Universidad Mariano Gálvez de Guatemala

Facultad de Ingeniería en sistemas

Sede Boca del Monte

Manuales Administrativos

Luis Enrique Sazo Rosales 7691-21-1778

Bairon Ismael Castellanos Valle 7691-21-10973
Santos Genaro Hernández Gabriel 7691-21-21318
Elmer Eduardo Istupe Ruiz 7691-21-10969
Edy Estuardo Hernández López 7691-21-6817
Licda. Manuela Villagrán
Guatemala Marzo, 24, 2022
Definición
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y
coordinación para registrar y trasmitir ordenada y sistemáticamente tanto la información de
una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas,
procedimientos, elementos de calidad, entre otras.) como las instrucciones y lineamientos
para que desempeñe mejor su tarea.

Ventajas
Ventajas de la disposición y Uso de Manuales
1. Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrolla
en una organización, elementos éstos que por otro lado sería difícil reunir.
2. La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a
improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento,
sino que son regidas por normas que mantienen continuidad en el trámite a través
del tiempo.
3. Clarifican la acción a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en
las que pueden surgir dudas respecto a qué áreas debe actuar o a que nivel alcanza la
decisión o ejecución.
4. Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la gestión administrativa y
evitan La formulación de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes.
5. Sirven para ayudar a que la organización se aproxime al cumplimiento de las
condiciones que configuran un sistema.
6. Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del
tiempo.
7. Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al existir
un instrumento que define con precisión cuáles son los actos delegados.
8. Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que se inicia en
funciones a las que hasta ese momento no había accedido
9. Economizan tiempo, al brindar soluciones a situaciones que de otra manera deberían
ser analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que se presentan.
10. Ubican la participación de cada Componente de la organización en el lugar que le
corresponde, a los efectos del cumplimiento de los objetivos empresariales.
11. Constituyen un elemento que posibilita la evaluación objetiva de la actuación de
cada empleado a través del cotejo entre su asignación de responsabilidades según el
manual, y la forma en que las mismas se desarrollan.
12. Permiten la determinación de los estándares más efectivos, ya que estos se basan en
procedimientos homogéneos y metódicos.

Desventajas.
1. Existe un costo en su redacción y confección que, indudablemente, debe afrontarse.
2. Exigen una permanente actualización, dado que la pérdida de vigencia de su
contenido acarrea su total inutilidad.
 3. No incorporan los elementos propios de la organización informal, la que
evidentemente existe, pero no es reconocida en lo manuales.
4. Resulta difícil definir el nivel óptimo de síntesis o de detalle a efectos de que sean
útiles y suficientemente flexibles.
5. Su utilidad se ve limitada o es nula cuando la organización se compone de un
número reducido de personas y, por lo tanto, la comunicación es muy fluida y el
volumen de tareas reducido.

Importancia
Los Manuales constituyen una de las herramientas más utilizadas por las organizaciones
para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas, son indispensables
debido a la complejidad de sus estructuras, el volumen de sus operaciones, los recursos que
se les asignan, la demanda de productos, servicios o ambos y la adopción de tecnologías
avanzada para atender adecuadamente la dinámica organizacional.

CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES POR SU FUNCIÓN ESPECÍFICA:

Esta clasificación se refiere a una función operacional específica a tratar. Dentro de este
apartado puede haber los siguientes manuales:

A. Manual de producción: Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las

instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y
pronta solución. La necesidad de coordinar el proceso de fabricación (fabricación,
inspección, ingeniería industrial, control de producción), es tan reconocida, que en
las operaciones de fabricación, los manuales se aceptan y usan ampliamente.
B. Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en
definir el alcance de compras, definir la función de comprar, los métodos a utilizar
que afectan sus actividades.
C. Manual de ventas: Consiste en señalar los aspectos esenciales del trabajo y las
rutinas de información comprendidas en el trabajo de ventas (políticas de ventas,
procedimientos, controles, etc.). Al personal de ventas es necesario darle un marco
de referencia para tomar decisiones cotidianas.
D. Manual de Finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades
financieras en todos los niveles de la administración, contiene numerosas
instrucciones especificas a quienes en la organización están involucrados con el
manejo de dinero, protección de bienes y suministro de información financiera.
E. Manual de contabilidad: Trata acerca de los principios y técnicas de la
contabilidad. Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado
en esta actividad. Este manual puede contener aspectos tales como: estructura
orgánica del departamento, descripción del sistema contable, operaciones internas
del personal, manejo de registros, control de la elaboración de información
financiera.
F. Manual de crédito y cobranzas: Se refiere a la determinación por escrito de
procedimientos y normas de esta actividad. Entre los aspectos más importantes que
puede contener este tipo de manual están los siguientes: operaciones de crédito y
cobranzas, control y cobro de las operaciones, entre otros.
 G. Manual de personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar
las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal.
Los manuales de personal podrán contener aspectos como: reclutamiento y
selección, administración de personal, lineamientos para el manejo de conflictos
personales, políticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitación, entre
otros.
H. Manual técnico: Trata acerca de los principios y técnicas de una función
operacional determinada. Se elabora como fuente básica de referencia para la
unidad administrativa responsable de la actividad y como información general para
el personal interesado en esa función.
I. Manual de adiestramiento o instructivo: Estos manuales explican, las labores, los
procesos y las rutinas de un puesto en particular, son comúnmente más detallados
que un manual de procedimientos. El supuesto en el que se basa este tipo de manual
es que el usuario tiene muy poco conocimiento previo de los temas cubiertos, El
manual de adiestramiento también utiliza técnicas programadas de aprendizaje o
cuestionarios de auto evaluación para comprobar el nivel de comprensión del
contenido por el usuario.

PROCEDIMIENTO GENERAL PARA ELABORAR MANUALES

ADMINISTRATIVOS.

I. Índice. Se deben presentar de manera sintética y ordenada los elementos

constitutivos del documento y de los principales temas que comprende el manual.

II. Introducción. Este apartado cumple las funciones de prólogo y puede describir la
circunstancia operativa o estratégica que genera u obliga la elaboración del manual
de procedimientos administrativo. También sintetiza cómo se utilizará el manual, a
quién va dirigido y cuándo se utilizará. Suele incluir un mensaje del titular del
organismo

III. Objetivos del procedimiento. En este punto deben explicarse, en forma clara y
precisa, los propósitos y objetivos del procedimiento que se describirá en el manual.

IV. Alcance del procedimiento. Este apartado debe contener la explicación de las áreas,
secciones o personas sobre las cuales se aplicarán los procedimientos, en qué
circunstancias se harán y cuáles serán los límites de esa aplicabilidad. La
presentación de dichas unidades debe llevarse a cabo según el orden en que
intervienen dentro del procedimiento.

V. Políticas y normas de operación. Las políticas o normas de operación deben

prevenir situaciones alternativas que pueden presentarse al operar los
procedimientos, es decir definir expresamente qué hacer o qué lineamientos deben
tomarse como referencia en casos que no se presentan habitualmente o no están
previstos en la diagramación del procedimiento.
VI. Instrucciones para el uso del manual. En esta sección, se debe explicar cómo usar el
manual y en qué forma se actualizarán los contenidos del mismo, teniendo en cuenta
 la necesidad de revisar y reemplazar lo que pierde vigencia o para cubrir los nuevos
requerimientos. La sección debe incluir los siguientes puntos:

VII. Estructura: indica la disposición de las partes en que está ordenado el manual;
VIII. Codificación: se debe explicitar el sistema y criterios de codificación usados; y
IX. Actualización: se deberá indicar la forma de identificar las revisiones,
modificaciones, actualizaciones, quiénes pueden efectuarlas, por qué medios y
cómo introducir el nuevo material o destruir el material eliminado.

ESQUEMA PARA ELABORAR MANUALES

1. EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN.
detallan la estructura, funciones, relaciones de coordinación y tareas de las diferentes
unidades orgánicas de una institución, en estrecha relación con el Reglamento de
Organización y Funciones

Objetivos del manual de organización

• Indicar las funciones básicas de cada unidad orgánica, delimitando la naturaleza y

amplitud del trabajo.
• Determinar la ubicación y las tareas específicas que cumplirán los cargos, dentro de
la institución.
• Precisa las interrelaciones jerárquicas y funcionales internas y externas de la
dependencia.
• Proporciona información a los funcionarios y trabajadores sobre sus funciones,
ubicación dentro de la estructura general de la empresa, de las interrelaciones
formales y funcionales (de autoridad, responsabilidad y de coordinación).
• Sirve como instrumento básico para la racionalización de los procedimientos
administrativos, en concordancia con la Ley de Simplificación Administrativa.

Organización Formal de la Empresa asignando

• Misiones: enunciación sintética del objetivo que persigue el área de la

Organización.
• Funciones Básicas
• Autoridad: Quienes dependen de el y él que quien depende
• Responsabilidad
• Características, y
• Especificaciones de la Posición.
 Esquema Para La Elaboración Del Manual De Organización

GENERALIDADES

• Finalidad del manual

• Especificar lo que se pretende lograr a través de la aplicación de las normas que
contiene el Manual.
• Base legal
• Señalar las normas legales que aprueban los documentos de organización y gestión.
• Alcance
• Determinar el ámbito sobre el cual tiene jurisdicción orgánica el Manual.
• Aprobación
• Especificar el nivel y clase de dispositivo legal que aprueba y pone en vigencia el
Manual.

DISEÑO ORGÁNICO

Estructura orgánica del órgano

Señalar la distribución de las unidades orgánicas que comprende la institución, en orden

decreciente, desde el más alto nivel de decisión hasta el último escalón organizativo:

• De Alta Dirección
• De Dirección
• De consulta
• De Línea
• De Apoyo
• De Asesoría
• De Control
• De descentralización

MANUAL

Funciones específicas de los cargos

Determinar las funciones específicas de los cargos, observando el siguiente esquema:

• Denominación del cargo

• Naturaleza del cargo (función resumen)
• Funciones específicas del cargo
• Línea de dependencia del cargo
• Grado de responsabilidad
• Canales de coordinación
• Requisitos mínimos de los cargos
• Conocimiento y/o Instrucción
• Experiencia laboral
 EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

La estructura de un Manual de Procedimientos debe contemplar:

• Carátula de Presentación: indicando Tema, Número de Procedimiento, Vigencia,

Áreas afectadas y Analista Actuante.
• Objetivos y Alcance
• Instrucciones acerca de codificaciones utilizadas o de la forma de actualización.
• Cursogramas o diagramas de Procedimiento, Circuito o Flujograma: representación
gráfica que describe en forma clara y lógica los sistemas administrativos. Se utilizan
columnas para representar las áreas involucradas Grupos de Símbolos para la
representación gráfica.
• Descripción de los Procedimientos.
• Formularios: Modelos e instructivos sobre su contenido.
• Glosario
• Índice Temático.
• Fecha de Emisión, Vigencia, Reemplazo y Revisión.

EL MANUAL DE CALIDAD

Este manual debe incluir en primer término los datos siguientes:

• Identificación

1. Logotipo de la organización.
2. Nombre de la organización.
3. Nombre del manual.
4. Numero de procedimientos.
5. Nivel de revisión y/o aplicación.
6. Título del procedimiento.
7. Fecha de revisión.
8. Área responsable de manejar el procedimiento.
9. Lugar y fecha de elaboración.
10. Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización.
11. Número de páginas.
12. Las siglas tanto de la organización como de la unidad administrativa responsable de
elaborar la forma.
PROCEDIMIENTO GENERAL PARA ELABORAR MANUALES
ADMINISTRATIVOS.
Identificación: En este apartado se incluyen los siguientes datos:

• nombre oficial de la dependencia;

• nombre completo del o de los procedimientos a que se refiere el manual;
• número de identificación del o de los procedimientos señalados;
• lugar y fecha de elaboración;
• responsables de su elaboración; y
• Cantidad de ejemplares impreso

Cuerpo principal

Normas de trámite.

En este punto, se debe describir la secuencia de los pasos en los procedimientos

administrativos. Conceptualmente la descripción tiene dos aspectos:

Tareas y decisiones involucradas que debe incluir:

• momento y oportunidad en que debe ser ejecutado cada paso;

• responsable (sector o persona) de la ejecución de cada paso;
• información requerida;
• medios a utilizar: archivos, formularios, equipos de comunicaciones y/o
procesamiento;
• decisiones a tomar previendo todos los eventuales cursos de acción de posible
aplicación; y
• controles a efectuar y cursos de acción a tomar según el resultado del control.

• Archivos utilizados; debe incluir:

• información a contener;
• método de clasificación de la información contenida;
• método de búsqueda de la información contenida;
• período de archivo de la información y tratamiento posterior al mismo; y
• responsable de la custodia y mantenimiento actualizado.

CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS POR SU

CONTENIDO O APLICACION:

Comúnmente en las organizaciones empresariales se elaboran los siguientes manuales de

aplicación:

A. Manual de Organización: Su propósito es exponer en forma detallada la

estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos,
funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.

B. Manual de Políticas: Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a

ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer a la
 organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las
acciones. Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito,
permite:

• Agilizar el proceso de toma de decisiones.

• Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles intermedios.
• Servir de base para una constante y efectiva revisión.

C. Manual de procedimientos y normas: Es la expresión analítica de los

procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad
operativa del organismo. Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo
al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso.

D. Manual de Historia: Su propósito es proporcionar información histórica sobre la

organización: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual.
Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la tradición y filosofía del
organismo.

E. Manual de Propósito múltiple: Cuando el volumen de actividades, de personal o

simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboración y utilización
de distintos manuales, puede ser conveniente la confección de este tipo de
manuales, en si consiste en combinar dos o más categorías que se interrelacionan en
la práctica administrativa. En organismos pequeños, un manual de este tipo puede
combinar dos o más conceptos, debiéndose separar en secciones

Estos manuales satisfacen distintos tipos de necesidades, en tanto constituyen un cuerpo

sistemático que contiene la descripción de las actividades que deben ser desarrolladas por
los miembros de la organización y los procedimientos a través de los cuales esas
actividades son cumplidas.

Manual de Seguridad e Higiene

Este manual está enfocado a la aplicación de las normas correspondientes para evaluar las
condiciones de seguridad e higiene más importantes, que se deben establecer para mantener
un ambiente correcte para que el trabajador realice sus actividades satisfactoriamente.
Como se sabe este documento es propio de la empresa, donde también se detalla todas las
medidas preventivas en cualquier puesto a efectuar en alguna empresa. Como por ejemplo
en una bodega, se sabe que cada empleado debe contar con el equipo de seguridad
adecuado para resguardar la seguridad del empleado.
Finalidad del Manual de Seguridad e Higiene
Evitar daños y perdidas a la empresa, reducir el número de accidentes de trabajo y/o
enfermedad profesional, mediante la prevención y control de riesgos y/o control total de
pérdidas. Lograr una excelente imagen corporativa.
¿Cuál es la importancia de la seguridad e higiene en el trabajo?
Al trabajar en un ambiente limpio, seguro y eficiente, los trabajadores son capaces de
reducir sus distracciones y enfocarse realmente en la calidad de lo que están haciendo.
En resumen, se puede establecer que la seguridad e higiene intentan modificar el ambiente
de trabajo de modo tal que se pueden prevenir el surgimiento de enfermedades laborales; la
aplicación de estas normas se supone muchas veces adaptar ciertas conductas o modificar
algún procedimiento de trabajo.
Normas de seguridad importantes
• Protección personal para los trabajadores.
• Prevención y protección para incendios.
• Dispositivos de protección y sistemas de seguridad.
• Condiciones adecuadas para el manejo de sustancias inflamables.
• Seguridad e higiene para el uso de sustancias corrosivas.
• Dispositivos de seguridad en maquinarias y equipos.
• Materiales y personal de primeros auxilios.
MANUALES GENERALES Y MANUALES ESPECÍFICOS
Manuales Generales:
Se refiere a todo el organismo en su conjunto, dentro de este tenemos a los siguientes
manuales:

• Manuales generales de organización: Este es producto de la planeación

organizacional y abarca todo el organismo, indicando la organización formal y
definiendo su estructura funcional.
• Manual general de procedimientos: Este es también resultado de la planeación,
contiene los procedimientos de todas las unidades orgánicas que conforman en un
organismo social, a fin de uniformar la forma de operar.
• Manual general de políticas: Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud
de la dirección superior; para toda la empresa, estas políticas generales establecen
líneas de guía, un marco dentro del cual todo el personal puede actuar de acuerdo a
condiciones generales.

Manuales Específicos:

• Manual específico de reclutamiento y selección: Se refiere a una parte de un área

específica (personal). Y contiene la definición uniforme respecto al reclutamiento y
selección personal en una organización.
• Manual especifico de auditoría interna: Consiste en agrupar lineamientos,
instrucciones de aplicación especifica a determinados tipos de actividad, aquí se
refiere a la auditoría interna en forma particular.
• Manual específico de políticas de personal: Este se enfoca a definir «políticas»,
pero de un área específica de la organización, señalando las guías u orientación
respecto a cuestiones de personal, tales como: contratación, permisos, promociones,
prestaciones, etc.
• Manual específico de procedimientos de tesorería: Consiste en elaborar los
procedimientos en el orden de importancia de un área específica, a fin de capitalizar
las oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo, por ejemplo:
ingresos a caja, pago a proveedores, etc.