PROCEDIMIENTO GENERICO DEL SIG Página 1 de 9

0758.GEC-01
CONTROL DE DOCUMENTOS Rev 0

REVISIÓN REVISIÓN REVISIÓN REVISIÓN

HOJA

HOJA

HOJA

HOJA
0 1 2 3 4 5 6 0 1 2 3 4 5 6 0 1 2 3 4 5 6 0 1 2 3 4 5 6
01 X 26 51 76
02 X 27 52 77
03 X 28 53 78
04 X 29 54 79
05 X 30 55 80
06 X 31 56 81
07 X 32 57 82
08 X 33 58 83
09 X 34 59 84
10 35 60 85
11 36 61 86
12 37 62 87
13 38 63 88
14 39 64 89
15 40 65 90
16 41 66 91
17 42 67 92
18 43 68 93
19 44 69 94
20 45 90 95
21 46 71 96
22 47 72 97
23 48 73 98
24 49 74 99
25 50 75 100

REVISIÓN MOTIVO DE LA REVISION

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6

REPRESENTANTE DEL CLIENTE / REPRESENTANTE DE CSSMA DE LA EMPRESA

ESTADO ACTUAL DEL DOCUMENTO

Elaborado por: Gustavo Gutiérrez Revisado por: Gustavo López Aprobado por: René Núñez

Fecha y Firma: Fecha y Firma: Fecha y Firma:

Cargo: Coordinador CSSMA Cargo: Gerente CSSMA Cargo: Gerente de Proyecto
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1. OBJETIVO

Establecer la metodología para la revisión, aprobación, administración y distribución de los

documentos del Sistema de la Calidad, Seguridad, Salud y Medio Ambiente de Bolinter Ltda. y la
documentación externa que aplique al Sistema.

2. ALCANCE

Toda la documentación interna o externa que conforma el Sistema Integrado de Gestión de CSSMA
en Bolinter Ltda., del proyecto “LAZOS (LOOP) EXPANSION GVT FASE II TRAMO I”.

3. RESPONSABILIDADES

Todo documento estará respaldado por los responsables de elaboración, revisión y aprobación del
mismo. AsÍ mismo la distribución y uso de los documentos estarán bajo responsabilidad del
Coordinador CSSMA del proyecto.

3.1. De quien elabora

 Redactar el documento tomando en cuenta lo establecido en el procedimiento GEC-14

Elaboración de Documentos Internos.
 No emitir documentos aislados, que estén fuera del alcance del SIG, ni para uso propio ni
para uso indebido.

3.2. De quien revisa

 Podrán revisar un procedimiento uno cualquiera de los siguientes funcionarios:

 Responsable de la actividad
 Jefe del área que corresponda
 Coordinador de Calidad
 Gerente de CSSMA u otro de la misma jerarquía dentro la organización
 Gerente General

 El revisor verificará la compatibilidad y el cumplimiento con lo establecido en el Manual

Integrado de CSSMA de Bolinter.
 Verificará que haya coherencia en el desarrollo de todo el documento
 Confirmará, con su firma, la validez y aplicabilidad del documento.

3.3. De quien aprueba.

 Podrán aprobar un procedimiento:

 Gerente General
 Gerente de área
 Gerente de Proyecto
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Este documento es controlado por el sistema de CSSMA de BOLINTER Ltda., su modificación se encuentra regulada según procedimientos
internos y su vigencia es valida al momento de su impresión.
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 El responsable de aprobar conocerá el contenido general del documento, particularmente

debe tener claro los ítems Objetivos y Alcances, aunque no necesariamente estará
comprometido con el ítem desarrollo, es decir que podrá no dominar la descripción técnica la
tarea a ejecutar.
 LA APROBACION FINAL DE TODO DOCUMENTO SERA REALIZADA POR EL
COORDINADOR DE TRSA DEL PROYECTO.

3.4. Asistente de CSSMA.

 Asignar la codificación de los documentos.

 Mantener Actualizada la Lista Maestra de Documentos Aprobados.
 Distribuir, cuando sea necesario, las Copias Controladas de los Documentos.
 Verificar que los usuarios dispongan de los documentos en su última revisión.
 Asegurar el retiro de los documentos obsoletos.

3.5. Responsable del SIG en campo COORDINADOR CSSMA

 Registrar la recepción, la distribución y la difusión de los documentos emitidos para el

respectivo proyecto.
 Mantener actualizado el registro maestro de documentos (master) para el proyecto.
 Canalizar y controlar la emisión de documentos nuevos requeridos en campo durante la
ejecución del proyecto.
 Mantener disponibles los documentos del cliente aplicables al proyecto en cuestión.
 Verificar que los usuarios dispongan de los documentos en su última revisión y rescatar los
obsoletos.

3.6. Usuarios de los documentos – Personal involucrado

 Mantener disponible y en condiciones legibles todos los documentos que reciban.

 No modificar ni alterar ningún documento del SIG arbitrariamente.
 No generar documentos si no estuvieran bajo el rigor de este procedimiento. (ver ítem 3.1)
 No re-distribuir documentos a otras instancias. Todo se canalizará por medio del encargado
del SIG en obra el Coordinador de CSSMA.

4. REFERENCIAS Y DEFINICIONES

4.1. Referencias

CÓDIGO DOCUMENTO TITULO DEL DOCUMENTO

ISO 9001: 2000 Sistema de Gestión de Calidad
ISO 14001:2004 Sistema de Gestión Ambiental
OHSAS 18001 Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional
GEC-14 Elaboración de Documentos Internos

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internos y su vigencia es valida al momento de su impresión.
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4.2. Definiciones y abreviaturas:

 CSSMA. Calidad, Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente.

 SIG: Sistema Integrado de Gestión
 Documento Controlado. Es aquel documento que se entrega y se mantiene actualizado. Cada
destinatario se incorpora al registro de distribución.
 Documentación Interna. Se entiende por documentación interna la generada dentro de
BOLINTER LTDA. y que forman parte del Sistema de CSSMA.
 Documentación Externa. Se entiende por documentación externa la que no se genera dentro
de BOLINTER LTDA. pero es utilizada por la empresa dentro del sistema de CSSMA. La
documentación externa está constituida por normas, contratos, documentación técnica y /o del
cliente o cualquier otra documentación de origen externo utilizada. Esta documentación está
controlada por el Sistema de la CSSMA.
 LMDA. Lista Maestra de Documentos Aprobados. En ella se listan los documentos del Sistema
de CSSMA y se indican las revisiones de los mismos.
 Procedimiento Documentado. Información específica de cómo se lleva a cabo una actividad o
un proceso, en cualquier medio de soporte, ya sea en papel o en medio electrónico que haya
pasado por las etapas de revisión y aprobación correspondientes.
 Instructivo: Información detallada y secuencial de una actividad particular, que este en cualquier
medio de soporte, ya sea en papel o en medio electrónico que haya pasado por las etapas de
revisión y aprobación correspondientes.
 Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales
transforman elementos de entradas en resultados

5. FLUJOGRAMA

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Flujo grama Responsable Docum. Aplicables

Inicio

GEC-14 Elaboración de
Elaboración o Modificación de Personal involucrado en la documentos y registros
Documentos tarea internos

Revisión / Aprobación del

Personal autorizado
documento
(ítem 3.2 y 3.3)

Inclusión Lista Maestra

Personal de CSSMA GEC-01/REG-02 Lista
Documentos Aprobados
Maestra Doc. Aprobados

Distribución de Documento GEC-01/REG-03

Aprobado Personal de CSSMA Matriz de distribución

Difusión y/o Capacitación Personal de CSSMA y/o Evidencias de difusión ó

Autor del Procedimiento registros de entrenamiento
en obra.

Fin

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6. DESARROLLO.

6.1. Elaboración o Modificación de Documentos

La necesidad de elaboración de un documento nuevo o la modificación de uno existente puede

surgir a través del funcionario de Bolinter responsable de una actividad o un conjunto de tareas
como así también por sugerencia del Personal de Fiscalización. Para dicho fin el personal de
CSSMA actúa, en caso de ser necesario, como facilitador.

Se elaborará o modificará el documento en base a lo descrito en el procedimiento GEC-14

Elaboración de Documentos y Registros Internos.

TODOS LOS DOCUMENTOS EMITIDOS PARA EL SIG SERÁN OFICIALIZADOS UNICAMENTE POR EL
DEPARTAMENTO DE CSSMA.

6.2. Revisión Documentos.

El personal responsable por la revisión de la documentación debe verificar la compatibilidad y el

cumplimiento con los requisitos de las normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001 y con el
Manual Integrado de CSSMA, así también, cuando aplique, con los requisitos contractuales con
el cliente. También debe verificar que el contenido del procedimiento, se encuentre adecuado a
las actividades de su área y refleje su realidad. Que sea aplicable en toda su extensión, práctico.

6.3. Aprobación Documentos.

El personal responsable por la aprobación del documento debe contar con la autoridad necesaria
(ítem 3.3) para autorizar el establecimiento de dicha metodología de trabajo. Una vez aprobado el
documento se convierte en una norma para el proyecto.

6.4. Inclusión Lista Maestra Documentos Aprobado y/o en el Registro Maestro de documentos

a) En Oficina Central
El personal de CSSMA mantiene un listado maestro de documentación aprobada GEC-01/REG-
02 donde se listan todos los documentos internos del Sistema de CSSMA aprobados y se
mantienen actualizadas las revisiones vigentes.

b) EN EL PROYECTO GAA
Se mantendrá actualizado el Registro Maestro de documentos GEC-01/REG-05.

6.5. Distribución de Documentos Aprobados.

a) Copia Controlada

Aplicará cuando el uso de los documentos está restringido y su uso debe estar bajo
responsabilidad nominada.

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Los usuarios de documentos controlados deben devolverlos al Coordinador CSSMA una vez
haya terminado su aplicación.

El Coordinador de CSMA, cada vez que haya una modificación o nueva revisión de un
documento, debe hacer la re-distribución, basada en el ó los registros de documentos
entregados, y recuperar los obsoletos.

Usar una copia controlada implica que el responsable no debe re-distribuir a otras instancias,
aunque si puede y debe difundir su contenido a los usuarios.

Los destinatarios de las copias controladas serán principalmente, aunque no únicamente, los
Gerentes de Área, Gerentes de proyecto y superintendentes.

Al cliente se entregará copias controladas únicamente.

La distribución será en papel, con sello en la primera página en forma obligatoria y en alguna otra
interior opcionalmente.

La evidencia de entrega será registrada en el formulario control de entrega de documentos GEC-

01/REG-06

Eventualmente se podrá entregar copias controladas en formato electrónico, ocurrirá cuando no

sea viable entregar en papel o demande la urgencia de envió. En estos casos se debe escanear
la primera página y todo el cuerpo en pdf. La evidencia de recepción será la respuesta de parte
del destinatario.

b) Copia No Controlada.

La distribución de copias No Controladas aplicará cuando el uso de los documentos no tiene

restricción. Podrán ser multiplicadas para re distribución a otros usuarios; sin embargo el uso
debe ser discreto y apropiado, es decir, sin perder de vista el objetivo y alcance del documento.

Los documentos No Controlados no necesariamente serán recuperados, aunque es

recomendable que así sea, sobre todo en documentos enviados a personal de campo.

La entrega podrá ser en formato papel o vía electrónica. Se identificará mediante sello de Copia
No Controlada o simplemente por la ausencia de sello.

Aun tratándose de copia No Controlada, su entrega debe ser registrada en una guía de entrega.
GEC-01/REG-06

c) Control de Documentos en Proyectos.

Los documentos con Copia Controlada serán remitidos al máximo responsable de la obra
(Superintendente o jefe de obra). Sin embargo, con el objeto de liberar al jefe de obra de tareas
de administración de papeles, se designaría entre las personas de campo a un responsable para

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el manejo de la documentación del Sistema Integrado de Gestión; éste será capacitado y

presentado ante todo el personal relacionado con esa obra.

El responsable del SIG en campo (Coordinador CSSMA) puede tener otras funciones paralelas.

El documento de control más importante que manejará el Responsable del SIG (Coordinador de
CSSMA) en obra es el Registro Maestro de Documentos, GEC-01/REG-05. Dicho registro
debe contener entre otros documentos:

 Procedimientos propios de Bolinter Ltda., aplicables y aprobados para el proyecto específico

 Procedimientos del Cliente, si son exigidos contractualmente.
 Instructivos particulares que se generen en obra para uso especifico de este proyecto.

El responsable del SIG (Coordinador de CSSMA) en campo debe asumir el rol de controlar el uso
apropiado de los documentos. Será además quien responda ante el cliente sobre la disposición y
ubicación de los documentos.

El inspector de Calidad del proyecto tiene la responsabilidad de hacer conocer al responsable del
SIG (Coordinador CSSMA) el tipo de documentos que genera en su trabajo para verificar si
están alineados con el SIG de la empresa.

Del mismo modo el Responsable del SIG (Coordinador de CSSMA) debe comunicar al Inspector
de Calidad y demás instancias sobre la disponibilidad de todos los documentos.

En conjunto, el inspector de calidad y el responsable del SIG (Coordinador de CSSMA)

programarán e impartirán capacitaciones relacionadas al manejo de documentación en campo.

d) Documentos Obsoletos.

Cuando se hayan generado nuevas revisiones de documentos existentes y en uso, se aplicará el

concepto de “Documento Obsoleto” lo que significa que dejaran de tener efecto a partir de la
distribución de las nuevas revisiones.

Se llevará control de los documentos retirados de circulación colocando un sello de OBSOLETO

y se archivará para su disposición final. El tiempo de custodia de estos documentos será de 1
año. Todo personal debe tener los documentos del sistema y operativos para cada proyecto, en
su ultima revisión.

6.6. Difusión y/o Capacitación.

Toda la documentación que se incluya en el sistema de CSSMA, debe ser difundida e informada
al personal afectado, por el personal de CSSMA o el autor o el responsable del SIG en campo
(Coordinador CSSMA).

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6.7. Documentación Externa.

Cuando se utilice documentación externa que impacte en el Sistema de CSSMA ésta se

mantendrá controlada, actualizada y distribuida según la necesidad de uso a otros sectores. El
control de esta documentación se realizará de acuerdo al procedimiento GEC-02.

7. ANEXOS.

No aplica.

8. CAMBIOS.

No aplica.
9. REGISTROS.

Identificación Frecuencia Llenado Clasificación

Lugar de Responsable Tiempo de
Cuando se llena (Como esta
Archivo Custodia Custodia
Titulo Código form. ordenado)
Lista Maestra de GEC-01/ Cuando se aprueba un Gerencia Asistente de
Correlativo 3 años
Documentos Aprobados REG-02 documento CSSMA CSSMA
Matriz de Distribución de GEC-01/ Cada que se distrib. Gerencia Asistente de
Correlativo 3 años
Documentos REG-03 Documento CSSMA CSSMA
Registro Maestro de GEC-01/ Actualizando Gerencia Responsables en
Correlativo 3 años
Documentos REG-05 información CSSMA campo
Control de entrega de GEC-01/ Cuando se entrega
Correlativo 3 años
documentos REG-06 documentos.

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