“ACTA DE CONSTITUCION DEL PROYECTO”

LAURA LILIANA SANCHEZ AYALA – CÓDIGO 100123515

HECTOR MANUEL CASTAÑEDA BOCANEGRA - CÓDIGO 100049112
OSCAR ALBERTO RUEDA GORDILLO – CÓDIGO 100083037

JAIR GALVIS

INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO

FACULTAD DE INGENIERÍA, DISEÑO E INNOVACIÓN

ESCUELA DE OPTIMIZACIÓN PRODUCCIÓN INFRAESTRUCTURA Y

AUTOMATIZACIÓN

ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS EN INTELIGENCIA DE

NEGOCIOS

BOGOTÁ, D.C. 2022

Contenido

1 Acta de constitución del proyecto..........................................................................3

1.1 Propósito y justificación del proyecto.............................................................3
a) Propósito..............................................................................................................3
b) Justificación del proyecto.....................................................................................3
1.2 Descripción del proyecto y entregables..........................................................3
a) Descripción del proyecto......................................................................................3
b) Entregables:.........................................................................................................3
1.3 Requerimientos de alto nivel del proyecto y Requerimientos de alto nivel
del producto..................................................................................................................4
a) Requerimientos de alto nivel del proyecto:.............................................................4
b) Requerimientos de alto nivel del producto:............................................................4
1.4. Objetivos medibles del proyecto y criterios de éxito asociado (Alcance/
Tiempo/Costo)..............................................................................................................4
1.5. Supuestos y restricciones...................................................................................5
Supuestos...................................................................................................................5
Restricciones...............................................................................................................5
1.6. Riesgos iniciales de alto nivel.............................................................................5
1.7. Cronograma de hitos principales........................................................................5
1.8. Presupuesto estimado..........................................................................................5
1.9. Lista de interesados..............................................................................................5
1.10. Requisitos de aprobación del proyecto............................................................6
1.11. Asignación del gerente del proyecto y nivel de autoridad.............................6
1.12. Personal y recursos preasignados...................................................................6
1.13 Aprobaciones.......................................................................................................7

1
 1 Acta de constitución del proyecto

1.1 Propósito y justificación del proyecto

a) Propósito: El proyecto tiene como fin implementar una aplicación en línea con
el objetivo de aumentar las ventas de créditos. Lo anterior se hace desde un
punto de vista financiero, ya que actualmente se pierden hasta el 13% de los
créditos gestionados al mes.

b) Justificación del proyecto: La empresa es un outsourcing cuya misión es

administrar personal para la venta de créditos, se evidencia una grave
problemática en temas de manejo de información en tiempo real que impacta las
ventas de créditos y hasta la pérdida de clientes. Esto se debe en gran medida a
que no todos los créditos "vendidos" son tramitados con el banco cliente y no
hay una herramienta que permita saber en tiempo real cuando el crédito fue
rechazado y la razón por la cual no se puede tramitar. Se estima que, de los 154
créditos tramitados al mes el 13% se pierde por la problemática presentada.

1.2 Descripción del proyecto y entregables

a) Descripción del proyecto: Implementar una herramienta tecnológica en la

nube, que le permita tanto al asesor de ventas como al gestor del banco
actualizar la información de los créditos y poder tomar decisiones en tiempo real.
Lo anterior daría beneficios tanto al banco como a los asesores en temas
financieros, ya que permitiría dar solución a créditos que fueron rechazados y
así no perder esa venta.

b) Entregables:

 Levantamiento de información: Determinar entradas y salidas del proceso.

 Buscar asesoramiento: Buscar asesoramiento técnico que sugiera posibles
soluciones tecnológicas de acuerdo con las problemáticas expuestas.
 Buscar tecnologías: Buscar herramientas tecnológicas disponibles que
permitan trabajar en línea.
 Buscar personal especializado: Buscar personal especializado en desarrollo
de la solución tecnológica escogida.
 Desarrollar y hacer piloto: Hacer el primer piloto, hacer testeo y mejoras
necesarias.
 Implementación y entrega prototipo: Entregar la herramienta al sponsor.
 1.3 Requerimientos de alto nivel del proyecto y Requerimientos de alto
nivel del producto

a) Requerimientos de alto nivel del proyecto:

 Tanto el personal de Nexa BPO como del banco de occidente deberán estar
disponibles para el levantamiento de información.
 Nexa BPO se encarga de suministrar la infraestructura requerida para la
implementación.
 Cada entregable tendrá un acta de avance y resultado obtenidos.

b) Requerimientos de alto nivel del producto:

El vendedor deberá registrar en la aplicación los créditos gestionados durante el día y

poder registrar el estado “Tramitado”.

El asesor del banco deberá ver en tiempo real los créditos gestionados por el vendedor
y actualizar el estado del Crédito a “Radicado” o “Devuelto”

El vendedor podrá ver los estados de los créditos al finalizar el día (Analizar si es
posible obtener una alerta en tiempo real cuando un Crédito este en estado “Devuelto”)
Se podrá generar un archivo plano con las transacciones realizadas y así poder llevar
una estadística de las operaciones diarias.

1.4. Objetivos medibles del proyecto y criterios de éxito asociado (Alcance/

Tiempo/Costo)

Criterios de
Variables Objetivos Medibles
éxitos
Porcentaje de cumplimento de las metas
Alcance  100%
propuestas en el proyecto
Porcentaje de cumplimiento en las fechas de
Tiempo >=90%
compromiso de los entregables
Porcentaje de diferencia entre lo planeado de
Costo <=10%
los costos vs lo ejecutado
 1.5. Supuestos y restricciones

Supuestos: Optimización de proceso de radicación de los créditos

Reducción de las perdidas en créditos
implementación del proceso (desarrollo) para otras áreas comerciales
Aumento % en las metas de los empleados comerciales del banco

Restricciones: Costo fuera del presupuesto estimado para el año 2022

Fechas límite de corto alcance
Alcance limitado al área objetivo debido a limitaciones de seguridad
Calidad del proceso ligada al recurso humano

1.6. Riesgos iniciales de alto nivel

· Perdida de información
· Costo de desarrollo
· Filtrado de información
· Proceso nuevo

1.7. Cronograma de hitos principales

Levantamiento de información: 10 días 10 de agosto 2022

Buscar asesoramiento: 5 días 15 de agosto 2022
Buscar tecnologías: 5 días 20 de agosto 2022
Buscar personal especializado: 5 días 25 de agosto 2022
Desarrollar y hacer piloto: 45 días 1 de octubre 2022
Implementación y entrega prototipo: 10 de octubre de 2022

1.8. Presupuesto estimado

Costo estimado del proyecto 20 millones

· 70% en recurso humano (Salarios)

· 10% en costos de equipamiento
· 10% Margen de gastos imprevistos
· 10% costo de soporte y reparaciones del desarrollo

1.9. Lista de interesados

 El proyecto será revisado y aprobado por la gerencia de relación Nexa BPO y el
cliente interno Banco de occidente
 El desarrollo del proyecto, la creación de la herramienta digital lo realizan desde el
área de procesos y de operaciones
 La implementación del proyecto para la ejecución de la herramienta en línea para la
visualización en tiempo real de las solicitudes desde la entrega hasta la radicación
final se realizará a través de la unidad de trámite de solicitudes (uts).
 La verificación del proyecto se realizará desde el frente comercial y operativo,
iniciando desde una oficina de prueba en Villavicencio.
 la extensión del alcance de este proyecto a nivel nacional se realizará con
autorización del cliente interno banco de occidente a través de la unidad de trámite
de solicitudes de Nexa Bpo.
 la divulgación de los diferentes cambios al interior del flujo de operaciones lo
realizara la gerencia de Nexa Bpo con previa autorización del cliente interno Banco
de occidente.

1.10. Requisitos de aprobación del proyecto

El proyecto será autorizado por el cliente interno Banco de occidente, a través de la

gerencia de relación de Nexa Bpo.

Para considerar la aprobación de este proyecto se debe desarrollar la herramienta

digital considerando las restricciones que tiene el cliente banco de occidente frente al
uso de la información con Nexa bpo, se tendrá en cuenta los resultados en la prueba
de la oficina de Villavicencio con los datos relevantes en cuanto a eficiencia en tiempos
e incremento de productividad, y se deberá corroborar que la información en tiempo
real es clara, precisa y concreta para la fuerza comercial y que es una herramienta de
fácil acceso para la unidad de trámite de solicitudes.

1.11. Asignación del gerente del proyecto y nivel de autoridad

Jefe de la unidad de trámite de solicitudes (uts) nexa bpo: quien tiene autoridad con el
personal que realiza el proceso de radicación y a quienes corresponde el desarrollo y
ejecución de la herramienta digital, dentro de su rol tiene la capacidad de realizar
cambios dentro de la unidad en personal y procesos en pro de mejorar los indicadores
de eficiencia de la organización.

1.12. Personal y recursos preasignados

 Jefatura unidad tramite de solicitudes (uts)

  Dirección comercial Banco de occidente: Quien medirá los indicadores de
productividad y dará su concepto para autorización del proyecto a nivel nacional
 Auxiliar Uts Villavicencio: quien recibe la documentación inicial de las
solicitudes, realiza el proceso de devolución y radicación, por ende, quien
utilizara la herramienta
 Oficina de colocación de libranza de Villavicencio: se realizará la medición de
los indicadores de eficiencia en tiempos y en número de solicitudes de esta
oficina como primera prueba en la implementación.
 Área de operaciones Nexa Bpo: quien proporcionara la información necesaria
para el desarrollo de la herramienta digital y realizara la divulgación de los
cambios realizados

1.13 Aprobaciones

Gerente del proyecto

Gerencia de relación Nexa Bpo

Cliente interno Banco de occidente