Módulo 2 Introducción a Microsoft Dataverse

Descripción general de Microsoft Dataverse

Introducción a Microsoft Dataverse
Microsoft Dataverse es una plataforma de aplicaciones y servicios de datos de código bajo y basada en la
nube, que le permite aprovechar la seguridad y la conectividad de los servicios de Microsoft. Dataverse se
conecta fácilmente a todos los aspectos de Microsoft Power Platform para que pueda controlar, automatizar y
fortalecer completamente su negocio. Con tablas y columnas estándar, así como la capacidad de definir
fácilmente las relaciones entre sus datos, Dataverse se creó para brindar soluciones poderosas y escalables.
En esta lección:

 Explica qué entornos, tablas, columnas y relaciones hay en Microsoft Dataverse.

 Describir la diferencia entre Microsoft Dataverse y Common Data Model

 Explicar los casos de uso y las limitaciones de las reglas comerciales y los flujos de procesos.

Descripción general de Microsoft Dataverse

Microsoft Dataverse es una solución basada en la nube que estructura fácilmente una variedad de datos y
lógica empresarial para admitir aplicaciones y procesos interconectados de manera segura y compatible.
Administrado y mantenido por Microsoft, Dataverse está disponible a nivel mundial, pero se implementa
geográficamente para cumplir con su posible residencia de datos. No está diseñado para uso independiente en
sus servidores, por lo que necesitará una conexión a Internet para acceder y usarlo.
Dataverse está diseñado para ser su repositorio de datos central para datos comerciales, y es posible que ya lo
esté utilizando. Detrás de escena, impulsa muchas soluciones de Microsoft Dynamics 365, como Field Service,
Marketing, Customer Service y Sales. También está disponible como parte de Power Apps y Power Automate
con conectividad nativa integrada. Las funciones AI Builder y Portals de Microsoft Power Platform también
utilizan Dataverse.

A continuación se muestra una visualización que reúne las muchas ofertas de Microsoft Dataverse.
Como puede ver, Microsoft Dataverse ofrece una gran cantidad de funcionalidades. A continuación se muestra
una breve explicación de cada categoría de características.

Seguridad: Dataverse maneja la autenticación con Azure Active Directory (AAD) para permitir el acceso
condicional y la autenticación multifactor. Admite la autorización hasta el nivel de fila y columna y proporciona
amplias capacidades de auditoría.
Lógica: Dataverse le permite aplicar fácilmente la lógica empresarial a nivel de datos. Independientemente de
cómo interactúe un usuario con los datos, se aplican las mismas reglas. Estas reglas pueden estar relacionadas
con la detección de duplicados, reglas comerciales, flujos de trabajo o más.
Datos: Dataverse le ofrece el control para dar forma a sus datos, lo que le permite descubrir, modelar, validar
e informar sobre sus datos. Este control garantiza que sus datos se vean de la manera deseada
independientemente de cómo se utilicen.
Almacenamiento: Dataverse almacena sus datos físicos en la nube de Azure. Este almacenamiento basado en
la nube elimina la carga de preocuparse por dónde se encuentran sus datos o cómo se escalan. Todas estas
preocupaciones se manejan por usted.
Integración: Dataverse se conecta de diferentes formas para respaldar sus necesidades comerciales. Las API,
los webhooks, los eventos y las exportaciones de datos le brindan flexibilidad para ingresar y sacar datos.

Como puede ver, Microsoft Dataverse es una solución basada en la nube muy poderosa para almacenar y
trabajar con sus datos comerciales. En las siguientes secciones, verá Microsoft Dataverse desde el punto de
vista del almacenamiento de datos para Microsoft Power Platform, donde comenzará su viaje. Tenga en
cuenta las amplias capacidades adicionales que se comentaron anteriormente, que puede explorar más a
medida que aumente su uso.
Para comenzar, Microsoft Dataverse le permite crear una o muchas instancias basadas en la nube de una base
de datos estandarizada. La base de datos incluye tablas y columnas predefinidas que almacenan datos que se
encuentran comúnmente en casi todas las organizaciones y empresas. Puede personalizar y ampliar lo que
está almacenado agregando nuevas columnas o tablas. La facilidad de configurar una base de datos Microsoft
Dataverse y un modelo de datos estandarizado simplifica su capacidad para concentrar sus esfuerzos en la
creación de soluciones sin preocuparse por la infraestructura, el almacenamiento y la integración de datos.
Con sus datos almacenados en Microsoft Dataverse, hay muchas formas diferentes de acceder a ellos. Puede
trabajar con los datos de forma nativa con herramientas como Power Apps o Power Automate. O a través de
conectores y API, puede conectarse a Microsoft Dataverse desde cualquier solución empresarial. Con el poder
de funciones como la seguridad basada en roles y las reglas comerciales, puede confiar en que sus datos están
seguros sin importar cómo se acceda a ellos.

Microsoft Dataverse definido

Una base de datos de Microsoft Dataverse es una instancia única de Microsoft Dataverse que almacena datos
en un conjunto de estructuras de datos estándar y personalizadas llamadas tablas. Una tabla es un conjunto
lógico de filas que se utiliza para almacenar datos. Las filas dentro de una tabla contienen muchas columnas
para administrar información individual sobre una sola fila.
Puede crear una o varias instancias de base de datos en Microsoft Dataverse para alojar datos detrás de sus
soluciones comerciales. Cada instancia de Microsoft Dataverse comenzará con el mismo conjunto de tablas
para almacenar datos, pero siempre puede ampliar y personalizar una base de datos de Microsoft Dataverse
para satisfacer necesidades comerciales específicas. Esto significa que puede compartir soluciones comerciales
que hacen referencia a tablas estándar en Microsoft Dataverse en toda su organización o con cualquier otra
organización mediante su uso en cualquier parte del mundo.
Escalabilidad
Una base de datos de Microsoft Dataverse admite grandes conjuntos de datos y modelos de datos complejos.
Las tablas pueden contener millones de elementos y puede ampliar el almacenamiento en cada instancia de
una base de datos de Microsoft Dataverse a cuatro (4) terabytes por instancia. La cantidad de datos que está
disponible en su instancia de Microsoft Dataverse se basa en el número y tipo de licencias que están asociadas
con él. El almacenamiento de datos se agrupa entre todos los usuarios con licencia, por lo que puede asignar
el almacenamiento según sea necesario para cada solución que cree. Se puede comprar almacenamiento
adicional si necesita más almacenamiento del que se ofrece con las licencias estándar.
Sugerencia: Microsoft Dataverse admite aplicaciones transaccionales multiusuario, donde la respuesta rápida
a la demanda de los usuarios es la prioridad. No pretende ser una plataforma para procesamiento por lotes o
de ejecución prolongada.

Modelo de datos común frente a Microsoft Dataverse

El diseño de tabla estándar en una base de datos de Microsoft Dataverse se basa en un estándar de modelo de
datos abierto llamado Common Data Model. Common Data Model es un diseño lógico que incluye un
conjunto de relaciones y tablas de datos extensibles, estandarizadas y de código abierto que Microsoft y sus
socios han publicado en una iniciativa industrial llamada Open Data Initiative. Esta colección de tablas,
columnas, metadatos semánticos y relaciones predefinidos forma la base del modelo de datos común.

Estructura y beneficios de Microsoft Dataverse

La estructura de una base de datos de Microsoft Dataverse se basa en las definiciones y el esquema del
modelo de datos común. El beneficio clave de usar Common Data Model como base de una base de datos de
Microsoft Dataverse es la integración simplificada de cualquier solución que use un esquema de Common Data
Model, porque las tablas estándar de la solución son las mismas. También podrá aprovechar un rico
ecosistema de soluciones que los proveedores han creado utilizando Common Data Model. Lo mejor de todo
es que prácticamente no hay límite para la extensión de una base de datos de Microsoft Dataverse.

Identificar tablas y columnas

Una tabla es una estructura lógica que contiene filas y columnas que representan un conjunto de datos.
A continuación, puede ver una captura de pantalla de la tabla de contactos estándar y varios tipos de
columnas que incluye.
Tipos de tablas
Los dos tipos de tablas son:
Estándar: el conjunto base de tablas que se crean para cada instancia de una base de datos de Microsoft
Dataverse. Puede agregar más columnas a cualquier tabla, pero solo puede eliminar columnas de una tabla
personalizada.
Complejo: tablas que contienen lógica empresarial compleja del lado del servidor, incluidos complementos o
flujos de trabajo en tiempo real. Algunas de las tablas que se utilizan en las aplicaciones de Dynamics 365 son
complejas. Se debe tener cuidado si agrega lógica del lado del servidor para asegurarse de que los usuarios
tengan la licencia adecuada para usar la tabla compleja. Se puede acceder a información adicional sobre tablas
complejas siguiendo el enlace dentro de la unidad de resumen de este módulo.

Columnas
Las columnas son una forma de almacenar una información discreta dentro de una fila en una tabla. Puede
pensar en ellos como una columna en Excel. Las columnas tienen tipos de datos, lo que significa que puede
almacenar datos de un determinado tipo en una columna que coincida con ese tipo de datos. Por ejemplo, si
tiene una solución que requiere fechas, entonces almacenaría la fecha en una columna con el tipo de Fecha.
Del mismo modo, si desea almacenar un número, almacene el número en una columna con el tipo de Número.
El número de columnas dentro de una tabla varía desde unas pocas hasta un centenar o más. Si necesita más
de unos pocos cientos de columnas en una tabla, es posible que desee reconsiderar cómo está estructurando
el almacenamiento de datos para su solución porque, probablemente, existe una mejor manera.
Cada base de datos en Microsoft Dataverse comienza con un conjunto estándar de tablas y cada tabla
estándar tiene un conjunto estándar de columnas.
Consejo: utilice siempre tablas y columnas estándar cuando sea posible. Puede cambiar el nombre de una
tabla si eso hace que la tabla sea más comprensible en el contexto de su solución. Siempre revise la lista de
tablas estándar y asegúrese de que una tabla estándar no satisfaga sus necesidades antes de crear una nueva
tabla.

Entender las relaciones

Para crear una solución eficiente y escalable para la mayoría de las soluciones que cree, deberá dividir los
datos en diferentes contenedores (entidades). Tratar de almacenar todo en un solo contenedor
probablemente sería ineficiente y difícil de entender y trabajar con él.
El siguiente ejemplo ayuda a ilustrar este concepto.
Imagine que necesita crear un sistema para administrar los pedidos de ventas. Necesitará una lista de
productos junto con el inventario disponible, el costo del artículo y el precio de venta. También necesita una
lista maestra de clientes con sus direcciones y calificaciones crediticias. Finalmente, deberá administrar las
facturas de ventas que realice, por lo que querrá una forma de almacenar los datos de las facturas. La factura
debe incluir información como la fecha, el número de factura y el vendedor, la información del cliente,
incluida la dirección y la calificación crediticia, y un artículo de línea para cada artículo de la factura. Los
artículos de línea deben incluir una referencia al producto que vendió y poder proporcionar el costo y precio
adecuados para cada producto y disminuir la cantidad disponible en función de la cantidad que vendió en ese
artículo de línea.
Intentar crear una sola tabla para admitir la funcionalidad que se describió anteriormente sería ineficaz. Una
mejor manera de abordar este escenario empresarial es crear las siguientes cuatro tablas:

 Clientes

 Productos

 Facturas

 Artículos de línea
Crear una tabla para cada uno de estos elementos y relacionarlos entre sí le permitirá crear una solución
eficiente que pueda escalar mientras mantiene un alto rendimiento. Dividir los datos en varias tablas también
significa que no tendrá que almacenar datos repetitivos o admitir filas enormes con grandes cantidades de
datos en blanco. Además, los informes serán mucho más fáciles si divide los datos en tablas separadas.
Las tablas que se relacionan entre sí tienen una conexión relacional. Las relaciones entre tablas existen de
muchas formas, pero las dos más comunes son de uno a varios y de varios a varios, ambas compatibles con
Microsoft Dataverse.
Las relaciones de uno a muchos también se conocen como relaciones entre padres e hijos. En el ejemplo de
factura anterior, la tabla de facturas sería la principal y los elementos de línea serían una tabla secundaria. Una
factura puede tener cero, uno o muchos artículos de línea (filas secundarias), pero el artículo de línea siempre
estará relacionado con una sola factura (fila principal). Normalmente, las filas secundarias no existirán sin una
fila principal.
Una columna que solo permite valores únicos, como el número de factura, se utiliza para identificar la fila
principal. Esta columna única se llama clave. El mismo valor (la clave principal) se almacena en las filas
secundarias relacionadas. Esta columna se denomina clave externa cuando la fila secundaria se utiliza para
almacenar el valor de la clave principal. El filtrado se utiliza para mostrar filas secundarias con un valor en la
clave externa que coincide con el valor de la clave en la fila principal. Esto permite que las aplicaciones
muestren las filas secundarias (elementos de línea en el ejemplo anterior) que pertenecen a una fila principal
en particular (factura en el ejemplo anterior). Este concepto es la base de muchas aplicaciones de software
empresarial.
La división de datos en diferentes tablas crea un diseño de solución eficiente que se puede escalar, pero saber
cómo dividir los datos en tablas puede ser difícil. Afortunadamente, Microsoft Dataverse ya contiene muchas
de las tablas que necesitarán la mayoría de las organizaciones. El uso de tablas estándar y su ampliación
garantizará que esté creando soluciones en torno a una forma probada y escalable de almacenar los datos que
utilizan sus soluciones.

Entornos en Microsoft Dataverse

Los entornos se utilizan para almacenar, administrar y compartir los flujos, las aplicaciones y los datos
comerciales de su organización en Microsoft Power Platform. Cada entorno le permite aprovisionar una base
de datos de Microsoft Dataverse para su uso dentro de ese entorno. Los entornos de Microsoft Dataverse le
permiten administrar el acceso de los usuarios, la configuración de seguridad y el almacenamiento asociado
con esa base de datos.
Cada entorno se crea bajo un inquilino de Microsoft Azure Active Directory (Azure AD) y solo los usuarios
dentro de ese inquilino pueden acceder a sus recursos. Un entorno también está ligado a una ubicación
geográfica, como Estados Unidos. Cuando crea una base de datos de Microsoft Dataverse en un entorno, esa
base de datos se crea dentro de los centros de datos en esa ubicación geográfica. Todos los elementos que
cree en ese entorno (incluidas las conexiones, las puertas de enlace, los flujos que utilizan Power Automate y
más) también están vinculados a la ubicación de su entorno.
Puede crear más de un entorno para gestionar el desarrollo de soluciones y el almacenamiento de datos
configurando un entorno para desarrollo, otro para pruebas y otro para uso en producción. Además, puede
configurar un entorno basado en una ubicación geográfica. Por ejemplo, puede configurar un entorno para
Europa y otro para Asia. Cada uno de estos entornos tendrá cero o solo una instancia de Microsoft Dataverse.

Reglas del negocio

En Microsoft Dataverse puede definir reglas comerciales. Las reglas comerciales le permiten aplicar y
mantener la lógica comercial en la capa de datos en lugar de la capa de la aplicación. En pocas palabras, si crea
reglas comerciales en Microsoft Dataverse, se verán afectadas independientemente de dónde interactúe con
los datos.
Por ejemplo, las reglas comerciales se pueden usar en aplicaciones de lienzo y basadas en modelos para
establecer o borrar valores en una o varias columnas de una tabla. También se pueden utilizar para validar
datos almacenados o mostrar mensajes de error. Las aplicaciones basadas en modelos pueden usar reglas
comerciales para mostrar u ocultar columnas, habilitar o deshabilitar columnas y crear recomendaciones
basadas en inteligencia comercial.
Sugerencia: las reglas de negocio generalmente se definen para una tabla y se aplican a todos los formularios,
pero puede definir una regla de negocio para un formulario específico basado en modelos. Las aplicaciones de
lienzo no pueden tener una regla comercial aplicada a un formulario específico, pero aún se aplican al
interactuar con los datos.
Las reglas comerciales le brindan una forma poderosa de hacer cumplir reglas, establecer valores o validar
datos, independientemente del formulario que se utilice para ingresar datos. Además, las reglas comerciales
son eficaces para ayudar a aumentar la precisión de los datos, simplificar el desarrollo de aplicaciones y
optimizar los formularios presentados a los usuarios finales.
Las siguientes acciones de reglas de negocio pueden ser utilizadas por aplicaciones controladas por modelos y
de lienzo:

 Establecer valores de columna

 Borrar valores de columna

 Validar datos y mostrar mensajes de error

Las aplicaciones basadas en modelos también pueden usar reglas comerciales para:

 Mostrar u ocultar columnas (solo aplicaciones basadas en modelos)

 Habilitar o deshabilitar columnas (solo aplicaciones basadas en modelos)

 Cree recomendaciones comerciales basadas en inteligencia empresarial (solo aplicaciones basadas en

modelos)

A continuación se muestra un ejemplo de un uso simple pero poderoso de las reglas comerciales. La regla
comercial está configurada para cambiar el campo Aprobador de vicepresidente de límite de crédito para que
sea un campo obligatorio si el límite de crédito se establece en más de $ 1,000,000. Si el límite de crédito es
inferior a $ 1,000,000, el campo es opcional.
Al aplicar esta regla comercial a nivel de datos en lugar de a nivel de aplicación, tiene un mejor control de sus
datos. Esto puede garantizar que se siga su lógica empresarial, ya sea que se acceda a ella directamente desde
Power Apps, Power Automate o incluso a través de una API. La regla está vinculada a los datos, no a la
aplicación.

Administrar
Microsoft Dataverse tiene un amplio conjunto de opciones administrativas que puede usar para crear nuevas
instancias de una base de datos o personalizar el acceso y las características que están disponibles para los
usuarios de cada instancia de base de datos de Dataverse. Hay varios portales administrativos disponibles para
que los use para administrar la configuración de Microsoft Dataverse.

El centro de administración de Microsoft Power Platform se analiza en esta unidad porque satisfará la mayoría
de sus necesidades administrativas. Sin embargo, hay algunas otras opciones administrativas disponibles, que
se tratan en Gestionar permisos y administración para la ruta de aprendizaje de Microsoft Dataverse.

Centro de administración de Microsoft Power Platform

La mayoría de las configuraciones de administración que necesitará están disponibles en el centro de
administración de Microsoft Power Platform. Siempre debe verificar la configuración de administración como
primer paso cuando busque administrar Microsoft Dataverse.
Las configuraciones están agrupadas en las siguientes categorías amplias y se puede acceder a ellas
seleccionando el enlace en el lado izquierdo del portal, como se muestra en la siguiente figura.

 Entornos: esta sección enumera todas las instancias de Microsoft Dataverse.

 Políticas de datos: esta sección le permite configurar políticas para restringir qué conectores de datos
se pueden usar con Microsoft Dataverse para limitar qué datos pueden ingresar o salir de las tablas de
Microsoft Dataverse.

 Integración de datos: esta sección le permite crear o agregar conexiones predefinidas y monitorear
estas conexiones entre Microsoft Dataverse y otros almacenes de datos como Salesforce o SQL Server.

 Inquilino: esta sección le permite monitorear licencias y cuotas.

Tómese unos minutos para explorar las opciones yendo al centro de administración y abriendo cada
sección en el lado izquierdo del portal:
1. Vaya a Power Apps e inicie sesión.
2. Seleccione Centro de administración debajo del engranaje, como se muestra.
Sugerencia: puede ir directamente al centro de administración de Microsoft Power Platform en
https://admin.powerplatform.microsoft.com y luego iniciar sesión.
3. Utilice el panel de navegación izquierdo para
explorar las opciones de administración en el
centro de administración de Microsoft Power
Platform.
El centro de administración de Microsoft Power Platform le permite administrar las tareas de
configuración de usuarios, permisos y muchas otras características y capacidades importantes de
Microsoft Dataverse.

Resumen y recursos
Microsoft Dataverse es un almacenamiento de datos basado en la nube que le permite aprovechar la
seguridad y la conectividad de los programas de Microsoft. Microsoft Dataverse se conecta fácilmente
a todos los aspectos de Microsoft Power Platform para que pueda controlar, automatizar y fortalecer
completamente su negocio. Con tablas y columnas estándar, así como la capacidad de definir
fácilmente las relaciones entre sus datos, Microsoft Dataverse fue creado para aquellos que necesitan
soluciones poderosas y escalables.

Ahora que ha revisado este módulo, debería poder:

 Describir Microsoft Dataverse

 Describir el modelo de datos común

 Identificar tablas, columnas y relaciones.

 Crea ambientes

 Definir reglas comerciales

Conclusiones clave
Aquí están las tres conclusiones clave:
Microsoft Dataverse utiliza tablas, columnas y relaciones estándar para ayudarlo a crear soluciones de
datos poderosas y escalables.

Haga que sus datos trabajen para usted para que pueda aprovecharlos al máximo dividiéndolos en
partes lógicas.
Con Microsoft Dataverse, puede dividir sus datos en varios entornos para administrar y proteger mejor
la información importante.
Recursos
Utilice estos recursos para descubrir más.

Sugerencia: para abrir un enlace de recursos, haga clic con el botón derecho y seleccione "Abrir en una
nueva pestaña o ventana". De esa manera, puede consultar el recurso y volver fácilmente al módulo.

Microsoft Dataverse
Introducción a Microsoft Dataverse
Documentación de Microsoft Dataverse
Modelo de datos común
Licencia

Tablas, columnas y relaciones

Crear y administrar tablas en Microsoft Dataverse
Tablas complejas
Tablas restringidas que requieren licencias de Dynamics 365
Cree y administre columnas dentro de una tabla en Microsoft Dataverse
Cree una relación entre tablas en Microsoft Dataverse

Relaciones y reglas comerciales

Cree y administre entornos en Microsoft Dataverse
Defina y cree reglas comerciales en Microsoft Dataverse