Estudio de la importancia de los archivos

Yulisa maría mercado Suarez

Florencia Caquetá
Complementario virtual de administración documental en el entorno laboral
Inicio
La importancia de los archivos se remota desde el origen de la escritura, es decir
desde los inicios de la humanidad misma, la palabra archivo se utiliza
generalmente para designar a aquel lugar lugar que tiene como finalidad la
recopilación y recopilación de documentos que pueden ser, documentos libros,
recortes de diarios viejos, entre otros y que obviamente ostentan una importancia
vital en la identidad y la reconstrucción histórica de una nación. Esto nos
demuestra lo importantes que han sido para la evolución cultural, social, política y
científica de la humanidad ya que los archivos recopilan, conservan y difunden
información registrada en ellos ya que su importancia se podrá comprender a
partir del valor que tiene para la administración, y la investigación
En este ensayo se enfocará en la importancia de los archivos, en lo cual se
plasma la terminología archivística y se hablará de la importancia de los archivos
teniendo en cuenta como base su origen evolución, sus cualidades, clasificación,
categorización y aplicación en medio actual
Importancia de los archivos
Los primeros archivos aparecen con los primero Imperios, tales como los egipcios
que plasmaban su información en templos las civilizacines de Roma y Grecia
dejaban escritos en madera y mármol, los arcadios, sumerios y babilonio los
cuales tallaban sus escritos en pieles, madera arcilla entre otros. Todas estas
culturas dieron pie a la evolución del archivo ya que eran unas herramientas de
control de la población y de la riquez.
Con el paso de los tiempos vimos que a los archivos se les fue dando una gran
importancia, para la administración porque los documentos que lo conforman son
imprescindibles para la toma de desicionesbasada en antecedentes. Pasada su
vigencia estos documentos, son potencialmente, parte del patrimonio cultural y de
la identidad. Actualmente en los países más desarrollados el interés por la
investigación, se apoyan en los archivos existentes y de acuerdo con el área
objeto de estudio dado que ya no poseen solo documentos textuales si no otras
clases de soportes documentales Nacionales.
Los archivos son el conjunto de documentos sea cual fuere su forma y soporte,
material, acumulados en un proceso natural, ya bien sea por una persona natural
o entidad pública, o privada, en el trascurso de su gestión.
Estos conjuntos de documentos poseen ciertas características, que brindan
ventaja a la organización, adicionando elementos de conectividad las cuales son:
1)ECONOMIA: ahorrando costos derivados por el tiempo de búsqueda de
documentación.
2)SIMPLEZA: Ya está identifica el contenido de la información de manera cencilla.
3)FUNCIONALIDAD: Permitiendo la operación de archivar y consultar la
documentación de manera eficiente.
4)EXACTITUD: nos permite brindar una mejor clasificacionpresencial en el
momento de archivar.
5)TECNICIDAD: Se registra las situaciones en la toma de deciciones del
responsable para no delegar equivocadamente al personal,
Adicionalmente los archivos se pueden clasificar en cuatro grandes clases, que
son variados según se organización su uso su naturaleza y según su siclo vital.
Según se clasificación se pueden dividir en cuatro grandes grupos.
Archivo centralizado. Es cuando una sola dependencia contrala toda
documentación de la organización.
Archivo descentralizado.es aqueluqe de la organización que lleva cada una de las
dependencias es decir es independiente de todo proceso archivístico.
Archivo descentralizado con control descentralizado.es aquel deposito de
información que lleva cada dependencia y la responsabilidad es decir un jefe de
cada dependencia.
Según su uso el cual va a depender del tiempo en el que lo requiere la
organización y se clasifican en tres categorías .
Archivo activo: es todo documento que pertenece a la entidad estatal.
Archivo semi activo: son los documentos que varían en su periodo de
conservación y su consulta es menor.
Archivo inactivo. Son los archivos que su periodo de duración es perpetuo.
Según su ciclo vital se dividen en tres grandes grupos.
Archivo de gestión: que corresponde a la documentación que está sujeta o
depositada a la consulta administrativa.
Archivo central. Que se define como la agrupación de documentos que han sido
transferidos de los diferentes archivos de gestión de cada dependencia y que a
pesar que su consulta no es frecuente y siguen vigentes.
Archivo histórico: son aquellos que se transforman del archivo central a un
archivo de concentración permanente.
Por otro lado, vemos que de acuerdo al orden territorial tal y como lo especifica la
ley general de los archivos de Colombia los archivos de naturaleza publica se han
caracterizado mediante tres artículos que son:
ARTÍCULO 1º. Objeto. La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y
principios generales que regulan la función archivística del Estado.

ARTÍCULO 2º. Ámbito de aplicación. La presente ley comprende a la

administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que
cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley.

ARTÍCULO 3º. Definiciones. Para los efectos de esta ley se definen los siguientes

conceptos, así:

Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte

material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o
privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para
servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a
los ciudadanos, o como fuentes de la historia.