ANEXO 3

DIAGNÓSTICO DE NECESIDADES DE MEJORAMIENTO DEL SERVICIO O ESTABLECIMIENTO FARMACÉUTICO

Nombre de la Empresa: Droguerías y Farmacias Cruz verde S A S

Elaborado por: Diana Marcela Lozada Monje CC 1.079.176.455
Fecha de elaboración del diagnóstico: 23 de octubre de 2021

PASO 1: Evaluación de cumplimiento de gestión del medicamento en el escenario de práctica e identificación de

situaciones a mejorar.

PROCESO ACTIVIDADES Cumple No No *OBSERVACIONES

cumple aplica
Selección de La institución cuenta con un x De acuerdo con lo establecido en la
Medicamentos y listado básico de Resolución 1478 de 2006. (2006) por los
dispositivos médicos medicamentos y/o dispositivos cuales se rigen los centros prestadores de
servicios del área de la salud. La institución
cuenta con el listado básico de medicamentos
y DM ya que su principal actividad es la
dispensación de medicamentos y DM en
términos globales.

Cuentan con un procedimiento x Cada uno de los procesos que se abordan

de actualización del listado dentro del establecimiento, cuentan con
básico: métodos de selección y una metodología establecida que
criterios de inclusión y contribuye al cuidado de la salud y
exclusión definidos. bienestar de los usuarios y ayudadores.
Cuentan con comité de X Cada establecimiento cuenta con comité y
farmacia y terapéutica (solo esté no es la excepción, aunque no se
 aplica para las IPS) manejen los mismos procedimientos que
en una IPS si es fundamental para su
optimo rendimiento.
El procedimiento se encuentra x De acuerdo con lo establecido en la
debidamente escrito y normatividad, y por ser un
actualizado. establecimiento Público prestador de
servicios en el área de la salud, el proceso
de selección y adquisición de
medicamentos y DM, se mantiene escrito
y actualizado bajo la supervisión de los
entes competentes, químico
Farmacéutico, regente y demás
interesados.
Manejan y mantienen x Siendo esté un procedimiento de suma
actualizados el kárdex de importancia, el regente mantiene
proveedores. actualizado el Kárdex porque el principal
proveedor es cruz verde Bogotá.
Se solicitan cotizaciones x El encargado es el Regente
Se realiza comité de compras Al ser un punto de Droguería pública, el
(solo aplica para las IPS) regente manifestó, que si se aborda este
Adquisición proceso en la misma.
Ejecución: se elaboran órdenes x El regente administrador es quien
de compra. únicamente realiza esa labor.
Este procedimiento se x No justamente escrito y actualizado
encuentra escrito y actualizado dentro del manual de procedimientos
en el manual de procesos de la porque no lo observe, pero si dentro de
institución las funciones del regente como
administrador.
Recepción y Recepción de la mercancía: ¿se x De esta función se encarga un auxiliar de
Almacenamiento verifica el estado de la farmacia semanalmente, quien
mercancía cuando se recibe a cuidadosamente verifica el número de
la transportadora? caja, su contenido, estado, novedad etc.
Se realiza verificación técnica y es decir, la verificación técnica
administrativa al 100% de los
productos recibidos.
Se elabora acta de recepción
cada vez que se recibe
mercancía.
¿El proceso se encuentra
documentado y se ejecuta
según lo mencionado?
Almacenamiento técnico: Se
tienen definidos los criterios de
ubicación, y ordenamiento de
los productos en las diferentes
áreas.
x El auxiliar encargado diligencia el impreso
para poder dar continuidad a los
siguientes procesos.
x Como mencionaba anteriormente, el
establecimiento se rige según lo
establecido para dar cumplimiento y
seguridad a la prestación del servicio.
x Dentro de este proceso he podido
observar, que el almacenamiento técnico
cuenta con estándares de calidad,
debidamente ordenados por cada una de
sus categorías como los DM,
medicamentos de cadena de frío, control
especial, cuarentena, citotóxicos, de alto
riesgo y LASA.

Se cuenta con áreas x

debidamente definidas y
delimitadas

Manejan procedimientos de X Cada tramo está debidamente asignado a

control de fechas de cada uno de los auxiliares de farmacias
vencimiento quienes dentro de sus actividades se
encargan de la revisión constante
mediante la semaforización.
Manejan procedimiento de x Existen las áreas delimitadas para el
control de factores desecho de los residuos, manejo de
ambientales. basuras y el reciclaje.
 La mercancía se ubica en X
estibas tal como lo establece la
norma.

Se aplican técnicas para el X

almacenamiento de los
medicamentos y/o dispositivos
LASA?

Cada uno de estos medicamentos se

encuentran previamente almacenados y
separados por tramos, delimitantes y
avisos. ¡
Se realiza control sobre la edad X El regente administrador es quien se
del inventario. (rotación de encarga principalmente de esta función
productos) ayudado por los auxiliares.
Se encuentra debidamente X Los documentos que se expiden en este
documentado y actualizado el proceso son actualizados y verificados
proceso de almacenamiento tanto por el regente como por los
auxiliares.
Disposición final de Se realiza separación de X En las canecas se deposita cada uno de
residuos residuos los residuos correspondientes de acuerdo
 a su color.
Se cuenta con los recipientes X Estás se encuentran ubicadas en el área
correspondientes para la de recepción, dispensación, baños y
separación cafetería. De color Gris, Verde y Roja.
Cuentan con algún X Esa labor se realiza de manera
procedimiento establecido para personalizada, porque se maneja
disposición final de internamente de punto a bodegas Bogotá,
medicamentos usados o que es donde finalmente le dan su
averiados respectiva finalización o destrucción.
Se cuenta con un manual de x Por supuesto que sí.
bioseguridad
Se encuentra documentado X Si se encuentra documentado y se ejecuta
este procedimiento y lo al pie de la letra.
ejecutan tal como está escrito,
está actualizado frente a la
norma
Se encuentra documentado X Este al igual que otros procedimientos, es
este procedimiento y lo sumamente importante, por esa razón se
ejecutan tal como está escrito, ejecuta al pie de la letra y se le presta
está actualizado frente a la toda la atención necesaria, bajo el
norma. régimen y desarrollo expuestos en los
manuales de procesos y procedimientos
Manejo de vigentes.
medicamentos de
control Se realizan Informes a la X Por supuesto que sí, el regente se
Secretaría de Salud encarga de llenar en un folio, al orden del
día cada una de las formulas expedidas y
dispensadas por el establecimiento bajo la
autorización de secretaria de salud, quien
en sus labores hace control de las mismas
los primeros 10 días de cada mes.

PROCESO ACTIVIDADES Cumple No *OBSERVACIONES

cumple
 ¿Se realiza dispensación sin
solicitud de fórmula médica?
¿Se encuentra documentado el
procedimiento de dispensación
y se ejecuta tal como está
escrito?
Dispensación
Se encuentra documentado el
procedimiento de indicación
farmacéutica (solo aplica a los
establecimientos comerciales)
Cuentan con un método o
métodos de distribución
Distribución Interna interna claramente definidos
(aplica solo para las (por stock o por dosis unitaria)
IPS) Está debidamente
documentado.
Cuentan con algún programa
de Educación al usuario.
Promoción del uso
Racional de los
medicamentos
Se encuentra documentado
este procedimiento.
x Eso nunca sucede, porque cada
medicamento u DM que no sea de venta
libre, se exige la respectiva formula
médica actualizada dependiendo del
medicamento a dispensar.
X
X A pesar de no estar publicada la
indicación farmacéutica, se maneja la
prescripción médica. Y el uso continuo de
los medicamentos y DM, permiten una
previa indicación farmacológica.
X Aunque se cuenta con métodos de stock
claros y definidos para la distribución, no
se maneja dosis unitaria.
X Hace parte de los procesos a realizar
dentro del establecimiento comercial
previamente diligenciado.
x Si se presenta en el establecimiento, pero
no como programa si no más bien como
información indicada en pro del uso
racional de los medicamentos, beneficios
y bienestar de los usuarios.
x Explícitamente documentado como orden
de ejecución, no lo he observado, pero sí
por medio de volantes y plegables.
 El Regente participa en el x Ninguno
seguimiento
farmacoterapéutico a pacientes
Seguimiento hospitalizados. (solo aplica
farmacoterapéutico para IPS)
Su participación se encuentra x Ninguno
debidamente documentada en
un procedimiento
Se desarrollan actividades de x Cada uno de los implicados en la farmacia
farmacovigilancia y/o realizan labores en pro del cuidado,
tecnovigilancia. bienestar y servicio de los usuarios y
Farmacovigilancia y farmacia.
tecnovigilancia Se encuentra documentado x Si se encuentra documentado y se
debidamente estos ejecuta de acuerdo al orden de
procedimientos, se ejecutan tal procedimientos bajo el régimen del
como está escrito. manual del procesos y procedimientos.
El realiza el proceso de x No aplica
solicitud de compra de estos
insumos
El regente realiza el proceso de No aplica
Gases Medicinales
recepción, almacenamiento y
(solo para las IPS)
distribución de estos insumos.
Las áreas de almacenamiento X No aplica
se encuentran debidamente
organizadas.
Se realizan los controles X No aplica
necesarios de seguridad para
garantizar el almacenamiento y
transporte de estos insumos.
Está debidamente X No aplica
documentado este proceso en
el manual de procedimientos
del servicio farmacéutico
PASO 2:

 Identificar las situaciones a mejorar teniendo en cuenta los procesos que no cumplen con lo requerido en la normatividad
vigente.
 Describir las causas que considera motivan la necesidad de mejoramiento o la situación a mejorar.
 Enliste las acciones que propone desde su rol como regente de farmacia y futuro líder del servicio farmacéutico que permitan
mejorar la situación actual a mejorar y necesidades identificadas. Tenga en cuenta acciones viables para ejecución, reales.
 Por último, priorizar las situaciones a mejorar en una escala semaforizada de alto a bajo, considerando:

SITUACIONES POR
MEJORAR
 El área de recepción Técnica
 Disminuir el tiempo de espera
a la hora de verificar precios o
realizar compras.
El trabajo retrasado a causa de
fallos en el sistema por agentes
naturales y la molestia de los
usuarios.
CAUSA (S) ACCIONES DE MEJORA PRIORIZACIÓN
Asignar un lugar especifico en la que
se pueda desarrollar ampliamente
Poco espacio dicha labor.
 Lectores de códigos de barra que
agilicen al usuario el método de
Desinformación e precios, productos, ofertas y compras
incomodidad. al alcance de su mano.
 Contar con un sistema operativo
manual que permita continuar con las
 Causas naturales y/o actividades procesales, pese a las
artificiales causas que lo puedan interrumpir.

PASO 3:

Elaborar documento de “Diagnóstico de Necesidades de Mejoramiento” según las indicaciones de la Guía para el
desarrollo del componente práctico del curso Práctica Profesional, Código 152002 Paso 3 “Analizar y Proponer.

La droguería y Farmacias cruz verde S A S, es una empresa dedicada a la comercialización de medicamentos y

Dispositivos Médicos al igual que al uso de sustancias sometidas a fiscalización en pro del bienestar de la comunidad
desde hace décadas. La cual brinda una amplia gama de servicios como: almacén, procesamiento, distribución,
dispensación, compra, venta, destrucción, entre otras. Al mismo tiempo que forja fuertes alianzas y permiten seguir
ampliando y dinamizando el sector para una era moderna.
Dentro del marco de este trabajo pude analizar algunas falencias que pueden mejorar la metodología expuesta en el paso
anterior, y que nos sirve para plantear soluciones, nuevas propuestas de mejoramiento, nuevos proyectos y diversas
alternativas que amplíen la visión que se tiene de la empresa, así como de sus limitaciones y potencialidades para tomar
mejores decisiones en las áreas que se consideren como las principales a intervenir.

Objetivo General:
 Formular un plan de diagnóstico y mejora Ser lideres eficientes y eficaces que mejoren el servicio, la calidad y
condiciones técnicas y físicas de los usuarios y trabajadores.
Objetivo Especifico:
 Dinamizar el servicio
 Formular recomendaciones en torno a la implementación del plan de mejora
 Fortalecer la competitividad y seguir siendo lideres en el mercado

Si en el centro Farmacéutico Cruz Verde Florencia, observamos que los clientes tienen información de los productos antes
de realizar una compra, la información más relevante para el cliente es el precio, la disponibilidad del producto, la
confiabilidad y la adquisición del mismo. En este caso confió en que un lector de código de barras acerca al cliente
dándole un mayor poder de negociación si no tiene que esperar.
Por otra parte, implementar el servicio operativo manual u algún otro método digital que permita continuar con las
labores administrativas, será un gran avance para continuar creciendo como empresa y seguir brindando la calidad del
servicio a más usuarios, trabajadores y proveedores.
Código de barras  Optimiza el servicio
 Fácil de usar
 A la mano del cliente y
usuario

Área adecuada de  Agiliza la mano de obra

recepción técnica del trabajador.
 Propicia ambientes
laborales cómodos y
pasivos.
 Disminuye las
posibilidades de riesgos
laborales
 Menos posibilidades de
causa y error

Sistema manual de  Contribuye al incremento

procesos de la productividad
 Permite la efectividad de
normas, procesos y
funciones administrativas
 Evitar la improvisación.