REUNIONES: PREPARACIÓN DE LOCALES.

Otra de las tareas asignadas en esta categoría laboral es la referida a la asistencia

técnica y operativa, al responsable de organización y protocolo2 correspodiente, en
todo tipo de reuniones que se realicen en o por la Administración Autonómica como
pueden ser conferencias, sesiones formativas, congresos, exposiciones, Consejos
de la Xunta de Galicia, Comisiones de Secretarios, relaciones institucionales
internas o con miembros de otras administraciones, etc.

Así, el personal tiene encomendada el cuidado y disposición en condiciones

óptimas de los elementos necesarios para el acto teniendo en cuenta: si este se
desarrollará en el exterior en un lugar público o cerrado por aforo o derecho de
admisión, si va a ser dentro de un local, y si este local es pequeño, mediano o de
grandes dimensiones, si van a asistir muchas o pocas personas, si existen elementos
que dificulten la visión o audición de los asistentes como pueden ser columnas o
ángulos muertos, si los techos son altos o de medidas estandar, si el local tiene
forma de anfiteatro, teatro, estadio, sala multiusos, aula o sala de reuniones,
conferencias o exposiciones, la duración del acto o reunión y el horario en el que
se realizará el mismo.

Básicamente se puede dividir en dos sus cometidos:

1. En relación con las instalaciones del local o recinto, la puesta a punto y en

servicio de: la calefacción o refrigeración de la sala, (encendido y apagado,
conservación y limpieza de sistemas de calefacción o de aire acondicionado y
climatizadores, cualquiera que sea este) los sistemas de ventilación exterior
(ejemplo: apertura y cierre de ventanas y balcones) y/o interior (ejemplo: mismas
obligaciones respecto del sistema de extractores de aire que exista), la iluminación
artificial y/o natural (encendido y apagado de luminarias, conservación,
mantenimiento y limpieza), la iluminación de señalización y de emergencia (control
de su correcto funcionamiento, conservación y permanencia), las tomas de corriente
eléctrica, de telefonía y sistema wifi, sistemas de conexión para videoconferencia,
los sistemas de sonido y de megafonía tanto general del local como de emergencia
(de todas ellas se repite el compendio de responsabilidades), limpieza de las
instalaciones en el sentido de vigilar la realización de las faenas de limpieza y
colaborar personalmente, sin que ello signifique que el peso de la misma recaiga
sobre ellos, colocación de elementos de ornamento e institucionales, así como de
cuidar que la disposición del local se produzca de tal manera que queden siempre
libres las vías de evacuación.

Una vez concluido el acto; inspeccionar el estado del local e instalaciones,

especialmente en lo que se refiere a puertas, ventanas, luces, llaves de paso de a g
u a , gas, etc.

En este apartado merece mención destacada las disposiciones establecidas respecto

a Ley 5/1984, de 29 mayo, (en adelante Ley de Símbolos de Galicia), que viene a
especificar el artículo sexto del Estatuto de Galicia que dispone:

2. Galicia tiene himno y escudo propios.»

De la lectura de esta disposición, que no se remite a un desarrollo legislativo, cabe

fácilmente pensar que los redactores de nuestra Ley estatutaria tenían bien presente
que ya existían en el ánimo y en el pensar del pueblo gallego el himno y el escudo,
y que, por lo tanto, no cabían sobre su regulación más dudas que las que vienen
impuestas por la necesidad de oficializar la letra y la música que Pondal y Veiga
pusieron en la memoria y en la boca de los gallegos y por la conveniencia de
describir con la exactitud que la heráldica demanda el símbolo que fue naciendo en
piedras y en banderas con el paso de las edades.

Por lo que se refiere a la bandera, que viene descrita en el Estatuto como seña de
identidad y con el rango que precisaba, la Ley se limita a fijar sus proporciones, a
regular la bandera oficial, esto es, la que va cargada con el Escudo, y a hacer las
previsiones precisas en lo que concierne a su uso y a sus precedencias.

Parte la Ley de considerar que los tres símbolos de Galicia han sido asumidos como
suyos por el pueblo gallego y no hace, por lo tanto, más precisiones que las
estrictamente imprescindibles para un uso correcto de la bandera, para fijar
definitivamente la composición del escudo, y para darle carácter oficial a la letra y
a la música del himno.

En su artículo 1º recoge que la bandera, el escudo y el himno de Galicia simbolizan

su identidad como nacionalidad histórica.

El artículo 2 recuerda que la bandera de Galicia, de acuerdo con lo preceptuado en

el artículo 6 del Estatuto, es blanca con una banda diagonal de color azul que la
atraviesa desde el ángulo superior izquierdo al inferior derecho y añade que la
bandera de Galicia deberá llevar cargado el escudo oficial cuando ondee en los
edificios públicos y en los actos oficiales de la Comunidad Autónoma.

El artículo 5 establece que la bandera de Galicia se utilizará, juntamente con la de

España, en todos los edificios públicos del ámbito territorial de la Comunidad
Autónoma, y en los actos oficiales que en ella se celebren.

Lo dispuesto anteriormente se entenderá respetando siempre la legislación específi-

ca y las precedencias que sean de rigor.

Precisando en el artículo 6 que la bandera de Galicia, cuando concurra solamente

con la bandera de España se situará a su izquierda desde la presidencia si la hubiera
o hubiese, y a la derecha desde el observador. Cuando concurra además con
banderas de Ayuntamientos, Diputaciones o cualquiera otra corporación pública
que utilice bandera propia, la de Galicia se situará a la derecha de la de España si
el número es impar y a su izquierda si fuese par. Si concurre con otras banderas,
éstas no podrán tener mayor tamaño que la de Galicia.

En la Disposición adicional primera se regula las dimensiones de la bandera. La

bandera de Galicia tendrá una longitud igual a tres medios de su ancho y el ancho
de la banda será igual a la cuarta parte del ancho de la bandera.

El artículo 3 precisa los caracteres del Escudo de Galicia, que trae, en campo de
azur, un cáliz de oro sumado de una hostia de plata, y acompañado de siete cruces
recortadas del mismo metal, tres a cada lado y una en el centro del jefe.

El timbre corona real, cerrada, que es un círculo de oro, engastado de piedras pre-
ciosas, compuesto de ocho florones de hojas de acanto, visibles cinco, interpoladas
de perlas y de sus hojas salen sendas diademas sumadas de perlas, que convergen
en un mundo de azur, con el semimeridiano y el ecuador de oro, sumado de cruz de
oro. La corona, forrada de gules, o rojo.

El artículo 7 nos dice donde debe figurar el escudo de Galicia:

1) En las banderas a las que se refiere el artículo 5.

2) En las Leyes de Galicia que promulgue, en nombre del Rey, el Presidente de la

Xunta.
3) En las placas de las fachadas de los locales de la Administración Autonómica.

4) En los cuños en seco y de lacre de la Comunidad Autónoma.

5) En los títulos acreditativos de condecoraciones gallegas

6) En las publicaciones oficiales.

7) En los documentos, impresos, cuños y membretes de uso oficial de la

Comunidad.

8) En los diplomas y títulos expedidos por la Comunidad Autónoma.

9) En los distintivos usados por las autoridades o funcionarios de la Comunidad a

los que les corresponda.

10) En los edificios públicos y en los objetos de uso oficial en los que, por su
carácter representativo, sea pertinente, por su carácter representativo.

Y, en la Disposición adicional segunda donde colocar el escudo en las banderas; el

escudo se colocará en el centro y su altura será igual a la mitad del ancho de la
bandera.

Y, en el artículo 4 se declara himno de Galicia la composición «Os Pinos», poema

de Eduardo Pondal, y música de Pascual Veiga.

Señalando el artículo 8 cuando el himno de Galicia deberá ser interpretado, y así

será en los actos oficiales solemnes de las instituciones autonómicas de Galicia, y
de las entidades locales de su territorio.

Los símbolos de Galicia se ajustarán a lo previsto en esta Ley aunque se admite el

hecho de que se mantengan los escudos existentes en edificios declarados
monumentos histórico-artísticos y en aquellos otros monumentos, edificios o
construcciones de los que sean parte ornamental importante o si su estructura se
pudiera dañar al separar los escudos.

En relación con los materiales a disposición de los asistentes a la reunión deberán

tener dispuestas en condiciones de uso y servicio y según los requerimientos
organizativos y el tipo de reunión que se vaya a realizar:
--- Mesa/s y sillas, posibles atriles y tarimas, pizarras, y cartelógrafos;

--- Equipos e instrumentos audiovisuales como cañones de luz, proyectores de

cuerpos opacos, de transparencias, de diapositivas, de películas, vídeoproyectores,
televisores, diaporama, pantallas para su visión y material de grabación visual;

--- Equipos de sonido como reproductores de CD, de cintas de audio, platos

giradiscos, ecualizadores y amplificadores, así como pantallas acústicas,
micrófonos, altavoces, auriculares y equipos de traducción simultánea,
intercomunicadores y, material de grabación sonora;

--- Paneles o letreros indicativos de acceso y salida del local, letreros identificativos
de los posibles intervinientes en la reunión; paneles informativos a la entrada del
local;

--- Documentos a distribuir, sistema de reprografía preparado, material de oficina

completo (folios, carpetas, lápices, bolígrafos y rotuladores, borradores para
pizarras, grapadoras y taladradoras, tijeras, celo y pegamento...) .

--- Correspondencia y encargos que se le confíen.

En resumen, las funciones y competencias se encuadran en la preparación del em-

plazamiento de la reunión y en la puesta a disposición, guarda y custodia tanto del
material inventariable como del fungible, para lo cual deberá conocer las
características de locales y materiales, las especificaciones técnicas, en su caso, y
las normas de funcionamiento de los diferentes dispositivos y elementos.

Debiendo informar a sus superiores sobre cualquier desperfecto, avería o daño que
observe en los mismos, así como de toda novedad que estime pueda alterar la buena
marcha de la función y reflejarlo en el correspondiente parte de incidencias.

El material inventariable es el que tiene una larga vida y por tanto un carácter de
definitivo en el tiempo, aunque tenga un cierto desgaste y deterioro que establezca
su carencia de tiempo de amortización.

El material fungible se caracteriza porque se deteriora con el uso, es frágil en

algunos casos y tiene una vida corta. Se trata de materiales que pueden ser
desechables, es decir, de un solo uso o bien reutilizables.