Administración de Farmacias

Tarea 2. Comprender

Tutora:
Alexa Janina Bolaño Lara

Entregado por:

Denis Johanna Ramírez Rosas

Stephania Restrepo
Jhon Jairo Ortega
Natalia Núñez Peñaranda

Grupo: 301505-34

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA – UNAD

19 de marzo de 2022
 Introducción

En el desarrollo de esta actividad podemos lograr descubrir la importancia de una

buena ejecución de un proceso administrativo en una empresa u organización del sector
farmacéutico.
De suma importancia poder reconocer como un ciclo de mejora continua PHVA,
con el adecuado liderazgo puede mejorar posibles situaciones problemáticas que se
puedan desempeñar en las labores cotidianas de una empresa u organización.
Es vital conocer y saber implementar los correspondientes protocolos para tener
la planificación, organización, dirección y control, lo que llamamos fases o ciclo
administrativo, haciendo más competitiva una empresa y con la certeza de que esto nos
llevara a ser exitosos.
 Objetivos

Objetivo General

Identificar los procesos administrativos de una organización y el ciclo PHVA

para planear estrategias y realizarlas con éxito.

Objetivos Específicos

Apropiar los conceptos fundamentales del proceso administrativo como la

planeación, organización, dirección y control de una empresa.

Reconocer el ciclo PHVA y sus fases.

Identificar los procesos que se deben hacer en la recepción de medicamentos.

Conocer el proceso de semaforización para evitar el vencimiento y pérdida de los

medicamentos.
 Cuerpo del trabajo

Análisis situación caso 1 (Jhon Jairo Ortega y Natalia Núñez Peñaranda)

Planear: Lo principal seria mejorar el protocolo de recepción de medicamentos

y si no hay implementarlo donde podamos valorar y tener en cuenta algunos aspectos
para la correcta recepción de medicamentos.

❖ A la llegada de la mercancía al establecimiento o servicio farmacéuticos,

revisar toda la documentación o notas pedidos que sea necesaria y que esta cuente con
todos los datos como proveedor o distribuidor, nombre de los medicamentos que
concuerden con los medicamentos solicitados y siempre debe ser recibida por el regente
o encargado de realizar los pedidos.
❖ Tener una comunicación directa con los proveedores o distribuidores de los
medicamentos o insumos médicos para consultar con cualquier anomalía o novedad a la
hora de la recepción de mercancías, teniendo un puente directo de comunicación con
ellos para poder solucionar cualquier duda o percance.
❖ Todo personal del servicio o establecimiento farmacéutico que sea
encargado o a su vez haga las veces de encargado de la recepción de mercancías,
medicamentos o insumos médicos debe diligenciar los formatos de entrada o salidas de
mercancía, así se tiene un control de la llegada o salidas de mercancías, medicamentos o
insumos médicos y colocar en conocimiento si hay alguna novedad en su llegada como
(estado de la mercancía, embalaje, deterioro o daño).

❖ También es importante tener implementado un sistema de anotación de las

anomalías en la recepción de mercancías, así llevar un control sobre estas, y en base a
esto poder tomar decisiones como cambio de proveedor, sugerir otra empresa
transportadora, ya que lo primordial es la seguridad de los medicamentos o insumos
médicos.
 Hacer: Facultamos funciones y responsabilidades al personal con que contamos
para dicha labor.

❖ Si encontramos anomalías el encargado de la recepción de mercancías,

medicamentos o insumos médicos, deberá contactar con el proveedor o distribuidor
comentando el estado de llegada de la mercancía, y enviando evidencias de en qué
estado o que anomalías presenta.
❖ Capacitar tanto a los auxiliares de farmacias y demás colaboradores
(almacenistas, vendedores de mostrador) en el proceso de recepción de medicamentos y
que sean objetivos a la hora de recibirlos, así pueden identificar las anomalías que
puedan presentar en la llegada al servicio o establecimiento farmacéutico.
❖ formar e incentivar a que el uso y diligenciamiento de los formatos que se
establezcan en el protocolo sea parte de su trabajo, el cual les ayudara en sus labores.

Verificar:

❖ El regente o director de punto de venta será el encargado de verificar que

todos los protocolos que se implantaron como medida, se hayan ejecutado de la manera
más adecuada y es el que a la larga se cerciorara y certificara que este haya tenido éxito
y en caso de que haya alguna falencia tratar de analizar el caso para realizar los cambios
que fuesen necesarios.
❖ Revisar los formatos de entrada de mercancía y el formato de anomalías.

Actuar:

❖ En este punto si el protocolo implementado durante el primer mes muestra

resultados exitosos y las capacitaciones al personal han dado los resultados esperados,
podemos continuar tanto con los proveedores o distribuidores de mercancías,
medicamentos o equipos médicos; así como con el personal con el que contamos en el
interior de la organización. En el caso de que este protocolo no haya tenido éxito será de
suma importancia efectuar mejoras y cambios tanto en los proveedores o distribuidores,
así como con el personal encargado de la recepción de mercancías, medicamentos o
equipos médicos.

Diagrama
 Análisis situación caso 2 (Denis Ramírez y Stephania Restrepo)

Situación 2: En los últimos meses se ha presentado un aumento de más del doble

en la cantidad de medicamentos vencidos, así como los costos que esto acarrea.

El objetivo principal de la implementación de este plan estratégico es conseguir

de manera estratégicamente la diminución de los medicamentos vencidos mensualmente
en el establecimiento farmacéutico.

Planear:

La planeación del plan estratégico es el comienzo donde veremos cómo se asigna

y se organiza todas las ideas para poder cumplir a cabalidad este plan estratégico.

❖ Dentro de la organización debemos asignar a la persona que será la

encargada de observar cómo se cumple todas las directrices para poder tener éxito en
este plan estratégico, se recomienda que sea el director técnico o el regente de farmacia.
❖ Realizar un estudio donde se pueda evidenciar la rotación de los
medicamentos, así identificar los medicamentos de baja rotación, frecuencia de venta y
vencimientos próximos.
❖ Descubrir e identificar cual es la causa o motivo de que los medicamento se
caduquen (falta de exhibición, fechas de los productos muy cortas o causa de
almacenamiento).
❖ Si la causa de que los medicamentos se caduquen es por cuestión de rotación
y por consiguiente lleguen a vencerse debemos de implementar el realizar ofertas de
medicamentos de baja rotación, dando a conocer estos productos.
❖ Las exhibiciones de medicamentos al público de baja rotación, puede ser una
buena estrategia para lograr ventas significativas y evitar que los medicamentos
caduquen y sean vendidos con su tiempo prudencial para el consumo.
 ❖ Realizar capacitaciones para el personal (auxiliares y vendedores), en el
orden adecuado que deben tener los medicamentos y su ubicación dentro del área de
dispensación; implementando la idea de la semaforización con etiquetado de colores a
aquellos productos próximos a vencer de la siguiente manera:

 ROJO para los medicamentos o insumos médicos que tienen 3 o menos de 3

meses pronto a su fecha de vencimiento.
 AMARILLO para los medicamentos o insumos médicos que tienen 4 a 6
meses pronto a su fecha de vencimiento.
 VERDE para los medicamentos o insumos médicos que tienen 7 meses o
más pronto a su fecha de vencimiento.
❖ Algunos proveedores o laboratorios farmacéuticos manejan devolución y
recambio de medicamento o insumos médicos por cuestión de fechas de vencimiento,
con un determinado tiempo y condiciones; debemos tener claro si se tiene estos
convenios para poder realizar las devoluciones en el tiempo prudencial para así evitar los
costos que acarrean los medicamentos o insumos médicos vencidos para la organización
o establecimiento farmacéutico.
❖ Implementar registros de control de fechas de vencimientos de los
medicamentos o insumos médicos.

❖ Crear incentivos económicos a los empleados o colaboradores que activen

de manera progresiva la venta de productos de baja rotación, ayudando a que no
vencimientos en el establecimiento farmacéutico.
❖ Estipular turnos semanales de verificación de vencimientos de
medicamentos a todo el personal que este en contacto con el área de dispensación, así
hay un mayor control y seguridad de los medicamentos.
 Hacer:

❖ Llevar a cabo los protocolos donde se vean reflejados los registros de control
de fechas de vencimiento de los medicamentos o insumos médicos.
❖ Tener una vez por semana a una persona asignada para la revisión de la
semaforización de los medicamentos y en su caso que pueda realizar la identificación de
los medicamentos que cumplan con las condiciones para realizar las devoluciones para
el recambio.
❖ Tener ordenado y distribuido de manera adecuada los medicamentos e
insumos médicos dentro de la zona de dispensación.
❖ A la hora de almacenar medicamentos tener conocimiento de fechas de
vencimiento para realizar las correspondientes devoluciones, y los medicamentos que
tengan fechas cortas ubicarlos prioritariamente, para que haya una dispensación mucho
más rápida y segura.
❖ Vigilancia periódica de los medicamentos de baja rotación e implementar
estrategias de venta para evitar el aumento de los medicamentos vencidos.
❖ No exceder en el pedido de los medicamentos que tenemos conocimiento de
su baja rotación.

❖ Capacitaciones al personal en estrategias de ventas.

❖ Exhibiciones con contenido visual e informativo que estimulen al cliente a
comprar medicamentos, esto nos ayuda como impacto a la hora de estimular la rotación
de determinados productos de baja rotación.

Verificar:

❖ Durante un periodo de tres meses se pondrá a prueba el plan estratégico para

evitar el aumento de medicamentos vencidos.
 ❖ Comprobar que el personal cumpla con cada directriz dispuesta para poder
llevar a buen término con este plan estratégico.
❖ El regente de farmacia o director técnico deberá estar atento a que se realice
este plan estratégico, supervisando que cada uno de los puntos de la planeación sean
efectivamente realizados y si el resultado no es el esperado en el momento de ejecución
por parte del regente o jefe de punto de venta podrá realizar cambios con el fin de que el
plan estratégico sea eficaz.

Actuar:

❖ Después de observar la implementación del plan estratégico durante el

tiempo estipulado y reconocer que este obtuvo los resultados esperados y su éxito con
todo lo que conllevo su implementación, su resultado fue gracias al compromiso por
parte de cada uno de los integrantes del equipo de trabajo y tuvo sus frutos, si, por el
contrario, los resultados no fueron los esperados se procederá a realizar los cambios que
se creen conveniente, para poder mantener los objetivos de la organización intactos.
Diagrama
 Conclusiones

 Se logra reconocer el ciclo PHVA implementado estrategias como planear, hacer,

verificar y actuar para alcanzar los objetivos propuestos y mejorando el proceso de
recepción y disminución de los medicamentos vencidos.
 En lo que corresponde al desarrollo de esta actividad logramos comprender y
ejecutar las etapas como lo son la planeación, organización, dirección y control en la
administración de las empresas prestadoras de salud; siempre en busca de cumplir
con el objetivo y metas planificadas para obtener el éxito.
 La implementación de los protocolos que se propusieron en el desarrollo de esta
actividad nos ayuda a guiarnos como actuar y que pasos seguir para mitigar esa falla
en la administración como lo es los medicamento e insumos médicos vencidos;
logrando reducir la perdida que acarrea en un establecimiento farmacéutico.

 Referencias bibliográficas

Mero-Vélez, J. (2018) Empresa, administración y proceso administrativo. Revista

Científica FIPCAEC (Fomento de la investigación y publicación en Ciencias
Administrativas Económicas y Contables) ISSN 2588-090X Polo de
Capacitación Investigación y Publicación (POCAIP):
https://www.fipcaec.com/index.php/fipcaec/article/view/59/72
Carmona, C., M. (2020) El Ciclo de mejora continua (PHVA).
https://repository.unad.edu.co/handle/10596/37412
Fases del Ciclo Administrativo. Recuperado de https://www.certus.edu.pe/blog/que-es-
proceso-administrativo/
Proaño Villavicencio, Gisbert, v. y Pérez, E. (2017). Metodología para elaborar un plan
de mejora continua. 3C Empresa: investigación y pensamiento crítico, Edición
Especial, 50-56. DOI:
https://www.3ciencias.com/articulos/articulo/metodologia-elaborar-plan-
mejora-continua/