TELETRABAJO: CLAVES PARA TRABAJAR DESDE CASA

Curso Teletrabajo: claves para

trabajar desde casa
(Anotaciones)

U1: Introducción

El cambio obligatorio en nuestro mind-set laboral

El coronavirus desencadenó la peor crisis en la historia de la humanidad, ni siquiera
vista durante la segunda guerra mundial. Al ver las circunstancias que estamos viviendo
y las diferencias que se han presentado a lo largo de la cuarentena podemos concluir
que:
1. Esta no será la única vez que estaremos en cuarentena.
2. El distanciamiento social marcará nuestro comportamiento de los próximos
años.
3. Las limitaciones de aforo en lugares públicos obligan a las organizaciones a
reinventar su forma de trabajar.
4. La transformación digital de toda nuestra economía se acelera hasta tener la
fuerza de un tsunami.
5. Las organizaciones mejor adaptadas comienzan a descentralizar sus operaciones y
contar con recursos y talento de todo el mundo. (Google, Facebook, Twitter
[100% remoto]).
6. Crece la brecha digital entre los ciudadanos mejor adaptados y los que carecen
de un nivel de digitalización suficiente. (El nuevo diferenciador de los nuevos
ricos y pobres; parte de la gente puede quedarse fuera de esta nueva sociedad).

El ciudadano post-pandemia
• Felicidad
• Libertad
• Bienestar
• Salud

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• Seguridad

¿Qué haremos en el curso?

Revisaremos desde cómo construir el espacio perfecto, las herramientas con que se debe
de contar, además de lo que se necesita de software e información de ese tipo. Cómo
generar una rutina de trabajo que permita ser eficiente tanto trabajando como
haciendo las labores del hogar. Y como último punto, cómo salir a vendernos como
una persona digital, una persona que puede ganar oportunidades en este nuevo mundo
laboral.

U2: Espacio y herramientas

Construye un espacio de trabajo en casa

Las medidas y espacios mínimos necesarios para tener una oficina en casa y todo
mundo recomienda cómo trabajar.

Silla
Se trata del elemento más importante de una oficina en casa. Hay
muchas sillas en el mercado, los requisitos mínimos que debe tener
una silla es que mantenga una “T” en donde poder recargar el peso;
debe tener descansabrazos y un soporte lumbar. La altura de la silla
debe dejar las rodillas en un ángulo entre 90º y 120º y los pies han
de estar firmemente apoyados en el piso. Los codos no deben estar
apoyados en la silla todo el tiempo.
Las mejores sillas del mercado (2020) son las sillas de
Herman Miller Aeron. Este tipo de sillas pueden llegar a valer más
de 1000 USD.

Mesa
Debe tener por lo menos 60 cm de ancho, los ojos deben apuntar a la pantalla y la
distancia entre los ojos y la pantalla debe ser de por lo menos 90 cm. La altura de la
mesa está aproximadamente entre los 73 y los 78 cm. No importa qué tan alta esté la
mesa, sino que estén al mismo nivel.
Si la pantalla está por debajo del nivel de los ojos, se habrán de colocar libros
para estabilizar la vista y evitar mutaciones.

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Ambiente
• Luz: No debe de llegar ni de detrás ni de delante de la pantalla, sino que debe de
ser llegar por los flancos, sin mucha intensidad ni mucha ausencia de la misma.
• Detrás de la pantalla: La parte de atrás del espacio de trabajo es muy relevante.
En el caso de la mesa de 60 cm, como mínimo debe de haber 1.2 m que
permitan la mobilidad de la la silla. Se recomienda el poner un anaquel en que se
coloquen los elementos que dibujen y demuestren la personalidad o la vida
laboral del individuo. Se ha vuelto común el uso de chromas verdes o bibliotecas
en el fondo.
• “Chill-out coach”: Es el sofá, o el espacio que tenemos al lado de la oficina en
donde puedes des-estresarte de la oficina, tomar un café y después, regresar.
• “Pon una plantita que se lleve las malas vibras de la computadora”.
• “Display” de la mesa: La ciencia analiza los círculos de alcance para montar
cosas en una mesa.

Internet y hardware necesarios

El primer punto es comprender cómo se conecta el internet dentro de la casa. Los
routers hoy en día soportan la conexión de varios dispositivos electrónicos (varias
computadoras, tablets, consolas de videojuegos, asistentes de voz, etc), en promedio son
más de 8 dispositivos conectados a una red diseñada para un solo ordenador.

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El ancho de banda que consumen los dispositivos

Para poder medir el ancho de banda que tenemos realmente, basta con buscar en
internet test de velocidad internet. Se recomienda el uso de estas dos páginas:
https://www.test-velocidad.com y https://fast.com/es/. En México, el promedio de
ancho de banda que hay es de 14.9.

Recomendaciones para optimizar el ancho de banda

• Utilizar los cables lo más que puedas para evitar desgastar las capacidades del Wi-
Fi.
• Evitar las “horas pico” de las conexiones a internet.
• Organizar horarios dentro de casa.
• Usar el internet del teléfono como respaldo.
• Evita descargas y actualizaciones automáticas. (Conceptos de comunicación
síncrona o asíncrona).

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Equipo necesario
Es imperativo el adquirir una nueva pantalla. Trabajar con una laptop por los próximos
10 años, no es bueno para el cuerpo, la psique o la calidad de trabajo.
• Pantalla: Como mínimo, una pantalla debe de ser 4K, con 27 in como mínimo.
Debería de estar en un formato 16:9. Estarán los que recomiendan las pantallas
curvas u “Ultrawide”. Después de esto, se encuentran las marcas, los precios, etc.
• “Web-cam”: Las incluidas en las computadoras de mayor gama son muy buenas.
Ahora, es importante el cómo te vas a presentar al mundo, es importante que no
te veas pixeleado, pues es la nueva imagen en internet. Debe de estar entre 720 y
1080p, debe de estar en 4K, el ángulo de visión (o campo de visión es
importante). Algo a tener en cuenta son el seguimiento facial y el “autofocus”.
• Audífonos: Existen miles de productos con miles de especificaciones, incluso
unos airpods y un micrófono promedio sirven. Es importantísimo tomar en
cuenta el peso y la comodidad que tienen. La duración de la batería es otro
elemento de importancia. El noise cancelling o cancelamiento de ruido, es otro
elemento a considerar.
Se recomienda tener más de una cosa de todo. (Tecnología redundante).
La mejor manera de saber qué es lo que usa la gente a la que sigues, se
recomienda el visitar el sitio kit.co, donde la gente coloca los “kits” que utilizan.
Para decidir qué marca y qué equipo se deben de comprar, se recomienda seguir las
recomendaciones de la gráfica.

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Seguridad
Desde la cuarentena, los ataques a páginas web aumentaron en un 500%, y el phising
aumentó en un 200%. Se recomienda el hacer uso de contraseñas complejas (que
integren mayúsculas, minúsculas y caracteres especiales). Se recomienda agregar la
autenticación por dos pasos. Mantener la información en la nube. Si no se pude
mantener todo en la nube, debes hacer constantes respaldos y subirlos a la nube. Debes
saber en dónde estás haciendo click, ten cuidado de a dónde entras. Tapa la cámara.

Arquitectura de software propuesta

Ser “Software agnostic”
No puedes enamorarte de un software y querer usarlo los próximos 10 años, no debes
de quedarte con un solo software o una sola versión de la misma, es seguro que vas a
perder muchas oportunidades. Debes aprender a vivir cambiando de software y
herramientas. Mantén el software actualizado, cambiando, pues el cambio de software
implicará el cambio que tenemos en nuestro uso en tecnología.

¿Cómo organizar el software?

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Es muy importante el tener una wiki o knowledge base para la organización.

Docs
El uso de Microsoft Office es muy anticuado hoy en día, los sistemas más usados hoy
en día son la G-Suite (el estándar más amplio de la industria) o Microsoft en línea.

“Project Management”
Hay cientos de software de productividad y “project management” y su elección
dependerá de los usos que vayamos a darle. Los que más éxito tienen son Trello y
Asana.

Videoconferencia
Debemos de adecuarnos a lo que nuestro receptor prefiere.
1. Microsoft Teams
2. Skype
3. Meet
4. Zoom

Knowledge base
Lo común para esto es hacer uso de una wiki. Hoy en día ya no se utilizan tanto como
antes, pues se pueden construir documentos compartidos a partir de herramientas como
Google Docs y lo más sencillo es abrir un documento de Word en el que se anote esta
información.

Mensajería instantánea
WhatsApp es la herramienta más comúnmente utilizada por todos, pero es también la
más desorganizada. Los usuarios más “corporativos” no usan WhatsApp y separan lo
personal de lo profesional, para saber hacia dónde dirigirte. Slack junto con Telegram
gracias al encriptamiento que tiene son las herramientas profesionales más utilizadas
hoy en día por los usuarios corpoartivos.

Hoy en día Notion es la herramienta que se vende como un todo-en-uno para poder
llevar la gestión de proyectos y tareas dentro de un ambiente de trabajo digital.

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U3: Acelera tu productividad

Creación de horarios y rutinas de trabajo

Lo primero a tener en cuenta es el contrato más importante en el home-office: el
contrato familiar, que consiste en coordinar los horarios en que uno está trabajando y
que permite la concentración de los individuos sin importar que esté llorando un niño,
como si hubiera ido a tu oficina.
Se deben de considerara los horarios que han sido asignados y respetarlos. El
horario de trabajo se realiza después de tener en cuenta el horario familiar.
Otro elemento a considerar sobretodo en el caso de la globalización es
importante el huso horario en que se encuentra cada uno de los miembros de trabajo.

Creación de rutinas
Es algo que puede leerse en todos lados y en cualquier blog en el que se hable de la
creación de rutinas. Es imperativo el despertar temprano. Las siguientes rutinas de
importancia es el tener hechas varias To-do List y tener en cuenta la importancia de las
tareas que contempla, sobretodo la identificación de “la tarea que salva el día”.
El hacer rutinas de ejercicio se vuelve otro elemento imperativo para soportar el
estar sentado todo el día sin necesidad de levantarse por dolores, torceduras, etc.
No puedes andar por una casa desordenada y debes de tener en cuenta el tiempo
que usarás para cocinar y comer.
El gran dilema para el trabajo desde casa es que el tiempo
que se usa para trabajar aumenta exponencialmente, pues la
gente cree que estás siempre disponible, es igualmente imperativo
que tus horarios sean conocidos por tu equipo de trabajo.

Herramientas de gestión de tareas y

proyectos
Las herramientas que se utilizan para accionar el home office
pueden ser desplegadas como en la imagen de la derecha.

G Suite
Es en donde se gestionan la mayor cantidad de servicios o por lo
menos los servicios de mayor importancia. Es este el sistema central del teletrabajo.

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Además de los documentos, gestiona el calendario y los horarios. Otra de la

herramientas importantes de G Suite es Meet, para las videoconferencias.

Trello
Es la herramienta que se usa para controlar la gestión de proyectos, la opción más libre
para la creación de proyectos y listas.

Slack
Es el servicio de mensajería instántanea que permite organizar toda la información
referente a un proyecto.
Una de las recomendaciones para el adecuado uso de Slack es la creación de hilos
y canales, como por ejemplo, el canal de ventas, un canal para cada proyecto, un canal
para administración, Recursos Humanos, y temas de soporte al equipo; y un canal para
ocio, para mantener ese ambiente informal de la empresa. Se debe crear un canal de
logros, kpis y motivación que mejore la condición moral del equipo de trabajo.

Notion
Es la nueva herramienta para la gestión todo-en-uno de proyectos, permitiendo la
inserción de todo tipo de elementos para trabajar. La entrega y difusión de documentos
resulta de gran utilidad y se dedica a volver obsoleta la amplia variedad de software que
estamos utilizando.

Gestión de equipos remotos y productividad

El dirigir un equipo remoto es muy distinto de dirigir un equipo presencial. La manera
de definir un líder es como aquél que absorbe la incertidumbre de su equipo y es ése
su principal trabajo. Para el teletrabajo es imperativo que existan relaciones y contratos
formales para cada uno de los elementos del equipo. La cultura organizacional fuerte y
presente es imperativa para el teletrabajo, pues es solo gracias a estos elementos que se
mezclen entre las personas para que exista esa sensación de cohesión entre las personas.
Los procesos con el trabajo a distancia deben de ser estrictas pero dinámicas.
Antes, se pagan sueldos fijos por un trabajo recurrente, ahora el concepto del
sueldo fijo está perdiéndose y la gente debe de acostumbrarse a ello.
Trello es muy utilizado para la creación de listas, y es la manera más sencilla de
organizarse y trabajar con la plataforma.

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Método Moscú
Se trata de una manera de organizar las cosas que clasifica en diferentes listas la
importancia de las cosas en must have, should have, could have y won’t have.

Método Eissenhower

Comunicación eficaz en entornos remotos

¿Cómo escribir?
Siempre se debe de contar qué vas a hacer, que estás haciendo y qué hiciste. Es
importante escribir de manera resumida, haciendo uso de hechos, menos objetivos y
más datos; ser claro, conciso y ser consistente.
La comunicación síncrona y asíncrona representan una brecha generacional, pero
en un entorno remoto debe de estar acostumbrado a la comunicación a síncrona, pues
no se está disponible todo el tiempo. Se recomienda el uso de emoticones, pues es
distinto el poner en una frase “:c”.

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Las palabras deben de usarse eficazmente, sobretodo cuando hablamos de correos

y la organización de la información. “Lo que no se escribió, no existe” es una manera de
direccionar las acciones hacia un elemento tangible.
Para que una llamada sea efectiva, debe de ser efectiva y tener una capacidad
menor a nueve personas. Debe de haber un líder en la llamada, que cuando empieza la
llamada debe de presentar a todos los miembros de la llamada y hacer saber qué están
haciendo ahí, así como marcar el objetivo de la llamada. El pedir y dar la palabra
dentro de la llamada, es importante, pues no es como en la vida real que la escucha de
dos voces es posible. La videoconferencia termina hasta que las conclusiones de la
videollamada son escritas en un documento o papel y son reenviadas a los miembros de
la misma.

U4: Desarrolla una red

Optimizando la presencia Online

Aquí veremos el cómo salir a buscar oportunidades en internet y como desarrollar una
brillante presencia online. Dependiendo de quién eres en los primeros 10 resultados de
Google, podemos darnos una idea de quienes somos en el mundo físico-digital. Estos
primeros 10 resultados de búsqueda serán la carta de presentación que tenemos con el
mundo para aquellos que aún no nos conocen. Se debe ser consciente de que cada vez
que se publica algo en internet, queda guardado PARA SIEMPRE y queda debajo del
historial. Estar consciente de esto se debe de saber que puede encontrarse en cualquier
momento por cualquiera. A esto puede llamársele digital footprint. Existen metodologías
para marcar el calendario de contenidos de una persona. Se recomienda el hacer el
siguiente ejercicio para establecer la dirección a donde encaminaremos nuestra
reputación digital.

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Una vez encontrado el propósito, se debe de proseguir a cambiar las redes

sociales. Todas las redes sociales deben de tener la misma foto. Es de gran importancia
escribir buenas autodescripciones, permitiéndote aparecer en más indices y éste debe de
responder directamente al propósito de marca. El cover picture debe de estar relacionado a
lo que vendemos. Estos ya construyen una marca personal para cada uno de nosotros.
Instagram es la red de moda a la que se está dirigiendo todo.
Para poder comenzar a crear una red de contactos digitales se debe de optimizar
los activos digitales (tener la misma imagen y descripción en todos los activos digitales).

Saliendo a buscar trabajo/clientes remotos

Para conseguir un mayor alcance en el mercado, ponemos hacer uso referencial del
siguiente ejemplo.
Si se extienden los círculos más cercanos, podemos darnos cuenta de que éstos se
vuelven más grandes, y podemos ver lo que podemos utilizar para abrirnos a los demás.
Dependiendo del mundo en el que estás metido, es importante hacer rebotar la idea y
hacerte presente dentro de este ecosistema. Cuando hablamos de un Currículum es
importante el hablar de nuevas cuentas y nuevos proyectos así como hacerse auto-
promoción. En redes sociales no es necesario el ser humilde, sino todo lo contrario.

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Google Trends
Se trata de una herramienta que podemos utilizar para saber qué es lo que le interesa a
la gente dentro de aquello a lo que nos dedicamos, de modo que sepamos con cuál
hacer publicitar, no necesariamente porque sea la mejor, sino porque es lo que más
alcance tiene. Es importante conocer las tendencias y categorías de las que hablar más o
menos y a partir de eso, podemos lanzarnos a crear un calendario de publicaciones
como el de la imagen.

Todas las publicaciones hechas deben tener un título con alta densidad de
palabras clave, que es por la que nos van a encontrar; un elemento multimedia; una
breve descripción que resuma el contenido del post; un call to action (no somos buenos
samaritanos, lo que queremos es atraer a la gente y que nos volvamos un referente)
algunos ejemplos son “comenta”, “da like”, “da click”.

Viviendo un estilo de vida work-from-home

Lo que se ha vivido a lo largo de los últimos meses a raíz de COVID-19 no se llama
“teletrabajo”, sino “trabajo obligado desde casa sin poder salir”. La situación de 2020 no
es lo que sucede normalmente con el teletrabajo, pues simplemente se deja de ir a la

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oficina, pero la vida sigue su curso. El término “teletrabajo” no es sinónimo de vivir

aislado de la sociedad, sino simple y sencillamente dejar de ir a la oficina.
El mundo ha cambiado, las empresas comienzan a adaptarse y reinventarse para
tener el menor aforo en sus instalaciones, y aquellos que sean los primeros en adaptarse
a esa manera de trabajar serán las primeras en hacer uso de esas oportunidades. Se debe
de tener muy en cuenta la imagen que hay en internet de nosotros, quienes somos y cuál
es nuestra presencia.
El trabajo y talento ya no tienen ningún límite y desde un buen home-office se
cubrir con esas necesidades. De acuerdo a los estudios que se han realizado, no
volveremos a tener un ambiente completamente presencial, pero tampoco plenamente a
distancia, sino que se llegará a un punto medio. Hay que aprender a desconectarnos del
ambiente digital y no solamente del trabajo, sino de todas las pantallas, se debe de
aprender a pasar un tiempo con los ojos descanzados y la mente tranquila.
Un teletrabajo adecuado cumple con las 4 F’s (por sus siglas en inglés): libertad,
flexibilidad, divertido y sobretodo: rentable.

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