Tema 1: COMPARTIR Y MANTENER LIBROS

Muchas de las habilidades que se evalúan en este capítulo guardan relación con el uso compartido de
un libro, aunque otras muchas que se aplican al trabajo que uno realiza de manera individual. De
forma más concreta, estos son los objetivos:

1.1. Aplicar ajustes, propiedades y opciones de datos a libros.

1.2. Aplicar protección y propiedades de uso compartido a libros y hojas de cálculo.
1.3. Mantener libros de uso compartido.

Crear un libro para uso compartido entre varios usuarios requiere a menudo seguir una serie de
pasos distintos dependiendo de si los usuarios van a trabajar en ese libro de forma separada, uno por
uno o todos a la vez. Una opción sería empezar de cero con un libro nuevo y guardarlo como plantilla
para otros libros. En todos los casos, lo normal es querer proteger la estructura para evitar que los
usuarios añadan o eliminen hojas, o bien definir qué operaciones pueden hacer los usuarios cuando
trabajen por separado.

En algunos libros es necesario especificar el acceso particular de cada miembro del grupo o adaptar
el acceso de modo que unos puedan introducir modificaciones y los otros sólo leerlas.

1.1 Aplicar ajustes, propiedades y opciones de datos a libros.

En los siguientes apartados le enseñaremos a guardar un libro como plantilla, a configurar

propiedades avanzadas, incluidas las que tú mismo quieras definir, y a importar y exportar datos
utilizando documentos XML y asignaciones XML:

Guardar un libro como plantilla

Las plantillas son archivos con un diseño concreto de columnas y filas, encabezados, fórmulas,
formato y otros elementos ya definidos, que sirven de base para crear libros. Un ejemplo claro es el
de la empresa que quiere elaborar un presupuesto de abajo arriba; para empezar, distribuye libros a
los jefes de producción para que trabajen mano a mano con sus equipos, realicen un pronóstico
financiero de cada sección y remitan los libros a sus jefes de área. Al final, los jefes de área analizan
todos los datos recopilados, los resumen y pasan los libros a los jefes de departamento o división. En
un proceso como este, usar un libro con una estructura común basada en una plantilla facilita de
forma muy notable la consolidación, síntesis y análisis de datos.

El primer paso a la hora de diseñar una plantilla es crear un libro con las fórmulas, formato y demás
elementos que se van a necesitar. En la plantilla de un presupuesto, por ejemplo, podríamos incluir
una hoja para cada mes o trimestre del año, y filas y columnas para separar las distintas categorías o
partidas del producto. Luego, podríamos aplicar propiedades de formato para resaltar subtotales y
totales cambiando la fuente y otros atributos.
Para evitar que nadie introduzca cambios no deseados en la plantilla, existe la posibilidad de
configurar una contraseña de protección o dos, una para acceder sólo a la lectura del archivo y otra
para poder realizar modificaciones en ella (véase la figura 1.1).

De forma predominada, Excel guarda las plantillas en una carpeta del perfil del usuario que se
encuentra en el directorio

Usuarios\Nombre_de_usuario\AppData\Roaming\Microsoft\Plantillas. Una vez guardadas,

aparecen en el cuadro de diálogo Plantillas cada vez que el usuario hace clic en la opción Mis plantillas
de la ficha nuevo, en la vista Backstage (véase la figura 1.2).
Las plantillas también se pueden guardar en una red compartida para que un grupo de usuarios
pueda tener acceso a ellas.

Utilice las opciones de

contraseña para
proteger las plantillas

Figura 1.1. El cuadro de diálogo Opciones generales.

Figura 1.2. El cuadro de diálogo Nueva.

Para guardar un libro como plantilla:

1. Haga Clic en Archivo y pulse Guardar Como.

2. En el cuadro de diálogo Guardar Como, despliegue la lista Tipo y elija Plantilla de Excel
(*.xltl).

Si el archivo que quiere guardar como plantilla incluye macros, deberá seleccionar la opción Plantilla
de Excel habilitada para macros (*.xltm). Y si desea guardarlo para que la plantilla sea compatible
con versiones anteriores, elija Plantilla Excel 97-2003 (*.xlt)

3. Pulse ahora el Botón Herramientas y, a continuación, haga clic en Opciones generales.

(Figura 1.1.1)
4. En el cuadro de diálogo Opciones Generales, escriba una Contraseña de apertura para poder
abrir el archivo y una Contraseña de escritura para poder modificarlo.
5. Haga clic en Aceptar y luego clic en Guardar.

Figura 1.1.1. En el cuadro de diálogo Guardar Como.; en Herramientas, despliegue y haga clic en Opciones
generales.

Configurar propiedades de libros

Cada vez que se crea, se rellena y luego se modifica un libro, Excel realiza un seguimiento de sus
propiedades, como el tamaño del archivo, las fechas de creación y última modificación, o el nombre
del autor. Este tipo de propiedades son de sólo lectura. Pero hay otras propiedades avanzadas y
personalizadas que se pueden definir y actualizar para ayudar a los usuarios a identificar y organizar
sus libros.

Seguramente le suenen algunas de las propiedades básicas de Excel que aparecen enumeradas en la
parte derecha de la ficha Información, en la vista Backstage, debajo de la miniatura del libro activo
(véase la figura 1.3). Hay propiedades, como la fecha de Última modificación, que son fijas y no se
pueden modificar. Las modificables vienen indicadas por las palabras Agregar etiqueta, a la derecha.
Para ver la lista completa de propiedades disponibles en la ficha Información, haga clic en Mostrar
todas las propiedades debajo de todo.

Figura 1.3. La ficha Información de la vista Backstage.

Para trabajar con propiedades avanzadas, haga clic en Propiedades arriba del texto a la derecha,
debajo de la miniatura del documento, y pulse Propiedades avanzadas. Se abre el cuadro de diálogo
de propiedades del archivo (véase la figura 1.4.)
Este cuadro de diálogo tiene cinco fichas, General, Resumen, Estadísticas, Contenido y Personalizar,
que contienen en distintas propiedades del documento. Muchas de ellas aparecen directamente en la
lista de la ficha Información. En la ficha Resumen puede configurar propiedades como Título y
Asunto, mientras que en la ficha Personalizar encontrará un número de propiedades avanzadas
(Comprobado por, Cliente, Proyecto, Registrado por, etc.) que le ayudarán a identificar atributos
adicionales sobre el libro.

Puede realizar cualquiera de las propiedades enumeradas como punto de partida para crear una
propiedad personalizada, o bien definir su propia propiedad personalizada para un dato específico
que su empresa desee recopilar y darle un nombre, o bien una propiedad, que identifique a la persona
que ha aprobado el balance presupuestario de un proyecto, por ejemplo.

Para configurar una propiedad avanzada:

1. Haga clic en Archivo y pulse Información.

2. Haga clic en Propiedades y pulse Propiedades avanzadas.
3. En la ficha Personalizar, elija una propiedad de la lista.
4. En el campo Valor, escriba un valor para la propiedad.
5. Al final, pulse el botón Agregar.

Para modificar una propiedad avanzada o personalizada asignada a un libro:

1. Haga clic en Archivo y pulse Información

2. Haga clic en Propiedades y pulse Propiedades avanzadas.
3. En la ficha Personalizar, selecciona la propiedad en la lista Propiedades, abajo del todo.
4. Cambie el Nombre, el Valor, o el Tipo de la propiedad.
5. Pulse Modificar.
6. Pulse Aceptar.

Truco: Algunas propiedades de los libros se pueden ver y modificar mientras

hay una hoja abierta. Para ello, haga clic en la ficha Información, pulse
Propiedades y seleccione Mostrar el panel de documentos.
Ejercicios

 Abrir un archivo y guarde el archivo como plantilla de Excel.

 Cree un libro basado en la plantilla guardada
 En el libro nuevo, introduzca valores para las propiedades Departamento, Proyecto y Fecha
De Finalización de la ficha Personalizar del cuadro de diálogo Propiedades del documento.
 Defina una propiedad personalizada que se llame Estimador
Aplicar protección y propiedades compartir libros y hojas de cálculo.

Para evitar que, accidental o deliberadamente, otros usuarios cambien, muevan o eliminen datos de
una hoja de cálculo, puede bloquear las celdas de la hoja de cálculo de Excel y luego proteger la hoja
con una contraseña. Pongamos que usted es propietario de la hoja de cálculo del informe de estado
del grupo, en la que desea que los miembros del equipo solo agreguen datos en celdas específicas y
no puedan modificar nada más. Con la protección de la hoja de cálculo, puede hacer que solo
determinadas partes de la hoja puedan editarse y que los usuarios no puedan modificar los datos de
cualquier otra región de la hoja.

Importante:
La protección de la hoja de cálculo no está pensada como característica de seguridad. Simplemente
impide que los usuarios modifiquen las celdas bloqueadas de la hoja de cálculo.
Proteger una hoja de cálculo no es lo mismo que proteger un libro o un archivo de Excel con una
contraseña. Para más información, vea lo siguiente:

 Para bloquear el archivo de modo que otros usuarios no pueden abrirlo, vea Proteger un
archivo de Excel.
 Para impedir que los usuarios agreguen, modifiquen, muevan, copien u oculten y muestren
hojas en un libro, vea Proteger un libro.
 Para saber la diferencia entre proteger la hoja de cálculo, el libro o el archivo de Excel, vea
Protección y seguridad en Excel.

Elegir los elementos de celda que quiere bloquear

Vea lo que puede bloquear en una hoja desprotegida:

Fórmulas: si no desea que otros usuarios vean las fórmulas, puede ocultarlas pueda verse en las
celdas o la barra de fórmulas. Para obtener más información, vea Mostrar u ocultar fórmulas.
Rangos: Puede permitir que los usuarios trabajen en rangos concretos dentro de una hoja protegida.
Para más información, vea Bloquear o desbloquear áreas específicas de una hoja de cálculo protegida.

Nota: Los controles ActiveX, los controles de formulario, las formas, los gráficos, los gráficos
SmartArt, los minigráficos, las segmentaciones de datos, las escalas de tiempo, entre otros, ya están
bloqueados cuando se agregan a una hoja de cálculo. Pero el bloqueo solo funcionará cuando se
habilite la protección de la hoja. Vea las secciones siguientes para más información sobre cómo
habilitar la protección de la hoja.

Habilitar la protección de hojas de cálculo

La protección de hojas de cálculo es un proceso de dos pasos: el primer paso consiste en desbloquear
las celdas que otros usuarios pueden editar y entonces puede proteger la hoja de cálculo con o sin
contraseña.

Paso 1: Desbloquear las celdas que tienen que ser editables

En el archivo de Excel, seleccione la pestaña de la hoja de cálculo que quiere proteger.

Seleccione las celdas que otros usuarios pueden editar.
Sugerencia: Para seleccionar varias celdas no contiguas, presione Ctrl+clic izquierdo.
Haga clic con el botón derecho en cualquier lugar de la hoja y seleccione Formato de celdas (o use
Ctrl+1 o Comando+1 en el equipo Mac). Luego vaya a la pestaña Protección y desactive Bloqueada.

Paso 2: Proteger la hoja de cálculo

Después, seleccione las acciones que los usuarios deben poder realizar en la hoja, como, entre otras,
insertar o eliminar columnas o filas, editar objetos, ordenar o usar el filtro automático. Además,
también puede especificar una contraseña para bloquear la hoja de cálculo. Una contraseña impide
que otras personas quiten la protección de la hoja de cálculo: es necesario escribirla para desproteger
la hoja.

Vea abajo los pasos necesarios para proteger la hoja.

En la pestaña Revisar, haga clic en Proteger hoja.

En la lista Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo, seleccione los elementos que quiera que los
usuarios puedan cambiar.
Opción Permite a los usuarios
Seleccionar celdas Mover el puntero a celdas que tienen activada la casilla Bloqueada en la
bloqueadas pestaña Protección del cuadro de diálogo Formato de celdas. De forma
predeterminada, los usuarios pueden seleccionar celdas bloqueadas.
Seleccionar celdas Mover el puntero a celdas que tengan desactivada la casilla Bloqueada en la
desbloqueadas pestaña Protección del cuadro de diálogo Formato de celdas. De forma
predeterminada, los usuarios pueden seleccionar celdas desbloqueadas y
presionar la tecla TAB para desplazarse por las celdas desbloqueadas de una
hoja de cálculo protegida.
Formato de celdas Cambiar cualquiera de las opciones de los cuadros de diálogo Formato de
celdas o Formato condicional. Si se aplica formato condicional antes de
proteger la hoja de cálculo, el formato seguirá cambiando si un usuario
especifica un valor que satisfaga una condición diferente.
Aplicar formato a Use cualquiera de los comandos de formato de columnas, incluidos los que
columnas permiten cambiar el ancho de columna u ocultar las columnas (pestaña
Inicio, grupo Celdas, botón Formato).
Aplicar formato a Use cualquiera de los comandos de formato de filas, incluidos los que
filas permiten cambiar el alto de fila u ocultar filas (pestaña Inicio, grupo Celdas,
botón Formato).
Insertar columnas Inserte columnas.
Insertar filas Inserte filas.
Insertar Inserte nuevos hipervínculos, incluso en celdas desbloqueadas.
hipervínculos
Eliminar Elimine columnas.
columnas Nota: Si Eliminar columnas está protegida e Insertar columnas no, un
usuario puede insertar columnas pero no eliminarlas.
Eliminar filas Elimine filas.
Nota: Si Eliminar filas está protegida e Insertar filas no, un usuario puede
insertar filas pero no eliminarlas.
Ordenar Use cualquier comando para ordenar datos (pestaña Datos, grupo Ordenar
y filtrar).
 Nota: Los usuarios no pueden ordenar rangos que contienen celdas en una
hoja de cálculo protegida, independientemente de esta configuración.
Usar Autofiltro Use las flechas desplegables para cambiar el filtro en rangos cuando se
aplican autofiltros.
Nota: Los usuarios no pueden aplicar ni quitar un filtro automático en una
hoja de cálculo protegida, independientemente de esta configuración.
Usar informes de Dar formato, cambiar el diseño, actualizar o modificar de otra manera los
tabla dinámica informes de tabla dinámica y crear informes.
Modificar objetos Realicen cualquiera de las siguientes acciones:
Efectuar cambios en los objetos gráficos, incluidos mapas, gráficos
incrustados, formas, cuadros de texto y controles que no se desbloquearon
antes de proteger la hoja de cálculo. Por ejemplo, si una hoja de cálculo tiene
un botón que ejecuta una macro, puede hacer clic en el botón para ejecutar
la macro, pero no puede eliminar el botón.
Efectuar cambios, como modificar el formato, en un gráfico incrustado. El
gráfico sigue actualizándose cuando cambian sus datos de origen.
Agregar o editar comentarios.
Modificar Ver escenarios que se han ocultado, realizar cambios en escenarios
escenarios protegidos frente a modificaciones y eliminar dichos escenarios. Los
usuarios pueden cambiar los valores de las celdas modificadas, si las celdas
no están protegidas, y agregar nuevos escenarios.

Si lo desea, escriba una contraseña en el cuadro Contraseña para desproteger la hoja: y haga clic en
Aceptar. Vuelva a escribir la contraseña en el cuadro de diálogo Confirmar contraseña y haga clic en
Aceptar.

Importante:

Use contraseñas seguras que combinen letras mayúsculas y minúsculas, números y símbolos. En las
contraseñas no seguras no se mezclan estos elementos. Las contraseñas deben tener 8 caracteres o
más de longitud. Una frase de contraseña que usa 14 caracteres o más es mejor.

Es fundamental que recuerde la contraseña. Si la olvida, Microsoft no puede recuperarla.

1.3. Mantener libros de uso compartido

En las secciones que siguen se tratan los pasos básicos que hay que seguir para preparar un libro de
uso compartido, las técnicas que se pueden emplear para compartir un libro y los modos de gestionar
libros en los que varios usuarios introducen cambios distintos que al final se quieren combinar.

Preparar un libro para compartir

La sección Preparar para compartir de la ficha Información de la vista Backstage, da acceso a tres
herramientas que permiten ajustar las características de nuestros libros para que estén preparados
para compartirlos con los demás. En concreto, esta sección revisa las propiedades de los libros y se
asegura de que toda la información que hay es la que tiene que haber, la que se quiere compartir, así
como su compatibilidad y accesibilidad con versiones anteriores de Excel. He aquí una descripción
de estas tres herramientas:

 El inspector de documento analiza una serie de aspectos de los libros para determinar si la
información o los ajustes que contienen pueden plantear problemas a la hora de
compartirlos. Comprueba, por ejemplo, si contienen comentarios o bien anotaciones. La
mayoría de las veces no pasa nada porque no los haya. De hecho, a veces hacen falta para
señalar a los demás usuarios los aspectos concretos del libro a los que queremos que presten
atención. Pero hay ocasiones en que los comentarios no tienen ningún valor añadido y es
aconsejable eliminarlos. Otro ejemplo es el de las hojas ocultas. Es importante comprobar si
las hay y por qué están, y si deben permanecer oculta para tomar una decisión sobre si
hacerlas visibles o eliminarlas antes de compartir el libro.

Repase la lista de zonas que comprueba el Inspector de documento y, si hay alguna no relevante, quite
la marca de la casilla correspondiente. Si observa, por ejemplo, que hay un Encabezado y un pie que
no necesita, quite la marca de Encabezados y pies de página. Cuando haya ajustado bien el inspector
de documento, pulse el botón Inspeccionar. Al final de una inspección aparece una ventana de
resultados como la de la figura 1.14. Haga clic en el botón Quitar Todo en los aspectos que desee que
resuelva el Inspector de documento y regrese a la hoja para realizar los ajustes pertinentes, ya sea
eliminar comentarios o revelar hojas ocultas. Cuando termine, pulse Volver A Inspeccionar.

Figura 1.14. Ventana de resultados del Inspector de documento.

  El comprobador de accesibilidad es un panel que se abre a un lado del libro. En el Excel
enumera los problemas detectados que puedan interferir en la perfecta accesibilidad del libro
a personas con discapacidades, como por ejemplo el uso de nombres de hojas
predeterminados, como Hoja1 y Hoja2 (lo ideal es utilizar siempre nombres descriptivos) o
la ausencia de títulos de columna en una tabla. La zona llamada Información adicional, abajo
del todo, explica cómo resolver los problemas que detecta Excel (véase la figura 1.15).

Figura 1.15. El Panel del Comprobador de accesibilidad.

El último paso antes de compartir un libro es ejecutar el Comprobador de compatibilidad, que

comprueba varias características, como el formato, los elementos y otros atributos que puedan ser
incompatibles con versiones anteriores de Excel. Si Excel revela algún tipo de incompatibilidad,
puede resolverla o dejarla tal cual (véase la figura 1.16)
 Figura 1.16. El Comprobador de compatibilidad.

Para inspeccionar un libro:

1. Haga clic en Archivo y pulse Información.

2. En la ficha Información haga clic en Comprobar si hay problemas y luego clic en
Inspeccionar Documento.
3. En el cuadro de diálogo Inspector De Documento, quite la marca de las casillas de los tipos
de información que no desee inspeccionar. Pulse el botón Inspeccionar. Excel inspecciona el
documento.
4. 4. Revise los resultados de la inspección que muestra Excel. Haga clic en Quitar Todo si desea
que Excel se deshaga de esa zona del libro por usted. En caso contrario, pulse Cerrar, resuelva
el problema usted mismo y, cuando termine, pulse Volver a inspeccionar

Para comprobar las funciones de accesibilidad de un libro:

1. En la ficha Información, haga clic en Comprobar si hay problemas y luego clic en

Comprobar accesibilidad.
2. En el panel Comprobador De Accesibilidad, revise los resultados que le muestra Excel. Haga
clic en la entrada de la lista de problemas y remítase a la sección Información Adicional para
leer formas de soluciones.
3. Vuelva a ejecutar el Comprobador de accesibilidad para estar seguro de que todos los
problemas están resueltos.

Para comprobar la compatibilidad:

1. En la ficha Información, haga clic en Comprobar si hay problemas y luego clic en

Comprobar Compatibilidad. Lea la información que ofrece Excel en el cuadro de diálogo
Microsoft Excel -Comprobador De Compatibilidad.
 2. Pulse Copiar en hoja nueva para insertar la información en el libro.
3. Resuelva los problemas que requieran su atención y al final pulse Aceptar.

Compartir libros y hacer seguimiento de los cambios

Los libros se comparten utilizando una serie de comandos que están situados al grupo Cambios de
la ficha Revisar. Excel ofrece varias formas de hacer la misma cosa y todas las veremos en esta
sección.
El comando Compartir Libro abre un cuadro de diálogo en el que se pueda activar una opción para
permitir a más de un usuario modificar el mismo libro a la vez. En la ficha Uso Avanzado del cuadro
de diálogo Compartir Libro, puede configurar las siguientes opciones (véase la figura 1.17):

 Control de cambios: ajusta el intervalo de tiempo que desee que se guarde el historial de
cambios del libro. El tiempo predeterminado es 30 días. Si quiere, también puede decidir no
guardar el historial de cambios.
 Actualizar cambios: permite especificar en qué momento desea que se actualicen los
cambios que realice en el archivo, bien en el momento de guardarlo o bien automáticamente
a intervalos de tiempo configurados por usted. También le permite decidir si quiere guardar
sus cambios y ver los de otros usuarios o ver sólo los cambios de los demás.
 En caso de cambios conflictivos entre usuarios: permite especificar si quiere que Excel le
pregunte qué cambios deben prevalecer en caso de conflicto o si lo que desea es que
prevalezcan los que están guardados.
 Incluir en vista personal: conservar los ajustes de impresora y de los filtros de los libros
compartidos.

Figura 1.17. El Cuadro de diálogo Compartir libro.

Truco: Los libros que contienen tablas de Excel o asignaciones XML no se pueden compartir.
Para poder hacerlo, primero hay que convertir las tablas en rangos normales de celdas o
eliminar las asignaciones XML.

El comando proteger y compartir libro permite hacer un seguimiento de los cambios y compartir el
libro en una sola acción. Utilícelo cuando quiera estar seguro de que Excel registre todos los cambios
que realicen los usuarios durante el uso compartido del libro. El cuadro de diálogo Proteger libro
compartido, marque la opción Compartir con control de cambios. Esta opción sirve para compartir
el libro evitando que los usuarios puedan deshabilitar la función del control de cambios. De todos
modos, este paso no impide a alguien eliminar el uso compartido. Para resolver esta situación, lo
mejor es configurar una contraseña en el cuadro de diálogo Proteger libro compartido. Así, todo el
que intenta eliminar la protección deberá introducir primero la contraseña que usted haya
configurado.

Para activar el control de cambios, haga clic en la opción Control de cambios de la ficha Revisar y,
de nuevo, haga clic en Resaltar Cambios. Luego, en el cuadro de diálogo Resaltar Cambios, marque
la opción Compartir con control de cambios (véase la figura 1.18). Esta acción comparte y guarda
del libro.

Figura 1.18. El Cuadro de diálogo Resaltar cambios.

Excel ofrece tres opciones para el tipo de cambios a controlar:

 Cuándo: aquí puede especificar si quiere ver todos los cambios desde la primera vez que
compartió el libro, sólo los cambios no revisados, los cambios introducidos desde la última
vez en que se guardó el libro o los cambios realizados después de una fecha concreta
 Quién: puede elegir Todos o Todos excepto yo, o bien los nombres de las personas que
hayan revisado el libro.
 Dónde: permite indicar a Excel en qué celda o rango de celdas debe resaltar los cambios.

Las opciones que hay en la parte inferior del cuadro de diálogo Resaltar cambios permite controlar
la manera de visualizar los cambios. Por defecto, Excel resalta los cambios en la pantalla utilizando
bordes de celdas y comentarios. Para ver un cambio en concreto, sólo tiene que pasar el ratón por
encima de la celda modificada. La segunda opción, Mostrar cambios en una hoja nueva, instruye a
Excel para que cree una hoja aparte, insertada después de todas las ya existentes en el libro, para
mostrar los cambios.

Revisar cambios

Para revisar cambios introducidos en un libro compartido, haga clic en Control de cambios y luego
de Aceptar o rechazar cambios. Excel guarda automáticamente el libro y abre el cuadro de diálogo
Seleccionar cambios para aceptar o rechazar, en el que también hay una solución en Cuándo, Quién
Y Dónde.

En Cuándo, puede elegir entre Sin revisar o Desde la fecha. Ajuste lo que necesite en este cuadro de
diálogo para poder revisar los cambios que necesita ver y pulse Aceptar cuando termine.

A continuación, aparece el cuadro de diálogo Aceptar o rechazar cambios, en el que Excel resalta el
primer cambio pendiente de revisión de la hoja y muestra la descripción del mismo, incluidos fecha
y hora del cambio, autor y detalles (véase la figura 1.19).
Utilice los autores que hay abajo del todo para aceptar o rechazar los cambios uno por uno o todos a
la vez.

Combinar libros

Si por su trabajo necesita que un grupo de personas revise el mismo libro pero no todos tengan acceso
a una ubicación de almacenamiento común, tiene la posibilidad de guardar el libro para compartir,
distribuir una copia a cada miembro, recoger los libros después de introducidas las modificaciones y
combinar los cambios en un solo documento.

Truco: cuando tenga que distribuir copias independientes de un mismo libro a un grupo,
cree el libro en base a una plantilla.

Uno de los pasos que debe tomar antes de comparar y combinar libros es incorporar el comando
Comparar y combinar libros a la barra herramientas de acceso rápido o a la Cinta de opciones.
Si suele trabajar con libros compartidos, lo mejor es agregarlo a un grupo personalizado de la ficha
Revisar.

Después de habilitar el uso compartido un libro, asegúrese de hacer clic sobre la ficha Uso avanzado
del cuadro de diálogo Compartir libro y marque la casilla Guardar historial de cambios durante.

Si el período de tiempo que especifique aquí se agota, no podrá entonces combinar los libros. Por eso,
es importante que lo ajuste de modo que todo el mundo tenga tiempo suficiente revisar el archivo y
de introducir todos los cambios que se estimen pertinentes.

Al hacer clic en Comparar y combinar libros, Excel abre el cuadro de diálogo Seleccionar archivo
para combinar en el libro actual. Seleccione la primera copia del archivo que desea combinar, pulse
Abrir y luego repita los mismos pasos con cada versión del archivo. Si quiere, también puede
seleccionar todas las versiones que desea combinar (pulsando la tecla Mayús o Control) e incorporar
todos los cambios en una sola operación. Llegados a este punto, se puede aceptar o rechazar los
cambios y mostrar la hoja con el historial como en el caso de los libros compartidos.

Para compartir un libro:

1. En la ficha Revisar, haga clic sobre la opción Compartir libro del grupo Cambios.
2. En el cuadro de diálogo Compartir Libro, marque la casilla Permitir la modificación por
varios usuarios a la vez.
3. Haga clic en la ficha Uso avanzado y configurar todas las opciones avanzadas que desee.
4. Pulse Aceptar.

Excel muestra un mensaje de confirmación y guarda el libro. A partir de este momento aparece la
palabra [compartido] en la barra de título del documento, lo abra quien lo abra. Esta etiqueta sigue
ahí hasta que se desactiva el uso compartido del libro.

Para activar la función de control de cambios:

1. En la ficha Revisar, grupo Cambios, pulse el botón Control de cambios y haga clic en
Resaltar cambios.
2. Marque la casilla Efectuar control de cambios al modificar. Esto también comparte el libro.
Pulse Aceptar

Para revisar cambios de un libro compartido:

1. En la ficha Revisar, grupo Cambios, pulse el botón Control de cambios y haga clic en Aceptar
O Rechazar Cambios.
2. En el cuadro de diálogo Seleccionar cambios para aceptar o rechazar, indique qué cambios
desea revisar y pulse Aceptar.
3. En el cuadro de diálogo Aceptar O Rechazar Cambios, vaya revisión por revisión aceptando
y rechazando según corresponda. Haga clic en Aceptar todos o Rechazar todos para
manejar todas las revisiones de una vez.

Para configurar la distribución y combinación de libros:

 1. Abra el archivo que desea distribuir.
2. Clic en la ficha Revisar y pulse Compartir libro.
3. En el cuadro de diálogo Compartir libro, marque la casilla Permitir la modificación por
varios usuarios a la vez.
4. Haga Clic en la ficha Uso avanzado. En Guardar el historial de cambios durante, especifique
el intervalo de tiempo que desee conceder a los usuarios para revisar el documento. Pulse
Aceptar para guardar el libro.
5. En la ficha Archivo, haga clic en Guardar, como para crear copias del libro, una para cada
revisor. Utiliza el libro original como copia maestra.
6. Pase las copias a los revisores. Asegúrese de que todos sepan la fecha que espera que se las
entreguen devueltas.

Para combinar cambios:

1. Abra el libro maestro.

2. Haga clic en Comparar Y Combinar Libros en la barra de herramientas de acceso rápido para
abrir el cuadro de diálogo Seleccionar archivos para combinar el libro actual.
3. Seleccione los archivos que desee combinar y pulse Abrir.
4. En la ficha Revisión, grupo Cambios, pulsa el botón Control de cambios y haga clic en
Aceptar o rechazar cambios.
5. Acepte o rechace cada cambio.

 Abra un libro en su equipo y utilice los comandos Preparar para compartir de la ficha
Información para inspeccionar el documento y comprobar si tiene problemas de
accesibilidad o compatibilidad.
 Cree un libro basado en la plantilla PresupuestoEmpedrado que creó al principio de este
capítulo. Si es posible, trabaje con un pequeño grupo de colaboradores, configura el libro para
compartir y ponga en práctica los procedimientos de control de cambios, de aceptación y
rechazo de cambios y de combinación de libros.

Antes de concluir este capítulo, asegúrese de que domina las siguientes competencias:

1.1 Aplicar ajustes, propiedades y opciones de datos a libros.

1.2 Aplicar protección y propiedades de uso compartido a libros y hojas de cálculo.
1.3 Mantener libros de uso compartido.