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INSTRUCTIVO

CORRECCIÓN DE HISTORIA LABORAL

PORTAL WEB TRAMITES ELECTRÓNICOS


TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN
CORRECCIÓN DE HISTORIA LABORAL

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO .............................................................................................................. 3
2. ALCANCE ............................................................................................................... 3
3. DESCRIPCIÓN ........................................................................................................ 3
3.1 REGISTRO ............................................................................................................ 3
3.2 INGRESO O INICIO DE SESIÓN .............................................................................. 5
4. TRAMITE CORRECCIÓN DE HISTORIA LABORAL .......................................................... 7
4.1 INFORMACIÓN BÁSICA (FORMULARIO FORMA 1) ...................................................... 8
4.1.1 DATOS DEL AFILIADO ......................................................................................... 9
4.1.2 DATOS ADICIONALES DEL AFILIADO .................................................................. 10
4.2 CORRECCION DE INCONSISTENCIAS DE PERIODOS COTIZADOS FALTANTES O
SOBRANTES ENTRE ENERO DE 1967 Y DICIEMBRE DE 1994 Y TIEMPOS AFP (FORMULARIO
FORMA 2) ................................................................................................................ 11
4.3 CORRECCION DE INCONSISTENCIAS DE PERIODOS COTIZADOS A PARTIR DE ENERO
DE 1995 (FORMULARIO FORMA 3) .............................................................................. 15
4.4 VER FORMULARIO DILIGENCIADO ......................................................................... 19
4.5 DOCUMENTOS ANEXOS ....................................................................................... 20
4.6 CÓDIGO DE SEGURIDAD PARA FINALIZAR TRÁMITE................................................ 23
4.6.1 MEDIO DE ENVÍO ............................................................................................. 23
4.6.1.1 CÓDIGO DE SEGURIDAD A TRAVÉS DE MEDIO DE ENVÍO EMAIL ......................... 24
4.6.2 FINALIZAR TRÁMITE ......................................................................................... 25
5. MIS TRANSACCIONES ........................................................................................... 26
5.1 DEFINICIÓN DE ESTADOS PORTAL ELECTRÓNICO ................................................... 29
6. ESTADO DE TU SOLICITUD .................................................................................... 30
CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO ................................................................... 33

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1. OBJETIVO

En concordancia con la política de gobierno digital con el fin de automatizar los


procesos, agilizar los tiempos de atención, los ciudadanos podrán acceder de manera
gratuita y segura al Portal Web de Trámites Electrónicos de Colpensiones, que le
permitirá realizar los trámites a través de medios electrónicos en COLPENSIONES.

2. ALCANCE

En una primera etapa, se dispondrá lo pertinente para que los ciudadanos realicen su
solicitud de corrección de su historia laboral si presentan inconsistencias en el reporte
de semanas cotizadas para periodos tradicionales de 1967 a 1994, periodos RAIS y
ciclos Post 95. Realizando el diligenciamiento de los formularios electrónicos, gestión
del trámite y una vez finalizado el proceso el ciudadano pueda consultar el estado de
su solicitud.

3. DESCRIPCIÓN

3.1 REGISTRO

Ingresa a la página de Colpensiones https://www.colpensiones.gov.co/ y en la parte


superior derecha selecciona la opción “Sede Electrónica”:

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A continuación, deberá dar clic en la opción “Corrección de historia laboral” y será


direccionado al canal electrónico:

Una vez sea redireccionado al portal de tramites electrónicos


https://www.colpensionestransaccional.gov.co/sede_electronica/tramites/ de clic en la
opción de:

▪ Registrarse: si no ha realizado el proceso de registro de su usuario debe hacerlo


por la opción Registrarse para así iniciar con en proceso de enrolamiento o registro.

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▪ Ingresar: si ya realizó el proceso de registro puede ingresar con el usuario y


contraseña asignado.

3.2 INGRESO O INICIO DE SESIÓN

Digite su Usuario (número de documento de identificación (sin puntos) y su


Contraseña (se registrará la contraseña que generó o asigno en el momento del
registro), luego de clic en “Ingresar”:

Tenga en cuenta que:

▪ Si olvidó su contraseña, podrá recuperarla ingresando el número de documento del


usuario y seleccionando la opción ¿Olvidó su contraseña?, el sistema le indicará
el procedimiento a seguir para restaurarla.

▪ Si presenta dificultades con nuestro portal transaccional, puede utilizar la


opción Soporte en Línea, en donde podrá obtener la asesora para culminar el
procesamiento que desea.

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➢ Al ingresar ubique la opción de Menú:

Seguidamente seleccione el módulo de “Corrección de historia laboral”:

Tenga en cuenta que:


▪ Antes de solicitar tus correcciones haciendo uso de los formularios, lea
detenidamente las instrucciones de diligenciamiento contenidas en cada paso a
paso del portal.

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▪ El formulario de Datos Generales del Solicitante (Forma 1) es obligatorio y de


acuerdo a la solicitud deberá diligenciar con la Forma 2 y/o Forma 3 de acuerdo
con tu requerimiento.

4. TRAMITE CORRECCIÓN DE HISTORIA LABORAL

A continuación, se generará la bienvenida al proceso, donde encontrará las preguntas


de autorización para búsqueda, consulta y manejo de información, así como la
autorización para verificación y uso de información. Una vez confirmadas estas
preguntas, marcar “SÍ” a todas las autorizaciones y da clic en “ACEPTO”:

▪ En caso de realizar marcación en la opción NO en alguna de las autorizaciones el


portal le informará:

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4.1 INFORMACIÓN BÁSICA (FORMULARIO FORMA 1)

A continuación, por favor diligencia los campos que se encuentren en blanco y


confirma la información. Los datos son extractados de la base de datos de
Registraduría con el número de documento registrado, por lo cual, si presenta
inconsistencia en la información te sugerimos acercarte directamente a Registraduría
donde deberá tramitar la corrección de esta información:

Si está de acuerdo con la información presentada seleccione SÍ y da clic en


“SIGUIENTE”.

▪ Al seleccionar NO debe comunicarse o acercarse directamente a Registraduría


Nacional del Estado Civil, para tramitar la corrección de los datos:

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4.1.1 DATOS DEL AFILIADO

Por favor completa los datos de residencia:

NOTAS:
Deberá seleccionar de la lista, el lugar que se encuentre más cercano e ingresar una
dirección completa. El estándar de direcciones que debes utilizar es el siguiente:

a. Para el número de la dirección NO debes utilizar caracteres especiales, ni letras, ni


abreviaturas como: #, No., N, NO.; en lugar de lo anterior debes dejar un espacio.
b. No debes utilizar guiones para separar los números. En lugar de esto debes utilizar
el espacio como separador de la dirección.

Ejemplo: Carrera 19A # 1C-67 Bloque 5 Apartamento 401

Quedaría así: CR 19 A 1 C 67 BL 5 AP 401

➢ La información del correo electrónico se encuentra sellada, correspondiente a la


información que ingreso en el registro/enrolamiento, por ende, no podrá modificar
esta información desde el portal.

Para realizar el proceso de actualización de correo electrónico por políticas de la


seguridad de la información se requiere que adjunte una carta de solicitud de cambio
de correo electrónico con su respectiva firma, en la cual se especifique el nuevo correo
que desea registrar a soporteenlinea@syc.com.co adjuntando su documento de
identificación en formato PDF.

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4.1.2 DATOS ADICIONALES DEL AFILIADO

A continuación, por favor diligencia la información de datos adicionales del afiliado:


Si usted cotizó con un tipo y número de documento de identidad diferente al actual,
por favor seleccione SÍ o NO:

Si la opción seleccionada corresponde a que SÍ, deberá ingresar la siguiente


información de carácter obligatorio:

▪ Tipo de Documento: (CAMPO OBLIGATORIO). Selecciona el Tipo documento


teniendo en cuenta: Cédula de Ciudadanía, Cédula de Extranjería, Pasaporte,
Carné Diplomático o Tarjeta de identidad.

▪ Número documento: Ingresa el número de identificación diferente al actual con el


que alguna vez cotizó.

▪ Nacionalidad: Si el tipo de documento anterior es Cédula de Extranjería,


Pasaporte o Carné Diplomático deberá ingresar la Nacionalidad.

Si usted cotizó al ISS antes de enero de 1995, por favor relacione los números de
afiliación que le fueron asignados (si los conoce). Estos corresponden a los números
de afiliación que figuraban en las tarjetas de comprobación de derechos entregadas
por el ISS.

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4.2 CORRECCIÓN DE INCONSISTENCIAS DE PERIODOS COTIZADOS FALTANTES O SOBRANTES


ENTRE ENERO DE 1967 Y DICIEMBRE DE 1994 Y TIEMPOS AFP (Formulario Forma 2)

Diligencia SÍ o NO si desea corregir inconsistencias de periodos cotizados entre enero


de 1967 y diciembre de 1994 y/o la actualización de tiempos cotizados en
Administradoras de Fondos Privados de Pensiones:

Si la opción seleccionada corresponde a que SÍ, deberá ingresar la siguiente


información a modo obligatorio:

▪ Nombre o razón social de la empresa donde laboró: Información del nombre o


razón social completa del empleador donde usted laboró y presenta las
inconsistencias.
▪ Departamento y Municipio: Información del Departamento y Municipio donde está
o estaba ubicada la empresa donde trabajó y presenta las inconsistencias.
▪ Requerimiento: Selecciona una de las opciones según la inconsistencia que
pretenda corregir teniendo en cuenta:
Período Falta: Si la inconsistencia corresponde a periodos faltantes.
Período Sobra: Si la inconsistencia corresponde a períodos de empresas en las
cuales el afiliado no laboró y que se registran en su Historia Laboral.
IBC Errado: Si la inconsistencia corresponde a un Ingreso Base de Cotización
errado. Por tanto, deberá ingresar el IBC correcto.

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▪ Año/Mes desde: Seleccione en formato año-mes, la fecha de inicio del período


de la inconsistencia, ejemplo 1969 ENERO
▪ Año/Mes hasta: Seleccione en formato año-mes, la fecha final del período de
la inconsistencia, ejemplo 1994 OCTUBRE

▪ Para registrar más inconsistencias en períodos diferentes, utilice la opción


Requerimiento 2 o el icono

▪ Una vez finalice el diligenciamiento de la información da clic en “SIGUIENTE”:

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➢ ¿Requiere la actualización de tiempos que fueron cotizados a las Administradoras


de Fondos Privados de Pensiones?:

Si la opción seleccionada corresponde a que SÍ, deberá ingresar la siguiente


información a modo obligatorio:

▪ Nombre del fondo privado: Selecciona el nombre del Fondo Privado de


Pensiones donde realizó las cotizaciones.
▪ Requerimiento: Selecciona una de las opciones según la inconsistencia que
pretenda corregir teniendo en cuenta:
Período Falta: Si la inconsistencia corresponde a períodos faltantes.
Período Sobra: Si la inconsistencia corresponde a períodos de empresas en las
cuales el afiliado no laboró.
Falta Retiro: Si en la Historia Laboral expedida por Colpensiones, en los períodos
cotizados a una AFP, falta la novedad de retiro con algún empleador.
Inconsistencias días cotizados: Si en la Historial Laboral expedida por
Colpensiones, en los períodos cotizados a una AFP, se registran ciclos con días
cotizados menores a 30 sin mediar novedad.

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Nombre Errado: Si en la Historial Laboral expedida por Colpensiones, en los


períodos cotizados a una AFP, se registra la observación “Nombres no concuerdan
con registraduría”.
IBC errado: Si en la Historial Laboral expedida por Colpensiones, en los períodos
cotizados a una AFP, figura registrado un IBC que según el afiliado se encuentra
errado.
▪ Año/Mes desde: Selecciona en formato año-mes, la fecha de inicio del período de
la inconsistencia, ejemplo 1994 ENERO
▪ Año/Mes hasta: Selecciona en formato año-mes, la fecha final del período de la
inconsistencia, ejemplo 2020 OCTUBRE

▪ Para registrar más inconsistencias en períodos diferentes, utilice la opción del icono

▪ Una vez finalice el diligenciamiento de la información da clic en “SIGUIENTE”:

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4.3 CORRECCIÓN DE INCONSISTENCIAS DE PERIODOS COTIZADOS A PARTIR DE ENERO DE


1995 (Formulario Forma 3)

Para solicitar la corrección de inconsistencias de períodos de cotización de enero 1995


en adelante diligencie la siguiente información, donde deberá seleccionar SÍ o NO a la
siguiente pregunta ¿Presenta errores en las cotizaciones efectuadas a partir de enero
de 1995?

Si la opción seleccionada corresponde a que SÍ, deberá ingresar la siguiente


información de carácter obligatorio:

▪ Tipo dato errado: Selecciona una de las opciones según la inconsistencia que
pretenda corregir teniendo en cuenta:
Nombre errado: Si en la historial laboral se registran períodos que no se totalizan
por registrar la observación “Nombres no concuerdan con registraduría.
Tipo de documento: Si los pagos efectuados se realizaron con un Tipo de
Documento de identidad del afiliado errado.
Número de documento: Si los pagos efectuados se realizaron con un Número de
Documentos de identidad del afiliado errado.
Período de cotización: Si en la Historia Laboral se observan registros con error
en la fecha del ciclo (año mes).
IBC: Si en la Historia Laboral se observan registros con error en el Ingreso Base
de Cotización (IBC).
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▪ Año/Mes desde: Selecciona en formato año-mes, la fecha de inicio del período de


la inconsistencia, ejemplo 1995 ENERO
▪ Año/Mes hasta: Selecciona en formato año-mes, la fecha final del período de la
inconsistencia, ejemplo 2015 DICIEMBRE
▪ Referencia de pago (Sticker Banco): Ingresa el número de sticker, el cual
corresponde a la etiqueta adhesiva que colocaba la entidad recaudadora (banco)
sobre el formulario de Autoliquidación, o el número de referencia asignado al pago
efectuado por otros medios (cupón, PILA) que se observa en la Historia Laboral.
Este dato es OBLIGATORIO si en el campo de “Tipo de dato errado” selecciono
alguna de las siguientes opciones: Tipo de documento errado, Número de
documento errado o período de cotización.
▪ Dato errado: Ingresa el dato errado. CAMPO OBLIGATORIO si en el campo de
“Tipo de dato errado” seleccionó alguna de las siguientes opciones: Período de
Cotización o IBC.
▪ Dato correcto: Escriba el dato correcto. CAMPO OBLIGATORIO si en el campo
de “Tipo de dato errado” seleccionó alguna de las siguientes opciones: Período de
Cotización o IBC.

▪ Para registrar más inconsistencias en períodos diferentes, utilice la opción del icono

▪ Una vez finalice el diligenciamiento de la información da clic en “SIGUIENTE”:

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➢ Si usted necesita corregir inconsistencias porque a su historia laboral le faltan o le


sobran periodos cotizados de enero de 1995 en adelante, seleccione SÍ de lo
contrario seleccione NO:

Si la opción seleccionada corresponde a que SÍ, deberá ingresar la siguiente


información a modo obligatorio:

▪ Tipo de cotizante: Selecciona una de las opciones según la inconsistencia que


pretenda corregir teniendo en cuenta:
Dependiente: Si las cotizaciones, relacionadas con la inconsistencia, fueron
realizadas como trabajador empleado.
Independiente: Si las cotizaciones, relacionadas con la inconsistencia, fueron
realizadas como trabajador independiente.
Subsidiado: Si las cotizaciones, relacionadas con la inconsistencia, fueron
realizadas como beneficiario del Régimen Subsidiado (Consorcio PROSPERAR).
▪ Requerimiento o solicitud: Seleccione una de las opciones según la
inconsistencia que pretenda corregir teniendo en cuenta:
Período Falta: Si la inconsistencia corresponde a períodos faltantes.
Período Sobra: Si la inconsistencia corresponde a períodos de empresas en las
cuales el afiliado no laboró.
Inconsistencias días cotizados: Si la inconsistencia corresponde a períodos
registrados con días cotizados menor a 30 sin mediar novedad.

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IMPORTANTE: Ingresa los campos de “Identificación del Empleador”, solo si ingreso


en el campo “Tipo de Cotizante” la opción de “Dependiente”.
▪ Tipo documento empleador: Selecciona el Tipo documento empleador teniendo
en cuenta: Cédula de Ciudadanía, Cédula de Extranjería, NIT, Pasaporte, Carné
Diplomático.
▪ Número de documento del empleador: Ingresa el número de identificación del
empleador.
▪ Nombre o razón social del empleador: (CAMPO OBLIGATORIO). Ingresa el
nombre o razón social del empleador.
▪ Año/Mes desde: Selecciona en formato año-mes, la fecha de inicio del período de
la inconsistencia, ejemplo 1995 ENERO
▪ Año/Mes hasta: Selecciona en formato año-mes, la fecha final del período de la
inconsistencia, ejemplo 2007 JUNIO

▪ Para registrar más inconsistencias en períodos diferentes, utilice la opción del icono

▪ Una vez finalice el diligenciamiento de la información da clic en “SIGUIENTE”:

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4.4 VER FORMULARIO DILIGENCIADO

Por favor verifica muy bien la información documentada en el formulario presionando


el botón: VER FORMULARIO DILIGENCIADO. Si estás de acuerdo con la
información, haz clic en CONTINUAR, de lo contrario, pulsa: ANTERIOR, para realizar
los cambios que apliquen.
Los documentos generados se encuentran en formato PDF y corresponden a:
Formulario de datos generales (Forma 1), Formulario registro inconsistencias entre
enero 1967 y diciembre de 1994 (Forma 2), Formulario registro inconsistencias de
períodos de cotización de enero de 1995 en adelante (Forma 3):

▪ En caso de continuar sin haber verificado la información de los formularios el portal


le indicará:

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Si está de acuerdo con la información, haga clic en ”SIGUIENTE “ de lo contrario,


pulse: ANTERIOR, para realizar los cambios que apliquen.

4.5 DOCUMENTOS ANEXOS

Para este proceso deberá adjuntar los documentos opcionales que desea remitir para
su solicitud:

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➢ Deberá realizar los siguientes pasos para cargar los documentos:

▪ De clic en el icono de

▪ Se debe ubicar el archivo que se ha guardado en el sitio establecido, este debe


contener extensión en formato PDF sin contraseña ni caracteres especiales,
legibles, sin tachones ni enmendaduras.

▪ El tamaño permitido es de 20 MB por cada archivo.

Ubique y seleccione el archivo a cargar, para culminar la acción da clic en “Abrir”:

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Una vez haya culminado el cargue de los documentos da clic en “SIGUIENTE”:

▪ Si desea eliminar un archivo cargado de clic en el icono de

Posteriormente acepte la confirmación para eliminar el archivo.

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4.6 CÓDIGO DE SEGURIDAD PARA FINALIZAR TRÁMITE

A continuación, enviaremos un código de seguridad a tu correo electrónico o número


de celular. Selecciona a través de qué medio quieres recibirlo, ten en cuenta que debes
tener a la mano el acceso al medio por el cual se te enviará el código.

4.6.1 MEDIO DE ENVÍO

Por favor define el medio de envío del código de seguridad. Para emitir el código por
favor dar clic en la opción de “Enviar código de seguridad”, y proceda a realizar la
respectiva validación de la información:

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4.6.1.1 CÓDIGO DE SEGURIDAD A TRAVÉS DE MEDIO DE ENVÍO EMAIL

Tenga en cuenta que:

▪ Si se ha enviado una solicitud al correo electrónico hace menos de 5 minutos, el


portal le informará:

▪ Si pasados 5 minutos no ha llegado su mensaje, puede solicitarlo nuevamente.

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4.6.2 FINALIZAR TRÁMITE

Ingresa el código de seguridad recibido, luego da clic en “FINALIZAR”:

El sistema confirmará que tu solicitud ha sido recibida satisfactoriamente, tenga en


cuenta que el trámite estará sujeto a validaciones internas:

NOTAS:
▪ Visita el módulo: Mis transacciones para ver el estado de este trámite.

▪ Si desea descargar el formulario de tu solicitud de clic en la opción de Descargue


aquí si formulario

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5. MIS TRANSACCIONES

Si deseas verificar las transacciones realizadas ubique la opción de Menú:

Seguidamente seleccione el módulo de “Mis Transacciones”:

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➢ Donde podrá filtrar la consulta seleccionando la Fecha de inicio y Fecha final:

El sistema mostrará el Tipo de Trámite, Número- Fecha de Radicado y el Estado de la


solicitud:

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▪ Podrá visualizar dando clic en el icono de los documentos asociados a


a su solicitud de corrección de historia laboral:

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5.1 DEFINICIÓN DE ESTADOS PORTAL ELECTRÓNICO

1. SOLICITUD EN PROCESO: La solicitud efectuada ha sido recibida


satisfactoriamente, por tanto, se encuentra en las validaciones internas. La siguiente
etapa es la “Solicitud Radicada”:

2. SOLICITUD RADICADA: Tu solicitud fue radicada con éxito y está siendo


revisada por cada una de las áreas competentes para dar una pronta respuesta. En
este paso encontrará un número de radicado con el cual puede hacer seguimiento de
tu solicitud.

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6. ESTADO DE TU SOLICITUD

Para validar el estado de su solicitud, puede ingresar a nuestra página web


www.colpensiones.gov.co opción SEDE ELECTRÓNICA- “ESTADO DE TU
SOLICITUD”:

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➢ Proceda al ingreso de la información requerida para la consulta:

▪ Tipo de identificación: Selecciona el Tipo documento teniendo en cuenta: Cédula


de Ciudadanía, Cédula de Extranjería, Tarjeta de identidad, Pasaporte, NIT,
Número de identificación Personal, Registro Civil o Carné Diplomático.
▪ Número de identificación: Ingresa el número de identificación.
▪ Número de radicado: El cual lo puede encontrar en el módulo de Mis
Transacciones. Ingresa
los primeros cuatro (4) números de tu radicado que se encuentran antes del guion
bajo ( _ ). Ejemplo: 2021_9387432
Seguido a ello ingresa los números que se encuentran después del guion bajo ( _
). Ejemplo: 2021_9387432

Después de ello deberá realizar el texto de verificación y dar clic en “Continuar”:

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Evidenciará la información del estado de su solicitud de Corrección de Historia Laboral:

Solicitud radicada: En esta etapa hemos registrado en nuestro sistema la solicitud y


se han realizado validaciones preliminares. De otro lado, realizamos verificaciones a
los documentos aportados.
Solicitud en verificación: En esta etapa se organiza todo el expediente con el fin de
alistarlo para el proceso de decisión; se valida la información en las bases de datos de
Colpensiones y de las entidades requeridas según la solicitud; se analizan los
documentos aportados y, de ser necesario, se adelantan investigaciones
administrativas, confirmaciones de tiempos laborados o validaciones adicionales.
Solicitud atendida: La solicitud ya fue atendida. La respuesta fue enviada al correo
electrónico o dirección de correspondencia registrada.

En caso de requerir información adicional, puedes consultarla a través de nuestras


líneas de atención:

▪ Régimen de Prima Media (RPM): Línea Nacional 01 8000 410909, Bogotá (57 +1)
489 0909, Medellín (57 +4) 283 6090.

▪ Beneficios Económicos Periódicos (BEPS): Línea Nacional 01 8000 410777, Línea


Rural 01 8000 425555, Bogotá (57 +1) 487 0300.

FIN.

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CORRECCIÓN DE HISTORIA LABORAL

CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO

FECHA VERSIÓN MODIFICACIÓN ELABORÓ REVISÓ. APROBÓ.


Actualización Nombre: Nombre: Nombre:
interfaz portal Cargo: Cargo: Cargo:
24/08/2021 V2
web tramites
electrónicos
Actualización
27/08/2021 V3 plantilla
institucional

MACROPROCESO / PROCESO: CÓDIGO: VERSIÓN: PÁGINA

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