Arquitectura de Procesos

Práctica Calificada N° 02
BPMN - Bizagi
1. Realice un modelo de proceso (Pool, Carriles, actividades y flujo) para el proceso de
admisión para postulantes internacionales en una universidad. (13p)
2. Haga un listado de todas las actividades y explique, como priorizaría estudiarlas según
sus características de tiempo de ciclo y costos. Sustente su respuesta. (7p)
Incluya sus apellidos y nombres en el modelo.
Los postulantes rellenan un formulario en línea que incluye detalles personales, dirección de
contacto, selección del programa que quieren cursar y algunos detalles relativos a su
formación. Las solicitudes presentadas vía Web se almacenan en un sistema de información
al que tienen acceso todo el personal implicado en los procesos de admisión. Los postulantes
no envían ningún documento electrónicamente, ellos tienen que imprimir y firmar el
formulario de solicitud y enviarlo por correo postal con los siguientes documentos:
• Certificación de su expediente académico.
• Resultados de su test oficial de conocimiento del idioma inglés.
• Currículum Vitae.
La documentación llega al servicio de postulantes mediante el correo ordinario. Cuando los
documentos se reciben físicamente se comprueban en el citado servicio. Cuando se detecta
que algún documento falta se envía un correo electrónico al estudiante que debe enviar de
nuevo los documentos que faltan o los que son incorrectos. Con la información recibida el
servicio de postulantes envía copias certificadas de los documentos a una agencia de
evaluación externa. La agencia comprueba la documentación y verifica que las asignaturas
cursadas se corresponden o son equivalentes a las asignaturas de la universidad. La agencia
requiere que la documentación se envíe físicamente por correo ordinario, y todos los
documentos deben ser copias certificadas de los originales. Esta restricción no puede ser
cambiada por la universidad. La agencia envía a su vez de vuelta por correo ordinario los
resultados de la evaluación. Las notificaciones de rechazo se envían por correo electrónico
a los postulantes afectados. Una vez que se dispone de los resultados de la agencia, en el
servicio de postulantes se comprueba los resultados del test de conocimiento de inglés. Esto
se hace introduciendo en un sistema de información un código de comprobación que
aparece en la parte superior de la hoja de resultados del test de inglés. Si los resultados del
test de evaluación del idioma inglés no son satisfactorios la solicitud se rechaza. Las
notificaciones de rechazo se envían por email. Una vez que todos los documentos de un
estudiante han sido validados, como se ha descrito anteriormente, las solicitudes son
evaluadas por un comité compuesto por 3 miembros de la universidad. El comité toma la
decisión basándose en las notas del expediente y del CV.
Una vez tomada la decisión, la notifica al servicio de estudiante por correo electrónico.
Entonces, el servicio de postulantes notifica la resolución a los postulantes. Las
notificaciones a su vez son enviadas por correo electrónico a los postulantes, los postulantes
admitidos reciben además una carta por correo ordinario. Uno de los problemas detectados
por la universidad es que los postulantes tienen que esperar demasiado tiempo para
conocer el resultado de su solicitud, en especial aquellos que son admitidos. Como
normalmente los postulantes envían varias solicitudes a varias universidades, en algunas
ocasiones cuando reciben la respuesta de admisión han decidido enrolarse en otra
universidad.