Objetivo: Proceso Reparación Integral Procedimiento Orden de Pago de Encargo Fiduciario

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Código: 410,08,08-15
PROCESO REPARACIÓN INTEGRAL Versión: 05

PROCEDIMIENTO ORDEN DE PAGO DE ENCARGO Fecha: 24/06/2020
FIDUCIARIO Página: 1 de 16
1. OBJETIVO
Establecer el mecanismo de pago de la Indemnización Administrativa y/o Judicial a los Niños,

Niñas y Adolescentes víctimas del conflicto armado, que tienen constituido un Encargo
Fiduciario una vez cumplen su mayoría de edad.
2. ALCANCE
El procedimiento inicia cuando se recibe la base de constitución del encargo fiduciario por
parte del equipo financiero de indemnizaciones de la SRI para que se solicite la constitución
a la Entidad Fiduciaria, continua con la notificación al NNA de la constitución de su encargo
fiduciario y finaliza con la disposición de los recursos en la entidad fiduciaria para el cobro de
la Indemnización Administrativa y/o Judicial, cuando el NNA al cual se le constituyo el Encargo
Fiduciario cumple la mayoría de edad y se consolidan los soportes y evidencias de la ejecución
contractual correspondiente a los movimientos de la fiducia mensualmente.
3. DEFINICIONES
• ANÁLISIS DE LA RELACIÓN CERCANA Y SUFICIENTE: En atención a la orden vigésimo

sexta del Auto 373/16 de la Corte Constitucional, la Unidad para las Víctimas deberá realizar
la revisión de los casos de desplazamiento en cuyo responsable en la inclusión en el RUV no
se identificó plenamente, en los elementos técnicos, jurídicos (en el marco de la Ley 1448 de
2011 (Artículo 37 Decreto 4800 de 2011 compilado en el Decreto 1084 de 2015) que sí existe
relación cercana y suficiente con el conflicto armado.
• BDD: Base de Datos.
• CDP: Certificado de disponibilidad presupuestal.
• CÉDULA DE CIUDADANÍA: Documento de identificación para toda persona mayor de 18

años, expedido por la registraduría nacional del estado civil colombiano.
• CERTIFICADO DE VIGENCIA: Informa el número, lugar y fecha de expedición de la cédula

de ciudadanía de una persona y el estado de vigencia, incluida la capacidad del titular para
el ejercicio de sus derechos políticos.
• CRUCE DE INFORMACIÓN: Gestión entre bases de datos para identificar variables.
• ENCARGO FIDUCIARIO: Es un mecanismo a través del cual de manera temporal se confía

un dinero a una entidad fiduciaria para que cumpla diversas finalidades de administración,
tenencia, enajenación, entre otras, a favor del propio constituyente o de un tercero
denominado beneficiario. Esto hasta que los Niños, Niñas y Adolescentes cumplan la mayoría
de edad, tengan la cédula y puedan hacer uso de su indemnización Administrativa y/o Judicial.
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• INDEMNIZACIÓN: Medida de Reparación Integral, representada en la compensación

económica que se otorga a la víctima con derecho a recibirla, por el daño sufrido a causa de
uno o más hechos victimizantes en el marco del conflicto armado.
• INDEMNIZA: Herramienta tecnológica donde se administra la información de las

indemnizaciones administrativas.
• MUNICIPALIZACIÓN DE GIROS BANCARIOS: Archivo que contiene el resumen por

Municipio, Departamento y Dirección Territorial, de los giros de indemnización que se
ordenaron mediante un proceso bancario.
• NNA: Niños, Niñas y Adolescentes.
• NOVEDAD: Corresponde a todas aquellas solicitudes que implican cambios sustanciales

sobre la información del Registro Único de Víctimas.
• ORDEN DE NO PAGO: Solicitud por parte de la Unidad al operador bancario de devolución

de los recursos que presentan novedad de fondo o de trámite, para que se reintegren a la
cuenta centralizadora. Esta puede ser manual o masiva.
• PAC: Programa anual mensualizado de caja.
• RUV: (Registro Único de Víctimas) es una herramienta administrativa que soporta el

procedimiento de registro de las víctimas (Decreto 1084 de 2015).
• RCYS: Relación Cercana y suficiente con el Conflicto Armado.
• SGV – SISTEMA DE GESTION DE VÍCTIMAS: Herramienta donde se canalizan las

solicitudes realizadas por los ciudadanos vía telefónica, virtual y presencial, lo anterior con el
fin de crear una ruta única que soporte el modelo de atención integral a la Unidad de Víctimas.
• SRI: Subdirección de Reparación Individual.
• SRNI: Subdirección Red Nacional de Información.
• TES: Son títulos de deuda pública doméstica, emitidos por el gobierno y administrados por
el Banco de la República.
• VALIDACIÓN DEL NÚCLEO: Es la revisión de los documentos necesarios para identificar

plenamente los integrantes del núcleo RUV de desplazamiento forzado, para determinar los
destinatarios de la medida de indemnización administrativa. Los documentos deben ser
escaneados y subidos a la herramienta que disponga la Unidad. Acción de corroborar o
contrastar un dato contra una fuente de contraste.
• VF: Versión de respuesta final que se da de la gestión realizada en un caso.
• VIVANTO: Herramienta que consolida toda la información de los diferentes sistemas de las
entidades del SNARIV y los cuatro marcos normativos que conforman el RUV (SIPOD, SIV,
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SIRAV Y LEY 1448 DE 2011), con las restricciones de seguridad y confidencialidad de la

información respectiva. La consulta individual de Vivanto permite consultar la información de
las víctimas del Registro Único de Víctimas y verificar los turnos de ayuda humanitaria
otorgados a las víctimas.
• VÍCTIMA DEL CONFLICTO ARMADO: Se consideran víctimas del conflicto armado, aquellas
personas que individual o colectivamente hayan sufrido un daño por hechos ocurridos a partir
del 1º de enero de 1985, como consecuencia de infracciones al Derecho Internacional
Humanitario o de violaciones graves y manifiestas a las normas internacionales de Derechos
Humanos, ocurridas con ocasión del conflicto armado interno. Dichas definiciones se
establecen para las víctimas del conflicto en general en la Ley 1448 de 2011en su artículo 3º,
para las víctimas pertenecientes a los pueblos y comunidades indígenas en el Decreto 4633
de 2011 en su artículo 3º, para las víctimas pertenecientes al pueblo Rrom o Gitano en su
artículo 3º del Decreto 4634 del 2011 y para las víctimas pertenecientes a comunidades
negras, afrocolombianas, raizales y palenqueras en el Decreto 4635 de 2011 en su artículo
3º.
4. CRITERIOS DE OPERACIÓN:
4.1. La Normatividad requerida para el desarrollo de las actividades citadas en el presente

procedimiento se encuentra definida en el Normograma de la Unidad, disponible para
consulta en la página web.
4.2. CONSTITUCIÓN DE ENCARGO FIDUCIARIO:
Los artículos 185 de la ley 1448 de 2011 y 2.2.7.3.17 del decreto 1084 de 2015 establecen
que el reconocimiento de la indemnización por vía administrativa a favor de un NNA se hará
en todos los casos mediante la constitución de encargo fiduciario a favor de aquellos, con el
objeto de salvaguardar su derecho hasta tanto obtenga la mayoría de edad para disponer
de dicho recurso.
Ahora bien, considerando que el acto administrativo mediante el cual la Unidad para las
Víctimas reconoce la medida de indemnización por vía administrativa y/o judicial y ordena
la constitución del encargo fiduciario, a favor de la víctima NNA, después de haber realizado
las validaciones y determinar que le corresponde el derecho a dicha medida, bajo el
entendido de que estos recursos se destinan para la indemnización de los niños, niñas y
adolescentes víctimas; y no son excedentes de la liquidación de la Entidad, durante el
periodo fiscal y el tiempo transcurrido mientras son mayores de edad, el recurso que la
Unidad administra se convierte en propiedad de un tercero ya que la Unidad debe garantizar
la rentabilidad, de acuerdo con los rendimientos que otorga la inversión en títulos de
tesorería TES mediante una Fiducia.
De acuerdo con lo anterior la constitución de los Encargos Fiduciarios se puede encontrar

en las actividades expuestas en el procedimiento ORDEN DE PAGO DE LA INDEMNIZACIÓN
ADMINISTRATIVA, por lo que este procedimiento se va a centrar en la notificación y orden
de pago del encargo fiduciario.
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4.3. ANÁLISIS DE CASOS DE ACUERDO CON EL HECHO VICTIMIZANTE:
Cuando los casos son no aptos se debe validar la información de cada caso de acuerdo
con el hecho victimizante y teniendo en cuenta los siguientes criterios:
4.3.1. Si el hecho victimizante corresponde a desplazamiento forzado se debe verificar

en las siguientes herramientas:
Vivanto:
✓ Se revisa el estado del caso, debe estar en estado incluido al igual que los destinatarios
que componen el grupo familiar.
✓ Si todos los integrantes están en estado incluido se procede a revisar que se encuentre
actualizado el tipo y numero de documento del joven que está realizando el trámite
del E.F.
✓ Se revisa si el responsable del hecho victimizante cuenta con relación cercana y
suficiente al conflicto armado.
✓ Se verifica que el caso no corresponda a una división de núcleo familiar.
✓ Si solo contiene un desplazamiento o varios, pero en diferentes fechas y diferente
lugar del hecho victimizante.
✓ Se verifica que el número total de integrantes que aparece como incluidos en Vivanto
concuerde con el número de integrantes en quienes se distribuyó la indemnización en
indemniza.
Indemniza:
✓ Se revisa que esté actualizado el tipo y número de documento del joven que está
tramitando el encargo fiduciario, de lo contrario se procede a actualizar el documento.
Teniendo presente que los Niños, niñas y adolescentes, fueron constituidos con
encargo fiduciario siendo menores de edad, el tipo y número de documento,
corresponde a tarjeta de identidad o registro civil de nacimiento (otros), es necesario
realizar la actualización a tipo de documento CÉDULA, y número de documento
ACTUAL, (en caso de no contar con la cédula de ciudadanía y el encargo no presenta
novedades en el registro único de víctimas, ni en la herramienta INDEMNIZA; el gestor
de encargo fiduciario podrá, siendo lo único pendiente proceder a cargar en
INDEMNIZA el certificado de vigencia del documento). Así mismo se realiza cualquier
novedad que se presente en cuanto al nombre, apellidos y fecha de nacimiento. El
paso a paso de aplicación de novedades en la herramienta indemniza se puede
encontrar en el Instructivo pagos Encargo Fiduciario Módulo Indemniza.
Novedades:
✓ Si no está actualizado en Vivanto el tipo y número de documento, no se puede tramitar
el caso y se devuelve al grupo verificador de SGV.
✓ Si el caso o algún integrante del grupo familiar aparece con otro estado (afectado-no
valorado) (en valoración-reserva técnica, etc) se debe remitir correo electrónico al
equipo de registro para que se actualice dicha información.
✓ Si el responsable del hecho victimizante registra como bacrim o sin relación cercana
y suficiente al conflicto armado no se puede tramitar el pago y se debe escalar a través
de la herramienta SGV para confirmar la RCYS del mismo.
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✓ Si al revisar el caso evidenciamos que corresponde a una división de núcleo familiar

(en Vivanto registra el mismo hecho, mismo radicado, mismo lugar de desplazamiento
y misma fecha de ocurrencia del hecho y con diferente número de integrantes) se
diligencia en la matriz correspondiente para que pase a revisión, con las
especificaciones concretas y detalladas de cada caso; se consolida y remite los viernes
de cada semana a reprogramaciones para validar el caso y realizar la redistribución
de porcentajes según corresponda.
✓ Si el número de integrantes contiene más destinatarios en uno que en el otro no
coincide se busca en el Excel con cortes de pago del mes inmediatamente anterior
enviado por el equipo de reprogramaciones y se diligencia en la matriz correspondiente
para que pase a revisión, con las especificaciones concretas detalladas de cada caso;
se consolida y remite los viernes de cada semana a reprogramaciones.
✓ Si no está actualizado en la herramienta indemniza, se realiza la actualización que
puede corresponder a actualización de tipo y No. De documento o corrección de
nombres y apellidos.
✓ El encargo fiduciario debe contar con datos de contacto y ubicación actualizados para
proceder con la orden de pago.
4.3.2. Si el hecho victimizante corresponde a otros hechos (desaparición forzada,

homicidio, delitos contra la integridad sexual o reclutamiento ilegal de menores)
se debe verificar en las siguientes herramientas:
Vivanto:
✓ Se revisa el estado del caso, debe estar en estado incluido al igual que los destinatarios
que componen el grupo familiar.
✓ Si todos los integrantes están en estado incluido se procede a revisar que se encuentre
actualizado el tipo y numero de documento del joven que está tramitando el E.F.
✓ Se verifica que el número total de integrantes que aparece como incluidos en Vivanto
concuerde con el número de integrantes en quienes se distribuyó la indemnización en
indemniza.
✓ En los casos de desaparición forzada y homicidio se verifica que el No. De documento
de la VD. Sea correcto.
✓ Si al verificar el hecho encontramos que corresponde a homicidio, debemos usar las
herramientas de entidades externas e internas de la UARIV para confirmar el
fallecimiento de la víctima directa (Vivanto, procuraduría, registraduría, etc.).
✓ En los casos de desaparición forzada debemos usar las herramientas de entidades
externas para confirmar la desaparición de la VD. (en herramientas SIRDEC, ADRESS
y RUAF)
Indemniza:
✓ Se revisa que este actualizado el tipo y número de documento del joven que está
tramitando el encargo fiduciario de lo contrario se procede a actualizar el documento.
Teniendo presente que los Niños, niñas y adolescentes, fueron constituidos con
encargo fiduciario siendo menores de edad el tipo y numero de documento,
corresponde a tarjeta de identidad o registro civil de nacimiento (otros), es necesario
realizar la actualización a tipo de documento CEDULA, y numero de documento
ACTUAL (en caso de no contar con la cédula de ciudadanía y el encargo no presenta
novedades en el registro único de víctimas, ni en la herramienta INDEMNIZA; el gestor
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de encargo fiduciario podrá, siendo lo único pendiente proceder a cargar en

INDEMNIZA el certificado de vigencia del documento). Así mismo se realiza cualquier
novedad que se presente en cuanto al nombre, apellidos y fecha de nacimiento. El
paso a paso de aplicación de novedades en la herramienta indemniza se puede
encontrar en el Instructivo pagos Encargo Fiduciario Modulo Indemniza.
Novedades:
✓ Si no está actualizado o correcto, revisamos los expedientes que reposan en Orfeo,
para poder ubicar el número de documentos que le corresponde a la víctima directa y
realizar la búsqueda en fuentes externas.
✓ La víctima fallecida no se encuentra actualizada en las herramientas externas, se debe
consultar en los expedientes adjuntos en Orfeo para encontrar registro de defunción
o documento que acredite el hecho.
✓ Si no se encuentra el documento se realiza devolución del caso para ser documentado.
✓ Si la víctima no se encuentra actualizada en las herramientas externas, se debe
consultar en los expedientes adjuntos Orfeo para encontrar denuncias ante fiscalía o
documentos que acrediten el hecho.
✓ Si no se encuentra el documento o la víctima directa se encuentra activa en salud
posterior a la fecha del Hecho Victimizante. Se realiza devolución para que se realice
la documentación de la víctima directa y de la misma forma se alerta al equipo de
registro a través del correo electrónico.
✓ Si el caso o algún integrante del grupo familiar aparece con otro estado (afectado-no
valorado) (en valoración-reserva técnica, etc) se debe remitir correo electrónico al
equipo de registro para que se actualice dicha información.
✓ Si no está actualizado en Vivanto el tipo y numero de documento, no se puede tramitar
el caso y se devuelve al grupo verificador de SGV.
✓ Si el número de integrantes contiene más destinatarios en uno que en el otro no
coincide se busca en el Excel con cortes de pago del mes inmediatamente anterior
enviado por el equipo de reprogramaciones y se diligencia en la matriz correspondiente
para que pase a revisión, con las especificaciones concretas y detalladas de cada caso;
se consolida y remite los viernes de cada semana a reprogramaciones.
✓ Si no está actualizado en la herramienta indemniza, se realiza la actualización que
puede corresponder a actualización de tipo y No. De documento o corrección de
nombres y apellidos.
✓ El encargo fiduciario debe contar con datos de contacto actualizados para proceder
con la orden de pago.
4.3.3. Casos en el Exterior: para todos los hechos victimizantes:
Cuando se presenten casos en los cuales el joven se encuentra ubicado en el Exterior este
debe aportar:
✓ Certificación Bancaria donde se encuentra la cuenta a la cual se debe realizar la

respectiva consignación.
✓ Copia del documento con el cual abrió la cuenta.
✓ Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía.
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✓ Formato Solicitud y Autorización de Pago Mediante Abono en Cuenta

Nacional/Extranjera, asociado al procedimiento de Orden de Pago de la Indemnización
administrativa.
✓ Datos de contacto actualizados del exterior para proceder con la orden de pago.
4.4. GENERACIÓN DE LA ORDEN DE PAGO EN INDEMNIZA:
Se debe generar la orden de pago en la cual se evidencia que el caso esta verificado y que ha
pasado todas las validaciones necesarias para poder proceder a realizar el pago de la
Indemnización para ello se genera un listado de casos en los cuales se asocia el Encargo Fiduciario
en el mes vigente o activo, este puede ser consultado durante todo el mes y al cerrar dicha orden
debe ser remitida al banco para que este habilite el pago de los recursos en las sucursales que
corresponda. El paso a paso de la creación, asignación de los casos a la Orden de Pago y cierre
de la misma se puede encontrar en el Instructivo pagos Encargo Fiduciario Modulo Indemniza.
4.5. GENERACIÓN Y PUBLICACIÓN DE CARTAS DE INDEMNIZACIÓN EN LA

HERRAMIENTA INDEMNIZA:
Se debe generar y publicar las cartas de indemnización en la herramienta Indemniza e informar

a través de correo electrónico al director(a) de cada territorial, para que pueda visualizarlas,
descargarlas y sean notificadas al destinatario de la indemnización. Adicional, se debe actualizar
en la herramienta Indemniza los estados de cada registro de la ejecución a estado “EN BANCO”.
Para mayor detalle ver procedimiento de notificación de indemnización administrativa.
Nota: La carta solo se puede descargar una única vez. En caso de que se presente alguna
situación que requiera su descarga por segunda vez, el Director Territorial debe solicitar la
reactivación de la carta a través de correo electrónico al Equipo de Gestión Financiera de
Indemnizaciones. En la DT deben cargar a la herramienta Indemniza el soporte de la notificación
o anulación de la notificación de la carta de indemnización.
• Todas las disposiciones operativas que garanticen el correcto y efectivo desembolso de los
recursos al joven que alcanzo la mayoría de edad podrán ser consultadas en el Manual
operativo y de inversión bajo el contrato FRV 151 del 2018 con la fiduciaria Bancolombia.
5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
N°
Flujograma Descripción Entrada Responsable Salidas
PC
INICIO Recibir del equipo financiero de

indemnizaciones de la SRI la base de C orreo
Profesional o electrónico con
constitución de encargo fiduciario, Base de
Técnico del memorando y
RECIBIR BASE DE para realizar el memorando y remitirlo constitución de
1 CONSTITUCIÓN DE equipo de con Base de
junto con la base a la Entidad encargo
ENCARGO FIDUCIARIO Encargo constitución de
Fiduciaria, a través del envío de un fiduciario
Y REALIZAR Fiduciario - SRI encargo
MEMORANDO correo electrónico, para su respectiva fiduciario
constitución.
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Realizar inversión de los recursos de

acuerdo con el contrato de Encargo C orreo
REALIZAR INVERSIÓN Fiduciario, constituyendo el monto de electrónico con C orreo
DE LOS RECURSOS electrónico con
CONSTITUY ENDO EL la indemnización en TES a corto, memorando y C olaborador de
informe
2 MONTO DE LA mediano y largo plazo, dependiendo con Base de la Entidad
INDEMNIZACIÓN EN mensual de la
de la edad de los NNA y enviar constitución de Fiduciaria
TES inversión en
informe mensual de la inversión en encargo
TES
TES al equipo de encargo fiduciario de fiduciario
la SRI, a través de correo electrónico.
Recibir informe mensual de la

inversión en TES a corto, mediano y
RECIBIR INFORME
MENSUAL DE LA largo plazo realizada por la Entidad
INVERSIÓN EN TES Y Fiduciaria y validar que el valor de la
VALIDAR VALORES
constitución del TES sea igual al
desembolso hecho. C orreo
Profesional o
electrónico con Informe
Técnico del
3 informe mensual de la
¿El valor de constitución es igual al equipo de
PC mensual de la inversión en
desembolso hecho? Encargo
¿EL VALOR DE inversión en TES validado
SI Fiduciario - SRI
CONSTITUCIÓN TES
ES IGUAL AL
DESEMBOLSO
NO es igual, continuar con la actividad
HECHO? 4.
NO
SI es igual, continuar con la actividad
5.
Profesional o
Técnico del
Informe equipo de
Informar y solicitar reunión por correo Informe
INFORMAR Y mensual de la Encargo
SOLICITAR REUNIÓN electrónico a la Entidad Fiduciaria mensual de la
4 inversión en Fiduciario - SRI
PARA ACLARAR LA para aclarar la diferencia y regresar a inversión en
DIFERENCIA TES con
la actividad 3. TES corregido
novedad C olaborador de
la Entidad
Fiduciaria
Remitir la base de constitución de

encargo fiduciario al responsable de
NNA del grupo de enfoque Psicosocial
nivel nacional, quien la filtra por Profesional o
territorio y la envía a cada Dirección Técnico del
Territorial, con el fin de que el C orreo
equipo de
electrónico
referente psicosocial territorial Base de Encargo
REMITIR LA BASE DE Base de
contacte a los NNA para que constitución de Fiduciario - SRI
5 CONSTITUCIÓN DE constitución de
ENCARGO FIDUCIARIO participen en las estrategias de encargo
encargo
PARA CONTACTO DE
Reparación integral y notificaciones de fiduciario Profesional
LOS NNA fiduciario
cartas de constitución del encargo. grupo de
filtrada por DT
enfoque
Nota: Los mecanismos de contacto y Psicosocial
estrategias de notificación son
determinadas por el equipo
Psicosocial.
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Recibir del profesional del Grupo de Profesional o

enfoque psicosocial la base de los Técnico del
NNA contactados por cada DT y C orreo
C orreo equipo de
RECIBIR LA BASE DE electrónico con
LOS NNA elaborar las cartas de notificación del electrónico con Encargo
cartas de
CONTACTADOS POR encargo fiduciario que se van a base de los Fiduciario - SRI
6 CADA DT Y ELABORAR notificación de
entregar en las jornadas y se remiten NNA
CARTAS DE constitución del
NOTIFICACIÓN al profesional del Grupo de enfoque contactados por Profesional
encargo
psicosocial para que sean enviadas a cada DT grupo de
fiduciario
las DT y sean entregadas en las enfoque
estrategias de reparación integral. Psicosocial
Atender la solicitud realizada por el

NNA que cumplió su mayoría de edad
a través de cualquier canal de
atención, correspondiente al pago de
la indemnización administrativa
mediante el encargo fiduciario que se Solicitud del
ATENDER LA
le constituyó y radicarla en SGV con Solicitud del
NNA del pago
SOLICITUD Orientador de
REALIZADA POR EL NNA del pago de la
7 copia de la cédula de ciudadanía del los canales de
NNA QUE CUMPLIÓ SU de la indemnización
MAY ORÍA DE EDAD NNA. indemnización
atención
radicada en
SGV
Nota: No se aceptarán contraseñas
para dar inicio al trámite de la orden
de pago de la indemnización y como
último recurso se tomará certificado
de vigencia de la Registraduría.
C orreo
Descargar por parte del operador la Gestor del
DESCARGAR BASE DE electrónico con
SGV CON CASOS base de SGV con los casos tipificados Solicitud del operador
base de SGV
como "solicitud entrega de encargo NNA del pago
BAJO TIPOLOGÍA
con los casos
"SOLICITUD ENTREGA de la Profesional o
8 DE ENCARGO fiduciario" y remitirla al equipo de tipificados
indemnización Técnico del
FIDUCIARIO"
encargo fiduciario de la SRI para como "solicitud
radicada en equipo de
iniciar con el trámite de la orden de entrega de
10 SGV Encargo
pago del encargo fiduciario. encargo
Fiduciario - SRI
fiduciario"
Verificar en la herramienta SGV que

cada uno de los casos recibidos en la
VERIFICAR EN SGV
base tengan la cédula de ciudadanía
QUE LOS CASOS cargada y que sea legible o como C orreo
TENGAN CEDULA último recurso certificado de vigencia electrónico con Base de SGV
CARGADA Y LEGIBLE
de la Registraduría con los casos
base de SGV Profesional o
tipificados
con los casos Técnico del
9 como "solicitud
¿El documento cargado es la copia de tipificados equipo de
PC la cédula y es legible o como último como "solicitud Encargo
entrega de
encargo
¿EL recurso certificado de vigencia de la entrega de Fiduciario - SRI
fiduciario"
DOCUMENTO
Registraduría? encargo
CARGADO ES validada
COPIA DE LA fiduciario"
SI CÉDULA Y ES
LEGIBLE? NO: Continuar con la actividad 10.
NO
SI: Continuar con la actividad 11.
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C orreo
electrónico Profesional o Base de SGV
Base de SGV Técnico del con los casos
Devolver el caso al operador con el VF con los casos equipo de tipificados
correspondiente para que el caso sea tipificados Encargo como "solicitud
10 DEVOLVER EL CASO AL
OPERADOR CON EL VF subsanado y regresar a la actividad como "solicitud Fiduciario - SRI entrega de
CORRESPONDIENTE
8. entrega de encargo
encargo Gestor del fiduciario "para
fiduciario" con operador subsanación
16 8
novedad
DESCARGAR LA CÉDULA O Descargar la cédula de ciudadanía de

COMO ÚLTIMO RECURSO SGV o como último recurso certificado
CERTIFICADO DE VIGENCIA
Y VALIDAR EN INDEMNIZA
de vigencia de la Registraduría y
SI TIENE CONSTITUCIÓN O validar el documento en Indemniza Base de SGV
NO DEL ENCARGO para determinar si presenta o no con los casos
Profesional o
tipificados
constitución de Encargo fiduciario. Técnico del C asos
11 como "solicitud
equipo de validados en
PC ¿El NNA tiene encargo fiduciario
entrega de
Encargo Indemniza
SI ¿EL NNA TIENE encargo
ENCARGO constituido? Fiduciario - SRI
FIDUCIARIO fiduciario"
CONSTITUIDO? validada
NO: Continuar con la actividad 12.
NO
ENVIAR RESPUESTA C orreo

Profesional o
AL OPERADOR CON
Enviar respuesta al operador con el electrónico con
EL VF C asos Técnico del
VF correspondiente, cerrando el caso. VF de No
12 CORRESPONDIENTE,
validados en equipo de
CERRANDO EL CASO constitución del
Indemniza Encargo
Fin del procedimiento. encargo
Fiduciario - SRI
fiduciario
FIN
Validar en Vivanto o en la herramienta

VALIDAR EN VIVANTO
SI ESTÁN
dispuesta por la Unidad si están
ACTUALIZADOS LOS actualizados los datos del joven y de
DATOS DEL JOVEN Y la víctima directa para los casos de Base de SGV
DE LA VÍCTIMA
homicidio y desaparición. con los casos
DIRECTA Profesional o
tipificados
Técnico del C asos
13 como "solicitud
¿Los datos del joven y la víctima equipo de validados en
PC directa se encuentran actualizados en
entrega de
Encargo Vivanto
encargo
Vivanto? Fiduciario - SRI
¿LOS DATOS DEL
JOVEN Y LA NO fiduciario"
VÍCTIMA DIRECTA validada
SE ENCUENTRAN
ACTUALIZADOS NO: Regresar a la actividad 10.
EN VIVANTO?

SI
Alimentar la base de casos

Base de SGV
recepcionados semanalmente para la con los casos
validación de la orden de pago, con tipificados
los datos de constitución del Encargo como "solicitud Base de SGV
fiduciario. Adicionalmente se deben entrega de con los casos
Profesional o
ALIMENTAR LA BASE actualizar todos los datos necesarios encargo tipificados
Técnico del
CON LOS DATOS DE en esta base, actualizar en indemniza fiduciario" como "solicitud
14 CONSTITUCIÓN DEL equipo de
ENCARGO FIDUCIARIO los datos personales y cargar la copia validada
Encargo
entrega de
de la cédula en la herramienta o encargo
Fiduciario - SRI
certificado de vigencia de la Instructivo fiduciario"
Registraduría. módulo de consolidada
pagos de
encargo
Ver: Instructivo módulo de pagos de
fiduciario.
encargo fiduciario.
710.14.15-21 V2

Remitir la base al equipo de análisis

de la información de la SRI para que
REMITIR BASE PARA Profesional o
CRUCES ellos realicen los cruces Técnico del
ADMINISTRATIVOS EN
INDEMNIZA E administrativos en la herramienta equipo de
IDENTIFICAR CASOS Indemniza y así Identificar los casos Base de SGV Encargo
APTOS PARA PAGO
aptos y no aptos para gestión de con los casos Fiduciario - SRI
tipificados
15 22 pago del encargo. como "solicitud
Base con el
Profesional o resultado de los
PC ¿El caso es apto para pago?
entrega de
Técnico del cruces
encargo
equipo de
SI fiduciario"
¿EL CASO ES
NO es apto para pago, continuar con análisis de la
APTO PARA consolidada
PAGO? la actividad 16. información de
indemnización -
SRI
NO SI es apto para pago, continuar con
la actividad 17.
Recibir del equipo de análisis de la

información de indemnizaciones la
RECIBIR BASE CON Profesional o
CASOS NO APTOS base con los casos que no fueron Técnico del
PARA PAGO, PARA
aptos para pago y validarlos uno a equipo de
SER SUBSANADOS
uno considerando los criterio de Encargo
Operación expuesto en este C orreo
Fiduciario - SRI
Procedimiento, para ser subsanados. electrónico con Base de datos
16 Base de datos con los casos
Profesional o
PC ¿El caso pudo ser subsanado?
con los casos
Técnico del
no aptos para
SI ¿EL CASO
no aptos para pago validada
PUDO SER equipo de
SUBSANADO? pago
SI fue subsanado, regresar a la análisis de la
actividad 15. información de
NO indemnización -
SRI
NO fue subsanado, regresar a la
10 actividad 10.
Recibir del equipo de análisis de la

información la base con los casos
aptos para pago y generar la orden Profesional o
C orreo
de pago en la herramienta Indemniza, electrónico con Técnico del Orden de pago
la cual será creada mensualmente. Base de datos equipo de generada en
Una vez se determina la fecha en la con los casos Encargo Indemniza
Fiduciario - SRI
RECIBIR BASE CON cual no se van a ingresar más aptos para
CASOS APTOS PARA C orreo
jóvenes a la Orden de pago se pago
17 PAGO Y GENERAR
Profesional o electrónico con
ORDEN DE PAGO EN procede a cerrarla y posteriormente a
Técnico del Base de
INDEMNIZA
exportarla desde Indemniza para Instructivo
equipo de ordenes de
enviarla a la entidad fiduciaria, módulo de análisis de la pago
quienes realizaran el cálculo de los pagos de
información de (exportada de
rendimientos generados a cada NNA. encargo
indemnización - indemniza)
fiduciario.
SRI
Ver: Instructivo módulo de pagos de
encargo fiduciario.
710.14.15-21 V2

Recibir por parte de la Entidad

Fiduciaria la base con la información
de los rendimientos que le
corresponden a cada NNA y luego de
ser revisada se remite por correo
electrónico la plantilla de cargue
masivo de ordenes de pago en el
formato establecido por la Entidad
fiduciaria e igualmente se radica el C olaborador de C orreo
documento en físico en dicha Entidad. C orreo la Entidad electrónico y
RECIBIR BASE CON electrónico con Fiduciaria radicación en
INFORMACIÓN DE LOS Base de físico de la
Nota: Si existen casos que requieren la
18 RENDIMIENTOS QUE
LE CORRESPONDEN A devolución de recursos tanto a la Unidad
ordenes de Profesional o orden de pago
pago con Técnico del en el formato
CADA NNA como al Tesoro Nacional ya sea por
cálculo de equipo de establecido por
inclusión de nuevos destinatarios,
rendimientos Encargo la Entidad
fallecimiento del menor o por que se
Fiduciario - SRI fiduciaria
constituyeron erradamente, deben ser
solicitados en una Orden de pago
adicional la cual no es necesaria crear
dentro del aplicativo indemniza ya que su
estado debe ser actualizado en la
herramienta cuando los recursos ingresen
a la cuenta Terceros de la Unidad para
que posteriormente puedan realizar la
respectiva reprogramación.
Subdirector(a)
GENERAR BASE CON de reparación
LA MUNICIPALIZACIÓN
Generar Base de datos en formato individual
DE GIROS Y Base con
REMITIRLA A LAS DT Excel con la municipalización de los ordenes de C orreo de
giros, donde se especifica la cantidad Profesional líder
pago envío a los DT
del equipo de
y el valor a pagar en cada Dirección con la Base de
Indemnizacione
19 Territorial y remitirla por correo Procedimiento datos Excel con
s
PROCEDIMIENTO
NOTIFICACIÓN DE
electrónico a cada director territorial. de Notificación la
de municipalizació
INDEMNIZACIÓN Profesional o
ADMINISTRATIVA Ver Procedimiento de Notificación de Indemnización técnico del
n de los giros
Indemnización Administrativa. Administrativa.
equipo de
encargo
fiduciario -SRI
Solicitar a la entidad financiera, cada

15 días los archivos de reportes
parciales de avance de los procesos
C olaborador de
bancarios vigentes, con el fin de
la Entidad
elaborar el informe parcial de cobros Fiduciaria
durante la vigencia del proceso y
socializarlo a los Directores Profesional o
Territoriales, para generar alertas C orreo
Técnico del
sobre el estado de los giros y su Archivos de electrónico con
SOLICITAR REPORTES equipo de
PARCIALES DE reportes reportes
correspondiente vencimiento, y así Encargo
AVANCE DE LOS parciales parciales de
20 PROCESOS minimizar el porcentaje de reintegro Fiduciario - SRI
emitidos por la avance del
BANCARIOS de recursos. entidad proceso
VIGENTES
Profesional o
financiera bancario
Nota: Simultáneamente se valida el Técnico del
vigente
estado de vigencia de las cédulas de equipo de
las personas que tienen giros análisis de la
información de
vigentes, con la Registraduría con el
indemnizaciones
fin de identificar personas fallecidas.
- SRI
En caso de presentarse estos casos
se generará una orden de no pago y
así salvaguardar los recursos.
710.14.15-21 V2

RECIBIR INFORME Recibir por parte de la entidad

FINAL DEL PROCESO fiduciaria el informe final del proceso
BANCARIO Y
bancario una vez finalizada su C olaborador de
VERIFICAR LOS
COBROS EFECTIVOS vigencia y verificar los cobros la Entidad
Y NO EFECTIVOS Fiduciaria
efectivos y los que quedaron Informe final
Informe final
21 pendientes de cobrar. del proceso
del proceso Profesional o
PC bancario Técnico del
bancario
¿El cobro fue efectivo? validado
equipo de
¿EL COBRO SI
FUE Encargo
EFECTIVO? NO, continuar con la actividad 22. Fiduciario - SRI
24 SI, continuar con la actividad 24.

NO
Solicitar a la entidad financiera que

congelen los recursos por un periodo
de un año y tratar de contactar al
SOLICITAR A LA joven para hacerle la entrega de sus
ENTIDAD FINANCIERA recursos o que él se contacte
QUE CONGELEN LOS
RECURSOS Y TRATAR nuevamente con la Unidad haciendo
DE CONTACTAR AL la solicitud del pago de sus recursos.
JOVEN C olaborador de
la Entidad
¿El joven fue contactado para ordenar Informe final
Fiduciaria
el pago de sus recursos? del proceso
Relación de
22 bancario con
Profesional o contactabilidad
PC SI fue contactado, regresar a la casos que no
Técnico del de los jóvenes
actividad 15. fueron
equipo de
¿EL JOVEN FUE cobrados
SI CONTACTADO Encargo
PARA PAGO DE
SUS NO fue contactado, continuar con la Fiduciario - SRI
RECURSOS? actividad 23.
15 NO
Nota: La estrategia de contactabilidad se
definirá según la cantidad de jóvenes
pendientes por realizar el cobro, ya que
puede estar a cargo del equipo de
encargo fiduciario de la SRI o el GSC .
C onciliación
informe
SOLICITAR A LA
Solicitar a la Entidad Fiduciaria el C olaborador de
ENTIDAD FIDUCIARIA mensual
cierre de la orden de pago y hacer la Entidad
EL CIERRE DE LA Entidad
Fiduciaria C orreo
ORDEN DE PAGO
reversión de los recursos y sus Fiduciaria
electrónico con
rendimientos a la cuenta de
23 Profesional o solicitud de
Acreedores varios de la Unidad y el Procedimiento Técnico del cierre de orden
PROCEDIMIENTO
caso seguirá con el procedimiento de de
REPROGRAMACI equipo de de pago
ONES DE Reprogramaciones de Indemnización Reprogramacio Encargo
INDEMNIZACIÓN
Administrativa. nes de
Fiduciario - SRI
ADMINISTRATIVA Indemnización
Administrativa.
710.14.15-21 V2

Profesional o
21 Técnico del
equipo de
Remitir al equipo de análisis de la Encargo
información de indemnizaciones de la informe final
Fiduciario - SRI C asos con
del proceso
SRI la base con los cobros efectivos actualización
bancario con
24 REMITIR BASE DE para que hagan la actualización del Profesional o estado
COBROS EFECTIVOS casos que
PARA ACTUALIZACIÓN
estado en la herramienta Indemniza, fueron
Técnico del herramienta
pasando de estado "En banco" a equipo de Indemniza
DE ESTADO EN cobrados
INDEMNIZA "cobrado" análisis de la
información de
indemnizaciones
- SRI
Realizar memorando con el resumen Memorando de

del movimiento contable mensual del informe del
portafolio enviado por la entidad movimiento de
REALIZAR Informe Profesional o
MEMORANDO CON EL fiduciaria, donde se especifica saldo la cuenta
mensual del Técnico del
RESUMEN DEL de la cuenta, órdenes de pago fiduciaria y
25 MOVIMIENTO portafolio de la equipo de
detallando que corresponde a conciliación
CONTABLE MENSUAL Entidad Encargo
DEL PORTAFOLIO recursos de indemnización y que radicado en
Fiduciaria Fiduciario - SRI
rendimientos y se envía copia física al Gestión
proceso de Gestión Financiera de la financiera de la
Unidad. Unidad
REMITIR LOS
Gestión C arpeta y C D
SOPORTES Y
EVIDENCIAS DE LA Remitir al Grupo de Profesional o
EJECUCIÓN contractual los respectivos soportes y con soportes de Técnico del
ejecución Expediente
26 CONTRACTUAL
evidencias de la ejecución contractual equipo de
contractual del contractual
correspondiente a los movimientos de mes que
Encargo
la fiducia mensualmente. Fiduciario - SRI
FIN corresponda
FIN
Producto y/o
Descripción del Producto y/o Servicio
Servicio Generado
Jóvenes que realicen la solicitud de pago de su encargo fiduciario

constituido, con los respectivos soportes (cedula de ciudadanía), a través
Encargos fiduciarios
de los aplicativos y puntos de atención dispuestos por la Unidad para tal
otorgados
fin y que actualice los datos de contacto al momento de la solicitud de
pago de su encargo fiduciario.
6. ANEXOS
Anexo 1: Instructivo módulo de pagos de encargo fiduciario.

Anexo 2: Formato Solicitud y Autorización de Pago Mediante Abono en Cuenta
Nacional/Extranjera, asociado al procedimiento de Orden de Pago de la Indemnización
administrativa.
710.14.15-21 V2

Anexo 3: Manual operativo y de inversión bajo el contrato FRV 151 del 2018. – (Documento
Externo de la Entidad Fiduciaria).
Anexo 4: Procedimiento Reprogramaciones de Indemnización administrativa.
Anexo 5: Procedimiento de Notificación de Indemnización Administrativa.
Anexo 6: Formato Orden de Pago de la Entidad Fiduciaria (Documento Externo de la Entidad
Fiduciaria).
Anexo 7: Ley 1448 de 2011.
Anexo 8: Decretos – Ley 4633, 4634 y 4635 de 2011.
7. CONTROL DE CAMBIOS
Versión Fecha Descripción de la modificación

V1 12/08/2015 • Creación del procedimiento.
• Se ajusta el procedimiento con el fin de levantarlo con un nivel de detalle muy

V2 06/09/2016
específico, de acuerdo con las Instrucciones dadas por la Oficina Asesora Jurídica
• Actualización de actividades, ajustándolas a los cambios dados en la operativa

diaria del proceso conforme al modelo de Gestión y operación vigente.
V3 26/09/2018 • Actualización por cambio del nombre del proceso de Gestión de Reparación
Individual y Colectiva a Reparación Integral.
• Actualización del formato por cambio del Procedimiento Control de Documentos
• Cambio de nombre del procedimiento pasando de Encargo fiduciario a Orden de

pago de encargo fiduciario.
• Cambio del objetivo y alcance del procedimiento.
• Actualización del formato por cambio de la imagen institucional.
V4 16/10/2019 • Adición de nuevos anexos y criterios de operación, que complementan el
desarrollo del procedimiento.
• Modificación de actividades, enfocándose en la generación de la orden de pago de
los encargos fiduciarios constituidos.
• Eliminación de formatos que ya no se usan en la operativa diaria.
• Actualización definiciones: se agregan cédula de ciudadanía y certificado de
vigencia.
• Actualización en el numeral 4.3.1. Si el hecho victimizante corresponde a
desplazamiento forzado se debe verificar en las siguientes herramientas –
Indemniza y Novedades.
• Actualización en el numeral 4.3.2. Si el hecho victimizante corresponde a otros
hechos (desaparición forzada, homicidio, delitos contra la integridad sexual o
reclutamiento ilegal de menores) se debe verificar en las siguientes herramientas.
• Actualización en el numeral 4.3.3. Casos en el Exterior: para todos los hechos
victimizantes:
V5 24-06-2020
• Actualización opción certificado de vigencia de la cédula descargado de
registraduría.
• Se modifican actividades del flujograma incluyendo documento de la registraduría.
Actividad 7: Nota: No se aceptarán contraseñas para dar inicio al trámite de la
orden de pago de la indemnización y como último recurso se tomará certificado
de vigencia de la Registraduría.
Punto de control 9: Verificar en la herramienta SGV que cada uno de los casos
recibidos en la base tengan la cédula de ciudadanía cargada y que sea legible o
como último recurso certificado de vigencia de la Registraduría
Punto de control 11: Descargar la cédula de ciudadanía de SGV o como último
710.14.15-21 V2

Versión Fecha Descripción de la modificación

recurso certificado de vigencia de la Registraduría y validar el documento en
Indemniza para determinar si presenta o no constitución de Encargo fiduciario.
Actividad 14: Alimentar la base de casos recepcionados semanalmente para la
validación de la orden de pago, con los datos de constitución del Encargo
fiduciario. Adicionalmente se deben actualizar todos los datos necesarios en esta
base, actualizar en indemniza los datos personales y cargar la copia de la cédula
en la herramienta o certificado de vigencia de la Registraduría.
710.14.15-21 V2

Objetivo: Proceso Reparación Integral Procedimiento Orden de Pago de Encargo Fiduciario

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Objetivo: Proceso Reparación Integral Procedimiento Orden de Pago de Encargo Fiduciario

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SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Código: 410,08,08-15

PROCESO REPARACIÓN INTEGRAL Versión: 05

Establecer el mecanismo de pago de la Indemnización Administrativa y/o Judicial a los Niños,

• ANÁLISIS DE LA RELACIÓN CERCANA Y SUFICIENTE: En atención a la orden vigésimo

• BDD: Base de Datos.

• CDP: Certificado de disponibilidad presupuestal.

• CÉDULA DE CIUDADANÍA: Documento de identificación para toda persona mayor de 18

• CERTIFICADO DE VIGENCIA: Informa el número, lugar y fecha de expedición de la cédula

• CRUCE DE INFORMACIÓN: Gestión entre bases de datos para identificar variables.

• ENCARGO FIDUCIARIO: Es un mecanismo a través del cual de manera temporal se confía

PROCESO REPARACIÓN INTEGRAL Versión: 05

• INDEMNIZACIÓN: Medida de Reparación Integral, representada en la compensación

• INDEMNIZA: Herramienta tecnológica donde se administra la información de las

• MUNICIPALIZACIÓN DE GIROS BANCARIOS: Archivo que contiene el resumen por

• NNA: Niños, Niñas y Adolescentes.

• NOVEDAD: Corresponde a todas aquellas solicitudes que implican cambios sustanciales

• ORDEN DE NO PAGO: Solicitud por parte de la Unidad al operador bancario de devolución

• PAC: Programa anual mensualizado de caja.

• RUV: (Registro Único de Víctimas) es una herramienta administrativa que soporta el

• RCYS: Relación Cercana y suficiente con el Conflicto Armado.

• SGV – SISTEMA DE GESTION DE VÍCTIMAS: Herramienta donde se canalizan las

• SRI: Subdirección de Reparación Individual.

• SRNI: Subdirección Red Nacional de Información.

• VALIDACIÓN DEL NÚCLEO: Es la revisión de los documentos necesarios para identificar

• VF: Versión de respuesta final que se da de la gestión realizada en un caso.

PROCESO REPARACIÓN INTEGRAL Versión: 05

SIRAV Y LEY 1448 DE 2011), con las restricciones de seguridad y confidencialidad de la

4.1. La Normatividad requerida para el desarrollo de las actividades citadas en el presente

4.2. CONSTITUCIÓN DE ENCARGO FIDUCIARIO:

De acuerdo con lo anterior la constitución de los Encargos Fiduciarios se puede encontrar

PROCESO REPARACIÓN INTEGRAL Versión: 05

4.3. ANÁLISIS DE CASOS DE ACUERDO CON EL HECHO VICTIMIZANTE:

4.3.1. Si el hecho victimizante corresponde a desplazamiento forzado se debe verificar

PROCESO REPARACIÓN INTEGRAL Versión: 05

✓ Si al revisar el caso evidenciamos que corresponde a una división de núcleo familiar

4.3.2. Si el hecho victimizante corresponde a otros hechos (desaparición forzada,

PROCESO REPARACIÓN INTEGRAL Versión: 05

de encargo fiduciario podrá, siendo lo único pendiente proceder a cargar en

4.3.3. Casos en el Exterior: para todos los hechos victimizantes:

✓ Certificación Bancaria donde se encuentra la cuenta a la cual se debe realizar la

PROCESO REPARACIÓN INTEGRAL Versión: 05

✓ Formato Solicitud y Autorización de Pago Mediante Abono en Cuenta

4.4. GENERACIÓN DE LA ORDEN DE PAGO EN INDEMNIZA:

4.5. GENERACIÓN Y PUBLICACIÓN DE CARTAS DE INDEMNIZACIÓN EN LA

Se debe generar y publicar las cartas de indemnización en la herramienta Indemniza e informar

INICIO Recibir del equipo financiero de

PROCESO REPARACIÓN INTEGRAL Versión: 05

Realizar inversión de los recursos de

Recibir informe mensual de la

Remitir la base de constitución de

PROCESO REPARACIÓN INTEGRAL Versión: 05

Recibir del profesional del Grupo de Profesional o

Atender la solicitud realizada por el

Verificar en la herramienta SGV que

PROCESO REPARACIÓN INTEGRAL Versión: 05

DESCARGAR LA CÉDULA O Descargar la cédula de ciudadanía de

ENVIAR RESPUESTA C orreo

Validar en Vivanto o en la herramienta

SI: Continuar con la actividad 14.

Alimentar la base de casos

PROCESO REPARACIÓN INTEGRAL Versión: 05

Remitir la base al equipo de análisis

Recibir del equipo de análisis de la