Guía para La Solución de Alertas SMSCE V - 2

GUÍA PARA SOLUCIÓN DE ALERTAS Fecha: 20 / 05 / 2016
Versión 2.0
Dirección de Vigilancia de las Regalías
Sistema de Monitoreo, Seguimiento, Control y Evaluación Página 1 de 64
GUÍA PARA SOLUCIÓN DE ALERTAS

DEL SMSCE - SGR
Versión 2.0
Departamento Nacional de Planeación

Dirección de Vigilancia de las Regalías –DVR
Subdirección de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación
Equipo de Monitoreo
Bogotá D.C. – Mayo de 2016
Calle 26 # 13 – 19 Código Postal 110311 Bogotá, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
DVR – SMSE - Equipo de Monitoreo Página 1 de 64

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Contenido
INTRODUCCION ................................................................................................................................ 4
1. MARCO LEGAL ..................................................................................................................... 5
2. GENERALIDADES ................................................................................................................. 6
3. DESCRIPCIÓN DE LAS ALERTAS ....................................................................................... 8
3.1. ALERTA POR NO REPORTE DE INFORMACIÓN................................................................ 8
Evento EJ-1-01 (Automática) .............................................................................................................. 8
Evento EJ-1-02 (Automática) .............................................................................................................. 8
Evento EJ-2-01 (Automática) ............................................................................................................ 12
Evento EJ-3-01 (Manual) .................................................................................................................. 14
Evento EJ-3-02 (Manual) .................................................................................................................. 14
Evento EJ-3-03 (Manual) .................................................................................................................. 15
Evento EJ-3-04 (Manual) .................................................................................................................. 15
Evento EJ-5-01 (Manual) .................................................................................................................. 15
3.2. ALERTA POR INFORMACIÓN INCONSISTENTE .............................................................. 17
Evento EJ-2-17 (Manual) .................................................................................................................. 32
Evento ST-4-03 (Automática)............................................................................................................ 33
Evento ST-4-06 (Manual) .................................................................................................................. 38

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3.3. ALERTA POR INFORMACIÓN INCOMPLETA.................................................................... 39

Evento EJ-2-19 (Manual) .................................................................................................................. 49
4. ALERTAS GENERADAS HASTA EL CUARTO TRIMESTRE DE 2014 .............................. 55
Evento EJ-1-18 (Manual) .................................................................................................................. 57
Evento EJ-2-07 (Manual) .................................................................................................................. 58
Evento EJ-2-08 (Manual) .................................................................................................................. 59
Evento EJ-2-09 (Manual) .................................................................................................................. 59
5. GENERACIÓN DEL REPORTE ALERTAS SMSCE EN GESPROY SGR........................... 60
6. ASISTENCIA ........................................................................................................................ 63

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INTRODUCCION
Corresponde al Departamento Nacional de Planeación - DNP administrar el Sistema de Monitoreo, Seguimiento,

Control y Evaluación – SMSCE, conforme a lo establecido en los artículos 9 y 100 de la Ley 1530 de 20121 y
Decreto 1082 de 20152, dicha labor, es de naturaleza administrativa y se desarrolla de manera selectiva, con
énfasis en acciones preventivas entre las que se encuentran alertas de monitoreo.
En el marco de dicha labor y a la luz del modelo de control preventivo el SMSCE ha dispuesto herramientas
informáticas que tienen como objeto facilitar la gestión y el reporte de información de las entidades beneficiarias
y ejecutoras de recursos del SGR.
Es así como a partir del análisis a la información reportada se realiza retroalimentación a las entidades a través
de la generación de alertas preventivas que permiten a la entidad identificar situaciones a mejorar respecto de la
gestión de los recursos, proyectos o reporte de información y de esta forma adelantar acciones conducentes para
su atención.
En el presente documento se encuentra la información necesaria para conocer la tipología de alertas, los eventos
que las integran, las definiciones para su generación, así como la forma de subsanarlas.
1 Por la cual se regula la organización y el funcionamiento del Sistema General de Regalías.

2 Por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del sector administrativo de Planeación Nacional

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1. MARCO LEGAL
• Ley 1530 de 2012 - Por la cual se regula la organización y el funcionamiento del Sistema General de
Regalías.
• Decreto 3402 de 2007- Por el cual se reglamenta parcialmente el artículo 31 de la Ley 962 de 2005 y se
dictan otras disposiciones.
• Decreto 1525 de 2008 - Por el cual se dictan normas relacionadas con la inversión de los recursos de
las entidades estatales del orden nacional y territorial.
• Decreto 1082 de 2015 - Por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del sector
administrativo de Planeación Nacional
• Resolución 194 de 2012 - Por la cual se regula el reporte extemporáneo de la información de las
categorías del Formulario Único Territorial – FUT que se presentan a través del Sistema Consolidador
de Hacienda de Información Pública.
• Resolución 1789 de 2013 - Por la cual se dictan normas relacionadas con la operación y registro de las
cuentas maestras para el manejo de los recursos del Sistema General de Regalías y se dictan otras
disposiciones.
• Resolución 2596 de 2013 - Por la cual se modifica la Resolución 1789 de 2013 y se dictan otras
disposiciones
• Circular 003 de 2012 - Orientaciones para el reporte de información de cierre de la vigencia 2011 por
las entidades beneficiarias de recursos de regalías directas y aplicación de las normas transitorias a que
hacen referencia los artículos 135,144 y 146 del Decreto Ley 4923.
• Circular 001 de 2012 - Orientaciones del administrador del SMSCE para socializar, divulgar, reportar
ejecutar recursos del SGR.
• Circular 002 de 2012 - Cargue y reporte de información de cuentas autorizadas o registradas e inversión
temporal de excedentes de liquidez de los recursos SGR a través de la web.
• Circular 007 de 2012 - Orientaciones para la apertura, autorización, manejo y reporte de información de
la cuenta única para la administración de recursos de las asignaciones directas del SGR.
• Circular 0041 de 2012 - Orientaciones para manejo de recursos de funcionamiento del SGR distribuidos
por la Comisión Rectora y reporte al Sistema de Monitoreo, Seguimiento, Control y Evaluación.
• Circular 062 de 2013 - Herramienta informática de gestión y monitoreo a la ejecución de proyectos
GESPROY –SGR.
• Circular 064 de 2014 - Gestión y monitoreo ejecución de recursos de funcionamiento del SGR y Sistema
de monitoreo, seguimiento, control y evaluación - SMSCE
• Circular 234 de 2015 - Orientaciones del Sistema de Monitoreo, Seguimiento, Control y Evaluación
(SMSCE) en el ciclo de los proyectos de inversión.

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2. GENERALIDADES
DEFINICIONES
Alertas: Eventos identificados respecto del registro, consistencia, reporte de la información al SMSCE o gestión
de los proyectos de inversión por las entidades beneficiarias de recursos, ejecutoras de los proyectos y
Secretarías Técnicas de los OCAD, con el fin de adelantar acciones que contribuyan al uso eficiente y eficaz de
los recursos del SGR.
Evento: Situación que se genera a partir de la información reportada o no reportada, por las entidades a través
de los aplicativos SUIFP-SGR, GESPROY-SGR, CUENTAS-SGR, y del CHIP (Categorías del SGR en el
Formulario Único Territorial – FUT), así como las reportadas en los formatos establecidos para registrar la
información respecto a los saldos del régimen anterior de regalías, y que están relacionadas con las alertas
establecidas por el SMSCE.
TIPOLOGÍAS
A continuación se describen los tres tipos de alertas de monitoreo:
CÓDIGO NOMBRE
NRI No reporte de información
II Información inconsistente
ICO Información incompleta
Los 3 tres tipos alertas son el resultado de la validación de la información que se reporta periódicamente en los
aplicativos Gesproy-SGR, Cuentas-SGR (módulo de Cuentas y el módulo de fortalecimiento) y FUT y los formatos
dispuestos para los recursos del régimen anterior de regalías, establecidos por el SMSCE del SGR, así:
Número de Eventos según Tipo de Alerta, Destinatario y Herramienta de Información
DESTINATARIO
Ejecutor de Proyectos o Recursos

Código Nombre Total
Secretarías
Formatos
Gesproy Cuentas- Técnicas
FUT (Saldos del
- SGR SGR
régimen anterior)
NRI No reporte de información 2 2 4 1 9
II Información Inconsistente 7 5 4 16
ICO Información incompleta 8 7 1 16
Total 17 14 4 1 5 41

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GENERACIÓN DE EVENTOS
Forma de generación
• Automático: Son los eventos que se generan en los aplicativos forma automática, de acuerdo a unos
criterios definidos y que no requieren validación.
• Manual: Son los eventos que se generan a partir de validaciones de información que no se encuentran
integrada a la base de datos del SMSCE y que involucra actuaciones de los consultores del SMSCE para
su generación y subsanación.
Periodicidad de Generación y subsanación
• Para los Eventos automáticos la periodicidad de generación es diaria. Es decir, mediante

proceso diario y automático el aplicativo generará los eventos de alerta y los dispondrá para
visualización y conocimiento de la entidad en los aplicativos Gesproy-SGR y Cuentas – SGR según
corresponda. Así mismo, de forma diaria podrá visualizarse la subsanación de los eventos en el caso
que el hecho generador del mismo haya sido atendido.
Es de resaltar que el proceso diario se interrumpe trimestralmente, cuando se adelanta el proceso

de comunicación de las alertas a las entidades.
• Para los Eventos manuales la periodicidad de generación es mensual. Es decir, mediante

proceso manual y una vez al mes, los consultores del SMSCE revisan la información y adelantan las
validaciones necesarias que permiten la generación o subsanación de los eventos de alertas
manuales.
Proceso de Comunicación de las alertas
• De forma trimestral, dentro de los 20 días siguientes al cumplimiento del plazo para la aprobación y
envío en los aplicativos del SMSCE, de la información del último mes del trimestre, se adelantará el
proceso de comunicación de las alertas y sus eventos a las entidades beneficiarias de recursos del
SGR y ejecutoras de proyectos, mediante oficio enviado a los correos registrados de los usuarios
vigentes para la entidad.
Como se señaló anteriormente, mientras se adelanta el envío de los oficios, el proceso diario de
generación se encuentra suspendido.
ESTADOS DE LOS EVENTOS
• Sin Subsanar: El hecho que dio origen al evento no ha sido corregido, ajustado o reportado, razón por
la cual el evento y por consiguiente la alerta se encuentra vigente.
• Subsanada: El hecho que dio origen al evento fue corregido, ajustado o reportado.

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3. DESCRIPCIÓN DE LAS ALERTAS
3.1. ALERTA POR NO REPORTE DE INFORMACIÓN
Código Evento EJ-1-01 (Automática)

Descripción: Proyectos sin información registrada en Gesproy-SGR.
Observación: El aplicativo Gesproy-SGR, identifica los proyectos aprobados y migrados desde el aplicativo
SUIFP a Gesproy-SGR, y de ellos, en los que no se ha registrado información por parte de
la entidad ejecutora.
Para Subsanar: Desde el aplicativo Gesproy-SGR, se debe verificar que cada una de las pestañas cuente con
el registro ACTUALIZADO de la información, conforme a la gestión adelantada por la entidad para la ejecución
del proyecto a la fecha de reporte.
Previo al cargue y reporte de información se debe verificar con el perfil de “Aprueba y envía” en el botón de
“Administrador de Usuarios” que el perfil del usuario “Elabora y Revisa” para el aplicativo Gesproy – SGR se
encuentre habilitado para modificar el respectivo proyecto, es decir que el proyecto se encuentre asociado al
usuario que va a registrar la información.
Para orientaciones referentes al registro de información en cada una de las pestañas del aplicativo Gesproy-SGR
consulte el material complementario y los videos tutoriales que se encuentran en el vínculo:
https://www.sgr.gov.co/SMSCE/CargueyReportedeInformaci%C3%B3n/MaterialcomplementarioGesproy.aspx
Nota: Se recomienda que el registro de información se realice de manera secuencial cronológica.

Descripción: Proyectos sin aprobación y envío del último período de corte en Gesproy-SGR.
Observación: Este evento se genera cuando se ha registrado la información en Gesproy-SGR pero no se ha
surtido el paso correspondiente a la pestaña “Aprobación información” por parte del usuario
del perfil de “Aprueba y Envía”, en alguno de los proyectos ejecutados por la entidad. Es de
precisar que el plazo para que la entidad ejecutora registre, apruebe y envíe la información de
la ejecución de los proyectos, es hasta el día 15 del mes siguiente al de su reporte3.
3
Circular 062 del 11 de septiembre de 2013

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Para Subsanar: Ingrese al aplicativo con el usuario y contraseña del perfil de “Aprueba y Envía” el cual es
asignado al Representante Legal de la entidad ejecutora del proyecto o a quien este haya delegado.

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1. Ingrese al proyecto que le está generando el evento dando clic sobre el hipervínculo que se encuentra en el
número BPIN.
2. Verifique que la información registrada en cada una de las pestañas del aplicativo corresponde con el estado
actual del proyecto y que es consistente con los documentos que lo soportan, de lo contrario a través del
perfil “Elabora y Revisa” se debe realizar el registro de información respectiva.
3. Una vez verificado que la información registrada en el aplicativo se corresponde con el estado actual del
proyecto y de la gestión adelantada, con el perfil de “Aprueba y Envía” se ingresa a la pestaña “Aprobación”.

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4. Desde el botón “Adicionar Aprobación de reporte de información”, apruebe el período (mes) o los
períodos que se encuentran pendientes de ser aprobados, iniciando desde el más antiguo al más reciente
(siempre que aplique). Si requiere realizar un comentario que sea relevante a tener en cuenta, descríbalo en
el campo sugerido para ello.
Una vez ingresada la información de clic al botón “GUARDAR”.
Recuerde que la entidad ejecutora tiene hasta el día 15 (puede hacerse antes del 15) del mes siguiente de
cada período para aprobar y enviar la información actualizada del proyecto, por ejemplo, para reportar,
aprobar y enviar la información de noviembre de manera oportuna, tiene hasta el día 15 de diciembre. La
información podrá ser aprobada con posterioridad al día indicado, pero será considerada extemporánea.
Recuerde que todos los períodos deben ser aprobados desde que el proyecto migre desde la
plataforma SUIFP-SGR al aplicativo GESPROY-SGR y hasta que el proyecto cuente con acto
administrativo de cierre y tal información se registre y apruebe en el Gesproy-SGR.
Si el proyecto se encuentra en estado “terminado”, continúe aprobando y enviando la información

mensualmente dentro de los plazos establecidos, hasta que el mismo se encuentre en estado “Cerrado” en
el Aplicativo Gesproy, una vez el proyecto ha alcanzado éste último estado, se aprobó y envió el período en
el cual se subió el acto administrativo de cierre, cesa la obligación de la entidad para el reporte de información
para ese proyecto.
Si el proyecto fue desaprobado por el OCAD respectivo, el acuerdo de desaprobación fue registrado y el
proyecto fue actualizado en SUIFP con el estado “Desaprobado”, esto no es suficiente para que migre dicha
información a GESPROY, el equipo de monitoreo realiza una validación previa que consiste en validar que
el proyecto no tenga alertas, procesos precontractuales y pagos registrados, una vez se confirma tal situación
se solicita internamente el cambio de estado en GESPROY.
Es preciso aclarar que durante el tiempo que tarde en migrar el estado desaprobado de la plataforma SUIFP
a GESPROY-SGR, la entidad tiene la obligación de aprobar y enviar el informe mensual hasta que sea
actualizado el estado en GESPROY-SGR.

Versión 2.0

Descripción: Cuenta de Asignaciones Directas sin Aprobación y Envío del último período de corte en
CUENTAS-SGR
Observación: Este evento se genera cuando la entidad ha omitido el reporte de información en el aplicativo
Cuentas-SGR en los tiempos dispuestos para tal fin4
Las entidades beneficiarias de asignaciones directas del SGR que cuenten con cuenta maestra autorizada en el
marco del artículo 44 de la Ley 1530 de 20125 reportarán la información de la cuenta bancaria y las inversiones
temporales de liquidez constituidas con dichos recursos dentro de los 15 primeros días de cada mes a través del
aplicativo Web de cuentas – SGR.
Para Subsanar: Una vez la entidad ingrese a la plataforma debe reportar la información de la cuenta maestra
autorizada en el módulo denominado: “Reporte de Asignaciones Directas” conforme la imagen:
4 Circular No. 002 del 8 de noviembre de 2012

5 Por la cual se regula la organización y funcionamiento del Sistema General de Regalías

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Para orientación de la forma del reporte de información puede consultar el manual de usuario, los videos tutoriales
y el material de ayuda dispuesto en la página web del SGR, en el vínculo:
https://www.sgr.gov.co/SMSCE/CargueyReportedeInformaci%C3%B3n/MaterialcomplementarioCuentas.aspx

Descripción: Cuenta de Fondos SGR sin Aprobación y Envío del último período de corte en CUENTAS-
SGR
Observación: Este evento se genera cuando la entidad ha omitido el reporte de información en el aplicativo
Cuentas-SGR en los tiempos dispuestos para tal fin.
Para Subsanar: Las entidades beneficiarias de recursos de Fortalecimiento y de los Fondos del SGR (FDR,
FCR, FCTeI y 0,5% Municipios Ribereños del Río Grande de la Magdalena y Canal del Dique) que cuenten con
cuenta maestra registrada en marco del artículo 4 del Decreto 817 de 20146 compilado en el Artículo 2.2.4.1.2.2.3
del Decreto 1082 de 2015 deben reportar la información de la cuenta bancaria y las inversiones temporales de
liquidez constituidas con dichos recursos dentro de los 15 primeros días de cada mes a través del aplicativo Web
de cuentas – SGR.
Una vez la entidad ingrese a la plataforma debe reportar la información de la cuenta maestra autorizada en el
módulo denominado: “Reporte de Fondos” conforme la imagen:
6Por el cual se modifican parcialmente los decretos 1949 de 2012 y 414 de 2013 y se dictan otras disposiciones, en relación con el Sistema General
de Regalías

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Para orientación de la forma del reporte de información puede consultar el manual de usuario, los videos tutoriales
y el material de ayuda dispuesto en
https://www.sgr.gov.co/SMSCE/CargueyReportedeInformaci%C3%B3n/MaterialcomplementarioCuentas.aspx
Código Evento EJ-3-01 (Manual)

Descripción: Categoría FUT-SGR Ingresos, sin envío a través del CHIP
Observación: Posterior a la fecha oportuna del reporte de la categoría SGR-INGRESOS al cierre de cada
trimestre, la Contaduría General de la Nación remite listado de entidades ejecutoras omisas
en el reporte de información de la misma, el cual es el insumo para la generación de este
evento.
Para Subsanar: Con la clave asignada a la entidad ejecutora para reportar al CHIP todas las categorías de las
que tenga obligación, se debe efectuar el reporte de la categoría SGR-INGRESOS, con la información de
presupuestal de ejecución de ingresos del SGR de la entidad, la cual se debe efectuar, en el período
inmediatamente siguiente.

Descripción: Categoría FUT-SGR Gastos, sin envío a través del CHIP
Observación: Posterior a la fecha oportuna del reporte de la categoría SGR-GASTOS al cierre de cada
en el reporte de información de la misma, el cual es el insumo para la generación de este
evento.

Versión 2.0
que tenga obligación, se debe efectuar el reporte de la categoría SGR-GASTOS, con la información presupuestal
de ejecución de gastos del SGR de la entidad, el cual se debe efectuar, en el período inmediatamente siguiente.

Descripción: Categoría FUT-SGR Transferencias, sin envío a través del CHIP
Observación: Posterior a la fecha oportuna del reporte de la categoría SGR-TRASNSFERENCIAS (incluye
formulario de Transferencias Enviadas y Transferencias Recibidas) al cierre de cada
en el reporte de información de la misma, el cual es el insumo para la generación de esta
evento.
que tenga obligación, se debe efectuar el reporte de la categoría SGR-TRASNSFERENCIAS (incluye formulario
de Transferencias Enviadas y Transferencias Recibidas), con la información de presupuestal de ejecución de
transferencias del SGR de la entidad, el cual se debe efectuar, en el período inmediatamente siguiente.

Descripción: Categoría FUT-SGR Cierre Fiscal, sin envío a través del CHIP
Observación: Posterior a la fecha oportuna del reporte de la categoría SGR-CIERRE FISCAL al cierre de
la bienalidad, la Contaduría General de la Nación remite listado de entidades ejecutoras
omisas en el reporte de información de la misma, el cual es el insumo para la generación de
este evento. Es de tener en cuenta que esta categoría solo está dispuesta y es obligación
reportarla al cierre de un Bienio del SGR.
que tenga obligación, se debe efectuar el reporte de la categoría SGR-CIERRE FISCAL, con la información de
presupuestal de ejecución del cierre fiscal de la bienalidad.

Descripción: Entidades sin reporte de información en los formatos del régimen anterio de regaliasr
Observación: Este evento se genera cuando la entidad ha omitido el reporte de los formatos de la ejecución
de los recursos del régimen anterior de regalías.
Para Subsanar: Las entidades beneficiarias que presentan saldos disponibles correspondientes a recursos del
régimen anterior (regalías y compensaciones a 31 de diciembre de 2011) deben reportar trimestralmente en los
primeros 5 días los formatos denominados “PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS DE INVERSIÓN
FINANCIADOS CON RECURSOS DE REGALIAS Y COMPENSACIONES DISPONIBLES A DICIEMBRE 31 DE
2011” y “CERTIFICACION DE CONTRATOS SUSCRITOS POR ENTIDADES BENEFICIARIAS CON
RECURSOS DISPONIBLES A DICIEMBRE 31 DE 2011”. Cabe resaltar que la información se debe reportar de

Versión 2.0
manera acumulada (de todos los proyectos y contratos que se ejecutan con cargo a los saldos disponibles del
régimen anterior) al correo avancesejecucionsgr@dnp.gov.co.
Para orientación de la forma de consulta de los formatos puede consultar en la página web del SGR, en el vínculo:
https://www.sgr.gov.co/Normativa/Gu%C3%ADasInstructivosyFormatos/FormatosGenerales.aspx
Al igual que los instructivos de diligenciamiento en el vínculo:
https://www.sgr.gov.co/Normativa/Gu%C3%ADasInstructivosyFormatos/Instructivos.aspx

Versión 2.0
3.2. ALERTA POR INFORMACIÓN INCONSISTENTE

Descripción: Proyectos con contratos en GESPROY-SGR sin registro de acta de inicio o similar.
Observación: Este evento se genera cuando para uno o más de un contrato registrado del proyecto, no
se ha reportado el acta de inicio en la opción “Detalle” que se encuentra en la pestaña
“Contratos Proyecto”.
Nota: Si la entidad ha suscrito contratos o ha expedido actos administrativos que ejecutan
los recursos del proyecto que por su naturaleza no requieren acta de inicio, seleccione en
“Tipo de Acta”, la opción “Acta de Inicio No Requiere”
Para Subsanar:
1. Ingrese a la pestaña “Contratos”
2. De clic en el icono “binóculo” en la margen izquierdo del contrato.
3. Desplace el cursor hacia abajo de la pantalla y busque la sección “Actas del contrato” y de clic en crear
Actas del contrato.

Versión 2.0
4. Despliegue las opciones que se presentan en tipo de acta y escoja “Acta de Inicio”
5. Diligencie la información solicitada en los campos con base en el documento; al terminar de clic en el
botón “GUARDAR”

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En caso que el contrato por su naturaleza no requiera acta de inicio, se deben seguir los mismos pasos, no
obstante se registra “Acta de inicio no requiere”

Descripción: Proyectos con tiempo de programación terminado y con avance físico menor al 100%
Observación: Este evento se genera cuando el tiempo estimado por la entidad ejecutora para el
cumplimiento de las actividades en la programación inicial o programación actual del
proyecto se ha cumplido, sin embargo, a la fecha de generación de la alerta la ejecución
física reportada es inferior al 100%.
Este evento es de tipo informativo y busca poner de presente al ejecutor del no cumplimiento de la oportunidad
en la ejecución del proyecto de acuerdo a su programación.
Para Subsanar:
1. Verifique en la pestaña de “Planeación”, el horizonte de ejecución programado que actualmente tiene

registrado el proyecto:

Versión 2.0
2. Si a la fecha de corte, la programación inicial o actual no refleja la realidad del avance físico del proyecto, se
procede a realizar la actualización de la información correspondiente, según corresponda y sea consistente
con la realidad, conforme las instrucciones del Manual de Usuario “Cargue de ejecución”.
3. Si el último mes de la programación registrada en el Gesproy-SGR es inferior (pasado) frente a la fecha de

corte y la ejecución física del proyecto aún no ha alcanzado el 100%, proceda a realizar la reprogramación
en tiempo del mismo, ajustando el horizonte de ejecución mediante el procedimiento descrito en el Manual
de Usuario “Cargue de reprogramación”.

Descripción: Proyectos con pagos registrados en CUENTAS-SGR y sin contrato registrado GESPROY-
SGR
Observación: Este evento se genera cuando se identifican pagos ingresados en el aplicativo de Cuentas-
SGR respecto de contratos que no se encuentran registrados en el aplicativo Gesproy–SGR.
Para Subsanar: La situación antes señalada puede derivar de dos razones posibles, la primera que el contrato
no se encuentre registrado en el aplicativo Gesproy-SGR y la segunda, que encontrándose registrado, en el
aplicativo de cuentas al momento de informar el pago no se asoció de forma adecuada el código BPIN del
proyecto y el número de contrato sobre el cual se adelantó el egreso de los recursos.
1. En el primer evento, cuando el contrato no se encuentra registrado en el aplicativo Gesproy-SGR, en la

pestaña de “Contratos”, se debe proceder a registrarlo, para lo cual debe adelantar las instrucciones del
Manual de Usuario Gesproy-SGR, Sección CONTRATOS OBRA – INTERVENTORIA / Pasos Creación
Contratos

Versión 2.0
2. Para el segundo caso se debe verificar en el aplicativo Cuentas-SGR, módulo de “Homologación de

Contratos Cuentas – Gesproy-SGR” los pagos allí registrados, validando si en dicho módulo se encuentra
relacionado un pago asociado al código BPIN del proyecto que generó el evento, caso en el cual se debe
asociarse dicho pago al contrato correspondiente.

Descripción: Proyectos con monto de contratación mayor al valor del proyecto.
Observación: El evento se genera en el caso que la sumatoria de valores contratados para un proyecto en
particular sea mayor a los valores de las fuentes aprobadas al mismo por el OCAD y
registradas en SUIFP-SGR (MGA).
Para Subsanar:
1. Verifique en la pestaña de “Contratos” que los contratos cargados en el aplicativo Gesproy-SGR y sus
valores sean los correctos. Así mismo, valide si el valor del contrato incluye montos de recursos que
corresponden a otros proyectos, caso en el cual el contrato debe tener marcada la opción de “contratos
multiproyecto” y debe tener diferenciado el monto del contrato que sí corresponde al proyecto objeto de
validación.
2. Si los contratos registrados en el aplicativo Gesproy-SGR no ejecutan múltiples proyectos y sus valores son
correctos, el evento se genera debido a que el valor de las Fuentes de Financiación aprobadas por el OCAD,
es insuficiente para cubrir dichos compromisos; por lo cual debe verificar si para la financiación del contrato
se consideraron fuentes o montos adicionales a los aprobados por el OCAD, caso en el cual deben registrarse
en la pestaña de “Fuentes”, ingresando por Otras Fuentes de financiación, conforme las instrucciones del
manual de usuario Gesproy- SGR opción FUENTES
3. En caso de que haya sido un error por parte de la entidad al crear el contrato en datos como son: valor del
contrato, número de contrato, tipo de contrato, si el contrato maneja o no múltiples proyectos, tendrá la
oportunidad de modificarlos dando clic en el botón modificar contrato.

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4. De otra parte, si los contratos registran el valor correcto pero corresponden a contratos multiproyecto que no
se encuentra registrados de esta forma, realice los ajustes respectivos, conforme el manual de usuario
Gesproy-SGR numeral Sección Detalle- Pestaña Información de Contratos Opción “Detalle proyectos destino
por contrato”

Descripción: Proyectos con más de 6 meses de aprobados y sin registro de contratación en Gesproy-SGR
Observación: Este evento se genera cuando han transcurrido más de 6 meses desde la aprobación y
migración del proyecto al aplicativo Gesproy-SGR y no registra inicio de procesos
precontractuales o adjudicación de contratos.
Para Subsanar: El evento se puede derivar de dos situaciones: la primera, que la entidad no haya registrado la
información de procesos de selección o contratos adelantados con cargo al proyecto; y la segunda, que a la fecha
de reporte de la información no se haya adelantado procesos de selección o suscrito contratos con cargo a los
recursos del proyecto.

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1. En el primer caso se debe realizar el registro de la información pendiente, para lo cual en la pestaña de
“Gestión precontractual” registre el(los) proceso(s) de contratación llevados a cabo en desarrollo del
proyecto, conforme el Manual de Usuario Gesproy-SGR o en la pestaña de “Contratos Proyecto” registre
el(los) contrato(s) suscrito(s) a través de los procesos de contratación cargados en el módulo “Gestión
Precontractual”; conforme el Manual de Usuario Gesproy-SGR.
2. En el segundo caso, se aprueba y envía la información disponible y actualizada el proyecto.

Descripción: Proyectos en estado TERMINADO con ejecución de indicadores por valor inferior al 100% o
inconsistente superior al 120% de la meta programada.
Observación: El aplicativo identifica los proyectos terminados y tiene indicadores cuya ejecución es inferior
al 100% o inconsistente superior al 120%.
Para Subsanar: Ingrese a la pestaña de “Indicadores” para efectos de verificar el cumplimiento de las metas de
producto, una vez confirmada esta información, proceda a ingresar a la pestaña citada en donde se registrará el
avance de ejecución correspondiente a los indicadores del proyecto.
En caso de que alguno de los indicadores del proyecto terminado sea menor del 100%, podrá seleccionar de
una batería de opciones la justificación correspondiente para la no ejecución de los indicadores de producto y
poder así cerrar el proyecto.

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Descripción: Proyectos en ejecución sin reporte de variación en el avance físico en los últimos tres meses
Observación: El aplicativo identifica los proyectos en estado CONTRATADO EN EJECUCION y que en los
últimos 3 meses a la validación de la alerta no presenta variación en el avance físico
Para Subsanar: En la pestaña de planeación se verifica que alguna de las actividades presente ejecución física
y que en los tres periodos anteriores al actual no registre información de avance físico, una vez confirmada esta
información, proceda a registrar o actualizar el avance físico del proyecto por cada una de las actividades
programadas.
Nota: Es de precisar que aunque el o los contratos asociados al proyecto se encuentren suspendidos, la alerta
se seguirá generando.

Descripción: Proyectos con pagos registrados por valor superior al monto aprobado.
Observación: El evento se genera cuando la sumatoria del valor bruto de los pagos aplicados al proyecto
(en los aplicativos de cuentas–SGR (para recursos SGR) y Gesproy-SGR (para los recursos
diferentes del SGR)) es superior al valor total del proyecto.
Para Subsanar:
1. Inicialmente verifique en la pestaña “Proyecto” que las fuentes de financiación correspondan a los
valores aprobados por el OCAD y registrados en SUIFP, dado que estos migran directamente al
aplicativo GESPROY-SGR.
2. En caso en que las fuentes registradas en SUIFP no correspondan a lo definido en el acuerdo del OCAD,
acudir a la Secretaría Técnica del OCAD y solicitar se realice la corrección correspondiente en el
aplicativo SUIFP-SGR, de tal forma que la información de las fuentes de financiación corresponda con
el acuerdo de aprobación del proyecto.

Versión 2.0
3. Verifique que los pagos realizados a cada uno de los contratos del proyecto “Contratos” ingresando por
el “ ” que se encuentra en margen izquierda y pestaña “Pagos del contrato” parte superior izquierda
que lo registrado de manera correcta, debidamente actualizado y corresponda a la realidad del proyecto.
Recuerde que los pagos con recursos del SGR (Fondos de Compensación Regional, Fondo de
Desarrollo Regional y recursos de Asignaciones Directas y 0,5% de Municipios Rivereños del Rio Grande
de la Magdalena y Canal del Dique) se registran en el aplicativo Cuentas-SGR, de donde migran al
Gesproy-SGR, conforme a la circular externa 002 del 8 de noviembre de 2012 expedida por el DNP.
Los pagos con recursos del SGR cuya fecha sea previa al 1 de marzo de 2013 y los pagos efectuados
con fuentes de financiación diferentes del SGR (independientemente de la fecha de realización) deben
registrarse manualmente desde el aplicativo Gesproy-SGR, ingresando por módulo de “Contratos” allí
en la opción “Pagos del contrato” se crea manualmente el pago.

Versión 2.0
Verifique si la sumatoria de los pagos reportados en cada contrato equivale a los pagos realizados a la
fecha, en caso contrario, se debe validar las situaciones señaladas en los numerales 3, 4 y 5 siguientes.
4. Si ha registrado un mismo pago en el aplicativo de Cuentas-SGR y de forma manual en el Gesproy-SGR,

debe realizar el ajuste correspondiente de acuerdo a su fuente de financiación, conforme a las reglas
definidas en el numeral 3 anterior.
5. Si la inconsistencia se presenta en los pagos registrados en el aplicativo Gesproy-SGR, deben realizarse

los respectivos ajustes con el perfil “Elabora y Revisa”.
6. Recuerde verificar para aquellos contratos sobre los que se realizaron pagos de anticipos que fueron
registrados en el aplicativo, que en los pagos siguientes se haya afectado debidamente la amortización
de tal anticipo.
7. Por último valide si el proyecto es financiado con recursos que no fueron aprobados por el OCAD, de ser
afirmativo deben registrarse en la pestaña de “Fuentes”, ingresando por Otras Fuentes de financiación,
conforme las instrucciones del manual de usuario Gesproy- SGR opción FUENTES
Si se evidencian inconsistencias en la información reportada desde la Tesoreria o Secretaria de Hacienda de la

entidad, se debe proceder a efectuar los ajustes en el aplicativo de Cuentas –SGR. La elaboracion de ajustes
se compone por dos pasos, los cuales deben ser seguidos en su orden estricto.
PRIMER PASO: Anulacion del movimiento equivocado en un periodo anterior ya cerrado.
Determine si el ajuste procede en la cuenta de Asignaciones directas o en la cuenta de Fondos y oprima sobre
la opcion, según corresponda.

Versión 2.0
Siguiente: Los ajustes proceden en un mes actual, en un periodo es estado “En elaboración”; ingrese a dicho
mes como si fuese a reportar un movimiento:
Siguiente: Agregar Movimientos Consolidados de la cuenta:

Versión 2.0
Siguiente: Se debe la opción que se va ajustar, si es INGRESO o EGRESO y en el concepto, ubicar la opción
“Ajuste (cancelación de detalles reportes anteriores)”:
Siguiente:
Cual: Se debe indicar el por qué se realiza el ajuste y cual periodo de ajusta.
Justificación: La entidad debe justificar porque se realiza el ajuste.
Periodo de reporte que se ajusta: La entidad debe ubicar el periodo (que siempre será anterior) y la cuenta
bancaria sobre la cual se está efectuando el ajuste.

Versión 2.0
Periodo de reporte que se ajusta: La entidad debe ubicar el movimiento o concepto que va ajustar, allí se
debe ubicar la opción concepto y valor.
Al picar sobre el botón “Guardar” se entenderá que el movimiento anterior fue anulado y con esto se habrá
efectuado el primero paso del ajuste.
Siguiente: Si el concepto que está ajustando, tiene detalle de movimiento, se debe ingresar el ajuste hasta
dicho detalle y escoger el movimiento, para el caso, el sistema habilitara una flecha de color verde, si no,
cerciórese que el valor ajustado este en valor “negativo”
SEGUNDO PASO: Creacion del nuevo movimiento corregido


Versión 2.0
Para ingresar el nuevo movimiento, se debe entrar a la opción “Agregar Movimientos Consolidados de la
Cuenta”:
Tipo: se debe ingresar el tipo de movimiento INGRESO o EGRESO, es de aclarar que debe corresponder al
mismo tipo del movimiento que se anulo en los pasos anteriores.
Concepto: ingresar el concepto de pago o ingreso corregido, este puede obedecer a pagos de proyectos,
pagos de recursos de fortalecimiento, entre otros.
Este detalle del movimiento hace parte de una corrección: es imprescindible que la respuesta sea SI.
Periodo de reporte que se ajusta: La entidad debe ubicar el periodo y la cuenta sobre la cual se esta
ajustando, debe ser igual al ajustado en los pasos anteriores.
Al picar sobre el botón “Guardar” se entenderá que el nuevo movimiento fue creado, si el concepto ingresado
tiene detalle se debe registrar, en caso contrario allí mismo aparecerá la opción de valor.

Versión 2.0
Como datos adicionales, siempre tenga en cuenta que el ajuste se compone de dos pasos, estos se deben
efectuar uno a uno.
Si solo realiza el paso uno (1) los saldos en bancos del periodo anterior, se modificarán.
1. los pagos registrados en el aplicativo Cuentas-SGR, se deben realizar los ajustes en dicho aplicativo,
conforme los pasos consignados en el presente documento en la alerta EJ-2-05.

Descripción: Pagos registrados por valor superior al monto asignado para el Fortalecimiento (de la
gestión y reporte de información al SMSCE y de la secretaría técnica del OCAD).
Observación: El evento se genera cuando los pagos registrados (en el aplicativo de cuentas – SGR) por
concepto de fortalecimiento de la gestión y reporte de información al SMSCE y de
fortalecimiento de las secretarias técnicas del OCAD, supera los recursos asignados para
fortalecimiento a la entidad.
Para Subsanar:
1. Verificar el valor de las asignaciones por concepto de fortalecimiento de la gestión y reporte de

información al SMSCE y de fortalecimiento de las secretarias técnicas del OCAD, para ello puede utilizar
como herramienta la pestaña de saldos del aplicativo Cuentas-SGR. Para lo cual debe ingresar al

Versión 2.0
módulo de fortalecimiento – SMSCE, dar clik en la pestaña de saldos y realizar el análisis respectivo del
reporte.
2. Validar que los pagos realizados a través del aplicativo Cuentas-SGR, sean consistentes con los soportes
documentales, con los conceptos de fortalecimiento de la gestión y reporte de información al SMSCE y
de fortalecimiento de las secretarias técnicas del OCAD, y en caso de encontrar diferencias deben
realizar el procedimiento denominado ajuste, consignado en el presente documento en el evento EJ-2-
05.

Información reportada en CUENTAS-SGR Inconsistente frente al sistema PISIS (Plataforma
Descripción: por medio del cual la entidad Bancaria reporta en medio electrónico el extracto de bancos al
SMSCE del SGR).
Observación: Una vez realizada la revisión por parte de la Dirección de la Vigilancia de las Regalías del
DNP de la información reportada en el aplicativo Web de Cuentas-SGR por la entidad y la
información reportada por las entidades bancarias a través del aplicativo PISIS se evidencian
diferencias en los pagos, sus fechas y/o beneficiarios.
Para Subsanar: La entidad ejecutora debe realizar un diagnóstico de la información registrada en el aplicativo
WEB de cuentas, frente a los movimientos realmente consignados en el extracto bancario. Primero, determine el
número de la cuenta sobre la cual se generó la alerta (cuenta de directas o cuenta de fondos), después, revise
la cifra que está generando la diferencia entre registros.
Si la alerta se generó por una equivocación en el registro de información en el aplicativo WEB de cuentas- SGR,
debe proceder a efectuar los ajustes respectivos, buscando que las cifras o los beneficiarios de los pagos
coincidan con los registrados en los extractos bancarios; para el efecto, se deben hacer los ajustes que se
consideren en el aplicativo, conforme los pasos señalados en el presente documento en el evento EJ-2-05.

Descripción: Reporte de movimiento por redención de inversiones en CUENTAS - SGR sin registro de la
constitución de inversiones financieras.
Observación: El evento deriva del reporte por parte de la entidad de un movimiento de ingreso por la
redención de inversiones financieras, en una cuenta bancaria del SGR sobre la que en los
períodos anteriores no ha reportado la constitución de inversiones financieras.
Para Subsanar: La entidad territorial debe revisar la información reportada para analizar y evidenciar el
movimiento que generó el evento y verificar si realmente se efectuó redención de inversiones financieras con los
recursos del SGR, caso en el cual pueden presentarse las siguientes situaciones:
1. La entidad realizó inversiones financieras y no registró la misma en el período correspondiente o registró de

forma errónea el mencionado egreso, caso en el cual debe proceder a registrar o ajustar la información del
egreso en el período que se encuentre en elaboración.

Versión 2.0
2. La entidad no adelantó inversiones financieras con cargo a los recursos del SGR, caso en el cual se debe
efectuar la correspondiente corrección del registro de ingreso que originó el evento, y en caso de encontrar
diferencias deben realizar el procedimiento denominado ajuste, consignado en el presente documento en las
páginas 23 a la 28.

Descripción: Proyectos desaprobados con transferencias o Giro de recursos sin reintegrar
Observación: El evento deriva en el momento que el Ministerio de Hacienda y Crédito Publico gira recursos
de los Fondos –SGR a una entidad ejecutora y el proyecto de inversión al cual se situaron
los recursos aparece desaprobado en el sistema SUIFP – SGR.
Para Subsanar: El evento de subsana en dos pasos:
1. La entidad debe efectuar el reintegro del total de los recursos girados y no ejecutados del proyecto
desaprobado al Ministerio de Hacienda y Crédito Público conforme las directrices para estos reintegros,
para el caso, la Circular Externa 14 de 2014 expedida por esa entidad.
2. En el mes que se efectúa el reintegro, la entidad debe registrar en el aplicativo WEB de cuentas dentro
de la pestaña de la cuenta registrada que recibió los recursos del proyecto, un egreso bajo el concepto
de “Devolución de recursos por desaprobación de proyectos”; este reintegro debe coincidir exactamente
con el valor girado inicialmente por el Ministerio.
Código Evento ST-4-03 (Automática)

Descripción: Proyectos con valor aprobado registrado el sistema SUIFP-SGR diferente al valor solicitado.
Observación: Los Órganos Colegiados de Administración y Decisión serán los encargados de viabilizar y
aprobar los proyectos de inversión que se financiarán con cargo a los recursos del Sistema
General de Regalías, previa verificación de la disponibilidad de recursos certificado por el
Ministerio de Hacienda y Crédito Público. 7
Una vez realizada la sesión de un OCAD, corresponde a la Secretaría Técnica del mismo
registrar en el SUIFP las decisiones tomadas en la sesión. En este caso particular realizar
el registro de la aprobación del proyecto o proyectos aprobados.
Para SUBSANAR:
1. Ingrese al aplicativo SUIFP-SGR con su usuario y contraseña. En el enlace https://suifp-sgr.dnp.gov.co.
2. Escoger el Rol Secretaría Técnica.
3. Seleccionar el menú Trámites.
7 Artículo 27 Ley 1530 de 2012.


Versión 2.0
4. Seleccionar del Menú la opción “CORRECCIONES” como lo podemos ver en el siguiente cuadro:
5. Aparecerá el menú para elegir las acciones de “CORRECCIÓN” que desea realizar, dar clic sobre la
opción que corresponde a “Priorizar y Aprobar”:
6. Digite el código BPIN del proyecto que desea corregir y seleccione la vigencia del proyecto de la lista
desplegable y da clic en el botón BUSCAR.

Versión 2.0
Aparece la siguiente ventana, con la identificación de la información del proyecto para adelantar trámite de
“Priorizar y Aprobar”, BPIN elegido:
7. De Clic en el lápiz
8. Luego verá la siguiente imagen, donde deberá dar clic en “Corregir aprobación” de la parte inferior de la
pantalla:

Versión 2.0
9. Seleccione Si o No según corresponda para determinar si el proyecto tiene Vigencias Futuras, clic en la
opción “Presupuestar”:
10. Corregir el valor correcto de las fuentes de financiación aprobadas por OCAD, digitando el valor
aprobado teniendo en cuenta la vigencia presupuestal de donde provienen los recursos.
11. Seleccionar la Fecha de Aprobación del Proyecto y digitar el Número de Acuerdo de Aprobación del
Proyecto, tal como corresponde en la realidad y da clic en la opción “Verificar”.

Versión 2.0
12. Aparecerá un aviso donde se indica “Verificado con éxito, puede aprobar”, seguidamente de clic en la
opción “Aprobar”.
13. Aparecerá una ventana donde debe confirmar y alojar el “Acuerdo de Aprobación” del Proyecto.
Seleccione el tipo de documento y cargue el archivo correspondiente.
14. Le aparecerá el mensaje de confirmación de su operación, tal como aparece en la pantalla:

Versión 2.0
Código Evento ST-4-06 (Manual)

Descripción: Ejecutor designado no registrado en la base de entidades públicas del CHIP.
Observación: En el momento en que un OCAD designe a una entidad pública como ejecutora de recursos
del SGR, se constituye la obligación de reporte de información al CHIP. Es así, como la
entidad deberá gestionar a través de la Contaduría General de la Nación su inclusión en el
ámbito de entidades públicas obligadas a efectuar reporte de las categorías FUT-SGR
(Ingresos, gastos, transferencias y cierre fiscal).
Para Subsanar: La entidad pública debe gestionar ante la Contaduría General de la Nación la creación en el
ámbito de reporte de las categorías FUT- SGR, para esto se debe elevar solicitud escrita motivada ante esa
entidad y enviar copia de la solicitud mediante correo certificado a la Dirección de Vigilancia de las Regalías.

Proyectos aprobados sin registro en SUIFP del valor aprobado o con valor registrado de
Descripción:
aprobación de cero (0) pesos
Observación: Los Órganos Colegiados de Administración y Decisión serán los encargados de viabilizar y
aprobar los proyectos de inversión que se financiarán con cargo a los recursos del Sistema
General de Regalías, previa verificación de la disponibilidad de recursos certificado por el
Ministerio de Hacienda y Crédito Público. 8
el registro de la aprobación del proyecto o proyectos aprobados.
Para SUBSANAR:
Seguir las indicaciones dadas para la subsanación de la Alerta ST – 4 - 03
8 Artículo 27 Ley 1530 de 2012.


Versión 2.0
3.3. ALERTA POR INFORMACIÓN INCOMPLETA

Descripción: Proyectos entre 6 y 12 meses desde la aprobación, sin registro de la certificación
del cumplimiento de requisitos de ejecución en Gesproy-SGR.
Observación: Este evento se genera cuando el proyecto cuenta con más de 6 meses desde su
aprobación y no se ha registrado en el Gesproy-SGR la certificación de cumplimiento
de requisitos previos al acto administrativo de apertura de procesos de selección.
Para Subsanar:
1. Verifique que la Secretaría Técnica del OCAD que aprobó el proyecto haya emitido la certificación de
cumplimiento de requisitos conforme a lo descrito en el Artículo 2.2.4.1.1.6.1. del Decreto 1082 de 2015
y que dispone de dicho soporte.
2. Ingrese a la pestaña “Requisitos”
3. De clic en el Botón “Crear cumplimiento requisitos para contratación”

Versión 2.0
4. Ingrese la información que se solicita en la pantalla que se despliega, una vez registrada la información
de clic al botón “GUARDAR”

Descripción: Proyectos con más de 12 meses desde la aprobación, sin registro de la certificación
del cumplimiento de requisitos de ejecución en Gesproy-SGR.
Observación: Este evento se genera cuando el proyecto cuenta con más de 12 meses desde su
aprobación y no se ha registrado en el Gesproy-SGR la certificación de cumplimiento
de requisitos previos al acto administrativo de apertura de procesos de selección
expedido por la Secretaria Tecnica del OCAD que aprobó o las que aprobaron el
proyecto.
Para Subsanar:
1. Verifique que la Secretaría Técnica del OCAD que aprobó el proyecto haya emitido la certificación de
cumplimiento de requisitos conforme a lo descrito en el Artículo 2.2.4.1.1.6.1. del Decreto 1082 de 2015
y que dispone de dicho soporte.
2. Ingrese a la pestaña “Cumplimiento de Requisitos”

Versión 2.0
3. De clic en el Botón “Crear cumplimiento requisitos para contratación”
4. Ingrese la información que se solicita en la pantalla que se despliega, una vez registrada la información
de clic al botón “GUARDAR”, es de precisar que dicho documento se expide posterior a la fecha del
acuerdo de aprobación del proyecto por parte del OCAD.

Versión 2.0
Si han transcurrido los 6 meses iniciales otorgados por la norma y la entidad ejecutora no cuenta con la
Certificación de Cumplimiento de requisitos previos al acto administrativo de apertura de procesos de selección
y solicitó prórroga al OCAD a través de la Secretaría Técnica del mismo por otros 6 meses, si la decisión del
OCAD es que el proyecto no ha cumplido con los requisitos, debe indicar las razones dadas por la secretaría
técnica para la no expedición de dicho documento y proceder a la liberación de recursos.

Descripción: Proyectos sin programación con más de 6 meses de aprobación o en estado “Contratado
en ejecución”
Observación: Este evento se genera cuando la entidad ejecutora no ha cargado la programación inicial
en la pestaña de “Planeación” del aplicativo Gesproy.
Para Subsanar:
1. Ingrese a la pestaña “Planeación”.

2. Proceda con el registro de la programación inicial conforme a lo descrito en el Manual de usuario
GESPROY – SGR Cargue PROGRAMACIÓN INICIAL

Versión 2.0

Descripción: Proyectos con contratos de obra pública en ejecución o terminados sin cargue de registro
fotográfico en GESPROY-SGR.
Observación: Este evento se genera cuando la entidad ejecutora ha registrado información de contratación
o ejecución física parcial o total del contrato o contratos, pero no ha reportado el registro
fotográfico del mismo.
Para Subsanar: Realice el cargue del registro fotográfico del proyecto, para lo cual debe proceder con lo descrito
en el Manual de usuario GESPROY–SGR Sección Detalle – Pestaña Registro Fotográfico.

Descripción: Proyectos contratados sin registro en GESPROY-SGR del contrato de interventoría y/o
designación de Supervisión.
Observación: Este evento se genera cuando en la pestaña de contratos la entidad ejecutora ha registrado
contratos del proyecto sobre los que no se ha definido o asociado la supervisión de contratos
y/o contratos de Interventoría.
Para Subsanar: Proceda a registrar la información de los contratos de Interventoría o la designación de la

supervisión, según sea el caso, de acuerdo con lo descrito en el Manual de usuario GESPROY – SGR Sección
Supervisión de contratos, y/o Sección CONTRATOS DE OBRA – INTERVENTORÍA.

Descripción: Proyectos sin registro de acuerdo y fecha de aprobación en GESPROY-SGR.
Observación: Este evento se genera cuando en el aplicativo Gesproy-SGR no se ha registrado la
información del Acuerdo de Aprobación del proyecto.
Para Subsanar: En la pestaña “Acuerdos””, registre la información del Acuerdo expedido por el respectivo OCAD
en el cual se da cuenta de la aprobación del proyecto (Número del acuerdo, fecha, y OCAD que lo emite).

Descripción: Contratos sin Asociación de fuentes de financiación o con valor asociado diferente del
mismo.
Observación: Este evento se genera cuando al (a los) contrato(s) registrado(s) en el aplicativo Gesproy-
SGR no se le ha asociado fuente de financiación que soporte el valor total del mismo, o el
valor total de las fuentes es diferente al valor total del contrato.

Versión 2.0
Para Subsanar: Remítase al manual del usuario de Gesproy y en la sección “Aspectos Financieros del
Contrato” “Pasos relacionar Fuentes Financiación a Contratos” verifique el caso en el que aplique y siga los
pasos.

Descripción: Proyectos con más de 6 meses de TERMINADO sin registro de cierre en el aplicativo
GESPROY-SGR
Observación: Este evento se genera cuando el proyecto ha cumplido con los criterios establecidos para
registrar el estado terminado y no ha registrado el cierre del mismo.
Para Subsanar: La entidad debe dar click en el botón “VERIFICAR REQUISITOS CIERRE” para que el sistema
verifique los requisitos exigidos para el cierre del proyecto. Si la entidad cumple todos los requisitos exigidos
excepto la alerta en mención, debe volver a pulsar el botón “VERIFICAR REQUISITOS CIERRE” para que
subsane la alerta y le deje avanzar del estado terminado, al estado “para cierre” y de esta manera se activa el
botón correspondiente para que la entidad pueda proceder a incluir el “Acto Administrativo de Cierre”, una vez
confirmada esta información, proceda a ingresar el acto administrativo de cierre del proyecto. (El archivo a cargar
no puede exceder de 3 megabyte)

Versión 2.0

Descripción: Pagos reportados bajo el concepto de "Otros pagos" sin identificar el proyecto o concepto
de gasto correspondiente.
Observación: El aplicativo de cuentas - SGR identifica pagos reportados sin descripción del concepto
respectivo.
Para Subsanar: Todos los pagos efectuados desde las cuentas maestras de SGR deben corresponder a
beneficiarios de pagos producto de la ejecución de los proyectos de inversión financiados con recursos del SGR
o a pagos en la ejecución de recursos de Fortalecimiento, no obstante, existe un concepto genérico denominado
"Otros pagos" el cual genera un Evento que debe ser atendido por la entidad; para ello, debe ajustarse el concepto
de pago y asociarlo al proyecto desde el cual, se efectuó el desembolso o remitir al DNP la explicación pertinente
por parte del representante legal de la razón por la cual se utiliza el concepto "Otros pagos", mediante oficio
debidamente firmado al correo correo rtamasivas@dnp.go.vo.
Ahora bien en el caso que el registro no corresponda producto del análisis efectuado por la entidad se deberá
realizar los siguientes pasos:
1. Para realizar el ajuste al concepto, es necesario considerar que los ajustes proceden en un período que se
encuentre en estado “En elaboración”.
2. Para efectuar el ajuste al movimiento anterior, la entidad debe reportar un movimiento de ingreso o egreso
según corresponda y tomar el concepto “Ajuste (cancelación de detalles reportes anteriores)” y ubicar dentro
de los campos solicitados, el período y el movimiento que se solicita ajustar.
Posterior a la realización del paso anterior, se debe proceder a realizar el movimiento de INGRESO /
EGRESO corregido. Al momento de realizarlo el aplicativo generara la pregunta ¿Este detalle de movimiento
hace parte de una corrección? Para mayor ilustración, el procedimiento denominado ajuste, se encuentra
consignado paso a paso en el presente documento en el evento EJ-2-05.

Versión 2.0

Descripción: Egresos registrados en la cuenta maestra a favor de la misma entidad.
Observación: Todos los pagos efectuados desde las cuentas maestras deben corresponder a beneficiarios
de pagos producto de la ejecución de los proyectos de inversión financiados con recursos
del SGR o a pagos en la ejecución de recursos de Fortalecimiento, no obstante, el evento
se genera cuando se registra información de pagos en el aplicativo Web de cuentas – SGR
donde se relaciona un beneficiario de pago y se evidencia que dicho beneficiario
corresponde a la misma entidad ejecutora de los recursos del SGR
Para Subsanar: El evento se puede derivar de dos situaciones:
La primera, que la entidad registró de forma errónea el beneficiario del pago; y
La segunda, que la entidad efectivamente adelantó egresos a su favor derivados de tasas, impuestos y
gravámenes o de pago de servicios generados en el marco de la ejecución de un proyecto de inversión, en
aquellos casos donde la entidad ejecutora desarrolla de forma directa la ejecución de algunas actividades (como
es el caso de las universidades con servicios de diplomados o especializaciones o maestrías que se realizan en
la misma universidad o casos similares).
1. En el primer caso, la entidad debe realizar el ajuste en el aplicativo Cuentas-SGR al beneficiario de pago,
registrando el que sea correcto de acuerdo con los soportes de las operaciones y en caso de encontrar
diferencias deben realizar el procedimiento denominado ajuste, consignado en el presente documento
en el evento EJ-2-05.
2. En el segundo caso, el representante legal de la entidad debe enviar comunicación suscrita por medio
de correo electrónico a la cuenta rtamasivas@dnp.gov.co, donde se señale las razones que soportan el
egreso de recursos a favor de la misma entidad.
En todo caso, cuando dicho egreso corresponda a la ejecución de actividades de forma directa para el
desarrollo del proyecto, el mismo debe encontrarse soportado en un contrato o acto administrativo de
ordenación del gasto, el cual debe estar registrado en el aplicativo Gesproy-SGR, con base en el cual se
afectará el egreso en el aplicativo de Cuentas-SGR, indicando el código BPIN del proyecto y el número de
contrato o acto administrativo de ordenación de gasto al que corresponde el pago.

Descripción: Cuenta maestra de Asignaciones Directas sin registro de marcación en el módulo web de
CUENTAS-SGR.
Observación: El evento se genera cuando la entidad territorial no ha realizado la marcación de la cuenta
maestra para el manejo de los recursos de asignaciones directas en el aplicativo Cuentas-

Versión 2.0
SGR, de conformidad con el numeral 3 del artículo 3º de la Resolución 1789 de 20139

expedida por el DNP.
Para Subsanar:
1. Debe realizarse el registro de marcación como cuenta maestra en el aplicativo web de Cuentas-SGR, para
lo cual, la entidad en un período que se encuentre en elaboración, debe dar clic en la flecha para reporte de
“Datos del período Movimientos, Embargos e Inversiones con excedentes”.
2. En la pantalla que aparece dar clic en la opción “Editar”,
3. Se despliega una ventana con la siguiente pregunta: “¿para la cuenta objeto del reporte se suscribió convenio
de manejo de cuenta maestra –SGR ante la entidad bancaria de acuerdo con la Resolución DNP 1789 de
2013?”, escoger opción “SI”:
9Por la cual se dictan normas relacionadas con la operación y registro de las cuentas maestras para el manejo de los recursos del Sistema General
de Regalías y se dictan otras disposiciones

Versión 2.0
4. Para completar el proceso de marcación, el aplicativo le solicitará anexar la certificación bancaria que
soporte la marcación, en la que se acredite de forma expresa que la cuenta del SGR está registrada como
maestra, conforme lo dispone la resolución 1789 de 2013 expedida por el DNP, para lo cual en la pestaña
“Soportes” se debe cargar la copia del respectivo documento bancario.

Descripción: Cuenta maestra de Fondos sin registro de marcación en el módulo web de CUENTAS - SGR.
Observación: El evento se genera cuando la entidad ejecutora no ha realizado la marcación de la cuenta
maestra para el manejo de los recursos Fondos del SGR en el aplicativo dispuesto por el
DNP, de conformidad con el numeral 3 del artículo 3º de la Resolución 1789 de 2013
expedida por el DNP.
Para Subsanar: Adelante el mismo procedimiento descrito para el evento anterior (Evento EJ-2-10).

Descripción: Cuentas sin registro de ingresos por rendimientos financieros.
Observación: El evento se genera por cuanto la entidad no registra ingresos por concepto de rendimientos
financieros en el aplicativo de Cuentas-SGR, sobre los recursos del SGR depositados en
cuentas bancarias.
Para Subsanar: El evento puede derivar de tres situaciones: la primera, que la entidad no está reportando en el
aplicativo de Cuentas–SGR los intereses generados sobre la cuenta bancaria; la segunda, que la cuenta bancaria
no esté generando intereses y la tercera, que la entidad registró de manera errada el movimiento en el aplicativo.
1. En el primer caso, la cuenta bancaria del SGR genera rendimientos financieros y la entidad omitió el reporte
de información, por lo cual, debe realizarse el registro pertinente de dicho movimiento conforme se dispone
el Manual del Usuario del aplicativo “CARGUE REPORTE DE INFORMACIÓN DE CUENTAS Y
EXCEDENTES DE LIQUIDEZ DE RECURSOS DEL SGR”, numeral 2.1.1.1.2. “Registro consolidado por tipo
de movimiento de la Cuenta Autorizada”, por el tipo de movimiento de Ingresos, concepto “rendimientos
financieros”, el cual se encuentra publicado en el material complementario de los aplicativos, en el vínculo:
https://www.sgr.gov.co/SMSCE/CargueyReportedeInformaci%C3%B3n/MaterialcomplementarioCuentas.aspx.
2. En el segundo caso, la entidad beneficiaria o ejecutora debe realizar la gestión ante la entidad bancaria donde
se tiene la cuenta maestra del SGR, para que genere rentabilidad sobre todos los recursos depositados en
la misma, y una vez se generen, adelantar el reporte de los mismos conforme se definió en el numeral 1
anterior.
3. En el tercer caso, se debe realizar el ajuste conforme el procedimiento consignado en el presente documento
en el evento EJ-2-05.

Versión 2.0

Descripción: Entidad designada como ejecutora por el OCAD, sin registro de cuenta maestra.
Observación: El evento se genera cuando una entidad designada para la ejecución de proyectos de
inversión con recursos del SGR no tiene registrada cuenta maestra para la administración
de dichos recursos.
Para Subsanar: La entidad designada como ejecutora de recursos del Sistema General de Regalías SGR,
deberá adelantar el trámite de registro de cuenta maestra ante la Dirección de la Vigilancia de las Regalías del
DNP conforme a lo establecido en el artículo 4 del Decreto 817 de 201410 compilado en el Artículo 2.2.4.1.2.2.3
del Decreto 1082 de 2015.
La entidad para efectos de la solicitud debe tener en cuenta el tipo de recursos del SGR sobre los que ha sido
designada por el OCAD como ejecutora y tener en cuenta lo siguiente:
• Si los recursos aprobados corresponden a asignaciones directas la entidad debe adelantar trámite de registro
de cuenta maestra conforme a lo establecido en la Circular del DNP 007 de 2012.
• En el evento que los recursos correspondan al Fondo de Desarrollo Regional FDR, Fondo de Compensación
Regional FCR o Fondo de Ciencia, Tecnología e Innovación FCTI o 0,5% de Municipios Rivereños del Rio
Grande de la Magdalena y Canal del Dique, la entidad debe adelantar el trámite de registro de cuenta maestra
según lo establecido en la Circular 041 de 201211.
Es de indicar que las mencionadas cuentas sobre las que se solicite registro, deben ser marcadas como cuentas
maestras ante la entidad bancaria, conforme lo establece la Resolución 1789 de 2013.

Descripción: Pagos a proyectos no registrados en GESPROY-SGR
Observación: Dentro de la labor de Monitoreo a cargo del DNP se estableció que existen pagos reportados
en el Aplicativo WEB de Cuentas-SGR, a proyectos BPIN que no han migrado al sistema
Gesproy-SGR.
Para Subsanar: La entidad debe adelantar las gestiones ante la Secretaría Técnica del OCAD donde se aprobó
el proyecto, de tal forma que a través de ésta se registre en el aplicativo SUIFP–SGR la información de aprobación
de dicho proyecto, para que de esta manera el proyecto en cuestión migre al Gesproy-SGR y así la entidad pueda
proceder a la actualización del registro de información en éste aplicativo.
10 Por el cual se modifican parcialmente los decretos 1949 de 2012 y 414 de 2013 y se dictan otras disposiciones, en relación con el Sistema General
de Regalías
11 Orientaciones para el manejo de los recursos de funcionamiento del Sistema General de Regalías distribuidos por la Comisión Rectora y reporte de
información al Sistema de Monitoreo, Seguimiento, Control y Evaluación- SMSCE del SGR

Versión 2.0

Descripción: Proyectos aprobados en SUIFP-SGR sin registro de ejecutor designado.
Observación: Los proyectos de inversión que se financien con cargo al Sistema General de Regalías serán
ejecutados por quién designe el respectivo OCAD, con estricta sujeción al régimen
presupuestal definido en esta Ley y al de contratación pública y aplicable y el ejecutor
garantizará la correcta ejecución de los recursos asignados al proyecto de inversión, así
como el suministro y registro de la información requerida por el SMSCE 12
el registro del ejecutor e interventor del proyecto o proyectos aprobados.
Para SUBSANAR:
1. Ingresar al aplicativo SUIFP-SGR con su usuario y contraseña. En el enlace https://suifp-sgr.dnp.gov.co.
2. Escoger el Rol Secretaría Técnica.
3. Seleccionar el menú Trámites.
4. Dar clic en la opción Ejecutor e interventor.
12 Ley 1530 de 2012, artículo 28. Ejecución de Proyectos de Inversión.


Versión 2.0
5. Se despliega una ventana con dos opciones (Se refiere a la primera vez que se va a asociar
un ejecutor) (Se refiere al cambio de un ejecutor ya asociado), como lo que se desea es
asociar ejecutor, dar clic en la opción “Asociar”.
Ingreso BPIN de
proyecto.
Clic
6. Se despliega una ventana de búsqueda de proyectos, digite el código BPIN del proyecto (o puede utilizar
alguna opción de búsqueda) y de clic en lo binóculos
7. Dar clic en el lápiz para acceder a la información del proyecto.

Versión 2.0
8. Aparece una ventana para ingresar la información del ejecutor que corresponde al NIT y al Nombre del
Ejecutor para proceder a la búsqueda del mismo, es suficiente con diligenciar unos de los dos y dar clic
en los binóculos de búsqueda. 13
Ingreso de la
información del
ejecutor
9. Se reflejarán en la parte inferior de la pantalla las opciones de ejecutores relacionados con los criterios
de búsqueda que ha ingresado.
13
Se recomienda buscar el Ejecutor por nombre con el filtro “Contenga”. Por ejemplo si desea buscar al municipio de San José de Pare, debe
seleccionar en la opción de criterios de búsqueda “Contenga” y en el nombre del ejecutor “Pare”.

Versión 2.0
10. Dar clic en el lápiz para el ejecutor de su proyecto; el aplicativo le mostrará la elección de
ejecutor que ha realizado y le preguntará si el interventor es el mismo que el ejecutor donde usted podrá
responder si o no según sea el caso.
11. Por último da clic en la opción que le ofrece el sistema.
Si ha ejecutado correctamente la operación el sistema le mostrará un mensaje que le indica “La operación se
realizó con éxito”.

Versión 2.0
Asociar interventor diferente al ejecutor
Si en la asociación de interventor señala la opción “No”, el sistema le desplegará una ventana para digitar un
criterio de búsqueda del respectivo interventor para ser asociado:
1. De clic en binóculos de búsqueda y aparecerá en la parte inferior el interventor con el criterio que ha
elegido.
2. Dar clic en el lápiz para que le salga la opción de “Asociar”.
3. Dar clic en la opción de “Asociar”.

Versión 2.0
4. ALERTAS GENERADAS HASTA EL CUARTO TRIMESTRE DE 2014

A continuación se detallan los eventos identificados hasta el cuarto trimestre del 2014 y que fueron eliminados
del listado de alertas para los períodos posteriores al mencionado. Cabe resaltar que los eventos generados
con anterioridad al periodo en mención, continuarán visualizándose a la entidad y sólo serán retirados
una vez se subsane por la entidad el hecho que los generó.

Descripción: Entidades territoriales con asignación de recursos y sin registro de aprobación de proyectos
Observación: Este evento se genera cuando existen entidades que tienen presupuesto asignado del SGR,
pero no se ha registrado en SUIFP-SGR la aprobación de proyectos con cargo a estos
recursos.
Para Subsanar: Dado que es una Evento de tipo informativo el representante legal de la entidad debe enviar
respuesta mediante correo electrónico a la cuenta rtamasivas@dnp.gov.co confirmando que efectivamente
cuenta con los recursos de asignaciones del SGR y no ha hecho uso de los mismos, o en el evento que se hayan
aprobado proyecto con cargo a estos, registrar tal aprobación el aplicativo SUIFP-SGR, a través de la Secretaría
Técnica del OCAD.

Descripción: Proyectos con registro de pagos en CUENTAS-SGR que muestran porcentaje de avance
financiero superior al 100%
Observación: Este evento se genera cuando sumatoria del valor de los pagos registrado al proyecto (a
través del aplicativo de Cuentas-SGR, para los recursos del SGR o manuales en el Gesproy-
SGR para los recursos de cofinanciación diferentes de SGR) son superiores al valor del
proyecto.
Para Subsanar:
1. Inicialmente verifique en la pestaña “Proyecto” que las fuentes de financiación correspondan a los valores
aprobados por el OCAD. Si la información no es correcta continúe con el numeral 2.
2. En caso contrario se debe acudir a la Secretaría Técnica del OCAD y solicitar se realice la corrección
correspondiente en el aplicativo SUIFP-SGR, de tal forma que la información de tales fuentes se
corresponda con lo registrado en el acuerdo de aprobación del proyecto.

Versión 2.0
3. Verifique que los pagos realizados al proyecto (en la opción “Pagos del Contrato” ingresando por el botón
de “Detalle” que se encuentra en la pestaña “Contratos”) se encuentren registrados de manera correcta
y debidamente actualizados.
Recuerde que los pagos con recursos del SGR (Fondos de Compensación Regional, Fondo de
Desarrollo Regional y recursos de Asignaciones Directas y 0,5% de Municipios Rivereños del Rio Grande
de la Magdalena y Canal del Dique) se registran en el aplicativo Cuentas-SGR, de donde migran al
Gesproy-SGR, conforme a la circular externa 002 del 8 de noviembre de 2012 expedida por el DNP.
Los pagos con recursos del SGR cuya fecha sea previa al 1 de marzo de 2013 y los pagos efectuados
con fuentes de financiación diferentes del SGR (independientemente de la fecha de realización) deben
registrarse desde el aplicativo Gesproy-SGR, ingresando por el botón de “Detalle” que se encuentra en
la pestaña “Contratos Proyecto”.

Versión 2.0
Verifique si la sumatoria de los pagos reportados en cada contrato equivale a los pagos realizados a la
fecha, en caso contrario se deben validar las situaciones señaladas en los numerales 3, 4 y 5 siguientes.
4. Si ha registrado un mismo pago en el aplicativo de Cuentas-SGR y de forma manual en el Gesproy-SGR,

debe realizar el ajuste correspondiente de acuerdo a su fuente de financiación, conforme a las reglas
definidas en el numeral 2 anterior.
5. Si se evidencian inconsistencias en los pagos registrados en el aplicativo Cuentas-SGR, se deben

realizar los ajustes en dicho aplicativo, conforme los pasos consignados en el en el evento EJ-2-05.
Recuerde verificar para aquellos contratos sobre los que se realizaron pagos de anticipos que fueron
registrados en el aplicativo, que en los pagos siguientes se haya afectado debidamente la amortización
de tal anticipo.
6. Si por el contrario, la inconsistencia se presenta en los pagos registrados en el aplicativo Gesproy-SGR,

deben realizarse los respectivos ajustes con el perfil “Elabora y Revisa”.

Descripción: Proyectos con giro de recursos de Fondos SGR sin registro de información en Gesproy –
SGR
Observación: Este evento se genera cuando se evidencia giros de recursos del SGR por el Ministerio de
Hacienda y Crédito Público sobre proyectos que no han migrado desde el aplicativo SUIFP
a Gesproy-SGR.
Para Subsanar: La situación debe validarse con la Secretaría Técnica del OCAD que en principio aprobó el
proyecto, para que de encontrarse aprobado, tal aprobación se registre en el aplicativo SUIFP-SGR (con fuentes
de financiación) junto con la definición de la entidad pública designada para la ejecución, de tal forma que dicha
información pueda migrar al aplicativo Gesproy-SGR.

Versión 2.0

Descripción: Cuenta con registro de medida cautelar.
Observación: El evento se genera cuando se presentan embargos sobre los recursos del SGR
depositados en las cuentas maestras autorizadas o registradas.
Para Subsanar: Este evento se puede derivar de dos situaciones: la primera, que la entidad registró de forma
errónea el concepto de egreso “egreso por medidas cautelares”; y la segunda, que sobre los recursos del SGR
en las cuentas de la entidad efectivamente se presentaron medidas cautelares de embargo.
2. En el primer caso se debe realizar el ajuste del registro en dicho aplicativo, conforme los pasos
consignados en el presente documento en el evento EJ-2-05
3. En el segundo caso, con base en el principio de inembargabilidad de los recursos del SGR dispuesto en
el artículo 70 de la Ley 1530 de 2012, la entidad debe adelantar las gestiones pertinentes para que se
levante la medida cautelar de embargo. Una vez la medida cautelar sea levantada y los recursos del
SGR sean devueltos a la entidad, se debe registrar en el aplicativo de Cuentas-SGR el movimiento de
Ingreso a través del concepto “Reintegro medidas cautelares”.
En este sentido, para que el evento no se continúe generando, el valor del ingreso por reintegro de
medidas cautelares debe ser al menos igual al egreso generado en su momento por el embargo de los
recursos.

Recursos asignados para el fortalecimiento de la gestión y reporte de información al
Descripción:
SMSCE sin registro de pagos en CUENTAS-SGR.
Observación: El evento se genera cuando se asignan recursos para la gestión en reporte de información
del SMSCE y no se registran pagos por este concepto.
Para Subsanar:
4. Se debe revisar si la entidad ha constituido compromisos con cargo a los recursos asignados para
atender el fortalecimiento del SMSCE
5. En caso de ser afirmativo el punto anterior se debe revisar si la entidad a la fecha ya ha ejecutado pagos
con cargo a esos recursos.
6. Se deben revisar que los pagos registrados con cargo a los recursos asignados para atender el
fortalecimiento del SMSCE, se asocien al mismo.

Versión 2.0

Pagos registrados en CUENTAS–SGR por valor superior al monto asignado para el
Descripción:
fortalecimiento de la secretaría técnica del OCAD.
Observación: El evento se genera cuando los pagos registrados de recursos para el fortalecimiento de la
secretaría técnica del OCAD superan el monto asignado del mismo.
Para Subsanar:
fortalecimiento de la secretaría técnica del OCAD, correspondan a dicho concepto.
2. En caso contrario si se registraron pagos que no corresponden al concepto, se debe realizar el respectivo
ajuste.

Recursos asignados para el fortalecimiento de la secretaría técnica del OCAD sin registro
Descripción:
de pagos en CUENTAS-SGR.
Observación: El evento se genera cuando se asignan recursos para el fortalecimiento de la secretaría
técnica del OCAD y no se registran pagos por este concepto.
Para Subsanar:
1. Se debe revisar si la entidad ha constituido compromisos con cargo a los recursos asignados para
atender el fortalecimiento de la secretaría técnica del OCAD
2. En caso de ser afirmativo el punto anterior se debe revisar si la entidad a la fecha ya ha ejecutado pagos
con cargo a esos recursos.
fortalecimiento de la secretaría técnica del OCAD, se asocien al mismo.

Versión 2.0
5. GENERACIÓN DEL REPORTE ALERTAS SMSCE EN GESPROY SGR

En la página de ingreso a los módulos seleccionar dar clic en el botón denominado “Reportes Específicos de
Excel”.
En la ventana emergente denominada “Reportes específicos Excel” desplegar la lista de “Consulta a ejecutar”
y seleccionar la opción “Alertas SMSCE” y en las opciones de parámetros del reporte seleccionar departamento
y nombre de la entidad. Finalmente dar clic en el botón generar archivo.

Versión 2.0
En el archivo de Excel que se genera se puede consultar la información de los eventos como el período de
generación, estado, código, descripción, entre otros.
Para conocer los eventos que actualmente tiene la entidad sin subsanar realice los siguientes pasos en el archivo
de Excel que género:
1. Seleccione la fila 2 y en el menú Datos active la opción FILTRO
2. En la columna C en la opción “ESTADO” filtre seleccionando SIN SUBSANAR y de clic en el botón

“Aceptar”

Versión 2.0
3. Tenga en cuenta que los eventos cambian de estado a “Subsanada” dependiendo de su “Tipo de
Generación”. Los eventos de generación “Automática” cambian de estado aproximadamente 48 horas
después de ajustar las variables en los aplicativos y se puede consultar la fecha de subsanación en la
columna D.

Versión 2.0
6. ASISTENCIA
En el evento que la información contenida en el presente documento sea insuficiente para la solución de la alerta,
para efectos de la asistencia y orientación puede comunicarse a través de la mesa de ayuda, a cualquiera de las
sedes del SMSCE del DNP en el país, o con el Equipo de Monitoreo de la SMSE de la Dirección de Vigilancia de
las regalías así:
MESA DE AYUDA DNP (NIVEL 1)

Correo Electrónico infosgr@dnp.gov.co
Teléfono: 3815000 Ext .: 3924, 3971, 3972, 3973, 3974
Sedes DNP en el país (NIVEL 2):
REGIONAL CARIBE I
(La Guajira, Cesar, Magdalena, Atlántico)
Dirección Sede: Calle 15 No. 3-25 Piso 7 Edificio BCH, Santa Marta
Teléfono Fijo: 075-4230570 Santa Marta
Usuarios Skype: SMSCE.CARIBE.01 y SMSCE.CARIBE.01-
REGIONAL CARIBE II
(Córdoba, Sucre, Bolívar y San Andrés Islas)
Dirección Sede: Carrera 5a No. 63-15 Of. 302 Edificio Bancolombia. Montería
Teléfono Fijo: 094-7892848 Montería
Usuarios Skype: SMSCE.CARIBE.02 y SMSCE.CARIBE.02-
REGIONAL PACIFICO
Dirección Sede: Calle 6 No. 1 - 42 Piso 5 Edificio Torre Centenario. Cali
Teléfono Fijo: 3116007805 / 2- 6606969 - Cali
Usuarios Skype: SMSCE.PACIFICO.01 y SMSCE.PACIFICO.02
REGIONAL EJE CAFETERO

Dirección Sede: Carrera 43 A No. 1 Sur-220 Of. 601, Edificio Porvenir. Barrió El Poblado. Medellín
Teléfono Fijo: 074-2669652 Medellín
Usuarios Skype: SMSCE.EJECAFETERO.01 y SMSCE.EJECAFETERO.02

Versión 2.0
REGIONAL CENTRO ORIENTE

Dirección Sede: Carrera 26 No. 36-14 Piso 9 Edificio Fénix. Bucaramanga
Teléfono Fijo: 7-6804285 Bucaramanga
Usuarios Skype: SMSCE.CENTROORIENTE.01 y SMSCE.CENTROORIENTE.02
REGIONAL CENTRO SUR

Dirección Sede: Carrera 7 No. 7-06 Edificio Séptima Avenida. Neiva
Teléfono Fijo: 8-8715795 Neiva
Usuarios Skype: SMSCE.CENTROSUR.01, SMSCE.CENTROSUR.02 y SMSCE.CENTROSUR.03
REGIONAL LLANOS
Dirección Sede: Calle 39 No 30 A-43 Piso 2. Villavicencio
Teléfono Fijo: 3175125638 / 078-6730581 Villavicencio
Usuarios Skype: SMSCE.LLANOS.02
Equipo de Monitoreo Bogotá (NIVEL 3):
EQUIPO DE MONITOREO Y ANÁLISIS DE INVERSIONES SGR

Dirección: Calle 26 No. 13 – 19. Edificio Fonade Piso 10. Bogotá D.C.
Rol Consultor Teléfono Correo
Coordinador Arbey Avendaño Castrillón 3815000 Ext 1016 aavendano@dnp.gov.co
Análisis Regional Consultor Teléfonos Correo
Caribe I Oscar Fabian Paez R. 3815000 Ext 1018 opaez@dnp.gov.co
Caribe II Lucy Carrillo Diaz 3815000 Ext 1015-1001 lcdiaz@dnp.gov.co
Pacifico Alexander Rodriguez 3815000 Ext. 1015-1013 a0rodriguez@dnp.gov.co
Eje Cafetero Alba Barrera Castro 3815000 Ext. 1015-1000 abarrera@dnp.gov.co
Centro Oriente Constanza Raquel Salazar 3815000 Ext. 1015-1000 crsalazar@dnp.gov.co
Centro Sur Ruth Katerine Oliveros 3815000 Ext. 1015-1000 roliveros@dnp.gov.co
Llanos Neila Consuelo Ruiz 3815000 Ext. 1015-1000 nruiz@dnp.gov.co
Cuentas - FUT Yahir Giovanny Ostos Naranjo 3815000 Ext. 1007-1052 yostos@dnp.gov.co
Cuentas – FUT Ezequiel Lopez Bravo 3815000 Ext. 1007-1052 ebravo@dnp.gov.co
Cuentas - FUT Juan Carlos Castañeda Mendoza 3815000 Ext. 1007-1052 jmendoza@dnp.gov.co

Guía para La Solución de Alertas SMSCE V - 2

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GUÍA PARA SOLUCIÓN DE ALERTAS Fecha: 20 / 05 / 2016

GUÍA PARA SOLUCIÓN DE ALERTAS

Departamento Nacional de Planeación

DVR – SMSE - Equipo de Monitoreo Página 1 de 64

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3.3. ALERTA POR INFORMACIÓN INCOMPLETA.................................................................... 39

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Corresponde al Departamento Nacional de Planeación - DNP administrar el Sistema de Monitoreo, Seguimiento,

1 Por la cual se regula la organización y el funcionamiento del Sistema General de Regalías.

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A continuación se describen los tres tipos de alertas de monitoreo:

Número de Eventos según Tipo de Alerta, Destinatario y Herramienta de Información

Ejecutor de Proyectos o Recursos

ICO Información incompleta 8 7 1 16

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Periodicidad de Generación y subsanación

• Para los Eventos automáticos la periodicidad de generación es diaria. Es decir, mediante

Es de resaltar que el proceso diario se interrumpe trimestralmente, cuando se adelanta el proceso

• Para los Eventos manuales la periodicidad de generación es mensual. Es decir, mediante

Proceso de Comunicación de las alertas

ESTADOS DE LOS EVENTOS

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3. DESCRIPCIÓN DE LAS ALERTAS

3.1. ALERTA POR NO REPORTE DE INFORMACIÓN

Código Evento EJ-1-01 (Automática)

Nota: Se recomienda que el registro de información se realice de manera secuencial cronológica.

Código Evento EJ-1-02 (Automática)

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Una vez ingresada la información de clic al botón “GUARDAR”.

Si el proyecto se encuentra en estado “terminado”, continúe aprobando y enviando la información

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Código Evento EJ-2-01 (Automática)

4 Circular No. 002 del 8 de noviembre de 2012

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Código Evento EJ-2-02 (Automática)

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Código Evento EJ-3-01 (Manual)

Código Evento EJ-3-02 (Manual)

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Código Evento EJ-3-03 (Manual)

Código Evento EJ-3-04 (Manual)

Código Evento EJ-5-01 (Manual)

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Al igual que los instructivos de diligenciamiento en el vínculo:

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3.2. ALERTA POR INFORMACIÓN INCONSISTENTE

Código Evento EJ-1-09 (Automática)

1. Ingrese a la pestaña “Contratos”

2. De clic en el icono “binóculo” en la margen izquierdo del contrato.

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Código Evento EJ-1-11 (Automática)

1. Verifique en la pestaña de “Planeación”, el horizonte de ejecución programado que actualmente tiene

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3. Si el último mes de la programación registrada en el Gesproy-SGR es inferior (pasado) frente a la fecha de

Código Evento EJ-1-14 (Automática)

1. En el primer evento, cuando el contrato no se encuentra registrado en el aplicativo Gesproy-SGR, en la

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2. Para el segundo caso se debe verificar en el aplicativo Cuentas-SGR, módulo de “Homologación de

Código Evento EJ-1-15 (Automática)