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FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividad de reflexión inicial

Para el desarrollo de esta actividad usted apreciado aprendiz debe tener claro:

Qué se define como documentación de proceso.

R/

¿Qué es la documentación de procesos?

Una documentación de proceso resume los pasos necesarios para completar una tarea o proceso. Es una
documentación interna y continua del proceso mientras se lleva a cabo; en la documentación es más
importante el "cómo" de la implementación que el "cuánto" del impacto del proceso. Un negocio es
esencialmente un grupo de procesos interrelacionados, y si estos procesos no están documentados por escrito,
puede haber inconvenientes. Las empresas tienen procesos repetibles que son clave para que sus operaciones
sean exitosas, por lo que la documentación de procesos sirve como una guía fundamental de referencia para
los empleados y directores.

Por qué necesitas la documentación de procesos

La documentación de procesos es un mapa de ruta para tu organización. Te ayuda a identificar el estado actual
de un proceso con el fin de saber cómo mejorarlo. Cualquier tarea que se lleve a cabo más de una vez o que la
realicen numerosas personas debe ser documentada. Hacer esto brinda uniformidad a la organización y te
permite monitorear y supervisar los procesos sobre la marcha.

Piénsalo así: incluso los pilotos altamente calificados que pasan miles de horas entrenando y volando usan listas
de verificación antes del despegue. No confían solo en su memoria y ningún paso se considera insignificante.

La documentación de procesos también te permite saber qué está haciendo la gente y obtener información
valiosa sobre los trabajos internos de la empresa. Si no documentas un proceso, en esencia, alguien más lo va a
rediseñar cada vez que se repita. Cuando un empleado se retira de la oficina, todo conocimiento del proceso se
va con él, a menos que se haya registrado adecuadamente.

Cuando contratas empleados nuevos, necesitas un proceso documentado para ayudarlos a entender su rol y
cómo se adecúa dentro de toda la organización. Los procesos documentados facilitan la capacitación formal
que permite una incorporación sin problemas.

La documentación de procesos se vuelve fundamental, en especial, cuando se trata de proyectos que apuntan
hacia un cambio social, ya que se centra en el registro de las percepciones y los cambios en las percepciones de
los interesados involucrados.
En el mundo de hoy, los usuarios solo quieren que las cosas se hagan. Hay muchas cosas que compiten por su
atención: ellos exigen información intuitiva y basada en tareas, y es allí donde la documentación de procesos se
convierte en algo fundamental.

¿Cuál es el objetivo?

La documentación de procesos consiste en llevar un registro de un proceso durante la ejecución de un

proyecto. El objetivo es aprender de la implementación para adaptar la estrategia y mejorar el procedimiento.

La gestión de procesos de forma proactiva puede:

 Eliminar errores

 Reducir el tiempo empleado en tareas

 Disminuir los costos

 Reducir los recursos asociados a las tareas

 Mejorar la eficiencia

 Mejorar la calidad general

 Aumentar la satisfacción del cliente y del empleado

La documentación de procesos ayuda a que otros noten los cambios en el comportamiento y las actitudes
necesarias para producir los resultados deseados. También brinda contexto a los procesos, así otros pueden ver
cómo el proyecto encaja en el panorama general y cuál es su impacto general.

Quiénes participan

Equipo del proyecto: El equipo del proyecto es responsable de la documentación de procesos. Debería
convertirse en una parte de la actividad del equipo para que el aprendizaje sea integral. Sin embargo, puede ser
útil que alguien que no esté involucrado en el trabajo diario del proyecto tenga posesión de la documentación
para que pueda enfocarse en registrar los procesos, organizar la información, fomentar la reflexión y distribuir
la información. Esa persona debe estar informada de los objetivos del proyecto con el fin de permitir el
aprendizaje y la adaptación a medida que el proyecto avanza.

Interesados: todos los interesados involucrados en un proyecto específico deben participar en la

documentación de procesos para poder conocer las perspectivas y opiniones de otros con el fin de ayudarlos a
aprender y reflexionar.
Personas ajenas al proyecto: las personas que no participan en el proyecto ofrecen una perspectiva nueva e
imparcial para ayudar a mejorar los procesos.
Beneficios y usos

Si bien puede llevar tiempo, la documentación de procesos brinda numerosos beneficios a tu organización que
hacen que el esfuerzo valga la pena.

 Permite cambios oportunos y continuos en los procesos para aumentar la productividad.

 Evita que los procedimientos dejen de usarse por falta de entendimiento.

 Conserva el conocimiento, incluso cuando aquellos involucrados en el proceso se van de la empresa.

 Ayuda a determinar si los procesos son eficientes o si ciertos pasos deben revisarse o eliminarse.

 Ayuda a todos los miembros de una organización a comprender los procesos y a saber a quién
contactar en el caso de que haya problemas.

 Mejora la seguridad.

 Facilita que se mantengan los estándares y la uniformidad, se sigan las reglas y regulaciones externas, y
se apoye la diligencia debida.

 Sirve como herramientas de aprendizaje que están a mano para nuevos empleados.

 Ofrece contexto a los proyectos individuales.

 Fomenta el debate sobre los procesos actuales.

 Permite la subcontratación ya que puedes transferir conocimiento fácilmente.

 3.2 Actividad de contextualización
Aprendices realizaran el siguiente taller: Investigue y responda las siguientes preguntas

1. ¿Qué son los documentos y registros?

Documentos

Los documentos son informaciones que establecen donde la empresa quiere llegar, cómo los
colaboradores deberán actuar y cómo las tareas deberán ser ejecutadas. Ellos sirven para orientar
a las personas en relación a algún proceso, procedimiento, tarea y etc; sirven para mostrar cómo
la actividad debe ser ejecutada.

Los procesos y procedimientos formalizados, instrucciones de trabajo, tutoriales, manuales, guías,

modelos de propuestas, modelos de ficha o checklists son ejemplos de este tipo de información
documentada.

Registros

Los Registros son notas de lo que ocurrió en el pasado o todo lo que muestra el resultado de algo
que se ha ejecutado. Ellos sirven como “prueba” de que algo sucedió, literalmente registrando
hechos. Se crean para ser consultados y muestran cómo una actividad, proyecto o plan de acción
se ejecutó en el pasado.
Las fotos, vídeos, notas fiscales, actas de reunión, evidencias de auditorías, propuestas firmadas por clientes,
formularios de datos rellenados son ejemplos de este tipo de información documentada.

3.3 Actividad de apropiación de conocimientos:

¿Qué bases son necesarias para cumplir con la legislación de trazabilidad?

R/

¿Qué es trazabilidad y en qué consiste?

Se define trazabilidad como: “aquellos procedimientos preestablecidos y autosuficientes que permiten
conocer el histórico, la ubicación y la trayectoria de un producto o lote de productos a lo largo de la cadena
de suministros en un momento dado, a través de herramientas determinadas”.

En pocas palabras podemos decir que la trazabilidad es la capacidad de seguir un producto a lo largo de la
cadena de suministros, desde su origen hasta su estado final como artículo de consumo.

Dicha trazabilidad consiste en asociar sistemáticamente un flujo de información a un flujo físico de

mercancías de manera que pueda relacionar en un momento dado la información requerida relativa a los
lotes o grupos de productos determinados.
¿Existen varios tipos de trazabilidad?
Sí, podemos considerar 3 tipos distintos de trazabilidad:

Trazabilidad ascendente (hacia atrás): saber cuales son los productos que son recibidos en la
empresa, acotados con alguna información de trazabilidad (lote, fecha de caducidad/consumo
preferente), y quienes son los proveedores de esos productos.

Trazabilidad interna o trazabilidad de procesos: Trazabilidad dentro de la propia empresa.

Trazabilidad descendente (hacia delante): saber cuales son los productos expedidos por la
empresa, acotados con alguna información de trazabilidad (lote, fecha de

caducidad/consumo preferente) y saber sus destinos y clientes.

¿Qué bases son necesarias para cumplir con la legislación de trazabilidad?

Son 3 bases fundamentalmente:

1) Registro de Información: cada agente involucrado en la cadena de suministro debe disponer de

un sistema informático preparado para poder generar, gestionar y registrar la información de
trazabilidad necesaria en cada momento (entendiendo como información de trazabilidad los lotes
y/o fechas asociados a cada producto).

2) Correcta identificación de mercancías y características asociadas:

– Todas las Unidades de Consumo están codificadas y simbolizadas con un código EAN
13 que las identifique de forma individual.
– Todas las Unidades de Consumo tienen impresas la fecha de caducidad o consumo preferente
y/o número de lote.
– Todas las Unidades de Expedición (paletas y/o cajas) están codificadas con un código
EAN 13/EAN 14 que las identifica como agrupación y tienen impreso el lote y/o fecha de caducidad
o consumo preferente. Este código de agrupación se simboliza con un código EAN 128 que
permite asignar características variables al producto (lotes, fechas…) y permite automatizar la
captura de datos de trazabilidad y su registro.

3) Transmisión: La transmisión de la información de trazabilidad necesaria (número de lote) al

siguiente agente de la cadena de suministros.