Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

PROCEDIMIENTO N°: PCDT-SST-003

SG-SST
Fecha: Diciembre de 2021
PROCEDIMIENTO ADQUISICIONES Versión: 002
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PROCEDIMIENTO ADQUISICIONES

1. OBJETIVO Describir la metodología para garantizar que la compra de los materiales y servicios
adquiridos, cumplan con los requisitos exigidos por la empresa. Además, garantizar
que se identifiquen y evalúen las especificaciones relativas a las. Compras o
adquisiciones de productos y servicios, las disposiciones relacionadas con el-
cumplimiento del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST.

2. ALCANCE Este procedimiento aplicará en todos los procesos de contratación de bienes y

servicios que se adelanten con Proveedores o contratistas.

3. DEFINICIONES PROVEEDOR Organización o persona que proporciona un producto o servicio.

REQUISITO Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u
obligatoria.
VERIFICACIÓN Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de
que se han cumplido los requisitos especificados
REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES Análisis sistemáticos del cumplimiento
de acuerdos, compromisos y/o negociaciones relacionados con los productos y
servicios adquiridos.

FICHA TÉCNICA: Documento que describe las características y especificaciones de

un producto.
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO -: SG-
SST. El Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST consiste
en el desarrollo de un proceso lógico y por etapas, basado en la mejora, continua y
que incluye la política, la organización, la' planificación, la aplicación, la evaluación,
la auditoría y las acciones de mejora con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar
y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y la salud en el trabajo.
AUTO-REPORTE DE CONDICIONES DE TRABAJO SEGURO: Proceso mediante
el cual el trabajador o contratista reporta por escrito al empleador o contratante las
condiciones adversas de seguridad y salud que identifica en su lugar de trabajo.

4. CONDICIONES
GENERALES Dentro de los parámetros de selección y evaluación de proveedores y contratistas,
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el contratante podrá incluir criterios que le permitan conocer que la empresa a

contratar cuente con el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
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Cuando se cuente con contrato u orden se servicio deberá adjuntarse antes del
pago del mismo los soportes de pagos de seguridad social, ARL y Pensión.
En caso de que el servicio se efectué dentro de las instalaciones de la empresa los
pagos de seguridad social, ARL y Pensión deben realizarse previo al servicio.

Al ingreso del personal contratista, proveedores, trabajadores cooperados,

trabajadores en misión y sus subcontratistas, deberá informárseles por medio de
una notificación los peligros y riesgos generales y específicos de su zona de trabajo
incluidas las actividades o tareas de alto riesgo, rutinarias y no rutinarias. Así como
la forma de controlarlos y las medidas de prevención y atención de emergencias.
Se debe revisar periódicamente durante cada año, la rotación de personal y
asegurar que el nuevo personal reciba la misma información.

Proveedores Productos:
-

Proveedores de servicios:

- Transporte de productos o para prestación de servicios.

- Servicio de tercerización.
- Empresa de servicios exámenes ocupacionales
- Capacitación y entrenamiento de personal
- Asesoría implementación sg sst
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3. DESCRIPCIÓN
3.1 REQUERIMIENTO DE COMPRAS Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES

PASO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

1 INICIO

REQUERIMIENTO DE COMPRAS

Se recibirán requerimientos de compras desde cualquier área de la empresa,

siendo notificadas al responsable de compras dando las especificaciones de lo
solicitado. Todo el personal
2

El encargado de compras definirá las compras que debe realizar con base en la Camilo Moreno
solicitud que reciba desde cualquier área de la empresa y el inventario actual.

SELECCIÒN DE PROVEEDORES

Cada que se requiera un nuevo proveedor, se debe solicitar la información que

se encuentra definida en el formato.

“Selección proveedores y contratistas” y anexar la información solicitada.

En caso de contratar un proveedor de transporte particular debe demostrar

que los documentos legales están vigentes, para lo cual debe entregar una
copia del certificado de gases, certificado tecno mecánico seguro obligatorio y
licencia de conducción, Constancia de afiliación al sistema General de
Riesgos Laborales.

En caso de contratar con proveedores de servicios debe verificarse la

idoneidad en los requisitos de formación y educación.
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ACTUALIZAR LISTADO DE PROVEEDORES APROBADOS

Incluir los nuevos proveedores aprobados en el “listado de proveedores” y

conformar una carpeta para cada uno de ellos con la siguiente información:

 Formato “Selección de proveedores y contratistas”

 Certificado de cumplimiento con el SG SST ( Decreto 1443 de 2014)
 Certificado de aporte de seguridad social y parafiscales, considerando
la rotación del personal por parte del proveedor, contratista y o subcontratista.
 Cartas de retroalimentación.
5 FIN

5.2 ELABORAR LAS COMPRAS

PASO DESCRIPCION RESPONSABLE

1 INICIO

2 ELABORAR COTIZACIÓN

Se hará cotizaciones buscando realizar gestión desde el proceso de

compras.
Solicitar a los proveedores aprobados, los precios y las condiciones de
pago (Descuentos y/o Fechas de pago), registrando lo anterior en el
formato “Cotización”, comparando con otros proveedores de los mismos
materiales.
Para las compras de elementos de protección personal y productos
químicos deberá solicitarse al proveedor el envió de las fichas técnicas y de
seguridad para versificar el uso y las precauciones con los mismos.
Nota: Las cotizaciones pueden ser las que suministre el proveedor.
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ELABORAR ORDEN DE COMPRA O CONTRATO

Orden de Compras:

Elaborar la orden de compra describiendo claramente en el formato Orden de

compra los materiales o servicio solicitados, el nombre del proveedor, la
cantidad a pedir, precio, fecha de solicitud y fecha de posible entrega en el
espacio de “vencimiento”

Nota: Para los casos en los que se cuente con contrato no se realizara órdenes
de compra.

El responsable de la compra debe verificar antes del inicio de la contratación

bien sea por orden de compra o contrato, periódicamente, el cumplimiento de
la obligación de afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales,
considerando la rotación del personal por parte de los proveedores contratistas
y subcontratistas, de conformidad con la normatividad vigente.

Previo al inicio del contrato y con una frecuencia anual deberá informárseles a
proveedores y contratistas por medio de una notificación los peligros y riesgos
generales y específicos de su zona de trabajo incluido las actividades o tareas
de alto riesgo, rutinarias y no rutinarias. Así como la forma de controlarlos y las
medidas de prevención y atención de emergencias.
Instruirlos, sobre el deber de informarle, acerca de los presuntos accidentes de
trabajo y enfermedades laborales ocurridos durante el periodo de vigencia del
contrato para que el empleador o contratante ejerza las acciones de prevención
y control que estén bajo su responsabilidad

4 RECEPCIÓN DE LAS COMPRAS

La recepción de las compras se realiza con la factura; esta se confronta con la

orden de compra para verificar si el producto o servicio facturado es igual al
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comprado.

5 REQUISITOS PARA INICIO DE LABORES

Trabajo en alturas:

- Certificado de capacitación nivel avanzado para realizar trabajos en

alturas de las personas que ejecutara la tarea.
- Coordinador de trabajo en alturas quien diligenciara el respectivo
permiso de trabajo en alturas.
- Persona de SST quien verificara las condiciones antes de la ejecución
de la labor.
- Equipos de protección personal contra caídas EPCC y EPP
adecuados a la labor a ejecutar. (arnés cuerpo completo, casco con
barbuquejo, eslinga doble con absolvedor de impacto o eslinga de
posicionamiento según corresponda, bota con puntera y demás
elementos necesarios para la labor.)
- Delimitación del área donde se realizará la actividad.
- Realizar lista de verificación para los contratistas.
Trabajos de soldadura:

- Certificación para soldadura

- Permiso de trabajo para soldadura
- Elementos de protección personal adecuados a la labor a ejecutar
(casco soldador, gorro que cubra la cabeza, mascarilla respiratoria
dependiendo del tipo de soldadura, mascara para soldar, guantes de
carnaza, delantal de carnaza, polainas, botas de seguridad.
- Delimitar la zona en la que se realizara la actividad y ubicar un extintor
cercano a la misma para su uso en caso de emergencia.
- Cuando se realicen actividades simultáneas en las áreas a realizar la
labor se deberá instalar lonas que mitigue la exposición a la chispa de
otros materiales que pudieren ser inflamables o combustibles.
- Realizar lista de verificación para contratistas.

Cuando dentro de la ejecución de la labor contratada se presenten trabajos en

alturas y soldadura de manera simultánea de deberán tener en cuenta la
documentación necesaria para las dos actividades.
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