PROCESO DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE No. 14

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: TECNOLOGÍA EN GESTIÓN CONTABLE Y

FINANCIERA.
 Código del Programa de Formación: 123102 V. 1
 Nombre del Proyecto: Estrategias para implementar la Información Financiera (NIF)
en las Microempresas en Cúcuta.
 Fase del Proyecto: Ejecución
 Actividad De Proyecto: Preparar información financiera de las microempresas objeto
de la investigación adoptando las Normas de Información Financiera NIF.
 Competencia: Definir los objetivos financieros de acuerdo con las políticas
organizacionales.
 Resultados de Aprendizaje Alcanzar: Determinar el presupuesto maestro de la
organización, para la ejecución del plan financiero y Elaborar el proyecto de inversión.
 Duración de la Guía: 80 horas

2. PRESENTACION

¡Respetado Aprendiz!

Imagen 1.
Bienvenido a su proceso formativo. Durante el desarrollo de la GUIA “CONOCIENDO EL
PRESUPUESTO MAESTRO” contará con el saber propio de conceptos generales, sobre, que
es el presupuesto a que llamamos presupuesto maestro, como está conformado y otros
conceptos más, lo cual será fundamental para su desempeño laboral diario.

Presupuesto-Proyecto de Inversión.

Un presupuesto es una herramienta de gestión conformada por un documento en donde

se cuantifican pronósticos o previsiones de diferentes elementos de un negocio.

Se le llama presupuesto al cálculo anticipado de los ingresos y gastos de una actividad

económica (personal, familiar, un negocio, una empresa, una oficina, un gobierno) durante
un período, por lo general en forma anual. El presupuesto es un plan de acción dirigido a
cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe
cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se
aplica a cada centro de responsabilidad de la organización.

Elaborar un presupuesto permite a las empresas, los gobiernos, las organizaciones

privadas o las familias establecer prioridades y evaluar la consecución de sus objetivos,
para alcanzar estos fines, puede ser necesario incurrir en déficit, (que los gastos superen a
los ingresos) o, por el contrario, puede ser posible ahorrar, en cuyo caso el presupuesto
presentará un superávit (los ingresos superan a los gastos).

Proyecto de inversión es una propuesta de acción técnico-económica, para resolver una

necesidad, utilizando un conjunto de recursos disponibles, los cuales pueden ser recursos
humanos, materiales y tecnológicos, entre otros.

El objetivo principal de los proyectos de inversión es mejorar las condiciones vida de una
comunidad, empresa, sector, puede ser a corto, mediano o largo plazo y comprende
desde la intención o pensamiento de ejecutar algo, hasta el término o puesta en marcha
en operación normal.
(https://www.emprendepyme.net/que-es-un-presupuesto.html)

“Quien quiera organizar sus finanzas haga un presupuesto”

En esta guía denominada “CONOCIENDO EL PRESUPUESTO MAESTRO”, Es importante que
las actividades de aprendizaje propuestas sean desarrolladas con dedicación y compromiso,
recuerde subirlas al portafolio.

Recuerde que el aprendizaje no termina cuando se adquiere e integra el conocimiento, ni

cuando se refina y profundiza. En efecto, el fin último del aprendizaje es utilizarlo
significativamente, emplearlo para lograr sus metas. Recuerde que todo proceso de
enseñanza-aprendizaje requiere de técnicas y métodos de estudio, además de dedicación
disciplina y responsabilidad.

3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1. Actividad de Reflexión Inicial. Total 1 hora.

Respetados aprendices,
Por iniciativa de un compañero hace una propuesta de hacer un viaje cuando terminemos
con éxito la etapa lectiva y superemos esta situación que estamos viviendo.

Conforme equipos de tres integrantes, realice el presupuesto teniendo en cuenta lo

siguiente:

 Destino _______________________
 Días que permanecerán, 5 días y 4 noches
 Fecha de salida (_________) Fecha de regreso (_____________)
 Determine los gastos del viaje:
 Valor del tiquete, con opción vía terrestre o por avión
 Tarifas hoteleras para la temporada de realización del viaje
 Alimentación
 Cuantas personas van a viajar
 Opciones de pago
 Y otros aspectos relevantes para el viaje que considere importantes dentro del
presupuesto.

Socialice en forma grupal la actividad utilizando una técnica didáctica de su agrado.

3.2 Actividades de Contextualización e Identificación de Conocimientos necesarios para el
Aprendizaje. Total 1 hora.

Estimado aprendiz, tenga presente que su Formación Profesional Integral en el SENA es por
proyectos, el cual se denomina; “Estrategias para implementar la información financiera
(NIF) en las microempresas en Cúcuta” y que las actividades que se proponen en esta guía
tienen como propósito que usted conozca esta herramienta que constituyen un factor
determinante para el desarrollo de su formación.

Por tanto, iniciaremos con distinguir la importancia que reviste este tema dentro de su
proyecto formativo y para ello están planteadas las siguientes actividades:

3.2.1. Responda al interrogante que aparecen a continuación en forma individual y

socialícelo con sus compañeros.

¿Cree usted que hacer presupuesto en una empresa es importante? Justifique su

respuesta.

RTA: Es muy importante para el cumplimiento de los objetivos estratégicos de una empresa,
como incrementar la participación de mercado, ingresar a nuevas plazas o regiones, para la
toma de decisiones ya sea para la puesta en marcha de un negocio o empresa, o para el inicio
de un proyecto permitiendo identificar, determinar y gestionar los recursos que se
emplearan para el cumplimiento de metas planeadas, de forma optima y eficiente.

¿Que aporte haría usted sobre la organización del presupuesto en una Empresa?

RTA:

3.3. Actividades de Apropiación del Conocimiento.

3.3.1. Actividad de Aprendizaje No. 1. Definir cada uno de los conceptos que se manejan
en presupuesto de acuerdo a la normatividad de la organización.
En los grupos de cuatro (4) aprendices, realice la respectiva consulta y mediante una
exposición resuelva lo siguiente:
1. Qué es la planeación estratégica.
RTA: Es una herramienta de gestión, que permite establecer el proceso mediante el
cual las empresas toman decisiones, delimitan plazos y asignan sus recursos para el
logro de los objetivos.
2. Cuáles son las ventajas.

RTA: Organizaciones proactivas y no reactivas:

La planificación estratégica puede ayudar a su empresa a ser más proactiva en lugar
de reactiva en innumerables situaciones. Este tipo de documento permite a las
organizaciones predecir su futuro y estar adecuadamente preparadas. En otras
palabras, las organizaciones están en mejores condiciones de mantenerse al día con
los cambios constantes en las tendencias del mercado, manteniéndose siempre un
paso por delante de la competencia.
Establecer un sentido de dirección
Un plan estratégico ayuda a definir la dirección que debe tomar una organización.
Además, ayuda a establecer objetivos y metas realistas, que están alineados con la
visión y la misión de la empresa.
Aumento de la eficiencia operativa
Una planificación estratégica bien estructurada proporciona una especie de hoja de
ruta para alinear las actividades funcionales de la organización con el fin de alcanzar
los objetivos establecidos. Orienta los debates de la administración y la toma de
decisiones para determinar las necesidades de recursos a fin de alcanzar los objetivos
previamente definidos y, de ese modo, aumentar la eficiencia operacional.
Aumentar la cuota de mercado y la rentabilidad
Un enfoque bien orientado y estructurado para transformar todos los esfuerzos de
ventas y marketing en los mejores resultados posibles puede ayudar en gran medida
a aumentar la rentabilidad y la cuota de mercado.
Mayor durabilidad empresarial
Muchas empresas acaban cerrando sus puertas muy pronto precisamente porque no
se han preparado estratégicamente. Con mercados cada vez más globalizados y en
constante transformación, las organizaciones que no tienen una base sólida, enfoque
y pronóstico tendrán dificultades en el medio del camino, pudiendo cerrar sus
 actividades mucho antes de lo que uno podría pensar. Sin embargo, las posibilidades
son más favorables para aquellos que tienen un plan estratégico fuerte y bien
definido.

3. Que es el direccionamiento estratégico.

RTA: Es la definición del rumbo hacia el cual se encaminan todos los esfuerzos de una
organización. El direccionamiento estratégico responde a cuatro preguntas básicas:
qué, para qué, cómo y a través de qué medios la empresa se lanzará al mercado y
logrará mantenerse en el tiempo.

4. Como está conformado el direccionamiento estratégico de una empresa.

RTA: Esta conformado por:
 Planes, Programas y Proyectos.
 Modelo de Operación por Procesos.
 Estructura Organizacional.
 Indicadores de gestión.
 Políticas de operación.

5. Cuáles y definas las áreas que conforman una organización.

RTA:

ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Y RECURSOS HUMANOS

Esta área es la encargada de gestionar todo aquello catalogado como "papeleo" y cualquier tipo
de trámite burocrático y administrativo. Normalmente suele estar ligada también a las
actividades de recursos humanos, ya que la gestión de los mismos implica también una gran
cantidad de trámites. Las actividades a desarrollar son las siguientes:
 Reclutamiento, selección y contratación de personal, llevando a cabo todas las gestiones
tanto físicas como burocráticas.
 Pago y gestión de los sueldos, salarios y políticas de compensación a empleados.
 Fomento de las buenas relaciones laborales y una adecuada motivación de los empleados.
 Gestión de todos aquellos trámites que sean necesarios para llevar a cabo las actividades de
la empresa.

ÁREA DE CONTABILIDAD Y FINANZAS

En este departamento de la empresa se llevan a cabo todas las actividades referentes a la

gestión y control de los recursos económicos de la empresa, así como de registrar en los libros
contables de donde proviene y en que se utiliza el dinero. Tiene en cuenta los siguientes
aspectos:
 Créditos y préstamos a los que debe de hacer frente la empresa.
 Relaciones de pago y cobro con proveedores y clientes.
 Control del tipo de interés de los préstamos anteriores.
 Declaraciones de impuestos.
 Inversiones de la empresa en activos financieros.

ÁREA DE PRODUCCIÓN

Esta área es la encargada de transformar la materia prima en productos terminados para poder

venderlos a los clientes, o de generar y proveer los servicios que la empresa ofrezca. Para ello
tendrán en posesión y funcionamiento la maquinaria que les sea necesaria, y serán los
encargados de gestionarlos de la forma más eficiente posible. Sus actividades son:
 Producción de los bienes y servicios.
 Diseño de los productos y servicios.
 Mantenimiento de la maquinaria y del lugar de producción.
 Almacenamiento del stock.
 Control de calidad.

ÁREA DE VENTA Y MARKETING

El área de venta y marketing se encarga de realizar todas las actividades necesarias para que el
producto llegue desde su lugar de producción a manos del cliente, así como de que este cumpla
todas las necesidades y expectativas del cliente. Lleva a cabo las siguientes acciones:
 Logística.
 Gestión de puntos de venta.
 Marketing mix: precio, promoción producto y distribución.
 Comunicación con los clientes.
 Investigación de las necesidades de los consumidores.

6. Historia, concepto, funciones del presupuesto.

7. Defina principios e importancia del presupuesto.
HISTORIA:
Debemos saber que la historia y el origen de los presupuestos se remonta al inicio de
los tiempos, por lo que estamos ante una herramienta ya usada en tiempos pasados
para una misma función, o funciones similares, por otras culturas.
Los egipcios, por ejemplo, estimaban la producción de sus cosechas de trigo, siendo
su objetivo el de prevenir años de escasez. Los romanos, de la misma forma que los
 egipcios, estimaban la capacidad de pago de los pueblos conquistados, pudiendo así
calcular el tributo correspondiente que, posteriormente, financiaría el imperio.
El presupuesto, como herramienta de planificación y control, tuvo su origen en el
sector público a finales del siglo XVIII. En este sentido, cuando el Parlamento británico
elaboraba los planes de gastos del reino, dándose pautas para su ejecución y control.
No obstante, existen autores como Vlaemminck, que en sus estudios resaltan el uso
de presupuestos en periodos anteriores. En el caso de Vlaemminck, este menciona,
en su obra Historia y doctrinas de la contabilidad, los registros de los Massari de
Génova, de 1340. Tras la Primera Guerra Mundial, en 1912, el control presupuestario
en la empresa gana relevancia. Mientras que en el sector publico se llega a aprobar,
incluso, una Ley de presupuesto nacional.

En 1928, la Westinghouse, empresa eléctrica estadounidense, comienza a usar

presupuestos, generando grandes avances que, posteriormente, replicarían otras
compañías. En 1930, en el entorno gubernamental y del sector público, se celebra en
Ginebra el Primer Simposio Internacional de Control Presupuestal, en el que se
definen los principios básicos del sistema. Hoy, el presupuesto es una herramienta
cotidiana, la cual se usa en innumerables contextos.
CONCEPTO:
Cantidad de dinero que se necesita para hacer frente a cierto número de gastos
necesarios para acometer un proyecto. De tal manera, se puede definir como una
cifra anticipada que estima el coste que va a suponer la realización de dicho objetivo.

8. Cuáles son las ventajas y desventajas.

RTA: VENTAJAS

 Permite realizar un seguimiento de nuestras finanzas en todo momento.

 Permite una planificación de la compañía en el tiempo.
 Existe un menor estrés financiero, pues muchos gastos están previstos.
 Minimizan el riesgo en las operaciones de la organización
 Permite planificar los salarios, así como los ajustes y aumentos. 
 Es la mejor herramienta para contemplar gastos innecesarios que se llevan a cabo, por lo que
la institución puede ahorrar dinero.
 Permite una mejor planificación de las finanzas y, por ende, de las deudas.
 Es una herramienta muy útil, pues su principal objetivo es el control y dotar de información a
los responsables.
 DESVENTAJAS:

 Como todo, no es 100% fiable. Es decir, un presupuesto puede incumplirse.

 El presupuesto, en ocasiones, limita la capacidad de las empresas si este es muy estricto y la
dirección no nos permite ampliar el fondo disponible asignado.
 Un presupuesto requiere personal para llevarlo a cabo, por lo que precisa de inversión para
ponerse en marcha.
 De la misma forma, se precisa de un equipo que dé seguimiento al presupuesto, y que esté
pendiente de las posibles desviaciones.

9. Limitaciones del presupuesto.

RTA:
 No puede operar solo, es necesario mayor información y el uso de tecnologías al
tomar decisiones.
 Al estar soportado en estimaciones el riesgo de lograr las cifras es grande.
 En ocasiones es un motivo de discordancia entre las distintas áreas de la empresa.
 Se puede caer en errores si no se revisa a conciencia y solo se usa por usar.

10. Cuáles son las Etapas de preparación de un Presupuesto y los requisitos.

RTA:

1. PRE-INICIACIÓN
Para iniciar con el presupuesto es fundamental el nombramiento de un líder de
presupuesto, el cual es el encargado de ejecutar las reuniones y comité necesarios
para armonizar las expectativas”. En esta etapa que antecede a la elaboración se
incluyen herramientas de evaluación y gestión de recolección de información, debido
a que se requiere un conocimiento de la marcha de la empresa y el estado de la
operación durante el período inmediatamente anterior. Esto a fin de determinar y
analizar las estrategias o las opciones de crecimiento para interpretar los objetivos
generales y específicos, los cuales fundamentalmente han sido definidos por la
gerencia o por el máximo órgano directivo. Para iniciar con el presupuesto es
fundamental el nombramiento de un líder de presupuesto, el cual es el encargado de
ejecutar las reuniones y comité necesarios para armonizar las expectativas del nuevo
período con la realidad de la empresa y lograr una convergencia con su misión, visión
y objetivos.
 En conclusión, esta fase inicial está enfocada a plantear y delimitar las expectativas de
la organización y las posibilidades de esta para su cumplimiento, de modo que es el
resultado de dicha fase en mapa de expectativas y límites para la elaboración del
presupuesto.

2. ELABORACIÓN
Con base a los planes aprobados por la gerencia para cada nivel funcional de la
empresa se procede a la etapa donde los conceptos adquieren una dimensión
monetaria de la organización.
Por ejemplo:
Para el área de las ventas se deben tener en cuenta los volúmenes que han sido
previstos para el período a presupuestar, de modo tal que se pueda determinar si se
presenta el aumento de los niveles de ventas en unidades o si lo establecido en la pre
iniciación es un aumento en el precio, lo cual se traduce directamente en un aumento
de ventas.
Como la compañía se encuentra interconectada en sus diferentes áreas al determinar
el programa y políticas de ventas, se traslada dicho presupuesto directamente a
producción para estimar los requerimientos de la compañía para satisfacer el nivel de
ventas esperado. Dicho requerimiento define la cantidad de materia prima necesaria
y la disposición de la capacidad operativa en lo referente a la maquinaria y a todo el
personal necesario para ejecutar la operación. Otra de las áreas que se ven ligadas es
la de mercadeo, la cual puede definir las técnicas y estrategias que se deben adoptar
en términos del tiempo y los recursos para poner a disposición del público las labores
necesarias para impactar el mercado y lograr los niveles de ventas esperados o
proyectados.

3. EJECUCIÓN
La tercera etapa se relaciona directamente con la puesta en marcha de los planes. El
líder de presupuestos tiene una labor fundamental y es la de integrar a las diferentes
áreas a la consecución de las metas trazadas en el presupuesto, de manera tal que se
pueda trasladar a cada uno de los niveles de la organización la interrelación existente
entre estos y la importancia dentro de la operación y el cumplimiento del
presupuesto; lo anterior a fin de cumplir con las expectativas gerenciales de la
organización.

Una de las metodologías para hacerle seguimiento al presupuesto durante la

ejecución es utilizando la interfaz del software contable, comúnmente denominada
 como presupuestos o planeación, de modo que se obtenga una comparación
simultánea al momento de la causación de los diferentes registros contables.

4. CONTROL PRESUPUESTAL
Para la ejecución de un adecuado control sobre el presupuesto, lo primero es
establecer la realización de informes parciales y por áreas, de modo que el equipo
presupuestal o financiero sea el responsable de la consolidación y se pueda cotejar de
manera oportuna el curso y los resultados de la operación empresarial con los datos
que han sido presupuestados. Esto a fin de identificar las posibles falencias que están
afectando la ejecución o desviación del presupuesto y lograr un ajuste oportuno. Lo
anterior se puede basar en la metodología postulada en la etapa anterior. Es
importante tener en cuenta que cuando el proceso de contraste se aplique a
proyectos de construcción y/o similares se debe evaluar dentro de los informes
parciales y el avance de las obras, de modo tal que se pueda estimar realmente el
cumplimiento de las metas y requerimientos presupuestados.

5. EVALUACIÓN
Al culminar el período presupuestado se debe obtener el informe final en el que se
revelen los resultados de la compañía durante el período indicado; en este se debe
evaluar el cumplimiento de las variables presupuestadas y las gestiones
organizacionales para la optimización de los resultados. Con la evaluación se deben
conocer las fallas que impidieron el cumplimiento del presupuesto y lograr la
construcción de alternativas de mejora que permitan el cumplimiento de las
expectativas para los próximos años.

11. Cuál es el objetivo y finalidad de hacer un Presupuesto para una Persona y para una
empresa.

RTA: La elaboración de un presupuesto permite tanto a las empresas como a una persona
administrar adecuadamente sus ingresos y egresos, de tal manera que estas cuenten
con los instrumentos necesarios para alcanzar sus metas a corto, mediano y largo
plazo teniendo como objetivo brindar a la organización o una persona un panorama
financiero actualizado que facilite la toma de decisiones y fomente el crecimiento de
la misma. Además, prepara a cualquiera de las dos para hacerle frente a los posibles
cambios que puedan surgir en el tiempo.
12. Cómo se clasifican los presupuestos.
RTA:
 Presupuesto maestro.
 Presupuesto de operación.
 Presupuesto de ventas.
 Presupuesto de producción.
 Presupuesto de compras.
 Presupuesto de flujo de caja.
 Presupuesto de tesorería.
 Presupuesto de marketing.

13. Que es el presupuesto maestro y como está conformado.

RTA: Recolecta todos los presupuestos para crear una imagen financiera integral; es por
esto que abarca toda la información. Incluye los datos económicos destinados al flujo
de efectivo presupuestado y todo lo referente a la base financiera y económica con el
fin de lograr el objetivo principal que es mantener el equilibrio en la relación de los
diversos departamentos de la empresa. Desde esta perspectiva, incentiva la
funcionalidad de los procesos y contribuye a alcanzar las metas de todo el negocio.
En el presupuesto maestro tienen cabida todos los gastos, pero también está formado
por otros dos presupuestos más pequeños como son el financiero y el de operación. Este
último, a su vez está constituido por otros presupuestos más pequeños, entre ellos el de
cuentas, donde aparece la previsión de las posibles ventas

14. Qué es un proyecto de inversión.

RTA: Son aquellos que requieren recursos para su ejecución y que son evaluados
financieramente para ver su factibilidad económica, contrastados con la viabilidad
técnica, ambiental, social y jurídica.

15. Etapas del proyecto de inversión.

RTA:

1. Planificación Estratégica
Evaluar, fijar y comunicar prioridades sectoriales, e identificar proyectos para su
implementación.
2. Diseño
Analizar el contexto y las alternativas y llevar a cabo un diseño de proyecto detallado.

3.Implementación y Seguimiento/monitoreo
Hacer el trabajo, controlar y comunicar el progreso en vista de los objetivos, y hacer
los ajustes necesarios.

4. Evaluación y Capitalización
Revisar y evaluar la experiencia de implementación y aprovecharla tanto para ampliar
su escala, así como para futuros planes y proyectos.

16. Que es un plan de acción.

RTA: Es una gran herramienta para monitorear actividades, desde las más simples
como actas de reuniones hasta las más complejas como un pequeño proyecto. Es un
documento que se utiliza para planificar todas las acciones necesarias para lograr un
resultado deseado o resolver problemas
17. Que es un plan de trabajo.
RTA: es un documento que reúne la información necesaria para llevar a cabo un
proyecto. Define los objetivos, los procesos y los tiempos de entrega. Es una
herramienta que sirve de guía y establece estrategias que permiten alcanzar objetivos
mediante la colaboración y el trabajo en equipo.

18. Que es un diagrama de Gantt.

RTA: Es una herramienta de gestión de proyectos en la que se recoge la planificación
de un proyecto. Normalmente tiene dos secciones: en la parte izquierda se incluye
una lista de tareas y, en la derecha, un cronograma con barras que representan el
trabajo.