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PROCEDIMIENTO LEGALIZACIÓN DE COMISIONES Fecha: DD/MM/20210
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CONTRATACIÓN DIRECTA

1. OBJETIVO:

Establecer las actividades para a seguir garantizar a seguir en la solicitud, legalización de

comisiones para el control y seguimiento de las mismas.la vigilancia y control sobre la
correcta y debida ejecución de los contratos de arrendamiento y comodatos cebrados por el
FRV, la cual es una función de la administración pública, inherente a la actividad contractual
que adelanta, constituyéndose ésta en una obligación de la entidad contratante que se
encuentra en la esfera del principio de responsabilidad propio de la contratación estatal.

Las actividades propias de la Supervisión tienen lugar en todas las etapas del proceso
contractual, por medio del control, vigilancia y seguimiento, y también constituyen un
aporte en la planeación de la contratación futura, como insumos para la mejora continua en
la entidad. Adicionalmente, para efectos de prevenir y combatir la corrupción en la
contratación pública, deberá darse aplicación a lo prescrito en los artículos 82 a 85 de la
Ley 1474 de 2011, relativos a la responsabilidad, facultades y deberes de la
supervisiónpara adquirir bienes y/o servicios que requiere el Fondo para la reparación de las
Víctimas, administrado por la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
para cumplir con sus objetivos y metas a través de la modalidad de contratación directa,
acorde a la normativa vigente.

2. ALCANCE:

Inicia con la definición del presupuesto pata viáticos del FRV y finaliza con la legalización y
control y seguimiento de estas.
Aplica a todos los servidores del FRV que tengan la necesidad de desplazarse para realizar
las actividades que le sean asignadas relacionadas con el alistamiento, recepción,
inspección, comercialización o jornadas de XXX
El procedimiento surge desde la necesidad de establecer formas para realizar la vigilancia y
control a través de figuras como la supervisión para que desarrollen esta función en los
aspectos técnicos, económicos y jurídicos que se presentan en la ejecución de un contrato. La
Supervisión a través del control, vigilancia y seguimiento de las acciones del contrato de
arrendamiento y comodato, puede verificar y hacer cumplir las especificaciones técnicas, las
actividades administrativas, legales, financieras y presupuestales establecidas en los contratos
o convenios, velando por el cumplimiento de las condiciones pactadas y contribuyendo con los
objetivos de la Entidad a través del control y vigilancia en la ejecución de sus recursos y el
cumplimiento de las metas propuestas con la contratación celebrada, procurando que los
contratos se ejecuten con criterios de eficiencia y eficacia. La supervisión finaliza cuando se
termina el contrato de arrendamiento o comodato.

El procedimiento inicia con la identificación y radicación de solicitud de la necesidad de los

grupos internos de trabajo, al Ordenador del Gasto del Fondo para la Reparación de las
Víctimas, de la contratación directa aplicable, continúa con la revisión del abogado
designado al interior del equipo jurídico del FRV, quien elabora el contrato y/o convenio y
finaliza con la aprobación de las garantías según aplique y remisión del archivo del
expediente contractual en cumplimiento con los lineamientos de Gestión documental y la
liquidación del contrato.

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CONTRATACIÓN DIRECTA

3. DEFINICIONES:
Autorización de desplazamiento: Situación en la que el contratista es autorizado para
desarrollar sus actividades contractuales previamente pactadas, en un lugar distinto al
señalado como lugar de ejecución del contrato.
 BIENES MUEBLES: Recursos que pueden transportarse de un lugar a otro, sea
moviéndose ellos por sí mismos, o por fuerza externa; se exceptúan los que, siendo
muebles por naturaleza, se consideran inmuebles por su destino.

 BIENES INMUEBLES: Son aquellos bienes que no se pueden mover y llevar de una parte a
otra sin su destrucción o deterioro, así como aquellos que por su uso, destino o aplicación
forman parte del inmueble y que no pueden trasladarse sin menoscabo de éste.

 BIENES SIN VOCACIÓN REPARADORA: Bienes que no puedan ser identificados e

individualizados, así como aquellos cuya administración o saneamiento resulte en perjuicio
del derecho de las víctimas a la reparación integral.

Certificado de permanencia: Es el formato autorizado y firmado por autoridad o empleado

competente del sitio visitado, en el que se certifica(n) el(los) lugar(es) de desplazamiento, las
fechas de salida y llegada y el cumplimiento del objeto de la comisión o autorización de
desplazamiento de un funcionario o contratista.
Contingencia: Es un evento que es probable que ocurra, pero del cual no se tiene la certeza o
la probabilidad de que ocurra. Las contingencias como acontecimientos pueden ser
tanto espontáneos como provocados, ya que no están previstos.
Comisión de servicio: Situación administrativa en la cual los funcionarios por disposición de
autoridad competente, ejercen temporalmente las funciones propias de su cargo en lugar
diferente de su sede habitual de trabajo.
Viáticos: Valor que se reconoce a los funcionarios, por concepto de gastos de alojamiento y
alimentación, cuando previo cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa
vigente y la expedición del acto administrativo correspondiente, deba desempeñar funciones en
lugar diferente a su sede habitual de trabajo.
Gastos de desplazamiento: Valor que corresponde a gastos de alojamiento y manutención
que se ocasionen como consecuencia de los desplazamientos que deban realizar los
contratistas vinculados por prestación de servicios, con el propósito de atender diligencias
propias del objeto contractual cuando así lo estipule el respectivo contrato, previo cumplimiento
de los requisitos establecidos en la normativa
Gastos de viaje: Valor en dinero que se reconoce y paga por concepto del transporte terrestre
intermunicipal, fluvial, marítimo y/o aéreo que se requiera con ocasión a los desplazamientos
del personal de planta y contrato requeridos y autorizados previamente por la autoridad
competente.
Los gastos de viaje incluyen los costos de transporte desde y hacia los aeropuertos cuando
éstos se encuentren fuera del perímetro urbano, accesorio al transporte aéreo, cuando así se
requiera. Los gastos de viaje no incluyen el valor del transporte utilizado por desplazamiento
dentro del perímetro urbano.
COMR: Instancia operativa, de apoyo y coordinación de riesgos de la Unidad, encargada de
establecer comunicaciones con funcionarios de la Unidad para el desarrollo de la gestión de
seguridad preventiva y de mitigación de los riesgos. El COMR fue constituido mediante la
Resolución 00312 del 06 de abril de 2017.
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Emergencia: Es la aparición fortuita (imprevisto o inesperado) en cualquier lugar o actividad

de un problema de causa diversa y gravedad variable que genera la conciencia de una
necesidad inminente de atención por parte del sujeto que lo sufre o de una comunidad
expuesta a peligro.
Fuerza mayor: Circunstancia inevitable e imprevisible que, por no poder ser prevista o
evitada, imposibilita absolutamente para el cumplimiento de una obligación.
Legalización de comisión: Es el conjunto de documentos que el funcionario debe presentar
para efectos del reconocimiento de viáticos y gastos de viaje al finalizar su comisión de
servicios al interior o exterior del país aprobada respectivamente.
Plan de trabajo: Es la planeación que un funcionario o contratista debe realizar de su
comisión de servicios o autorización de desplazamiento. La planeación debe especificar el
objetivo, los trayectos y destinos, tipo de transporte a utilizar, horas de desplazamiento,
acompañantes y actividades a realizar durante la salida a terreno
 ACTIVO: Conjunto de recursos económico o bienes y derechos que posee una persona
natural o jurídica y que son fuente potencial de beneficios.

 ACTIVO FIJO: Conjunto de activos tangibles e intangibles de naturaleza duradera, no
destinados para la venta, que se utilizan en las operaciones normales de negocio, bien sea
en la producción.

 ADICIONES: Las adiciones se dan cuando haya mejora en las características originales del
bien aumentando o ampliando su valor.

 ALICUOTA: La parte alícuota es la que se obtiene de dividir algo en un cierto número de

partes iguales.

 ALISTAMIENTO: El alistamiento de bienes consiste en el diagnóstico y la preparación
física, jurídica, social y económica de un bien ofrecido, entregado o denunciado por un
postulado al procedimiento penal especial de justicia y paz o aquellos que la Fiscalía
General de la Nación haya identificado pese a que no se hayan ofrecido o denunciado por
los postulados, para su eventual recepción, según tenga o no vocación de reparación, de
conformidad con la decisión del Magistrado con funciones de control de garantías en la
audiencia en la que se decida sobre la imposición de medidas cautelares.
 La Unidad Administrativa Especial para la Atención y la Reparación Integral a las
Víctimas Fondo para la Reparación de las Víctimas y la Fiscalía General de la Nación, con las
demás entidades que posean información relevante, realizarán conjuntamente una
actualización del alistamiento de los bienes.

 AVALUO: Estimación que se hace del valor o precio del bien. Baja: Se presenta cuando
un bien es retirado definitivamente del servicio, tanto en forma física como de los registros del
patrimonio de la entidad o por obsolescencia, o por estar inservible o porque siendo servible ha
sido donado, vendido, permutado, hurtado, o robado.

 BAJA DE BIENES: Cuando un bien es retirado definitivamente del servicio de forma
física y de los registros del patrimonio de la Entidad, teniendo en cuenta: su Deterioro,

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CONTRATACIÓN DIRECTA

Obsolescencia, Enajenación, Caso Fortuito o Fuerza Mayor, Robo o Hurto, Permuta, Donación o
Trasferencia.

 BIEN: Artículo inventariable o activo de cualquier clase como materiales o activos fijos
para efectos de este documento se consideran como tales, los elementos en depósito, los
bienes propiedad, planta y equipo de la Entidad y los recibidos para su uso excluyendo el
dinero, títulos valores y similare

 BIENES DE CONSUMO CONTROLADOS: Son elementos que por su naturaleza no se

consumen con su primer uso, pero por su costo, destino y uso no pueden ser considerados
como devolutivo.

 BIENES DEVOLUTIVOS: Son aquellos bienes que la Entidad prevé usar durante más de un
periodo contable. En tal sentido, no se consumen por el primer uso que se hace de ellos,
aunque con el tiempo, o en razón a su naturaleza o uso se deterioren a largo plazo. Este
tipo de bienes son objeto de depreciación y es exigible su devolución.


 BIENES QUE AMENACEN DETERIORO: Para efectos del artículo 11C de la Ley 975 de
2005, se entenderá por bienes que amenacen deterioro aquellos que se agotan con su uso
o consumo, así como aquellos cuyo reemplazo admite legalmente otro de igual calidad, los
que por su misma naturaleza deben monetizarse inmediatamente al momento de su recibo.

 BIENES CON SOLICITUD DE RESTITUCIÓN: Cuando se conozca que los bienes

inmuebles administrados por el FRV sean objeto de solicitud de restitución de tierras
despojadas- URT y conforme a la Circular Conjunta No. 001 del 7 de septiembre de 2015 se
dará inicio al protocolo de transferencia de bienes. Asimismo, en concordancia con lo
establecido en el parágrafo segundo del Artículo 17B de la Ley 975 de 2005 adicionado por
la Ley 1592 de 2012.

 CASO FORTUITO O FUERZA MAYOR: Es cualquier hecho sorpresivo o imprevisto que no

es posible resistirse y escapa de las normas del cuidado objetivó estipulado, tomando como
un acontecimiento fatal que no se pudo evitar, ni aun en el evento de oponerse.

 CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: Es el documento mediante el

cual se garantiza el principio de legalidad, es decir, la existencia del rubro y la apropiación
presupuestal suficiente para atender un gasto determinado.

 CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: Es el documento mediante el
cual se garantiza el principio de legalidad, es decir, la existencia del rubro y la apropiación
presupuestal suficiente para atender un gasto determinado.

 CONTRATACIÓN DIRECTA: Modalidad de selección que procedeestablecida en la
Resolución 00668 del 30 de junio de 2020, expedida por la Unidad para la atención y

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Reparación Integral a las Víctimas, capítulo VI Numeral 6.3 obedeciendo al trámite de

contratación directa mediante el procedimiento de arrendamiento de bienes inmuebles.
cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado, para la celebración de contratos
de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.

 CONTRATISTA: Persona natural o jurídica, privada o pública, nacional o extranjera, que

individualmente o en conjunto con otra (s) se obliga (n) a una determinada prestación,
según las especificaciones del objeto del contrato y las condiciones de este, a cambio de
una contraprestación.

 COSTOANON: Mmonto de arrendamiento que el arrendatario debe pagar por tomar en

alquiler una propiedad o un bien.Valor monetario que se le da a un bien o servicio.

 DEPRECIACIÓN: Mecanismo mediante el cual se reconoce el desgaste y pérdida de valor

que sufre un bien, por el uso que se haga en un espacio de tiempo.

 DETERIORO: Es la pérdida del potencial de servicio de un activo, adicional al
reconocimiento sistemático realizado a través de la depreciación o amortización. Es la
corrección valorativa que tiene un activo.

 DESMOVILIZACIÓN: Se entiende por desmovilización el acto individual o colectivo de

dejar las armas y abandonar el grupo armado organizado al margen de la ley, realizado
ante autoridad competente.

 DILIGENCIAS DE ALISTAMIENTO: La Unidad Administrativa Especial para la Atención y
la Reparación Integral a las Víctimas Fondo para la Reparación de las Víctimas, deberá
participar en las diligencias de alistamiento de bienes ofrecidos, entregados, detectados
oficiosamente o denunciados, que provengan de los postulados al procedimiento penal
especial de justicia y paz o a miembros del bloque o frente con el fin de establecer las
condiciones físicas, jurídicas, sociales y económicas que permitan al Magistrado con
funciones de control de garantías determinar si el bien tiene vocación reparadora. El deber
de alistamiento se extiende a los bienes entregados a través de la Sociedad de Activos
Especiales, SAE, que deberá garantizar la entrega del bien.
 DONACIÓN: Cuando se transfiere por voluntad de una persona natural o jurídica, de
manera gratuita irrevocablemente, la propiedad de un bien a favor de un tercero previa
aceptación del beneficiario.

 DONANTE: Persona natural o jurídica de derecho privado, nacional o extranjera, que tiene
capacidad legal e interés en transferir gratuita e irrevocablemente parte de los bienes a
favor de una Entidad del estado.

 ESTUDIOS PREVIOS: Documento que contiene la información básica sobre objeto,

alcance, condiciones, especificaciones, obligaciones mutuas y justificación de la necesidad
que se pretende satisfacer con el contrato cuya celebración se solicita.

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 FONDO PARA LA REPARACIÓN DE LAS VÍCTIMAS – FRV: Cuenta especial sin

personería jurídica, creada por el artículo 54 de la Ley 975 del 2005 y administrada por la
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas, de régimen privado. El FRV
está compuesto por los bienes que a cualquier título entreguen los postulados con destino a
la reparación de las víctimas, Presupuesto General de la Nación, donaciones, en dinero o en
especie, nacionales o extranjeras y fuentes de financiación adicionadas por el artículo 177
de la Ley 1448 del 2011.

 GASTO: Es una erogación de dinero que ejecuta el estado orientada a dar cumplimiento de
la misión de la Entidad.

 GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE PERSECUCIÓN DE BIENES: Fiscalía General de la

Nación (FGN): Encargada de identificar, solicitar la cautela y entregar los bienes con destino
a la reparación de las víctimas provenientes de los postulados a la Ley de Justicia y Paz.

 HURTO: Es un delito contra un bien de la Agencia que consiste en el apoderamiento de un
bien por parte de un tercero, que a diferencia del Robo para ello no utiliza la fuerza o
violencia o intimidación.

 INVENTARIOS: Relación detallada de las existencias materiales comprendidas en el activo,

la cual debe mostrar: número de unidades en existencia, descripción y referencia del
producto o activo, valor de compra, precio de venta, fecha de adquisición, entre otros.

 INVENTARIO FÍSICO: Es la verificación física de los bienes o elementos en los depósitos o

bodegas de almacén, dependencias, a cargo de usuarios, con el fin de confrontar las
existencias reales o físicas, contra los saldos registrados.


INTERVENTORÍA: Seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realiza una
persona natural o jurídica contratada para tal fin, cuando el seguimiento del contrato
suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión
del mismo lo justifiquen. Dicha complejidad sólo puede ser determinada por el área
correspondiente, quien deberá señalarlo en los respectivos estudios previos.

 INTERVENTOR: Es la persona natural o jurídica, que tiene relación con la entidad por
medio de un contrato de consultoría para ejercer la inspección y vigilancia de la correcta
ejecución del objeto contractual, dentro de los parámetros establecidos y requeridos por el
FRV.

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 MANUAL: Documento detallado que contiene, en forma ordenada y sistemática

instrucciones e información sobre políticas, métodos, funciones, sistemas y procedimientos
de actividades de una entidad.

 MEJORAS: Es el cambio o progreso de un bien que está en condición precaria hacia un

estado mejor.

 OBSOLESCENCIA: Pérdida en el potencial uso o deterioro de un activo, debido a diversas

causas siendo la principal los adelantos tecnológicos.

 OFICINA ASESORA JURÍDICA: Proceso de apoyo de la Unidad para la Atención y

Reparación Integral a las Víctimas quien se encarga de asesorar jurídicamente a la Entidad
en las actuaciones administrativas de los procesos, representar judicial y extrajudicialmente,
mediante la aplicación de la normatividad vigente con el fin de velar por los intereses de la
unidad, previniendo el daño antijurídico y brindando la seguridad jurídica a la Entidad,
garantizando el cumplimiento a las normas constitucionales y legales vigentes.

 PERMUTA O CAMBIO: Contrato comercial en la que dos personas naturales o jurídicas se

obliga recíprocamente a dar una cosa por otra.

 PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES: Relación de las necesidades que la entidad pretende

satisfacer mediante la contratación de bienes y servicios en la respectiva vigencia, el cual
por disposición legal es cargado en la página de contratación a la vista y sirve de base para
adelantar cualquier tipo de proceso de selección de contratistas.

 PROCEDIMIENTO: Es la secuencia correcta clara y ordenada de una serie de actividades

que tiene como objeto la culminación de una tarea.

 REGISTRO PRESUPUESTAL: Es la certificación de apropiación de presupuesto con destino

al cumplimiento de las obligaciones pecuniarias del contrato; es un instrumento a través del
cual se busca prevenir erogaciones que superen el monto autorizado en el correspondiente
presupuesto, con el objeto de evitar que los recursos destinados a la financiación de un
determinado compromiso.

 SALIDA DE BODEGA: Es el retiro de un bien del almacén, acompañado de la expedición de
la salida del almacén que es el documento legal que identifica clara y detalladamente la
salida física y real del bien, transfiriendo de esa manera la responsabilidad por custodia,
administración, conservación al colaborador que recibe el bien.

 SALVAMENTO: Elemento o conjunto de elementos que resultan afectados en un siniestro,
en menor o mayor grado, sin ser destruidos y, por lo tanto, pueden ser utilizados o
reparados.

 SEGUROS DE BIENES: Medida de amparo de los bienes a que están obligadas todas las
Instituciones que manejen bienes del Estado para proteger el patrimonio público, de tal
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manera que en caso de pérdida o deterioro se logre obtener su resarcimiento, para lo cual
fija como regla general la constitución de una póliza de seguros.

 SINIESTRO: Es un suceso que produce un daño o una perdida material considerable. Es un

acontecimiento que produce unos daños garantizados en la póliza hasta una determinada
cuantía. Como respuesta frente al siniestro, la entidad aseguradora está obligada a
satisfacer, total o parcialmente, al asegurado o a sus beneficiarios, el capital garantizado en
el contrato.

 SUPERVISIÓN: Conjunto de funciones desempeñadas por una persona natural o jurídica,

para llevar a cabo el control, seguimiento y apoyo en el desarrollo de un contrato, para
asegurar su correcta ejecución y cumplimiento, dentro de los términos establecidos en las
normas vigentes sobre la materia y en las cláusulas estipuladas en el contrato.

 SUPERVISOR: Toda persona a quien se encomienda el acompañamiento, vigilancia

y control de la ejecución de un compromiso contractual que celebre la entidad con
un tercero, independientemente del tipo de contrato que se suscriba.

 SUPERVISOR: Toda persona a quien se encomienda el acompañamiento, vigilancia y
control de la ejecución de un compromiso contractual que celebre la entidad con un tercero,
independientemente del tipo de contrato que se suscriba.TRASLADOS: Es la actividad
mediante la cual se cambia la ubicación física de bienes dentro de las
dependencias o centros de costo de la Entidad, ocasionando por tal motivo la
cesación de responsabilidad de quien los entrega y transfiriéndola a quien la
recibe.


 VIDA ÚTIL: Es el tiempo normal de operación de un activo fijo en términos de utilidad para
su propietario.

 VOCACIÓN REPARADORA: De conformidad con el artículo 7º de la Ley 1592 de 2012 y el

Auto AP-4671 del 13 de agosto 2014, se entiende por vocación reparadora la aptitud que
deben tener todos los bienes entregados, ofrecidos denunciados por los postulados en el
marco de la presente ley para reparar de manera efectiva a las víctimas.

 VOCACIÓN SOCIAL REPARADORA: Acompaña, facilita y coordina acciones

interinstitucionales en procura de analizar, implementar y reparar mediante proyectos
sociales o socio productivos a individuos, organizaciones e instituciones que beneficien a la
comunidad vulnerable con enfoque diferencial hacia las víctimas, lo cual permite darle valor
social reparador a los bienes que administra la entidad. Auto AP-4671 del 13 de agosto
2014.

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 CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: Es el documento mediante el cual se

garantiza el principio de legalidad, es decir, la existencia del rubro y la apropiación
presupuestal suficiente para atender un gasto determinado.

 CONTRATACIÓN DIRECTA: Modalidad de selección que procede cuando no exista pluralidad
de oferentes en el mercado, para la celebración de contratos de prestación de servicios
profesionales y de apoyo a la gestión.

 CONTRATISTA: Persona natural o jurídica, privada o pública, nacional o extranjera, que
individualmente o en conjunto con otra (s) se obliga (n) a una determinada prestación, según
las especificaciones del objeto del contrato y las condiciones de este, a cambio de una
contraprestación.

 ESTUDIOS PREVIOS: Documento que contiene la información básica sobre objeto,
alcance, condiciones, especificaciones, obligaciones mutuas y justificación de la necesidad
que se pretende satisfacer con el contrato cuya celebración se solicita.

 FONDO PARA LA REPARACIÓN DE LAS VÍCTIMAS – FRV: Cuenta especial sin
personería jurídica, creada por el artículo 54 de la Ley 975 del 2005 y administrada por la
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas, de régimen privado. El FRV
está compuesto por los bienes que a cualquier título entreguen los postulados con destino a
la reparación de las víctimas, Presupuesto General de la Nación, donaciones, en dinero o en
especie, nacionales o extranjeras y fuentes de financiación adicionadas por el artículo 177
de la Ley 1448 del 2011.

 INEXISTENCIA O INSUFICIENCIA DE PERSONAL: Figura que se generalizó para dar
paso a la concepción del negocio jurídico, al cual ha recurrido el Estado, para cumplir las
múltiples y crecientes funciones a su cargo ante precisos requerimientos de conocimiento
profesional, técnico o científico o por insuficiencia del personal vinculado a su planta de
personal mediante contrato de trabajo. De ahí que, la necesidad de servicios para su
funcionamiento o para el cumplimiento de actividades dirigidas a la sociedad, ha dado lugar
a contratar con personas naturales o jurídicas externas, no vinculadas como servidores o
empleados de la Administración, a través de contratos de prestación de servicios.

 PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES: Relación de las necesidades que la entidad pretende
satisfacer mediante la contratación de bienes y servicios en la respectiva vigencia, el cual
por disposición legal es cargado en la página de contratación a la vista y sirve de base para
adelantar cualquier tipo de proceso de selección de contratistas.

 REGISTRO PRESUPUESTAL: Es la certificación de apropiación de presupuesto con destino
al cumplimiento de las obligaciones pecuniarias del contrato; es un instrumento a través del
cual se busca prevenir erogaciones que superen el monto autorizado en el correspondiente

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presupuesto, con el objeto de evitar que los recursos destinados a la financiación de un

determinado compromiso.

 CRITERIOS DE OPERACIÓN:

 Se podrán arrendar inmuebles cuya destinación sea vivienda, comercio y/o explotación
económica. En ningún caso se arrendarán inmuebles para desarrollar actividades cuyo
objeto o causa sean ilícitos o que vayan en contra de la moral y de las buenas costumbres.
 El arrendatario se obliga a darle al bien inmueble arrendado exclusivamente el uso
relacionado en el objeto del contrato y el administradorequipo de administración de bienes
realizará seguimiento para que se cumpla.
 El arrendatario debe enviar copia de la consignación del pago del canon de arrendamiento
convenido a la UNIDAD PARA LA ATENCIÓN Y REPARACIÓN INTEGRAL A LAS VICTIMAS –
FONDO PARA LA REPARACIÓN A LAS VICTIMAS –FRV-, al siguiente correo electrónico:
arriendos.frv@unidadvictimas.gov.co, y/o a la dirección Carrera 85D No.46A-65 Piso 3.
Complejo Logístico San Cayetano, de la ciudad de Bogotá D.C. a nombre del Fondo para la
Reparación de las Víctimas, a más tardar dentro de los tres (3) primeros días siguientes a la
realización de este.
 El arrendatario debe pagar el valor correspondiente a los servicios con que cuente el
inmueble, a partir de la entrega de este en el evento que el inmueble cuente con servicios
públicos domiciliarios (agua, luz, gas, entre otros), y el administradorequipo de
administración de bienes se obliga a verificar el pago de estos teniendo en cuenta la
periodicidad con que se causen.
 El arrendatario debe consignar el valor de la Administración de la propiedad horizontal y el
administradorequipo de administración de bienes del FRV debe realizar seguimiento al pago
de las cuotas correspondientes y anexar en el expediente del inmueble físico y magnético el
soporte correspondiente.
 El supervisor debe velar por el cumplimiento del contrato teniendo en cuenta: término de
ejecución, calidad, cantidad, ejecución de los recursos.
 El supervisor debe propender por la solución de controversias surgidas durante la ejecución
del contrato.
 Es deber del supervisor informar al equipo jurídico del FRV, cuando considere que se
presenta un incumplimiento a las obligaciones estipuladas en el contrato establecido y
entregar los soportes correspondientes.
 El supervisor debe gestionar antes del vencimiento del plazo contractual y con la debida
anticipación que permita el trámite oportuno, para gestionar antes de su vencimiento y con
suficiente antelación las modificaciones (prórrogas, adiciones, cesiones, suspensiones y/o
reinicio cuando alguna o algunas de ellas se requieran).
 Los informes de supervisión deben contemplar, como mínimo, los siguientes aspectos:
a. Número del contrato y fecha de suscripción de este.
b. Información general del Contratista (nombre, cédula, NIT, entre otros).
c. Objeto y fecha de inicio y terminación.
d. El porcentaje de cumplimiento del contrato y el avance del mismo en relación con lo
proyectado y contratado

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e. Listado de obligaciones (y/o de actividades específicas dentro de los estudios previos,

contrato, u oferta) y verificación del cumplimiento de cada una de ellas. Definición de
entregables
f. Resumen de ejecución presupuestal.
g. En los contratos de suministro y compraventa las características físicas de los bienes,
tales como: Clase, serie, marca, estado, calidad y cantidad, valor unitario, valor total,
fechas de recibo, período cobrado y en general todas las circunstancias de modo, tiempo y
lugar en que se ejecutó el contrato, dejando constancia que el bien o producto recibido
corresponde al contratado. Especificación y recepción a conformidad de entregables
establecidos, si no existiere conformidad documento dónde consten las observaciones o
aclaraciones.
hg. Relación de modificaciones contractuales, adiciones, prórrogas, suspensiones y
reinicios.
hi. Para la elaboración de los informes de supervisión, se deben tener en cuenta las
comunicaciones enviadas entre supervisor, Contratista e interventor (si lo hubiere), de tal
manera que, al momento de diligenciar el informe, se cuente con información suficiente
sobre la descripción, tipo e identificación del documento, asunto, destinatario, responsable
de la respuesta y si ésta se dio o no.
 La determinación del valor del contrato de prestación de servicios profesionales y de apoyo
a la gestión debe guardar total correspondencia entre el perfil del contratista y la escala de
honorarios fijada mediante resolución interna de la Unidad para la Atención y Reparación
Integral a las Víctimas, en consideración al presupuesto asignado para esa necesidad.


 El apoyo a la supervisiónLos e Interventores, la realizara :s los funcionarios o contratistas
de la UARIV – FRV encargados de ejercer el seguimiento, vigilancia y control en los
aspectos técnicos, jurídicos, administrativos y financieros de los contratos, que en su
momento el ordenador del gasto determine. La persona designada como supervisor de un
contrato podrá contar con el apoyo de los contratistas cuando se requiera un conocimiento
especializado. obstante,(pero si solicita apoyo a la supervisión)Así mismo se debe dar
cumplimiento a los artículos 83 y 84 de la Ley 1474 de 2011 y al manual de contratación y
supervisión vigente del FRV (procedimientos-)y las disposiciones que lo complementen
modifiquen o adicionen. La comunicación de la designación de un funcionario y/o contratista
como apoyo a la supervisión siempre debe ser escrita, entendiéndose también como tal la
que se hace a través de correo electrónico y debe reposar en el expediente del contrato por
lo que siempre debe enviarse copia de la misma a la dependencia encargada de conservar
los expedientes.

 La designación del (apoyo a la supervici’onsupervisión ) supervisor debe recaer en una
persona idónea, con conocimientos, experiencia y perfil apropiado al objeto de la
supervisión. Para tal efecto, el Coordinador del Fondo para la Reparación de las Víctimas o
en su defecto el ordenador del gasto, en caso de ser diferentes, será el responsable del
apoyo a la supervisión de designar al Supervisor (apoyo) y ddeberá tener en cuenta que el
perfil profesional de la persona designada o seleccionada se ajuste al objeto del contrato,
así como la disponibilidad y logística para desarrollar las funciones; para los eventos en que
se contrate la interventoría, el proceso de selección debe recaer en una persona natural o

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jurídica idónea, con conocimientos, experiencia y perfil apropiado al objeto del contrato y de
la interventoría, de acuerdo a la contemplado en el manual de contratación del FRV.
 La persona que desarrolla actividades de control y vigilancia deberá conocer con precisión y
detalle el alcance de sus obligaciones, cada uno de los elementos y características del
objeto contractual, el ámbito jurídico, técnico y financiero dentro del cual debe desarrollarse
el contrato y sus requisitos, las condiciones del contrato.
 El administrador(el equipo de administración de bienes) del FRV realizará las acciones
necesarias para solicitar a las entidades territoriales la condonación de todos los pagos
correspondientes a impuestos, tasas y contribuciones que se causen sobre el bien.
 El administradorequipo de administración de bienes el equipo de administración de bienes
del FRV realizará inspecciones al bien en cualquier momento para efectos de verificar el
estado físico del bien o adelantar cualquier otra acción en el marco de la administración
realizada por el FRV, en especial las relacionadas con inspecciones realizadas por los
interesados o venta directa que tengan interés en ofertar por el mismo.
 El administradorequipo de administración de bienes del FRV debe atender (previa
autorización de la Coordinación del FRV) las solicitudes de reparaciones necesarias que se
requieran adelantar en el inmueble para su debida conservación, atendiendo lo dispuesto en
el artículo 1999 del Código Civil.
 El administradorequipo de administración de bienes del FRV debe hacer seguimiento para
evitar que el inmueble sea invadido, ocupado o perturbado por terceros y, en caso de
ocurrir cualquier perturbación a la tenencia, dar aviso inmediato a la Oficina Asesora
Jurídica para que se adelanten las acciones y todos los trámites previstos en la Ley para la
protección de los derechos del FRV.
 El administradorequipo de administración de bienes debe solicitar al equipo jurídico
cualquier situación que implique una modificación contractual presentada durante la
ejecución del contrato (otro sí, Terminación anticipada, prórrogas, reajustes de cánones,
acuerdos de pago).
 Los Equipos Financiero y de Administración deben realizar actualizaciones de la herramienta
y/o aplicativo dispuesto para el seguimiento de los pagos correspondientes a los cánones de
arrendamiento de los bienes que administra el FRV.

 Para las demás tipologías de contratación directa el valor del contrato deberá ser estimado
con base en el Análisis del Sector y Estudio del Mercado.

 Es obligación de cada uno de los grupos internos de trabajo del Fondo para la Reparación a
las Víctimas, generar la necesidad de los procesos de contratación, realizar la consulta de la
Guía para la codificación de bienes y servicios de acuerdo con el código estándar de
productos y servicios de Naciones Unidas. Disponible en la página web
http://www.colombiacompra.gov.co/

 La aprobación del proceso contractual acorde con lo establecido en la Resolución 0965 del
11 de septiembre de 2017 emitida por la Unidad para la Atención y Reparación Integral a
las Víctimas, los procesos contractuales serán sometidos a consideración del comité de
contratación salvo cuando se trate de los siguientes casos:

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 Contratos cuyo valor sea inferior a cien (100) salarios mínimos mensuales legales vigentes.
Adiciones de contratos cuya cuantía inicial fuera inferior a cien (100) salarios mínimos
mensuales legales vigentes.
Convenios y contratos interadministrativos, sin cuantía.
Prórroga o modificaciones sin cuantía.
Contratos de Prestación de Servicios Profesionales y de Apoyo a la Gestión.

 En todo caso, a juicio del presidente del Comité de Contratación, podrán someterse a
consideración del mismo aquellos asuntos que lo ameriten, de lo cual se dejará constancia
en la correspondiente acta.

 Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la firma del contrato, el contratista deberá
entregar la garantía única de cumplimiento y demás documentos definidos para la ejecución
del mismo, obligación que se incluirá en el contrato, según aplique.

 En contratación directa se debe emitir acto administrativo de justificación, salvo cuando
se trata de contratos de prestación de servicios y de apoyo a la gestión y para la contratación
de empréstitos, convenios de asociación, convenios interadministrativos; Contratos
interadministrativos que celebre el Ministerio de Hacienda y Crédito Público con el Banco de la
República y los contratos celebrados por la Fiscalía General de la Nación o el Consejo Superior
de la Judicatura que requieren reserva y los contratos de bienes y servicios del Sector Defensa,
Dirección Nacional de Inteligencia y Unidad Nacional de Protección que necesiten reserva para
su adquisición. Así mismo, se encuentran exentos del acto administrativo, los contratos y
convenios que se suscriban en desarrollo del artículo 355 de la Constitución Política, artículo 95
y 96 de la Ley 489 de 1998 y Convenios de Cooperación Internacional.

Para el desarrollo del proceso contractual, es necesario hacer uso de las herramientas
institucionales, (hardware y software), así como los formatos asociados al proceso de
selección en mención.
El Fondo para la reparación de las Víctimas, debe garantizar la publicidad de todos los
procedimientos y actos asociados a los procesos de contratación, salvo los asuntos
expresamente sometidos a reserva. Esta publicidad se hará mediante los sistemas o
aplicativos establecidos por la Ley.
El líder del equipo del FRV que requiera una contratación directa deberá tener en cuenta
tabla de honorarios indicada por la UARIV para definir los perfiles de los aspirantes
(honorarios, nivel educativo y experiencia).

 La Normatividad requerida para el desarrollo de las actividades citas en el presente
procedimiento se encuentra definida en el Normograma de la Unidad, disponible para
consulta en la página web.


4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:

Para realizar el flujograma debe utilizar la plantilla de EXCEL.

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Producto y/o Servicio

Descripción del Producto y/o Servicio
Generado
Contrato y/o convenio en El informe de supervisión es donde queda consignado o
modalidad directa firmado evidenciado el seguimiento sobre el cumplimiento del objeto del
y aprobado.Informe de contrato y demás condiciones allí estipuladas.
supervisión Los informes de supervisión deben contener como mínimo:
a. Número del contrato y fecha de suscripción de este.
b. Información general del Contratista (nombre, cédula, NIT,
entre otros).
c. Objeto y fecha de inicio y terminación.
d. El porcentaje de cumplimiento del contrato y el avance del
mismo en relación con lo proyectado y contratado
e. Listado de obligaciones (y/o de actividades específicas dentro
de los estudios previos, contrato, u oferta) y verificación del
cumplimiento de cada una de ellas. Definición de entregables
f. Resumen de ejecución presupuestal.
g. Relación de modificaciones contractuales.
h. Para la elaboración de los informes de supervisión, se deben
tener en cuenta las comunicaciones enviadas entre supervisor,
Contratista (si lo hubiere), de tal manera que, al momento de
diligenciar el informe, se cuente con información suficiente sobre
la descripción, tipo e identificación del documento, asunto,
destinatario, responsable de la respuesta y si ésta se dio o no.Los
informes de supervisión deben contener como mínimo, los
siguientes aspectos:
a. Número del contrato y fecha de suscripción de este.
b. Información general del Contratista (nombre, cédula, NIT,
entre otros).
c. Objeto y fecha de inicio y terminación.
d. El porcentaje de cumplimiento del contrato y el avance del
mismo en relación con lo proyectado y contratado
e. Listado de obligaciones (y/o de actividades específicas dentro
de los estudios previos, contrato, u oferta) y verificación del
cumplimiento de cada una de ellas. Definición de entregables
f. Resumen de ejecución presupuestal.
g. En los contratos de suministro y compraventa las
características físicas de los bienes, tales como: Clase, serie,
marca, estado, calidad y cantidad, valor unitario, valor total,
fechas de recibo, período cobrado y en general todas las
circunstancias de modo, tiempo y lugar en que se ejecutó el
contrato, dejando constancia que el bien o producto recibido
corresponde al contratado. Especificación y recepción a
conformidad de entregables establecidos, si no existiere
conformidad documento dónde consten las observaciones o
aclaraciones.
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h. Relación de modificaciones contractuales, adiciones, prórrogas,

suspensiones y reinicios.
i. Para la elaboración de los informes de supervisión, se deben
tener en cuenta las comunicaciones enviadas entre supervisor,
Contratista e interventor (si lo hubiere), de tal manera que, al
momento de diligenciar el informe, se cuente con información
suficiente sobre la descripción, tipo e identificación del
documento, asunto, destinatario, responsable de la respuesta y si
ésta se dio o no.Modalidad de selección que procede cuando no
exista pluralidad de oferentes en el mercado, para la celebración
de contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo
a la gestión. Esta modalidad debe aplicarse los principios de la
contratación estatal y aplicabilidad de la selección objetiva.
Adicionalmente, debe estar precedida de un estudio previo y acto
administrativo de justificación de la contratación que
reemplazaría el pliego de condiciones.

5. ANEXOS

ANEXO 1: Modelo Estudio previo (documento uso interno del FRV)

ANEXO 21: Modelo Estudio previo y análisis de sector. Modelo análisis de sector (documento
uso interno del FRV)
ANEXO 23: Modelo Minuta del contrato o convenio (documento uso interno del FRV)
ANEXO 34: Resolución por la cual se adopta el Manual contratación del FRV.
ANEXO 4: Lista de chequeo contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la
gestión.N.A
ANEXO 5: Formato autorización consulta inhabilidades por delitos sexuales cometidos contra
menores FRV

6. CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha Descripción de la modificación

XX25XX//XX26XX/
V1 Creación del Procedimiento.
20210
V2 XX/XX/2021 Se realiza actualización de las actividades descritas en el
flujograma acorde a las actividades a ejecutar en el aplicativo
SECOPII, las actividades actualizadas son:
7,8,9,10,15,16,17,18,19,20,21,22,23,24.25.26.27.28,29,3031,32,
33 Y 34.
Se realiza ajuste a los nombres de los responsables de las
actividades.
 Se actualiza el numeral 4 criterios de operación.
 Se crean los formatos:
 Lista de chequeo contratos de prestación de servicios
profesionales y de apoyo a la gestión.

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Formato autorización consulta inhabilidades por delitos

sexuales cometidos contra menores FRV.
Se elimina anexo 1 Modelo Estudio previo (documento uso
interno del FRV).

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