Auditoria Operativa Al Departamento de Tesoreria

I
UNIVERSIDAD “SAN GREGORIO DE PORTOVIEJO”
CARRERA DE AUDITORIA Y CONTABILIDAD
TRABAJO DE TITULACIÓN
Previo a la obtención del título de
INGENIERA EN AUDITORIA Y CONTABILIDAD
TEMA:
“AUDITORIA OPERATIVA AL DEPARTAMENTO DE TESORERIA EN EL
PROCESO DE RECAUDACIÓN DE ARRIENDO DE LOCALES Y PAGOS A
PROVEEDORES DEL GOBIERNO AUTONOMO DESCENTRALIZADO
MUNICIPAL DEL CANTON PORTOVIEJO EN EL PERÍODO DEL 01 DE ENERO
AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014”
AUTORA:
ANDREA ALEXANDRA PEÑARRIETA PAZMIÑO
TUTOR:
EC. CHRISTIAN AGUSTIN VERA ALAVA
PORTOVIEJO - MANABÍ – ECUADOR
2016
I
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
Econ. Christian Agustín Vera Álava, en calidad de tutor del estudio de caso de la estudiante:
ANDREA ALEXANDRA PEÑARRIETA PAZMIÑO, cuyo tema es: “AUDITORIA
OPERATIVA AL DEPARTAMENTO DE TESORERIA EN EL PROCESO DE
RECAUDACION DE ARRIENDOS DE LOCALES Y PAGOS A PROVEEDORES DEL
GAD MUNICIPAL DEL CANTON PORTOVIEJO, COMPRENDIDO ENTRE 01 DE
ENERO DE 2014 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014”, certifico que el presente trabajo de
titulación fue desarrollado por la egresada nombrada anteriormente, bajo mi dirección,
poniendo de su parte responsabilidad y empeño.
………………………………………………..
Econ. Christian Vera Álava

II
DECLARACIÓN DE AUTORÍA
Yo, Andrea Alexandra Peñarrieta Pazmiño declaro que soy la única autora de este
trabajo aquí descrito, el mismo que no ha sido presentado en ningún grado o calificación
profesional; el cual constituye la originalidad de las conceptualizaciones del trabajo e
interpretación de los datos y la elaboración de conclusiones.
Por la autoria que me asiste, cedo el derecho de propiedad intelectual
correspondiente a este trabajo, a la Universidad San Gregorio de Portoviejo, según lo
establecido por la ley de propiedad intelectual y su reglamento.
----------------------------------------------------
Andrea Alexandra Peñarrieta Pazmiño
1311826265
II
III
AGRADECIMIENTO
En el transcurso de mi carrera universitaria, la cual ha conllevado mucho esfuerzo y
dedicación, he concluido esta etapa con mucho éxito. Por lo cual, agradezco a Dios, e
infinitamente a mi madre y a mi abuelita Sofía, que me brindaron todo el apoyo
incondicional durante este proceso de mi carrera.
A mi hijo Ángel Andree, quien ha sido mi mayor motivación, mi espíritu de lucha, el
motor que me ha dado fuerzas para levantarme todos los días y seguir adelante en el ámbito
profesional y laboral.
Agradezco también a mi tutor el Economista Christian Vera Álava, por su esfuerzo y
dedicación para poder culminar este trabajo, ya que con su ayuda logre terminar con mucho
entusiasmo mi trabajo aquí presentado.
Agradezco a todos aquellos que de una u otra forma han aportado de manera
significativa con sus buenos deseos para la culminación de este proyecto de vida.
Gracias a todos!
III
IV
DEDICATORIA
Dedico especialmente con mucho cariño este trabajo a mi hijo Ángel Andree, por ser mi
fuente de inspiración y superación , por toda esa paciencia que me enseñas todos los días de
saber que su mamá está ocupada trabajando por El y para El.
Le dedico a mi madre Sofía Pazmiño, ya que con su gran ejemplo que siempre nos ha
dado, valorando cada sacrificio de lucha incansable por sacarnos adelante como profesionales
y personas de bien.
Con mucho amor a mi abuelita Sofía Pincay que siempre supo consentirme en cada
una de las etapas estudiantiles, apoyándome con su cariño con tal de verme toda una
profesional.
Y para finalizar a todas aquellas personas que me brindaron su respaldo en esta etapa
que sin duda será el comienzo de un nuevo proyecto en mi vida para cumplir todos mis
sueños y metas.
Con todo el amor del mundo,
IV
V
SUMARIO
La presente tesis constituye la aplicación de una auditoría operativa al departamento de

tesorería del cantón Portoviejo, periodo comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre
2014. Está subdividida en cinco capítulos incluidos la propuesta.
En la primera parte se comprende todo el aspecto introductorio y el ámbito de la

problematización, justificación y formulación de objetivos.
La segunda parte contiene la parte teórica en la cual el presente trabajo investigativo

toma referencias de la leyes y reglamentos de los Gad nacionales, manuales de procesos y
conceptos básicos de libros de personajes reconocidos en la auditoria; y páginas de internet
que ayudan a tener un mayor enfoque en lo que se quiere demostrar en este trabajo de
investigación.
La tercera parte se conforma con la descripción de las herramientas y recursos

utilizados para conseguir una información veraz y sostenible en todo el proceso de la
auditoria; igualmente se muestra la población con la que se determina la ejecución de los
objetivos planteados en este trabajo realizado.
La cuarta parte conlleva todo el desarrollo ejecutado de la auditoria operativa, donde

se presentan un plan de trabajo, los papeles de trabajo, hoja de hallazgos y demás sustento
para el respaldo de todo el trabajo ejecutado, de la misma manera el informe de auditoría que
incluyen las conclusiones y recomendaciones, obtenida durante la ejecución de la auditoria.
La quinta parte consiste en la descripción de la propuesta, justificación, alcance, la

problemática que la originaron; incluyendo el desarrollo, la misma que será entregada a la
institución auditada.
………………………………………………..
TUTOR
V
VI
SUMARY
This thesis aims at operational audit application at Treasury Department of Portoviejo
Cantón, period between January 01 at December 31 2014. It is formed in five chapters
included the proposal. In the first part comprises all the introductory appearance and
problematization reach, justification and formulation of objectives.
The second part comprises the theoric part with wich this research makes reference of
the laws and regulations National Gad, process manuals and basics concepts of books which
persons recognized in the audit and web sites that help to take greater approach on what we
want to show in this research.
The third part comprises the description of the tools and resources used to get a
truthful information and sustainable in all the audit process; the same way it shows the
population with which it is determined the execution of the proposed objectives in this thesis.
The fourth part comprises all the development executed of the operative audit, where
a work plan is presented, work papers, findings sheets and other sustenance for backup of all
work executed, the same way the audit report what it includes the conclusiones and
recomendations obtained during the execution of audit.
The fifth part comprises the proposal description, justification, reach, the problematic
that gave rise, including the development, the same that it will be delivered to the audited
institution.
………………………………………………..
VI
VII
TUTOR
ÍNDICE DE CONTENIDO
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN....................................................................I

DECLARACIÓN DE AUTORÍA...................................................................................................................II
AGRADECIMIENTO................................................................................................................................III
DEDICATORIA.......................................................................................................................................IV
SUMARIO...............................................................................................................................................V
SUMARY...............................................................................................................................................VI
ÍNDICE DE CONTENIDO........................................................................................................................VII
CAPITULO I.............................................................................................................................................1
1.1. Antecedentes.........................................................................................................................1
1.2. Planteamiento del problema.................................................................................................5
1.2.1. Formulación del problema.............................................................................................5
1.2.2. Delimitación del problema.............................................................................................6
1.3. Justificación............................................................................................................................7
1.4. Objetivos................................................................................................................................8
1.4.1. Objetivo general.............................................................................................................8
1.4.2. Objetivos específicos......................................................................................................8
2.2. Marco teórico......................................................................................................................13
2.2.1. Gobiernos autónomos descentralizados......................................................................16
2.3. Marco conceptual................................................................................................................20
2.4. Hipótesis..............................................................................................................................26
2.5. Variables..............................................................................................................................26
2.5.1. Variable independiente................................................................................................26
2.5.2. Variable dependiente...................................................................................................26
2.6. Operacionalización de las variables.....................................................................................27
2.6.1. Variable independiente: auditoria operativa...............................................................27
2.6.2. Variable dependiente: mejoramiento de los procesos en base a la normativa vigente
29
CAPÍTULO III.........................................................................................................................................30
3. Diseño metodológico...................................................................................................................30
3.1. Modalidad básica de la investigación...................................................................................30
3.2. Tipos de investigación..........................................................................................................30
3.3. Fuentes de información.......................................................................................................31
VII
VIII
3.4. Instrumentos.......................................................................................................................31
3.5. Población.............................................................................................................................32
3.6. Muestra de la población......................................................................................................33
3.7. Análisis de los resultados.....................................................................................................33
CAPÍTULO IV........................................................................................................................................34
4. Resultados de trabajo de investigación.......................................................................................34
4.1. Análisis e interpretación de los resultados..........................................................................34
4.1.2. Formulario de encuesta aplicado al departamento de tesorería del Gad municipal del
cantón Portoviejo........................................................................................................................34
4.2 Proceso de la auditoria..................................................................................................................46
4.2.1. Planificación.................................................................................................................46
4.2.1.1. Evaluación de control interno.........................................................................................46
4.2.1.2 Matriz de riesgo y enfoque de la auditoria......................................................................53
4.2.1.3 Programas de auditoria....................................................................................................55
4.2.1.5 Cálculo de la muestra.......................................................................................................59
4.2.2. Ejecución......................................................................................................................60
4.2.2.1 Hojas de hallazgo.............................................................................................................60
4.2.2.2 Comunicación de resultados............................................................................................79
4.2.3 Seguimiento........................................................................................................................85
4.2.3.1 Matriz de Seguimiento al Cumplimiento de Recomendaciones.......................................85
5. PROPUESTA..................................................................................................................................89
5.1 Título de la propuesta..............................................................................................................89
5.2 Autores de la propuesta..........................................................................................................89
5.3 Empresa auspiciante................................................................................................................89
5.4 Área que cubre la propuesta...................................................................................................89
5.5 Fecha de presentación.............................................................................................................89
5.6 Fecha de terminación..............................................................................................................89
5.7 Duración del proyecto.............................................................................................................89
5.8 Participantes del proyecto.......................................................................................................90
5.9 Objetivo general de la propuesta.............................................................................................90
5.10 Objetivos específicos...............................................................................................................90
5.11 Beneficiarios directos...............................................................................................................90
5.12 Beneficiarios indirectos............................................................................................................91
5.13 Impacto de la propuesta..........................................................................................................91
5.14 Descripción de la propuesta....................................................................................................91
5.14.1 Descripción específica de Manual de recaudación de arriendos a locales...........................92
VIII
IX
5.14.2 Descripción específica de Manual de pago a proveedores..................................................94

5.14.3 Plan de implementación de resultados de auditoría operativa...........................................96
5.14.4 Ingresos................................................................................................................................96
5.14.5 Costos de materiales directos..............................................................................................97
5.14.6 Cronograma de actividades valorado..................................................................................98
5.14.7 Revisiones y evaluaciones periódicas...................................................................................99
5.14.8 Flujograma del proceso general del departamento de tesorería............................................100
5.14.9 Procedimiento general para el departamento de tesorería...................................................101
5.14.10 Flujograma del proceso de recaudación de cobros de arriendos de locales comerciales en el
Gad municipal del Cantón Portoviejo................................................................................................102
5.14.11 Flujograma de pago a proveedores......................................................................................104
5.14.12 Procedimiento para el pago a proveedores..........................................................................105
5.2 Importancia...........................................................................................................................106
5.3 Metas del proyecto................................................................................................................106
5.4 Finalidad de la propuesta.......................................................................................................106
REFERENCIAS.....................................................................................................................................113
APENDICE..........................................................................................................................................115
IX
X
TABLAS
Tabla 4-1. CUADRO 1.- Mision y visión de la Institucion.....................................................34
Tabla 2.- CUADRO 2.- Manual de funciones para los procesos que debe realizar para el
cobro de arriendos de locales y pagos a proveedores.............................................................35
Tabla 3.- CUADRO 3.- Informacion a los supervisores en cumplimiento del proceso en el
cobro de arriendos de locales y pagos a proveeodres.............................................................36
Tabla 4.- CUADRO 4.- Lineamientos para el proceso de arriendos de locales y pagos a
proveedores..............................................................................................................................37
Tabla 5.- CUADRO 5.- Seguimiento según manuales de control interno a los procesos de
cobros de arriendos de locales y pagos a proveedores...........................................................38
Tabla 6.- CUADRO 6.- Cumplimiento del Poa, Pac en el departamento de tesorería para el
cobro de arriendos de locales y pagos a proveedores.............................................................39
Tabla 7.- CUADRO 7.- Frecuencia en el seguimiento de ejecución presupuestaria para

proceder en el pago de los proveedores?.................................................................................40
Tabla 8.- CUADRO 8.- Mecanismo de integración a los procesos de cobros de arriendos de
locales y pagos a proveedores.................................................................................................41
Tabla 9.- CUADRO 9.- Manuales de procedimientos adecuados para la implementación de

nuevos controles en el cobro de arriendos de locales y pagos a proveedores........................42
Tabla 10.-Presupuesto de la propuesta....................................................................................97
Tabla 11.- Cronograma de actividades valorado....................................................................98
Tabla 12.- Procedimiento general del departamento de tesoreria........................................101
Tabla 13.- Procedimiento para el cobro de arriendos...........................................................103
Tabla 14.- Procedimeinto para el pago a proveedores.........................................................105
Tabla 15.- Matriz para el cobro de arriendos de locales......................................................108
Tabla 16.- Matriz para el pago a proveedores......................................................................112
Tabla 17.- Presupuesto..........................................................................................................116
Tabla 18.- Cronograma..........................................................................................................117
Tabla 19.- Financiamiento del Gad municipal del canton Portoviejo..................................130
X
XI
Tabla 20.- Actividades............................................................................................................149
Tabla 21.- Actividades............................................................................................................149
FIGURAS
Figura 1.- ¿Sabe usted si existe un manual de funciones en donde se identifiquen los
procesos que debe realizar para el cobro de arriendos de locales y pagos a proveedores?. .35
Figura 2.- ¿Usted informa a sus superiores sobre el cumplimiento del proceso en el cobro de
arriendos de locales y pagos a proveeodres?..........................................................................36
Figura 3.- ¿Conoce usted los lineamientos para el proceso de arriendos de locales y pagos a
proveedores?............................................................................................................................37
Figura 4.- ¿Conoce usted si se realiza algún tipo de seguimiento según los manuales de
control interno a los procesos de cobros de arriendos de locales y pagos a proveedores?....38
Figura 5.- ¿Conoce usted si se cumple con el Poa, Pac en el departamento de tesorería para
el cobro de arriendos de locales y pagos a proveedores?.......................................................39
Figura 6.- ¿Conoce usted, con que frecuencia se realiza el seguimiento de ejecución
presupuestaria para proceder en el pago de los proveedores?...............................................40
Figura 7.- ¿Existe un mecanismo para integrar a los procesos de cobros de arriendos de
locales y pagos a proveedores?...............................................................................................41
Figura 8.- ¿Cree usted que los manuales de procedimientos son adecuados para la
implementación de nuevos controles en el cobro de arriendos de locales y pagos a
proveedores?............................................................................................................................42
Figura 9.- Estructura Organica del GAD Municipal del Canton Portoviejo.........................84
Figura 10.- Flujograma general del departamento de tesorería..........................................100
Figura 11.- Flujograma del proceso de recaudación de cobros de arriendos de locales....102
Figura 12.- Flujograma para el pago a proveedores...........................................................104
Figura 13.- Estructura organica del Gad municipal del canton Portoviejo........................128
XI
1
CAPITULO I
1.1. Antecedentes
De acuerdo a la ley y normativa que rigen los Gobiernos Autónomos Descentralizados como
es el COOTAD, podemos hacer uso de los siguientes artículos para determinar las funciones
de los Gad en el Ecuador. Según el artículo 105 del COOTAD, dispone que la
descentralización de la gestión del Estado consiste en la transferencia obligatoria, progresiva
y definitiva de competencias, con los respectivos talentos humanos y recursos financieros,
materiales y tecnológicos, desde el gobierno central hacia los gobiernos autónomos
descentralizados. Los Gobiernos Autónomos Descentralizados gozan de autonomía política,
administrativa y financiera y según el Código Orgánico de Organización Territorial,
Autonomía y Descentralización dispone:
Artículo 28.- Gobiernos autónomos descentralizados.- Cada circunscripción territorial
tendrá un gobierno autónomo descentralizado para la promoción del desarrollo y la garantía
del buen vivir, a través del ejercicio de sus competencias. Estará integrado por ciudadanos
electos democráticamente quienes ejercerán su representación política. Constituyen
gobiernos autónomos descentralizados:
a) Los de las regiones;
b) Los de las provincias;
c) Los de los cantones o distritos metropolitanos; y,
d) Los de las parroquias rurales.
Este nivel de gobierno de carácter cantonal, se encarga fundamentalmente en la

2
planificación y posterior ejecución de obras públicas que permitan satisfacer las necesidades
de sus habitantes.
Artículo 29.- Funciones de los gobiernos autónomos descentralizados.- El ejercicio de
cada gobierno autónomo descentralizado se realizara a través de tres funciones integradas:
e) De legislación, normatividad y fiscalización;
f) De ejecución administrativa; y
g) De participación ciudadana y control social.
Artículo 54.- Son funciones de los gobiernos autónomos descentralizados las
siguientes:
p) Regular, fomentar, autorizar y controlar el ejercicio de actividades económicas,
empresariales o profesionales, que se desarrollen en locales ubicados en la
circunscripción territorial cantonal con el objeto de precautelar los derechos de la
colectividad;
Artículo 56.- Consejo Municipal.- El consejo municipal es el órgano de legislación y
fiscalización del gobierno autónomo descentralizado municipal. Está integrado por el
alcalde o la alcaldesa, que lo presidirá con voto dirimente, y por los concejales o
concejalas elegidos por votación popular, de conformidad con lo previsto en la ley
material electoral. En la elección de los concejales o concejalas se observara la
proporcionalidad de la población urbana y rural prevista en la Constitución y la ley.
Artículo 57.- Atribuciones del consejo Municipal.- Al consejo municipal le
corresponde:
b) Regular, mediante ordenanza, la aplicación de tributos previstos por la ley a su
2
3
favor.
c) Crear, modificar, exonerar o extinguir tasas y contribuciones especiales por los
servicios que presta y obras que ejecute;
f) Conocer la estructura orgánica funcional del gobierno autónomo descentralizado
municipal;
g) Aprobar u observar el presupuesto del gobierno autónomo descentralizado
municipal, que deberá guardar concordancia con el plan cantonal de desarrollo y con el
ordenamiento territorial; así como garantizar una participación ciudadana en el marco de
la constitución y la ley. De igual forma, aprobara u observara la liquidación
presupuestaria del año inmediato anterior, con las respectivas reformas;
De los Ingresos.- ingresos tributarios
Artículo 225.- Capítulos básicos.- Los ingresos tributarios comprenderán las
contribuciones señaladas en este código y se dividirán en los tres capítulos básicos siguientes:
Capitulo I.- Impuestos, que incluirán todos los que corresponden a los gobiernos
autónomos descentralizados, por recaudación directa o por participación.
Capitulo II.- Tasas, que comprenderá únicamente las que recaude la tesorería o quien haga
sus veces de los gobiernos autónomos descentralizados, no incluyéndose, por consiguiente,
las tasas que recauden las empresas de los gobiernos autónomos descentralizados.
Capitulo III.- Contribuciones especiales de mejoras y de ordenamiento que se sujetaran a
la misma norma del inciso anterior.
De los Gastos
3
4
Artículo 228.- Agrupamiento del gasto.- Los egresos del fondo general se agruparan en
áreas, programas, subprogramas, proyectos y actividades. En cada programa, subprograma,
proyecto y actividad deberán determinarse los gastos corrientes y los proyectos de inversión,
atendiendo a la naturaleza económica predominante de los gastos, y deberán estar orientados
a garantizar la equidad al interior del territorio de cada gobierno autónomo descentralizado.
Los egresos de los programas, subprogramas, proyectos y actividades se desglosaran,
además, uniformemente en las partidas por objeto o materia del gasto, que sean necesarias
para la mejor programación. (Asamblea Nacional de la República del Ecuador, 2010)
Los GAD cantonales son personas jurídicas de derecho público; están integrados por las
funciones de participación ciudadana, legislación y fiscalización, y ejecutiva; estructurándose
organizacionalmente teniendo a la cabeza al Alcalde o Alcaldesa que son elegidos mediante
votación popular, así como los Concejales y Concejalas, y de entre ellos se elige al
Vicealcalde o Vicealcaldesa, a los Directores de cada unidad, los Jefes de área, y cada uno de
los servidores públicos que laboran en la institución.
Es por todo ello que se elige el departamento de tesorería del Gobierno Autónomo
Descentralizado del Cantón Portoviejo para realizar la auditoria al proceso de recaudación de
arriendo de locales y pagos a proveedores, ya que de acuerdo a esta ley y normativas debe
existir en la institución un manual de procesos el cual ayude al departamento a contar con una
herramienta administrativa, que concilie las funciones, deberes y responsabilidades de los
puestos, como el esfuerzo personal de cada uno de quienes lo ocupan en la institución.
De la misma manera implementar estos procedimientos, para mejorar las relaciones de
trabajo y la participación del cumplimento de metas y objetivos del Gobierno Descentralizado
del Cantón Portoviejo.
4
5
1.2. Planteamiento del problema
Los departamentos de tesorerías de los Gobiernos Autónomos Descentralizados del país, son
los encargados de recaudar los valores por concepto de pagos, tasas y contribuciones, así
mismo ejecutar las obligaciones de pago institucional, administrando y custodiando los
fondos de la municipalidad de acuerdo con las normas legales establecidas en la ley.
En los Gobiernos Autónomos Descentralizados más desarrollados y automatizados como
se da en los de Quito y Guayaquil, sus procesos en el cobro y pago de valores en los
departamentos de tesorería cuentan con una sistematización para control de sus procesos.
Partiendo de esto, el departamento de tesorería del Gobierno Autónomo Descentralizado
del Cantón Portoviejo, tiene como fin la recaudación de los recursos establecidos en las
disposiciones legales, estos que pueden ser tributarios y no tributarios, de autogestión, de
financiamiento y donaciones. Igualmente los pagos debidamente justificados y comprobados
con documentos, cumpliendo el proceso interno de recaudación y pagaduría de la institución.
Siendo cada uno de los colaboradores responsables del proceso interno que se cumpla.
Para esto se conlleva a realizar la auditoria operativa en base a todas las normativas legales
vigentes y las necesidades de la entidad, con el fin de identificar alguna vulnerabilidad a la
que pueda estar expuesta la dirección en el desarrollo de sus procesos y sus funciones, tanto
para la recaudación de arriendo de locales como para los pagos a proveedores.
1.
1.1.
1.2.
1.2.1. Formulación del problema
¿La auditoría operativa a los procesos de ejecución en la recaudación de arriendo de locales y
pagos a proveedores del Gobierno Autónomo Descentralizado del cantón Portoviejo,
5
6
detectara vulnerabilidades en los procesos internos desarrollados en la misma?
1.2.2. Delimitación del problema
 Campo: Auditoria y contabilidad
 Área: Tesorería
 Aspecto: Efectividad en el desarrollo de los procesos internos de
recaudación de arriendos de locales y pagos a
proveedores del gad del cantón Portoviejo.
 Tema: Auditoría operativa al departamento de tesorería en el
proceso de recaudación de arriendo de locales y pagos a
los proveedores del Gad municipal del cantón
Portoviejo en el periodo comprendido entre el 01 de
Enero del 2014 hasta el 31 de Diciembre del 2014.
 Problema: Validar y optimizar el proceso de recaudación de arriendo
de locales y pagos a los proveedores del departamento de
tesorería de acuerdo con la normativa legal vigente.
 Delimitación Espacial Departamento de tesorería del Gobierno Autónomo
Descentralizado del Cantón Portoviejo.
 Delimitación Temporal: Periodo que conlleva la ejecución y del proyecto desde
Enero 01 del 2014 hasta el 31 de Diciembre del 2014.
6
7
1.3. Justificación
En el país actualmente los Gobiernos Autónomos Descentralizados cuentan con una
estructura de gobierno descentralizado, la cual se rige por el marco general que establece la
ley que regula al servidor público y su propia normativa.
El ejercicio de su propia autonomía administrativa, mediante ordenanzas o resoluciones
para el caso de juntas parroquiales rurales, pueden regular la administración del talento
humano y establecer planes de carrera aplicados a sus propias particulares realidades locales
y financieras.
Con lo antes ya mencionado en los párrafos, el presente trabajo de investigación tiene
como finalidad determinar si los procesos dentro del departamento de tesorería se están
llevando a cabo a lo establecido en las normas existentes en el país.
Esto identificara si se cumple con los procesos para la recaudación de arriendo de locales y
pagos a los diferentes proveedores de acuerdo al plazo de ejecución, con documentación
validada y con las responsabilidades que conlleva la misma para el flujo de su operatividad
dentro de la institución.
Este trabajo no solo ayudara a la institución auditada, sino también a la autora ya que así
podrá identificar cada uno de los procesos que se ejecuta y este podrá utilizarse para un
nuevo manual de funciones de acuerdo a la ley y normativa del país.
7
8
1.4. Objetivos
1.3.
1.4.
1.4.1. Objetivo general
Determinar el cumplimiento de la ley y normativa vigente para el proceso de recaudación del
arrendamiento de locales y de pagos a proveedores del Gobierno Autónomo Descentralizado
del Cantón Portoviejo en el periodo comprendido entre el 01 de Enero del 2014 hasta el 31 de
Diciembre del 2014.
1.4.2. Objetivos específicos
 Identificar el proceso de recaudación de arrendamiento de locales y el pago a
proveedores del Gobierno Autónomo Descentralizado del Cantón Portoviejo.
 Verificar si el proceso de recaudación y pago a proveedores es manejado bajo los
parámetros normativos y legales vigentes.
 Examinar las normativas, manuales de procedimientos de los empleados para la
implementación y ejecución de procesos.
 Proponer un diseño de matrices de control para los procesos llevados a cabo en el
departamento de tesorería del Gobierno Autónomo Descentralizado del Cantón
Portoviejo.
9
CAPITULO II
2.
2.1. Marco referencial
La dirección financiera tiene como misión administrar los recursos financieros asignados a la
institución y proveer de información financiera veraz y oportuna para la toma de decisiones.
Es por ello que el departamento de tesorería depende de la dirección financiera, y se encarga
de:
 Planificar y dirigir los procesos de recaudación de fondos que le corresponden a la
municipalidad, así como aquellos que pertenecen a terceros de conformidad con la ley
y custodiar los valores, especies valoradas, títulos de crédito y demás documentos que
amparan los ingresos municipales.
 Establecer procedimientos técnicos, administrativos legales, para mejorar la
recaudación y minimizar la cartera vencida.
 Efectuar los pagos de la municipalidad, a través del sistema de pagos institucionales y
revisar la documentación de soporte que permita un control adecuado de las
transacciones de la municipalidad.
 Revisar y aprobar los flujos de caja, con aperturas diarias, semanal, trimestral y anual,
así como de los partes de recaudación, adjuntando los respectivos comprobantes y
documentos de respaldo.
 Elaborar y tramitar certificaciones, depósitos y giros bancarios que sean necesarios.
 Mantener contacto permanente con las demás dependencias administrativas,

10
especialmente con la de contabilidad y de rentas y al efecto enviar oportuna y
sistemáticamente la documentación correspondiente.
 Llevar y presentar informes sobre las garantías, pólizas y demás documentos bajo
custodia y que se encuentren próximos a su vencimiento.
 Ejecutar las garantías cuando la ley así lo ordene.
 Ejercer la jurisdicción coactiva en coordinación con la procuraduría sindica municipal
para la recaudación de los tributos.
 Establecer sistemas de seguridad física para proteger los recursos y demás
documentación bajo su custodia.
 Suscribir juntamente con el jefe de rentas, los títulos de crédito y débito de
municipalidad.
 Observar por escrito y de manera inmediata al hecho, ante el director financiero o
Alcalde, las órdenes de pago que considere ilegales o que contravinieren
disposiciones.
 Ejercer de conformidad con la ley, las funciones y actividades inherentes a los agentes
de retención.
 Elaborar planillas de pagos al IESS.
 Conferir certificados que sean de su competencia.
 Las demás funciones que le asignen el director financiero, el Alcalde y la ley.
Cada uno de los procedimientos establecidos en este manual, son concordantes a lo

11
estipulado en el código orgánico de organización territorial, autonomía y
descentralización. (Correa, 2010)
En referencia a la recaudación de arrendamientos de locales, el código orgánico de
organización territorial, autonomía y descentralización, establece:
Artículo 460.- Forma de los contratos.- Todo contrato que tenga por objeto la venta,
permuta, comodato, hipoteca o arrendamientos de bienes raíces de los gobiernos autónomos
descentralizados se hará por escritura pública; y los de venta, trueque o prenda de bienes
muebles, podrá hacerse por contrato privado al igual que las prórrogas de los plazos en los
arrendamientos. Respecto a los de prenda, se cumplirán las exigencias de la ley de la materia.
Los contratos de arrendamiento de locales en los que la cuantía anual de la pensión sea
menor de la base para el procedimiento de cotización, no estarán obligados a la celebración
de escritura pública. Los contratos de arrendamiento en los que el gobierno autónomo
descentralizado respectivo sea arrendador, se consideran contratos administrativos, excepto
los destinados para vivienda con carácter social. En los contratos de comodato, el
comodatario no podrá emplear el bien sino en el uso convenido, que no podrá ser otro que
cumplir con una función social y ambiental.
Concluido el comodato el comodatario tendrá la obligación de restituir el bien entregado
en comodato, en las mismas condiciones en que lo recibió; sin embargo, las mejoras
introducidas en el bien prestado y que no pudieren ser separadas sin detrimento de este,
quedaran en beneficio del comodante sin que este se encuentre obligado a compensarlas.
La comisión de fiscalización del respectivo gobierno autónomo descentralizado controlara
el uso autorizado de los bienes dados en comodato. Si en el plazo de tres años no se hubiese
12
dado el uso correspondiente se procederá a su inmediata reversión. (Asamblea Nacional de la
República del Ecuador, 2010)
En relación a la determinación de los pagos a proveedores, el código orgánico de
organización territorial, autonomía y descentralización, en el artículo 2514 manifiesta:
Artículo 251.- Cupos de gasto.- El ejecutivo del gobierno autónomo descentralizado y la
persona responsable de la unidad financiera, o quien haga sus veces, de acuerdo con la ley,
estudiaran los calendarios de ejecución y desarrollo de actividades, los relacionaran con las
provisiones mensuales de ingresos y procederán a fijar, para cada programa y subprograma,
las prioridades y cupos de gasto correspondientes.
Corresponderá a la persona responsable de la unidad financiera o a quien haga sus veces,
fijar los primeros ocho días de cada mes, los cupos de gasto por partidas en relación con los
cupos de disponibilidad de que trata el inciso anterior. Los cupos así fijados se comunicaran
al tesorero de los gobiernos autónomos descentralizados, quienes determinan así el límite de
los egresos mensuales por partidas, salvo las modificaciones que el ejecutivo y el funcionario
a cargo de la unidad financiera efectúen en los cupos de que trata el inciso anterior.
La provisión de bienes y materiales se efectuara en estricta relación con las
disponibilidades, según la determinación de los cupos antes mencionados, debiendo el
tesorero efectuar los pagos en estricto orden cronológico.
Todo bien a proveerse por particulares al gobierno autónomo descentralizado deberá estar
previamente comprometido en el respectivo cupo. El funcionario que ordene y comprometan
el crédito de los gobiernos autónomos descentralizados al margen d este requisito será
personalmente responsable del pago y contra quien ejercerá la acción del cobro del acreedor.
Los compromisos que no fueren satisfechos hasta el 31 de diciembre, para los fines de la
13
liquidación definitiva del presupuesto se consideraran anulados. (Asamblea Nacional de la
República del Ecuador, 2010)
2.2. Marco teórico
La auditoría operativa es muy importante para las instituciones públicas y privadas por
conlleva a la investigación , revisión y evaluación de las diferentes áreas funcionales por la
necesidad de incrementar la productividad, buscando una mayor eficiencia con el objeto de
hacer frente a las competencias, implementando controles que permitan el logro de mejores
resultados; manteniendo enfoques orientados a optimizar la gestión de cada uno de los
colaboradores en forma cualitativa y cuantitativa de los resultados.
La auditoría operativa es muy importante para una institución ya que es la que se encarga
de la investigación, revisión y evaluación de las distintas áreas funcionales, de la misma
manera por la necesidad que existe de incrementar la productividad y buscar la mayor
eficiencia en cada uno de los colaboradores buscando la mayor eficiencia con el objeto de
hacer frente a la competencia.
La implementación de buenos controles que permiten el logro de mejores resultados,
teniendo los diferentes enfoques orientados a optimizar la gestión de los servidores en una
forma cualitativa y mesurable, logrando que los usuarios satisfagan sus necesidades.
La auditoría como tal nace en el viejo continente, Europa, en donde ya la nobleza, el Rey y
la Reina tenían la necesidad de medir y controlar toda la riqueza de las personas que en ese
entonces eran adineradas, para esto evitar pérdidas y desfalcos en sus cuentas.
En relación a lo expuesto, existe un artículo en el internet, que tienen como título (El
14
origen de la Auditoria. (s.f). , 2015), el que manifiesta lo siguiente:
Si revisamos la historia de la auditoría integral, como técnica y como la disciplina,
debemos remontarnos a la edad media, un periodo histórico muy definido en el devenir d la
humanidad, caracterizado por ser una época de oscurantismo, de paralización del desarrollo y
con características muy particulares en cuanto al aspecto social. El mundo mayormente
conocido era el viejo continente, Europa, en donde se desenvolvía la vida entre el trabajo de
manufactura, la producción primaria agrícola (de cereales, piensos y ganado) y las guerras
entre estados, reinos y territorios. La realeza, con el Rey o la Reina a la cabeza, era el nivel
social más alto en donde convergía la propiedad sobre tierras, ganado y personas.
Seguía la nobleza, grupos humanos de élite que, girando alrededor de la realeza, por
concesión de ésta administraban feudos, regiones o haciendas; terminaba la escala social con
una ancha base, la plebe o pueblo, los que sin poseer nada, trabajaban para producir algún
grado de riqueza o para mantener las cortes y sus boatos.
La necesidad de dinero para sufragar la vida de la realeza y la nobleza, sus castillos y
moradas, sus sequitos y ejércitos, hizo que se establecieran impuestos al pueblo, uno de los
cuales fue el popular y conocido diezmo, que consistía en el pago de una décima parte de los
bienes que se poseyeran o se produjeran. Pero al igualo que en los tiempos actuales, los que
pagaban impuestos buscaban vías para evadirlos o reducirlos, por lo que se daban a la tarea
de esconder, disimular o trasladar sus pertenencias y haberes.
Pero, también al igual que hoy, los encargados de recaudar los impuestos conocían o
intuían de argucias, desviaciones y evasiones. Al ser ellos conocidos por el pueblo,
decidieron enviar a otros servidores de los señores feudales para que, disfrazados o
disimulados, oyesen murmuraciones, cuentos e historias que permitiesen descubrir a los
evasores y recaudar así mayores impuestos. A éstos se les conocía como “auditores” o
15
personas que oían y luego delataban o descubrían a los transgresores o malhechores ante los
recaudadores.
Ya entrado el Renacimiento, periodo histórico que siguió a la edad media, se inventó la
contabilidad de doble columna o de doble registro, como también se le conoce. Algunos
autores afirman que fue un monje, en algún monasterio, quien durante la edad media la
inventó. Lo interesante es que, aparecida la contabilidad, los auditores perfeccionaron su
trabajo ya que dejaron de oír solamente para convertirse en revisores de cuentas, que en
definitiva, lo que hoy distingue a los auditores contables.
Para evitar todo tipo de fraude en las cuentas, era necesaria una correcta inspección de las
cuentas por parte de personas especializadas y ajenas al proceso, que garantizaran los
resultados sin sumarse o participar en el desfalco. La auditoría en forma general, es un
examen que se realiza sistemáticamente a una persona o grupo de personas ajenas al sistema
auditado. En relación a lo mencionado.
Sin embargo, los antecedentes de la auditoria, los encontramos en el siglo XIX, por el año
1862 donde aparece por primera vez la profesión de auditor o de desarrollo de auditoria bajo
la supervisión de la ley británica de sociedades anónimas, Juan Carlos Mira Navarro afirma:
Es preciso hacer unas consideraciones sobre el término “auditoría” en el ámbito
económico y financiero del mundo de los negocios.
En términos generales, auditar, es examinar y verificar información, registros, procesos,
circuitos, etc. con objeto de expresar una opinión sobre su bondad o fiabilidad. (Mira, 2006)
La auditoría operativa, tiene como propósito evaluar la eficacia de los procedimientos para
determinar por medio de un examen la gestión de cada uno de los resultados, de acuerdo a los
propósitos establecidos desde el inicio de la operación.

16
De acuerdo a lo dicho en el párrafo anterior Juan Carlos Mira expresa: auditoría operativa.
El objetivo es el examen de la gestión de la empresa con el propósito de evaluar la eficacia de
los resultados con respecto a las metas previstas. Una auditoria de este tipo requiere la
existencia previa de un plan de actividades y presupuesto concreto de los resultados
esperados.
La auditoría cuenta con procedimientos claros que son necesarios para que sea realizada
con éxito, de acuerdo a lo expuesto, (Mira, 2006), expresa:
Una auditoria de sistemas: supone un trabajo previo al planteamiento de cualquier
reorganización administrativa. La finalidad es el examen y análisis de los procedimientos
administrativos y de los sistemas de control interno de la compañía auditada al objeto de
establecer:
 La eficacia de los procedimientos administrativos en orden a asegurar el registro de
todas las transacciones efectuadas y su correcta valoración.
 La idoneidad de los criterios contables utilizados.
 La funcionalidad de sus circuitos y sistemas administrativos al objeto de eliminar las
redundancias. Al finalizar el trabajo los auditores exponen los puntos débiles que han
podido detectar así como las recomendaciones sobre los cambios convenientes a
introducir, en su opinión, en la organización de la campaña.
2.
2.1.
2.2.
2.2.1. Gobiernos autónomos descentralizados
Los gobiernos autónomos descentralizados, así como otros órganos gubernamentales, están
17
regulados por algunos organismos, como la Contraloría General del Estado, la Secretaría
Nacional de Planificación y Desarrollo (SENPLADES) basando su legislación en códigos y
leyes como el Código Orgánico de Organización Territorial, principalmente.
Según (Asamblea Nacional de la República del Ecuador, 2008) Contraloría General del
Estado
Art. 211.- La Contraloría General del Estado es un organismo técnico encargado del
control de la utilización de los recursos estatales, y la consecución de los objetivos de las
instituciones del Estado y de las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de
recursos públicos.
Dicha institución es la encargada, como ya se mencionaba, de velar por el correcto uso de
los recursos del estado, para que éstos sean utilizados para los fines correctos.
El código orgánico de organización territorial, autonomía y descentralización es la ley con
la que se rigen no solo los gobiernos autónomos descentralizados, sino también cada
organismo gubernamental existente, como los Consejos Provinciales etc.
Según (Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, 2010)
De la coordinación del sistema nacional descentralizado de planificación participativa
Art. 26.- La Secretaría Técnica del Sistema Nacional Descentralizado de Planificación
Participativa será ejercida por la Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. Para
efecto de la coordinación del Sistema Nacional Descentralizado de Planificación
Participativa, la Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo tendrá las siguientes
atribuciones:
Preparar una propuesta de plan nacional de desarrollo para la consideración de la

18
Presidenta o Presidente de la República, con la participación del gobierno central, los
gobiernos autónomos descentralizados, las organizaciones sociales y comunitarias, el sector
privado y la ciudadanía;
Preparar una propuesta de lineamientos y políticas que orienten el sistema nacional
descentralizado de planificación participativa para conocimiento y aprobación del consejo
nacional de planificación;
Integrar y coordinar la planificación nacional con la planificación sectorial y territorial
descentralizada;
Propiciar la coherencia de las políticas públicas nacionales, de sus mecanismos de
implementación y de la inversión pública del gobierno central con el plan nacional de
desarrollo. (Ministerio de Coordinación de la Política y Gobiernos Autónomos
Descentralizados. , 2011)
Asamblea Nacional de la República del Ecuador. (2010). código orgánico de planificación
y finanzas públicas. Registro oficial trecientos seis, segundo suplemento. República del
Ecuador.
 Brindar asesoría técnica permanente y promover la capacitación de las entidades que
conforman el sistema nacional descentralizado de planificación participativa;
 Realizar el seguimiento y evaluación del cumplimiento del plan nacional de desarrollo
y sus instrumentos;
 Asegurar la articulación y complementariedad de la cooperación internacional no
reembolsable al plan nacional de desarrollo, con eficiencia y coherencia, promoviendo
su territorialización;
19
 Dirigir el sistema nacional de información con el fin de integrar, compatibilizar y
consolidar la información relacionada al sistema nacional descentralizado de
planificación participativa;
 Acordar y definir, conjuntamente con el ente rector de las finanzas públicas, las
orientaciones de política de carácter general y de cumplimiento obligatorio para las
finanzas públicas;
 Asistir técnicamente los procesos de formulación de los planes de desarrollo y de
ordenamiento territorial, cuando lo requieran los gobiernos autónomos
descentralizados;
 Concertar metodologías para el desarrollo del ciclo general de la planificación
nacional y territorial descentralizada;
 Coordinar con el sector público los procesos de descentralización del Estado, en
función de las políticas del plan nacional de desarrollo;
 Promover y realizar estudios relevantes para la planificación nacional;
 Proponer insumos técnicos para consideración del consejo nacional de planificación;
y,
 Las demás que determinen la Constitución de la República, la ley y otras normas
jurídicas. (Asamblea Nacional de la República del Ecuador, 2010)
Art 3.- de los recursos públicos.- Para efecto de esta ley se entenderán por recursos
públicos, todos los bienes, fondos, títulos, acciones, participaciones, activos, rentas,
utilidades, excedentes, subvenciones y todos los derechos que pertenecen al Estados y a sus
instituciones, sea cual fuera la fuente de la que procedan, inclusive los provenientes de
20
préstamos, donaciones y entregas que, a cualquier otro título realicen a favor del Estado o de
sus instituciones, personas naturales o jurídicas u organismos nacionales o internaciones.
Los recursos públicos no pierden su calidad de tales al ser administrados por
corporaciones, fundaciones, sociedades civiles, compañías mercantiles y otras entidades de
derecho privado, cualquiera hubiere sido o fuere su origen, creación o constitución hasta
tanto los títulos, acciones, participaciones o derechos que representen ese patrimonio sean
transferidos a personas naturales o personas jurídicas de derecho privado, de conformidad
con la ley. (Contraloría, 2002).
Art. 172.- Ingresos propios de la gestión.- Los gobiernos autónomos descentralizados
regional, provincial, metropolitano y municipal son beneficiarios de ingresos generados por
la gestión propia, y su clasificación estará sujeta a la defincion de la ley que regule las
finanzas publicas.
Son ingresos propios los que provienen de impuetas, tasas y contribuciones especiales de
mejoras generales o especificas; los de venta de bienes y servicios; los de renta de inversiones
y multas; los de venta de activos no financieros y recuperación de inversiones; los de rifas,
sorteos, entre otros ingreoos. (Descentralizados, 2011).
2.3. Marco conceptual
Administración municipal: está integrada por el consejo municipal, el alcalde popular, el
tesorero municipal y el personero, esta actividad se encarga del manejo de los bienes
municipales. (Romero E. , Presupuesto Público y Contabilidad Gubernamental, 2013)
Administración de recursos: El auditor de auditoría interna, para cumplir con el plan
aprobado, debe asegurarse de que los recursos que requiere auditoría interna sean apropiados,
suficientes y efectivamente asignados (Santillana, 2013).

21
Administración pública: actividad que se encarga del manejo de bienes del Estado, la
dirección de los procesos sociales y la prestación de servicios que le conciernen al Estado. En
esta se cuenta con las actividades de planeación, manejo presupuestal, contratación, gestión
de personal, tesorería, control interno, contabilidad oficial, administración de recursos físicos,
etc. Función del Estado que consiste en aplicar las leyes y cuidar los intereses y el
bienestar público. (Romero E. , Presupuesto Público y Contabilidad Gubernamental, 2013)
Auditar: es examinar y verificar información, registros, procesos, circuitos, etc. con
objeto de expresar una opinión sobre su bondad o fiabilidad (Mira, 2006)
Amenazas: riesgo latente que representa la posible manifestación de un evento potencial
peligroso para la organización, de origen natural, tecnológico o provocado por el hombre que
puede producir efectos adversos en las personas, los bienes y servicios y el ambiente.
(Estupiñán, Papeles de trabajo en la auditoría financiera, 2013)
Autonomía: la autonomía es el límite otorgado a un funcionario o empleado, dentro del
cual puede tomar decisiones y asumir riesgos por cuenta de su empresa, sin tener que
consultar previamente a un superior jerárquico. El propósito principal de la concesión de
autonomías es el de agilizar las operaciones y eliminar algunos procedimientos burocráticos.
(Marcuse, 2009)
Auditoría operacional: el término auditoría operacional, se refiere al análisis integral
de una unidad operativa o de una organización completa para evaluar sus sistemas, controles
y desempeño, según se miden en función de los objetivos de la administración. (Whittington
& Panyk , 2004)
Autorización de operaciones: la autorización es la forma de asegurar que sólo se
efectúen operaciones y actos administrativos válidos y de acuerdo con lo previsto por la

22
máxima autoridad; estará documentada y será comunicada, por escrito, directamente a los
funcionarios y empleados involucrados, incluyendo los términos y condiciones bajo las
cuales se concede la autorización. En cada entidad pública, la máxima autoridad, establecerá
por escrito, procedimientos de autorización que aseguren el control de las operaciones
administrativas y financieras. (Contraloría, 2002)
Autonomía: es la capacidad de la entidad para gestionar las actividades asignadas,
aplicar la política a su cargo y atender las necesidades, sin sujeción a otras instancias del
Estado. (Romero E. , 2013)
Descentralización: es un proceso mediante el cual se transfiere poder de decisión y
responsabilidad desde el nivel central de una organización a unidades descentralizadas o
alejadas del centro. El propósito es mejorar la eficiencia y eficacion y la efectividad en
atender los servicios y la democratización de la gestión local mediante la aplicación de
espacios de participación. (Romero E. , 2013)
Control interno: evaluar el sistema de control interno mediante la revisión de ciclos
transaccionales como: ciclo de ingresos, ciclo de egresos, ciclo de producción, ciclo de
nómina, ciclo de compras y cuentas por pagar, ciclo de tesorería, y ciclo de información
financiera; para determinar si los controles establecidos por la sociedad son adecuados o
requieren ser mejorados para asegurar mayor eficiencia de las operaciones y una adecuada
protección de su patrimonio. (Blanco, 2012)
Eficiencia: por eficiencia vamos a entender la producción u output por unidad de imput;
se identifica con productividad de los recursos ya que equivale a la relación entre cantidad
producida y recursos consumidos. (Pérez, 2012)
Eficacia: por eficacia entendemos el nivel de contribución al cumplimiento de los

23
objetivos de la empresa o del proyecto. Diremos que una acción es eficaz cuando consigue
los objetivos correspondientes. (Pérez, 2012)
Ente público: entidades, organismos, empresas, sociedades, corporaciones, unidades u
otros organismos públicos de los sectores central o descentralizado, que pertenecen a los
niveles nacional y territorial, sujetos al plan general de contabilidad pública, en los términos
establecidos en el ámbito de aplicación. (Romero E. , 2013)
Estado: es el poder público organizado de una colectividad humana que vive en un
territorio, acepta unas autoridades y unas reglas de derecho, y persigue el bien general de toda
la comunidad. (Romero E. , 2013)
Evaluación de control interno: para la evaluación de control interno deben formularse
cuestionarios específicos. (…) Las preguntas de un cuestionario de control interno deberán
formularse de tal manera que las respuestas afirmativas denoten un buen control interno, en
tanto que las negativas un control interno deficiente. (Mendivil, 2010)
Gobiernos autónomos descentralizados: se consolida, la figura del gobierno municipal,
ratiﬁcando su competencia en la organización y uso del suelo cantonal como elemento
determinante para los planes de ordenamiento territorial que deben por mandato constitucional
realizar los otros niveles de gobierno. Para las parroquias rurales, se crea un marco normativo
más desarrollado que aquel que constaba en la ley que las regulaba.
Por ejemplo, se limita el ejercicio de ﬁscalización de los órganos legislativos; para la
delegación obligatoria de la máxima autoridad ejecutiva se aumentó el plazo para tres días; la
máxima autoridad ejecutiva tiene derecho al voto; se realizan modificaciones respecto de las
disposiciones sobre los planes, presupuestos, comisiones, legislación, decisiones-
votaciones, dietas y remuneraciones. (Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas,

24
Indicadores: ciertas magnitudes que reflejan particularmente bien lo que ha ocurrido, lo
que ocurre, o lo que va ocurrir. (García, 2014)
Gestión: evaluar el grado de eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos previstos por
la sociedad y en el manejo de los recursos disponibles. (Blanco, 2012)
Planeación estratégica: el proceso de planeación estratégica es la herramienta principal
que una empresa tiene que utilizar para transformarse en una organización competitiva,
porque a través de ella es posible determinar claramente a dónde quiere ir, de tal que, a dónde
se encuentra, puede fijar los derroteros necesarios para lograr su misión. (Ramírez, 2008)
Organización del territorio: el presente código desarrolla la organización territorial
definida en la Constitución, que comprende regiones, provincias, cantones y parroquias
rurales. Para cada una de estas unidades territoriales definen requisitos de creación, regula la
fusión de cantones y de parroquias, y norma el detalle de la conformación de regiones a
partir de las provincias.
Procedimientos analíticos: los procedimientos analíticos consisten en el análisis de los
índices y las tendencias significativas incluyendo la investigación resultante de fluctuaciones
y relaciones inconsistentes con otra información relevante o que se desvía de los montos
pronosticados. (Estupiñán, 2013)
Presupuesto público: el presupuesto público es una herramienta de carácter financiero,
económico y social, que permite a la autoridad estatal planear, programar y proyectar los
ingresos y gastos públicos en un período fiscal, a fin de que lo programado o proyectado en

25
materia presupuestal sea lo más cercano a la ejecución. El éxito en el manejo y control
presupuestal depende de la adecuada planificación ordenada y evaluada periódicamente
certificada por las autoridades competentes en la fecha del desembolso. (Romero E. , 2013)
Riesgo: es la oportunidad de que suceda algo que tendrá impacto en los objetivos. Un
riesgo a menudo se especifica en términos de un evento o circunstancia y las consecuencias
que se puedan presentar por él. El riesgo se mide en términos de una combinación de
consecuencias. (Estupiñán, 2013)
Proceso: una sencilla definición de proceso, y que responde al significado que a esta
palabra hemos dado en este texto, es: secuencia [ordenada] de actividades [repetitivas] cuyo
producto tiene valor intrínseco para su usuario o cliente. (Pérez, 2012)
Sector público: segmento de la economía que incluye todos los niveles de la
administración pública, excluyendo empresas y familias. (Romero E. , 2013)
Vulnerabilidades: es el grado de debilidad de los controles de un activo frente a una
amenaza, la capacidad que tiene la amenaza de afectar al activo sin controles o con estos pero
poco efectivos. (Estupiñán, 2013)
Sistematización de la gestión: todo aquello que es repetitivo en su ejecución puede ser
sistematizado para hacerlo de manera más eficiente y eficaz. Lo que se hace para integrar a
un nuevo colaborador en la empresa es casi siempre lo mismo, con independencia de que lo
haga un departamento u otro o incluso un experto externo. (Pérez, 2012)

26
2.4. Hipótesis
¿La ejecución de una auditoría operativa al departamento de tesorería del Gad municipal del
cantón Portoviejo permitirá mejorar sus procesos en base a la eficiencia y eficacia aplicando
la ley y normativa vigente?
2.5. Variables
1.
2.
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
2.5.1. Variable independiente
Auditoria operativa.
2.5.2. Variable dependiente
Mejoramiento de procesos en base a la ley y normativa vigente.

27
2.6. Operacionalización de las variables
2.3.
2.4.
2.5.
2.6.
2.6.1. Variable independiente: auditoria operativa
CONCEPTO CATEGORIAS INDICADORES ITEMS TECNICAS O
INSTRUMENTOS
28
Auditoría operativa: el Procesos Cumplimiento ¿Los procesos ejecutados en el departamento Entrevista al tesorero
objetivo es el examen de la de tesorería para la recaudación de arriendos
gestión de la empresa con el de locales y pagos a los proveedores guardan
propósito de evaluar la eficacia relación con el manual de procedimientos?
de los resultados con respecto a

¿Las personas que realizan los procesos que
Procesos Cumplimiento Encuesta al personal del
las metas previstas. Una
están siendo ejecutados en el departamento de
departamento de
auditoría de este tipo requiere la
tesorería para la recaudación de arriendos de
tesorería y porto-
existencia previa de un plan de
locales y pagos a los proveedores están aptas
mercado
actividades y presupuesto
para realizarlos?
concreto de los resultados
esperados.
29
Control interno Cumplimiento ¿Se está cumpliendo con lo establecido en el
manual de funciones del departamento de
tesorería para la recaudación de arriendos de
locales y pago a los proveedores?
¿Qué tipo de control existe en los procesos

Control interno Cumplimiento
que se llevan a cabo en la el departamento de
tesorería? están acorde a los establecidos en la
Contraloría General del Estado
¿Se está aplicando la normativa en los

procesos que se ejecutan en el departamento
de tesorería?
¿Se lleva un seguimiento y control a la
aplicación de las normativas vigentes en el

departamento de tesorería en la recaudación
de arriendos de locales y pagos a
proveedores?
30
2.6.2. Variable dependiente: mejoramiento de los procesos en base a la normativa vigente
CONCEPTUALIZACION CATEGORIA INDICADOR ITEMS TECNICAS O
INSTRUMENTOS
¿De qué manera se está midiendo el cumplimiento de las tareas asignadas al personal Entrevista al tesorero de
del departamento de tesorería? la institución.

Mejoramiento de procesos: el
¿Se realiza un monitoreo continuo a las tareas asignadas al personal de la
mejoramiento de procesos
departamento de tesorería? ¿Cuál?
consiste en identificar aquellos
procesos críticos como base

¿Cuál es el porcentaje del cumplimiento de metas y objetivos del departamento de
para la definición de las
tesorería?
oportunidades de mejora y
Eficiencia Cumplimiento
establece los mecanismos que ¿Se están alcanzando los resultados esperados por la directora financiera de la
facilitan su monitoreo y control institución?
en lo cual se involucran
¿Se están aplicando las normativas correspondientes para cumplir con el POA, PAC
todos los miembros de la
en el departamento de tesorería?
organización. Encuesta al
departamento de
¿Se está cumpliendo con la ejecución de los recursos asignados al departamento de
tesorería y porto-
tesorería? ¿Cómo se evidencia?
mercado
31
CAPÍTULO III
1. Diseño metodológico
1.1. Modalidad básica de la investigación
Bibliográfica. En este trabajo investigativo, se usará información de libros, leyes, normativas,
reglamentos interno, revistas electrónicas y páginas web.
Campo. La información obtenida de la investigación se llevará a la práctica para una mayor
ejecución del problema a través de la aplicación de una auditoría operativa, en la cual durante su
desarrollo se realizarán visitas al gobierno autónomo descentralizado del cantón Portoviejo -
departamento de tesorería- porto mercado.
1.2. Tipos de investigación
La presente investigación, se basa en los siguientes tipos de investigación:
Exploratoria. Una vez con la información recopilada se hará un reconocimiento general del
departamento de tesorería del gobierno autónomo descentralizado del cantón Portoviejo, donde
se conocerá a fondo sobre el proceso de recaudación de arriendos de local y pagos a los
proveedores.
Descriptiva. Una vez realizado el reconocimiento y exploración del problema se describirá el
mismo, para tener una visión más amplia y así poder identificar las causas que lo provocan y los
efectos que desencadenan, para llegar a satisfacer los propósitos del presente trabajo
investigativo, se lo describirá en base a los procesos efectuados en la dirección por los

33
colaboradores del mismo.
Analítica. Después del primer acercamiento a la información y de la descripción de las causas
y efectos del problema, estas se estudiarán más minuciosamente, analizando, procesando datos y
brindando conclusiones y recomendaciones, para poder establecer la mejor estrategia de solución
a dicho conflicto y así cumplir con los objetivos establecidos en esta investigación.
1.3. Fuentes de información
Se utilizarán las siguientes fuentes de información:
Primarias. Se aplicarán entrevistas y encuestas a la directora, jefes del área y personal en
general del departamento de tesorería.
Secundarias. Se obtendrá información bibliográfica, principalmente de páginas de internet y
de artículos de revistas y periódicos, dichos datos se recopilarán, depurarán y analizarán de
acuerdo a la problemática de la presente investigación.
Además se utilizara información contenida de la ley vigente que regula al gobierno autónomo
descentralizado del cantón Portoviejo como: código orgánico de coordinación territorial,
descentralización y autonomía- Cootad; ley orgánica de la contraloría general del Estado, ley
orgánica de servicio público- Losep, normas de control interno, reglamentos, normativas,
manuales e instructivos aplicables al departamento de tesorería en el proceso de recaudación de
cobro de arriendos de locales y pagos a proveedores.

34
1.4. Instrumentos
Los instrumentos a utilizar en la obtención de información de la investigación serán:
ENTREVISTA: dirigida al tesorero del gobierno autónomo descentralizado del cantón
Portoviejo.
ENCUESTAS: a los funcionarios que laboran el departamento de tesorería, incluidos a los
colaboradores de Porto mercado.
OBSERVACION: mediante diferentes manuales, documentos, soportes, formularios,
contratos, para los diferentes procesos auditados en este trabajo de investigación.
1.5. Población
La población está conformada con las personas del departamento financiero del Gad municipal
del cantón Portoviejo con un total de 22 personas, siendo éstas conformadas por:
 3 Analistas de contabilidad
 1 Contador general
 3 Analistas de presupuesto
 1 Coordinadora general
 1 Analista de control previo
 4 Analistas de tesorería
35
 1 Tesorera
 2 Analistas de coactivas
 6 Analistas en Portomercado.
1.6. Muestra de la población
Se utilizará la población total del departamento de tesorería del Gad municipal del cantón
Portoviejo.
1.7. Análisis de los resultados
En base a los datos obtenidos mediante la aplicación de técnicas e instrumentos de investigación,
se utilizara información precisa, por conceptos teóricos bibliográficos que serán fortalecidos
mediante las encuestas y entrevistas realizadas tanto al tesorero de la institución como los
diferentes funcionarios del departamento de tesorería del Gad municipal del cantón Portoviejo.
Es por ello que tendremos una amplia información que posteriormente será tabulada para
conseguir un análisis sistemático de los resultados.

36
CAPÍTULO IV
4.- Análisis e interpretación de los resultados.
3.
4.
4.1.
4.1.1.
4.1.- Formulario de encuesta aplicado al departamento de tesorería del Gad municipal del
cantón Portoviejo.
TABLA A
Pregunta 1.- Conoce usted la Mision y visión de la Institucion?
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE

SI 7 32%
NO 15 68%
TOTAL 22 100,00%
FIGURA A
32%
SI
68% NO
Fuente: Gad de Portoviejo
Figura1.- Conoce usted la mision y vision de la Institucion?
Análisis e interpretación
No se encuentran elementos de tabla de ilustraciones.: Para poder tener un mayor conocimiento

acorde a lo que se conoce en la entidad, hemos llegado a verificar con la encuesta realizada que, un
porcentaje de los colaboradores no conoce la misión y visión de la institución; y que esto repercute
directamente el desempeño que se espera de cada uno de los trabajadores de la entidad. Ya que al no
37
tener claro de hacia dónde queremos llegar con la dirección de la institución, muy difícilmente van a
tener claro que procesos se llevaría a cabo dentro del departamento, lo cual afecta a la institución.
TABLA B
Pregunta 2.- Sabe usted si existe un manual de funciones en donde se identifiquen los
procesos que debe realizar para el cobro de arriendos de locales y pagos a proveedores.

SI 7 32%
NO 15 68%
TOTAL 22 100,00%
FIGURA B
32%
SI
68% NO

Figura 1.- ¿Sabe usted si existe un manual de funciones en donde se identifiquen los procesos que
debe realizar para el cobro de arriendos de locales y pagos a proveedores?
Análisis e interpretación: Teniendo como resultado un mayor porcentaje de personas que no
conocen y que indican que no existe un manual de procedimientos para el cobro de arriendos
de locales y pagos a proveedores, nos demuestra que existe una deficiencia en manejo de
procedimientos para obtener los resultados esperados en los procesos de cobro de arriendos de
locales y pagos a proveedores. Esto repercute que en el departamento no exista una
comunicación interna de los funcionarios a fin de poder corroborar todos los pormenores en
38
seguir un planteamiento desarrollado en un manual existente para la institución, o en tal caso
no está siendo claro para seguir sus directrices.
TABLA C
Pregunta 3.- Usted informa a sus superiores sobre el cumplimiento del proceso en el cobro
de arriendos de locales y pagos a proveeodres
SI 14 63%
NO 5 23%
A VECES 3 14%
TOTAL 22 100,00%
FIGURA C
14%
23% SI
64% NO
A VECES
Figura 3.- ¿Usted informa a sus superiores sobre el cumplimiento del proceso en el cobro de arriendos de locales
y pagos a proveeodres?
Análisis e interpretación: En el análisis para la determinación de sus procesos para corroborar
si los funcionarios de la institución informan a sus directores acerca del cumplimiento de sus
funciones, hemos obtenido que en un mayor porcentaje si reporta sus actividades esto hace que
exista a una mayor comunicación entre los directivos de la institución, por ende tenemos que se
realicen estrategias para el desarrollo de la programación de las oportunidades en el cobro de

39
arriendos de locales y pagos a proveedores. En menor cantidad tenemos que no lo realiza de
manera periódica u otros que no reportan las actividades, esto nos afecta directamente a la
entidad ya que no permite que los procesos no se den en forma efectiva y eficaz en su desarrollo.
TABLA D
PREGUNTA 4.- ¿Conoce usted los lineamientos para el proceso de cobro de arriendos de locales y
pagos a proveedores?

SI 15 68%
NO 7 32%
TOTAL 22 100,00%
FIGURA D
32%
SI
NO
68%
Figura 4.- ¿Conoce usted los lineamientos para el proceso de arriendos de locales y pagos a proveedores?
Análisis e interpretación: Lo que podemos observar en el cuadro que resalta los porcentajes de
lo encuestado, se basa principalmente en saber si se conocen los lineamientos a seguir para el
proceso de recaudación de cobro de arriendos de locales y pagos a proveedores; es por ello que en
mayor porcentaje de los encuestados si conoce dichos lineamientos básicos que da la institución y
40
que en menor cantidad porcentual no está en conocimiento de lo ya antes mencionado; lo cual
hace que no se cumplan sus funciones de acuerdo a lo que establece la ley, ya que no tienen
conocimiento sobre las mismas y afecta parcialmente el desarrollo del proceso que ejecutan.
TABLA E
Pregunta 5.- ¿Conoce usted si se realiza algún tipo de seguimiento según manuales de
control interno a los procesos de cobros de arriendos de locales y pagos a proveedores.
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJ

E
SIEMPRE 14 64%
A VECES 5 23%
NUNCA 3 13%
TOTAL 22 100,00%
FIGURA E
14%
23% SIEMPRE
64% A VECES
NUNCA

Figura 5.- ¿Conoce usted si se realiza algún tipo de seguimiento según los manuales de control interno a los
procesos de cobros de arriendos de locales y pagos a proveedores?
Análisis e interpretación: En lo que se pudo determinar en relación a la encuesta realizada,
esta tuvo como resultado en que los funcionarios con un mayor porcentaje simpre realizan un
seguimiento continuo en la institución a los manuales de los controles internos para el cobro de
arriendos de locales y pagos a proveedores, y en el caso del departamento de tesorería se

41
expone que con un menor porcentaje que lo realiza a veces y otros que nunca lo hacen, lo cual
indica que en el departamento de tesorería si se está llevando a cabo los controles
correspondientes a los procesos.
TABLA F
Pregunta 6.- ¿Conoce usted si se cumple con el Poa, Pac en el Departamento de tesorería?

SI 8 36%
NO 14 64%
TOTAL 22 100,00%
FIGURA F
36%
SI
64% NO
Figura 6.- ¿Conoce usted si se cumple con el Poa, Pac en el departamento de tesorería
para el cobro de arriendos de locales y pagos a proveedores?
Análisis e interpretación: En esta síntesis podemos apreciar que en un mayor porcentaje no se
esta cumplinendo con el poa y el pac para el departamento de tesorería en el cobro de arriendos
de locales y pagos a proveedores dentro de la institución, en menor porcentaje tenemos que si
se ejecuta, siendo en su mayoría los que no conocen si se está cumpliendo de acuerdo a cada
42
uno de los proceso. La falencia en su desconocimiento si se cumple con los procesos no
permitiran saber si se están llevando a cabo los objetivos de acuerdo a una planificación anual,
e n e l manejo de lo presupuestado.
TABLA G
Pregunta 7.- ¿Conoce usted, con que frecuencia se realiza el seguimiento de ejecución
presupuestaria para proceder en el pago de los proveedores?
ALTERNATIVA FRECUENCI PORCENTAJ

A E
SIEMPRE 12 55%
A VECES 6 27%
NUNCA 4 18%
TOTAL 22 100,00%
FIGURA G
18%
SIEMPRE
55% A VECES
27%
NUNCA

Figura 2.- ¿Conoce usted, con que frecuencia se realiza el seguimiento de ejecución
presupuestaria para proceder en el pago de los proveedores?
nálisis e interpretación: En un marco mas sistematico para la encuesta en que se realiza de
acuerdo al seguimiento para la ejecución presupuestaria para los procesos de cobro de arriendos
de locales y pagos a proveedores, se determinó que en mayor porcentaje si realiza siempre un

43
seguimiento, tenemos por otro lado que en un menor porcentaje lo realiza con menos frecuencia
y otro que nunca lo realiza, por lo que se toma en cuenta este tipo de operaciones ya que de
acuerdo a esto se puede seguir un proceso más minucioso acerca de su ejecución tanto para el
cobro de arriendos de locales y pagos a proveedores.
TABLA H
Pregunta 8.- ¿Existe algún mecanismo para integrar a los procesos de cobros de arriendos
de locales y pagos a proveedores.

SI 9 41%
NO 13 59%
TOTAL 22 100,00%
FIGURA H
41%
SI
59%
NO
Figura 8.- ¿Existe un mecanismo para integrar a los procesos de cobros de arriendos de locales y pagos a
proveedores?
Análisis e interpretación: Al identificar los procesos que se llevan a cabo en el departamento
podemos identificar que existe en mayor proporción que si existe un mecanismo para integrar los
44
procesos de cobros de arriendos de locales y pagos a proveedores, tenemos que un mayor
porcentaje no está convencido de que sean los que se necesitan para ejecutar los procesos antes
mencionados ya que al no ser los correctos no se tiene un control constante sobre las actividades
que se realicen en medida de que vaya ejecutándose cada mecanismo de control, y que un
menor porcentaje si cree que existen dichos mecanismos de control para los procesos.
TABLA I
Pregunta 9.- ¿Cree usted que los manuales de procedimientos son adecuados para la
implementación de nuevos controles en el cobro de arriendos de locales y pagos a
proveedores.

SI 6 27%
NO 16 73%
TOTAL 22 100,00%
FIGURA I
27%
SI
NO
73%
Figura 9.- ¿Cree usted que los manuales de procedimientos son adecuados para la implementación de nuevos
controles en el cobro de arriendos de locales y pagos a proveedores?
Análisis e interpretación: Por la investigación que se pudo obtener mediante la encuesta
realizada, se puede evidenciar que tenemos un mayor porcentaje no cree convenientes los
45
manuales generales que tienen para la ejecución de los procesos de cobros de arriendos de
locales y pagos a proveedores, y contamos con un menor porcentaje que si está conforme con
la implementación de los manuales. Esto puede incurrir que no todos cumplan con los objetivos
propuestos por la direcc

46
UNIVERSIDAD SAN GREGORIO DE PORTOVIEJO CARRERA DE AUDITORÍA Y

CONTABILIDAD
ENTREVISTA DIRIGIDA AL TESORERO DEL GOBIERNO AUTONOMO

DESCENTRALIZADO DEL CANTON PORTOVIEJO
INDICACIONES: La presente entrevista tiene como finalidad conocer la eficiencia y

eficacia en los procesos ejecutados para el cobro de arriendos de locales y pagos a
proveedores del Gad municipal del cantón Portoviejo.
1.- ¿Existe un manual de procesos a los procedimientos para la recaudación de cobro

de arriendos de locales y pagos a proveedores?
Sí, hay un manual de procesos general que rige a todo el municipio, pero no existe un
manual estrictamente ligado a los procesos antes mencionados.
2.- ¿Existe un perfil específico para el personal que ejecuta el Departamento de

tesorería para los procesos de cobros de arriendo de locales y pagos a proveedores?
Existe el manual de funciones donde se especifica los puestos de trabajos que están dentro
en el orgánico funcional pero estrictamente para el personal que labora en porto mercado
que son los encargados de la recaudación de arriendos de locales no existe un perfil
específico y por ende solo se rigen de acuerdo a los manuales generales de la institución,
por todo ello trata de hacerlo bien en lo posible. Para el pago a proveedores existe un
proceso manual para cada uno de los trámites que se da.
3.- ¿Existe un manual de funciones para el Departamento de tesorería?
Sí.
47
4.- ¿Qué tipo de Control existe en los procesos que se llevan a cabo en la Dirección?
Se rigen con las normas de control interno de la contraloría, que luego de ser aprobados
por las áreas correspondientes pasan a mi departamento.
5.- ¿Qué normativa se está aplicando en los procesos que se ejecutan en el

Departamento de tesorería para el cobro de arriendos de locales y pagos a
proveedores?
Todas, desde la constitución de la República del Ecuador, las normas de control interno,
cootad, ordenanzas, manuales de procedimientos, etc.
6.- ¿Se lleva un seguimiento y control a la aplicación de las normativas vigentes

dentro del Departamento para los procesos de recaudación de cobros de arriendos de
locales y pagos a proveedores?
En un nivel de seguimiento por así llamarlo lo realiza el jefe de cada departamento en los
procesos que se mencionan, pero cada uno es responsable bajo los manuales de
procedimientos, sin embargo no existe un control que indique específicamente cada
proceso.
7.- ¿De qué manera se está midiendo el cumplimiento de cada una de las tareas
asignadas para el personal que labora en el proceso de cobros de arriendos de locales
y pagos a proveedores?
A nivel de asistencia, lo hace talento humano, y en lo otro verificando indicadores

8.- ¿Se realiza un monitoreo a las tareas asignadas al personal del departamento de
tesorería? ¿Cuál?
No se lo realiza como monitoreo sistematizado a las tareas, pero si por ejecución de cada
uno de los procesos.
48
9.- ¿Cómo mide los resultados usted en condición de tesorera del Gad municipal del
cantón Portoviejo?
La manera en que lo puedo medir es que llegue lo solicitado, en el tiempo estipulado.
10.- ¿Se está cumpliendo con la ejecución de los recursos asignados en el

departamento de tesorería para el proceso de cobro de arriendo de locales y pagos a
proveedores? ¿Cómo se evidencia? ¿Son óptimos?
Se mantiene el cumplimiento mediante el tipo que se requiere, pero existen ciertas

irregularidades por parte del proceso que conlleva a l cobro de arriendos de locales y el de
pagos a proveedores.
49
4.2 Proceso de la auditoria
4.2.
4.2.1. Planificación
4.2.1.1. Evaluación del control interno
UNIVERSIDAD PARTICULAR SAN GREGORIO DE PORTOVIEJO

GOBIERNO AUTONOMO DESCENTRALIZADO DEL CANTÓN PORTOVIEJO
AUDITORIA OPERATIVA AL DEPARTAMENTO DE TESORERIA EN EL
PROCESO DE RECAUDACION DE COBROS DE ARRIENDOS DE LOCALES Y
PAGOS A PROVEEODRES
PERÍODO: Del 1 DE ENERO DE 2014 al 31 DE DICIEMBRE DE 2014
Cuestionario de evaluación específica de Control Interno – Área de Tesorería
NIVEL DE RIESGO DE
PT SI/NO CT NIVEL DE CONFIANZA
CONTROL
# PREGUNTAS
30 SI/NO 21 68,00% MODERADO 32,00% MODERADO
PROCESOS EN EL DEPARTAMENTO DE TESORERIA DE COBROS DE

ARRIENDO DE LOCALES Y PAGOS A PROVEEDORES
¿La estructura del proceso en
el departamento responde a
1 una adecuada planeación, 1 SI 1
sistematización, ejecución y
control?
¿Se tiene un proceso

estratégico para la recaudación
2 de arriendo de locales y pagos 1 SI 1
a proveedores con la eficiencia
y eficacia en el Departamento?
¿Se cuenta con un manual de

procedimientos para cada uno
Se cuenta con un manual generalizado
3 de los procesos para la 1 SI 0
para cada proceso
recaudación de arriendos de
50
¿El departamento de tesorería

cuenta con un orgánico
funcional para cada uno de los
4 colaboradores de la institución 1 SI 1
que realiza el proceso de cobro
de arriendos de locales y pagos
a proveedores?

El departamento de tesorería se basa en
cuenta con una misión y visión
5 1 NO 0 la misión y visión de la institución mas
para el desempeño de sus
no como departamento
funciones departamentales?
¿Se conocen los objetivos que
persigue el Departamento de
6 tesorería para la recaudación 1 SI 1
a proveedores?
¿En el departamento de
tesorería se capacita al
7 personal, para el proceso de 1 SI 1
cobros de arriendos de locales
y pagos a proveedores?
¿Se realizan reuniones con la
directiva de la institución y los
diferentes colaboradores al fin
8 1 SI 1
de alcanzar estrategias para el
cobro de arriendos de locales y
pagos a proveedores?
¿Los colaboradores del

Departamento de Tesorería
9 1 SI 1
tienen acceso y conocen el plan
estratégico de la institución?
¿La responsable del
departamento conoce las
políticas para el proceso de Se conocen las políticas generales mas
10 1 NO 0
recaudación de cobros de no cuentan con políticas para el proceso
arriendos de locales y pagos a
proveedores?
51
ESTRUCTURA DEL DEPARTAMENTO DE TESORERIA

¿Existe en el proceso de
recaudación de arriendos de Se trabaja con documentación básica la
11 locales y pagos a proveedores 1 NO 1 cual no se determina confiable de
información confiable y registro
constatación de registros?
¿Existen estrategias que
determinen el proceso de Se cuenta con procesos y estrategias
12 1 NO 1
recaudación de arriendos de generales
¿Se cuenta con un organigrama
estructurado que determine las
actividades en el proceso de Se basa con el orgánico funcional
13 1 NO 0
recaudación de cobro de general de la institución
arriendos de locales y pagos a
proveedores?
¿Existen procedimientos que
requieran supervisión para la
14 ejecución del proceso de cobro 1 SI 1
a proveedores?
¿Los procedimientos que se
realizan en el departamento, Se requiere mecanismos de control para
15 1 NO 0
están sujetas a actividades de las actividades
control?
GESTION DE COBRO DE ARRIENDOS DE LOCALES
¿Existen mecanismos formales
Solo existen manuales para la
para la revisión, actualización
16 1 NO 0 identificación de cada contrato mas no
y perfeccionamiento de los
la actualización de los mismos
contratos para los locales?
¿Se tiene en el departamento
de cobranzas controles
17 periódicos sobre las 1 SI 1
actividades en el cobro de
arriendo de locales?
¿Existen políticas que permitan
Se mantiene el cobro con políticas
18 el adecuado cobro de arriendos 1 NO 0
generales
de locales?
52
¿Existe una elaboración de un

presupuesto que responda a los
19 objetivos definidos por el plan 1 SI 1
estratégico institucional para el
cobro de arriendo de locales?
¿Se cuenta con un proceso de
Cuentan con manuales generales para el
coactiva para identificar el no
20 1 NO 0 procesos de coactivas, mas no para el
pago de los arriendo de
proceso
locales?
GESTIÓN DE PAGOS A PROVEEDORES
¿Se realiza las transacciones
contables conforme al
principio de Realización
21 1 SI 1
Contable expresado en las
Normas Técnicas de
Contabilidad Gubernamental?
¿Los registros de pagos se
encuentran archivados de
22 manera cronológica tal como 1 SI 1
establece la Norma Técnica de
Contabilidad Gubernamental?
¿Se cumple con las fechas
establecidas para los pagos a En la mayoría de los proceso no se
23 1 NO 0
proveedores de acuerdo a los cumple con la fecha establecida
contratos de adquisición?
¿Se entregan las retenciones a
los proveedores, en las fechas
24 1 SI 1
acorde como se realiza el
proceso de pago?
¿Se realiza las transferencias
25 por medio de las solicitudes del 1 SI 1
pago registrado en el sistema?
GESTIÓN DE TESORERÍA
cuenta con un POA, PAC, el
26 1 SI 1
cual es socializado con los
colaborados del departamento?
¿Se realiza un registro de los

27 pagos efectuados, a fin de 1 SI 1
llevar un control de la
53
ejecución de los diferentes

procesos de adquisición?
¿La Unidad de Tesorería
realiza la programación de
28 1 SI 1
cuadre de valores en la
conciliación bancaria?
¿Los fondos a proveedores se
efectivizan en las fechas
29 1 SI 1
previstas por Ley conforme a
los pagos establecidos?
¿Se realiza un control de los
anticipos a proveedores de
30 1 SI 1
acuerdo a los procesos de
adquisición de la institución?
Resumen de los resultados de la evaluación del control interno
Luego de haber realizado el cuestionario de control interno a la institución, y con
exhaustivo énfasis en el proceso, se pudo evidenciar los siguientes puntos de interés:
1. El departamento de tesorería, designación que la tiene como departamento porto
mercado, no cuenta con manuales de procedimientos para el cobro de arriendos de locales que
permita a la institución designar al personal a la recaudación tomando los parámetros legales que
permite la ley para dichos procesos.
2. No se cuenta con un manual de procedimientos para el pago a proveedores, en el cual se
designe las tareas a realizar en todo el proceso que conlleva desde la asignación presupuestaria
hasta el pago con la entrega de la retención.
3. No se tiene un manual de procedimientos para el proceso de coactivas, que asista a los
diferentes arrendatarios.
54
4. En el departamento de tesorería no se implementó mecanismos de control para medir la
ejecución presupuestaria para el pago a proveedores, ni se implantó un adecuado sistema de
control para el cobro de arriendos de locales.
Medición de los niveles de confianza y riesgo de control
Fórmula:
CT x 100
CP=
PT
Ponderación Total (PT)
Calificación Total (CT)
Calificación Porcentual (CP)
Nivel de Riesgo (NR)
Determinación de los niveles de riesgo
NIVEL DE CONFIANZA
BAJO MODERADO ALTO
15%-50% 51%-75% 76%-95%
85%-50% 49%-25% 24%-5%
ALTO MODERADO BAJO
CT x 100 21 x 100 2.100

CP= = = =70 %
PT 30 30
55
NR = 100% - CP = 100 – 70 = 30 %
Una vez realizado el control interno con su respectiva evaluación de riesgo, se pudo
determinar que en el departamento de tesorería para el proceso de recaudación de cobros de
arriendos de locales y pagos a proveedores, tiene en sus procesos una confianza del 70%
ubicándose en un nivel moderado y un riesgo de control de 30% que de igual manera se ubica en
un nivel moderado.
56
4.2.1.2 Matriz de riesgo y enfoque de la auditoria
FASE I: EVALUACIÓN DE ÁREAS CRÍTICAS

MATRIZ DE RIESGO Y ENFOQUE DE AUDITORÍA
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO DEL CANTÓN PORTOVIEJO- DEPARTAMENTO DE TESORERIA
ENFOQUE DE AUDITORÍA
COMPONENTE RIESGO Y SU FUNDAMENTO CONTROL CLAVE PRUEBAS DE PROCEDIMIENTOS
CUMPLIMIENTO SUSTANTIVOS
Riesgo de Control: 30%  Leyes, Normativas y Reglamentos. - Verificar que los procesos - Solicitar los contratos
PROCESO DE RECAUDACION ARRIENOD DE LOCALES Y COACTIVAS
para el cobro de arriendo de de cada uno de los

1.- En el Departamento de
 Manuales de procedimientos automatizados. locales se haya realizado bajo arrendatarios.
tesorería, no existe un manual de
las leyes y normativas vigentes.
procedimientos para la recaudación - Revisar de manera
de arriendos de locales el cual -Comprobar si el proceso que aleatoria el proceso a
permita una mayor designación en  Expedientes de los contratos para medir el tiempo actualmente se da es en base a seguir para el cobro
los procesos a seguir a cada uno de de incumplimiento del pago. los manuales generales por la de arriendo de
sus funcionarios. institución. locales.
2.- En el departamento de tesorería -Verificar si los procesos para - Que procesos se
no existe un manual que indique el que los arrendatarios sean realiza en coactiva
proceso para las coactivas de los coactivados cumplen con el por parte de los
arrendatarios que incumplen con el tiempo estipulado en la ley funcionarios.
pago. vigente.
57
Riesgo de Control: 30%  Leyes, Normativas y Reglamentos. - Verificar si para los procesos - Del total de pagos efectuados
de adquisición de bienes y en el periodo sujeto a examen

1.- No se exige la rendición de
 Manuales de procedimientos automatizados. servicios de los diferentes seleccione una muestra.
cuentas a las actividades que se
departamentos emitió la
realiza en el proceso de pagos a
PROCESO DE PAGOS A PROVEEDORES
respectiva Certificación
proveedores  Flujo gramas del proceso para el pago a
Presupuestaria. - De la muestra de pagos
proveedores realizados en la instrucción desde el
seleccionada verifique si los
requerimiento del bien o servicio hasta el pago
mismos se efectuaron con la
2.- No existe un manual de final.
- Verificar si las adquisiciones documentación soporte
procedimientos para un mejor
de bienes y servicios se requerida y en los términos
desempeño en las funciones en el
ejecutaron en términos de contractuales establecidos para
proceso de pagos a proveedores de
eficiencia y eficacia y que se el efecto.
la institución.
logran pagar en el tiempo
estipulado por la ley.
Elaborado por: AAPP Revisado por: ALRV Aprobado por: ECON. CVA
58
4.2.1.3 Programas de auditoria
FASE II PROGRAMA DE AUDITORIA

ENTIDAD: Gobierno Autónomo Descentralizado del cantón Portoviejo
PERIODO: Del 01 de Enero de 2014 al 31 de Diciembre de 2014.
Componente: Proceso de cobros de arriendos de locales

N° DESCRIPCIÓN REF. P/T ELAB. POR:
OBJETIVO
 Verificar que en el Departamento de

tesorería, en el proceso de cobros de
arriendos de locales se cumplan con los
procesos acorde a las exigencias legales y
normativas vigentes.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
 Identificar los puntos débiles de cada uno

de los procesos que se analizarán.
 Determinar el nivel de atención para cada

proceso débil detectado para luego ser
desarrollados en hojas de hallazgo
 Establecer en las hojas de hallazgo las

conclusiones y recomendaciones para los
procesos críticos más representativos para
el Departamento.
59
PROCEDIMIENTOS:
1 Identificar los procesos establecidos por el A AAPP
Departamento de tesorería para el cobro 1
de arriendos de locales
2 Verificar si las actualizaciones de los A AAPP
contratos de arriendos se realizan de 2
acorde a la normativa vigente.
3 Constatar la asignación, uso y manejo de A AAPP
los recursos materiales y logísticos para el 3
proceso de cobro de arriendos de locales
4 Verificar si la valoración de los A AAPP
arriendos de locales es realizada 4
correctamente acorde al manual de
procesos.
5 Efectuar una verificación sobre el cálculo A AAPP
de cada uno de los valores a cobrar a los 5
locales basándose en la normativa vigente
6 Analizar el conocimiento que tienen los A AAPP
servidores sobre los objetivos de cada 6
uno de los procesos de cobros de
arriendos de locales.
60
FASE II PROGRAMA DE AUDITORIA
ENTIDAD: Gobierno Autónomo Descentralizado del cantón Portoviejo
PERIODO: Del 01 de Enero de 2014 al 31 de Diciembre de 2014.
Componente: Proceso de pagos a proveedores
N° DESCRIPCION REF. P/T ELAB. POR:
OBJETIVO GENERAL
 Verificar que en el Departamento de
tesorería, se cumplan con los
procesos de pagos a proveedores
acorde a las exigencias legales y
normativas vigentes.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
 Identificar los puntos débiles de cada
uno de los procesos que se
analizarán.
 Determinar el nivel de atención para
cada proceso débil detectado para
luego ser desarrollados en hojas de
hallazgo
 Establecer en las hojas de hallazgo
las conclusiones y
recomendaciones para los procesos
débiles más representativos para la
Departamento.
61
62
1 Realizar una apreciación del POA y PAC B1 AAPP
en base al conocimiento de los servidores
sobre los mismos en el departamento.
2 Constatar la constancia documental de la B2 AAPP
ejecución presupuestaria del Dpto.
3 Realizar una verificación de los manuales B3 AAPP
de funcionamiento y procedimientos
acorde al cuerpo legal que lo regula.
4 Verificar los controles de los diferentes B4 AAPP
documentos en el proceso de pagos a
proveedores.
5 Analizar el proceso actual de pagos a B5 AAPP
proveedores que se realizan en los
Departamentos administrativos acorde a
la normativa vigente.
Elaborado por: Andrea Alexandra Peñarrieta Pazmiño
Revisado por: Ing. Andrea Liseth Ruiz Velez
Aprobado por: Econ. Christian Agustín Vera Álava
Fecha:
63
4.2.1.5 Cálculo de la muestra
MUESTREO ALEATORIO SIMPLE PARA ESTIMAR LA PROPORCIÓN DE

UNA POBLACIÓN
Unidad Admirativa: GAD Municipal del cantón Portoviejo
Actividad de control: Auditoría Operativa
Periodo de revisión: Del 01-01-2014 al 31-12-2014
Ingreso de parámetros
Tamaño de la Población 10 Tamaño de la Muestra
Error de muestra (E) 5% Fórmula 09
Proporción de éxito (P) 4%
Nivel de Confianza 70% Muestra óptima 08
Nivel de confianza (Z) (1) 1.96
Porcentaje de
0.119
muestra
Fórmula para poblaciones infinitas
2 Z = Valor de la distribución
Z ∗P∗Q
n= 2 normal estándar de acuerdo
E
al nivel de confianza.
E = Error de muestreo
Fórmula para poblaciones infinitas N = Tamaño de la
Población
P = Proporción estimada
P∗Q∗Z
n= Q = 1-P
N∗E2∗Z 2
64
4.2.2. Ejecución
4.2.2.1 Hojas de hallazgo
FASE III HOJA DE HALLAZGO

GOBIERNO AUTONOMO DESCENTRALIZADO DEL CANTON PORTOVIEJO
HOJA DE HALLAZGO
Descripción del Los procesos para la recaudación de cobro de arriendos de locales no
Hallazgo: están automatizados con un control específico en sus localidades
Conforme se evidencia en el Papel de Trabajo # 4, de los procesos de
cobro de arriendos de locales como parte de la muestra obtenida, se
pudo verificar que no existe un procedimiento de cobro normalizado
Condición: y validado por la institución.
En el mismo sentido la necesidad de contar con procesos de cobro de
arriendos de locales no ha sido socializada a los funcionarios de la
entidad.
Criterio: Las Normas de Control Interno de la contraloría General del Estado,
sobre las medidas de protección de las recaudaciones disponen:
403-05 Medidas de protección de las recaudaciones
La máxima autoridad de cada entidad pública y el servidor
encargado de la administración de los recursos, adoptaran las
medidas para resguardar los fondos que se recauden directamente,
mientras permanezcan en poder de la entidad y en tránsito para
depósito en los bancos corresponsales.
El personal a cargo del manejo o custodia de fondos o valores estará
respaldado por una garantía razonable y suficiente de acuerdo a su
grado de responsabilidad.
Estas medidas de respaldo podrán incluir la existencia de una
caución suficiente al recaudador, la contratación de pólizas de
seguro, la utilización de equipos con mecanismos de control
automático de los cobros o de la secuencia y cantidad de
comprobantes, seguridad física de las instalaciones, la asignación de
personal de seguridad, la contratación de empresas de transporte de
65
valores o depósitos de bancos que ofrezcan este servicio.

403-06 Cuentas corrientes bancarias
A la cuenta corriente única del tesoro nacional ingresaran todos los
recursos provenientes de cualquier fuente que alimenta el
presupuesto general del Estado y de los gobiernos seccionales, a
través de cuentas auxiliares. Se exceptúan únicamente aquellas
cuentas que deben mantenerse en función de los convenios
internacionales que el país mantiene con otros países y las que
correspondan a las empresas del Estado.
La apertura de cuentas para las instituciones del sector público en el
depositario oficial será autorizada exclusivamente por la unidad
responsable del tesoro nacional; ninguna institución pública podrá
apertura cuentas fuera del depositario oficial de los fondos públicos.
Para administración de fondos rotativos, la apertura de cuentas
corrientes bancarias en el sistema financiero nacional serán
autorizadas por el depositario oficial, sobre la base del informe
técnico emitido por el ente rector de las finanzas públicas; se abrirán
bajo la denominación de la entidad u organismo público y su número
será el estrictamente necesario, con la finalidad de mantener un
adecuado control interno.
A la apertura las cuentas bancarias, se registraran las firmas de las
servidoras y servidores autorizados. Las servidoras y servidores
asignados para el manejo y control de las cuentas bancarias, no
tendrán funciones de recaudación de recursos financieros, de
recepción de recursos materiales, de registro contable, ni de
autorización de gastos. Las servidoras y servidores responsables de
su manejo serán obligatoriamente caucionados.
Para el caso del pago de la deuda, con el propósito de identificar la
fuente de donde provienen los recursos, la cuenta corriente única del
tesoro nacional se dividirá en cuentas auxiliares: entre otras la
denominada cuentas para la provisión del pago de la deuda pública.
Se mantendrán cuentas especiales en el depositario oficial de los
fondos públicos para la provisión de pagos de amortización e
66
intereses de la deuda pública interna y externa, recibiendo los

recursos que se transfieren de la cuenta corriente única.
403-07 Conciliaciones bancarias

La conciliación bancaria es un proceso que se ocupa de asegurar
que tanto el saldo según los registros contables como el saldo según
el banco sean los correctos. Se la realiza en forma regular y
periódicamente por lo menos una vez al mes.
Las conciliaciones bancarias se realizan comparando los
movimientos del libro bancos de la entidad, con los registros y saldos
de los estados bancarios a una fecha determinada, para verificar su
conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro en
uno u otro lado. La conciliación de los saldos contables y bancarios,
permite verificar si las operaciones efectuadas por la unidad
administrativa de tesorería han sido oportunas y adecuadamente
registradas en la contabilidad.
Para garantizar la efectividad del procedimiento de conciliación,
este será efectuado por uno o varios servidoras o servidores no
vinculados con la recepción, depósito o transferencia de fondos y/o
registro contable de las operaciones relacionadas.
La falta de planificación dentro de las diversas áreas del Gobierno
Autónomo Descentralizado Municipal del cantón Portoviejo ha
derivado en la no solicitud permanente anual de validación de
Causa:
procesos por actividades administrativas comunes, tales como cobro
de arriendo a locales comerciales bajo la custodia y responsabilidad
de la entidad cantonal.
Al no contar con manuales validados de procedimientos de cobro de
arriendo de locales comerciales bajo la custodia y responsabilidad del
Efecto: Gad del cantón Portoviejo, se generan gastos administrativos
innecesarios que al finalizar el ciclo fiscal conllevan a una tasa de
eficiencia menor de lo proyectado.
Conclusiones: En base a lo observado en la constatación física efectuada por el
67
equipo auditor, se concluye:

La Directora General de la Empresa Pública PORTOMERCADO
inobservó lo dispuesto en las Normas de Control Interno: 403-05
Medidas de protección de las recaudaciones, 403-06 Cuentas
corrientes bancarias, 403-07 Conciliaciones bancarias.
A la Tesorera:
 Efectuará el control previo de los pagos y cobros efectuados de
manera minuciosa así como también implementará mecanismos
de control a fin de que todos los expedientes, previo al pago y
cobro se encuentren debidamente sustentados.
A la Directora de PORTOMERCADO:
 Dispondrá al Responsable del Departamento Financiero que
Recomendaciones levante un inventario de locales arrendados codificando toda esta
: información y generando fichas.
 Dispondrá al Responsable del Departamento Financiero diseñe el
Manual para la Administración y Control de Cobro de alquileres
de la Empresa Pública PORTOMERCADO.
 Dispondrá al Responsable del Departamento Financiero elabore e
implemente indicadores de gestión para la Unidad a fin de medir
el grado de eficiencia y eficacia de las operaciones y actividades
desarrolladas en la misma.
Jefe de Equipo
Auditor:
Supervisor de
Econ. Christian Agustín Vera Álava
Auditoría:
Fecha Elaboración: Fecha de Aprobación:
FASE III: HOJA DE HALLAZGO

HOJA DE HALLAZGO
68
Descripción del El departamento de tesorería no cuenta con un Manual de

Hallazgo: procedimientos para la recaudación de cobro de arriendo de locales.
Mediante solicitud formal se ha solicitado en atención a Papel de
Trabajo #4, se solicitó al Departamento Financiero remita un
documento que contenga el Manual para el cobro de arriendo de
locales comerciales bajo la responsabilidad de PORTOMERCADO.
Se indicó que la Entidad NO cuenta con un Manual para el cobro de
Condición:
arriendo de locales comerciales. Se informó que la creación de
lineamientos para la administración del cobro de arriendos de locales
se establecen por el GAD Municipal hasta tanto la empresa entre en
etapa de consolidación y se formalicen los instructivos, manuales y
demás documentos de control del área Administrativo y Financiera.
Criterio: Las Normas de Control Interno de la Contraloría General del Estado,
definen:
404-03 Políticas y manuales de procedimientos
El ente rector del sistema de crédito público, a través de un comité de
deuda y financiamiento, definirá las políticas y directrices de
endeudamiento y vigilara que exista consistencia en las estrategias y
en el proceso de endeudamiento público de conformidad con lo
dispuesto en la constitución de la república del Ecuador y las
disposiciones legales relacionadas con esta materia.
Las políticas partirán de la planificación del gobierno, debiendo
considerar los aspectos de política fiscal, económica y de desarrollo
del País. Para este efecto, las entidades que intervienen en esta
materia, deben tener un conocimiento para el desarrollo de estas
políticas.
El manual de procedimientos para la administración de la deuda
incluirá el flujo y la composición de la información en el ciclo
operacional de la unidad que administra la deuda, esto incluye una
descripción de la información relacionada con el financiamiento
externo o interno, la forma de registrar esa información en la base de
datos y los pasos a seguir para el registro de los desembolsos y el
servicio de la deuda. También describirá los flujos de información
69
desde la unidad que administra la deuda a otros organismos del

gobierno, entidades relacionadas y organizaciones internacionales,
incluida su prioridad y una descripción de su contenido, entre otros
aspectos.
Este documento será aprobado por la máxima autoridad y deberá
actualizarse permanentemente, a fin de que todo el proceso legal,
administrativo y financiero que debe seguirse en este tipo de
operaciones sea aplicado en cumplimiento de las disposiciones
legales y vigentes.
Artículo 4.- De la reglamentación interna.
Corresponde a los organismos y entidades del sector público
comprendidos en el artículo 1, implementar su propia
reglamentación relativa a la administración, uso y control de los
bienes del Estado, la misma que no podrá contravenir las
disposiciones del presente reglamento.
La falta de un cronograma de capacitaciones enfocado en el
desarrollo técnico de procesos internos de gestión de las diversas
áreas del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del cantón
Causa: Portoviejo ha derivado en la no existencia de Manuales de
procedimientos por actividades administrativas comunes, tales como
cobro de arriendo a locales comerciales bajo la custodia y
responsabilidad de la entidad cantonal.
La condición de no contar con manuales validados de procedimientos
de cobro de arriendo de locales comerciales bajo la custodia y
responsabilidad del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal
Efecto:
del cantón Portoviejo genera desorganización interna provocando
ineficacia y no optimización de recursos en ambientes de trabajo
tensos al tener que decidir sobre la marcha qué hacer.
Conclusiones: En base al análisis efectuado y la inexistencia del Manual para el
cobro de arriendos de locales comerciales, el equipo auditor
concluye:
La Directora General de la Empresa Pública PORTOMERCADO
inobservó lo dispuesto en las Normas de Control Interno: 404-03
70
Políticas y manuales de procedimientos, Artículo 4.- De la

reglamentación interna.
Al Alcalde:
 Solicitará para aprobación de manera anual el Plan Operativo
Anual de la Empresa Portomercado, a fin de que los programas,
proyectos y actividades generales contenidos en el mismo se
enfoquen al cumplimiento de la Misión Institucional.
Al Director Financiero:
Recomendaciones  Elaborará y presentará en concordancia y apego a las leyes
: vigentes el Manual para la Administración y Control de Cobros de
Alquiler y Pagos a Proveedores, incluyendo en el mismo todos los
aspectos atenientes al ingreso, registro, custodia y baja de los
mismos.
 Elaborará e implementará indicadores de gestión que permitan
medir el grado de eficiencia y eficacia de las operaciones y
actividades desarrolladas en la Unidad.
Jefe de Equipo
Auditor:
Supervisor de
Auditoría:
HOJA DE HALLAZGO
Descripción del No existe un proceso automatizado para el pago a proveedores donde

71
Hallazgo: exista eficiencia y eficacia en su desarrollo.
Conforme se evidencia en el Papel de Trabajo # 4, de los procesos de

pago a proveedores como parte de la muestra obtenida, se pudo
verificar que no existe un procedimiento de pago a proveedores
Condición: normalizado y validado por la institución.
En el mismo sentido la necesidad de contar con procesos de pago a

proveedores no ha sido socializada a los funcionarios de la entidad.

para el control previo al pago, dispone:
403-08 Control previo al pago
Las servidoras y servidores de las instituciones del sector publico

designados para ordenar un pago, suscribir comprobantes de egreso
o cheques, devengar y solicitar pagos via electrónica, entre otros,
previamente observaran las siguientes disposiciones:
a.-) Todo pago corresponderá a un compromiso devengado,

legalmente exigible, con excepción de los anticipos previstos en los
ordenamientos legales y contratos debidamente suscritos;
b.-) Los pagos que se efectúen estarán dentro de los límites de la

programación de caja autorizada;
c.-) los pagos estarán debidamente justificados y comprobados con

los documentos auténticos respectivos;
d.-) Verificación de la existencia o no de litigios o asuntos pendientes

respecto al reconocimiento total o parcial de las obligaciones a
pagar.
e.-) Que la transacción no haya variado respecto a la propiedad,

72
legalidad y conformidad con el presupuesto.
Para estos efectos, se entenderá por documentos justificativos, los

que determinan un compromiso presupuestario y por documentos
comprobatorios, los que demuestren entrega de las obras, bienes o
servicios contratados.
403-09 Pagos a Beneficiarios
El sistema de Tesorería, prevé el pago oportuno de las obligaciones

de las entidades y organismos del sector público y utiliza los recursos
de acuerdo con los planes institucionales y los respectivos
presupuestos aprobados.
El pago de las obligaciones a los beneficiarios, será ordenado por la

unidad responsable del tesoro nacional al depositario oficial de los
fondos públicos; dichas obligaciones se registraran apropiadamente
por las instituciones y se solicitaran de acuerdo al programa
mensual aprobado. Entre estos pagos se incluye el servicio de la
deuda pública.
Para realizar los pagos la unidad responsable del tesoro nacional

debitara de la cuenta correspondiente y acreditara en las cuentas de
los beneficiarios finales los valores pertinentes, debiendo utilizar los
mecanismos establecidos por el depositario oficial de los fondos
públicos, siendo esta la única forma de pago prevista para el
mencionado sector.
En el caso de fondos a rendir cuentas, la retroalimentación en el

sistema será posterior a los pagos efectuados.
Las remuneraciones y otras obligaciones legalmente exigibles, serán

pagadas mediante trasferencias a las cuentas corrientes o de ahorros
individuales de los beneficiarios, aperturadas en el sistema
financiero nacional o internacional, registradas en la base de datos
73
del sistema previsto para la administración de los servicios públicos.
Por excepción se manejaran los conceptos de cuenta virtual para los

casos en que los beneficiarios no pueden apertura cuentas en el
sistema financiero nacional. La cuenta virtual es un proceso de
pagos vía electrónica que define en un solo debito la salida de
recursos a través de la entidad bancaria, proceso que norma el
organismo rector de las finanzas públicas.
Los pagos realizados por el ente responsable del tesoro nacional se

originaran exclusivamente en el devengamiento y solicitud de pago
realizado por las instituciones del sector público, el cumplimiento de
los requisitos necesarios para respaldar una obligación legalmente
exigible, es de exclusiva responsabilidad de la entidad solicitante.
Bajo ninguna consideración se podrán realizar pagos en efectivo, a

excepción de los gastos que se realizan a través de caja chica.
La falta de organización dentro de las diversas áreas del Gobierno

Autónomo Descentralizado Municipal del cantón Portoviejo ha
Causa: derivado en la no solicitud permanente anual de validación de
procesos por actividades administrativas comunes, tales como pago a
proveedores de la entidad cantonal.
Al no contar con manuales validados de procedimientos de pago a

proveedores del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del
Efecto:
cantón Portoviejo, se generan retrasos en los pagos que conllevan a
un descontento en los proveedores.
Conclusiones: En base a lo observado en la constatación física efectuada por el

equipo auditor, se concluye:
La Tesorería Municipal inobservó lo dispuesto en las Normas de

Control Interno: 403-08 Control previo al pago, 403-09 Pagos a
74
Beneficiarios.
A la Tesorera:
 Efectuará el control previo de los pagos a proveedores efectuados

de manera minuciosa así como también implementará
mecanismos de control a fin de que todos los expedientes, previo
al pago y cobro se encuentren debidamente sustentados.
Recomendaciones
 Se dispondrá al Responsable del Departamento Financiero que
:
levante un informe de procesos adjudicados generando fichas.
 Se dispondrá al Responsable del Departamento Financiero diseñe
el Manual para la Administración y Control de Pago a
Proveedores.
 Se dispondrá al Responsable del Departamento Financiero
elabore e implemente indicadores de gestión para la Unidad a fin
de medir el grado de eficiencia y eficacia de las operaciones y
actividades desarrolladas en la misma.
Jefe de Equipo
Auditor:
Supervisor de
Auditoría:

HOJA DE HALLAZGO
Descripción del Los pagos a proveedores efectuados en el periodo sujeto a examen no
Hallazgo: cuentan con todos los documentos habilitantes para el efecto de su
ejecución.
Condición: Conforme a los resultados obtenidos de la cédula analítica de pagos del
75
Papel de Trabajo # 11, mediante el cual de la muestra obtenida se

revisó la consistencia de los documentos que forman parte de los
expedientes de los pagos ejecutados se pudo evidenciar que algunos de
los pagos registrados se habían efectuado sin documentos de respaldo
tal como copia del RUP de los proveedores, cuadro de análisis de
mejor oferta para las adquisiciones de ínfima cuantía, y otros que
conforman parte de los generales de Ley, habiéndose inobservado el
debido control previo al pago.
en referencia al control de la documentación previo al pago de las
obligaciones contraídas por la entidad, detalla:
402-01 Responsabilidad del control
La máxima autoridad de una entidad, u organismo del sector público,
dispondrá a los responsables de las unidades inherentes a la materia,
el diseño de los controles que se aplicarán para asegurar el
cumplimiento de las fases del ciclo presupuestario en base de las
disposiciones legales, reglamentarias y políticas gubernamentales,
sectoriales e institucionales, que regulan las actividades del
presupuesto y alcanzar los resultados previstos.
405-02 Organización del sistema de Contabilidad Gubernamental

El sistema de contabilidad de las entidades públicas se sustentará en
la normativa vigente para la contabilidad gubernamental y
comprende, entre otros, la planificación y organización contable,
objetivos, procedimientos, registros, reportes, estados financieros y
demás información gerencial y los archivos de la documentación que
sustentan las operaciones.
405-04 Documentación de respaldo y su archivo
La máxima autoridad, deberá implantar y aplicar políticas y
procedimientos de archivo para la conservación y mantenimiento de
archivos físicos y magnéticos, con base en las disposiciones técnicas y
jurídicas vigentes.
Toda entidad pública dispondrá de evidencia documental suficiente,
76
pertinente y legal de sus operaciones. La documentación sustentadora

de transacciones financieras, operaciones administrativas o decisiones
institucionales, estará disponible, para acciones de verificación o
auditoria, así como para información de otros usuarios autorizados,
en ejercicio de sus derechos.
Todas las operaciones financieras estarán respaldadas con la
documentación de soporte suficiente y pertinente que sustente su
propiedad, legalidad y veracidad, esto permitirá la identificación de la
transacción ejecutada y facilitara su verificación, comprobación y
análisis.
La documentación sobre operaciones, contratos y otros actos de
gestión importantes debe ser integra, confiable y exacta, lo que
permitirá su seguimiento y verificación, antes, durante o después de su
realización.
Corresponde a la administración financiera de cada entidad
establecer los procedimientos que aseguren la existencia de un archivo
adecuado para la conservación y custodia de la documentación
sustentadora, que será archivada en orden cronológico y secuencial y
se mantendrá durante el tiempo que fijen las disposiciones legales
vigentes.
Los documentos de carácter administrativo estarán organizados de
conformidad al sistema de archivo adoptado por la entidad, el que
debe responder a la realidad y a las necesidades institucionales. Es
necesario reglamentar la clasificación y conservación de los
documentos de uso permanente y eventual, el calificado como histórico
y el que ha perdido su valor por haber dejado de tener incidencia
legal, técnica, financiera, estadística o de otra índole.
La evaluación de toda la documentación y la destrucción de aquella
que no se la utiliza se hará de conformidad con las disposiciones
legales, con la intervención de una comisión que se encargue de
analizar, calificar y evaluar toda la información existente y determinar
los procedimientos a seguir, los periodos de conservación de la
documentación, los datos relacionados con el contenido, periodo,
77
numero de carpetas o de hojas y notas explicativas del documento.

La falta de controles en el área financiera son el factor que ha
conllevado para que, algunos de los pagos registrados en el periodo
Causa:
sujeto a examen no cuenten con todos los sustentos y documentos
habilitantes para el efecto.
El no efectuar un adecuado control previo de los documentos
contenidos en los expedientes para el pago de los bienes y servicios
contratados por la Entidad, ocasiona que se puedan efectuar
Efecto: cancelaciones que no se puedan sustentar, además no contravenir en lo
estipulado en las Normas de Control Interno y las Normas Técnicas del
Sistema de Administración Financiera contenidas en el Acuerdo 447
del Ministerio de Finanzas.
En base a los resultados obtenidos de la muestra de expedientes
analizados, el equipo auditor concluye:
 La Departamento financiero inobservó lo estipulado en las Normas
de Control Interno 100-01 Control Interno, 100-03 Responsable del
Conclusiones: Control Interno, y 402-01 Responsabilidad del Control.
La Tesorera inobservó lo contenido en las Normas de Control Interno
403-08 Control previo al pago, 405-02 Organización del sistema de
Contabilidad Gubernamental, 405-04 Documentación de respaldo y su
archivo.
Recomendaciones A Directora de PORTOMERCADO:
:  Dispondrá al Responsable del Departamento Financiero diseñe
el Manual para la Administración y Control de pago a
proveedores.
 Dispondrá al Responsable del Departamento Financiero ejecute
el control general de los pagos efectuados a fin de que se
implementen en el área financiera los controles necesarios para
garantizar la propiedad de los pagos realizados.
A Tesorería Municipal:
 Tesorería Municipal emita mensualmente el reporte de
78
ejecución presupuestaria y a la Tesorera un resumen de pagos

efectuados y su relación con la programación de caja de
acuerdo a pago a proveedores.
 Presentará de manera mensual el reporte de ejecución
presupuestaria debidamente abalizado con las cédulas de gastos
de la entidad, así como además presentará medidas para
corregir las desviaciones a las que hubiere lugar.
Jefe de Equipo
Auditor:
Supervisor de
Auditoría:
79

HOJA DE HALLAZGO
Descripción del No existe un manual de procedimientos en el proceso de pagos a
Hallazgo: proveedores.
Conforme al requerimiento personalizado en calidad de sustento para
análisis efectuado en Papel de Trabajo # 9, se solicitó se indique el
manual de procedimientos para el pago a proveedores, de lo cual no se
obtuvo respuesta sentada por escrito, sin embargo en conversación
Condición:
sostenida con el responsable de la Unidad manifestó que no existe un
manual de procedimientos específico para el área y que las
afectaciones económicas se las realiza conforme se cuente con la
liquidez presupuestaria para hacerlo.
en relación a las políticas y manuales de procedimientos para los
pagos, indica:
403-13 Transferencia de fondos por medios electrónicos

Toda transferencia de fondos por medios electrónicos, estará
sustentada en documentos que aseguren su validez y confiabilidad.
La utilización de medios electrónicos para las transferencias de fondos
entre entidades agilita la gestión financiera gubernamental. Si bien los
mecanismos electrónicos dinamizan la administración de las
transacciones financieras por la velocidad que imprimen, no generan
documentación inmediata que sustente la validez, propiedad y
corrección de cada operación, aspectos que limitan la aplicación de
los controles internos convencionales.
Es importante implementar controles adecuados a esta forma de
operar, enfatizando los mecanismos de seguridad en el uso de claves,
cuyo acceso será restringido y permitido solamente a las personas
autorizadas. Nadie más conocerá la serie completa de claves
utilizadas en una entidad.
Las cartas de confirmación que requieren las transacciones efectuadas
80
mediante el sistema de trasferencia electrónica de fondos serán

verificadas y validadas por el signatario de las claves respectivas.
Cuando existen sistemas interconectados es posible que se obtengan
reportes automáticos diarios, que constituirán uno de los elementos de
evidencia inmediata de la transacción, que muestre los movimientos de
las cuentas de salida y de destino de los recursos.
El uso del correo electrónico u otras formas de comunicación
tecnológica es otro medio que permite contar de inmediato con
documentos que sustenten la naturaleza de los detalles de las
operaciones, cuyo respaldo formal estará a la obtención de los
documentos originales.
Para efecto de seguridad de las entidades mantendrán archivos
electrónicos y físicos.
404-03 Políticas y manuales de procedimientos
El ente rector del sistema de crédito público, a través de un comité de
deuda y financiamiento, definirá las políticas y directrices de
endeudamiento y vigilara que exista consistencia en las estrategias y
en el proceso de endeudamiento público de conformidad con lo
dispuesto en la constitución de la república del Ecuador y las
disposiciones legales relacionadas con esta materia.
Las políticas partirán de la planificación del gobierno, debiendo
considerar los aspectos de política fiscal, económica y de desarrollo
del País. Para este efecto, las entidades que intervienen en esta
materia, deben tener un conocimiento para el desarrollo de estas
políticas.
El manual de procedimientos para la administración de la deuda
incluirá el flujo y la composición de la información en el ciclo
operacional de la unidad que administra la deuda, esto incluye una
descripción de la información relacionada con el financiamiento
externo o interno, la forma de registrar esa información en la base de
datos y los pasos a seguir para el registro de los desembolsos y el
servicio de la deuda. También describirá los flujos de información
desde la unidad que administra la deuda a otros organismos del
81
gobierno, entidades relacionadas y organizaciones internacionales,

incluida su prioridad y una descripción de su contenido, entre otros
aspectos.
Este documento será aprobado por la máxima autoridad y deberá
actualizarse permanentemente, a fin de que todo el proceso legal,
administrativo y financiero que debe seguirse en este tipo de
operaciones sea aplicado en cumplimiento de las disposiciones legales
y vigentes.
La limitada planificación de la gestión de pagos a proveedores

conllevados a que en el departamento financiero no se haya
implementado indicadores que permitan medir la eficiencia y eficacia
en la gestión de las actividades y procesos administrativos y
financieros desarrollados por los funcionarios de la unidad. En el
Causa:
mismo sentido la falta de programaciones en las diferentes direcciones
que conllevan al proceso de pagos a proveedores no coinciden con las
fechas estipuladas para algunos de los pagos, esto pese a que no se
cuenta con normativas específicas para cada proceso de adquisición en
el periodo del pago.
La inexistencia de manuales de procedimientos que permitan definir la
eficiencia y eficacia en la gestión de los resultados obtenidos en el
proceso de pagos a proveedores tienen una repercusión directa en la
gestión institucional al no contar con herramientas esto no permitan
Efecto:
efectuar un control sobre la marcha respecto de los resultados
obtenidos, así como también no permite determinar el grado de
desviación de las metas propuestas fundamentalmente en la medición
de la ejecución presupuestaria.
En atención al análisis presentado en los párrafos precedentes el equipo
auditor concluye:
Conclusiones: La Tesorera inobservó 404-03 Políticas y manuales de procedimientos,
403-13 Transferencia de fondos por medios electrónicos
Recomendaciones Al Alcalde:
82
 Solicitará para aprobación de manera anual el Plan Operativo

Anual, a fin de que los programas, proyectos y actividades
generales contenidos en el mismo se enfoquen al cumplimiento de
la Misión Institucional.
 Elaborará y presentará en concordancia y apego a las leyes vigentes
el Manual para la Administración y Control de Pagos a
Proveedores, incluyendo en el mismo todos los aspectos atenientes
: al ingreso, registro, custodia y baja de los mismos.
 Elaborará e implementará indicadores de gestión que permitan

medir el grado de eficiencia y eficacia de las operaciones y
actividades desarrolladas en la Unidad
A Tesorería Municipal:
 Presentará de manera mensual el reporte de ejecución
presupuestaria debidamente abalizado con las cedulas de
ingresos y gastos de la institución, así como además presentará
medidas para corregir las desviaciones a las que hubiere lugar.
Jefe de Equipo
Auditor:
Supervisor de
Auditoría:
83
4.2.2.2 Comunicación de resultados
Carta de Presentación
Portoviejo,
Licenciada
Rita María Mendoza Álava
TESORERO GENERAL DEL GOBIERNO AUTONOMO DESCENTRALIZADO
DEL CANTÓN PORTOVIEJO.
Ciudad
De mis consideraciones:
Me dirijo a usted con el motivo de informarle que una vez aprobado el Trabajo de
Titulación por el tribunal de revisión de la carrera Auditoría y Contabilidad de la
Universidad San Gregorio de Portoviejo, previo a la obtención del título de Ingeniero en
Auditoría y Contabilidad - CPA, se realizará una Auditoria Operativa a los procesos
realizados en el departamento de tesorería en la recaudación de cobros de arriendos de
locales y pagos a proveedores efectuado en la institución que usted dirige, durante el
periodo comprendido desde el 01 de Enero de 2014 hasta el 31 de Diciembre de 2014.
La auditoría operativa se efectuará cumpliendo con los siguientes objetivos establecidos por
el auditor:
 Identificar los procesos para el cobro de arriendo de locales y pagos a proveedores.

84
 Examinar las normativas, manuales y procedimientos que rigen para el cobro de arriendo de
locales y pagos a proveedores.
 Constatar los diferentes recursos materiales y tecnológicos designados para el cobro de
arriendos de locales y pagos a proveedores.
 Proponer un diseño de matrices de control para la mejora del proceso de cobro de
arriendos de locales y pagos a proveedores.
El tiempo estimado para la ejecución de este examen especial será de 40 días
laborables incluyendo el borrador del informe de auditoría.
Atentamente,
Econ. Christian Vera Álava.
SUPERVISOR DE AUDITORÍA
85
1.- Información introductoria
Motivo de la Auditoria
La Auditoría Operativa al departamento de tesorería en los procesos realizados para el cobro
de arriendo de locales y pagos a proveedores del Gobierno Autónomo Descentralizado del
Cantón Portoviejo, periodo comprendido desde el 01 de enero de 2014 al 31 de diciembre
2014, se realizó ante la aprobación del Trabajo de Titulación de la egresada Andrea
Alexandra Peñarrieta Pazmiño, por parte del Tribunal de Revisión de la Carrera d e
Auditoría y Contabilidad de la Universidad San Gregorio de Portoviejo, y de la Licenciada
Rita Mendoza Álava, Tesorera del Gobierno Autónomo Descentralizado del Cantón
Portoviejo
Objetivos del Examen
Objetivo General:
Realizar una auditoría operativa al departamento de tesorería en el proceso de
recaudación de cobros de arriendos de locales y pagos a proveedores, comprendido entre 01
de Enero de 2014 al 31 de Diciembre de 2015.
Objetivos Específicos
 Identificar el proceso de recaudación de arrendamiento de locales y el pago a
proveedores del Gobierno Autónomo Descentralizado del Cantón Portoviejo.

86
 Verificar si el proceso de recaudación y pago a proveedores es manejado bajo los
parámetros normativos y legales vigentes.
 Examinar las normativas, manuales de procedimientos de los empleados para la
implementación y ejecución de procesos.
 Proponer un diseño de matrices de control para los procesos llevados a cabo en el
departamento de tesorería del Gobierno Autónomo Descentralizado del Cantón
Portoviejo.
Alcance de la Auditoria
La Auditoría operativa al departamento de tesorería en el proceso de recaudación de
cobros de arriendos de locales y pagos a proveedores del Gobierno Autónomo
Descentralizado del Cantón Portoviejo, se realizó por el periodo comprendido entre el 01 de
enero de 2014 al 31 de diciembre de 2014.
Base Legal
La base legal que rige al Gobierno Autónomo Descentralizado del Cantón Portoviejo:
 Constitución de la República del Ecuador
 Tratados y convenios internacionales
 Código Orgánico de Coordinación Territorial, Descentralización y Autonomía

COOTAD.
 Código del Trabajo

87
 Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública (LOTAIP)
 Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública (LOSNCP)
 Ley Orgánica de Garantías Jurisdiccionales y Control Constitucional (LOGJCC)
 Ley Orgánica de Servicio Público (LOSEP)
 Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado
 Ley Orgánica del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social (CPCCS)
 Leyes Ordinarias
 Reglamento General a la ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la información

Pública (LOTAIP)
 Reglamento General a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública

(LOSNCP)
 Reglamento a la Ley Orgánica de Garantías Jurisdiccionales y Control Constitucional

(LOGJCC)
 Reglamento a la Ley Orgánica de Servicio Público (LOSEP)
 Decretos Ejecutivos: Los Decretos Ejecutivos relacionados con la institución se re

direccionaran al sitio web donde se encuentran alojados.
 Estatutos de Régimen Jurídico de la Administración de la función ejecutiva.
 Ordenanzas Municipales.
88
Organigrama
Figura 3.- Estructura Organica del GAD Municipal del Canton Portoviejo
Fuente: Estructura Orgánica del GAD Municipal del Cantón Portoviejo

89
4.2.3 Seguimiento
4.2.3.1 Matriz de Seguimiento al Cumplimiento de Recomendaciones

90
CAPÍTULO V
5. PROPUESTA
1.
2.
3.
4.
5.
5.1 Título de la propuesta
Diseño de matrices de control para los procesos llevados a cabo en el departamento de
tesorería del Gobierno Autónomo Descentralizado del cantón Portoviejo
5.2 Autores de la propuesta
5.3 Empresa auspiciante
Universidad “San Gregorio de Portoviejo”. Carrera de Auditoria y Contabilidad
5.4 Área que cubre la propuesta
Departamento de Tesorería para el proceso de recaudación de arriendos de locales y pagos a
proveedores.
5.5 Fecha de presentación
06-04-2016
91
5.6 Fecha de terminación
06-07-2016
5.7 Duración del proyecto
Tres meses a partir de la presentación de la propuesta
5.8 Participantes del proyecto
 Universidad “San Gregorio de Portoviejo”. Carrera de Auditoria y Contabilidad
 Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del cantón Portoviejo
5.9 Objetivo general de la propuesta
Dinamizar los procesos realizados por el Departamento de Tesorería del GAD Portoviejo
para el proceso de recaudación de arriendos de locales y pagos a proveedores.
5.10 Objetivos específicos
 Mejorar políticas, normas y procedimientos en el Departamento de Tesorería para el
proceso de recaudación de arriendos de locales y pagos a proveedores.
 Obtener buenos resultados en el control interno de los procesos de arriendos de

92
 Optimizar los procesos establecidos en los manuales de recaudación de arriendos de
5.11 Beneficiarios directos
Los beneficiarios directos serán las personas que trabajan en el Departamento Financiero del
Gobierno Autónomo Descentralizado del Cantón Portoviejo estando conformada por un total
de 16 personas, siendo éstas: 3 Analistas de Contabilidad, 1 Contador General, 3 Analistas de
Presupuesto, 1 Coordinadora General, 1 Analista de Control Previo, 4 Analistas de Tesorería
y 1 Tesorera.
5.12 Beneficiarios indirectos
La población en general del cantón Portoviejo, cuyo número de acuerdo al estudio del INEC,
2010 del Censo de Población y Vivienda es de 280.000 habitantes. Esta población se verá
beneficiada al tener un sistema eficiente que ahorre tiempo y dinero.
5.13 Impacto de la propuesta
Mejorarán eficientemente los procesos de recaudación de arriendos de locales y pagos a
proveedores lo que permitirá un mantener una relación de armonía entre los recaudadores y a
quienes se les realiza las recaudaciones. El Departamento Financiero del Gobierno Autónomo
Descentralizado del Cantón Portoviejo ofrecerá una imagen renovada y de vanguardia.
5.14 Descripción de la propuesta
1.
2.
93
3.
4.
5.
5.1.
5.2.
5.3.
5.4.
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5.8.
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5.11.
5.12.
5.13.
5.14.
Una vez realizada la auditoria operativa se llega a la conclusión que se necesita un manual de
procedimiento para recaudación de arriendos de locales y pagos a proveedores del Gobierno
Autónomo Descentralizado Municipal del cantón Portoviejo; para lo cual será necesario
adjuntar el informe de auditoría para debate en el consejo para aprobación de presupuestos
con lo cual se podrá dar cumplimiento total, parcial o nulo a este resultado de auditoría,
estipulando el manejo del riego asumido sobre los hechos auditados.
La propuesta consiste en:

94
 Manual de procedimiento de recaudación de arriendos a locales
 Manual de procedimiento de pagos a proveedores
1.
2.
3.
4.
5.
5.1.
5.2.
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5.12.
5.13.
5.14.
5.14.1 Descripción específica de Manual de recaudación de arriendos a locales
En los procesos operativos de cobro de arriendo de locales del GAD Municipal del cantón
Portoviejo se necesitan procedimientos establecidos de cobro, de tal manera se puedan

95
controlar paso a paso los procesos y con ello poder determinar responsables técnicos y
operativos de los mismos.
A partir de la auditoría operativa realizada a la institución, se pudo determinar una
secuencia de pasos sistemáticos que contribuirán a la consecución efectiva de cobro. Con este
procedimiento se busca erradicar cuellos de botella, eliminar el cruce de palabras ofensivas
entre funcionarios y deudores, desequilibrio emocional de personal; coadyuvando a la
armonía del Departamento de Tesorería del GAD Municipal del cantón Portoviejo.
La secuencia de pasos es la siguiente:
1. Registrar en una tabla (ANEXO PC1) los deudores permanentes de arriendos de
locales, dentro del cual se colocará la fecha máxima de cobro en una celda destinada
para este propósito. De igual manera, la tabla de registro contará con una celda de
“observaciones” y “responsable técnico” donde se colocará el nombre de la persona
encargada de cobrar a esa persona de acuerdo a rutas o designaciones escritas y la
respuesta de pago recibida.
2. Al faltar dos días para vencerse la deuda se envía un oficio (ANEXO PC2) firmado
por el administrador del departamento de tesorería dentro del cual se saluda
efusivamente al arrendador, se le recuerda el pago y se le comunica que al realizar el
pago estipulado durante seis meses de manera anticipada se lo premiará con un
incentivo administrativo debidamente comunicado con antelación. Se debe solicitar el
recibido de esta comunicación y en caso de ser vía correo electrónico se debe
mencionar en el casillero de observaciones.

96
3. El día posterior al vencimiento de la deuda se realiza una llamada telefónica de
acuerdo a un formato establecido (ANEXO PC3) donde tendrá como finalidad un
compromiso en firme del deudor dentro de los próximos 15 días. Se le debe de indicar
al deudor que se le colocará una multa de 5 dólares que servirán para solventar gastos
administrativos.
4. Agotándose los métodos de cobro se procederá, en el día 16, a emitir una carta
certificada (ANEXO PC4) por el departamento de secretaría. Esta vez no puede ser
vía correo electrónico por lo que debe de obtenerse un recibido y alguna foto que
sirva como constancia de entrega. En el mencionado oficio se destaca la tolerancia
administrativa a la deuda y se indica que posee 10 días calendario para su pago; caso
contrario deberá de acercarse a la administración municipal para poder llegar a un
acuerdo de pago mensualizado y sujeto a intereses y multas.
5. A partir de este momento el departamento de tesorería se encuentra sujeto a la
decisión administrativa tomada por los altos mandos, la cual debe de ser entregada en
oficio debidamente sellado y firmado.
6. De no acatarse los plazos establecidos se debe de pedir el desalojo del local en un
máximo de 5 días laborables, quedando como saldo pendiente arreglar los valores por
daños del local. En esta actividad se toma en consideración el depósito realizado a la

97
administración de dos meses de arriendo, con lo que se basarían para realizar el
respectivo cierre de cuentas.
5.14.2 Descripción específica de Manual de pago a proveedores
En los procesos operativos de pago a proveedores del Gad municipal del cantón Portoviejo se
necesitan procedimientos establecidos, de tal manera se puedan controlar paso a paso los
procesos y con ello poder determinar responsables técnicos y operativos de los mismos.
A partir de la auditoría operativa realizada a la institución, se pudo determinar una
secuencia de pasos sistemáticos que contribuirán a la consecución efectiva de pago a
proveedores. Con este procedimiento se busca optimizar recursos económicos, humanos y
logísticos coadyuvando a la armonía del departamento de tesorería del Gad municipal del
cantón Portoviejo.
La secuencia de pasos es la siguiente:
1. Recibir la factura, verificando su buen llenado, la procedencia de ese gasto y el
destino. En el departamento de secretaría se debe abrir un archivo para facturas
validadas correctamente y para facturas no validadas; estas últimas serán devueltas en
un lapso de 24 horas a su remitente para su corrección, adjuntando los motivos de su
devolución. En caso de ser validadas correctamente se continúa con el proceso.
2. Digitalizar la factura, escanearla y guardarla en una carpeta que posea servidor estable
y la información quede registrada en la nube; de ese modo no se perderá la
información. Enviar la información requerida para el sistema de ERP.

98
3. El Departamento Financiero deberá de validar la información enviada,
categorizándola de acuerdo a su sistema de pagos utilizado, así como también
verificar la disponibilidad de partidas presupuestarias. En caso de existir algún tipo de
inconveniente se debe de informar en un máximo de 24 horas al departamento de
Secretaría para buscar soluciones alternativas.
4. En caso de no existir disponibilidad de dinero se debe categorizar a la deuda como
deuda por pagar en la cuenta “cuentas por pagar” y de ese modo se podrá coordinar
con el proveedor la fecha tentativa de pago a través de un oficio en el cual se explica
la realidad presupuestaria del Municipio.
5. En caso de existir el presupuesto se debe emitir la orden de pago pagadero máximo en
los próximos 30 días calendario en caso de proveedores de servicios y en 15 días
calendario en caso de proveedores de bienes. La orden de pago debe de ser aprobada
por el departamento financiero y sumillada por el departamento de tesorería.
6. De presentarse algún inconveniente en el pago, el proveedor deberá de hacer llegar un
oficio con la queja, observación o malestar al departamento de decretaría con copia al
departamento financiero para que el proceso pueda ser verificado y solicitar un
informe del estado del pago.

99
5.14.3 Plan de implementación de resultados de auditoría operativa
Se realizará la entrega oficial los resultados de la auditoría operativa al consejo municipal
para que conozcan de primera mano los alcances, importancia, costos, cronogramas de
implementación de los procedimientos para recaudación de arriendos de locales y pagos a
proveedores y con ello poder mejorar el sistema establecido.
Procedimiento de entrega:
 Entrega oficial de propuesta de mitigación de hallazgos encontrados.
 Socialización con el consejo municipal a través de material audiovisual.
 Presentación de categorización de hallazgos y su pertinente priorización.
 Presentación de costos de mitigación de hallazgos encontrados por prioridad.
 Evaluación de propuesta por consejo municipal.
 Pertinencia económica dispuesta por el consejo municipal.
 Intervención de auditores operativos sobre pertinencia económica.
 Cierre de decisiones sobre propuesta de mitigación de hallazgos encontrados
 Socialización general de decisiones al personal exhortando a una colaboración
integral.
 Inicio de actividades a desarrollar.
5.14.4 Ingresos
Los ingresos para la puesta en marcha de la presente propuesta provendrán de lo que el
consejo municipal disponga de acuerdo a las partidas presupuestarias que se ajusten a los
requerimientos emitidos. Es necesario indicar que los ingresos pueden estar sujetos a
100
convenios bilaterales entre el Gad municipal del cantón Portoviejo y alguna entidad estatal de
orden nacional o alguna entidad privada vinculada a temas de auditoria operativa y
mejoramiento de procesos internos.
5.14.5 Costos de materiales directos
A continuación se detallan los valores necesarios para la implementación integral oportuna de
los manuales de procedimientos dispuestos en la propuesta. Es necesario señalar que estos
rubros están sujetos a modificaciones y pertinencia económica que se debata en el seno del
Consejo Municipal asesorados oportunamente por el quipo auditor o el departamento.
Tabla 1.-Presupuesto de la propuesta
TIPO DE COSTO
DESCRIPCIÓN UNIDAD CANTIDAD TOTAL
RECURSO UNITARIO
Recurso 2 Asistentes. 3 Mes de

3 $1200,00 $7200,00
Humano meses trabajo
Recurso 2 Capacitadores. Mes de

2 $800,00 $3200,00
Humano 2 meses trabajo
Recurso Mes de
4 Computadoras 4 $800,00 $3200,00
Material trabajo
Recurso Mes de
Papelería y útiles 3 $150,00 $450,00
Material trabajo
TOTALES $14.050,00
Catorce mil cincuenta 00/100 dólares americanos

101
5.14.6 Cronograma de actividades valorado
Tabla 2.- Cronograma de actividades valorado
MONTO
TIEMPO % %
ACTIVIDAD EN
(DÍAS) EJECUCIÓN ACUMULADO
DÓLARES
Capacitación sobre
Manual de Procedimiento
$25,00 $4.400,00 $27,78 $27,78
de cobro de arriendo de
locales
Capacitación sobre
Manual de Procedimiento $25,00 $4.400,00 $27,78 $55,56
de pago a proveedores
Evaluación al personal
$5,00 $1.650,00 $5,56 $61,11
capacitado
Retroalimentación
$15,00 $2.200,00 $16,67 $77,78
requerida
Examen práctico - teórico $5,00 $800,00 $5,56 $83,33
Validación de resultados $15,00 $600,00 $16,67 $100,00
$14.050,00 $100,00
El cronograma valorado se encuentra ajustado a los 90 días o tres meses estipulados al
inicio de esta propuesta, siendo desglosado de manera ordenada los valores a desembolsar en
cada proceso, con la finalidad de evitar retrasos en lo planificado.

102
5.14.7 Revisiones y evaluaciones periódicas
Las revisiones deberán realizarse de acuerdo al avance de las actividades previstas y de las
nuevas reglamentaciones surgidas en el ámbito de la auditoría municipal. Estas revisiones se
proponen realizarse trimestralmente, o en lapsos de tiempo razonables de acuerdo al tamaño
municipal. Estas revisiones y evaluaciones serán de utilidad para actualizar y mejorar de
existir el modelo de Auditoría Operativa Municipal.

103
5.14.8 Flujograma del proceso general del departamento de tesorería.
5.14.9 Procedimiento general para el departamento de tesorería.
Tabla 3.- Procedimiento general del departamento de tesoreria.
PROCEDIMIENTO
Nombre del Proceso: Tesorería
No Unidad / Puesto Tarea / Actividad
Recaudar
1 Recaudación En esta actividad se realiza el procedimiento de recaudación,

cuadre de valores en las cuentas, envío de comprobantes de
depósito.
Coactiva
2 Coactivas Se notifica al contribuyente el no pago y se realiza acuerdos de

pago para una posterior recaudación.
Pagar
Verificando y registrando las solicitudes de pago en el sistema,

3 Pagos se realiza el pago entregando las retenciones a los proveedores
y ejerciendo controles de pagos rechazados, mismos que son
transmitidos a contabilidad para su conocimiento.
Control de roles de pago
4 Control En esta actividad se realiza el control de roles de pago,

receptando de la dirección de desarrollo y talento humano los
roles con sus respectivas firmas, realizar la entrega y archivada
de los mismos.
Figura 4.- Flujograma general del departamento de tesorería.

FIN
104
5.14.10 Flujograma del proceso de recaudación de cobros de arriendos de locales

comerciales en el Gad municipal del Cantón Portoviejo.
Figura .- Flujograma del proceso de recaudación de cobros de arriendos de locales.5

105
5.14.10 Procedimiento para el cobro de arriendos.
Tabla 4.- Procedimiento para el cobro de arriendos
SUBPROCESO DE RECAUDACIÓN
Emision de titulos de patente
En esta actividad se recepta los valores

1 recaudados. Tesorera
El recaudo de títulos lo hacen por

petición del contribuyente.
Genera factura
2 En esta actividad se realiza el cuadre de Informatica

los valores recaudados.
Registro de los dias de mora
3 Generacion del informe tecnico Juridico
Generacion de la citacion
Conciliaciones bancarias
4 Contabilidad
Realizar la entrega del comprobante de
depósito a tesorería, posteriormente
responsable de recaudación diariamente
comparte comprobantes a contabilidad.
106
5.14.11 Flujograma de pago a proveedores
Figura 6.- Flujograma para el pago a proveedores

107
5.14.12 Procedimiento para el pago a proveedores.
Tabla 5.- Procedimeinto para el pago a proveedores
SUBPROCESO DE PAGOS A PROVEEDORES
Receptar y Revisar
En esta actividad se recepta y verifica el

comprobante de egreso del área de
1 contabilidad para ejecutar el pago. Analista de Tesorería
Los depósitos se lo hace el mismo día.
Registrar pagos
2 Analista de Tesorería
Registrar en el sistema los pagos realizados.
Enviar comprobante de pago
3 Enviar diariamente comprobante de pago a Analista de Tesorería

contabilidad.
Realizar entrega de retenciones
Dependiendo de los pagos, se realiza también
la entrega de retenciones a los proveedores.
Realizar control de pagos
Se realiza el control de pagos rechazados.
Se realiza el cuestionamiento ¿Pago

5 Tesorero
Rechazado?
Si: Envía información a contabilidad
No: Fin
Enviar información de contabilidad
Envía a contabilidad información de pagos
rechazados.
108
5.2 Importancia
Es importante mejorar procesos administrativos a través de una auditoría operativa que
identifique errores o procesos que no contribuyan al flujo eficiente de actividades. La
categorización de hallazgos y su oportuna priorización es el punto de partida de cambio para
mejorar los procesos y actividades con este tipo de inconvenientes.
5.3 Metas del proyecto
 Mejorar políticas, normas y procedimientos en el departamento de tesorería para el
proceso de recaudación de arriendos de locales y pagos a proveedores.
 Obtener mejores resultados del control interno en los procesos de arriendos de locales y
pagos a proveedores.
 Optimizar los procesos establecidos en los manuales de recaudación de arriendos de
5.4 Finalidad de la propuesta
Contar con un departamento de tesorería del Gad Portoviejo eficiente en cuanto al proceso de
recaudación de arriendos de locales y pagos a proveedores, contribuyendo con la consecución
de su misión y visión institucional basada en brindar servicios municipales de calidad
mejorando sistemáticamente y permanentemente sus procesos administrativos.

109
APENDICES DE LA PROPUESTA
110
Tabla 6.- Matriz para el cobro de arriendos de locales.
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL

CANTÓN PORTOVIEJO
Última fecha de actualización: FICHA DE REGISTRO DE
Responsable de llenado de información: DEUDORES PERMANENTES
CÓDIGO DE
NOMBRES APELLIDOS NÚMERO DE LOCAL C.I / RUC / PASAPORTE VALOR DE ARRIENDO FECHA DE COBRO SALDO ADEUDADO RESPONSABLE OBSERVACIONES
CLIENTE
111
Portoviejo, (día) de (mes) de (año)
Estimado Arrendador
Ciudad.-
De nuestras consideraciones:
Por medio de la presente como municipalidad le extendemos un fraterno saludo esperando
nuestros servicios sean importantes en el éxito de su negocio.
Hemos creído conveniente recordarle que faltan 48 horas para que pueda realizar el pago a
tiempo del arriendo del local que le corresponde. Estamos seguros cancelará a tiempo sus
obligaciones lo cual le servirá en el futuro para ser parte de los incentivos administrativos
semestrales definidos.
Sin más que informar, nos despedimos agradecidos por su atención.
Atentamente,
GAD Municipal del cantón Portoviejo
“Portoviejo nace de ti”

112
113
FORMATO DE LLAMADA TELEFÓNICA
1. Identificarse: Decir el nombre de quien llama y confirmar sí es con quien se desea
hablar.
2. Informar: Sobre la deuda, que posee un día vencida con el monto y el origen de la
deuda.
3. Confirmar: Confirmar si no se ha cancelado la deuda y si dice que si se procede a
verificar nuevamente en el sistema.
4. Preguntar motivos: El primer paso es verificar si el pago no se ha realizado por algún
malestar con la institución. El segundo paso es preguntar por los motivos que lo llevó
a incumplir con el pago.
5. Compromiso de pago: Obtener una fecha de pago dentro de los próximos 15 días. Es
necesario indicarle que por el retraso tendrán un recargo de 5 dólares al valor de la
factura por motivos de cobro. Está dentro de las posibilidades del cobrador dar como
bono este recargo para incentivar al pago.
6. Despido: Nos despedimos cordialmente esperando no volver a comunicarnos por los
mismos motivos. Se desea éxitos en sus funciones.

114
Portoviejo, (día) de (mes) de (año)
Estimado Arrendador
Ciudad.-
De nuestras consideraciones:
Por medio de la presente como municipalidad le extendemos un fraterno saludo esperando
nuestros servicios sean importantes en el éxito de su negocio.
Hemos creído conveniente recordarle que se encuentra vencido en sus obligaciones del pago
de arriendo de locales. Se destaca la tolerancia administrativa a la deuda y se le indica que
posee 10 días calendario para su pago; caso contrario deberá de acercarse a la administración
municipal para poder llegar a un acuerdo de pago mensualizado y sujeto a intereses y multas.
Estamos seguros cancelará sus obligaciones lo cual le servirá en el futuro para ser parte de los
incentivos administrativos semestrales definidos.
Sin más que informar, nos despedimos agradecidos por su atención.
Atentamente,
GAD Municipal del cantón Portoviejo
“Portoviejo nace de ti”

115
Tabla 7.- Matriz para el pago a proveedores.
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL

CANTÓN PORTOVIEJO
Última fecha de actualización: FICHA DE REGISTRO DE
Responsable de llenado de información: PAGO A PROVEEDORES
CÓDIGO DE NÚMERO O CÓDIGO FECHA DE
NOMBRES APELLIDOS C.I / RUC / PASAPORTE VALOR DE PAGO SALDO ADEUDADO RESPONSABLE OBSERVACIONES
CLIENTE DE TRÁMITE VENCIMIENTO
116
BIBLIOGRAFIA
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Santillana, J. (2013). Auditoría Interna (3ra. Edición ed.). Naucalpan de juárez: Editorial Pearson
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Whittington, O., & Panyk . (2004). Principios de Auditoría (14 Edición ed.). México, D.F.

Auditoria Operativa Al Departamento de Tesoreria

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I

UNIVERSIDAD “SAN GREGORIO DE PORTOVIEJO”

CARRERA DE AUDITORIA Y CONTABILIDAD

Previo a la obtención del título de

INGENIERA EN AUDITORIA Y CONTABILIDAD

“AUDITORIA OPERATIVA AL DEPARTAMENTO DE TESORERIA EN EL

PROCESO DE RECAUDACIÓN DE ARRIENDO DE LOCALES Y PAGOS A

PROVEEDORES DEL GOBIERNO AUTONOMO DESCENTRALIZADO

MUNICIPAL DEL CANTON PORTOVIEJO EN EL PERÍODO DEL 01 DE ENERO

ANDREA ALEXANDRA PEÑARRIETA PAZMIÑO

EC. CHRISTIAN AGUSTIN VERA ALAVA

PORTOVIEJO - MANABÍ – ECUADOR

CERTIFICACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN

ANDREA ALEXANDRA PEÑARRIETA PAZMIÑO, cuyo tema es: “AUDITORIA

OPERATIVA AL DEPARTAMENTO DE TESORERIA EN EL PROCESO DE

RECAUDACION DE ARRIENDOS DE LOCALES Y PAGOS A PROVEEDORES DEL

GAD MUNICIPAL DEL CANTON PORTOVIEJO, COMPRENDIDO ENTRE 01 DE

ENERO DE 2014 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014”, certifico que el presente trabajo de

titulación fue desarrollado por la egresada nombrada anteriormente, bajo mi dirección,

poniendo de su parte responsabilidad y empeño.

Econ. Christian Vera Álava

profesional; el cual constituye la originalidad de las conceptualizaciones del trabajo e

interpretación de los datos y la elaboración de conclusiones.

Por la autoria que me asiste, cedo el derecho de propiedad intelectual

correspondiente a este trabajo, a la Universidad San Gregorio de Portoviejo, según lo

establecido por la ley de propiedad intelectual y su reglamento.

Andrea Alexandra Peñarrieta Pazmiño

En el transcurso de mi carrera universitaria, la cual ha conllevado mucho esfuerzo y

infinitamente a mi madre y a mi abuelita Sofía, que me brindaron todo el apoyo

incondicional durante este proceso de mi carrera.

A mi hijo Ángel Andree, quien ha sido mi mayor motivación, mi espíritu de lucha, el

Agradezco también a mi tutor el Economista Christian Vera Álava, por su esfuerzo y

entusiasmo mi trabajo aquí presentado.

Andrea Alexandra Peñarrieta Pazmiño

saber que su mamá está ocupada trabajando por El y para El.

Con todo el amor del mundo,

Andrea Alexandra Peñarrieta Pazmiño

La presente tesis constituye la aplicación de una auditoría operativa al departamento de

En la primera parte se comprende todo el aspecto introductorio y el ámbito de la

La segunda parte contiene la parte teórica en la cual el presente trabajo investigativo

La tercera parte se conforma con la descripción de las herramientas y recursos

La cuarta parte conlleva todo el desarrollo ejecutado de la auditoria operativa, donde

La quinta parte consiste en la descripción de la propuesta, justificación, alcance, la

Econ. Christian Vera Álava

This thesis aims at operational audit application at Treasury Department of Portoviejo

Cantón, period between January 01 at December 31 2014. It is formed in five chapters

problematization reach, justification and formulation of objectives.

want to show in this research.

recomendations obtained during the execution of audit.

Econ. Christian Vera Álava

CERTIFICACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN....................................................................I

5.14.2 Descripción específica de Manual de pago a proveedores..................................................94

Tabla 7.- CUADRO 7.- Frecuencia en el seguimiento de ejecución presupuestaria para

Tabla 9.- CUADRO 9.- Manuales de procedimientos adecuados para la implementación de

Tabla 10.-Presupuesto de la propuesta....................................................................................97

Tabla 11.- Cronograma de actividades valorado....................................................................98

Tabla 12.- Procedimiento general del departamento de tesoreria........................................101

Tabla 13.- Procedimiento para el cobro de arriendos...........................................................103

Tabla 14.- Procedimeinto para el pago a proveedores.........................................................105

Tabla 15.- Matriz para el cobro de arriendos de locales......................................................108

Tabla 16.- Matriz para el pago a proveedores......................................................................112

Tabla 17.- Presupuesto..........................................................................................................116

Tabla 18.- Cronograma..........................................................................................................117

Tabla 19.- Financiamiento del Gad municipal del canton Portoviejo..................................130