LISTADO DE INSUMOS

N°. De Funcionario
Nombre del Insumo Descripcion del Insumo Area responsable
Insumo Responsable
Se refiere a la operación
1 Informe de utilidades que resulta de restar los Gerencia General Jairo Camacho
ingresos con los egresos

Refleja el resultado de la
2 Balance general Gerencia General Jairo Camacho
operatividad de la compañía

Son acciones que lleva a

Estrategias para incrementar
3 cumplir con los objetivos
las ventas y rendimientos
4 Informe sobre los proyectos
5 Organigrama
cabo una compañía para
Gerencia General Jairo Camacho
de venta que se ha
propuesto.
Planes que se diseñan para
satisfacer las necesidades Gerencia General Jairo Camacho
de la comunidad
Indica la linea de autoridad, Victor Ocampo
responsablidad,
comunicación y supervision Director
de las diferentes areas que Administrativo
componen una organización

Propositos deseados que la Victor Ocampo

Director
6 Objetivos estrategicos compañía se propone lograr
Administrativo
en un futuro
Hacia donde se dirige la Director Victor Ocampo
7 Mision
empresa a largo plazo Administrativo
Motivo de ProInsumos S.A. Victor Ocampo
y lo que la compañía Director
8 Vision
pretende cumplir en la Administrativo
sociedad

Documentos formal de cada

empresa el cual plasma los Directora de
9 Manual de Funciones Sonia Perez
cargos con sus respectivas Talento Humano
funciones de los miembros
de la organización
Orientacion o directriz
donde se contemplan las
normas y responsabilidades
de cada area de la Directora de
10 Politicas de Talento Humano Sonia Perez
organización, las cuales Talento Humano
deben ser divulgadas y
entendida por todos los
miembros
Acciones que aportan las
compotencias, o
capacidades, que requieren Directora de
11 Plan anual de capacitacion Sonia Perez
el recurso humano para Talento Humano
cumplir los objetivos fijados
por la organzacion.
Programas cuyo
fundamento es responder a
las necesidades de los
Planes de Bienestar y miembros de la Directora de
12 Sonia Perez
estimulos organización, manteniendo Talento Humano
y mejorando sus
condiciones en el entorno
social
Estrategias de desarrollo para Coordinador de
13 Edilson Vargas
los empleados capacitacion
FUENTE:
 Prodimiento para medir la
efectividad de la formacion
Evaluacion de el impacto de la
impartida al personal de la Coordinador de
14 capacitacion en los Edilson Vargas
organización, para el logro capacitacion
empleados
de mejores hablidades para
el trabajo
Es un proyecto que asigna
recursos disponibles en las
Director
15 Plan de Inversion areas de la organización, Dario Thompson
Financiero
para el logro de los
objetivos propuestos
Son actividades
desarrolladas por la Director
16 Flujos de operación Dario Thompson
empresa con el proposito Financiero
de producir ingresos
Muestra la situacion Director
17 Estados Financieros Dario Thompson
economica de la empresa Financiero
Planificación de las órdenes
de pedido provenientes de
Informe de la administración Director de
18 los negocios realizados por Roberto Anaya
de los recursos Produccion
la fuerza de ventas de la
compañía
Matriz la cual tiene los
Seguimiento de las items de las actividades que
Director de
19 actividades para la se desarrollan en la Roberto Anaya
Produccion
elaboración de los productos elaboración de los
productos
Planeación y ejecución de
Lineamientos para el
actividades que involucran a Director de
20 desarrollo de productos Roberto Anaya
todas las áreas de la Produccion
nuevos e innovadores
organización
planilla de supervision de Documento utilizado para
Coordinador del
21 elaboracion de productos recopilar los datos Emiliano Zapata
Area de Control
existentes asociados a un producto
Documento con la
informacion necesaria
Coordinador del
22 Orden de Pedido indicada por el comprador Emiliano Zapata
Area de Control
para la fabricacion del
pedido
Documento con los
Control de Especificaciones requerimientos que un Coordinador del
23 Emiliano Zapata
del producto producto necesita luego de Area de Control
ser fabricado
Manual que contiene las
condiciones tecnicas que Coordinador del
24 Control de Calidad Julián Becerra
debe cumplir el producto a Area de Control
entregar
Documento en el cual se
establecen los materiales
necesarios para la Coordinador del
Ordenes de Compra para
25 elaboración del producto, Área de Carlos López
Materia Prima
teniendo en cuenta las Materiales
unidades del producto a
realizar
Permite llevar el control de
compra y el Director de
26 Base de datos de los Clientes Iván Montoya
comportamiento de pago Ventas
de cada cliente
Analisis que realiza la
Director de
27 Proyecciones de Venta compañía para estimar las Iván Montoya
Ventas
ventas futuras
FUENTE
Análisis de la Información:
Al realizar la visita a ProInsumos, se puedo elaborar un cuadro el cual contiene a detalle
las funciones de cada una de las áreas y de los encargados, al realizar el cuadro anterior, se
pudo observar y determinar qué información hace falta para lograr optimizar los procesos de
la empresa y si es posible proponer una mejor manera de transmitir la información para hacer
más óptimo el proceso. Teniendo en cuenta la lista de los insumos de cada área logre
identificar que hay información que no ha sido contemplada y por ende no se le realiza un
seguimiento. A criterio propio y con base a la vista identifico que las áreas de producción y
ventas son las áreas que tienen mayor falencia, ya que no realizan un uso adecuado de la
información, es decir no manejan inventarios o un sistema que valla registrando la cantidad
de productos disponibles o la cantidad de insumo disponible para elaborar un producto,
logrando que no se tenga claro en qué condiciones a nivel de productos y cumplimiento con
los clientes esta la empresa. También se puedo observar que, por falta de personal en ciertas
áreas, hay personas que tiene que cubrir varias funciones y esto logra un retraso en la entrega
del producto. A grandes rasgos se evidenció que no hay un sistema de información en la
empresa.
Entrevistas:
Teniendo claro la información que se tiene y la que no, surgen ciertos interrogantes que
necesitan respuesta, dichas respuestas a dichos interrogantes consolidaran más el proceso de
optimización. Para resolver los interrogantes que surgieron se realizan una serie de
entrevistas a distintos departamentos. Las entrevistas según Kendall lo definen como el
proceso de recopilar información en una conversación dirigida con un propósito específico
en el cual se usa un formato de preguntas (Kendall, 2011), las entrevistas usan diferentes
tipos de preguntas, en este caso se utilizan preguntas abiertas, pero las entrevistas también
tienen diferentes estructuras, en este caso se utilizan las de diamante.
Nombre del Entrevistador: Karen Tatiana Almansa Jimenez
Nombre del Entrevistado: Jairo Camacho
Area: Gerencia General
Objetivo(s) de la Entrevista: Conocer la organización, el manejo de la informacion y los objetivos
Estructura de la Entrevista: Diamante
Preguntas: 1. ¿Señor Jairo, usted conoce los objetivos que tiene establecidos la
compañía?
2.¿Estando en su rol de gerente general, interactura con los demas
miembros de la compañía? Si ¿Cómo?, no ¿Por qué?
3.¿Cual o cuales son los procesos mas dificiles de controlar en la
compañia?
4.¿ Que entiende por seguridad de la informacion?
5. De acuerdo con lo que me menciona sobre que es seguridad de la
informacion, en la visita se pudo observar que no hay una persona o
departamento encargado sobre la seguridad de la informacion, ¿
considera necesario un sistema de seguridad de la informacion en
ProInsumos s.a.? si ¿porque?
6.¿ Porque no hay un sistema de informacion en la compañia?

FUENTE
Nombre del Entrevistador: Karen Tatiana Almansa Jimenez
Nombre del Entrevistado: Sonia Perez
Area: Direccion Talento Humano
Objetivo(s) de la Entrevista: Conocer como es el proceso de contratacion de los empleados, que
hacen con la informacion de los empleados que ya salieron de la
compañía
Estructura de la Entrevista: Diamante
Preguntas: 1¿Cuál es el procedimiento que realizan para la contratacion de los
empleados?
2.¿Como manejan la informacion de los empleados que han
ingresado y se han retirado?

FUENTE

Nombre del Entrevistador: Karen Tatiana Almansa Jimenez

Nombre del Entrevistado:
Area:
Objetivo(s) de la Entrevista:
Estructura de la Entrevista:
Preguntas:
Emiliano Zapata
Director de Produccion( Coordinador area de Produccion)
Conocer como manejan la informacion de el area de produccion
Diamante
1.¿Como planifica la produccion?
2.¿Cuales son las condiciones a tener en cuenta para realizar las
planificacion de produccion?
3.¿Como controlan el inventario de producto terminado disponible?

FUENTE

Nombre del Entrevistador: Karen Tatiana Almansa Jimenez

Nombre del Entrevistado:
Area:
Objetivo(s) de la Entrevista:
Estructura de la Entrevista:
Preguntas:
Ivan Montoya
Director de Ventas
Conocer con mas detalle como es el proceso de ventas en ProInsumos
Diamante
1.¿ Aparte de usted hay alguien mas que maneje la base de datos de los
clientes?
2.¿Como se encuentra enlazada el area de ventas, con las demas areas
de la compañía?
3.¿Cuales son los problemas mas frecuentes que surgen en el momento
de la venta?
4.¿Manejan algun software para el registro de las ventas realizadas?
5.¿ Interactua frecuentemente con los clientes?
6.¿Los clientes realizan una calificacion sobre su nivel de satisfacion en
el tiempo de entrega del producto?

FUENTE
Nombre del Entrevistador:
Nombre del Entrevistado:
Area:
Objetivo(s) de la Entrevista:
Estructura de la Entrevista:
Preguntas:
FUENTE
Diagrama de flujo de Datos:
Un diagrama de flujo de datos es una forma de ilustrar como es el manejo de la información
de una empresa
FUENTE
Karen Tatiana Almansa Jimenez
William Arrazola
Director de ventas( Coordinador area de Distribución)
Conocer como se realiza el proceso de distribucion de los productos
Diamante
1.¿Cuanto personal disponible hay para realizar el proceso y como
estan clasificados?
2.¿Bajo que criterios son distribuidos los contratatistas para realizar
la distribucion?
3.¿Como se realiza la ruta de distribucion?
Definición de Problema:
Como problema general no cuenta con un sistema de información optimizado es decir
que valla desde la gerencia hasta el coordinador de materiales para los insumos, esta falencia
hace que cada área presente problemas y entre más problemas e inconvenientes ocurran más
demora abra en la entrega del producto al cliente, el cual generaría inconformidad y enojo
por parte del cliente.

Areas Descripcion
No hay suficiente contratacion de personal en el area de
Area Talento ventas
Humano

No puede determinar el valor de los insumos a necesitar ni el

Area valor del producto terminado, ya que no existen inventarios en
Financiera el area de produccion

No hay un inventario de los productos e insumos y tampoco

Area de hay un inventario de existencias disponobles, lo cual hace mas
Produccion demorado el trabajo ya que no saben que productos tienen
stock disponible
la información que le reportan de las bodegas no es precisa y
Area de por lo tanto debe enviar personal para corroborarla y esto
Ventas provoca demora en la entrega de productos a los clientes

FUENTE