PGD-G03

PROCESO GESTIÓN DE DIRECCIÓN Versión 03

Enero de 2019
GUIA DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA Y
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PLANIFICACION DE CAMBIOS

TÉRMINOS ASOCIADOS

 Información documentada: Es la información que la organización tiene que controlar y

mantener y el medio que la contiene. (Norma ISO 9000:2015. Numeral 3.8.6).
 Registro: Es un tipo de información documentada que soporta la evidencia de la realización de
una actividad de un proceso, instructivo o guía.
 Caracterización: Descripción documentada de la secuencia e interrelación de los procesos.
 Versión: Parte del encabezado de algunos documentos que indica la última edición aprobada
del documento.
 Instructivo: Es un documento que contiene descripciones detalladas y específicas de cómo
realizar una labor y registrarla.
 Guía: Documento que contiene especificaciones que establecen requisitos para la realización
de un proceso o labor.
 Matriz: Información documentada que es organizada en un esquema determinado por la
organización, en forma secuencial y sistemática que permite el análisis y la facilidad de la
consulta.
 Cambio: Se considera cambio todo aquello que modifica temporal o permanentemente a una
organización, actividades, tareas, equipos, materiales, especificaciones, servicios, programas
de control de procesos. Los cambios pueden ser en los procesos, actividades, metodologías de
trabajo, condición operacional, diseño, planificación, etc., que puedan afectar a los procesos del
sistema de gestión de calidad y por ende, al servicio prestado.

1. ORIENTACIONES PARA LA ELABORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA

El Colegio Hermana Virginia Rossi, ha definido mantener sus procesos y directrices en medio
electrónico con el fin de evitar el uso de documentación obsoleta y comprometerse con el cuidado
ambiental, para esto, se ha organizado la información correspondiente al Sistema de Gestión de
Calidad en la Intranet Institucional o nube virtual, a la cual tendrán acceso los docentes, directivos y
administrativos responsables de los procesos.
Los registros y/o evidencias serán realizados de acuerdo a lo que esté estipulado en cada
procedimiento (de manera física, electrónica, videos, fotografías, entre otros).
Los procesos se encontrarán documentados en una Matriz de Caracterización, en la que se
encuentran relacionados: (Ver Anexo A: Estructura de la Caracterización de Procesos)
 Los objetivos de los procedimientos.
 El alcance de los mismos
 Los responsables y el personal que participa en el proceso.
 Las entradas y proveedores de las mismas.
 Las actividades del procedimiento, organizadas por el ciclo PHVA
 Las salidas del proceso y sus beneficiarios.
 Recursos
 Documentación asociada
 Los requisitos a cumplir
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 Indicadores
 Ítems de control
 Las comunicaciones
 La propiedad del cliente y de las partes interesadas.
 Oportunidades de mejora.
 Matriz de riesgo
 Los registros asociados.

Nota: Los ítems de control establecidos tienen la finalidad de facilitar la visualización de los aspectos
claves del proceso, generalmente derivados de un indicador o de actividades centrales.

Se ha establecido la siguiente estructura documental:

PEI
MANUALES

PROCESO

PROCEDIMIENTO

INSTRUCTIVO

GUÍA

REGISTRO

La letra institucional es Arial y por facilidad de visualización se recomienda tamaño entre 9 y 12.

Los instructivos en su estructura, cuentan con un objetivo, el alcance y si se requiere, unos anexos,
además pueden incluir indicadores, de los cuales se referenciarán en la caracterización aquellos que
aportan directamente al cumplimiento del objetivo de calidad y del procedimiento al que pertenecen,
si se estipulan sólo como control de resultados de las actividades, se dejarán como indicadores
internos del instructivo.
Los formatos asociados al instructivo se incluirán directamente en la caracterización para establecer
el respectivo control de los mismos.

Las guías contarán con una portada, las definiciones pertinentes y se escribirán las especificaciones
determinadas en forma de narrativa. No tienen objetivos.
El encabezado de la guía y del instructivo tendrá la siguiente estructura:
Código
PROCESO
Escudo Versión

Nombre de la guía o instructivo Fecha de vigencia

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Las matrices serán diligenciadas por el responsable del proceso según el formato establecido, su
encabezado tendrá la estructura de los registros y la fecha de actualización.

Los registros tienen establecidos los controles en la caracterización de cada proceso (código,
nombre, acceso, almacenamiento, tiempo de retención y disposición final), estos pueden estar
virtuales o físicos según lo definido por el proceso.

El encabezado del registro tendrá la siguiente estructura:

Código
Escudo Nombre del registro
Fecha

Sistema de codificación de la información documentada:

Tipo de
Asignación de código Ejemplo
documento
Se identifican con las MDC-01: Manual
Manuales Un consecutivo de -
iniciales del nombre del
dos dígitos Descriptivo de Cargos
manual
Se utilizan las iniciales PGD: Proceso de
Procesos - -
de cada uno de ellos. Gestión de Dirección
Consecutivo PGD-01: Procedimiento
Procedimiento Se cita el código del -
asignado de 2
proceso de Direccionamiento
dígitos
Se cita el código del Se asigna la inicial PGD-I01: Instructivo de
Instructivo Consecutivo
proceso (instructivo) Auditorías internas
Se cita el código del PGD-G01:Guía de
Se asigna la inicial
Guía proceso Consecutivo Información
G (Guía)
Documentada
PGD-01-R01:Plan de
Desarrollo
Se cita el código del PGD-I01-R01 Programa
Se asigna la inicial
Registros procedimiento, Consecutivo de auditorías internas
R (registro)
instructivo o guía PGD-G01-R01: Listado
Maestro de documentos
internos

Control de la información
Para garantizar el control de la información se generan listados de documentos internos donde se
relacionan todos los documentos generados por el colegio como: caracterizaciones, manuales
instructivos y guías, y se tendrá el control de documentos externos los cuales son expedidos por
organizaciones externas.
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2. PLANEACIÓN DE LOS CAMBIOS

Cuando se requiera hacer cambios a los procesos del sistema de gestión de calidad, se han
establecido los siguientes pasos para asegurar la efectividad de los mismos:

2.1. IDENTIFICAR REQUERIMIENTOS, NECESIDADES, OPORTUNIDADES DE CAMBIO

Identificar las necesidades de realizar cambios a través de las siguientes fuentes: auditorías,
tratamiento de riesgos, resultados de encuestas de satisfacción del cliente, necesidades y
expectativas de las partes interesadas, desde la planeación estratégica como política y objetivos
como también los cambios legales (de Ley o de Norma ISO) y tecnológicos.

2.2 HACER LAS SOLICITUDES DE CAMBIO

Todo el personal docente, directivo y administrativo puede solicitar o sugerir cambios al sistema de
gestión de calidad, a través del líder del proceso.
Los cambios que implican modificaciones a procesos, indicadores, actividades, registros, manuales,
mapas de procesos, caracterizaciones o cualquier documento que impacte al SGC o su alcance,
deberán ser informados al líder de calidad y aplicar todos los pasos para su debida planificación y
control.
Para los cambios de menor impacto, como lo son redacciones o mejorar la claridad de un párrafo, se
informa al líder de calidad para su ajuste, pero no requiere el proceso de planificación aplicada a los
cambios más importantes.

2. 3. REGISTRAR LAS SOLICITUDES DE CAMBIO

Las solicitudes de cambio son registradas por el Líder de calidad en el formato Planificación de
cambios, en el que se describe el cambio propuesto, el impacto en el sistema y en la información
documentada.
Se llevará el histórico de los cambios por cada año en el formato establecido.

2.4. EVALUAR LAS SOLICITUDES DE CAMBIO

El comité de calidad local se reúne para evaluar los cambios solicitados presentados por el líder de
calidad, analizándolos mediante el formato: Planificación de cambios, teniendo en cuenta lo
siguiente:
 Descripción del cambio
 Procesos que se ven impactados
 Impacto en el SGC
 Información documentada modificada
 Requiere nuevos conocimientos o actualización
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 Recursos necesarios
 Responsable
 Autorización del cambio
 Fecha de aplicación

Una vez revisados por el Comité de Calidad Local, son enviados al Comité Inspectorial de Calidad
para su análisis, quien hace la aprobación o no de los mismos. Si el cambio es aprobado, se hacen
los ajustes pertinentes en la documentación que lo amerite, siguiendo orientaciones para la
elaboración de documentos y se identifican los posibles riesgos según lo descrito en la Guía de
Gestión del Riesgo.

Cuando los cambios que se proponen están relacionados con el Manual de Convivencia, Sistema de
Evaluación, Manual del Cargos, Modelo pedagógico, metodologías y documentos propios de la
esencia de la Institución, son igualmente planificados, pero aprobados por el Comité de Calidad local.

2.5 IMPLEMENTAR EL CAMBIO

El líder de calidad comunica y entrega al líder del proceso la información actualizada, quien a su vez,
comparte los cambios con su equipo dejando constancia en el acta de la reunión, o en el listado de
asistencia a eventos de formación.

2.6 EVALUAR LA EFICACIA LOGRADA

Luego de implementado el cambio, se le hace seguimiento a la eficacia del mismo, a través de

auditorías internas, revisión por la dirección o monitoreo e inspecciones, según lo determine la
Dirección, con el fin de determinar si el impacto fue positivo o no, y se registra en el formato de
Planificación de cambios, en el campo destinado al seguimiento.
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ANEXOS
Anexo A: Estructura de la Caracterización de Procesos

Escudo CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO

XX
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
ALCANCE
RESPONSABLE
PERSONAL QUE PARTICIPA

PROVEEDORES/ ACTIVIDADES SALIDAS/

ENTRADAS PLANEAR HACER BENEFICIARIOS

ACTUAR VERIFICAR

RECURSOS DOCUMENTACIÓN ASOCIADA

GUÍAS Y/O INSTRUCTIVOS

REQUISITOS POR CUMPLIR

Ley Cliente NTC-ISO 9001 Institucionales

INDICADORES
Nombre del indicador Fórmula Meta NA Frecuencia de medición Responsable

CONTROL
Qué Cuándo Quién Evidencia

COMUNICACIONES
Qué comunica Cuándo comunica A quién comunica Quién comunica Cómo se comunica

PROPIEDAD DEL CLIENTE O DE PROVEEDORES EXTERNOS

Tipo Dónde se custodia Acceso Cuándo y cómo se devuelve En caso de pérdida

OPORTUNIDADES DE MEJORA
Servicio no conforme Tratamiento Responsabilidad y autoridad

RIESGOS ACCIONES CORRECTIVAS Y DE MEJORA

OBJETIVO INSTITUCIONAL QUE SOPORTA

REGISTROS
Código Nombre Acceso Almacenamiento Tiempo de retención Disposición final

CAMBIOS DEL PROCESO

Versión Fecha Naturaleza del cambio
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Anexo B: PGD-G01-R01Listado maestro de documentos internos

Anexo C: PGD-G01-R02Listado maestro de documentos externos
Anexo D: PGD-G01-R03 Planificación de cambios