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Las gerencias de las organizaciones anivel internacional por los tiempos de modernidad
de constantes cambios, están preocupadas por la mejora de la gestión y la evaluación y
administración de los riesgos.
Asimismo, debido a los escándalos de fraudes financieros a nivel mundial, desde hace
algunas décadas, se han generado nuevas corrientes y orientaciones administrativas que
estimulan a la gerencia moderna, a mejorar los controles internos de las organizaciones,
de tal forma que se fortalezca la imprescindible confianza de la sociedad, y otros
actores, en la fidelidad de la información económica de las organizaciones y elevar la
profesionalidad de los directivos de la misma, que garanticen la calidad y transparencia
en la gestión.
También es pertinente indicar que las ferencias de las organiaciones han establecido
como una de las preocupaciones priotarias en el desarrollo de las operaciones y
actividades, la necesidad de que los funcionarios actúen con ética en el desempeño de
sus funciones, tada vez que fueron los funcionarios y directivos, los que, amañaron
operaciones económicas y financieras, propiciarion los fraudes financieros, lo cual
permitió estafar a una cantidad elevada de accionistas y otras entides, incluidos los
bancos.
Situación que no hubiera sido posible, sino se hubiera contado con la complicidad de
otros funcionarios, incluyéndose a los funcionarios públicos y polìticos corruptos que lo
facilitaron, evidenciando lacras de corrupción y falta de ética, que se presentaron en el
ámbito empresarial y público.
Además se advierte entre otras de las cusas que facilitan los hechos de corrupción en las
organizaciones, están la no aplicación de un adecuado Sistema de Control Interno, la
poca calificación del personal de las Áreas de contabilidadid, el escaso dominio de la
contabilidad de determinadas transacciones y la pobre cultura contable y financiera de
algunos dirigentes y trabajadores, para comprender la importancia de esta herramienta.
Notándose asimismo, que hay funcionarios de entidades que contabilizan u ordenan
contabilizar de forma incorrecta determinadas operaciones, a fin de incrementar las
ganancias o reducir las pérdidas, mediante débitos o cuentas de activos (gastos
diferidos, producción en proceso, pérdidas y faltantes sujetos a investigación) que en
ùltima instancia distorsionan las cifras contenidas en los Estados Financieros, los cuales
revelan incumplimiento del código de ética de los cuadros de las organizaciones.
Es preciso comentar, que cuando en el año 1972 se presentó elc aso de fraude financiero
conocido como el caso Watergate, conocido a nivel mundial, en los Estados Unidos se
nombré un comité integrado por 5 instituciones profesionales: i) El Instituto Americano
de Contadores Certificados; ii) La Asociación de Americana de Profesores de
Contabilidad; iii) El Instituto de Ejecutivos de Finanzas; iv) El Instituto de Auditores
Internos; y, v) El Instituto de Contadores Gerenciales, que adoptó el nombre de “The
Comité of Sponsorign Organizations of Treadway Comission (COSO)”. Dicho Comité
presentó el resultado del trabajo desarrollado en el año 1992, conocido
internacionalmente como “El Informe COSO”, el mismo, que es tomado en cuenta por
la Organización Internacional de Edntidades Fiscalizadoras Superiores – INTOSA, que
coincidentemente realizada un Congreso mundial en Washington en ese mismo año,
incorporando el denomiando Informe COSO, también para el sector gubernamental a
nivel mundial.
En el mundo empresarial se vuelven a presentar otros escándalos financierons,, entre
otros el caso Worl Com, que generó que los mercados bur´satiles de todo el mundo, se
desplomaran tras difundirse el multimillonario fraude contable en una de las más
grandes compañías de telecomuncaciones de Estados Unidos, así también se presentó el
caso de la Empresa Enron Corporation (mediados del 2001), el más grandeo fracaso
empresarial de la historia y en el arquetipo de fraude empresaria planificado, toda vez
que aplicaron una serie de técnicas contables fraudulentas.
Es preciso indicar que, dichos nuevos enfoques son recogidos por la INTOSAI a través
de la XVIII INCOSAI, llevado a cabo en el año 2004 en Budapest, Hungría,
aprobándose la “Guía para la Normas de Control Interno del Sector Público”. Enfoques
que en el Perú, son recogidos a través de la Ley 28716 y Resolución de Contraloría Nª
320_2006-CG, de 18 de abril 2006 y de 30 de octubre 2006, respectivamente.
El Control Interno está diseñado para proveer seguridad razonable de que los objetivos
generales de la entidad están siendo alcanzados. Por ello la existencia de objetivos
claros es un requisito para un proceso efectivo de control interno. El entorno de control
es la base para el sistema de control interno en su conjutno. Da la disciplina y la
estructura, además de un clima que influye en la calidad del control interno en su
conjunto. Tiene una influencia general en la manera en la que se establece las estregias
y objetivos y en la manera en que las actividades de control son diseñadas. Habiendo
establecido objetivos claros y un entorno de control efectivo, una evaluación de los
riesgos que enfrenta la entidad en la búsqueda de lograr su misión y sus objetivos
determina una base para desarrollar una apropiada respuesta al riesgo.
Ambiente de Control
Por otro lado, un funcionario para implementar los elementos del ambiente de control
debe determinar si existe un ambiente de control positivo. Los puntos que podrían ser
considerados, son detallados a continuación. Esta lista no es totalmente exhaustiva, ni
tampoco todos los ítems son aplicables a cualquier entidad, puede, sin embargo, servir
como punto de partida. A pesar de que algunos de los “ítems” son altamente subjetivos
y requieren juicio considerable, generalmente son relevantes para la eficacia del
ambiente de control.
Comité de Auditoría
Estructura organizacional
Evaluación de riesgos
Antes de desarrollar este componente es importante conocer el término riesgo, pues éste
nos permitirá comprender mejor la información.
Riesgo
Los responsables de la evaluación de riesgos son todos los niveles gerenciales que
constituyen la empresa.
Por otro lado, menciona que el establecer los objetivos institucionales es una condición
para la evaluación del riesgo. Los objetivos deben estar definidos antes de que la
gerencia identifique los riesgos que pudieran afectar su consecución y ejecute las
acciones para administrar esos riesgos. Esto significa tener en marcha un proceso para
evaluar y dirigir el impacto del riesgo de forma que el costo sea razonable y tener
personal con las habilidades nece3sarias para identificar y valorar los riesgos
potenciales.
Las actividades de control interno son una respuesta al riesgo en tanto que está diseñado
para limitar la incertidumbre del resultado que ha sido identificado.
Finalmente, las entidades gubernamentales deben administrar los riesgos con mayor
probabilidad de tener impacto en la prestación de servicios y en el logro de los
resultados deseados.
Riesgos
Por otro lado, este componente es estructurado en función de los siguientes elementos:
Identificación y comunicación oportuna de la información suficiente y relevante
para que el personal pueda ejecutar sus responsabilidades.
Revisión de los sistemas de información cuando exista cambios en los objetivos
o cuando se produce deficiencias significativas en los procesos de formulación o
información.
Es importante señalar que el sistema de información debe ser de calidad porque afecta la
capacidad de la gerencia para adoptar decisiones que permitan controlar las actividades
de la entidad. Asimismo, la información se necesita a todos los niveles de la
organización, a fin de tener un control interno efectivo y lograr los objetivos de la
entidad. Por tal motivo un conjunto de información pertinente, confiable y relevante
debe ser identificado, capturado y comunicado en la forma y periodicidad de tiempo que
permita que la gente lleve a cabo su control interno y sus otras responsabilidades.
Una condición previa para que la información sea confiable y relevante es el archivo
oportuno y correcta clasificación de los hechos y las transacciones.
Por otro lado, un funcionario considerará la adecuación de los sistemas de información
y comunicación a las necesidades de la entidad. A continuación se incluye aspectos que
se puede considerar. La lista no es exhaustiva, ni cada partida es aplicable a toda
entidad, pero aun así puede servir como punto de partida.
Información
Comunicación
Se refiere a las acciones de la gerencia y otro personal, para cumplir diariamente unas
funciones asignadas.
Es importante en sí misma debido a que implica la forma correcta de hacer las cosas; así
como, el dictado de política si procedimientos y la evaluación de su cumplimiento
constituye medios idóneos para asegurar el logro de los objetivos de la entidad.
Por último, las actividades de control deben ser implementadas en el contexto de las
directivas de la dirección para encarar los riesgos asociados con los objetivos
establecidos para cada actividad significativa. Un funcionario, por lo tanto, considerará
si las actividades de control corresponden al proceso de apreciación de riesgos y si son
apropiadas para asegurar que se cumplen las directivas de la dirección. Esto se hará
para cada actividad empresarial significativa, incluyendo los controles generales sobre
los sistemas de información computarizados. Un funcionario considerará no sólo si las
actividades de control establecidas son pertinentes para el proceso de apreciación de
riesgos, sino también si están siendo aplicadas correctamente.
Supervisión y/o monitoreo
Consiste en la evaluación de la calidad del control interno en el tiempo y permite
reaccionar al sistema de manera dinámica, cambiando de acuerdo a las circunstancias
requeridas.
Por otro lado, se puede mencionar, de acuerdo a lo señalado por el Informe Coso, que
las deficiencias o debilidades del sistema de control interno detectadas a través de los
diferentes procedimientos de supervisión, deben ser comunicadas a efectos de que se
adopta las medidas de ajuste correspondientes.
Efectividad
Cabe precisar que de acuerdo al Art. 7º de la Ley Nº 27785 Ley Orgánica del Sistema
Nacional de Control y la Contraloría General de la República- CGR y el Art. 4º de la
Ley Nº 28716 Ley de Control Interno para las Entidades Públicas del País, el
responsable de la implementación o montaje del Sistema de Control Interno, es el
Titular de la Entidad, por lo tanto, en aplicación de la Filosofía de la Dirección, es quien
tiene que comprometerse con el Control Interno en la Organización.
Proceso
Definición de Procesos
A nivel social, también existen todo tipo de procesos: cuando se habla de procesos
judiciales se comprende los diferentes estadios que atraviesa una persona acusada de
determinados cargos, pero también podemos contar los procesos productivos
convencionales, como la fabricación de un automóvil u otros objetivos e consumo e
incluso, se dice que la información es procesada cuando se la analiza y se obtienen de
ella determinadas conclusiones.
Mapa de procesos
Sarbanes Oxley
La Ley Sarbanes-Oxley, la más importante regulación surgida después de los escándalos
financieros en Estados Unidos, cumplió más de dos años desde su aplicación.
El cuerdo legal propuesto por el diputado Michael G. Oxley y el Senador Paul S.
Sarbanes en el congreso estadounidense tiene efectos que van mucho más allá de la
auditoría financiera propiamente tal, y sus brazos son bastante largos.
¿Cuándo nació?
La SOX nació como respuesta a una serie de escándalos corporativos que afectaron a
empresas estadounidenses a finales del 2001, producto de quiebras, fraudes y otros
manejos administrativos no apropiados, que mermaron la confianza de los inversionistas
respecto de la información financiera emitida por las empresas.
Así, en Julio de 2002, el gobierno de Estados Unidos aprobó la ley Sarbanes-Oxley,
como mecanismo para endurecer los controles de las empresas y devolver la confianza
perdida.
Cabe precisar que de acuerdo al artículo 7º de la Ley Nº 27785 Ley Orgánica del
Sistema Nacional de Control y la Contraloría General de la República y el Art. 4º de la
Ley nº 28716 Ley de Control Interno para la Entidades Públicas del país, el responsable
de la implementación o montaje del Sistema de Control Interno, es el Titular de la
Entidad, por lo tanto, en aplicación de la filosofía de la Dirección, es quien tiene que
comprometerse con el Sistema de Control Interno en la Organización.
Efectivamente, el Sistema de Control Interno entre otros aspectos positivos que brinda
a la organización, genera una Cultura Organizacional basada en Valores Éticos,
cobrando mucha importancia el aspecto conductual; mucho apego al cumplimiento de
las normas de control interno implantadas, por parte de los titulares, funcionarios y
personal de la institución; consecuentemente, genera en la entidad una cultura de
transparencia, estimulando la previsión del fraude financiero y/u operativo.
También es pertinente indicar, que el hecho de tener controles fuertes, no elude la
posibilidad de fraude; pero lo que sí se puede afirmar, que mientras más fuertes son los
controles, los riesgos (internos y externos) disminuirán, evitando que éstos se
materialicen y se conviertan en un evento, con los consecuentes costos que representan
para la organización.
Como se puede apreciar, las bondades del Sistema de Control Interno a favor de la
Gestión de la Organización, son muy importantes, pero algunos Gerentes de la Alta
Gerencia en la Administración Pública, por desconocimiento de dichas bondades, no le
prestan la debida atención, porque estiman que es una actividad que les pertenece a los
Auditores Gubernamentales (Sistema Nacional de Control: CGR, OCI´s y SOA´s) o
porque consideran que al ser una actividad de mando medio, su aplicación y
mantenimiento no les corresponde a la Alta Gerencia, y que los responsables de su
funcionamiento, sólo es competencia de la gerencia media y niveles operativos, por lo
tanto, no se involucran.
También, se tiene la percepción, que es una actividad burocrática, que no agrega valor a
la organización, sino por el contrario, obstruye o entrampa la gestión, entonces se tratan
de mantenerse alejados e indiferentes a su implementación y funcionamiento.
Asimismo, se ha identificado que algunos gerentes, sí consideran que el control interno
es importante, pero que sólo es aplicable a las actividades netamente administrativas de
la organización, por lo tanto, excluyen de la implementación del Sistema de Control
Interno, a los procesos “core” (procesos de línea o procesos de producción, o que se
realizan en la planta-fábrica), cuando el Sistema de control Interno, debe implementarse,
en todas las actividades de la Organización: Actividades CORE, de Apoyo y Soporte.
De otro lado, se puede advertir que cuando la Administración de una organización toma
la decisión de implementar el Sistema de Control Interno en una Entidad, muchas veces,
se piensa que ello se puede realizar rápidamente, sin considerar que previamente a la
implementación del referido sistema, debe contemplarse entre otras, las pautas que
establece la Guía de Implementación del SCI (Resol. De Contraloría Nº 458-2008-CG)
y otras actividades:
Retomando el tema de la evaluación del SCI por parte del OCI de las Entidades
Públicas, es preciso indicar, que si bien es cierto que como resultado de la Actividad de
Control anual que realizan , para evaluar la implementación del Sistema de Control
Interno no les es posible la emisión de informes de Auditoría; sin embargo, cuando se
realiza una Auditoría Programada o Inopinada, los OCI´s, tendrán la posibilidad de
emitir el Informe de Auditoría, en concordancia con la normativa actual denominado
Informe Específico correspondiente, reportando las faltas graves o muy graves, en dicho
Informe, a partir del 06. ABR.2001.
Reflexión
Espero que el presente material, pueda servir para consolidar los criterios en relación al
ámbito de competencia del Sistema de Control Interno, pero fundamentalmente, para
concientizar a las autoridades y funcionarios de las instituciones Públicas del país, para
que impulsen y apoyen una cultura organizaciones relacionada al Control Interno, de tal
forma que posibilite la implementación del Sistema de Control Interno, que como se ha
señalado precedentemente, es una herramienta potente y efectiva para la gestión de las
Organizaciones.