7 ASPECTOS DE UNA PRESENTACION DINAMICA

Coach. JOSE GUERRERO

Hay 7 aspectos que la gente debe manejar cuando prepara y hace presentaciones. Un orador efectivo aprende cmo manejar los 7 aspectos al mismo tiempo. No prestar atencin a todos estos aspectos puede resultar en una presentacin inefectiva. No prestar atencin a todos ellos puede resultar en un desastre. 1. Orador 2. Mensaje 3. Audiencia 4. Canal 5. Retroalimentacin 6. Ruido 7. Ambiente ASPECTO # 1 - El Orador Uno de los principales componentes de cualquier pltica o presentacin son los propios oradores (la fuente del mensaje). A muchos oradores se les olvida que ELLOS son la presentacin y NO los apoyos visuales. Muchos presentadores de nuestros das dedican mucho esfuerzo a los apoyos visuales y se olvidan de que son simplemente apoyos. Hay tres factores que necesitamos considerar sobre cualquier orador: a. Su motivacin para hacer una presentacin b. Su credibilidad como orador c. Su estilo de hablar o hacer la presentacin. a. La motivacin de un Orador puede estar enfocada en trminos de dos consideraciones: ==> Ya sea que est involucrada una compensacin personal directa (por ej. $$$) o una compensacin indirecta (sentirse bien ayudando a los dems). ==> Ya sea como parte de compensaciones inmediatas ($$ hoy) o de compensaciones posteriores (obtener un ttulo universitario despus de cuatro aos de estudios). En esencia, un orador puede estar motivado por uno o AMBOS factores. Antes de hacer una presentacin debe reflexionar sobre cules son SUS motivaciones. b. Credibilidad del Orador: Las ideas de un orador son tanto aceptadas como crebles slo en el grado en que el orador se perciba como creble. La credibilidad del orador depende de su veracidad, competencia y buena fe. El orador que est bien organizado se considerar, en trminos generales, competente. El orador agradable y dinmico se considerar ms creble que aquel que no tiene esa personalidad. El factor fundamental que un orador proyecta es la actitud que tiene sobre s mismo. c. La presentacin del orador: La presentacin, la forma en que el mensaje se transmite, debe complementar el objetivo de la pltica. Una pltica bien escrita pero muy mal expresada puede perder su efectividad rpidamente. ASPECTO # 2 - El Mensaje El mensaje se refiere a TODO lo que un orador hace o dice, tanto verbal como no verbalmente. El componente verbal puede analizarse en trminos de 3 elementos bsicos. y Contenido y Estilo y Estructura Veamos cada uno de estos elementos. a. Contenido - es lo que decimos sobre su tema. El contenido es la ESENCIA de su pltica o presentacin. Investigue su tema a fondo. Decida qu tanto abarcar sobre cada tema. Despus decida sobre la secuencia

casual que va a utilizar. Es importante que considere las necesidades de la audiencia, factores de tiempo y otros aspectos, conforme el contenido de su pltica o presentacin se prepara y se presenta. b. Estilo - La manera en que presente el contenido de su pltica es su estilo. Los estilos pueden variar desde muy formales a muy informales. La mayora de las presentaciones caen entre estos dos extremos y en CADA caso, el estilo debe determinarse por lo que es apropiado para el orador, la audiencia, as como la ocasin y el entorno. c. Estructura - La estructura de un mensaje es su organizacin. Hay muchas variaciones de organizacin, pero en cada caso, la estructura debe incluir: y una introduccin y un cuerpo y una conclusin La introduccin debe incluir: y un inicio que capte de inmediato la atencin del pblico como una cita o una estadstica impactante. y una agenda. y el propsito o mensaje principal de su presentacin. El cuerpo debe incluir: y sus puntos o ideas principales. y puntos que apoyen su mensaje principal. La conclusin debe incluir: y un resumen de sus puntos principales y un cierre convincente y tiempo para preguntas y respuestas, de ser apropiado. Cuando las plticas o presentaciones estn mal organizadas, se reduce el impacto del mensaje y es menos factible que la audiencia acepte al orador o las ideas al orador. ASPECTO # 3 - El Pblico Como orador debe analizar a su pblico y despus decidir cmo presentar sus ideas. Este anlisis puede incluir consideraciones relacionadas a: y Edad y Sexo y Estado Civil y Raza y Ubicacin geogrfica y Membresa grupo y Escolaridad y Carrera Por ejemplo, si est haciendo una presentacin sobre "Carreras del Futuro", es vital saber cul es la edad promedio de su audiencia. Una pltica bien preparada pero no adecuada para la audiencia puede tener el mismo efecto que una pltica muy mal preparada presentada a la audiencia correcta.. Ambas plticas van a ser un rotundo fracaso. Un anlisis adecuado de la audiencia podr asegurarle que har la presentacin correcta a la audiencia correcta. Para personalizar adecuadamente la pltica, la mayora de los oradores profesionales mandan a sus clientes un multi-cuestionario para poder recopilar informacin sobre ellos y su evento. Yo acostumbro llamarle a los interesados para saber cules son las tendencias actuales en su industria y preguntarles cules son sus objetivos. Al usar la palabra "A-U-D-I-E-N-C-I-A" como siglas, he definido algunas categoras generales del anlisis de audiencias que deben incluir sus encuestas:

A-udiencia Quines la forman? Cuntos personas asistirn al evento? U-tilidad - Qu tanto saben sobre el tema que va usted a presentar? D_emografa - Edades, sexo, antecedentes escolaridad, etc.? I_nters -Por qu razones asisten a este evento? Quin les pidi que asistieran? E_ntorno Desde qu lugar voy a hablar? Podrn verme todos? N_ecesidades - Cules son las necesidades del pblico? Cules son sus necesidades como orador? Cules son las necesidades de la persona que lo contrat? C_onstruir - Cmo puedo construir y personalizar mi mensaje a esta audiencia? I_ magen -Qu experiencia espera el pblico de parte del orador? A_prender - Qu espera el pblico aprender de mi pltica? NOTA: Para una discusin ms a fondo sobre este tema ver mi artculo sobre Anlisis de la Audiencia. Tambin, mi nuevo libro, "Presentaciones que no nos hacen Sudar - La Forma Fcil de Hablar en Pblico con xito" proporciona algunas preguntas especficas que usted puede hacer utilizando un cuestionario muestra. ASPECTO # 4 - El Canal Cuando nos comunicamos con nuestras audiencias, usamos muchos canales de comunicacin. sto incluye canales no verbales, pictricos y auditivos. Es muy importante que use tantos canales como pueda para comunicarse con su audiencia. Entre ms canales de comunicacin use al mismo tiempo, mucho mejor. Aqu proporciono una breve lista de ejemplos para cada uno de esos tipos: A. No Verbales 1. gestos 2. expresiones faciales 3. movimiento corporal 4. postura B. Pictricos 1. diagramas 2. grficas 3. esquemas 4. dibujos 5. objetos C. Auditivo 1. tono de su voz 2. variaciones en matiz y volumen 3. otras variedades vocales

ASPECTO # 5 - La Retroalimentacin Por "retroalimentacin" me refiero al proceso a travs del cual el orador recibe informacin sobre la forma en que el pblico recibe su mensaje y usted, a su vez, responde a esas seales. El proceso de retroalimentacin no est completo hasta que el orador responda a sus oyentes, incluyendo las reacciones del pblico a la respuesta del orador y as sucesivamente. Puede hacer preguntas a los miembros de su audiencia e inclusive preguntarles qu entendieron del punto que acaba de plantear. Observe las seales no verbales y est preparado a responder a todo tipo de reacciones de su audiencia a lo largo de su presentacin. Es su responsabilidad proporcionar la informacin que su audiencia necesita escuchar. Muchas veces la gerencia puede pedirle que transmita un mensaje especfico a sus empleados que tal vez ellos no quieran oir. Pero, recuerde, la gerencia es la que le est pagando sus honorarios y usted es el responsable de comunicar ese mensaje que la gerencia quiere que transmita. Al mismo tiempo, es importante que sea sensible respecto a la audiencia y trate de establecer una relacin con todo el pblico por medio de encuestas, conversaciones durante la hora social, e inclusive por medio de discusiones despus de su presentacin.

ASPECTO # 6 - El Ruido Hay dos tipos de ruido que un orador debe confrontar: a. Ruido externo b. Ruido interno Veamos cada uno de ellos. Ruido Externo - consiste en ruidos, personas platicando, tosiendo, cambiando de tema, mala acstica, temperatura (demasiado calor, demasiado fro), mala ventilacin e interferencia visual como poca luz o algo que obstruya tener buena visibilidad. Ruido Interno - si un orador est confundido o poco claro sobre lo que quiere expresar, se debe a que hay ruido interno. El ruido interno puede surgir tambin si el orador no conoce o no analiza correctamente a su pblico. El papel de la audiencia y del orador es de comunicarse simultneamente entre s. Es esta naturaleza transaccional de la pltica lo que hace tan importante la retroalimentacin e intenta eliminar el ruido. Las formas ms especficas que un orador puede usar para combatir el ruido son: a. Usar ms de un solo canal de comunicacin al mismo tiempo (verbal y no verbal) b. Usar el mtodo de repeticin y reafirmacin El orador puede ayudar a combatir este ruido haciendo un esfuerzo extra para usar tantos canales de comunicacin como sea posible al mismo tiempo. Es importante incluir ambos medios de comunicacin, el verbal y el no verbal. ASPECTO # 7 - El Entorno El lugar en donde va a hacer su presentacin puede aumentar o interferir con la efectividad de su pltica. Determine con anticipacin cmo estn las instalaciones antes de la pltica. De esta manera puede planear adecuadamente su presentacin o hacer los ajustes necesarios. En lo personal recomiendo, cuando sea factible, visitar el lugar en donde se va a llevar a cabo la pltica. Inclusive, llego al punto de preguntar el nombre del saln en el que voy a hacer mi presentacin y le pido al coordinador de conferencias del hotel que me permita visitar el saln y confirmar todos los aspectos que me interesan. En una ocasin en particular, hace varios aos, fui a ver un saln alrededor de un mes antes una pltica para una reunin de una empresa grande y pude observar que el saln NO TENIA equipo para micrfono. sto era un problema ya que se esperaba una asistencia de cerca de 800 a 1000 personas. Verifiqu con el hotel si haba algn otro saln disponible para el mismo da del evento y me puse en contacto con el cliente para informarle sobre esta situacin. El cliente a su vez le llam al hotel y pudo cambiar el saln para su evento. Fue mi manera de planear mis plticas lo que nos salv a ambos, a m y a mi cliente, de una situacin muy penosa de no haber cambiado de saln. Desde entonces he dado plticas para el mismo cliente durante los ltimos 4 aos, por la atencin a detalles que proporcion como parte de mi planeacin cuando trabaj por primera vez para ellos. Este pequeo esfuerzo "extra" de mi parte me hizo inolvidable para el cliente. Busque compromisos en que tenga que tomar la palabra como oportunidades para practicar sus habilidades de orador. Para estar realmente preparado y ser efectivo como presentador, debe ponerle mucha atencin a todos los 7 aspectos antes comentados. Requieren prctica. El tiempo que dedique a recordar estos aspectos valdrn el esfuerzo de su parte. Busque compromisos en que tenga que tomar la palabra como oportunidades para practicar sus habilidades de orador.Para estar realmente preparado y ser efectivo como presentador, debe ponerle mucha atencin a todos los 7 aspectos antes comentados. Requieren prctica. El tiempo que dedique a recordar estos aspectos valdrn el esfuerzo de su parte.