Escuela Técnica Las Piedras 2 Prácticas de Oficina Prof. Téc.

Marly Cavia

2do. EMP Asistente de Dirección

ANÁLISIS Y DISEÑO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO

CONCEPTO de Procedimiento
 es una sucesión cronológica y secuencial de operaciones. Mediante procedimientos se
cumplen las tareas que se llevan a cabo en una organización.

 que es un conjunto de operaciones generalmente secuencialmente vinculadas y su

método o forma de ejecución.

 que es un conjunto de operaciones relacionadas entre sí y ejecutadas en base a

determinado método.

Estructura y Procedimientos
Estructura y procedimientos administrativos son elementos estrechamente
interrelacionados.

Los procedimientos, o las operaciones, son los actos mínimos a partir de los cuales se
integran tanto el aspecto estructural de la organización (funciones y relaciones) como el
aspecto operativo. (sistemas administrativos).

Los procedimientos administrativos “transitan”, a través de las estructuras. Por eso

cualquier modificación en los aspectos estructurales puede aparejar cambios en los
procedimientos y viceversa.

Un conjunto de procedimientos afines conforman una actividad y actividades afines

constituyen una función.

Un grupo de funciones afines y la gente involucrada en su cumplimiento conforman

un órgano.

Los órganos y sus relaciones formales constituyen la estructura formal.

Las estructuras junto con los sistemas administrativos componen la organización formal.

ALCANCE DE LA TÉCNICA y VENTAJAS

Alcance:
En el campo de los procedimientos, el alcance de O y S es muy amplio, logra entre otras
cosas: flujos de operaciones ágiles y constantes, evitar exceso de burocracia, promover
una eficaz delegación, lograr unificación.
Ventajas:
Maximización de la eficiencia de los circuitos administrativos, para una buena toma
de decisiones.
Sencillez, claridad, exactitud, uniformidad y flexibilidad, comunicaciones ágiles y
precisas de los sistemas de información.

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Descripción de Procedimientos:
 Forma narrativa.
 Diagrama de Procedimientos.
Forma Narrativa, fallas:
 Lectura extensa: complica interpretación,
 Relación entre la información: dificil visión del procedimiento en su conjunto,
 Narración subjetiva: dificulta ver omisión de información,
 Distintas interpretaciones,
 Complica elaboración software.

Diagrama de Procedimientos: Cursograma, flujograma, fluxograma, diagrama de flujo.

Definición: es la representación gráfica de los procesos y procedimientos de trabajo.

Pueden aplicarse para procedimientos industriales y administrativos. Los

procedimientos administrativos procesan información, representada en documentos o
soportes de información.

Ventajas del Diagrama de Procedimientos:

Aplica a cada actividad administrativa un nombre el cual se repetirá: elimina ambigüedad,
Facilita apreciación en conjunto del procedimiento,
Evita diferencias de interpretación.

Utilidad del Diagrama de Procedimientos:

 Relevar información o sistematizar información relevada “actual o vigente”,
 Analizar un procedimiento y detectar problemas,
 Diseñar propuestas de cambio “propuesto”,
 Comparar realidades administrativas en diferentes momentos históricos.

SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS

No existe universalidad de criterios respecto a los sistemas de graficación y existe gran
diversidad de lenguajes.

Todos los sistemas tienen: símbolos y un conjunto de reglas. El símbolo es el elemento

o figura que sirve para representar los hechos que suceden en los procedimientos.

Código ASME
Desarrollado por la Sociedad Norteamericana de Ingenieros Mecánicos, para
procedimientos de tipo industrial.
Cinco operaciones:
o Operación o Demora o espera
o Transporte o traslado o Almacenamiento o archivo.
o Inspección o control
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Ventajas:
 Noción clara y precisa de la sucesión Desventajas:
de etapas,
 Frecuencia relativa de cada
operación,  No muestra los documentos
 Cantidad de pasos del trámite, utilizados
 Demoras,  No muestra los puestos de trabajo
 Cantidad de traslados, donde se realizan las operaciones.
 Oportunidad de controles.

Símbolos
OPERACIÓN

Simboliza toda acción de creación, cambio o adición

de algún elemento en el proceso

TRANSPORTE o TRASLADO

Simboliza el movimiento de un punto a otro.

CONTROL o INSPECCIÓN

Simboliza el cotejo o la verificación contra un criterio

determinado

DEMORA o ESPERA

Simboliza las detenciones transitorias del proceso

durante las cuales no se realiza operación alguna.

ARCHIVO o ALMACENAMIENTO

Simboliza el archivo de portadores de información o el

almacenamiento de objetos.

Reglas de diagramación:

Presenta cinco columnas, una para cada operación. Los códigos se relacionan mediante
líneas.

 Decidir el procedimiento a diagramar: diagramas separados si desviaciones.

 Describir cada paso: breve en columna descripción.
 Anotar tiempo y distancia, puesto de trabajo y formularios.
 Seleccionar el símbolo: se relacionan entre sí a través de líneas rectas.
 Sumar cantidades: de operaciones, traslados, controles, demoras y archivos, y
también tiempos y distancias establecidas.
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Código ASA
La American Standard Asociation (ASA), símbolos estándar para la descripción y análisis
de problemas de procesamiento de información.
Resalta la importancia de la información dentro de los procesos administrativos.
Con la información se pueden hacer cinco operaciones:
 Registrar: anotar un dato en un portador de información;
 Comunicar: transferir un dato de un punto a otro;
 Controlar: cotejar un dato para establecer coincidencia o no;
 Computar: obtener un nuevo conocimiento;
 Archivar: guardar información para recuperarla en otro momento.

Símbolos
Registración: Grabación de la información en un portador.

Comunicación: Indica la dirección del flujo de operaciones, tanto transferencia

del portador como la ligazón de dos operaciones consecutivas. Transferencia de
información sin portador (Verbal, personal, o telefónica)

Control: Selección de alternativas. A su salida diferentes procesos a seguir.

Cómputo: Obtención de un nuevo conocimiento a partir de información

conocida.

Archivo: Acumulación centralizada de datos, ordenados de acuerdo a

determinado criterio de clasificación.

Símbolos referidos a los portadores de información

Formulario: Todo portador de información sea en papel o cartulina. Dónde se
registran datos en forma manual, mecánica o eléctrica.

Listado o informe: Listados producto del procesamiento electrónico de datos y

los informes producto de elaboraciones humanas.

Proceso predefinido: Se realizan operaciones cuya secuencia se definió

anteriormente.

Conector “dentro de hoja” Interrupción de la secuencia de operaciones y a

continuación en la misma hoja.

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Conector “Fuera de hoja” Interrupción de la secuencia de operaciones y continuación en
otra hoja.

Reglas de diagramación:

Se divide la hoja de trabajo en bandas verticales, poniéndose en el encabezamiento

nombre de unidad o puesto.
Definir grado de detalle del diagrama y mantenerlo.
No se representan hechos físicos, sino operaciones con la información.
El flujo normal de operaciones se diagrama de izquierda a derecha y de arriba hacia
abajo. No líneas quebradas ni diagonales.

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Alfabético

Código IRAM

El Instituto Argentino de Racionalización de Materiales (IRAM) desarrolló normas que

regulan la representación gráfica de los procedimientos administrativos

Símbolos

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Reglas de diagramación:
 Orientación del diseño: sentido descendente y de izquierda a derecha.
 Ubicación de los símbolos: multi columnar, cada columna una unidad funcional.
 Traslado de Información o comunicaciones: líneas rectas continuas, el sentido
con una flecha. Punto de encuentro de líneas “puentes”. Entrada de líneas por parte
superior o lateral del símbolo, salida por parte inferior o lateral.
 Ubicación de los símbolos: posición inicial, media o final.
 Generación de información impresa: emisión de documentos e informes: símbolo
operación a continuación de símbolo de formulario.

Metodología de Análisis
Descomposición en partes para conocer el objeto, la razón, el/los responsables, el lugar
y el tiempo y los métodos utilizados.
Preguntas:
 Referidas al objeto: qué se hace?, es necesario?, por qué se hace?, qué sucedería
si no se hace?, ...
 Referidas al responsables de ejecución: quién lo hace?, por qué lo hace?, tiene
la capacitación y experiencia adecuadas?,....
 Referidas al lugar: dónde se hace?, por qué se hace en ese lugar?,....
 Referidas al tiempo: cuándo se hace?, por qué se hace en ese momento?, es
correcto el orden en que se efectúa?,...
 Referidas al método: cómo se hace?, por qué se hace de esa manera?,....

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Ese sistema de preguntas permite describir el procedimiento, realizar su diagnóstico y
ver las posibilidades de mejorarlo.

Alternativas del análisis:

 Eliminar el trabajo innecesario
 Combinar o reordenar operaciones
 Simplificar las operaciones.

Algunas deficiencias:
Número excesivo de etapas, “desandar lo andado”, falta de unificación, demasiado
movimiento de personas, exceso de registros para fines de referencia o anotación, elevada
cantidad de documentos.

Manual de Procedimientos
Se establecen y describen en detalle las operaciones que se deben ejecutar en forma
cronológica y secuencial para realizar una tarea.
Permiten comprender ordenada y detalladamente las operaciones, los órganos y puestos
que intervienen y los portadores de información que se utilizan.
Ventajas:
 Normatizan y estandarizan la ejecución,
 Facilitan la toma de decisiones programadas,
 Capacitan al nuevo personal,
 Elementos de consulta en caso de duda,
 Jefes no participan en decisiones programadas.
Desventajas:
 Enlentecen el trabajo,
 Difícil mantenimiento actualizado,
 Pueden limitar la iniciativa del personal.
 Recomendable. Tamaño, rotación del personal.

El manual debe contener una relación ordenada y sistematizada de los

procedimientos, por eso clasificados por sistemas, procedimientos principales y
procedimientos accesorios.
Contenido:
IDENTIFICACIÓN: nombre del órgano, nombre del procedimiento, número y/o código del
procedimiento, fecha de elaboración, fecha de vigencia.
OBJETIVO: en forma clara y precisa, saber para qué se desarrolla.
TEXTO: es la forma narrativa donde enumera las operaciones en orden cronológico, en
qué consiste cada operación, y quien debe ejecutarla, cómo, cuando y dónde.
PORTADORES DE INFORMACIÓN: dibujo de un ejemplar del portador y las instrucciones
del método de llenado.
CURSOGRAMA.

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Tendencias modernas para la mejora de procesos

Los manuales en el marco de los procesos de mejoramiento administrativo:
Los manuales son un instrumento de análisis y también el producto final de un trabajo
de mejoramiento administrativo.
No han perdido vigencia como instrumento, pero su forma evolucionó hacia medios
informáticos, permitiendo actualización permanente, y consultas interactivas del
usuario.
La técnica (procedimientos) ha sido recogida por otros procesos de mejoramiento
administrativo como: la Mejora Continua/Calidad, las normas ISO 9000 y la
Reingeniería.

Procesos
CONCEPTO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las
cuales transforman entradas en salidas (ISO 9000:2000).

Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, que tienen el

propósito de agregar valor a los inputs (elementos de entrada), transformándolos en un
grupo de outputs (elementos de salida; resultados) valiosos para un cliente.

Las organizaciones tradicionales se gestionan por funciones

Las concepciones administrativas modernas indican que la eficacia aumenta cuando se
identifican los procesos. Las normas Unit-Iso 9000:2000 promueven la adopción del
enfoque basado en procesos.

Bibliografía:

Javier Mari, Facultad de Ciencias Económicas y de Administración, 2010