Contenido

Tarea de sistema notificador, creador y

1. Introducción
limpiador 2. Notifica a empleado y externo
Ref. 3.01 3. Notifica por email

4. Botón - Prueba email/SMS

5. Notifica a móviles (APP)

RESUMEN 6. Confirma email
Esta presentación explica las diferentes opciones que permiten enviar
7. Comprueba login
notificaciones automáticas a través de la aplicación, portales y correo
8. Tarea de sistema creador
electrónico. Además, aprenderemos a crear y eliminar datos en la aplicación.
9. Tarea de sistema limpiador

www.auraquantic.com

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Introducción

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 Introducción
Mejora continua, eficiencia y automatización.

La mayoría de las empresas estudian como ayudar a sus empleados a reducir esfuerzos y ser más competitivos. Un buen ejemplo
son los restaurantes de comida rápida, que miden (entre otras cosas) la distancia que los empleados recorren desde el puesto donde
entregan la comida, al puesto donde la recogen, para intentar reducirla al máximo. Puede parecer de poca importancia pero hay
pruebas de que aumenta la productividad y lo que es más importante, el porcentaje de bajas laborales se reduce drásticamente.

La misma búsqueda de eficiencia debe ser aplicada a los procesos.

Hagámonos la siguiente pregunta… ¿Quién sería mejor gerente?
El que le reclama a sus empleados que no trabajan tan bien como los de la competencia.
ó
El que busca eliminar esfuerzos innecesarios y los sustituye por mecanismos más eficientes.

Actividades que solían requerir varios pasos y arduo trabajo hoy en día pueden hacerse automáticamente.
Inmediatamente después de automatizar un proceso, los empleados se vuelven mucho más efectivos.

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 Introducción
¿Qué es una tarea de sistema?

Las tareas de sistema son ejecutadas directamente por el sistema sin intervención humana (a diferencia de las Tareas Personales).

Tipos INGRESADOR NOTIFICADOR CONNECTOR DESVIADOR TRASPASADOR LIMPIADOR CREADOR

- Notifica a usuarios empleados

- Notifica a usuarios externos
- Notifica por email
Funciones - Notifica por SMS
- Notifica a la app AuraQuantic
- Confirma email
- Comprueba login

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 Introducción
Funciones de la tarea de sistema notificador

Permite automatizar el envío de información a uno o más destinatarios durante un proceso.

Notifica a Usuarios Empleados y Externos Notifica a App “AuraQuantic” para Móviles

Aparece en el Workflow de usuarios Se envía a aquellos destinatarios que tengan
Empleados y Externos. instalada la App en su móvil y se suscriban a
Portal App la notificación.

Confirma Email
Notifica por Email
Aparece en el email de los destinatarios y les
Envía un email a la bandeja de entrada de
solicita confirmación, el proceso actúa según la
email de los destinatarios.
Email Email confirmación de los destinatarios.

Comprueba Login
Notifica por SMS Compara un Login con los existentes en el
Envía un SMS a números de teléfono. sistema y devuelve el resultado
*****
SMS Login correspondiente.

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 Introducción
Acceso de datos sin conexión a Internet

AuraQuanti
c Partner = 1_Cliente: [AlfaBeta]
Fecha = 3_Fecha reunión: [Friday, November 11]
AuraQuanti
c
Hora = 3_Hora reunión: [11:00]
Conference in Madrid

AuraQuanti
c
Una vez que se ha recibido una notificación vía
App, SMS y Email* ya no se requiere conexión a
internet para acceder a la información.

* En los casos de que el servidor de correo del

destinatario lo permita.

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Notifica a empleado y externo

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 Notifica a empleado y externo

1. Entra a la clase de procesos llamado 3.01 Profesor - tarea de sistema notificador, creador y limpiador , borra la configuración de la tarea de sistema
Notifica a usuarios empleados, y configúrala.
Destinatario > General: Autor del mensaje de inicio
Contenido > texto: “esto es una prueba”.
Remitente: sistema
Complementos > Documentos: No > Histórico: Sí
Caducidad > Indicar > 1 día
1. Lanza el proceso y muestra el resultado.
2. Muestra la posibilidad de eliminar todas las notificaciones desde la ventana de mis tareas.
3. Explica que las diferencias entre una notificación a empleado y externo son:
- los posibles destinatarios (Externos: Autor Mensaje Inicio, Perfiles de cuentas, De panel: prefijo cuentas, perfil de cuentas) y Empleados (Autor mensaje inicio,
Responsable clase de procesos, Responsable proceso, Rol, De panel: prefijo empleado)
- la posibilidad de acceder a la monitorización del proceso (solo para Empleados, muestra un enlace llamado [RST_Rastreo] que el externo no tiene (solo permite
añadir campos de panel o el campo destinatario).
4. Explica la diferencia entre enviar (por App AuraQuantic) una tarea con los datos en modo lectura y notificaciones a empleados y externos.
El envío de un formulario de tarea personal podría ser interesante en según qué caso, cabe por ejemplo la posibilidad de terminar las tareas sin entrar en ellas, pero las
notificaciones tienen algunos aspectos que las hacen más convenientes en estas circunstancias:
- No paran los hilos de corriente (cosa que una tarea personal si hace).
- No contienen los datos del panel sino que contienen los datos capturados en el momento en el que la corriente pasa por la tarea (los datos de panel podrían haber
cambiado de valor una vez se ha ejecutado la tarea de sistema notificador, siempre veríamos el valor anterior al cambio, el que tenía en el momento de generarse la
notificación).

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Notifica por email

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 Notifica por email
Configuración

1. Seleccionar la función “Notifica por email”.

2. Seleccionar el tipo de envío deseado

- Único: tiene todas las funcionalidades necesarias para notificar por email.
- En lotes: tiene funcionalidades adicionales diseñadas para envíos masivos de emails usando como
destinatarios Perfiles de Cuentas.

3. Indicar el Servidor Email

La Tarea de Sistema envía los emails a través de un servidor de correos SMTP (para saber más pulse aquí). Los
datos del servidor de correos se pueden guardar en Estructura > Correo, si se desea usar estos datos de
conexión solo se ha de seleccionar General. Si se desea introducir datos de conexión particulares se debe
1
seleccionar Personalizar, al hacerlo se activa un visor desde donde se pueden introducir los datos de conexión

2 específicos para esta tarea de sistema en lugar de los generales.

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 Notifica por email
Configuración

4. Conexión servidor de correo

Aquí es interesante resaltar la posibilidad de introducir en Estructura > Email un remitente que será siempre el mismo o
un remitente de Panel que será dinámico ya que dependerá de los valores introducidos en cada proceso.

5. Responder
Esta opción permite al destinatario responder a un remitente distinto al indicado desde Estructura > Conexión Servidor
de Correo, desde la opción Personalizar.
Aquí el remitente también puede ser Manual (siempre el mismo) o de Panel (dinámico).

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 Notifica por email
Configuración

6. Destinatarios
Permite seleccionar términos Generales, Sufijos y columnas de Grupo de
Campos. Además, si el término contiene varios emails y estos están separados
por punto y coma, todos recibirán el email.
Si se desea también se puede agregar destinatarios en copia y copia oculta.

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 Notifica por email
Configuración

7. Asunto
Puede ser un campo del Panel o un texto fijo.

7 Condiciones de envío
8. Si se trata de una notificación a contactos se puede definir para que los valores de un campo de selección
del panel deben coincidir con los valores del mismo campo ubicado en la misma ficha del contacto.
8 11 9. Puede ser una o varias coincidencias.
10. Se puede enviar siempre o condicionado a que en la ficha del destinatario el campo _Envío Email (sí/no)
contenga el valor Sí.
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10 11. Contenido
Puede ser un campo del Panel o un texto, si se selecciona texto se puede combinar con campos del panel.
Además, el contenido puede ser texto plano o con formato.

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 Notifica por email
Configuración
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12. Lotes (esto no aplica en los envíos únicos)

Permite organizar el envío en lotes para evitar que los destinatarios marquen el correo como spam. Para más
información consultar la base de conocimiento de AuraQuantic.

13. Guardar resultados en el panel

Los resultados del envío se pueden guardar en el panel, de esta forma se puede saber más y definir
procedimientos personalizados según los resultados.

14. Complementos
Documentos - Permite adjuntar documentos ubicados en un término biblioteca.

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 Notifica por email

1. Entra a la clase de procesos llamado 3.01 Profesor - tarea de sistema notificador, creador y limpiador , borra la configuración de la tarea de sistema y
configúrala como envío por email a un empleado.
Envío: Único
Servidor Email: General
Explica que esta opción se puede configurar desde estructura con los datos del servidor de email que enviará los emails. También se puede personalizar para que cada
tarea de sistema necesite usar un servidor distinto, según necesidades.
Destinatario: el sufijo Empleado/Email del Empleado. Pon el sufijo del contacto en copia oculta.
Envío: sin restricción
Asunto: Esto es una prueba
Documentos > De panel: 3_Documentos (cargar un documento cualquiera en la biblioteca que se ve en el IM)
Código de Devolución: 3_Código de Devolución
2. Lanza el proceso y muestra el resultado.
3. Cambia el proceso para que el destinatario sea un sufijo del contacto de una cuenta (email del contacto de la cuenta).
4. Modifica la notificación para que contenga datos del panel (para ello habrá que llenar el campo multilínea rico en el IM).
Hola, [DST_Destinatario]
[PNL_3_Texto multilínea rico]
2. Lanza el proceso y muestra el resultado.

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Botón: Prueba email/SMS

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 Botón: Prueba email/SMS

1. Entra a la clase de procesos llamado 3.01 Profesor - tarea de sistema notificador, creador y limpiador y muestra el funcionamiento del botón.
Para que el botón funcione sin problemas tenemos que cumplimentar el prefijo de cuenta y después el de contacto, del IM. Hay que comprobar que se rellena el valor
del campo email, sufijo del contacto (antes comprobar que el contacto tiene un email real que se pueda comprobar). Tras pulsar el botón aparece un mensaje de
comprobación exitosa y a Outlook llega un correo electrónico.
1. Muestra también como se ha configurado.

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Notifica a móviles (APP)

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 Notifica a móviles (APP)
Cómo activar la app

Descarga la APP de Play Store o Apple Store

1. Ejecuta y entra en la app.

2. Si es la primera vez que accedes debes indicar la url de tu aplicación web y tendrás que introducir tus
credenciales.
3. Una vez conectado podrás acceder a tus tareas y a cuatro tipos de notificaciones.
- Tareas de sistema = Si el destinatario no se suscribe no recibe la notificación.
- Tareas personales con notificación = Aunque el destinatario no se suscribe recibe la notificación.
- Universal Watcher = Aunque el destinatario no se suscribe recibe la notificación (se verá más adelante).
- Avisos para la autenticación de doble factor = Se reciben siempre que el usuario se intente conectar a
AuraQuantic, siempre que éste se haya registrado en la app.

Recuerda que aunque te descargues la aplicación y seas el destinatario, si no te suscribes a las notificaciones
de la tarea de sistema notificador no recibirás la información.
Para más información puedes consultar la documentación disponible en la base de conocimiento.

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 Notifica a móviles (APP)

1. Entra a la clase de procesos llamado 3.01 Profesor - tarea de sistema notificador, creador y limpiador , borra la configuración de la tarea de sistema y
configúrala para que envíe notificaciones App.
Destinatario: autor del mensaje de inicio.
Título: Esto es una prueba de notificación vía app móvil.
Contenido: Esto es una prueba de notificación vía app móvil.
Tono Aviso Móvil: Notificación
Tiempo de vida: 1 día

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Confirma email

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 Confirma email
Ejemplo

Es la única función en la que la corriente se detiene en la Tarea de Sistema y no continúa inmediatamente después de
realizar la ejecución, sino que espera a que el usuario confirme para continuar la corriente al siguiente objeto.

Email
Confirma presupuesto
‘Pulse aquí ’
para confirmar. Entrega correo
NOTIFICADOR
Caducidad 7 días Confirma
Devuelve valor + presupuesto

¿Confirmado?

No Sí
(-1 = Caducado el plazo de respuesta) (+1= Email confirmado)

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 Notifica a móviles (APP)

1. Entra a la clase de procesos llamado 3.01 Profesor - tarea de sistema notificador, creador y limpiador , borra la configuración de la tarea de sistema y
configúrala para que envíe una notificación con la función: confirma email.
Servidor Email: General
Destinatario: Campo 3_Email
Asunto: Esto es un email de confirmación (manual)
Idioma: Español-España
Contenido: Si no confirmas la corriente del proceso no continuará hasta que pasen 5 minutos desde que recibiste este email.
Código al Finalizar: Código de devolución
Caducidad del Formulario: 5 minutos

No funciona,
2. Lanza el proceso y muestra el resultado.
terminar
cuando Aida
tenga montado
el proceso

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Comprueba login

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 Comprueba login
¿Para que sirve?

Lo más habitual y cómodo para un usuario es poder comprobar el login en el propio

formulario. Esto se puede configurar en campos de tipo texto de una línea que se
ubican en un formulario.

La comprobación se puede realizar mediante un botón que aparece junto al campo o

mediante la acción ‘Terminar’.

Si se desea, se puede realizar esta comprobación mediante una tarea de sistema, a

continuación veremos cómo se configura.

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 Comprueba login

1. Entra a la clase de procesos llamado 3.01 Profesor - tarea de sistema notificador, creador y limpiador , borra la configuración de la tarea de sistema y
configúrala para que compruebe un campo texto que puede o no contener un login.
2. Agrega al diagrama una compuerta DX en la que se comprueba el resultado y redirige la corriente en el caso de que se confirme o no por una salida u
otra. Es decir, si el login existe sale en una dirección, si no existe, sale en la otra dirección.
3. Lanza el proceso y muestra el resultado.

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Tarea de sistema creador

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 Tarea de sistema creador

Entra a la clase de procesos llamado 3.01 Profesor - tarea de sistema notificador, creador y limpiador , borra la configuración de la tarea de sistema y
configúrala para que realice las siguientes creaciones:
Cuenta y contacto.
1. Configura el objeto para la creación de una cuenta y contacto.
2. Lanza el proceso y muestra el resultado.
Elemento de familia propia Pólizas (indicaremos un nombre marcado por algún campo de panel)
1. Vuelve a borrar la configuración de la tarea de sistema y configúrala para que se cree un elemento de familia propia con algún dato del panel como nombre.
2. Lanza el proceso y muestra el resultado.
Alta similar a elemento de FP
1. Vuelve a borrar la configuración de la tarea de sistema y configúrala para que se cree un alta similar de un elemento de familia propia.
2. Lanza el proceso y muestra el resultado.

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Tarea de sistema limpiador

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 Tarea de sistema limpiador
¿Qué puede hacer una tarea de sistema de tipo limpiador?

Biblioteca A 1. Eliminar documentos del proceso.

Esta tarea de sistema es muy interesante

para el correcto mantenimiento y la
automatización de limpieza de procesos.
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REF-32.1_172
REF-32.1_173
Familia Propia: Clientes REF-32.1_174
2. Eliminar elementos de Familia Propia. REF-32.1_175
3. Eliminar Procesos.

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 Tarea de sistema limpiador

1. Entra a la clase de procesos llamado 3.01 Profesor - tarea de sistema notificador, creador y limpiador , borra la configuración de la tarea de sistema y
configúrala para que realice las siguientes eliminaciones:
Elimina documentos de una biblioteca
1. Eliminar los documentos del campo biblioteca ‘Documentos’. Subir un documento de ejemplo que se eliminará.
2. Lanza el proceso y muestra el resultado.
Elimina proceso completo
1. Vuelve a borrar la configuración de la tarea de sistema y configúrala para que elimine el proceso.
2. Lanza el proceso y muestra el resultado.
Elimina elemento de familia propia Pólizas (comprobar la fecha de creación del elemento a eliminar para poder configurar el objeto)
1. Vuelve a borrar la configuración de la tarea de sistema y configúrala para que se elimine un elemento de familia propia.
2. Lanza el proceso y muestra el resultado.

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 Ejercicio del alumno
Ejercicio

Realiza el ejercicio 3.01

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 Contacto

https://www.auraquantic.com/es/contacto/

+34962954497

¡Gracias!
school@auraquantic.com

AuraQuantic Training School

Título de la presentación
Ref. 3.01

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