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EJERCITARIO I – RECOLECCIÓN DE DATOS

ACTIVIDAD I – DESCRIPCIÓN DE TAREAS

Describir en el formulario adjunto las tareas que realiza en su puesto de trabajo e indicar el
tiempo empleado para la realización de cada una de ellas.

Posteriormente, efectuar un análisis para determinar si el tiempo empleado para la

ejecución de cada tarea es el adecuado.

Para realizar este ejercicio es importante recordar que:

1. La tarea es una acción completa (conjunto de pasos), realizada por una persona. Por
ejemplo, la emisión de una solicitud de compra (en el sector de compras) es una
tarea, porque se realiza una serie de acción completa, o sea:
a. Recibe la solicitud de suministro.
b. Efectúa el pedido de presupuesto a los proveedores.
c. Recibir los presupuestos de los proveedores.
d. Verifica los datos.
e. Determina el presupuesto más ventajoso.
f. Emite la solicitud de compra, en duplicado.
g. Firma la solicitud de compra.
h. Remite la solicitud de compra, con los presupuestos, al Gerente.

Construir un puente, por ejemplo, no es una tarea, porque intervienen varias personas que
realizan acciones diferentes

2. La tarea consume un determinado tiempo para su ejecución. Este tiempo debe ser
computado como parte del tiempo diario, semanal, y/o mensual, del trabajo
asignado a cada puesto de trabajo.
3. En una tarea se pueden diferenciar perfectamente el inicio y el fin de una acción.
Por ejemplo:
a. De inicio:
i. Jefe recibe solitud de empleo
ii. Recepcionista atiende el teléfono.
b. De fin:
i. Secretaria remite correspondencia
ii. Archiva duplicado de la factura
iii. Pasa la comunicación al destinatario.

JESSICA GUADALUPE TRINIDAD VILLALBA

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EJERCITARIO I – RECOLECCIÓN DE DATOS

NOMBRE(S) Y APELLIDO(S) DEL FUNCIONARIO CARGO

JESSICA GUADALUPE TRINIDAD VILLALBA RECEPCIÓN

DENOMINACIÓN DEL SECTOR DEPENDE DE

DEPARTAMENTO DE COMPRAS GERENCIA

CANTIDAD
HORAS
N° TAREAS MEDIA
SEMANAL
SEMANAL
1 Reservar sala de reuniones 2 10min

2 Realizar tratamiento de textos 40 240min

3 Recibir facturas y presupuestos de compra 20 60min

4 Recibir clientes 60 150min

5 Atención telefónica a clientes 80 480min

ACTIVIDAD II – DESDOBLAMIENTO DE TAREAS

Elegir una de las tareas que realiza y hacer el desdoblamiento de la misma en el formulario
anexo.

Para este ejercicio, es importante recordar que:

1. Una tarea está constituida por un conjunto de pasos.

2. Cada tarea comienza con una acción menor de inicio.
3. A partir de la acción de inicio, siguen varias otras acciones menores, en secuencia.
4. Cada tarea termina con otra acción menor, de fin.

Ejemplo de desdoblamiento de tarea:

Tarea: empaquetar telas en el sector de empaques de una tienda

▪ Recibe la boleta de pago del cliente

▪ Lee la boleta
▪ Busca la mercadería correspondiente
▪ Controla la mercadería de acuerdo con los datos de la boleta
▪ Toma el papel para envoltura
▪ Corta el papel

JESSICA GUADALUPE TRINIDAD VILLALBA

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EJERCITARIO I – RECOLECCIÓN DE DATOS

▪ Coloca la mercadería en el papel

▪ Envuelve la mercadería
▪ Toma la cinta adhesiva
▪ Corta la cinta adhesiva
▪ Pega el envoltorio
▪ Pega el duplicado de la boleta de pago por el paquete
▪ Entrega el paquete (mercadería) al cliente
▪ Archiva original de la boleta

NOMBRE(S) Y APELLIDO(S) DEL CARGO

FUNCIONARIO
JESSICA GUADALUPE TRINIDAD RECEPCIÓN
VILLALBA
DENOMINACIÓN DE SECTOR DEPENDE DE
DEPARTAMENTO DE COMPRAS GERENCIA

DESCRIPCIÓN DE LAS TAREAS

N° DESDOBLAMIENTO DE LA TAREA
1 Verificar si está disponible para la fecha y hora de la reunión

2 Reservar sala de estar disponible, de lo contario reprogramar reunión

3 Avisar a los participantes la fecha y hora de la reunión

4 Recibir información y dirección sobre los cambios

5 Leer la información

6 Realizar cambios y correcciones requeridos

7 Enviar información correspondiente

8 Cotejar información de las facturas y presupuestos

9 Cargar al sistema los datos de fecha, proveedor y vencimiento

10 Enviar información correspondiente al departamento de compra

JESSICA GUADALUPE TRINIDAD VILLALBA

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EJERCITARIO I – RECOLECCIÓN DE DATOS

11 Presentarse con el cliente

12 Pedir información correspondiente al cliente

13 Responder sus dudas o necesidades

ACTIVIDAD III – DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

Describir en el formulario adjunto las actividades que se realizan en su sector. Para realizar
este ejercicio es importante recordar que:

1. La actividad constituye los trabajos que se realizan en cada sector de una

organización (conjunto de tareas).
2. La actividad es una acción más amplia (varias acciones), practicadas por más de una
persona.

Ejemplo: preparar planilla de pagos de proveedores es una actividad, porque para ella se
practican varias acciones por más de una persona, como:

▪ Control de las órdenes de compra

▪ Control de las notas de recepción
▪ Verificación de los cálculos
▪ Confección de la planilla
3. La actividad debe tener un resultado perfectamente identificable. En este caso, la
planilla de pagos es un resultado concreto.

NOMBRE(S) Y APELLIDO(S) DEL CARGO

FUNCIONARIO
JESSICA GUADALUPE TRINIDAD RECEPCIÓN
VILLALBA
DENOMINACIÓN DE SECTOR DEPENDE DE
DEPARTAMENTO DE COMPRAS GERENCIA

N° ACTIVIDADES DEL SECTOR

1 Atención y canalización a los clientes

2 Control de agenda de las reuniones

JESSICA GUADALUPE TRINIDAD VILLALBA

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EJERCITARIO I – RECOLECCIÓN DE DATOS

3 Apoyo en actividades de RR. HH

4 Gestión de los clientes

5 Control de facturas

6 Control de notas de recepción

7 Confección de planillas

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