INDUCCIÓN EN

PROCESOS DE ADMINISTRACIÓN
DE PERSONAL
2
Apreciado Colaborador 3
A continuación encontrará información sobre los requisitos, trámites y
documentos para acceder a los beneficios del Sistema de Seguridad Social,
Caja de Compensación y otros aspectos de la Administración de Personal.

¿A quiénes puedo afiliar a mi EPS?

Usted tiene derecho a afiliar en la EPS, a su grupo familiar básico de
acuerdo con lo definido por el Decreto 806 de 1998.
• Si es soltero puede afiliar a su padres.
• Si es casado o en unión libre puede afiliar cónyuge.
• Hijos menores de 18 años que dependan económicamente del colaborador.
• Hijos adoptivos que dependan económicamente del colaborador.
• Hijos menores de edad con incapacidad permanente ó Hijos de
cualquier edad si tienen incapacidad permanente y dependen
económicamente del colaborador.
• Hijos entre 18 y 25 años, cuando sean estudiantes de tiempo
completo y dependan económicamente del colaborador.
• Hijos del cónyuge o compañero(a) permanente del colaborador que
presente incapacidad permanente calificada por Medicina Laboral
de la EPS; o que tengan entre 18 y 25 años, se encuentren estudiando
tiempo completo y dependan económicamente del cotizante.
• A falta de cónyuge o de compañera o compañero permanente y
de hijos, el colaborador puede afiliar a los padres que no estén
pensionados y dependan económicamente de éste.
• Beneficiarios adicionales UPC hasta tercer grado de consanguinidad.
(Padres, hermanos, abuelos, bisabuelos, nietos, bisnietos, tíos,
sobrinos) el colaborador debe hacer el trámite y pago directamente
a su EPS y asumir un valor mensual adicional (según la edad, sexo y
ubicación geográfica del beneficiario).
• ¿Qué ocurre cuando los dos cónyuges cotizan al Sistema? Deben
estar afiliados a la misma EPS, y los miembros del grupo familiar
solo pueden inscribirse en cabeza de uno de ellos. En este caso,
se podrán inscribir en el grupo familiar a los padres que dependan
económicamente de alguno de los cónyuges, en concurrencia con
los hijos con derecho a ser inscritos, siempre y cuando la suma
de los aportes de los cónyuges sea igual al 150% de las unidades
de pago por capitación correspondientes a los miembros del grupo
familiar con derecho a ser inscritos incluyendo a los cónyuges y a los
padres que se van a afiliar. Si uno de los cónyuges cotizantes dejare
de ostentar tal calidad, tanto éste como los beneficiarios quedarán
inscritos en cabeza del cónyuge que continúe cotizando. (Art. 1
Decreto 047 de 2000).
4 ¿Qué documentos necesito para afiliar a
mi grupo familiar a la EPS?
• Formulario de Afiliación EPS – Diligenciar Declaración Salud (formato EPS).
• Fotocopia cédula de ciudadanía del colaborador.
• Fotocopia Registro Civil de Nacimiento de los hijos beneficiarios.
• Fotocopia de Cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad (mayores de
7 años) de los beneficiarios, según el caso.
• Si va a incluir al cónyuge, fotocopia del registro civil de matrimonio, extrajuicio
o declaración juramentada de unión marital de hecho (formato de la EPS),
diligenciar el formulario de novedades y copia de cédula de Cónyuge.
• Hijos discapacitados certificado de incapacidad permanente expedida por
Medicina Laboral de la EPS.
• Para hijos mayores de 18 hasta 25 años, Certificado escolar Original
expedido por el establecimiento educativo. A partir de la entrada
en vigencia del Decreto 1164 del 25 de junio de 2014 son las
Entidades Promotoras de Salud las que deben verificar la condición
de beneficiario de los hijos mayores de 18 años y menores de 25
de un cotizante del Régimen Contributivo, que sean estudiantes con
dedicación exclusiva a esta actividad.
• Si los beneficiarios son los padres: Fotocopia del Registro de
nacimiento del colaborador, copia de las Cedulas de los padres y
Declaración juramentada de dependencia económica (incluida
dentro del Formulario Único de Afiliación y Novedades a la EPS).

¿En qué consiste el Periodo de Carencia de

la EPS y la Atención de Urgencias?
• Desde el 1º. de enero del 2012 no hay periodos de carencia en el Sistema
General de Seguridad Social en Salud, de acuerdo con lo establecido en
el parágrafo transitorio del artículo 32 de la Ley 1438 de 2011.
• Antes de la ley 1438 del 19 de enero de 2011, en el sistema de salud
existían tiempos que garantizaban el cubrimiento parcial o total de
algunos tratamientos, obedeciendo esto, a las semanas cotizadas
por los afiliados dependientes de cualquier Empresa Promotora de
Salud, EPS. Los tiempos eran denominados “periodos de carencia”.
Con la existencia de esta nueva norma estos periodos se eliminaron,
lo que implica que los afiliados dependientes nuevos a EPS tienen
garantizada la prestación de  todos los servicios, sin excepción,
desde el mismo día de su afiliación. 
• Sin embargo, es importante aclarar que la ley contempla que todas
las  personas que son dependientes y son considerados afiliados
nuevos en una EPS, tendrán derecho durante los primeros treinta
días únicamente, a los servicios de urgencias. Los periodos de
carencia son diferentes a los de urgencia por lo que estos últimos
 continúan con la reglamentación ya existente. 5
• Además la norma añade que el resto de los servicios contemplados
en el Plan Obligatorio de Salud, POS, les serán brindados treinta
días después siempre y cuando se hubiere efectuado el pago de la
cotización respectiva. 
• Cuando el colaborador es independiente, una vez inscrito y cancelada
su primera cotización, tendrá derecho a recibir conjuntamente
con su familia de manera inmediata, la totalidad de los beneficios
contemplados en el POS, sin necesidad de esperas.
Si usted es nuevo, cambio de empleador o se trata de un reingreso
en su Empresa, no olvide que los primeros 30 días será atendido
UNICAMENTE POR URGENCIAS. El carnet de afiliación a la EPS ya no
es necesario con la cédula puede acceder a los servicios.

¿En qué consiste la Protección Laboral en

EPS?
Se le llama  periodo  de protección  laboral, al  derecho  que tiene el
colaborador dependiente o independiente a que se le siga atendiendo
en la respectiva EPS durante 30 días una vez suspendida la cotización
a seguridad social por terminación del contrato de trabajo, o por pérdida
de capacidad económica si se trata de un trabajador independiente.
Este beneficio lo contempla el decreto 806 de 1998 en su artículo 75:
• Del periódo de protección laboral. 
Una vez suspendido el pago de la cotización como consecuencia de
la finalización de la relación laboral o de la pérdida de la capacidad
de pago del trabajador independiente, el colaborador y su núcleo
familiar gozarán de los beneficios del plan obligatorio de salud
hasta por treinta (30) días más contados a partir de la fecha de la
desafiliación, siempre y cuando haya estado cotizando al sistema
como mínimo los doce meses anteriores.

• Parágrafo.
Cuando el cotizante lleve cinco (5) años o más de afiliación continua
a una misma Entidad Promotora de Salud tendrá derecho a un
período de protección laboral de tres (3) meses, contados a partir de
la fecha de su desafiliación.
• Claro que el cubrimiento ofrecido por  la EPS no es total sino parcial
tal como lo indica el artículo 76 del citado decreto.

• Beneficios durante el periodo de protección laboral.

Durante el período de protección laboral, al colaborador y a su
familia sólo les serán atendidas aquellas enfermedades que venían
en tratamiento o aquellas derivadas de una urgencia.
6 Reporte de incapacidades
El trámite de radicación o transcripción de incapacidad o Licencia
estará a cargo del Empleador ante las EPS en aplicación del Decreto
4023 de 2011(Art.24. Pago de prestaciones económicas) y Decreto Ley
019 de 2012 (Art. 121. Trámite de reconocimiento de incapacidades y
licencias de maternidad o paternidad).

Mediante Decreto 2943 del 17 de diciembre de 2013 el Ministerio

de Trabajo ajusta los días que deben reconocer las EPS durante
incapacidad por enfermedad general.

Esta normatividad reglamenta que las incapacidades por enfermedad

general deberán ser reconocidas por los empleadores  los dos (2)
primeros días  y las Entidades Promotoras de Salud EPS deberán
reconocerlas a partir del tercer (3) día de incapacidad.

Si usted es incapacitado por su EPS ó ARL, debe allegar los siguientes

documentos al Departamento de Recursos Humanos ó Nómina, de
manera oportuna (3 días hábiles a partir de la ausencia) y antes del
corte de novedades de nómina
• Si su incapacidad de origen común es de 1 a 2 días debe entregar
la incapacidad en original.

• Si su incapacidad de origen común es mayor a 2 días, debe adjuntar

(es decir, a partir de 3 días).
• Copia de la cédula
• Copia de la Historia Clínica ó Epicrisis (la H.C. debe ir en sobre
cerrado que corresponda a la fecha de la atención médica) y
por medio de carta autorizar a la Empresa a enviar su Historia
Clínica a la EPS.
• Original de la incapacidad (legible) expedida por el médico
u odontólogo tratante, que contenga nombres, apellidos y
número del documento de identidad del paciente, fecha de
inicio, número de días, diagnóstico, código del diagnóstico,
fecha de prescripción y datos del médico tratante.días,
diagnóstico, fecha de prescripción y datos del médico
tratante.
Incapacidad de Origen Profesional 7
Si su incapacidad es de origen profesional, el pago de las Incapacidades
por accidente de trabajo o por enfermedad profesional estará a cargo
de la ARL (Administradora de Riesgos Laborales) la cual será pagada
al 100% de su salario base de cotización, calculado desde el día
siguiente al que ocurrió el accidente de trabajo y hasta el momento
de su rehabilitación, readaptación o curación, o de la declaración de la
incapacidad permanente parcial, invalidez o la muerte.

Para el trámite debe allegar desde el primer día de incapacidad :

• Copia de la cédula.
• Copia de la Historia Clínica ó Epicrisis (la H.C. debe ir en sobre cerrado
que corresponda a la fecha de la atención médica) y por medio de
carta autorizar a la Empresa a enviar su Historia Clínica a la ARL.
• Original de la incapacidad (legible) expedida por el médico u
odontólogo tratante, que contenga nombres, apellidos y número
del documento de identidad del paciente, fecha de inicio, número
de días, diagnóstico, código del diagnóstico, fecha de prescripción
y datos del médico tratante.

Licencias de Maternidad
• Copia cédula de la colaboradora.
• Original de la licencia (legible) expedida
por el médico que contenga nombres,
apellidos y número de documento de
identidad del paciente, fecha de inicio,
número de días, diagnóstico, código
del diagnóstico, fecha de prescripción y
datos del médico tratante.
• Fotocopia del certificado de nacido vivo y
Registro Civil de Nacimiento del hijo.
• Copia de la Historia Clínica (en sobre cerrado) de la atención del parto
donde conste la edad gestacional y por medio de carta autorizar a la
Empresa a enviar su Historia Clínica a la EPS.

Licencias de Paternidad
Tenga en cuenta radicar en la Empresa estos documentos de manera
inmediata al nacimiento de su bebé, puesto la EPS da un plazo máximo
de 30 días siguientes al nacimiento para el reconocimiento de la misma:
8 • Fotocopia de cédula del colaborador.
• Fotocopia Certificado de Nacido
Vivo y Registro Civil de Nacimiento
del hijo (fotocopia)
• Copia de la Historia Clínica (en
sobre cerrado) de la atención
del parto donde conste la edad
gestacional y por medio de carta
autorizar a la Empresa a enviar su
Historia Clínica a la EPS.
• En caso de adopción, fotocopia
del acta de entrega del menor del ICBF o institución autorizada por
el mismo

Incapacidad de Origen Común, ¿qué

pasa a partir de los 180 días?
Con posterioridad al día 180 de incapacidad, no existe obligación para
la EPS o para el empleador de reconocer el pago de una incapacidad,
a partir del día 181 y hasta el día 540 el Reconocimiento económico a
cargo de la Administradora del Fondo de Pensiones.

El procedimiento esta descrito en el Decreto 019 de 2012 art 142,

básicamente indica:
• Día 120 de incapacidad: la EPS debe generar a través del médico
tratante el concepto de rehabilitación favorable o desfavorable.
Día 150 de incapacidad: la EPS debe radicar ante la AFP el concepto
de rehabilitación.
• Día 180 de incapacidad: Si el concepto es favorable la AFP debe
continuar con el pago de las incapacidades hasta que se cuente con
un concepto definitivo del estado de salud del afiliado, se agote el
tratamiento y se cumplan los procesos de rehabilitación y reintegro
laboral.
• En cualquier caso la AFP solo está obligada a reconocer hasta 360
días adicionales a los 180 reconocidos por la EPS, plazo en el cual
se debe hacer la calificación PCL (pérdida de capacidad laboral).
• Si el concepto es desfavorable: la AFP debe calificar la PCL al día
180 y definir el grado de invalidez del afiliado sin extender el pago
de incapacidades después del día 180.
Licencia de Luto 9
Mediante la Ley 1280 de enero 2009, se creó la licencia remunerada por
luto que consiste conceder al trabajador en caso de fallecimiento de su
cónyuge, compañero o compañera permanente o de un familiar hasta el
grado segundo de consanguinidad, primero de afinidad y primero civil,
una licencia remunerada por luto de cinco (05) días hábiles, cualquiera
sea su modalidad de contratación o de vinculación laboral.

Para el derecho a licencia de luto se incluyen los siguientes familiares:

• Cónyuge o compañera (o) permanente.
• Hasta segundo grado de consanguinidad se incluyen: a padres,
hijos, hermanos, abuelos y nietos.
Hasta primero de afinidad: suegros (as), yernos y nueras.
• Primero civil: se encuentra el padre adoptante, la madre adoptante
y el hijo adoptivo.
• La norma no incluye dentro de la licencia de luto : tíos, sobrinos,
primos, cuñados, bisnietos.

Por favor presentar al regreso de su licencia los siguientes

documentos a su Jefe inmediato o al área de Recursos Humanos:
• Diligenciar Formato de Novedad (o carta).
• Fotocopia de c.c. del trabajador.
• Fotocopia documentos de identidad del fallecido.
• Acta de defunción del fallecido.
• Registro civil de nacimiento del trabajador.
• Registro civil del fallecido que aplique para demostrar
parentesco.
10 ¿Qué requisitos debo cumplir para
trasladarme de EPS?
• Para poderse trasladar de EPS un cotizante, es necesario que tenga
12 meses de cotización en la EPS actual (Decreto 1406 de 1999,
art. 44).
• Ahora, si tiene beneficiarios, estos tienen que tener el mismo
tiempo de cotización mínima (12 meses), el cual para éstos últimos,
se cuenta desde el momento que ingresaron como beneficiarios
(Decreto 806 de 1998, art. 54, n. 2º).
• En el caso de los beneficiarios recién nacidos pueden trasladarse
antes del año.

¿Qué es un proceso de movilidad especial?

• Se entiende por movilidad especial aquella situación que se debe
tener en cuenta para autorizar o no autorizar un proceso de movilidad
cuando el colaborador no cumple con las condiciones de ley para
realizarlo por proceso normal.
• Si el colaborador requiere trasladarse a otra EPS, bien sea
por unificación de grupo familiar, cobertura geográfica o por
inconformidad con el servicio, deberá solicitarlo por escrito a la EPS,
justificando y soportando la causal expuesta en la comunicación,
si lo que expone es mal servicio, estará sujeto a comprobación del
mismo, en todo caso simultáneo a la comunicación, deberá radicar
solicitud de afiliación en la EPS que elija, ya que el proceso de
movilidad se realiza internamente entre EPS.
Cuando usted realice el traslado de EPS
recuerde:
• Todo traslado de entidad está sujeto a una validación de movilidad por tiempo
cotizado (mínimo un año del cotizante y sus beneficiarios), es necesario que
antes de proceder sea verificada la movilidad con su Entidad.
• Si usted tiene un núcleo familiar conformado debe solicitar el
traslado por el grupo completo, siempre y cuando cada uno de ellos
cumpla con el periodo obligatorio.
• La duración de este proceso tiene un tiempo de efectividad de 2 meses.
• Realizar la Afiliación de traslados máximo los 10 primeros días del mes.
• Esta novedad de traslado debe ser Informada a su Empleador
y preferiblemente hacerla a través del área encargada de la
Administración de Personal de su Empresa.
• Si usted realiza la novedad directamente con su EPS, debe informar al
Empleador y enviar copia de la afiliación para notificación y validación de
los periodos de pago.
 • Posteriormente enviar la Carta de Aceptación o Negación del 11
Traslado que expide la Entidad de Salud a la Empresa.
Recuerde: La no comunicación oportuna de esta novedad a su
Empleador ocasiona la no atención y pagos en mora ante la EPS.

¿Cuáles son las causales por las cuales se

niega un traslado?
• No cumple con el tiempo mínimo de permanencia en esta EPS.
• Suspensión por mora o Desafiliación por mora.
• Cónyuge o Compañero Cotizante donde el cotizante principal ó la cabeza
de grupo familiar no ha manifestado a esta EPS su intención de traslado.
• Colaboradores con tratamiento en curso (Decreto 1485 de 1994 -
Art. 14 Numeral 8 y 9)
• Colaboradores con Licencia de maternidad ó incapacidad.
• Multiafiliación con situación no aclarada.
• Todo el grupo familiar deberá tener el tiempo requerido (un año de
afiliación) igual que el cotizante.

¿Qué es la Portabilidad?
La portabilidad nacional del Sistema General de Seguridad Social en
Salud en Colombia es una disposición reglamentada en el Decreto 1683
de 2013, que garantiza la accesibilidad a los servicios de salud  en
cualquier municipio del territorio nacional en situación de EMIGRACION
bien sea ocasional, temporal o permanente. Puede gestionar este
trámite a través de la oficina virtual, call center y/o oficina de su EPS.

¿Qué requisitos debo cumplir

para trasladarme de AFP?
(Administradora de Fondos de Pensiones)
En Colombia existen dos regímenes de pensión: El Régimen de Ahorro
Individual con Solidaridad y el Régimen Solidario de Prima Media con
Prestación Definida. El primero es administrado por los fondos privados
de pensión y el segundo por Colpensiones.
• Todo traslado de entidad está sujeto a una validación de movilidad
por tiempo cotizado (mínimo 6 meses en Fondos Privados y 5 años
para cambio de Regímenes del Privado a Colpensiones o viceversa).
• El colaborador no podrá trasladarse de Régimen cuando le faltaren
10 años o menos para cumplir la edad para tener derecho a la
pensión de vejez. Haber cumplido cincuenta y cinco (55) años de
edad si es mujer o sesenta (60) años si es hombre. A partir del 1°
de enero del año 2014 la edad se incrementará a cincuenta y siete
(57) años de edad para la mujer, y sesenta y dos (62) años para el
hombre.
12 • La duración de este proceso de traslado tiene un tiempo de
efectividad de 2 meses.
• Realizar la Afiliación de traslados máximo los 10 primeros días del mes.
• Esta novedad de traslado debe ser realizada a través de su Empleador
• Posteriormente enviar la Carta de Aceptación o Negación del
• Traslado que expide la Entidad de AFP.

¿A quiénes puedo afiliar a la Caja de

Compensación para Servicios?
• Cónyuge o compañero (a) permanente.
• Hijos o Hijastros hasta los 23 años o discapacitados de cualquier
edad.
• Padres en cualquier edad.

¿Cuándo tengo derecho al Subsidio

Familiar?
• Para subsidio familiar tendrán derecho los colaboradores que
devenguen hasta cuatro SMLMV (salarios mínimos legales
mensuales vigentes) con personas a cargo.
• Cuando la suma de los ingresos de los dos cónyuge o compañeros
(a) no sobrepasen los 6 SMLMV.
• Puede recibir SUBSIDIO SIMULTANEO el colaborador y el cónyuge
que entre los dos no sobrepasan los cuatro SMLMV (salarios
mínimos legales vigentes).
• Laborar 96 horas al mes.

¿A quiénes puedo afiliar a la Caja de

Compensación para Subsidio Familiar?
• Afiliar Hijos, Hijos adoptivos e Hijastros hasta los 18 años. A partir de
los 12 años es necesario acreditar que están estudiando
• Hermanos huérfanos de padres, dependientes del colaborador,
hasta los 18 años. A partir de 12 años es necesario acreditar que
estén estudiando.
• Padres mayores de 60 años que dependan económicamente del
colaborador no reciban renta ni pensión y dependan económicamente
del colaborador.
• Hijos discapacitados de cualquier edad.
¿Qué documentos necesito para afiliar al 13
Grupo Familiar a la Caja de Compensación?
• Formulario de afiliación a la Caja
• Fotocopia cédula de ciudadanía del Empleado.
• Registro Civil de Nacimiento de beneficiarios.
• Tarjeta de identidad (mayores de 7 años), Fotocopia cédula de
ciudadanía de los beneficiarios, según el caso.
• Si el cónyuge o compañero (a) permanente labora Certificación
Laboral Original, que especifique cargo, sueldo y si recibe o no
subsidio familiar.
• Si va a incluir al cónyuge, fotocopia del registro civil de matrimonio (unión
libre declaración juramentada formato caja) y copia de cedula de Cónyuge.
Para hijos mayores de 12 años, certificado escolar original expedido
por el establecimiento educativo.
• Declaración juramentada de dependencia y convivencia (formato
entregado por la Caja) donde se relacione el grupo familiar.
• Para afiliar Padres : Fotocopia del Registro de Nacimiento del
Empleado, Copia de la Cedula de los padres, Declaración juramentada
de dependencia económica (formato Caja) y certificado de afiliación
a EPS como beneficiario o del SISBEN.
• Si el beneficiario presenta discapacidad debe anexar Certificado de
discapacidad emitido por el médico tratante de la EPS , IPS, RED
HOSPITALARIA, SISBEN donde se encuentre afiliado; indicando el tipo de
discapacidad. No es viable como certificación de discapacidad : historias
clínicas, resultados de pruebas psicológicas, exámenes médicos, etc.

¿Qué documentos necesito para el retiro

parcial de las Cesantías?
La Ley 1429 en su artículo 21, modificó el artículo 256 del CST y aclaró que
la empresa únicamente podrá pagar anticipos de cesantías, sólo cuando se
trate de empleados en el régimen tradicional de cesantías, los empleados
que pertenezcan al régimen de la ley 50, los deberá pagar el fondo de
cesantías. El Ministerio de Trabajo ha emitido conceptos en los cuales aclara
que el pago de las cesantías para educación no lo puede realizar el patrono,
esta responsabilidad le corresponde al fondo de cesantías.

Por tanto la Empresa no pagará anticipos de cesantías bajo ningún concepto.

Es importante resaltar que la Empresa debe velar porque el colaborador

destine las cesantías para lo que la ley autoriza, haciendo el seguimiento
respectivo de compra y mejoras de vivienda, por lo cual la Empresa se
compromete a vigilar la inversión conforme a lo dispuesto por la Ley
1429 de 29 diciembre de 2010 en su artículo no. 21, modificase el
14 numeral 3 del artículo 256 del Código Sustantivo de Trabajo.

De acuerdo con lo establecido en la Resolución 04259 de 1979 y circular

003 - 74 del Ministerio de Trabajo, el colaborador se compromete a
presentar antes de 30 días los documentos que acreditan la inversión
de las cesantías recibidas para el fin determinado.

Para Crédito Hipotecario

• Carta de solicitud o formato de retiro de cesantías, donde se
especifique el monto a retirar y el Fondo de Cesantías.
• Certificado de tradición y libertad no mayor a 30 días donde
conste que el colaborador es el propietario o su cónyuge
(certificado de matrimonio o extra juicio de convivencia si el
dueño es el cónyuge).
• Certificado expedido por el banco donde aparece el saldo de
la deuda.
• Posteriormente soporte de Pago del Crédito Hipotecario.
Para compra de Vivienda
• Carta de solicitud o Formato de retiro de cesantías, donde se
especifique el monto a retirar y el Fondo de Cesantías.
• Certificado de tradición y libertad no mayor a 30 días donde
se evidencie el nombre del vendedor como dueño de la
vivienda, terreno o lote.
• Promesa de compra venta.
• Cédula del propietario.
• Una vez se realice el traspaso de la vivienda, debe hacer llegar
al área Recursos Humanos copia de la escritura o certificado
de libertad y tradición donde conste que el colaborador es el
nuevo propietario.
Para mejoras de Vivienda ó Construcción
• Carta de solicitud o Formato de retiro de cesantías, donde se
especifique el monto a retirar y el Fondo de Cesantías.
• Contrato de obra civil y/o cotización.
• Fotografía del sitio donde se realizará la mejora.
• Certificado de tradición y libertad no mayor a 30 días donde
conste que el colaborador es el propietario o su cónyuge
(certificado de matrimonio o extra juicio de convivencia si el
dueño es el cónyuge).
• Posterior a la remodelación fotografía que evidencia mejora.
Soporte del pago de la inversión de la mejora.
 Pago de Impuesto Predial 15
• Carta de solicitud o Formato de retiro de cesantías, donde se
especifique el monto a retirar y el Fondo de Cesantías.
• Copia Impuesto predial.
• Certificado de tradición y libertad no mayor a 30 días donde
conste que el colaborador es el propietario o su cónyuge
(certificado de matrimonio o extra juicio de convivencia si el
dueño es el cónyuge).
• Posterior al pago soporte de pago impuesto predial.

Para estudios superiores (educación formal) del colaborador,

su cónyuge, compañera o compañero permanente y sus hijos
en entidades de educación superior reconocidas por el Estado.
• Dirigirse directamente al Fondo y con el recibo original de
matrícula le expiden el cheque o transacción a nombre de
la Entidad de Educación Formal. En tal caso el Fondo girará
directamente a la entidad educativa y descontará el anticipo
del saldo del trabajador, desde la fecha de la entrega efectiva.

¿Cómo solicito mis vacaciones?

• Debe diligenciar el formato de solicitud de vacaciones o enviar carta con
visto bueno de su Jefe Inmediato antes del corte de novedades de nómina.
• Se reciben novedades antes del __________ de cada mes.
• Se le enviará la liquidación de vacaciones para su firma.
• Posteriormente se realiza el pago de su vacaciones.

Vacaciones en dinero
El artículo 189 del código sustantivo del trabajo, modificado por la ley
1429 en su artículo 20:
• Compensación en dinero de las vacaciones.
Empleador y trabajador, podrán acordar por escrito, previa solicitud del
trabajador, que se pague en dinero hasta la mitad de las vacaciones.
• Numeral derogado por el artículo 2 de la Ley 995 de 2005.
• Solicitar en la carta o formato, dicha solicitud está sujeta a la
aprobación o autorización que ahora puede otorgar directamente
el empleador previo acuerdo por escrito con el trabajador, que se
pague en dinero hasta la mitad de las vacaciones y la otra mitad se
debe tomar en tiempo (debe disfrutar de sus vacaciones en el mismo
periodo que se paguen en dinero).
16 Accidente de trabajo
En caso de accidente de trabajo debe reportar de manera inmediata
a su Jefe y al Departamento de Recursos Humanos de la empresa el
suceso. Ellos se comunicarán con la LINEA DE ATENCION de su ARL, la
cual activa todos los servicios direccionándolo hacia la IPS más cercana
a su lugar de trabajo o del accidente para la atención oportuna.

Posteriormente el área de R.H. realizará el reporte de accidente dentro

de los dos días hábiles (48 horas) siguientes a la ocurrencia del
accidente y la respectiva investigación (en un término de 15 días).

Certificaciones y desprendibles de pago

Ahora para poder obtener su desprendible de pago y las certificaciones
laborales lo puede hacer por internet a través del Módulo de Autogestión
en la página de HUMAN CAPITAL: www.humancapital-hc.com
El procedimiento es:
• Luego del ingreso, al costado superior derecho se encuentra la
aplicación APLICACIONES HC ( click en la aplicación).
• Se genera un listado donde se señala la primera opción MÓDULO
DE AUTOGESTIÓN.
• Ingresando por este link aparece un cuadro que le indica la cédula
y clave.
• Luego da click en activar clave.
• Siga las instrucciones y llegará la clave para generar su certificación
y/o desprendible por el correo previamente registrado.

Documentos para disminución base

mensual de Retención en la Fuente
El Empleado podrá disminuir la base mensual de retención en la fuente
con el valor pagado en el año inmediatamente anterior entregando los
respectivos certificados por los siguientes conceptos:
• Intereses y corrección monetaria originados por préstamos de vivienda.
• Los pagos efectuados por concepto de salud (medicina prepagada
y/o planes complementarios) de su cónyuge y hasta dos hijos.
• Deducible de Dependientes.
• También puedes presentar el certificado de ingresos y retención del
año anterior para tomar el promedio de lo descontado por aporte
obligatorio en salud.
De acuerdo con la reforma tributaria el certificado de educación ya 17
no es documento válido para disminuir  la base de retención, este fue
reemplazado por el deducible de dependientes.

Para este último Deducible debe tener en cuenta la clasificación de

Dependientes y los requisitos para su solicitud que son:
• Los hijos que tengan hasta 18 años de edad.
Documentos Registros Civiles.
• Los hijos con edad entre 18 y 23 años, cuando el padre o madre
persona natural se encuentre financiando su educación en
instituciones formales de educación superior certificadas por el
ICFES  o la autoridad oficial correspondiente; o en los programas
técnicos de educación no formal debidamente acreditados por la
autoridad competente.
Documentos Registro Civil y Certificado de Escolaridad.
• Los hijos mayores de 23 años que se encuentren en situación de
dependencia originada en factores físicos o psicológicos que sean
certificados por Medicina Legal o Laboral de su EPS.
• El cónyuge o compañero permanente que se encuentre en situación
de dependencia sea por ausencia de ingresos, o ingresos en el
año menores a doscientas sesenta (260 UVT), certificada por
contador público, o por dependencia originada en factores físicos
o psicológicos que sean certificados por Medicina Legal o Laboral
de su EPS.
• Los padres y los hermanos del contribuyente que se encuentren en
situación de dependencia, sea por ausencia de ingresos o ingresos
en el año menores a doscientas sesenta 260 UVT, certificada por
contador público o por dependencia originada en factores físicos o
psicológicos que sean certificados por Medicina Legal o Laboral de
su EPS.

Aspectos generales que se deben tener en

cuenta para la presentación de los deducibles:
Se debe presentar copia del certificado expedido por la entidad.

Los certificados deben contener como mínimo la siguiente

información:
Nit y razón social de la entidad que expide el deducible,
Cedula y nombre del empleado, Fecha de expedición,
periodo o periodos cancelados con sus respectivas fechas
de pago y valor de los pagos realizados.
18 Tener en cuenta:
Si la Obligación Hipotecaria se ha compartido con el cónyuge se
debe anexar la autorización donde conste que el cónyuge  no va
hacer uso de la parte que le corresponde del deducible, (solo se
puede ceder parte del deducible entre cónyuges). En caso contrario
el valor del deducible se dividirá entre el número de personas que
figuren en el certificado.

• Certificado de Ingresos y Retenciones del año inmediatamente

anterior.

• Certificado de intereses y corrección monetaria pagada para

adquisición de vivienda propia en el año inmediatamente anterior.

• Certificado de pagos de medicina prepagada, plan complementario

o seguro de salud del colaborador, cónyuge o hijos efectuados el año
inmediatamente anterior.

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL

Tomado de páginas web del Sistema de Seguridad Social Integral (ARL, EPS,
AFP y Caja)
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