PRESIDENCIA MUNICIPAL DE URUAPAN, MICH.

SECRETARIA DEL AYUNTAMIENTO

Archivo Administrativo e Histórico
del Municipio de Uruapan, Michoacán

CURSO DE ARCHIVOS DE TRÁMITE

1. OBJETIVO GENERAL

Comprender y aplicar los fundamentos técnicos archivísticos, que permitan

organizar la información documental generada -en los Archivos de Trámite- en el
ejercicio de la Administración Pública. Con dicha organización, se podrán tomar
decisiones adecuadas que respondan con eficacia a las demandas de la sociedad; la
localización y entrega oportuna de la información que sea susceptible de ser
entregada a todo aquel que la solicite.

El Acervo Documental que la administración municipal produce o recibe,

adquiere trascendencia porque en él se encuentra la base de la memoria histórica de
la sociedad, de ahí la necesidad de que sus condiciones físicas de organización y
manejo, sean óptimas para contribuir al enriquecimiento de nuestro municipio, así
como para lograr la gestión acertada, la buena toma de decisiones y el cumplimiento
de los nuevos requerimientos de información que la sociedad demanda.

Para lograr este objetivo, es necesario implementar acciones tendientes a

organizar, conservar y difundir adecuadamente el valioso acervo documental con que
contamos.

2. OBJETIVOS ESPECIFICOS DE ESTE CURSO

 Conocer los términos archivísticos

 Conocer el manejo técnico del acervo documental
 Saber elaborar el Cuadro General de Clasificación Archivística
 Saber elaborar el Catálogo de Disposición Documental
 Hacer correctamente las transferencias al Archivo de Concentración

3. ¿QUÉ ES UN ARCHIVO?

Curso “Archivos de Trámite” Página 1

 Se define como “Uno o más conjuntos de documentos, sea cual fuera su fecha, su
forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o
Institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservando y respetando
aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o Institución
que los produce, para los ciudadanos o para ser fuente histórica”. (Antonia Heredia
Herrera).

4. TERMINOS ARCHIVISTICOS

1. Administración de Documentos: Los actos y acciones destinados a clasificar,

ordenar, regular, coordinar y fortalecer el funcionamiento y uso de los documentos
existentes en los Archivos Administrativos e Histórico del Municipio de Uruapan,
Michoacán, así como los actos que se realicen para generar, recibir, mantener,
custodiar, reconstruir, depurar y valorar los documentos administrativos o
históricos, que por su importancia sean fuentes esenciales de información;

2. Archivo es el conjunto debidamente ordenado y clasificado de documentos

que contienen la historia administrativa de una dependencia.

Archivar es clasificar, organizar y guardar los documentos en forma

sistemática.

3. Archivos: Unidades Administrativas responsables de la administración de

documentos.

4. Archivos Administrativos: Se entiende como tales, indistintamente, a los Archivos

de Trámite y Archivo de Concentración.

5. Archivo de Trámite: Documentación clasificada recibida o generada por

determinada Dirección o dependencia municipal en el ejercicio de sus funciones
durante un año calendario;

6. Archivo de Concentración: Unidad Administrativa en la que se reúne la

documentación recibida de los Archivos de Trámite de las diferentes dependencias.

7. Archivo Histórico: Unidad Administrativa a la cual se transfieren, del Archivo de

Concentración, los documentos que deben conservarse permanentemente.

8. Depuración de Documentos: Proceso mediante el cual se seleccionan y desechan

documentos que por sus características y previa valoración no deben permanecer
en los archivos de trámite y de concentración.

9. Documento: Toda información producida por el sector público del Estado y sus
Municipios, personas físicas en el ejercicio de la función pública, y de particulares
entregadas a aquel; independientemente del soporte material en que se produce.

10. Fondo; Documentación total existente en un Archivo y que corresponde a una

Dirección, Departamento o dependencia.

Curso “Archivos de Trámite” Página 2

 5. TIPOS DE ARCHIVO

Para efectos de la administración pública, los Archivos se clasifican en tres clases:

ARCHIVO DE TRÁMITE O ADMINISTRATIVO

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
ARCHIVO HISTÓRICO

ARCHIVO DE TRÁMITE O ADMINISTRATIVO

Se integra por documentos o expedientes relativos a los asuntos que no han

sido concluidos o resueltos y cuya conservación en la oficina o unidad administrativa
es necesaria hasta el término de la gestión de que se trate. Los Archivos
Administrativos son consultados frecuentemente por los funcionarios y el personal de
las unidades administrativas que lo generan, pero no están abiertos a la consulta
pública. Se conservan solo durante un año o fracción, debiendo remitirse, depurados,
al Archivo de Concentración para su custodia y resguardo.

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

Se integra por los documentos y expedientes, que ya cumplieron su función

administrativa y que son considerados como Archivos semiactivos ya que su consulta
es de manera esporádica por las dependencias y unidades administrativas, y se
conservan durante 12 años.

ARCHIVO HISTÓRICO

Es el lugar donde se conservan y custodian permanentemente los documentos

que han cumplido su vida administrativa, y que han sido depurados separando los
documentos que perdieron valor legal y fiscal, Los documentos con valor histórico
pasan a formar parte de la memoria documental del Municipio, y son fieles testimonios
para la historia e identidad nacional por lo que su consulta es abierta a investigadores,
estudiantes y público en general.

6. ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Primero.- No guardar en un Archivo todo aquello que no sea material

documental.
La organización de los Archivos se basa en dos principios archivísticos
fundamentales:

Principio de Procedencia
Principio de Orden Original

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Es decir, que la documentación debe organizarse de acuerdo a la persona,
unidad administrativa o entidad orgánica que le dio origen.

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

Curso “Archivos de Trámite” Página 3

 Los documentos deben guardarse en el orden que se les dio durante su función
administrativa; esto es, que los documentos deben conservarse tal y cual fueron
integrados en el curso de la actividad oficial de la oficina respectiva.
Con la ordenación de los documentos se permiten tres cosas:
1.- Facilitar la localización de los mismos.
2.- Conocer su índole y contenido.
3.- Su mejor conservación.

NIVELES DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

Fondo: La totalidad de los documentos, independientemente de la forma o medio,

creados orgánicamente, acumulados y usados por la dependencia en el curso de sus
actividades y funciones.

Sección: La subdivisión de un fondo que contiene un cuerpo de documentos

relacionados, correspondientes o subdivisiones administrativas en la organización o
grupos semejantes del mismo material. Cuando el cuerpo creador tiene una estructura
jerárquica compleja, cada sección tiene tantos subgrupos (series) subordinados como
son necesarios para reflejar los niveles de estructura jerárquica de la unidad
administrativa subordinada principal.

Serie: Documentos arreglados de acuerdo con un sistema archivístico o mantenidos

como unidad, ya que son el resultado de los mismos procesos de acumulación,
actividad o archivo.

EJEMPLO

Fondo: Secretaría del Ayuntamiento

Sección: Convenios
Serie: Convenios con otros municipios
Años: 2005-2007
Exp.: 10
Caja: 01

7. CLASIFICACIÓN

El termino clasificación se refiere esencialmente a la acción de colocar por clases

según un cierto orden. Esta acción será regida por sus dos principios fundamentales
que son el Principio de Procedencia y Principio de Orden Original.
La clasificación debe adaptarse al orden establecido por la dependencia que
creó la documentación; de esta manera los fondos deben permanecer íntegros y estar
distribuidos juntos con sus respectivas series bajo un orden realista y funcional. Para
ello es necesario elaborar un cuadro clasificador que consistirá en rehacer la vida
institucional de la entidad o estructura orgánica que generó el documento y que
permitirá la identificación de los Fondos, Secciones y Series.
Existen varias formas de clasificación y estas pueden ser por el siguiente
orden:

Asuntos
Cronológico
Alfabético
Onomástico
Numérico

Curso “Archivos de Trámite” Página 4

 8. DEPURACIÓN DOCUMENTAL

Consiste en seleccionar y eliminar la documentación que ha cumplido su

función administrativa y que no tiene ningún valor histórico, legal, fiscal o contable,
para evitar que su acumulación provoque problemas de espacio y de localización.
Este es un proceso muy delicado, ya que si no se tiene el conocimiento
necesario y el debido cuidado se pueden eliminar documentos de suma importancia
que no podrán recuperarse nunca más.

CRITERIOS DE DEPURACIÓN

1. Documentos que no contengan información valiosa.

2. Cuando de un documento existan dos o más copias, solamente se conservará la
original y una copia, procurando que sea la más completa y mejor cuidada.
3. En caso de que existan copias al carbón o fotostáticas de un documento, con la
firma autógrafa de la persona que la generó, deberá de conservarse la primera de
ellas.
4. No se conservarán los documentos ni expedientes oficiales que no contengan la
firma autógrafa o facsimilar del servidor público que los generó.
5. Se eliminarán los borradores de escritos, los documentos de comunicación
informales tales como las tarjetas informativas, tarjetas de recordatorio y tarjetas de
recados; los documentos que únicamente tienen el propósito de informar un
acontecimiento luctuoso, festivo o cívico, tales como esquelas, tarjetas navideñas,
escritos y telegramas de felicitación; así como aquellas que solamente contengan una
utilidad temporal (tales como solicitudes de audiencia, recados telefónicos, registro de
correspondencia, registro de llamadas telefónicas, registro de asistencia, tarjetas de
entrada y salida de personal, tarjetas de entrada y salida de almacén), ya que no
tienen ningún valor administrativo, legal, fiscal o histórico.
6. Se eliminarán las hojas y tarjetas en blanco, así como toda clase de formatos y de
papel que no contengan alguna inscripción.
7. Los materiales no expedientables encontrados entre los documentos a depurar
como: libros, folletos, periódicos, revistas, recortes periodísticos, fotografías, planos,
croquis, mapas, dibujos, y esquelas que no tengan relación directa con el asunto del
cual trate el expediente donde se encuentran, deberán ser separados para
concentrarlos en las unidades documentales que correspondan.

LIMPIEZA

La limpieza es otra de las actividades del quehacer archivístico y tiene como

finalidad la de conservar los documentos en condiciones óptimas, esto quiere decir,
que la documentación deberá estar libre de polvo y suciedad, sin hongos, insectos y
objetos que contribuyan a su deterioro.
Los documentos deben limpiarse uno a uno. Se deben de eliminar todo tipo de
objetos que de algún modo los deterioren como clips, grapas y broches. Al realizar
dicha actividad, habrá que tener suficiente cuidado de no alterar el orden de los
documentos.
Los folders deteriorados serán remplazados por otros nuevos, anotando el
rótulo de los originales.
Finalmente, los expedientes deberán guardarse en cajas de archivo, modelo
AM-50.

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 9. PRINCIPIOS TÉCNICOS DEL MANEJO DE DOCUMENTACIÓN

CICLO VITAL DE LA DOCUMENTACION

FASE VALOR USO USUARIO ARCHIVO

PRIMARIO
-
Institucional
Administrativo
Frecuente Dependencia
ACTIVA - Fiscal o Trámite
(consulta productora
contable
alta)
- Legal o
jurídico
PRIMARIO
-
Institucional
Administrativo
Ocasional Dependencia
SEMIACTIVA - Fiscal o Concentración
(consulta Productora
contable
baja)
- Legal o
jurídico
SECUNDARIO Investigació
SEMIACTIV - Evidencial n
Social Histórico
A - Testimonial Público en
- Científico general

VALORES PRIMARIOS DOCUMENTALES

ADMINISTRATIVOS FISCALES LEGALES

Actividades rutinarias Registro de relaciones Registros de trámites
documentales de la con la Hacienda Pública jurídicos
dependencia
Oficios administrativos: Impuestos, ventas, Propiedad, laborales,
personal, oficinas, finanzas, contabilidad, escrituras, bienes, leyes,
memorandos, trámites estados financieros, decretos, acuerdos
relacionados con créditos hipotecarios,
proyectos, planes, manifestación de bienes
presupuestos,
contabilidad

CRITERIOS DE VALORACION PRIMARIA DE LOS DOCUMENTOS

Curso “Archivos de Trámite” Página 6

 CUAL QUE QUIEN COMO
Determina el
plazo o evento El archivista de Mediante el
necesario para trámite, con el análisis de los
que el trámite apoyo del períodos de
o la actividad titular de la trámite,
Administrativo con la que se dependencia y frecuencia de
relacionan los del consulta y
documentos Coordinador normatividad
quede del AAHMUM aplicable
concluido o
prescriba
Mediante la
Determina el El archivista de
legislación Criterios
plazo o evento trámite, con la
aplicable que
necesario para supervisión y
acredite de
que los validación del
derechos u
derechos u asesor jurídico
obligaciones valoración
Jurídico obligaciones de la
(jurídicas) así
certificados por dependencia y
como el plazo primaria
los del
de prescripción
documentos Coordinador
de tales de
cesen o del AAHMUM
derechos y
prescriban
obligaciones los
Mediante la
normatividad documentos
Determina el técnica y
plazo o evento jurídica vigente
El archivista de
necesario para que
trámite, con la
que cese o compruebe y
supervisión y
prescriba la justifique el
validación de la
Fiscal necesidad de manejo y uso
Tesorería
comprobar o de fondos
Municipal y del
justificar los federales, así
Coordinador
gastos de los como el plazo
del AAHMUM
recursos o evento que
públicos cancela su
utilidad
probatoria.

10. CRITERIOS O LINEAMIENTOS PARA EL MANEJO DE ARCHIVOS

Curso “Archivos de Trámite” Página 7

  Recepción y despacho de correspondencia. Esta constituye un acto jurídico y
administrativo que compromete a la dependencia para la realización expedita y
eficiente de un trámite institucional, garantizando la entrega oportuna al área o
persona que se encargará del trámite y garantizando su manejo, organización
sistemática y conservación para futuras decisiones y gestiones.
 Seguimiento y control de documentos en trámite. Para que éste sea eficiente
cada dependencia deberá llevar controles de registro y seguimiento, anotando
en ellos nombre de quien recibe, fecha, número consecutivo, fechas de
atención y de respuesta final, entre otros datos. Debe garantizarse un
seguimiento oportuno y de calidad.
 Organización y control de expedientes. Los expedientes se abren cuando –no
existen antecedentes sobre el asunto o materia –cuando la acción corresponde
a gestiones de gobierno diferentes y se trate de programas y proyectos –el
asunto o materia son nuevos. Los expedientes se integran –por asunto o
materia –por tipo de documento –por actividad sustantiva –por actividad
administrativa o logística. Elementos obligatorios de descripción del expediente
de archivo: 1. Nombre de la dependencia. 2. Nombre y clasificación del
expediente –clave y nombre de la sección –clave y nombre de la serie –clave y
nombre de la sub serie (opcional) –clave y nombre del expediente. 3. Resumen
del contenido. 4. Fechas extremas. 5. Valor documental. 6. Plazos de
conservación –vigencia total –número de años en el archivo de trámite –
número de años en el archivo de concentración 7. Número de fojas.
 Control y préstamo de archivos. En los Archivos de Trámite solo podrán
consultar o solicitar préstamo de los documentos el personal de la misma
dependencia, quienes los hayan generado y/o remitido para su conservación y
resguardo que hayan sido por ellos remitidos al Archivo de Concentración. En
el Archivo de Concentración solo podrán consultar o solicitar préstamo de
documentos los archivistas de trámite, de los documentos por ellos remitidos.
En caso de pretender consultar o solicitar en préstamo documentos de otras
direcciones o dependencias deberán dirigir su solicitud al Secretario del
Ayuntamiento, quien tras analizarla determinará su procedencia.
 Vigencia de documentos. Relacionado con el Cuadro General de Clasificación
Archivística y el Catálogo de Disposición Documental.

11. CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA

El Cuadro General de Clasificación Archivística (CGCA) es el instrumento

técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones
de cada dependencia o entidad. Este documento contiene los datos esenciales, claves
y niveles en que se apoya la organización del archivo.

Las finalidades de contar con un CGCA en los archivos de trámite son:

 Ordenar los documentos dentro del espacio físico que ocuparán para su
conservación temporal.
 Agrupar los elementos que representan su contenido para relacionarlos de
manera lógica con otros documentos mediante el lenguaje clasificatorio.
 Facilitar la localización de cada expediente o documentos para su eficaz
control y manejo.

Curso “Archivos de Trámite” Página 8

 La estructura del CGCA será jerárquica y atenderá a los conceptos básicos de
fondo, sección y serie que establece un principio de diferenciación y estratificación de
las diversas agrupaciones documentales que conforman el acervo de una
dependencia o entidad. De esta manera, los documentos se reúnen en agrupaciones
naturales, a saber: fondo, sección, serie (subserie), expediente, unidad documental.

 Fondo: Es el conjunto de documentos producidos orgánicamente por una

dependencia o entidad con cuyo nombre se identifica.
Ejemplo:
Fondo: Secretaría Técnica
Fondo: Secretaría Municipal
Fondo: Sindicatura Municipal
Fondo: Oficialía Mayor

 Sección: Es cada una de las divisiones del fondo, basada en las

atribuciones de cada dependencia o entidad. Es un conjunto de
documentos relacionados entre sí, que por lo general tienen
correspondencia con las subdivisiones administrativas o las funciones de la
dependencia o entidad que lo origina.
Ejemplo:
Sección: Recursos Humanos
Sección: Recursos Materiales
Sección: Desarrollo Humano

 Serie: Es la división de una sección que corresponde al conjunto de

documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y
que versan sobre una materia o asunto específico. Las series son el
resultado de la aplicación del principio de orden original (donde los
documentos de archivo de una sección no se mezclan con los de otras) y
responden al carácter seriado de los mismos, a la repetición de actividades
o procedimientos administrativos para el cumplimiento de una función
atribuida a la dependencia.
Ejemplo:
Serie: Nóminas
Serie: Bajas eventuales
Serie: Talones de pago

 Expediente: Es la unidad organizada de documentos reunidos por el

productor para su uso corriente, o durante el proceso de organización
archivística porque se refieren al mismo tema, actividad o asunto. El
expediente es la unidad básica de la serie.
Ejemplos:
Nóminas del mes de enero
Nóminas del mes de febrero
Nóminas del mes de marzo

 Unidad documental. Es la unidad archivística más pequeña e indivisible.

Por ejemplo: una carta, una memoria, un informe, una grabación, etc.

PRINCIPIOS PARA LA ELABORACION DEL CGCA

Para la elaboración del CGCA hay que tener conocimiento de las atribuciones y
funciones de la dependencia que genera los documentos de archivo y tomar como en
cuenta los siguientes principios:

Curso “Archivos de Trámite” Página 9

  Delimitación: El objeto del cuadro es determinar la clasificación del fondo:
es decir, de los documentos de cualquier tipo y época generados,
conservador o reunidos en el ejercicio de las atribuciones o funciones de la
dependencia.
 Unicidad: Los límites temporales y la edad de los documentos no son
características definidas de la estructura del archivo ni rompen la unidad del
fondo. El cuadro se concibe para clasificar todos los documentos de archivo
con independencia de su cronología, desde la más antigüa hasta la más
reciente.
 Estabilidad: El cuadro debe basarse en las atribuciones o funciones de la
dependencia, cuya permanencia garantice una clasificación segura y
estable; asimismo debe permitir el crecimiento de sus secciones y series
sin romper la estructura.
 Simplificación: El cuadro debe ser universal y flexible. Para ser adoptado en
todos los supuestos posibles, se establecerán divisiones precisas y
necesarias sin tener que descender a subdivisiones excesivas.

¿CÓMO HACER EL CGCA EN DOS ETAPAS?

Primera Etapa

En esta etapa se establece un modelo de tratamiento de los documentos de

archivo para obtener, mediante los procesos de 1. Identificación, 2. Jerarquización y 3.
Codificación, categorías de agrupamiento estables, únicas, delimitadas, universales y
flexibles.

 Identificación. Es el análisis de todo el acervo documental e identificar cada

expediente o documento en base a su origen y semejanzas. El resultado de
este análisis deberá tener como resultado una lista, que ofrezca una
perspectiva general del conjunto de categorías documentales. En el
proceso de identificación no se debe de incurrir en tener un listado enorme
de categorías de agrupamiento repetidas. Igualmente evitar crear ideas
falsas que produzcan mayor dispersión de la información o, por el contrario,
discriminar de manera errónea.
 Jerarquización. Consiste en el establecimiento de las categorías de
agrupamiento. La jerarquización de estas categorías debe ser objeto de un
proceso de comparación que permita ubicarlas en un contexto general o
“relación”, para ubicar la categoría en el lugar correspondiente. En la
jerarquización, el modelo debe dar cabida en forma lógica a todas nuestras
categorías de agrupamiento.
 Codificación. Utilizar un código es una condición necesaria para el
funcionamiento del CGCA, ya que facilita la sistematización y ubicación
adecuada de las categorías de agrupamiento. Asignar un código permite
sustituir el nombre propio o título de la categoría de agrupamiento para
fines de abreviatura o identificación. La utilidad del código es condición
necesaria para el funcionamiento del CGCA y propicia su adecuada
sistematización y ubicación.

Curso “Archivos de Trámite” Página 10

Segunda Etapa:

Consiste en los procesos que se llevan a cabo para la instrumentación del

CGCA. Se resumen en cuatro pasos que son: 1. Validación, 2. Formalización, 3.
Supervisión y Asesoría y 4. Capacitación.

 Validación. Se refiere a las acciones de reconocimiento y aprobación de las

autoridades correspondientes para el CGCA, con el objeto de que pueda
ser aplicado.
 Formalización. Atiende a los mecanismos de implantación y su respectiva
difusión en el ámbito de todos los archivos de la dependencia.
 Supervisión y asesoría. Es el seguimiento de las acciones tendientes a
garantizar el adecuado funcionamiento del CGCA, corregir las posibles
desviaciones y aclarar las dudas.
 Capacitación. Se refiere a las necesidades de especialización en la
aplicación de operaciones y procedimientos del CGCA.

Ejemplos de Cuadro General de Clasificación Archivística

FONDO: OFICIALIA MAYOR

CODIGO NIVELES
SECCION SERIE SUBSERIE

1 PRESIDENCIA MUNICIPAL
1.1 RELACIONES PUBLICAS
1.2 SECRETARIA PARTICULAR
1.3 SECRETARIA TECNICA
2 ADQUISICIONES Y ARRENDAMIENTOS
3 COMUNICACIÓN SOCIAL
4 CONTRALORIA MUNICIPAL
4.1 COMITÉ DE ADQUISICIONES Y
ARRENDAMIENTOS
5 SECRETARIA MUNICIPAL
5.1 INSPECTORES DE VARIOS RAMOS
5.2 ARCHIVO ADMINISTRATIVO E HISTORICO
5.2.1 ARCHIVO DE CONCENTRACION
5.2.2 ASESOR DEL ARCHIVO ADMNISTRATIVO
6 MEDIO AMBIENTE Y RECURSOS NATURALES
6.1 SUBDIRECCION DE MANEJO DE RECURSOS
SOLIDOS
6.2 SUBDIRECCION DE MEDIO AMBIENTE

Curso “Archivos de Trámite” Página 11

Ejemplo
FONDO: PRESIDENCIA MUNICIPAL
CODIGO NIVELES
SECCION SERIE SUBSERIE

1 GOBIERNO MUNICIPAL
1.1 CONVENIOS Y CONTRATOS
1.2 LEYES Y REGLAMENTOS
1.3 PLAN DE DESARROLLO MUNICIPAL
1.4 REGIDORES
1.4.1 REGIDOR X
1.4.2 REGIDOR F
1.4.3 REGIDORA M
1.4.4 REGIDORA L
1.4.5 ETC.
1.5 SINDICATURA MUNICIPAL
1.6 SECRETARIA MUNICIPAL
1.7 DIRECCION DE DESARROLLO SOCIAL
1.8 DIRECCION DE DESARROLLO URBANO
1.9 TESORERIA MUNICIPAL
2 BARRIOS
2.1 SAN JUAN BAUTISTA
2.2 SAN JUAN EVANGELISTA
2.3 SAN PEDRO
2.4 SANTO SANTIAGO
2.5 ETC.
3 COLONIAS
3.1 10 DE ABRIL
3.2 12 DE DICIEMBRE
3.3 AMALIA SOLORZANO
3.4 AMAPOLITA
3.5 ETC.
4 GOBIERNO ESTATAL
4.1 SECRETARIA DE GOBIERNO
4.2 TESORERIA GENERAL DEL ESTADO
4.3 SECRETARIA DE SEGURIDAD PUBLICA
4.4 ETC.
5 GOBIERNO FEDERAL
5.1 PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA
5.2 SECRETARIA DE MEDIO AMBIENTE Y R.N.
5.3 SECRETARIA DE DESARROLLO URBANO Y E.
5.4 SECRETARIA DE TURISMO
5.5 ETC.
6 PARTIDOS Y ORGANIZACIONES POLITICAS
6.1 PARTIDO REVOLUCIONARIO INSTITUCIONAL
6.2 PARTIDO ACCION NACIONAL
6.3 PARTIDO DE LA REVOLUCION DEMOCRATICA
6.4 PARTIDO VERDE ECOLOGISTA DE MEXICO

Curso “Archivos de Trámite” Página 12

 12. CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL (CADIDO)

MARCO JURIDICO

1. Ley de Archivos Administrativos e Históricos del Estado de Michoacán de

Ocampo y de sus Municipios.
2. Reglamento del Archivo Administrativo e Histórico del Municipio de
Uruapan, Michocán.
3. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de
Michoacán de Ocampo.
4. Reglamento de Transparencia y Acceso a la Información Pública del
Municipio de Uruapan, Mich.
5. Otros.

¿QUÉ ES EL CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL?

Consultar Anexo 1

Es un registro general, de observancia sistemática, donde quedan manifiestos:

 Los códigos de las secciones, series y subseries de los expedientes
documentales.
 La determinación de valores administrativos, fiscales o legales.
 la clasificación de la información, si ésta es pública, reservada o confidencial.
 Los términos de conservación de los documentos generados en el archivo de
trámite, definiendo los plazos que permanecerá en el archivo de concentración
y, en su caso, si pasarán al archivo histórico.
 Los criterios de valoración de la determinación de la vida útil de los documentos
y de sus valores fiscal, legal e histórico.

OBJETIVOS Y UTILIDAD

La implantación del CADIDO, condicionada por la normatividad relativa, facilita

el manejo documental y:
 Establece tiempos de utilización de los documentos.
 Determina los valores documentales.
 Orienta las transferencias al archivo de concentración e histórico.

13. TRANSFERENCIA AL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

 Formar archivos magnéticos y físicos de oficios y/o documentos que generen y

reciban, almacenando estos bajo el principio de Procedencia y por número
consecutivo y fecha.
 Depurar los archivos al final del año, antes de preparar su remisión al Archivo
de Concentración, de acuerdo a los criterios de valoración contenidos en el
catálogo de vigencia. Levantar acta de depuración de Archivo de Trámite.
Consultar Anexo 2
 Establecer contacto con el Coordinador de Archivos, en los primeros tres
meses del año, para la revisión del Archivo de Trámite del año anterior y
programación de su transferencia al Archivo de Concentración.
 Al preparar Archivos de Trámite para enviarlos al Archivo de Concentración
tomar en cuenta lo siguiente:

Curso “Archivos de Trámite” Página 13

 I. Colocarlos en cajas especiales para Archivo, modelo AM50.
II. Relacionarlos, en original y dos copias, con la siguiente información:
a) Expedientes, engargolados, libretas y/o legajos de acuerdo al
Catálogo General de Clasificación Archivística.
b) Vigencia de los documentos, por expedientes, engargolados,
libretas y/o legajos, de acuerdo al Catálogo de Disposición
Documental.
c) Incluir en la relación, la clasificación de confidencial o reserva de
los expedientes, engargolados, libretas y/o legajos en los
términos de la Ley de Acceso a la Información Pública del
Estado de Michoacán.
III. Colocar dentro de la caja, adherida a la parte interior de la tapa una
copia de esa relación.
IV. Entregar al Encargado del Archivo de Concentración el original de la
relación, recabando firma y sello de recibido.

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