo habilita la
opción en el campo tipo imputación “recaudo”, toda vez, que al efectuar la
causación en el año anterior se generó una cuenta por cobrar tanto
presupuestal como contable que está pendiente por cancelar y debe ser
extinguida en el mismo periodo en que fue creada desde el punto de vista
presupuestal.
Es de aclarar, que en todo caso la contabilidad de la operación recaudo

quedará registrada en la vigencia actual, es decir, la cancelación de la cuenta
por cobrar.




o parcial
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actual deja la traza contable con fecha igual a la del movimiento.

- Para Año Fiscal año actual, actualiza los saldos presupuestales de Ingresos
definitivo.

varios Terceros. El Sistema SIIF Nación por la RUTA: Ingresos/ Consultas/
Informes/ Movimientos y Saldos por Cobrar y Pagar por Terceros Ingresos
por tercero.

Recaudo

CONTABLE
572080 Recaudos XXX
14XXXX Deudores XXX
o parcial
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INGRESOS
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C. INGRESOS SIN SITUACIÓN DE FONDOS APLICATIVO RESOLUCIÓN 036
Las Unidades Fuera de Línea (Subunidades de las Unidades Ejecutoras que no

realizan gestión en el Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF Nación)
deben considerar el siguiente procedimiento en la ejecución del presupuesto de
ingresos mediante el aplicativo de Resolución 036 a través de la RUTA:
Actualización/ Ingresos/ Registro.
El aplicativo traerá la siguiente pantalla:
Con fundamento en la anterior pantalla se deben diligenciar los siguientes

campos:
Año Fiscal: Este campo lo trae automáticamente el programa y hace referencia al

año en que se está realizando la ejecución del presupuesto de ingresos.
Unidad Ejecutora: Este campo lo trae automáticamente el aplicativo, hace

referencia a la Unidad Fuera de Línea que va a efectuar la ejecución del
presupuesto.
Registro de ingresos fondos especiales: El aplicativo despliega

automáticamente "Fondos Internos MDN" debiéndose seleccionar dependiendo de
la Unidad que va a adelantar la transacción.

o parcial
CADENA PRESUPUESTAL
INGRESOS
22 DIC 2010
Concepto de ingresos: Seleccione el rubro concepto objeto de clasificación

dependiendo de la Unidad para la cual se va a realizar la transacción.
Mes: El programa trae automáticamente la fecha en que se encuentra el equipo.
Día: El aplicativo trae automáticamente la fecha en que se encuentra el equipo.
Operación-Clase: Para el diligenciamiento de este campo se debe tener en

cuenta los siguientes aspectos:
- Seleccione "Derechos Causados" para afectar la totalidad del contrato o

convenio según corresponda.
- Seleccione "Efectivo" cuando el particular producto de prestación del bien o

servicio consigna los recursos en las cuentas correspondientes a Fondos
Especiales de la Unidad; con esta transacción se disminuye el valor previamente
causado.
- Seleccione la opción "Causado/efectivo" cuando el recaudo de los ingresos

se produce en forma simultánea.
Signo-valor: Digite el valor de la operación.
El aplicativo dependiendo de la opción que se escoja, trae automáticamente

información a los siguientes campos: Derechos por cobrar, Derechos Causados,
Derechos Anulados y Recaudo- Efectivo.
Recaudo en Papeles: No aplica.
Devoluciones: No aplica.
Otras Cancelaciones: No aplica.
Beneficiario-Nit: Digite la identificación tributaria del particular que contrató con la

Unidad Fuera de Línea.
Nombre: Digite el nombre completo de la persona natural o Jurídica que contrató

con la Unidad Fuera de Línea.
Documento: Seleccione el tipo de documento según corresponda.

o parcial
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INGRESOS
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Número: Digite el número del documento seleccionado.
Mes: Digite el mes y el día correspondiente al acto administrativo seleccionado. Es

de aclarar, que el mismo no puede superar la fecha del sistema.
Descripción: Registre en forma detallada el objeto de la prestación del bien o

servicio.
El informe que las Unidades Fuera de Línea deben remitir al nivel central es el
"Informe mensual de ejecución del presupuesto de ingresos por los diferentes
conceptos" el cual se obtiene a través de la RUTA: Informe/libros/infome mensual
de ingresos.
En este informe se muestra el causado del mes y el acumulado por rubro

concepto, el efectivo del mes y el acumulado y genera una columna que
corresponde a las cuentas por cobrar por rubro concepto.
NOTA: El aplicativo de la resolución 036 también cuenta con un informe

denominado “informes libros/libro de ingresos” en donde se muestra el movimiento
diario que ha tenido el rubro concepto. Así mismo, el sistema permite efectuar las
consultas que se indican a continuación a través de la siguiente RUTA:
Consultas/ingresos. Las consultas son: por documento, tomador de servicio,
derechos causados, derechos anulados y devoluciones, esta información debe
ser analizada en forma permanente por la Unidad Fuera de Línea con el fin de
efectuar el control al presupuesto de ingresos.
D. INGRESOS CON SITUACIÓN DE FONDOS UNIDADES FUERA DE LINEA
Si una Unidad Fuera de Línea genera un ingreso para la Nación con situación de
fondos, ésta debe reportar con los documentos soportes y la consignación al nivel
central 000, para que éste lo cause y lo clasifique en el Sistema SIIF Nación tal y
como se indicó en el presente procedimiento para Ingresos Con Situación de
Fondos Sistema SIIF Nación.
E. FONDO DE SALUD DE LAS FUERZAS MILITARES
APORTES EN SALUD

o parcial
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INGRESOS
22 DIC 2010
1. Una vez liquidada la nómina mensual de cada Unidad Ejecutora se genera

el valor del aporte de salud al Subsistema de Salud de las Fuerzas Militares.
2. La Dirección General de Sanidad Militar solicita el valor correspondiente a

los aportes de salud del respectivo mes.
3. La Direccion de Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional entrega el

listado consolidado de descuentos del personal afiliado al Subsistema de
Salud de las Fuerzas Militares a cada una de las Unidades Ejecutoras del
Ministerio de Defensa Nacional (Gestion General (incluye pensionados del
Ministerio), Comando General, Ejército Armada y Fuerza Aérea) que
corresponde al 4%. Con fundamento en ello, las Unidades Ejecutoras
liquidan el 8% como aporte Patronal. Así mismo, la Unidad debe liquidar y
efectuar el aporte del 2% del ATEP (Accidentes de Trabajo y Enfermedad
Profesional) sobre el sueldo básico más el subsidio familiar.
4. Lo anterior, con el fin que la Direccion General de Sanidad Militar incorpore

estos recursos como ingreso en los rubros conceptos del Sistema de Salud
de las Fuerzas Militares para lo cual se debe seguir el procedimiento descrito
en Literal A “INGRESOS SIN SITUACION DE FONDOS SISTEMA SIIF
Nación” del presente Procedimiento.
NOTA: Los aportes del personal civil de las entidades Descentralizadas que
fueron afiliados al Subsistema de Salud de las Fuerzas Militares, antes del año
2000 (Ver Anexo No. “1” Relación Normatividad Legal Vigente), deberán cumplir
con el aporte correspondiente al 4% .
F. PUNTOS DE CONTROL
- Las Unidades Ejecutoras deben establecer a su interior mecanismos de

control que permitan adelantar permanente seguimiento a fin de determinar el
estado de los diferentes aspectos descritos en el presente procedimiento, con
el fin de tomar las medidas a que haya lugar en forma oportuna. Así mismo,
deberá evaluar en forma periódica el flujo de los ingresos con el fin de
garantizar que las apropiaciones autorizadas para la vigencia se encuentren
respaldadas en su totalidad.
- Cada Unidad Ejecutora previo reconocimiento de un ingreso, deberá realizar

un análisis del concepto por el cual se genera frente a la normatividad vigente
con el fin de determinar en debida forma el destino que se debe dar a los

o parcial
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INGRESOS
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recursos. De presentarse algún grado de incertidumbre deberá solicitar a la

Dirección de Finanzas la emisión de un concepto presupuestal que permita
realizar una adecuada ejecución de los ingresos y minimizar el riesgo de
incurrir en un peculado por aplicación oficial diferente.
- Verificar en forma permanente las dinámicas contables asociadas a los rubros

conceptos utilizados por cada Unidad Ejecutora con el fin de poner en
conocimiento de la Dirección de Finanzas cualquier novedad que afecte la
calidad de la información contable producida.
- Las Unidades Ejecutoras del nivel central o Subunidades en Línea o

Fuera de Línea deben tener presente al realizar consignaciones a las
cuentas de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional
o a un tercero, que si la consignación es en cheque debe evitar que éste
contenga enmendaduras, tachones, textos incorrectos, insuficiencia de
recursos o cualquier causal que genere la devolución del cheque
teniendo en cuenta, que ello conlleva a una sanción del 20% del importe
del mismo, cuando la devolución sea por causa del librador del cheque
de acuerdo con lo dispuesto en la normatividad legal vigente (Ver Anexo
“1” Relación Normatividad Legal Vigente).
- En caso de que a la Unidad Ejecutora nivel central o Subunidades en

Línea o Fuera de Línea le consignen un cheque que presente
enmendaduras, tachones, textos incorrectos, insuficiencia de recursos o
cualquier causal que genere la devolución del cheque, se deberá
igualmente aplicar la sanción del 20% del importe del mismo.
G. ASPECTOS A TENER EN CUENTA
- El sistema SIIF Nación a través del Módulo de Ingresos prevé tres formas de
cancelación de las cuentas por cobrar causadas a favor del Estado, así: en
efectivo, con títulos autorizados para el pago de impuestos o a través del
mecanismo de compensación; para lo cual valida que la disminución de los
saldos pendientes de cobro de dichas cuentas, se pueda efectuar cuando los
recaudos en efectivo hayan sido previamente consignados en cuentas de la
Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional o de la entidad,
los títulos hayan sido previamente emitidos por una entidad estatal y se
encuentren registrados los pasivos y que las cuentas a compensar (por cobrar
y por pagar) existan y se imputen por el mismo valor.

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CADENA PRESUPUESTAL
INGRESOS
22 DIC 2010
Igualmente, permite hacer devoluciones de recursos consignados por terceros

que no constituyen un ingreso para la Nación, pero que fueron clasificados
como tales por los órganos generadores de ingresos. Estos pagos al igual que
la cancelación de una renta por cobrar se pueden hacer en efectivo, en
papeles o por compensación.
- Adicionalmente, clasifican los reintegros que hacen las entidades de los

sobrantes de las provisiones de fondos efectuadas por la Dirección General de
Crédito Público y del Tesoro Nacional o la Tesorería de los órganos, para lo
cual valida que los recursos se encuentren consignados en cuentas bancarias
administradas por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro
Nacional o por la entidad. Posteriormente, el Módulo de PAC actualiza por
cada reintegro y para cada entidad, los saldos PAC, los giros y los reintegros
aplicados.
- A través de este módulo se registran las solicitudes y las aprobaciones de

desembolsos de recursos de fuente específica SSF, con el fin de ordenar
pagos presupuestales de compromisos adquiridos con dichos recursos,
teniendo en cuenta que previamente se registre la ejecución presupuestal del
rubro de ingresos asociado al desembolso del crédito, momento en el cual se
imparte la autorización para continuar el trámite del pago.
- Las transacciones involucradas en los diferentes procesos de la ejecución

presupuestal de ingresos, actualizan de manera automática los saldos
presupuestales a nivel de causación, anulación, recaudos y devoluciones, así
como los saldos de cuentas por cobrar netas. Para los rubros del Presupuesto
Nacional quedan las trazas para que el módulo contable, con el proceso de
cierre diario, efectúe de manera automática los registros contables
correspondientes.
H. PRESENTACION DE INFORMES
Las Unidades Ejecutoras nivel central, deben remitir a la Dirección de Finanzas lo

correspondiente al: Informe Ejecución Ingresos, Informe Mensual de Ejecución
Fondos Internos, Reporte Mensual de Ingresos, Informe Ejecución Ingresos Sector
Central, Informe Anual de Ingresos en la fecha dispuesta en la Directiva de Cierre
de Vigencia.
Estos informes deben ser suscritos por el Jefe del Departamento Financiero o su
equivalente en cada Unidad Ejecutora.

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CADENA PRESUPUESTAL
INGRESOS
22 DIC 2010

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Procedimiento 2 Cadena Presupuestal Ingresos

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Es necesario tener en cuenta, que los Establecimientos Públicos del orden

2. MANTENIMIENTO CUENTAS DTN

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Esta transacción permite la consulta, modificación y eliminación de cuentas en el

Carpeta Datos Generales:

En esta carpeta se registrará la información básica de la cuenta.

El sistema traerá la anterior pantalla sobre la cual se debe digitar la información

Número de Cuenta: Digitar la cuenta bancaria que se va a crear y que

Nombre de Cuenta: Digite el nombre de la cuenta bancaria objeto de creación,

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Entidad Financiera (Código y Nombre): Seleccione el código de la entidad

Tipo de Cuenta: Seleccione el tipo de cuenta “2-Puente Tipo I” (Cuentas Tipo I,

Moneda: Seleccione pesos.

Administrador: El sistema automáticamente habilitará la opción “No DTN” (No

Días Compensación: Se debe por lo menos digitar un día, como

Saldo Inicial Extracto: Digite el saldo con el cual se inició la apertura de la

Carpeta Datos Específicos:

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Rubro OAT para registro: Seleccione el código 2502100004 Recaudos Fondos

Ente generador del Ingreso: Seleccione la Unidad Ejecutora o Subunidad en

Tipo de Ingresos Válidos: Seleccione el 022 “Fondo de Defensa Nacional”, 024

2.1 Análisis Mantenimiento Cuentas DTN.

Previamente a la grabación de la información se debe verificar la creación de la

NOTA: La Selección del código 2502100004 “Recaudos Fondos Especiales por

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momento de efectuar la carga del extracto por el Módulo de Ingresos afectando en

3. RELACION ENTRE SUBUNIDADES

Las Subunidades en Línea deben registrarse como Subunidad Ejecutora de

El registro de las Unidades se debe adelantar por el perfil Presupuesto a través de

El sistema mostrará la siguiente pantalla:

Con fundamento en la pantalla anterior se debe digitar la información que en cada

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Año Fiscal: El sistema traerá el año en que se encuentre.

Subunidad Ejecutora Origen: Corresponde a la Unidad generadora del ingreso.

Para el caso de la Subunidad en Línea éstas deben seleccionar o registrar la

Subunidad Ejecutora Destino: Seleccione la Unidad Ejecutora o Subunidad en