PROTOCOLO PARA LA CREACIÓN Y MODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

CREADOS EN EL SG SST

SENA

YURANY CORREDOR
LINA SATOVA
MARTA CABRERA

SENA SEDE CENTRO MINERO

GESTION DE LA SEGURIDADA EN EL TRABAJO

2021
 PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

1. OBJETIVO

Determinar los parámetros para controlar los documentos de origen interno y externo y los
registros que hacen parte del SG-SST de HOLCIM

2. ALCANCE

Aplica a todos los documentos y registro del SG-SST de HOLCIM incluyendo en los casos que
aplique, documentos de origen externo que se relacionen directamente con la prestación del
servicio.

3. RESPONSABLE

El responsable de este procedimiento es el Coordinador del Sistema de

SG-SST

4. DEFINICIONES

 Procedimiento.

Es el documento que especifica y describe paso a paso el qué, quien, cómo y el cuándo se
llevará a cabo una actividad.

 Registros

Evidencia escrita en un formato que contiene los datos o información que se genera por la
aplicación y/o la operación de un procedimiento, es decir un registro es el formato diligenciado,
ya sea a mano como en trabajo de campo o en medio electrónico.

 Documento externo

 Son todos los documentos que requiere la empresa seguir como por ejemplo la normas
legales, especificaciones técnicas, etc.

 Documento Interno
  Son todos aquellos que hacen parte del SG-SST.

 Documento obsoleto

Son todos los documentos que han perdido su vigencia.

 Almacenamiento

Lugar donde se guardan los registros.

 Protección

Son las condiciones bajo las cuales se deben mantener los registros para
asegurar su preservación.

 Recuperación

Personas que tienen acceso a los registros

 Disposición final

Lugar donde se almacenan los registros después de que han cumplido el

tiempo de retención

 Archivo.

Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,

acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el
transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como
testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o
como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al
servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

 Archivo público.

Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven

de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

 Archivo privado de interés público.

 Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de
interés público y declarado como tal por el legislador.

 Archivo total.

Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

 Documento de archivo.

Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón
de sus actividades o funciones.

 Función archivística.

Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende

desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

 Gestión documental.

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo

y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su
origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

 Patrimonio documental.

Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

 Soporte documental.

Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados.

Además de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotográficos,
fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

 Tabla de retención documental.

Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna
el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

 Documento original.

Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten
garantizar su autenticidad e integridad.
5. CONTENIDO

ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS

 5.1 Clasificación de la documentación

La documentación se clasificara en dos grupos:

5.1.1 Documentos

 Documentos internos

 Manual del Sistema de Gestión Integral

 Caracterizaciones
 Procedimientos generales del sistema
 Los instructivos para la realización del servicio.
 Plan de calidad

Las modificaciones correspondientes a estos documentos se registran en el

formato
 Documentos externos

 El contrato y sus modificaciones (adendos, otro sí, contratos adicionales)

 Especificaciones del cliente
 Estudios
 Planos
 Normas técnicas aplicables (para cada proyecto)
 Requisitos legales

Se dejara evidencia de la existencia de estos documentos en el formato

LISTADO DE DOCUMENTOS EXTERNOS.

Aquellos que se encuentren en medio físico, se identifican con un sello de

Documento Externo en su primera hoja y si esta en magnético se crea una
carpeta que diga Documento externo.

5.1.2 Registros

Se incluyen todos los registros requeridos para el control de los procesos del
Sistema integral de gestión, en el formato LISTADO MAESTRO DE
REGISTROS.

(ANEXOS)

5.2 ACTIVIDADES DE CONTROL

5.2.1 Aprobación de documentos

Los responsables de los procesos elaboraran el documento que se requiera; solicitando al

Coordinador del Sistema de Gestión Integral control del documento (consecutivo).

Una vez elaborado el documento, el coordinador de SG-SST lo revisa y aprueba.

Todos los documentos a excepción de los formatos tendrán una casilla en su primera página
donde se especifica el nombre quién elabora, revisa y aprueba, así:

(ELABORO REVISO (APROBO)

MILENA MEDINA Olga Mendivelso Olga Mendivelso
YURANY CORREDOR
La aprobación de los documentos se hará mediante Acta y se dejara evidencia en el formato
ACTA DE REUNIÓN.

5.2.2 Revisión y actualización de documentos

Los responsables de los procesos son los encargados de revisar continuamente los
documentos y señalar los cambios al coordinador del sistema integral de gestión para su
debida actualización.

Los cambios requeridos de los documentos se registraran en el formato

SOLICITUD DE CREACION MODIFICACION Y ANULACION DE DOCUMENTOS.

5.2.3 Identificación de cambios y versión

La identificación de cambios y versión de los documentos se registraran en la primera página

de los documentos, donde se identifica la versión, la modificación y la fecha.

CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN MODIFICACIÓN FECHA

5.2.4 Versiones disponibles en puntos de uso

Por medio del listado maestro de documentos, se verifica cuales son los documentos
relacionados con cada proceso. Los documentos estarán disponibles en medio magnético, y
algunos de acuerdo a las necesidades estarán disponibles en medio físico.

5.2.5 Legibles e identificables

Los documentos que integran el SIG de BYA INGENIERIA DE COLOMBIA S.A.S, se

identificaran de acuerdo a la siguiente estructura:

Casilla 2 Fecha de
Casilla 1 Código
aprobación
(NOMBRE DEL DOCUMENTO)
 Casilla 3 Versión de documento Casilla 4 N° de Paginas

La versión inicial de los documentos iniciara en 1.

Para la asignación del código de los documentos se tendrá en cuenta al inicio de cada código
va B&A y la siguiente nomenclatura de acuerdo a:

Los procesos:
CLASIFICACIÓN PROCESO CÓDIGO
PROCESO DIRECCIÓN
ESTRATEGICA Dirección Estratégica DE
PROCESO DE MEJORA Mejora Continua MC
Licitación, Contratación, Ejecución E LCE
PROCESOS OPERATIVOS Infraestructura y equipos

Talento Humano, Administrativo (Documental, TAD

compras y recursos financieros)
PROCESO DE APOYO
Gestión SSOA (Salud ocupacional, ambiente Y
GS
calidad)
PROCESO LABORATORIO DE
SUELOS Laboratorio de suelos concretos y pavimentos LAB

(ANEXOS MAPA DE PROCESOS)

 Tipo de documento:
TIPO DE DOCUMENTO CODIGO
MANUAL MA
PROCEDIMIENTOS PC
INSTRUCTIVOS INS
CARACTERIZACIONES CA
FORMATOS FOR
PROGRAMAS PG
PLANES PL
MAPA DE PROCESOS MP
MISION MI
VISION VI
POLITICAS POL
OBJETIVOS OB
 VALORES VA
CODIGO CO
ORGANIGRAMA ORG
MAPA DE PROCESOS MP

5.2.6 Estructura

 Estructura del código de los documentos:

NOMBRE DE LA TIPO DEL PROCESO CONSECUTIVO

EMPRESA DOCUMENTO
HOLCIM Por modificar Por modificar Por modificar

 Estructura de los documentos:

CONTENIDO DOCUMENTOS INSTRUCTIVOS

Control de cambios N/A
Actividad a realizar N/A 
Fecha N/A 
Especialidad N/A 
No. N/A 
Objetivo
Alcance
Responsable
Definiciones N/A
Contenido
Documentos de soporte
Anexos N/A N/A

La estructura de los documentos que el cliente exija, se adoptaran de acuerdo a su

requerimiento.

 De las caracterizaciones:

Objetivo Alcance
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS
Ficha del Indicador Numerales de la norma Recursos
Seguimiento Requisitos de ley Documentos
Responsable Registros

5.2.7 Control de documentos externos

Los documentos de origen externo serán identificados con un sello de tinta de color en su
primera página: DOCUMENTO EXTERNO.

Los documentos externos si requieren ser distribuidos, se dejan evidencia en el formato

distribución de documentos XXXXXXX y se controlan mediante el formato de listado maestro
de documentos externos XXXXXXXXX.

Para los documentos externos en magnético, se crea una carpeta en magnético con el nombre
de documentos externos, donde se archivan estos documentos.

5.2.8 Copias controladas

La distribución interna de los documentos que se requieran fuera de la empresa, se registrara

en el formato

*DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS.

5.2.9 Control de documentos obsoletos

El documento es obsoleto o pierde vigencia cuando se han generado nuevas versiones

mejoradas y que por lo tanto deben ser claramente identificados como tal en el Sistema de
Gestión Integral.

Estos documentos se identifican con un sello de tinta de color con la palabra OBSOLETO.

5.2.10 Listado maestro de documentos

Los documentos serán relacionados en el formato LISTADO MAESTRO DE

DOCUMENTOS , el cual nos permitirá saber: que documentos conforman el SGI
de BYA INGENIERÍA DE COLOMBIA SAS, quien es el responsable de estos y
cuál es la versión vigente, este listado debe actualizarse cada vez que exista
un cambio en los documentos.
 5.3. REGISTROS

Los registros serán relacionados en el formato LISTADO MAESTRO DE

REGISTROS , el cual nos permitirá saber:

 Código
 Nombre
 Identificación
 Almacenamiento
 Protección
 Recuperación
 Retención
 Disposición final

5.3.1 Almacenamiento

Se cuenta con dos archivos identificados, donde se ubican los folder que contiene los registros
de acuerdo a los procesos que integran el Sistema integral de Gestión de BYA Ingeniería de
Colombia sas.

La información se almacenara por un periodo de un (1) año.

5.3.2 Protección y recuperación

Se mantendrá copia en físico de los registros que no requieran seguir siendo diligenciados, de
los registros que continuamente requieran ser alimentados se mantendrán en medio magnético.
La información estará disponible para los empleados como por ejemplo manuales, programas y
procedimientos, excepto la información que es confidencial de la empresa.

5.3.3 Retención y disposición final

Los registros se almacenaran por un periodo de un año en archivo activo y en

inactivo 5 años.

Después de cumplidos los 5 años, se deja evidencia de la destrucción en el

formato de Acta de Reunión

A excepción de aquellos registros que por ley requieran ser almacenados por
más tiempo.

6. DOCUMENTOS DE SOPORTE

SOLICITUD DE CREACIÓN MODIFICACIÓN Y

XXXXXXXXX
ANULACIÓN DE DOCUMENTOS
XXXXXXXXX LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS

XXXXXXXXX DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS

XXXXXXXXX LISTA MAESTRO DE REGISTROS

ANEXOS 1

ANEXOS 2

ANEXOS 3
DOCUMENTO ACXION
LISTADO MAESTRO EXTRNO ANULADO
ACTA DE REUNION POR CREAR

PROCEDIMIENTO DE LA GESTION DOCUMENTAL

 PLANIFICAION ; Actividades encaminadas a la planeación, generación y

valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el
contexto administrativo, legal, funcional y técnico, comprende la creación
y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos,
análisis diplomático

 PRODUCCION: Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de

producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite,
proceso en que actúa y los resultados esperados, guiando a todas las dependencias
para generar documentos físicos, digitales o electrónicos relacionados con todos los
procesos, teniendo en cuenta la observación de los principios archivísticos y aplicación
de las políticas, normas y procedimientos previstos en el macroproceso de gestión
documental

 GESTION Y TRAMITE. Actividades necesarias para el registro, la vinculación a

un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción, la
 disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y
seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.

 ORGANIZACIÓN: Operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema

de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel apropiado, ordenarlo y describirlo
adecuadamente para transferir los documentos durante las fases de archivo,
verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración.

 TRAFERENCIA : Es la remisión de los documentos del archivo de gestión al central

(Transferencia Primaria), y de este al histórico (Transferencia Secundaria), de
conformidad con las Tablas de Retención y de Valoración Documental vigentes

 DISPOSICION DOCUMENTOS Selección de los documentos en cualquier etapa

del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su
eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en
las tablas de valoración documental.

 PRESERVACION Se establecen el conjunto de acciones y estándares aplicados a

los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo,
independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento. Este
contenido son directrices y no las acciones concretas para definir

 VALORACION Proceso permanente y continuo, que inicia desde planificación de los

documentos y por medio del cual se determinan los valores primarios y secundarios de
los documentos, con el fin establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo
y determinar su disposición final (conservación temporal o permanente)
¿Que es un flujo grama?

El diagrama de flujo, también conocido como flujograma, es una herramienta utilizada para representar

la secuencia de las actividades en un proceso. Para ello, muestra el comienzo del proceso, los puntos de
decisión y el final del mismo.

 El primer símbolo que se muestra es la flecha, un símbolo de conexión utilizado

para indicar una interconexión entre otros dos símbolos, y la dirección del flujo.

 Terminación

Significado del símbolo en diagramas de flujo: Indica el comienzo o el final de un flujo

en el diagrama de procesos.
  Proceso

Significado del símbolo en diagramas de flujo: Indica un determinado proceso y sus

funciones y actividade

 Decisión

Significado del símbolo en diagramas de flujo: Esto demuestra que se debe tomar una
decisión y que el flujo del proceso va a seguir cierta dirección según esta decisión.

 Retardo

Significado del símbolo en diagramas de flujo: Significa que pasará un tiempo antes de

que el flujo del proceso continúe.
  Datos

Significado del símbolo en diagramas de flujo: Representa cualquier tipo de dato en el

diagrama de flujo.

 Documento

Significado del símbolo en diagramas de flujo: Es un tipo de dato o información que

las personas pueden leer, como un informe impreso, por ejemplo.

 Varios documentos

Significado del símbolo en diagramas de flujo: Indica que son varios documentos.

  Sub-rutina o proceso predefinido

Significado del símbolo en diagramas de flujo: Un proceso que ya está definido

previamente.

 Preparación

Significado del símbolo en diagramas de flujo: Esto indica que hay que hacer, ajustar
o modificar algo en el proceso antes de proceder.

Display

Significado del símbolo en diagramas de flujo: Indica que se exhibirá alguna

información o dato para leer en una pantalla u otra forma de visualización.

 Entrada manual

Significado del símbolo en diagramas de flujo: Esto indica que una persona hará un
procedimiento manualmente.
  Loop manual

Significado del símbolo en diagramas de flujo: Indica que una secuencia de comandos

ocurrirá, repitiéndose continuamente hasta que una persona la detenga
manualmente.

 Límite del loop

Significado del símbolo en diagramas de flujo: Muestra el comienzo de un proceso de

loop.

 Datos almacenados

Significado del símbolo en diagramas de flujo: Esto muestra que existen datos

almacenados.
  Conector

Significado del símbolo en diagramas de flujo: Indica que habrá una inspección en este
punto.

 Conector para otra página

Significado del símbolo en diagramas de flujo: Esto indica que hay una referencia
cruzada y un enlace de este proceso, a otro proceso diseñado en otra página.

O

Significado del símbolo en diagramas de flujo: Se utiliza para indicar la “o” lógica.
  Agrupar

Significado del símbolo de diagrama de flujo: Indica una etapa en la que se organizan

los datos de una manera estándar.

 Clasificar

Significado del símbolo en diagramas de flujo: Esto indica que en este punto se

generará una lista que organiza elementos en un orden determinado.

 Mezclar

Significado del símbolo en diagramas de flujo: Indica un paso en el que se combinarán

diversos conjuntos en uno solo
  Base de datos

Significado del símbolo en diagramas de flujo: Una lista de información con una

estructura estandarizada que permite la investigación y la clasificación.

 Almacenamiento interno

Significado del símbolo en diagramas de flujo: Indica un dispositivo de

almacenamiento interno.