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Asistente de Gestión del Operativo

ASISTENTE DE GESTIÓN DEL

OPERATIVO
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Asistente de Gestión del Operativo
1. ¿Quién es el/la Asistente de Gestión del
Operativo?
Es la persona que se encargará de apoyar la ejecución de los
procedimientos censales, reclutamiento, logística, capacitación,
empadronamiento y administrativos de la Sede Operativa, para
el correcto cumplimiento de las responsabilidades de la Sede
Operativa.
Para el cumplimiento de sus responsabilidades el/la Asistente de
Gestión del Operativo trabajará desde septiembre hasta
diciembre de 2022.
Debido a las características del operativo censal, quien
desempeñe este cargo deberá estar disponible en horarios
especiales que incluyen sábados, domingos, días festivos, horario
extendido, etc., lo que permitirá que la Sede cumpla con los
resultados que se han establecido en la planificación censal.
Sus actividades serán reportadas al/la Coordinador/a de Sede
Operativa, quien a su vez informará a las instancias superiores.
Recibirá un paquete de materiales fungibles que deberá
administrar el/la Asistente de Gestión del Operativo.
2. ¿Cuáles son las responsabilidades que
desempeñará?
Sus responsabilidades son:
● Gestión del talento humano de la Sede Operativa.
● Gestión administrativa y logística.
A continuación, se explica cada una de las actividades que
corresponden a estas responsabilidades. Tome en cuenta que
algunas se realizarán antes del operativo censal, otras durante y
otras una vez que este concluya.
2.1 Gestión del talento humano de la Sede Operativa
Antes del empadronamiento
a. Apoyo en el proceso de selección de personal de campo
El/la Asistente de Gestión del Operativo apoyará al o la
Coordinador/a de Sede Operativa en lo siguiente:
● Consecución del espacio físico para la realización de
la prueba de los aspirantes a los cargos de personal de
campo, espacio que también será empleado en la
capacitación presencial.
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● Estos espacios pueden ser colegios, escuelas,
universidades u otro tipo de instituciones de la
localidad.
● Los espacios en que se tomará la prueba a los
aspirantes deben contar con computadoras y
conexión a internet.
● Distribuir las aulas para la realización de la prueba.
● Un día antes de la prueba, deberá verificar que los
espacios cuenten con los equipos, mobiliario, insumos
y demás requerimientos para la correcta realización
de esta actividad.
● Obtener del sistema la lista de aspirantes.
● El día de la prueba, verificar los datos del postulante
con la cédula de identidad previo al ingreso a las
aulas.
b. Apoyo en el reclutamiento y selección de personal de
campo
El/la Asistente de Gestión del Operativo apoyará al o la
Coordinador/a de Sede Operativa en el reclutamiento del
personal que conformará el equipo de trabajo en campo de
cada Sede Operativa.
Se encargará de:
● Realizar el seguimiento a la convocatoria pública.
● Analizar y preseleccionar los perfiles de Supervisores de
Censista y Censistas.
● En caso de que no existan suficientes candidatos en la
plataforma de reclutamiento, deberá buscar personas
que cumplan con el perfil en el territorio de la Sede
Operativa para que postulen en el sistema.
● Monitorear el avance del reclutamiento del personal
de la Sede Operativa, en el módulo de Reclutamiento
y Capacitación.
● Registrar y revisar la gestión de reclutamiento realizada
en el territorio de la Sede Operativa, en el Módulo de
Reclutamiento de Personal de Campo.
● Apoyar al/la Coordinador de Sede Operativa en la
selección del personal, luego de conocer los
resultados de la prueba presencial.
● Llenar la Matriz de Control del Estado de Personal,
previo a la firma del contrato.
● En caso de que alguna de las personas seleccionadas
no cumpla con los requisitos para su contrato, se
deberá reemplazar inmediatamente.
c. Gestión para firma de contratos del personal de campo
El/la Asistente de Gestión del Operativo se encargará de:
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● Generar los contratos del personal de campo
(supervisores de censistas y censistas), desde el sistema
de reclutamiento y selección.
● Imprimir los contratos generados.
● Recibir la documentación correspondiente de las
personas seleccionadas.
● Solicitar la firma del personal seleccionado en su
respectivo contrato.
● Gestionar la firma del Responsable Provincial, quien
será él/la delegado/a de la Dirección Ejecutiva.
● Registrar esta información: en la Matriz de Control del
Estado de Personal.
● Entregar una copia firmada del contrato a cada
persona contratada.
Durante el empadronamiento
a. Seguimiento del desempeño del personal
● Revisar y gestionar los informes de actividades
mensuales del personal de sede operativa y personal
de campo.
● Realizar el armado de expedientes para los pagos
● Realizar el modelo de oficios y/o solicitudes a las
autoridades locales en caso de ser necesario.
● Controlar que el personal de campo esté realizando
sus actividades, mediante la comunicación frecuente
con los Supervisores de Cobertura Censal.
● Llevar el control de asistencia de los equipos de
trabajo.
● En caso de no asistencia al trabajo de algún Censista
o Supervisor, debe reportar al Coordinador de Sede
Operativa para su respectiva gestión.
b. Reemplazo del personal
● Informar de manera inmediata al Responsable
Provincial cuando exista una terminación por mutuo
acuerdo de alguna persona de la Sede Operativa y
solicitar el reemplazo.
● Llenar el formato de control de personal de Sede
Operativa.
● Apoyar en los procesos en que se dé casos de
renuncia o desvinculación de algún funcionario
Supervisores o Censistas durante el empadronamiento
con la autorización del Coordinador de Sede
Operativa y este a su vez deberá reportar al
responsable provincial.
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● Solicitar y llenar el formato para la separación y
reemplazo de un Censista previo al informe de
notificación emitido por el Supervisor de Censista y el
Supervisor de Cobertura Censal. Esta decisión puede
tomarse por no cumplimiento de la carga de trabajo
diaria, o por irrespeto con sus superiores, compañeros
de trabajo o informantes. Para el caso de
desvinculación de un/a Supervisor/a Censista la
notificación será emitida por el Supervisor/a de
Cobertura.
que estén acorde a la carga asignada y que se
registre en el sistema de trazabilidad el formulario
resumen de los formularios diligenciados.
● Consolidar y organizar el material recibido en
formularios físicos (papel) para el envío desde la Sede
Operativa a la oficina provincial.
● Registrar las incidencias que ocurran durante el
operativo, empleando en el Módulo de Incidencias
del Sistema de Gestión Operativa
● Revisar las incidencias ocurridas durante el
empadronamiento y así llevar un registro de las
novedades más representativas en la Sede Operativa.

Recuerde:
Informar de manera inmediata al o la Coordinador/a de Sede Tome en cuenta:
Operativa en caso de surgir inconvenientes en temas administrativos,
Todos los formatos como; informes de desvinculación, actas de
financieros o técnicos, con la finalidad de solucionar los problemas lo
entrega – recepción y otros, serán entregados en digital tan pronto
antes posible.
esté conformada la sede operativa.

c. Supervisión técnica

● Realizar la recepción y revisión de formularios físicos en

los sectores empadronados en papel, controlando
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2.2 Gestión administrativa y logística
Antes del empadronamiento
a. Apoyo en la organización y distribución de aulas para
la capacitación presencial
El/la Asistente de Gestión del Operativo apoyará a gestionar,
conjuntamente con el/la Coordinador/a de Sede Operativa y
autoridades del territorio en que esta funciona el espacio físico
para la realización de la capacitación presencial. Este puede ser
unidades educativas, universidades, etc.
Las actividades que debe cumplir el/la Asistente de Gestión del
Operativo son:
● Elaborar un listado del personal contratado.
● Dar seguimiento a las actividades planificadas de
acuerdo a la fecha de capacitación presencial con el
personal contratado.
● Entregar el material de capacitación al personal
contratado.
b. Recepción y entrega de tabletas
El/la Asistente de Gestión del Operativo, realizará las siguientes
tareas:
● Recibir los dispositivos móviles enviados desde la
oficina provincial.
● Revisar, junto con el/la Operador Técnico/a cada una
de las tabletas, para verificar que funcionen
correctamente.
● Almacenar las tabletas en la Sede Operativa. Si no hay
espacio suficiente para tal fin, debe solicitar la
colaboración de entidades públicas (municipio, junta
parroquial, entre otras), para que faciliten una
bodega segura.
● Entregar las tabletas a Supervisores de Cobertura,
Supervisores de Censistas y Censistas y de acuerdo al
cronograma establecido.
● Llenar, firmar y hacer firmar el Acta de Entrega
Recepción.
c. Recepción de material censal y vestimenta
El/la Asistente de Gestión Operativa, apoyará al/la
Coordinador/a de Sede Operativa en el proceso de recepción
del material censal y vestimenta. Para ello, realizará las siguientes
tareas:
● Verificación de la cantidad y estado del material y
vestimenta recibida.
● Elaboración del acta de recepción del material.
● Almacenamiento del material recibido. Si no existe
espacio suficiente en la Sede Operativa, apoyará en
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la gestión ante entidades públicas (municipios, juntas
parroquiales, entre otras), para que se cuente con una
bodega donde se pueda almacenar el material.
● En caso de que exista material sobrante, debe enviar
el mismo a la oficina provincial con la respectiva acta.
d. Entrega de material censal y vestimenta a personal de
campo
El/la Asistente de Gestión Operativa se encargará de la entrega
de material censal y vestimenta a Censistas y Supervisores, según
lo siguiente:
● Generar las actas de entrega - recepción material
censal y vestimenta para el personal de campo (dos
actas, en el formato respectivo).
● Imprimir y firmar las actas respectivas.
● Verificar que todas las actas de generación de
entrega – recepción de materiales censales y
vestimenta posean las firmas correspondientes.
e. Elaborar el informe mensual de actividades
Durante todo el tiempo del ejercicio de sus responsabilidades,
deberá consolidar los informes mensuales de actividades del
personal de campo y de Sede Operativa.
El formato del informe de actividades se incluirá en el archivo
digital de formatos que se entregará tan pronto estén
conformadas las sedes Operativas.
Durante el empadronamiento
a. Registro y control del fondo rotativo
El/la Asistente de Gestión Operativa apoyará en la
gestión del fondo rotativo, para que esté disponible en
caso de necesitar usarlo. Para ello deberá hacer lo
siguiente:
● Instruir al personal de campo sobre cómo se
procederá para la ejecución del fondo rotativo y qué
respaldos deben presentar para la respectiva
justificación de acuerdo al instructivo correspondiente.
● Llevar el registro y control de la ejecución de este
fondo.
Recuerde:
Si algún dispositivo, material censal o vestimenta se encuentra en
malas condiciones o incompleto, informe de esto al Coordinador/a
de Sede Operativa.
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b. Gestión de pagos de sueldos novedades encontradas en temas administrativos, financieros y

técnicos que realizó antes y durante el operativo censal, el cual
El/la Asistente de Gestión Operativa se encargará de la gestión
debe ser revisado por la/el Coordinador de Sede Operativa,
para el pago de sueldos al personal contratado. Para ello deberá
dicho informe debe ser preciso sin errores y detallado en orden
hacer lo siguiente:
cronológico. Adjuntar documentos anexos si el caso amerita.
● Explicar al personal de la Sede y al personal operativo
El formato del informe final novedades, se incluirá en archivo
el modelo de llenado de la factura.
digital tan pronto esté conformadas las Sedes Operativas.
● Revisar que el llenado de la factura no contenga
errores, manchones, tachones ni enmendaduras.
b. Elaborar informe final de actividades realizadas
● Revisar la vigencia de las facturas y las firmas de las
mismas antes de adjuntar en el expediente (trámite) Deberá elaborar el informe final de actividades que será
de pago. entregado al Coordinador de Sede Operativa. Este informe será
un insumo para proceder con el pago de sus honorarios. En el
● Revisar que se envíe el expediente en las fechas
informe se detallará todas las actividades realizadas según su
solicitadas por el/la Coordinador de Sede Operativa y
contrato.
por el/la Responsable Provincial dando cumplimiento
al cronograma. El formato del informe final que se presenta, en él se entregará en
archivo digital tan pronto esté conformadas las Sedes Operativas.
● Estar en contacto con el personal financiero de la
Coordinación Zonal para realizar el seguimiento
correspondiente a pagos mensuales del personal.

Después del empadronamiento

a. Elaborar el informe final de novedades

Al concluir el operativo censal, la/el Asistente de Gestión del
Operativo deberá realizar un informe final físico que detalle las
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