ESTRUCTURA CORRECTA DE UN INFORME

1. ¿Cuál es la estructura correcta de un informe?

1. PORTADA. Deberá contener el título del informe, su fecha de elaboración, el

departamento, empresa o autor encargado de elaborar el mismo, la empresa o departamento
que solicita el informe, su fecha de emisión y la de elaboración del mismo. Si el informe es
para presentar a un cliente, es conveniente adjuntar el logotipo corporativo del mismo.

Es muy común que un informe sufra varias modificaciones hasta obtener un informe definitivo.
Siempre debemos conservar todas las versiones, por ello, al primer informe le indicaremos la
nomenclatura V1 (versión 1), al segundo un V2 (versión 2) y así sucesivamente hasta llegar a la
versión definitiva.

2. ÍNDICE. Permite organizar el contenido señalando el número de la página que ocupa cada
apartado. Lo ideal es que creemos índices automáticos.
3. ANTECEDENTES. Se exponen las razones que nos llevan a elaborar el informe, de esta forma,
se pone al lector en antecedentes mediante la aportación de datos del pasado que hayan provocado
volver a trata el tema o asunto.

4. INTRODUCCIÓN. En ella se indica el objeto o motivo del informe, también se deberán indicar
las fuentes consultadas para la localización de la información (en el caso de que así sea).
5. CUERPO. Es el “alma” del documento ya que contiene la información y por lo tanto el detalle
del mismo. Es necesario que tenga una estructura clara del tema a tratar, aportándose cuantos datos
sean necesarios con el fin de garantizar el rigor y la veracidad de los mismos.

6. CONCLUSIONES O RECOMENDACIONES. Un informe debería contener un apartado de

conclusiones o recomendaciones posterior a la exposición o análisis realizado con los datos en él
expuestos.

7. APRECIACIONES.Este apartado se podrá indicar o no dependiente del destinatario del

informe, permite añadir valoraciones acerca del informe o perspectivas futuribles.

8. ANEXOS O INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA. Permite añadir datos, documentos,

gráficos, planos, estudios, etc. Es decir, todo aquello que complemente o aporte valor a lo expuesto
en el informe como además, apoyar todo aquello que se expone.

9. CONTRAPORTADA.Última página con la que se finaliza un informe.

2. ¿De qué depende la estructura de un informe?

Existen diferentes informes, así que el primer paso es establecer qué clase de documento hemos de
desarrollar así como los objetivos que persigue y el público principal al que va destinado. Estas
premisas son necesarias para determinar qué tipo de estilo y lenguaje emplear, qué fuentes y cuál es
la estructura más recomendada.
La estructura más característica del informe depende de cinco elementos fundamentales:

a) El propósito: se trata de un enunciado en el que se declara la finalidad del escrito y

que, por lo tanto, responde al ¿Para qué?
b) El procedimiento: este enunciado explica la modalidad que se empleó en la recolección
de los datos y responde al ¿Cómo?
c) Los hechos: por medio de un enunciado narrativo o descriptivo se hace una presentación
clara y objetiva de los hechos y, por ello constituye el ¿qué?
d) El análisis y discusión: consiste en la emisión de juicios del informante con el objeto de
que el destinatario haga una valoración. Esta etapa del informe se puede expresar a
través de un ¿Por qué?
e) Conclusiones, recomendaciones o solicitud: el informe termina con una opinión del
emisor, con una recomendación o con una petición y por ello, responde al ¿qué debe
hacerse?
Estos puntos constituyen la esencia del informe y todos ellos deben quedar elaborados y
desarrollados en las distintas partes de este tipo de trabajo.

Elementos a considerar para elaborar un buen informe

Cuando un profesional del secretariado tiene que elaborar un informe, a veces no tiene en cuenta
una serie de consideraciones esenciales para su elaboración, por ello, nos vamos a permitir dar
algunas recomendaciones:

1. Deberá tener un formato de texto adecuado. El texto deberá estar escrito en un formato correcto,
es decir, con una separación entre párrafos de entre 1 y 1,5, unos márgenes correctos, deberá
contener un encabezado y pié de página, el tipo de texto deberá ser elegante y corporativo, por
ejemplo, Times New Roman o Arial en tamaño 11 o 12.

Lo ideal será contar con una plantilla predefinida con el logotipo corporativo de la empresa para que
todos los informes se generen con el mismo formato, eso, por otra parte, crea una buena imagen
corporativa.

2. Establecer el objetivo del informe. Debemos distinguir cual es el objetivo del informe que
deseamos redactar, ya que no será lo mismo la orientación que daremos a un informe de tipo técnico
que aquel que vaya dirigido a clientes o personas ajenas a la empresa, éste último debería tratarse en
un lenguaje sencillo y se deberán aclarar los términos técnicos cuando así sea necesario.

3. Información rigurosa. La información contenida en un informe deberá estar basada en la

veracidad y el rigor, con datos comprobados. Así mismo, se deberán indicar las fuentes de donde se
ha extraído la información, tratando que éstas sean objetivas y fiables.

4. Organización de la información. Por otra parte, será necesario estructurar correctamente y en el

orden adecuado la información que se trata en el informe, de esta forma, el lector no se perderá.  La
estructura no es sino concatenar de forma ordenada un conjunto de ideas que sirve para defender
una tesis que deberá quedar clara en la primera lectura que se realice del informe.
5. Correcta redacción del texto. Si queremos transmitir correctamente la información, debemos ser
muy correctos en cuanto a la redacción del texto se refiere, para ello, emplearemos con precisión las
palabras y sus construcciones verbales, teniendo especial cuidado en el uso de las preposiciones
para evitar interpretaciones de la información incorrecta.Por último, emplearemos siempre un
lenguaje formal que imprima objetividad a nuestro informe.

EJEMPLO DE INFORME ORGANIZADO SEGÚN

MODELO DE ESTRUCTURA BASICA
 
EJEMPLO DE INFORME CORTO

INTRODUCCIÓN:
Propósito:
La máquina fotocopiadora actualmente en uso en la Sección Control Interno se encuentra en
deficientes condiciones de funcionamiento, por lo cual es urgente decidir su reemplazo.
Hecho:
Los desperfectos son semanales y su reparación sólo puede ser atendida por un mecánico
especializado. Estas circunstancias determinan pérdidas de tiempo y gastos administrativos del
orden de los $ ……………… mensuales, que afectan el presupuesto del departamento.
Importancia:
Prescindible en este caso
Metodología:
En procura de una solución conveniente, se han efectuado en plaza las averiguaciones técnicas,
económicas y financieras pertinentes, como consecuencia de las cuales surgen dos únicas
alternativas.

CUERPO O DESARROLLO:
Solución 1:
Podría alquilarse la fotocopiadora XM, de la misma firma proveedora de concepción técnica más
avanzada y un costo final superior en un 8% al equipo actualmente en uso.
Este equipo ha sido analizado por personal de nuestra empresa y se lo considera satisfactorio en
calidad, rendimiento y precio.
Solución 2:
La segunda alternativa consistiría en alquilar la fotocopiadora IF, de la firma competidora NN de
características y rendimiento similares a la citada precedentemente, y cuyo costo final es un 2%
inferior a la que estamos usando actualmente.
Nuestro personal lo considera igualmente satisfactoria.

CONCLUSIONES
Dado que el estado de obsolescencia y deterioro de la fotocopiadora es irreversible según la opinión
de los mecánicos consultados y las experiencias recogidas por el personal que la usa, y
considerando que debido a los frecuentes desperfectos la actividad administrativa es ha visto
resentida y el costo operativo adicional supera en estos momentos el 20% de nuestro presupuesto,
su reemplazo inmediato es la única solución en este caso.

Recomendación:
Por lo expuesto, de las dos alternativas señaladas recomendamos optar por el alquiler de una
fotocopiadora IF a la firma NN, a razón de $............. mensuales por menor costo ya que las
condiciones técnicas de los dos equipos disponibles y la responsabilidad de las firmas proveedoras
son equivalentes.

TIPOS DE INFORMES
1.     Según el formato podemos clasificarlos en:

 Descriptivo. Sólo se indican los datos en el informe pero no se realiza un análisis del
mismo, por lo tanto, no se extraen conclusiones.

 Analítico. Se exponen los datos, se desglosan éstos y se analizan los mismos con el fin de
extraer una serie de conclusiones.

 Expositivo: ofrece una explicación sobre unos hechos que normalmente ya han sucedido.
Pretende transmitir una información, unas instrucciones o una descripción de algo. Este tipo
de informes pueden no tener un apartado específico de conclusiones o de interpretación o
evaluación, a pesar de que el objetivo último será que el destinatario extraiga esas
conclusiones de los datos aportados. Estos informes a veces se conocen como dossier.

2.     Según el tipo de informe podemos tener los siguientes:

 El informe científico: El informe basado en la observación directa; se trabaja con la

realidad inmediata. Un ejemplo es el trabajo de laboratorio, fundamental en Ciencias
Naturales. Aquí el objetivo es verificar un principio o proceso.
Este tipo de informe consiste, esencialmente en la descripción de los fenómenos
observados y en una interpretación de ellos en términos del conocimiento teórico con que
cuenta el estudiante. Se ciñe a los pasos del método experimental: observación de un
fenómeno de la naturaleza, formulación de una hipótesis, realización experimental,
conclusión del hecho, en la cual se comprueba o refuta la hipótesis planteada.

 El informe de investigación: Consiste en reproducir en forma objetiva el

pensamiento vertido en una obra, ensayo, artículo, etc. Constará de una breve introducción,
en la cual se indica el tema y el objetivo que tiene el trabajo, de un cuerpo, donde se expone
la materia y una conclusión, síntesis de los elementos rescatados, son primordiales la
objetividad y la claridad.

 El informe de un suceso: El método de trabajo es el mismo de los anteriores; varía

solamente en la materia. Tú sabes que el quehacer intelectual no se restringe al aula o
biblioteca: También has asistido a exposiciones, encuentros literarios, obras teatrales, foros,
etc. Esa es la materia de que rinde cuenta este tipo de informe

 Informes personales.Permite reflejar determinados aspectos profesionales de un empleado,

a menudo, estos informes sirven para el personal del departamento de Recursos Humanos.
  Informes económicos-financieros.Reflejan la información económica de la empresa,
suelen mostrar datos como: el patrimonio empresarial, las masas patrimoniales (activo y
pasivo), las cuentas de resultados, los estados contables, diagramas, gráficos, etc. Este tipo
de informes se elaboran partiendo de los datos contables (contabilidad financiera y de
costes) de la empresa y suelen mostrar resultados, conclusiones o recomendaciones.

 Informes de auditoría.Este tipo de informes muestran determinados datos, se analizan y se

chequean verificándose los mismos o el cumplimiento de determinadas normas. En el
proceso de auditoría de cualquier empresa se comprueban y verifican aquellos datos que se
desean auditar, esta tarea la realizan los auditores. Éstos podrán ser de la propia empresa,
realizando por tanto una auditoría interna, o externos a ella (auditores externos). Ejemplos
de algunos tipos de auditorías son:

Ø Auditorías contables. En este tipo de auditorías se verifican los principios y criterios contables y
económicos aplicados durante el ejercicio.

Ø Auditorías de calidad.Establecen qué normas de calidad adoptada la empresa y si estas se

cumplen según la normativa vigente, por ejemplo, las normas de calidad ISO.

 Informes técnicos.Muestran datos técnicos sobre aplicaciones, productos, etc., explican los
mecanismos que afectan a éstos y determinan conclusiones sobre los análisis o estudios
llevados a cabo. Estos informes tratar de dar a conocer aspectos técnicos sobre un
determinado producto, una determinada tecnología o un determinado servicio. El objetivo
suele ser el de analizar algún aspecto de interés y elaborar posteriormente unas conclusiones
al respecto.

 Informes comerciales.Reflejan los detalles que afectan a las relaciones comerciales tanto
con los clientes como con los proveedores.

 Informes de RRHH.Permiten reflejar la información de un determinado trabajador,

departamento, etc.

 Informe persuasivo: pretende convencer al destinatario para que tome una decisión en la
línea de lo que se expone en el informe. Estos informes parten de un análisis cuidadoso de
una determinada situación o problema, análisis que se realiza a partir de unos criterios muy
específicos y muy claros, y proponen unas recomendaciones o plan de acción (se trata del
tipo de informe más utilizado en consultoría).

Existen muchos tipos de informes según la función que se les da. Los principales son:

 Informe formal: tiene un contenido amplio y detallado, y se usa en casos y plazos ya

establecidos por la empresa o institución (Preliminar, en marcha, final, diario, semanal,
mensual, trimestral, semestral, anual)

 Monografía: Es un informe sobre un asunto limitado que se ha investigado académicamente

según un método científico o técnico, es la expresión del resultado de esa investigación. Se
usa en las escuelas y especialmente en las Universidades. (Al ser un informe complejo, la
 monografía tiene sus propias reglas y estructura que lo diferencia de los demás ejemplos.
Posee sus propios pasos, presentación, tipo de letras y márgenes, etc.)

 Tesis: Designa la proposición que se mantiene con razonamiento para llegar a una
conclusión válida, fundada. 

 Orales: Finalmente cabe decir que los informes de todo tipo pueden ser escritos, pero
también pueden ser orales.

Hay que tener en cuenta que los informes se redactan para destinatarios muy diversos. Pueden
dirigirse a un superior en jerarquía, pero también a un grupo de subordinados o a colegas a los que
se facilita una información relevante. A pesar de que no aparezca en todos ellos el componente
persuasivo, es decir, unas recomendaciones explícitas, estos textos suelen formar parte de un
proceso ulterior de toma de decisiones.
 http://www.mailxmail.com/curso-comunicacion-escrita-corporativa/hacer-informe
 http://www.google.com/url?
sa=t&source=web&cd=26&ved=0CDMQFjAFOBQ&url=http%3A%2F
%2Fwww.uantof.cl%2Fcispi%2Fdocumentos
%2FRESUMENYELINFORME.doc&rct=j&q=%C2%BFDe%20qu%C3%A9%20depende
%20la%20estructura%20de%20un%20informe
%3F&ei=obQOTb6nLoPGlQetucT4Cw&usg=AFQjCNF-
rMf04plFt1onX0IYHb3JyHxk2A&cad=rja
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 http://parles.upf.es/cr/casacd/informcs.htm
 http://www.mailxmail.com/curso-informe/tipos-informe