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INTRODUCCIÓN
Las necesidades en las tendencias laborales hacen buscar a las empresas nuevas estrategias de
formar grupos de trabajo que generen las necesidades sociales enfocados en el éxito,
reforzando el talento en todas las áreas de organización e interacción entre las personas y no
haya individualismo, las empresas requieren conocimiento, dedicación y consolidación un
aspecto fundamental a la hora de trabajar en equipo para alcanzar las metas y objetivos
propuestos.

Se tendrá en cuenta el valor de los roles frente a la organización empresarial motivando a

cada equipo de trabajo, seleccionando nuevos canales de comunicación que buscarán evaluar
un posible conflicto y llevándolo a una solución rápida que finalmente cree espacios de
trabajo en equipo estable tanto interno como externo en el entorno laboral.

OBJETIVO

laborar un diagnóstico en la empresa que tenga estrategias para la ayuda en las áreas
involucradas que encuentre futuras mejoras y que optimicen el trabajo en equipo.

Para la propuesta debe:
Efectuar un diagnóstico acerca de las fallas presentes en cada una de las áreas
mostradas en el caso propuesto para la evidencia.
Fallas presentes
Desactualización de
inventarios en tiempo real
Atención al cliente poco
proporcionada e ineficaz
Error en las entregas y
despachos de los
respectivos pedidos
Comunicación deficiente
entre todas las áreas de la
empresa
Falta de planificación de
las rutas.
No existe comunicación
entre los colaboradores.
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CUERPO DEL TRABAJO
Posibles soluciones
Realizar actualización de
inventario 2 veces al día,
para tener la información
veraz de algún proceso.
Realizar capacitaciones
semestrales a todo el
personal sobre atención al
cliente.
Capacitar y evaluar a todo el
personal relacionado con el
área para que las entregas
llegan en el menor tiempo
posible al cliente.
Mejorar los canales de
comunicación entre los
colaboradores de todas las
áreas.
Organizar los pedidos y
tener un horario establecido
para las entregas de los
productos, con el fin de que
el área encargada tenga
conocimiento y planifique
con tiempo las ordenes de
entrega.
Capacitación a todo el
personal sobre la escucha
activa.
Recomendaciones de uso de
tecnologías
Utilizar SAP para tener toda
la información a la mano
sobre el stock de inventario,
insumos etc.
Google meet para que todos
tengan acceso a la
conferencia desde cualquier
lugar de trabajo.
Uso del correo y WhatsApp
corporativo para
comunicación asertiva.
EL sistema SAP nos permite
llevar un control de los
despachos y entrega.
Uso del correo y WhatsApp
corporativo para
comunicación asertiva.
Manejar archivos en drive
que permitan visualizar a
todos los encargados la
información.
SAP nos permite tener la
información en tiempo real
de los pedidos desde su
recepción hasta su entrega.
Google meet para que todos
tengan acceso a la
conferencia desde cualquier
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lugar de trabajo.

Establecer las posibles soluciones para los problemas identificados, contemplando:

o La descripción de los procesos.

Telemercaderista: Milena, se encarga de tomar los pedidos de T a T, mayoristas y

algunos clientes que llamamos especiales.

Telemercaderista: Erika, es quien toma los pedidos de los supermercados, es una

de las personas que más tiene experiencia en su puesto de trabajo y que conoce los
demás procesos.

Auxiliar de facturación Caja: Carla, es la persona encargada de revisar los

documentos que deben entregar los auxiliares de servicio como facturas, ruteros,
notas créditos.

Analista de inventarios: Mauricio, se encarga de generar en el sistema a primera

hora un inventario de todas las referencias y de revisar que las bodegas del producto
manejado como congelado y refrigerado estén de acuerdo al kardex que arroja el
sistema.

Encargado Canastillas: Juan, proporcionar tanto las canastillas a la planta como a

la distribución.

Servicio al cliente: Paula, debe estar atenta a las peticiones, quejas y reclamos de
los clientes.

Facturador: Jimmy, Registra los despachos en los formatos para la facturación.

Supervisora distribución y transporte: Sandra, Encargada de la programación de

las rutas de acuerdo a los pedidos recibidos y separados.

Supervisor logístico: Encargado de coordinar el proceso nocturno para el

alistamiento de los pedidos y la organización de los cuartos fríos.

Auxiliares logísticos: Ejecutan la programación realizada por el supervisor

logístico.

Gerente general: Tiene la responsabilidad general de administrar los elementos de

ingresos y costos de la compañía.

Supervisor de ventas: Alex, Se encarga de todo lo relacionado con el equipo de

trabajo de ventas y de que todas las ventas se realicen exitosamente.

o Tiempos de respuesta requeridos por los clientes internos y externos.

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o Costos asociados con la operación, que garanticen el flujo de bienes, servicios y

transacciones.

El área de ventas manejar un horario de 8:00 am – 5:00 pm para la toma de pedidos en

la página web, correo corporativo y WhatsApp.
Estrategias para asegurar el normal funcionamiento de la red de distribución.
Todas las áreas de la empresa deben trabajar mancomunadamente en el mismo orden
para evitar perder la comunicación ni que haya retrocesos en la cadena de suministro.
Evaluar el desempeño de los empleados en la construcción de relaciones con los
clientes.
La convivencia y la comunicación son los pilares que deben tener los empleados a la
hora de gestionar un buen servicio al cliente interno y externo.
La demanda de productos nos ayuda a comprender el área de mercado, los productos
vendidos y las preferencias de los clientes
Utilizar un software de trazabilidad, porque puede gestionar de forma fiable el tiempo
establecido en la entrega, crear una hoja de ruta del vehículo y analizar la importancia
desde lo más fácil hasta lo más complejo, esto da tiempo para completar todos los
pedidos.
Realizar un inventario periódico diario al departamento comercial para obtener datos
precisos de los productos existentes y nos permite tener un control.

Como es normal, una de las primeras peticiones de los clientes al realizar sus pedidos en
cualquier empresa, es que estos se han entregados lo antes posible, de la manera más
adecuada, las unidades y el producto que solicito, algo que no sucede en PIO PIO Y MAS
PIO, ya que debido a su mal diseño e improvisación en las rutas, esta empresa tiene muchos
tiempos muertos, los cuales no le permiten a la empresa realizar las entregas en tiempos
estipulados, porque no se revisan previamente las rutas a seguir para realizar las entregas, ni
se estudian estos tiempos al momento antes de salir, y es así cómo ocurre la pérdida de los
clientes por el descontento que ocasiona el incumplimiento en los pedidos los cuales
perjudican considerablemente la entrega de los productos a sus clientes.

Es por ello que se debe implementar una mejora en la comunicación y coordinación entre las
áreas de ventas y despacho para el montaje de pedidos, en los cuales se debe establecer
cuáles son los clientes con tiempos de entregas urgentes y cuáles no, cuáles son los clientes
con más volumen y cuales le demandan menos tiempos de entrega, de la misma manera es
primordial establecer una planeación en la entrega de los pedidos en donde se marquen la
ubicación de los clientes por zonas, con el fin de enrutar los pedidos que vayan hacia los
mismos lugares y cargarlos en el camión de entrega primero los que se entregan de último y
al final de carro los clientes que se entregarán primero y facilitar la entrega minimizar los
tiempos de entrega a los clientes.

Una mala planificación en los procesos de la empresa genera muchos sobre costos en la
producción, el caso de esta empresa, la llevó al despido de 50 empleados y al borde del cierre
total de esta.
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Es por esto la importancia de planificar desde el recibo de la mercancía en la empresa, el

manejo adecuado de los inventarios, cosa que no sucede en esta empresa ya que no se sabe
cuál es el inventario real en transcurso del día, que los empleados estén enfocados todos en el
objetivo a cumplir que es la venta y entrega a satisfacción al cliente para generar los
esperados.

Por esta razón la empresa debe tener clara las rutas de entrega con lo que los vehículos no
realizarán dos y tres llegadas al mismo cliente también tener claro y llevar el control de las
horas de entrega a cada uno de los clientes, y con ello poder priorizar las entregas y cumplir,
con esto no tener devoluciones por no llegar a tiempo lo cual genera muchos sobre costo y
pérdida de dinero y de clientes.

Recomendar el uso de tecnologías de la información para actividades de graficación,

simulación y creación de sistemas de información, con la respectiva descripción del
software o sistemas empleados.

SAP es un Sistema de Gestión Empresarial (ERP) que brinda las mejores prácticas de
mercado a empresas de diferentes segmentos, con la intención de mejorar la eficiencia,
control y gestión de la información y los datos de las empresas.

La solución se adapta a las necesidades de cada cliente con la ayuda de los diferentes
módulos que conforman el sistema SAP, ayudando a la organización en su conjunto. Estos
módulos corresponden a cada uno del departamento de la empresa, como por ejemplo ventas,
RRHH, entre otros.

En otras palabras, cada compañía tendrá su sistema SAP implementado de acuerdo con las
necesidades de su empresa. Además, los módulos disponibles ofrecerán eficiencia,
organización y mejora de la gestión, porque, aunque separados, unen todos los frentes de la
organización en una sola herramienta.

Los beneficios son:

Fin de los procesos manuales y simplicidad en su manejo.

Agilidad y automatización de procesos y mayor productividad con la reducción de
retrasos y cuellos de botella.
Optimización del proceso de toma de decisiones, basado en datos de calidad que
ayudan a identificar riesgos.
Respuesta rápida al mercado y reducción de los tiempos en procesos de gestión.
Mayor control de las operaciones de la compañía y más competitividad, ya que
permite adelantarse a la competencia.
Lograr objetivos organizacionales y una mejor comunicación interna con acceso
rápido a la información.
Mayor escalabilidad, lo que facilita agregar nuevas funciones al sistema y reducir
costes.
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Control de acceso a datos e inteligencia estratégica, aplicado a la recolección y

análisis de datos. (Techedge, 2020)

(sap-business-one-areas | Agencia Marketing Digital en Valencia, 2020)

Interfaz del Sistema sap

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(Consultoria-SAP, 2016)
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CONCLUSIÓN

Proponer cargos de trabajo en los que los empleados de las diferentes áreas se vean involucrados
con nueva información y cooperen conjuntamente que enfrenten sus diferencias laborales y
personales a la hora de trabajar en equipo y logren una meta en conjunto y se beneficien
mutuamente.

Se estudiarán compromisos que apoyen a la organización con mayor motivación desde el

pequeño al más alto funcionario con sus diferentes capacidades orientados a aprender de cada
proceso que requieran fuerza individual y grupal a la hora de tomar buenas decisiones.

BIBLIOGRAFÍA

Material complementario SENA

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CVOSOFT IT Academy. (2016, January 3). x1F4A1 Que es SAP MM Curso SAP MM Inicial

Gratuito CVOSOFT. CVOSOFT.com; CVOSOFT.

http://www.cvosoft.com/sistemas_sap_abap/recursos_tecnicos_abap/que-es-sap-
mm.php

sap-business-one-areas | Agencia Marketing Digital en Valencia. (2020). Agencia Marketing

Digital En Valencia. https://www.e-xprimenet.com/sap-business-one-areas/

Consultoria-SAP. (2016, January 8). Cómo ver la versión de SAP ERP que uso. Ayuda SAP.

https://foros.consultoria-sap.com/t/como-ver-la-version-de-sap-erp-que-uso/2905