Unidad de Tecnologías de la Información

ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

INI-01-V01 (Julio 2019)

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROYECTO

Nombre del Proyecto Mejoras Gesdep V 2.0
Nombre Corto del Proyecto Mejoras Gesdep ID del Proyecto N/A
Nombre del Jefe de Proyecto Fernando Gumera
Nombre Solicitud Servicio TI* N/A
ID Solicitud Requerimiento* N/A Fecha Aprobación 27-05-2019

Mantención Ámbito
Clasificación del Proyecto Proyecto Menor x Estratégico
Proyecto Mayor Gestión x

Proveedor Recurso Interno (Emergia)

(puede ser + de uno)
Fecha Inicio Proyecto 27-05-2019 Fecha Termino proyecto 18-12-2019

*Si hay más de una Solicitud de Servicio asociada al proyecto, indicarlas todas.

2. IDENTIFICACIÓN CLIENTE DEL PROYECTO

Nombre Sponsor Proyecto Emilio Valenzuela de Rodt
Oficina Personal
Sección Desarrollo de Personas
Departamento Gestión y Desarrollo de las Personas
Usuarios Contraparte Jara Araneda, Claudia
(puede ser + de uno) Farías Torrealba, Lorena

3. OBJETIVOS DEL PROYECTO

Los objetivos del proyecto son tres, los cuales consisten en realizar modificaciones y/o
actualizaciones de campos, implementar la flexibilidad horaria y correcciones de incidencias.

El primero es actualizar los campos del Sistema de Gestión y Desarrollo de Personas (GESDEP), a los
cambios normativos establecidos por Contraloría General de la República en su modificación a la
Resolución 10, asimismo a la Circular 3305 de la Superintendencia de Seguridad Social (SUSESO), y
otros cambios sujetos a instrucciones y/o lineamientos establecidos por organismos internos, de
índole legal y/o administrativo. Sumado a lo anterior, realizar los ajustes necesarios a la Ficha de
Personal, en el contexto del desarrollo del Módulo de Remuneraciones.

El problema corresponde a que no existe la opción de modificar, agregar, y/o eliminar materias,
además de la generación de reportes y bases de datos, de la Ficha de Funcionarios/as del Sistema de
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Gestión y Desarrollo de Personas (GESDEP).

El impacto de no atender este requerimiento, es que la ficha de Personal del Sistema GESDEP, no
estaría ajustada a los cambios normativos de la Contraloría General de la República,
Superintendencia de Seguridad Social e integración con módulo de remuneraciones (PeopleSoft).

El segundo se refiere a la implementación de la flexibilidad horaria en la institución a nivel nacional,

para los funcionarios con desempeño en oficinas regionales y provinciales, se estima conveniente
establecer una mayor amplitud en cuanto al rango de inicio de la jornada laboral para el personal de
oficina, con el propósito de favorecer la realización de las labores en forma más ágil y expedita,
considerando las particularidades de cada trabajo que se deba realizar.

Por último, el tercero se refiere a incidencias detectadas en el software en relación a funcionalidades

que ya se encuentran en producción. Estas incidencias aplican para ciertos registros de funcionarios
en GESDEP.

4. ALCANCES DEL PROYECTO

Mejoras GESDEP

Alcances
 Eliminar, modificar y agregar nuevas descripciones en el registro de datos de la Ficha de
Personal de los funcionarios/as del Servicio en la plataforma GESDEP.
 Generación de Reportes con objeto de dar cumplimento a diversos requerimientos de
clientes externos e internos.
 Carga de datos masiva y generación de bases teniendo en consideración procesos mensuales
y anuales, con el propósito de optimizar tiempos y recursos.

Requerimientos del Proceso

 Modificación de Datos Laborales: Ajuste a la clasificación de los actos administrativos de

acuerdo a la modificación a la Resolución 10 de Contraloría General de la República.
 Mejoras Plataforma GESDEP: Actualización de tipos de causante de acuerdo a Circular
N°3305 de SUSESO, Modificación de Declaraciones de Intereses y Patrimonio por creación de
plataforma DIP de CGR, modificación en resoluciones exentas de Directoras Regionales, de
acuerdo a lo solicitado por el Departamento de Recursos Financieros (Oficina de Partes),
entre otros.
 Reportes: elaboración de informes para dar cumplimiento a requerimientos periódicos y
eventuales de diversos organismos por ejemplo DIPRES, Dirección Nacional del Servicio Civil,
clientes internos y asimismo de la sociedad civil.
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 Carga Masiva: carga de información en GESDEP en el contexto de procesos anuales como
prórrogas de contrata y sistema de evaluación del desempeño, etc.
 Base de Datos: para revisión y control de proceso internos a nivel regional y nacional.

Flexibilidad Horaria

Alcances

 Modificar reglas de negocio para todas aquellas pantallas que tengan relación directa o
indirectamente con la asistencia de los funcionarios en la aplicación de la flexibilidad horaria.

Requerimiento inicial del proceso

 Modificar Permiso con goce de remuneraciones.

 Modificar Descanso complementario.
 Modificar Solicitud de horas extraordinarias.
 Modificar Derecho de alimentación.
 Modificar Permiso de Docencia.
 Modificar Permiso de Interferiado.
 Modificar Libros de Asistencia, Filtros, Sincronización.

Corrección de Incidencias

Alcances

Modificar y/o corregir incidencias de registros en la base de datos, además realizar las
modificaciones o correcciones pertinentes a las reglas de negocio para evitar que estas
incidencias vuelvan a ocurrir en el futuro.

Requerimientos del proceso

Los requerimientos iniciales están basados en que los registros de los funcionarios en la base de
datos se encuentran con algún tipo de problemas, el cual impide su corrección, modificación o
registro en las pantallas de GESDEP. Se deberán revisar y corregir si corresponde, a los siguientes
módulos. Todo esto en base a la documentación entregada para este requerimiento.

 Jornada Laboral
 Descanso complementario

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 Feriado Legal
 Reloj control
 Plantillas Resoluciones
 Pestaña Estudios
 Pestaña de Previsión
 Estructura organizacional
 Caja de compensación
 Permiso de Docencia
 Asociación de Funcionario
 Solicitudes de cometido funcionario
 Permiso Interferiado

Otros
 Revisar Proceso de Enrolamiento
 Geovictoria

5. BENEFICIOS ESPERADOS DEL PROYECTO

Los beneficios de las mejoras en GESDEP tienen directa relación con mejoras en la gestión técnica y
administrativa, transparencia, ahorro de costos (eficiencia) y aspectos de calidad de los datos, y
cumplimiento de plazos con instituciones externas y clientes internos. El grupo de beneficiarios
corresponde a la dotación a nivel nacional del Servicio.

La implementación de la flexibilidad horaria está basada en instructivos generados por la dirección

nacional del servicio civil con el fin de mejorar las prácticas en materia de gestión y desarrollo de las
personas. En esta línea, el Instructivo Presidencial N°1 del Servicio Civil, releva el concepto de un
Nuevo Trato para el Empleo Público, el cual implica pensar y evaluar el modelo de empleo público
vigente y su calidad, en este contexto, el Departamento de Gestión y Desarrollo de Personas,
considera la necesidad de perfeccionar la regulación interna referida a la jornada de trabajo y
asistencia de los funcionarios del personal de oficinas, con el objeto de fomentar el desarrollo de
medidas contempladas en el Instructivo Presidencial sobre Buenas Prácticas Laborales en la
administración del Estado, en particular aquellas dirigidas a compatibilizar las responsabilidades
individuales y familiares con los requerimientos que se originan en el desempeño de la función
pública.

Para las incidencias detectadas en Gesdep, se espera tener un sistema más estable y que permita la
gestión de los funcionarios de una forma más rápida y eficiente.

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6. MATRIZ DE CRITERIOS DE ÉXITO DEL PROYECTO
Ámbito a evaluar Objetivos cuantificables Criterios de éxito
Cumplir el 100% del alcance de los
Alcance Total Requerimientos
requerimientos.

Fecha de cumplimiento de etapas del Desviación máxima del 5% del proyecto

Tiempo
proyecto desde la fecha de término del proyecto.

Tasa de defectos de casos de pruebas

Calidad Certificación de Calidad clasificados como Bloqueante debe ser de
un 0%
Tasa de defectos de casos de pruebas
Calidad Certificación de Calidad
clasificados como Mayor debe ser de un 0%
Tasa de defectos de casos de pruebas
Calidad Certificación de Calidad
clasificados como Menor debe ser de un 2%

7. RESUMEN DE HITOS
Tipo de hito Descripción del hito Fecha indicada
(contractual/gestión)
Kick Off Reunión para dar inicio al proyecto 28-08-2019

Se debe analizar cada uno de los

Reuniones de trabajo para Analisis de
requerimientos iniciales para 29-08-2019 al 20-09-2019
Requerimientos
identificar

8. INTERESADOS PRINCIPALES
Nombre Interesado Rol o cargo
Campos Marchant, Victor Hugo Coordinador Área Proyectos TI
Henríquez Rebolledo, Claudio Alex Coordinador Área Operaciones TI
Valenzuela De Rodt, Emilio Patricio Director de Departamento
Kuzmanich Avila, Magdalena Directora de Departamento
Arellano Rubio, Maria Veronica Asesora de Vicepresidencia
Farías Torrealba, Lorena Encargada de Unidad
Aguilera Espinoza, Carolina Andrea Encargada Sección
Ibacache Olguin, Marco Enrique Encargado Sección
Salvatierra Salvatierra, Oscar Rodrigo Encargado Área QA
Recabarren Fernández, Claudio Alejandro Encargado Área Desarrollo
Gumera Pizarro, Fernando Andrés Jefe de Proyectos TI

10. ETAPAS DEL PROYECTO

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ETAPA FECHA INICIO FECHA TÉRMINO OBSERVACIÓN
INICIO 22-08-2019 29-08-2019 Estimación Inicial
PLANIFICACION 30-08-2019 09-09-2019 Estimación Inicial
ANALISIS Y DISEÑO 10-09-2019 25-09-2019 Estimación Inicial
IMPLEMENTACION / CONTRUCCION 26-09-2019 06-11-2019 Estimación Inicial
CERTIFICACION 07-11-2019 04-12-2019 Estimación Inicial
PASO A PRODUCCION 05-12-2019 15-12-2019 Estimación Inicial
CIERRE 11-12-2019 17-12-2019 Estimación Inicial

11. PRESUPUESTO Y EJECUCION DEL PRESUPUESTO POR ETAPAS

PRESUPUESTO: N/A
INICIO N/A
PLANIFICACION N/A
ANALISIS Y DISEÑO N/A
IMPLEMENTACION / CONTRUCCION N/A
CERTIFICACION N/A
PASO A PRODUCCION N/A
CIERRE N/A

12. RIESGOS DEL PROYECTO

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RIESGO CATEGORIA CAUSA PLAN DE MITIGACIÓN

(Alta, Media, Baja)

Coordinar con el encargado de

Cuando comience la etapa de desarrollo la disponibilidad de
Asignación de Implementación y/o Construcción, no esté este recurso para la fecha de
Media
Desarrolladores disponible ningún desarrollador con los inicio de la etapa de
conocimientos necesarios para esta tarea. Implementación y/o
Construcción.
Debido a que no existen desarrolladores
disponibles para comenzar la etapa de
Implementación y/o Construcción, se
Desarrollador sin deberá contratar a más desarrolladores Comenzar capacitación para
Experiencia en Alta para esta tarea, dado esto, es posible que nuevos desarrolladores antes de
GESDEP requieran una inducción y una capacitación iniciar la etapa de construcción,
del modelo de la base de datos así
también como las reglas de negocio de
GESDEP.

Debido a que los usuarios claves tienen

Se deberá planificar las citas y/o
tareas propias del negocio, esto podría
reuniones con anticipación para
Disponibilidad de causar que durante el proceso de
Alta que el usuario clave pueda
usuarios clave planificación y análisis de la solución no
programar sus tareas diarias con
exista una contraparte dedicada
las del proyecto.
exclusivamente al proyecto.

13. OBSERVACIONES JEFE DE PROYECTOS

Se debe realizar un análisis a toda la documentación entregada por parte de la unidad requirente
para identificar cada uno de los aspectos que abarca cada uno de los requerimientos, de esta forma
evitar que cuando se pase a la etapa de producción, exista la menor tasa de defectos identificados
posterior a la etapa de entrega del sistema.

14. FIRMAS
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Las personas identificadas aprueban el acta de constitución del proyecto

Fecha
ROL Nombre (Completo) Firma
(DD/MM/YYYY)

Jefe Unidad TI Ibacache Olguin, Marco Enrique

Coordinador Área
Campos Marchant, Victor Hugo
Proyectos TI

Coordinador Área
Henríquez Rebolledo, Claudio Alex
Operaciones TI

Jefe de Proyectos
Gumera Pizarro, Fernando Andrés
TI

PMO Fuenzalida Arrau, Carlos

Patrocinador Valenzuela De Rodt, Emilio Patricio

Usuario Líder Farías Torrealba, Lorena

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