ESPECIFICACIONES TECNICAS PARA LA PRESTACION DE SERVICIOS

PROFESIONALES PARA ADMINISTRACIÓN EL CONJUNTO RESIDENCIAL LINARIA

1- ITEM Cobrar y recaudar las cuotas

ordinarias y extraordinarias, multas, y
en general cualquier obligación de
quienes ocupen los bienes del edificio
o conjunto.

Descripción El recaudo de cartera es indispensable

Procedimiento de ejecución
para el mantenimiento de la propiedad
horizontal es el ingreso que permite
pagar los servicios de las zonas
comunes. Esta es una tarea de prioridad
en la administración. El llevar acabo
cobros jurídicos o pre jurídicos en las
situaciones que lo ameriten. Llegar a un
mutuo acuerdo con los copropietarios
como primera instancia.
-Expedir mensualmente las cuentas de
cobro por todos los conceptos
gestionados por la administración
-Citar a propietarios morosos para llegar
a un mutuo acuerdo
-notificar por vía llamada o correo
electrónico sobre el atraso en cuotas
-cobrar multas por inasistencias a
asambleas o faltas estipuladas en el
reglamento de la copropiedad
-asesorarse jurídicamente para llevar a
cabo un proceso pre jurídico y jurídico.
 -Expedir el paz y salvo de cuentas con la
administración del edificio o conjunto
cada vez que se produzca el cambio de
tenedor o propietario de un bien de
dominio particular.
Equipos Programas ofimáticos, listado de
propietarios en paz y salvo y listado de
propietarios en mora.
Herramientas de gestión

Medida y forma de pago Los honorarios del administrador se

depositarán en la cuenta bancaria
registrada para este efecto, previa
presentación de la cuenta de cobro
Este item tendrá un peso porcentual del
30% en la evaluación del consejo de
administración para dar vía libre al pago
mencionado
La evaluación general mensual debe
superar el 90% para ordenar el pago, en
caso contrario se pueden generar
llamados de atención o cancelación del
contrato de acuerdo a la gravedad y
reincidencia
No conformidad En caso de no conformidad con estas
especificaciones, el consejo
administración y la asamblea de
copropiedad podrá dar por terminado el
contrato por incumplir sus funciones.

Mano de obra El administrador concertando con el

consejo y la asamblea tendrá un horario
de atención al cliente donde todos los
residentes aclaran sus dudas frente a
diferentes temas.
-ITEM 2 Convocar a la asamblea a reuniones
ordinarias o extraordinarias 
Descripción Al convocar estas asambleas debe dar
a conocer información importante
sobre la gestión que lleva acabo la
administración.
En ellas someter a su aprobación el
inventario y balance general de las
cuentas del año anterior. Así mismo,
mostrar un presupuesto detallado de
gastos e ingresos correspondientes al
nuevo año.
Debe poner en conocimiento de los
propietarios y residentes del edificio o
conjunto, las actas de la asamblea
general y del consejo de
administración, si lo hubiere.
Entre las funciones del administrador
también está preparar y someter a
consideración del consejo de
administración las cuentas anuales.
Es su obligación llevar los libros de
actas de la asamblea y de registro de
propietarios y residentes y atender la
correspondencia relativa al edificio o
conjunto.

Procedimiento de ejecución -Someter a aprobación el inventario,

balance general y presupuesto.
- Poner en conocimiento a los
copropietarios las actas de la
asamblea y el consejo
- dar a conocer el informe para la
asamblea general anual de
propietarios, el presupuesto para cada
vigencia, el balance general de la
ejecución presupuestal del año
anterior.
- Atender la correspondencia del
conjunto del conjunto
-Llevar los libros y actas

Equipos Programas ofimáticos, computador y

demás herramientas para la gestión
Medida y forma de pago Los honorarios del administrador se
 depositarán en la cuenta bancaria
registrada para este efecto, previa
presentación de la cuenta de cobro
Este item tendrá un peso porcentual
del 10% en la evaluación del consejo
de administración para dar vía libre al
pago mencionado
La evaluación general mensual debe
superar el 90% para ordenar el pago,
en caso contrario se pueden generar
llamados de atención o cancelación del
contrato de acuerdo a la gravedad y
reincidencia
No conformidad En caso de no conformidad con estas
especificaciones, el consejo
administración y la asamblea de
copropiedad podrá dar por terminado
el contrato por incumplir sus funciones.
Mano de obra El administrador concertando con el
consejo y la asamblea tendrá un
horario de atención al cliente donde
todos los residentes aclaran sus dudas
frente a diferentes temas.

ITEM 3 Llevar la contabilidad del conjunto

administrar bienes con diligencia y
cuidado

Descripción El administrador debe tener

conocimientos en contabilidad para
llevar a cabo una buena supervisión de
esta tarea, deberá trabajar
conjuntamente con el contador.
Debe hacer diagnósticos para
determinar el estado de las cuentas
Es responsabilidad de los
administradores de propiedad
horizontal, cuidar y vigilar los bienes
comunes y ejecutar los actos de
administración, conservación y
disposición de los mismos de
conformidad con las facultades y
restricciones fijadas en el reglamento.

La Ley 675 también establece que

debe administrar con diligencia y
cuidado los bienes de dominio de la
 persona jurídica.
Procedimiento de ejecución --hacer diagnósticos para determinar
problemas
-llevar la contabilidad del conjunto y
determinar si la propiedad está en
déficit o sobre-ejecución presupuestal

Equipos Software contable cisco, herramientas

para la gestión y el diagnostico,
herramientas ofimáticas
Medida y forma de pago Los honorarios del administrador se
depositarán en la cuenta bancaria
registrada para este efecto, previa
presentación de la cuenta de cobro
Este item tendrá un peso porcentual
del 30% en la evaluación del consejo
de administración para dar vía libre al
pago mencionado
La evaluación general mensual debe
superar el 90% para ordenar el pago,
en caso contrario se pueden generar
llamados de atención o cancelación del
contrato de acuerdo a la gravedad y
reincidencia
No conformidad En caso de no conformidad con estas
especificaciones, el consejo
administración y la asamblea de
copropiedad podrá dar por terminado
el contrato por incumplir sus funciones
Mano de obra El administrador concertando con el
consejo y la asamblea tendrá un
horario de atención al cliente donde
todos los residentes aclaran sus dudas
frente a diferentes temas.

ITEM 4 Elevar a escritura pública y registrar

las reformas al reglamento de
propiedad horizontal.
Representar jurídicamente y
judicialmente a la copropiedad

Descripción El administrador deberá elevar a

escritura pública y registrar todas las
reformas que se lleven a cabo.
 inscribir ante la entidad competente
todos los actos relacionados con la
 existencia y representación legal de la
persona jurídica.

 Representar judicial y
extrajudicialmente a la persona jurídica
y conceder poderes especiales para
tales fines, cuando la necesidad lo
exija.
Procedimiento de ejecución -Inscribir a la copropiedad en la oficina
de instrumentos públicos y ante la
alcaldía.
-Registra las reformas al reglamento
de copropiedad y elevarlas a escritura
publica
Representar al conjunto en el aspecto
judicial y jurídico

Equipo Herramientas ofimáticas, computador,

documentación entre otros.
Medida y forma de pago Los honorarios del administrador se
depositarán en la cuenta bancaria
registrada para este efecto, previa
presentación de la cuenta de cobro
Este item tendrá un peso porcentual
del 5% en la evaluación del consejo
de administración para dar vía libre al
pago mencionado
La evaluación general mensual debe
superar el 90% para ordenar el pago,
en caso contrario se pueden generar
llamados de atención o cancelación del
contrato de acuerdo a la gravedad y
reincidencia
No conformidad En caso de no conformidad con estas
especificaciones, el consejo
administración y la asamblea de
copropiedad podrá dar por terminado
el contrato por incumplir sus funciones
Mano de obra El administrador concertando con el
consejo y la asamblea tendrá un
horario de atención al cliente donde
todos los residentes aclaran sus dudas
frente a diferentes temas.

ITEM 5 Suministrar contratos, renovar

contratos
Descripción En la propiedad horizontal es
indispensable contratar servicios para
la seguridad y mantenimiento.
Renovar los contratos de aseo,
vigilancia entre otros
Procedimiento de ejecución -llevar a cabo un proceso de selección
para contratar una empresa que
suministre los servicios necesarios
para la copropiedad
- Renovar el contrato de las empresas
que hayan cumplido su gestión
-Vigilar el cumplimiento de los
compromisos contractuales

Equipo Computador, herramientas para la

contratación, plataformas para publicar
vacantes y ofertas
Medida y forma de pago Los honorarios del administrador se
depositarán en la cuenta bancaria
registrada para este efecto, previa
presentación de la cuenta de cobro
Este item tendrá un peso porcentual
del 25% en la evaluación del consejo
de administración para dar vía libre al
pago mencionado
La evaluación general mensual debe
superar el 90% para ordenar el pago,
en caso contrario se pueden generar
llamados de atención o cancelación del
contrato de acuerdo a la gravedad y
reincidencia
No conformidad En caso de no conformidad con estas
especificaciones, el consejo
administración y la asamblea de
copropiedad podrá dar por terminado
el contrato por incumplir sus funciones
Mano de obra El administrador concertando con el
consejo y la asamblea tendrá un
horario de atención al cliente donde
todos los residentes aclaran sus dudas
frente a diferentes temas.