SOPORTES

CONTABLES

OBJETIVOS.

● Conocer los soportes contables de mayor aplicación por las empresas.

● Diligenciar los soportes contables según la normatividad legal.

DESARROLLO.

Los soportes de contabilidad son documentos que registran las diferentes operaciones
de transacciones de una empresa. En estos documentos se pueden hacer copias. Al
momento de elaborarlos hay que tener un sumo cuidado ya que estos documentos
pueden altera el estado de resultados de una empresa si son llenados mal.
Estos son calve para la elaboración del comprobante de diario, ya que de este se van a
justificarse las transacciones registradas en este.
Los soportes más usados por las empresas (no importa el tamaño) son los siguientes:

· Recibo de caja.
· Recibo de consignación bancaria.
· Comprobante de depósito y retiro de cuneta de ahorros.
· Factura de compra y venta.
· Cheque.
· Comprobante de pago.
· Letra de cambio.
· Pagare.
· Nota débito.
· Nota crédito.
· Reembolso de caja menor.
· Nota de contabilidad.
· Comprobante de diario de contabilidad.

Cada uno de estos posee diferentes manejos y propósitos en la empresa. Básicamente

fueron creados para cubrir las diferentes eventualidades de las transacciones ya que la
mayoría proviene de diferentes cuentas.
NOTA: se debe tener en cuenta que todos los soportes deben tener el nombre de la
empresa, razón social de la empresa que lo emite, nombre del comprobante, la fecha
en la que se entrego y diligencio, una descripción del documento (contenido), espacio
de firmas.

RECIBO DE CAJA.
En un soporte que registra las especificaciones de cada venta o compra, en este se
llenan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa en la compra. Por lo general
el recibo de caja tiene un duplicado en fotocopia, por lo tanto el original se le entrega al
cliente y la copia se anexa para elaborar el comprobante de diario de contabilidad.
En este hay especificaciones tales como, el nombre de la persona a la que se le
entrega el recibo, por cuanto dinero, quien lo recibe. Por lo general siempre se debe
llenar cuando la empresa es comerciante.
En el ejemplo se encuentra la empresa COLOMBIA ES CHOCOLATE LTDA en su
constitución, se registra la fecha del 1 de julio del 2008 de la ciudad de Bogotá, por la
suma de 200.000 pesos (doscientos mil pesos) con firma de la persona que hace el
aporte.se debe tener en cuenta el plan único de cuentas para hacer el registro de las
transacciones.
En el comprobante de diario se registraría la transacción de esta manera:

3115 1105 CAJA

APORTES
SOCIALES

D H D H

200.000 200.000
RECIBO DE CONSIGNACION BANCARIA.
Es un comprobante único y exclusivamente de los bancos que suministran a sus
cuentahabientes (clientes), para que estos lo llenen y así puedan consignar dinero a
una cuenta de ahorro o cuenta corriente. Este formato lo pueden llenar personas
naturales que no tenga cuenta corrientes ni de ahorro en el banco, simplemente a los
que hacer un abono de dinero al dueño de la cuenta.
Al momento de que un cliente cualquiera quiera abrir una cuenta ya sea corriente o de
ahorros, el banco le dará un código o numero con la que se distingue esa cuneta de las
demás, esta también estará impresa en el recibo de consignación, para que no sean
iguales y no se presenten depósitos de dinero a otras cuentas.

En el ejemplo se muestra el recibo de consignación hecho por el banco a nombre de

RECAUDO DE CONVENIOS, se especifica si la cuneta es corriente o de ahorros,
también el numero de el recibo de consignación y el numero de la cuenta, los datos
del que va hacer la consignación y por último la cantidad de dinero que va hacer
consignado.

Por lo tanto en el comprobante de diario se debe registrar la transacción de esta

manera:
 1110 BANCO 1105 CAJA

D H D H

XXXXXXXX XXXXXXXX

Las “X” son una variable del valor consignado, ósea es según su criterio.

COMPROBANTE DE DEPÓSITO Y RETIRO DE CUENTA DE AHORROS.

Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado un tipo de formato que suministran
a
los clientes, en libretas, para que sean diligenciadas al momento de retirar o depositar
dinero de la cuneta de ahorros. Con este formato el cliente tiene diferentes opciones
como la de depositar dinero o retirar dinero pero de la cuenta de ahorros que posee,
este puede hacer retiro de su dinero en cheque o en efectivo según la preferencia o
facilidad de manejo del cliente.
En este recibo se creó para prevenir posibles quejas de los clientes y para llevar un
claro de cómo se encuentra actualizada la cuenta del cliente, ha medida de que haga
cada retiro o deposito.
 LA FACTURA. La factura es un tilo valor se creó por que existía la necesidad de
especificar las transacciones hechas por el vendedor. LA FACTURA NOS SIRVE
PARA ESPECIFICAR y hacer una descripción de la venta al momento de hacer la
transacción, por ejemplo el numero de productos que se vende, IVA, total.
La factura es de uso obligatorio por ley y al que incumpla se le penalizara con
multas de acuerdo con el estatuto tributario.
A la empresa que no esté legalizada se le cobrara el 10% sobre todas las facturas
que registro.
A la empresa que esta legalizada pero que no aplique la factura, será multado por
las facturas que no entrego, como un máximo de 1.000.000 de pesos.
 CHEQUE.

Es titulo valor por medio del cual una persona llamada girador ósea la que tiene la
cuenta corriente bancaria el que la maneja, ordena al banco que pague una
determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado beneficiario.
Esta es una especie de autorización que le permite a un tercero a retirar de la
cuenta corriente dinero del dueño de esta.
El banco está en toda la obligación de verificar y dar el respectivo dinero a la
persona que vaya a reclamarlo y avisar el retiro de dinero al duelo de la cuneta
corriente. el banco le dará un talonario de cheques para que el cliente lo pueda
manejar.
 Para que el cheque sea valido al momento de ir al banco a cobrarlo, este no puede
llevar tachones ni enmendaduras, si esto se presenta el banco está en el derecho
de devolverlo.
Este tiene que cobrarse a un plazo de seis meses según las políticas del banco de
haberse diligenciado.
El cheque también debe traer especificado el nombre del poseedor y código que
diferencia la cuenta de ahorros y el numero de cheque.

En este ejemplo el dueño de la cuenta de ahorros le gira un cheque a un tercero por un

determinado valor.

COMPROBANTE DE PAGO.

Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de

contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de
un cheque. Generalmente, la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar
al comprobante de diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo.
Algunos negocios entregan una copia al beneficiario. Al contabilizar este documento se
acredita la cuenta bancos y se debita la cuenta que corresponda según el concepto del
pago.
 PAGARE
Es un documento también llamado títulos de crédito, la cual una persona promete
incondicionalmente pagar una suma determinada de dinero a otra. Especifica los
derechos y responsabilidades de acuerdo con el contrato del préstamo, incluyendo
cómo y cuándo se debe pagar el préstamo.
Sus requisitos deben tener cierta validez para el pago formal de una deuda su
requerimiento de aquellos son:

● MENCIÓN DE SER PAGARE

Se debe indicar que la herramienta es un "pagaré" o de otra forma deberá contener
este término dentro del texto del documento, siendo expresado en el idioma que se
firme el convenio de pago. Al ser impreso el documento, el título del pagaré debe ser
escrito totalmente en el mismo idioma del país donde se suscribe. Este requisito es
imprescindible.

● LA PROMESA INCONDICIONAL DE PAGAR UNA SUMA DETERMINADA

DE DINERO Y SUS INTERESES
El pagaré, a diferencia de la letra de cambio, posee una promesa incondicional de
pagar una suma de dinero y sus respectivos intereses en moneda nacional o su
equivalente internacional. La suma se debe expresar en número(s) y en letras, como
también el tipo de moneda en que se efectuará el pago. Si se paga en moneda
extranjera, se debe indicar el tipo de cambio o equivalencia entre las monedas, que
deberá tenerse en cuenta a su vencimiento. Este requisito es lo que lo distingue de los
otros títulos de crédito.

● NOMBRE DEL BENEFICIARIO: Es imprescindible identificar a la persona a

quien debe hacerse efectivo el pagaré. Puede ser a favor de una persona física
o persona jurídica. En este último caso se trataría de una denominada razón
social o sociedad comercial.

● FECHA Y LUGAR DEL PAGO: La fecha de vencimiento corresponde al día en

que el título deberá ser pagado. El vencimiento debe ser una fecha posterior a la
fecha en que se suscribe. El pagaré debe indicar el lugar en que se debe
presentar el documento para su propio pago.

● FECHA Y LUGAR EN QUE SE SUSCRIBE: El pagaré debe contener la fecha

en que ha sido creado. Es imprescindible para su relación con la fecha de
vencimiento (determinando del plazo); y además para respetar los tiempos en
que corresponde aplicar (cuando la ley lo disponga) el Sellado o timbrado
correspondiente.

● FIRMA DEL SUSCRIPTOR: No se exige el nombre del suscriptor, sino

solamente su firma, y no admite otro medio para sustituirla, sino la firma de otra
persona, que suscriba a ruego o en nombre del girador. No se admitirá el uso de
marcas o huellas digitales. La firma es indispensable y lógicamente torna nulo al
tí­tulo su falta, ha de considerarse que no podrá ser suplantada por la impresión
digital.

● TRANSMISIBILIDAD: El pagaré será transmisible por endoso, que será total,

puro y simple, es decir, no será transmisible el endoso por una parte del pagaré
ni aquel que incluya condiciones.
·

NOTA CRÉDITO:

Es el comprobante que una empresa envía a su cliente, con el objetivo de

informar la acreditación en su cuenta un valor determinado, por el concepto que
se indica en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crédito
pueden ser por: avería de productos vendidos, rebajas o disminución de precios,
devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la
facturación. La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva
cuenta.

Requisitos o datos de la nota de crédito:

● Fecha.
● Nombre y domicilio de quien la emite.
● Nombre y domicilio de la persona para quien se extiende.
● Numero de la nota de crédito.
● Naturaleza del crédito e importe.

EJEMPLO: Si por error, al cliente se le cobró por las mercancías que se le

vendieron, un valor mayor al real, la empresa emite una nota crédito mediante la
cual disminuye la deuda del cliente por el valor cobrado en exceso. Esta nota
crédito es un pago para la empresa puesto que se debe disminuir el valor que
inicialmente se registró como venta. Desde el punto de vista del cliente, como su
obligación se disminuye con la nota crédito, ésta se convierte en un ingreso en la
medida en que disminuye el valor de las mercancías que adquirió inicialmente a
un mayor valor.
· NOTA DÉBITO:Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la
que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o
valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa
el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación,
interés por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el
incremento del saldo de una cuenta.

REQUISITOS O DATOS DE LA NOTA DE DÉBITO

Los datos que debe contener la nota de débito son:

● Fecha
● Nombre y domicilio del comerciante que la emite
● Nombre y domicilio de la persona a cuyo cargo se extiende
● Numero de la nota de débito
● Naturaleza del cargo e importe

EJEMPLO: Si se le cobran intereses a un cliente por incurrir en mora en el

pago de sus obligaciones, la empresa emite una nota débito por el valor de los
intereses, intereses que son un ingreso financiero para la empresa. En este caso, para
el cliente la nota débito se convierte en un egreso puesto que con ella se le está
causando un cobro de intereses.
● REEMBOLSO DE CAJA MENOR

Se llama Caja menor o caja chica a una cantidad pequeña de fondos en dinero
efectivo que se usa para gastos en aquellas situaciones en el que hay
desembolsos por cheque son inconvenientes debido al costo de escribirlos,
firmarlos y convertirlos en efectivo.

Existen multitud de pagos pequeños, que para manejarlos por bancos se hace
complejo y puede entorpecer el desarrollo ágil de ciertas actividades, por lo que
la solución es la constitución de un fondo de caja mejor que se encarga de este
tipo de pagos, de esta forma, aquellas compras o pagos menores, que no sean
representativos, se manejan por este fondo.

El monto del fondo de caja menor, depende del tipo de empresa, puesto que
mientras en algunas $1.000.000 será suficiente, en otras será necesario
disponer de un fondo de varios millones.

FORMA DE MANEJO

Para el manejo de fondo de caja menor, ser requiere la implementación de cierta

políticas, como por ejemplo, que por este se harán pagos que no superen
determinado monto, o que determinados pagos, sin importar su monto, no se
deben realizar por caja menor.