Guía para la comunicación en la empresa

Aunque la comunicación en las organizaciones es un gran talón de aquiles, cada vez más son
los CEO o directores de recursos humanos que intentan darle la importancia que merece. Por
ello, esta guía pretende ser un recurso de reflexión, útil y ejecutable desde el momento 0.

Como primer paso, debemos entender, de forma rápida y práctica, que es la comunicación
empresarial. Para ello, utilizaremos

¿Qué es la comunicación empresarial?

Definición 1 de comunicación corporativa

Comunicación corporativa según la Wikipedia, consiste en el proceso de emisión y recepción

de mensajes dentro de una organización. El proceso puede ser interno, basado en relaciones
dentro de la organización, o externo, entre organizaciones, entre empresa y cliente o entre
organización y proveedores.

Definición 2 de comunicación organizacional

La comunicación organizacional según la UNAD (Universidad Nacional Abierta y a Distancia)

recoge definiciones de varios autores, pero nos quedamos con la de Gary Kreps en 1995 que
define la comunicación empresarial como el proceso por medio del cual los miembros
recolectan información acerca de su organización y los cambios que ocurren dentro de ella.

El mix de estas dos definiciones nos aporta de forma entendible y práctica que es la
comunicación organizacional. ¿Estamos preparados para entender la importancia de la
comunicación dentro de la empresa?

la importancia de la comunicación en la empresa:

Para conocer la importancia de la comunicación en la empresa, te vamos a dar 5
motivos. Pero no solo eso, vamos a conseguir que reflexiones a través de cuatro
preguntas que demuestran la importancia de la comunicación corporativa.
Motivos de la trascendencia de la comunicación en el trabajo:
 ADAPTABILIDAD A LOS CAMBIOS
Una buena comunicación con trabajadores permite a la empresa conocer las
tendencias en el sector, las necesidades de los clientes y las propias necesidades del
personal de la empresa para seguir creciendo. Todo ello, permite a la compañía, de forma
ágil, adaptarse a los cambios.
 
 TOMA DE DECISIONES
Un correcto flujo de comunicación en el trabajo permite agilizar la toma de
decisiones, a diferencia de una estructura empresarial rígida y mal comunicada que
requiere de varios y lentos contactos para tomar decisiones. Y en muchas ocasiones, el
tiempo es oro cuando tomamos decisiones 😉
 
 MOTIVACIÓN
Mantener al equipo informado de los avances de la empresa, así como de las decisiones
que se van tomando y el camino que se va a recorrer ayuda a mantener motivado a tu
personal. No solo eso, comunicar los éxitos y los fracasos con sus posibles soluciones (se
puede pedir ayuda a tus trabajadores) te permitirá ser transparente y mantener a tu equipo
hipermotivado.
 
 COMPROMISO
En la línea del punto anterior, comunicar todas las acciones de la empresa, los
resultados y los éxitos y fracasos, permite que tus empleados se sientan subidos al barco y
sientan un fuerte compromiso por la empresa que les anima a trabajar para sacar el
proyecto adelante. El oscurantismo en las empresas no aporta nada positivo a tus
trabajadores, que no se sentirán parte del proyecto sino únicamente como maquinaria
necesaria.
Si necesitas mejorar el compromiso con tus trabajadores, prueba con esta guía de
compromiso en el trabajo. En ella, además, encontrarás una infografía resumen 🙂
 
 MEJORA LA IMAGEN CORPORATIVA
Por otro lado, no menos importante, una correcta comunicación organizacional permite
a tu compañía mejorar su imagen corporativa respecto a sus stakeholders principales
como clientes y proveedores ofreciendo datos sobre la evolución de la empresa, el equipo
que forma la compañía, iniciativas sociales, etc.

4 preguntas para demostrar la importancia de la comunicación en la

empresa:
Deberías hacerte, como mínimo, estas 4 preguntas:
1. ¿Conozco a mis trabajadores?
2. ¿Se conocen entre ellos?
3. ¿Quién conoce a los clientes?
4. ¿Por qué debería escucharlos?
Y para ejemplificar la importancia de la comunicación en la empresa y responder a
estas 4 preguntas, voy a poner ejemplos de empresarios de éxito que ya se hicieron estas
pregunta antes. El próximo eres tú 😉
 1 – ¿Conozco a mis trabajadores?
Para la pregunta 1, no se me ocurre mejor sentencia que la de J.K. Rowling, empresaria
de éxito en el mundo de la producción de cine y la escritura. Allá va.
 “Si quieres saber cómo es un hombre, mira como trata a sus inferiores, no a sus iguales”
A pesar de que, tal vez, la palabra “inferiores” no sea la más adecuada, la frase ejemplifica
la importancia de escuchar y saber tratar a nuestro equipo de la manera que merece.
Conocer a tus compañeros de trabajo, comunicándote adecuadamente, es un augurio del
éxito.
 2 – ¿Existe comunicación entre trabajadores?
Para la pregunta 2, vamos a recurrir a uno de los empresarios más reconocidos de la
historia, su nombre dio apellido a una marca de automovilismo y es famoso por desarrollar
grandes innovaciones como la “producción en cadena” y por decir grandes verdades. Así
resume “Henry Ford” la importancia de la comunicación entre trabajadores.
 “Llegar juntos es el principio. Mantenerse juntos, es el progreso. Trabajar juntos es el éxito”
 3 – ¿Quién conoce a los clientes?
Para la pregunta 3, voy a aprovechar la frase de Sam Walton, conocido empresario
estadounidense fundador de Walmart. Y dice así…

“Escucha a todos en tu empresa e incentiva la comunicación. Los empleados en la línea

del frente, los que normalmente hablan con el consumidor, son los únicos que saben lo
que está pasando ahí fuera”
 4 – ¿Por qué debería existir una comunicación con empleados?
Por último, para la pregunta 4, he decidido contar con una frase de Douglas Adams,
escritor y guionista radiofónico inglés, tal vez no te suene tanto como los anteriores pero su
frase vale su peso en oro…

Tipos de comunicación empresarial

Cuando hablamos de tipos de comunicación en la empresa es necesario hacer una clara

distinción. Debemos diferenciar entre la comunicación interna y externa de una empresa ya
que los objetivos de las mismas son diferentes y se tratan de forma distinta.

Comunicación Externa de una empresa

La comunicación externa en la empresa es aquella comunicación destinada a los stakeholders

de una compañía que incluyen, entre otros, el gran público, periodistas, proveedores,
accionistas, administraciones públicas.

Es decir, en resumidas palabras, la comunicación externa organizacional es aquella que va

destinada a un público que no forma parte, al menos de forma directa, de la compañía.

Comunicación Interna en una empresa

La comunicación interna corporativa es aquella dirigida, por regla general, al equipo de

trabajadores. Este tipo de comunicación permite un correcto flujo de comunicación entre
todos los integrantes que forman parte del equipo de la empresa para transmitir información
importante y agilizar el trabajo y la toma de decisiones.

Flujos de comunicación en la empresa

Cuando hablamos de flujos, lo hacemos de comunicación horizontal y vertical en la empresa,

dos formas de hacer fluir las comunicaciones dentro de la organización. Vamos a profundizar
sobre cada uno de estos flujos de comunicación en la organización, en función de la dirección
en que circulan los mensajes.

Comunicación Horizontal

La comunicación horizontal en las empresas es aquella que suele existir entre personas o
departamentos de la empresa bajo el mismo nivel de jerarquía. La mayoría de esta
comunicación es informal y los instrumentos recomendados son:

Reuniones de departamento o equipo

Correo electrónico

Redes sociales

Comité informativo

Comunicación Vertical

Comunicación vertical ascendente

La comunicación ascendente en una empresa son aquellos mensajes que van desde abajo
hacia arriba en las empresas. Este tipo de comunicación en la empresa suele ser más formal,
aunque en ocasiones se puede ser informal y permite a los empleados participar con ideas y
sugerencias, también dar feedback a la comunicación descendente.
Los instrumentos recomendados para la comunicación vertical ascendente son:

Entrevistas

Intranet de la empresa

Plataformas de gestión de tareas

Correo electrónico

Reuniones periódicas

Comunicación vertical descendente

Por otro lado, la comunicación descendente en las organizaciones es una comunicación formal
y presente en aquellas organizaciones más clásicas. Va desde las directivas y desciende los
niveles de la estructura jerárquica de la compañía. Su principal objetivo es informar, dar a
conocer, objetivos o políticas de la empresa y dar instrucciones.

Los instrumentos más útiles para la comunicación descendente son:

Manual del empleado y cartas al personal

Publicación institucional (revista, periódico, newsletter)

Reuniones informativas

Entrevistas personales

Correos electrónicos grupales

No obstante, las nuevas tendencias en las empresas y start up está promoviendo una
comunicación más horizontal y realtime. Las nuevas generaciones de empleados, la velocidad
de transmisión de la información y las nuevas posibilidades tecnológicas hacen aparecer
nuevas formas de comunicarse.

Formas de comunicación organizacional

La comunicación formal e informal en las organizaciones es un tema que genera ciertas dudas.
Pero existe una forma muy sencilla y práctica de entenderlo, vamos a ello.

Comunicación Formal

La comunicación formal es aquella que sigue unas normas predefinidas por la organización, así
como las vías por las cuáles debe viajar dicha información. El empleado deberá utilizar las
normas y los canales de información que la empresa pide.

Comunicación Informal

La comunicación informal, por el contrario, es aquella que surge de forma espontánea entre
los propios trabajadores y que no se ve en la obligación de viajar por las vías de comunicación
que la empresa impone. En este caso, los empleados tienen libertad para agilizar trámites y
obtener más información si es necesario.

Objetivos de la comunicación interna

La comunicación interna abarca una variedad de objetivos muy amplia, y cada tipo de mensaje
corporativo tendrá un objetivo concreto. Por ello, a la hora de desarrollar un plan de
 comunicación en la empresa, debemos indicar qué objetivo perseguimos en cada tipo de
comunicación.

Estos son algunos, y no todos, de los posibles objetivos de la comunicación interna:

 Transmitir mensajes corporativos

 Informar sobre evolución de la empresa
 Motivar a los empleados
 Lograr el compromiso de los trabajadores
 Fomentar el buen clima laboral
 Establecer una comunicación eficaz en la empresa
 Mejorar la productividad
 Dar pie a la innovación interna
 Generar cambios en la organización

¿Cuáles son las barreras de la comunicación en las organizaciones?

La comunicación en el trabajo es compleja debido a una variedad de factores que van
desde los personales a los organizacionales. Por ello, creemos que tiene importancia
conocer las principales barreras de la comunicación en la empresa, ¡A evitarlas!

Principales barreras en la comunicación entre personas:

Creencia de que lo que estamos comunicando es tan claro para los receptores como lo es
para nosotros mismos.
Creencia de que todas las personas damos el mismo significado a las mismas palabras.
Creencia de que la manera de percibir las situaciones es igual para todos.
Creencia de que tenemos la verdad y los demás están equivocados.
Creencia de una única manera correcta de hacer las cosas, la nuestra.
Principales barreras en la comunicación organizacional:
Los niveles jerárquicos de la compañía.
El poder, la autoridad y el estatus dentro de la organización.
La especialización en áreas y poca visión global.
Estas son las principales barreras a la comunicación, no obstante, no son las únicas. El
primer paso para ti será tratar de evitar que estas interrumpan un correcto flujo de
comunicación en la empresa. Posteriormente, deberás hacer el ejercicio de analizar las
barreras de comunicación para tu empresa, priorizar y tratar de solventar las más
problemáticas.
10 Acciones para crear un Plan de Comunicación de una empresa.
ACCIÓN 1 – Estudia la comunicación actual
 Haz un estudio del plan de comunicación actual, analiza los errores y los aciertos y
apunta las posibles mejoras. Anota las herramientas utilizadas y los responsables de la
comunicación.
ACCIÓN 2 – Analiza las barreras de comunicación
Ahora que ya conoces la comunicación de tu empresa, parate a pensar en
aquellas barreras a la comunicación que ocurren dentro de tu empresa. Uno de los
primeros pasos será acabar con todas aquellas en las que sea posible.
ACCIÓN 3 – Define los objetivos de la comunicación en la empresa
Como bien sabes, toda acción debe tener unos objetivos. Por ello, a la hora de plantear un
plan de comunicación interna, debemos tener claros los objetivos. Es momento de tomar
asiento, rodearte de los responsables de la empresa y fijar unos objetivos medibles
para tu plan de comunicación.
ACCIÓN 4 – Informa a los trabajadores de que existe un plan de comunicación
Es importante que des a conocer a tus empleados el plan de comunicación, o si no
existe, la intención de crear uno (te sorprenderán las aportaciones de tus trabajadores).
Ellos van a formar parte de la comunicación, ¿Por qué no contar con ellos para crear el
plan? 🙂
ACCIÓN 5 – Define las tipologías de comunicaciones y asigna objetivos
Existen variedad de comunicaciones (informacionales, operacionales, toma de
decisiones…), así que tu trabajo será definir el abanico de posibilidades y asignar unos
objetivos a cada una de estas tipologías.
ACCIÓN 6 – Concreta tu target
Es importante conocer los distintos perfiles de trabajador que va a recibir las
comunicaciones. En función de los targets definidos, podrás personalizar las
comunicaciones y sus mensajes.
ACCIÓN 7 – Busca y selecciona las mejores herramientas de comunicación
Una vez conoces la comunicación organizacional de tu compañía, los responsables de
comunicar, las barreras, y los objetivos de tu plan, es momento de escoger las
herramientas que mejor encajan con cada tipología de comunicación.
ACCIÓN 8 – Planifica las comunicaciones
Tenemos una variedad de tipologías de comunicación en la empresa y una variedad de
objetivos. Por ello, para cada uno de los objetivos debemos planificar una serie de
comunicaciones que nos ayuden a cumplir con ellos.
ACCIÓN 9 – Calendariza las comunicaciones
Una vez tienes planificadas todas las acciones de comunicación para cumplir con los
objetivos será necesario organizar todas ellas en el calendario. Obviamente, para
algunas tipologías de comunicación (operacionales, toma de decisiones, …) no será
posible calendarizar, pero en todas aquellas en que sea posible, lo haremos.
ACCIÓN 10 – Crea un equipo responsable
Antes comentábamos la necesidad de fijar unos objetivos medibles, por lo que será
necesario analizar si el plan de comunicación que desarrollemos esta dando sus
frutos. Para ello, es recomendable crear un equipo responsable formado por una serie de
personas que midan resultados, discutan los problemas y encuentren soluciones. Este
equipo puede reunirse de forma trimestral, semestral o anual.
Nota importante: Deberás conocer el presupuesto y los recursos de los que dispones
antes de hacer tu plan de comunicación corporativo.
Otras acciones para mejorar la comunicación en el trabajo:
 Comparte tu visión, misión y valores con todos los empleados
 Proporciona formación (workshop) sobre el plan de comunicación
 Adecua los mensajes a los destinatarios
 No generes mensajes contradictorios
 Cuida tanto la comunicación interna como lo haces con la externa
 Utiliza buenas imágenes, diseños y copies
 Muestra pasión en tus mensajes
 Fomenta el trabajo en equipo dentro de la organización
 Organiza reuniones mensuales con tus empleados
 Crea ambientes propicios para la comunicación (oficinas modernas en 6 pasos)