PG 05 - PROGRAMA DE PROVEEDORES

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PG – 05.

PROGRAMA DE CONTROL DE
PROVEEDORES
2019

INTRODUCCION
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El plan de control de proveedores recoge todas las actividades que se desarrollan

en la empresa, para garantizar el origen y la seguridad de los productos
adquiridos. Estas actividades deberán aplicarse tanto sobre los propios
suministros, como sobre las correspondientes empresas proveedores que se
encargan de comercializarlos.

El plan debe estar documentado y recoger tanto los puntos del programa como
los registros derivados de su aplicación.

Todo producto alimenticio es elaborado a partir de materias primas u otros

insumos que llegan a la empresa a través de proveedores externos. Si estas
materias primas no cumplen las condiciones higiénico sanitarias mínimas al entrar
a la empresa pueden provocar contaminaciones directas o cruzadas.

La empresa Bioguaviare, mirando la necesidad de tener controlados estos

parámetros o variables, se compromete a implementar este programa al interior de
la empresa.

2. OBJETIVOS

2.1 OBJETIVO GENERAL

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Diseñar un programa que garantice la compra de materias primas e insumos

suministrados por proveedores que cumplan los parámetros de calidad, y las
condiciones higiénico-sanitarias; para disminuir los riesgos de contaminación en la
planta de producción de Bioguaviare.

2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Crear un programa de control de proveedores para evitar problemas de

aseguramiento de calidad en la planta.
 Listar proveedores que satisfagan las expectativas de calidad para la empresa
Bioguaviare.
 Trazar lineamientos de evaluación a los proveedores de materias primas e
insumos de la empresa.

3. ALCANCE

A todo el personal operativo y administrativo que se encarga de la selección de

proveedores de materias primas e insumos.

4. DEFINICIONES

Auditoria: Método utilizado para realizar seguimiento en algún aspecto especifico.

Generalmente se hace para evaluar temas de calidad como las buenas prácticas
de manufactura.

Calidad: Es la totalidad de aspectos y características de un producto o servicio

que permiten satisfacer necesidades de un cliente o quien lo necesite.

Inspección: Acción de medir, examinar, ensayar o verificar una o varias

características de un producto y compararlas con los requisitos especificados, con
el fin de establecer su conformidad.

Materia Prima Critica: Aquella materia prima que interviene en la elaboración de

un producto, forma parte de su composición y es de importancia determinante en
el proceso de fabricación.
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Proveedor: Empresa o persona que abastece de algunos artículos necesarios a

otras empresas.

5. GENERALIDADES

5.1 Desarrollo del Plan de control de Proveedores.

La descripción de los puntos del programa se desarrolla de una manera detallada

y precisa, evitando incluir información adicional que no sea relevante para su
cumplimiento, y se acompañan de la documentación derivada como las
especificaciones de compras, los registros con la relación de los proveedores, los
resultados de las comprobaciones y las incidencias detectadas.

 Lista de Proveedores: Debe llevar una lista actualizada con datos

identificativos como (Nombre, dirección, teléfono, correo); Productos que
suministra (materias primas, aditivos, empaques etc).

 Especificaciones de Compra: Debe considerar los siguientes aspectos:

-Especificaciones de cada producto: (La temperatura de cada producto
cuando llega, las condiciones de higiene, límites de aditivos, criterios
microbiológicos etc)
-Especificaciones del Envase y Etiquetado: (El tipo de material, el sistema
de identificación, lote etc.)
-Especificaciones de Transporte: (Las condiciones higiénicas, temperatura,
el tiempo etc.)
-Especificaciones de la documentación (Remisiones comerciales,
certificaciones sanitarias cuando sea necesario, fichas técnicas etc.).

 En las incidencias detectadas: En caso de incumplimiento de algún criterio

de aceptación por parte del proveedor, el personal encargado debe hacerle
saber inmediatamente a la persona de Compras y/o Calidad para poder
comunicarse inmediatamente con le proveedor por vía telefónica.
Adicionalmente, para poder dejar un registro y hacerle el seguimiento
correspondiente, se diligencia el formato de Peticiones, Quejas y Reclamos, el
cual debe ser adjuntado a un correo formal manifestando la inconformidad
presentada. En un lapso de una semana se le debe hacer seguimiento a la
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atención que se le ha prestado a dicha situación por parte del proveedor y así
evaluar si se hará algún análisis complementario, si se devuelve al
origen, si se someterá a algún tratamiento específico etc.)
 En la descripción de las actividades de comprobación se hará una descripción
que asegure que las acciones descritas anteriormente se cumplan a plena
cabalidad, es decir, que sirven para garantizar que las materias primas y los
insumos no comprometan la seguridad alimentaria del producto final de la
empresa.

5.2 Organización del Programa Control de proveedores en la Empresa.

 Se especifica mediante un instructivo los parámetros de aceptación o

rechazo de las materias primas e insumos que ingresan a la planta .Se
elabora un formato de evaluación para determinar el comportamiento de un
proveedor.
 En el caso de verificaciones se implementa un cronograma de visitas a los
proveedores.

5.3. Generalidades en el recibo de Materia Prima e Insumos en la planta.

5.3.1 Insumos

 Se debe inspeccionar de forma inmediata, al realizar la entrega el

proveedor se realizara la revisión de la MP Controlando visualmente las
características organolépticas de las materias primas.
 Controlar el envasado y etiquetado de los productos que llegan a la planta
se ajustan a las especificaciones acordadas.
 Verificar la fecha de vencimiento.
 Verificar el transporte: Orden, limpieza y desinfección, temperatura.
 Verificar que los empleados que realizan la entregan cumplan con nuestros
parámetros de calidad.
 Verificar que las materias primas o material de empaque llegue con los
documentos requeridos, estén debidamente sellados y en empaques
originales
 Revisar la lista de proveedores actualizada.
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 Tomar las muestras de materias primas por parte del laboratorio externo
para verificar que se cumplan parámetros microbiológicos y fisicoquímicos.
 Se llevan registros de las comprobaciones realizadas y de los resultados
para evaluar la eficacia y cumplimiento.
 Se registran las incidencias detectadas y las acciones correctivas llevadas
a cabo.
 Finalmente se toman acciones correctivas frente a una no conformidad:
Teniendo conocimiento de las características técnicas de calidad de la
MPI, si no hay conformidad en el momento del recibo, se debe rechazar y
utilizar el formato para tal fin.

5.3.2 FRUTA CONGELADA

 Deben llegar en canastillas plásticas limpias y empaques plásticos que

cubran completamente los frutos.
 Deben ser trasladados inmediatamente después de su revisión área de
proceso.
 Si hay cualquier duda sobre su calidad (como estados de madurez) por
mínima que sea deben ser devueltas.
 Verificar que cumplan con la temperatura adecuada de congelación - 18 °
C.
 Verificar que lleguen en vehículos con ambiente refrigerado, cerrados y
limpios.
 Verificar que lleguen los lotes con especificaciones en ficha técnica.
 Registrar materias primas e rechazados en formato de producto no
conforme.

En la figura se muestra un diagrama de proceso general de control de

proveedores que se aplica en la empresa:
Necesidad de compra

MP/productos/servicios
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SI
Existe proveedor?

NO

Evaluación inicial de proveedor

Cumplen NO
requisitos?
SI
Ficha
Proveedor validado
proveedor
Instrucciones de
comprobación Compra y control en la recepción de Listado de
Registro de
los productos adquiridos proveedores
incidencias
Registro control
+
productos adquiridos NO
Conforme? Incidencia proveedor

SI

Continua
Almacenamiento
homologado?
NO
SI

6. RESPONSABLES

Corresponde a compras, control de calidad y producción, participar en el proceso

de planeación de las actividades del programa.
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7. ANEXOS

Anexo 1. Lista de proveedores

Anexo 2. Ficha técnica de materias primas con parámetros de aceptabilidad o

rechazo.