POLÍTICAS DE FACTURACIÓN Y CARTERA

POLÍTICA DE FACTURACIÓN:
Los Costos de Matrículas y Pensiones se rigen por el artículo 202 de la Ley 115 de 1994 y de acuerdo
con lo que disponga el Ministerio de Educación Nacional para cada año escolar.
Basándose en las disposiciones gubernamentales, el Consejo Directivo de la Corporación Educativa
Colegio Ciencia y Vida anualmente fija los costos de Pensiones, Matrículas y Otros Cobros teniendo
en cuenta las necesidades de la institución. Estos son avalados mediante Resolución emitida por la
Secretaría de Educación.
Las siguientes políticas generales se seguirán para la facturación de los servicios educativos y
conexos a los estudiantes de la Corporación Educativa Colegio Ciencia y Vida.
Pensiones:
• El servicio educativo anual correspondiente a Pensiones Escolares se facturará en 10
mensualidades anticipadas iguales iniciando desde febrero y finalizando en noviembre. Esta
facturación se realiza para todos los grados escolares desde Transición hasta el grado 11.
• La facturación de los servicios educativos se realiza los primeros dos días hábiles de cada
mes, y automáticamente se genera el recibo de caja (facturación electrónica) que le llegara a cada
estudiante a su correo institucional.
• El pago se debe realizar únicamente los 5 primeros días hábiles del mes después de recibido
el correo electrónico con la factura.
• Hasta el quinto día hábil, el valor de la pensión no tendrá ningún recargo. La institución
facturará intereses por mora a partir del sexto día. Estos intereses se liquidan a la tasa de mora
máxima mensual legal permitida (emitida por el banco de la república) tomando como base de
liquidación las fechas de corte de facturación mensual.
• Si hay atraso de pago de mensualidades en dos meses se hará reporte a la central de riesgo
con previo aviso al padre, deudor y codeudor.
• En ningún caso se reembolsará el valor de la pensión o parte de estas.
• En caso de que un estudiante durante el año escolar tenga que ausentarse del Colegio, deberá
cancelar el valor total de la pensión correspondiente al período de su ausencia.
• La pensión de los hijos de funcionarios del Colegio tendrá un descuento del 20%.
Nota: Si los funcionarios que cuentan con beneficio de descuento en pensiones para sus hijos no
realizan el pago oportuno de cualquier costo educativo, perderán el beneficio por los meses en que
incurran en mora.
Matrícula
• Se factura a los estudiantes de transición a 11º que se encuentren con certificado de paz y
salvo
• Se les dará Certificado de Paz y Salvo a los estudiantes de transición a 11º que se encuentren
al día sobre todo concepto hasta el mes de noviembre.
• En el mes de septiembre se inician las prematriculas con reserva de cupo para el año
siguiente, del cual deberán pagar el 10% de la Matrícula total, este valor se le resta al total en la
Matrícula general (diciembre).
• El proceso de matrícula para el siguiente año escolar se realiza en el mes de diciembre e inicio
de enero del año siguiente.
• El Colegio establece una fecha para el pago de la matrícula ordinaria y para las matrículas
extraordinarias en el mes de enero tendrá el recargo del 10% autorizado por el Consejo Directivo.
Teniendo en cuenta que para realizarla debe de estar a Paz y Salvo con el año anterior de lo
contrario no se otorga el cupo.
• Para los estudiantes que ingresan durante los 6 primeros meses del año escolar (enero a
junio) se les factura el 100% del valor de la matrícula, para los estudiantes que ingresan a partir del
7º mes del año escolar (Julio-septiembre) se les factura el 50% del valor de la matrícula.
• La matrícula de los hijos de funcionarios del Colegio podrá ser financiada durante el primer
periodo académico escolar (febrero a abril) el valor se difiere y se adiciona al valor del mes de la
pensión. Este acuerdo debe ser legalizado por escrito y solo se puede aplicar cuando el funcionario
se encuentre al día en todo concepto con la institución.
• En ningún caso se reembolsará el valor de la matrícula o parte de estas.
- Excepción: Se reembolsará un porcentaje del 75% del valor de la matrícula, cuando los padres se
trasladen a otra ciudad y lo informen antes del primer día hábil del mes de febrero del año escolar
en curso.
• El Colegio tiene discrecionalidad para otorgar un plazo extraordinario después de la fecha de corte
para el pago de la matrícula siempre y cuando el Padre de Familia o Acudiente lo solicite ante la
dirección administrativa antes de finalizar el plazo de matrículas ordinarias y por alguna
eventualidad particular que será analizada detalladamente.

Otros Cobros:

Estos cobros no constituyen elemento propio de la prestación del servicio educativo, pero se originan
como consecuencia de este.
La Corporación Educativa Colegio Ciencia y Vida factura en el Recibo de matrículas los siguientes
conceptos correspondientes a Otros Cobros:
Papelería, Seguro Escolar, Psicología, Media Técnica (10°y 11°)- Plataforma de Ingles, Instruimos
(10° y 11°)

Otros Cobros Periódicos:

Surgen de las diferentes actividades que se realizan durante el año lectivo en cada nivel, los cuales
pueden ser cobrados en la factura mensual de pensiones y no corresponden a cobros obligatorios
para los estudiantes. Se incluyen en “Otros Cobros Periódicos” los siguientes:
• Salidas Pedagógicas
• Inscripción de los estudiantes de Grado 10° y 11° a las Pruebas Saber 11°, en las fechas
establecidas.
• Convivencias y Retiros Espirituales
• Certificaciones.
• A los estudiantes de 11º se les factura “Ceremonia de Grado” que incluye los costos de la
ceremonia. • A los estudiantes de 9°, 10º y 11º se les factura “Pre-Saber” que incluye los costos del
entrenamiento para las Pruebas Saber.
• Pagos por validación a personas externas enviadas por el Núcleo 928: Las Validaciones
tendrán un costo para el año lectivo y por cada año a validar. Después de consignado el dinero no
hay devolución, en caso de presentarse alguna dificultad que se pueda justificar, se aplaza hasta que
la persona pueda realizar las pruebas. Los costos de la validación se incrementarán cada año según
los porcentajes autorizados por la secretaría de Educación.
POLÍTICA DE MANEJO DE CARTERA:

Las siguientes políticas generales se seguirán para el manejo de la cartera de los estudiantes de la
Corporación Educativa Colegio Ciencia.
• Todos los estudiantes antiguos deben estar a paz y salvo con el año escolar que finaliza para
acceder a la matrícula del siguiente período lectivo.
• El pago de la matrícula en fecha extraordinaria generará una sanción moratoria del 10% sobre
el valor de esta y a partir del mes de enero, adicionalmente, el valor de los intereses de mora
causados hasta la fecha de pago.
• No se realizan descuentos por los intereses de mora causados. En caso de ser autorizados, la
dirección administrativa es quien tiene potestad para aprobar este descuento.
• El Padre de Familia y/o acudiente que suscribe el Contrato de Prestación de Servicios
Educativos autoriza a la Corporación Educativa Colegio Ciencia y Vida, a reportar a la Central
de riesgo, datos, tratados o sin tratar, tanto sobre el cumplimiento oportuno como sobre el
incumplimiento, si los hubiere, de sus obligaciones crediticias con él.
• Para recibir el informe evaluativo integral el estudiante debe haber cancelado, el valor de la
Pensión y otros Pagos Escolares hasta el mes en que se hace la entrega. Si el estudiante no cancela
antes de esta fecha, la Corporación Educativa Colegio Ciencia y Vida no habilitará el software
para revisar el informe evaluativo integral del periodo. Se podrá brindar información verbal sobre el
avance de su hijo o hija, pero no se entregará ni se le mostrará el informe evaluativo integral.
• En el caso de los estudiantes de último año (Grado 11º), sólo asistirán a la Ceremonia de
Grado y recibirán diploma de Bachiller de la Corporación Educativa Colegio Ciencia y Vida
aquellos que hayan superado la totalidad de los requerimientos académicos contemplados y que
además se encuentren a Paz y Salvo por todo concepto con la Institución.
• Los certificados institucionales no serán expedidos para los estudiantes que se encuentren
en mora por concepto de Pensiones y Otros Pagos Escolares, se le dará unas constancias de
estudio que llevará la anotación, “El estudiante se encuentra en mora por concepto de pensiones
correspondientes al presente año escolar”.
• Todas las gestiones de cobro que realice la institución se adelantarán en el marco de la ley,
el respeto y la cordialidad con los padres de familia y la comunidad educativa en general.
POLÍTICAS DE GESTIÓN DE CARTERA
Las siguientes políticas se seguirán para el cobro de la cartera de los estudiantes de la Corporación
Educativa Colegio Ciencia y Vida

• Después del vencimiento de la última fecha de pago (de dos meses de mora), realiza llamadas
o envío de mensajes de texto de cobro a aquellas familias que se encuentren pendientes de efectuar
el pago de los meses pendientes. Se podrá establecer un acuerdo de pago con autorización de la
dirección Administrativa y Financiera.
• En caso de (90) días de mora, al mes que continúa se reporta al Padre de Familia en las
centrales de riesgo con su respectivo deudor y codeudor.
• En caso de persistir la mora, a los treinta (30) días de enviado el comunicado (120 días de
mora), se envía una nueva comunicación vía correo, mensaje de texto y/o WhatsApp informando el
inicio del cobro jurídico y se remite el caso a la empresa de cobranzas.
• El abono que el Padre de Familia realice a su obligación vencida tendrá el siguiente orden de
aplicación: Gastos de cobranza pre-jurídica o jurídica cuando a ello hubiese lugar.

- Intereses de mora.

- Matrícula.

- Otros Cobros.

- Pensiones
La empresa de cobranzas se regirá de manera especial por las políticas de cartera establecidas por
el Colegio y atenderá lo dispuesto a continuación:
• Dentro de la semana siguiente a la recepción de los casos, remitirá comunicación de cobro al
domicilio de los responsables de acuerdo con la información actualizada suministrada por el Colegio.
Allí se informa el inicio de etapa de gestión de cobro externa, los costos adicionales y la posibilidad
de inicio de proceso ejecutivo. Esta comunicación se remite a través de correo certificado.
• Al ciento cincuenta (150) días de mora, la empresa de cobranzas presenta el caso para
evaluación de la dirección Administrativa y Financiera, señalando la gestión previa realizada y la
viabilidad del recaudo a través de proceso ejecutivo, con el fin de aprobar su inicio. Los honorarios
serán cargados al deudor y la empresa de cobranzas será responsable del monitoreo de los abogados
de cobro jurídico.