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Nivel N3
Código: PRASGE01001
PRÁCTICA Revisión: 1
Fecha: 15/06/2016
Proceso: Servicios Generales Titulo: GESTION Y CONTROL DE MANTENIMIENTO EN AIRE
Sub - Proceso: Taller de Aire Acondicionado ACONDICIONADO

PROPOSITO:

Establecer los procedimientos y responsabilidades que rigen las actividades de planificación

y control del mantenimiento, con la finalidad proveer al Departamento de Aire Acondicionado
de equipos aptos para garantizar la operatividad de los procesos productivos y
administrativos en Sidor.

ALCANCE:

Aplica a todas las áreas que conforman la estructura organizativa de SIDOR; inherentes al
Departamento de Servicios Generales, Sector Aire Acondicionado.

DEFINICIONES - ABREVIATURAS:

SAP : Sistema aplicado a procesos: Es un sistema estándar de software, totalmente

integrado. Esto significa que incluye y vincula la parte administrativa, financiera, de
abastecimiento y gestión industrial de toda la empresa.

PM: Módulo SAP enfocado a mantenimiento.

GRUPO DE PLANIFICACIÓN DE MANTENIMIENTO: Este es el grupo responsable por la

planificación y procesamiento de las tareas de mantenimiento en una planta en particular. En
términos de mantenimiento es el Grupo Técnico (G.T.) y esta compuesto por un grupo de
inspectores y un líder.

LGT: Líder de Grupo Técnico

UBICACIÓN TÉCNICA: Elemento perteneciente a una estructura técnica, el cual puede ser
estructurado según un criterio funcional, de procesos o de ubicación geográfica. La
ubicación técnica es un espacio físico donde pueden o no haber equipos instalados. La
secuencia cronológica en la que son instalados los equipos en la ubicación técnica es
almacenada como parte de la historia de la ubicación técnica.

EQUIPO: Objeto físico e individual a ser mantenido como una unidad autónoma y que puede
ser instalado en una ubicación técnica o como parte de otro equipo.

LISTA DE MATERIALES PARA EQUIPO: Se emplea para describir la estructura de un

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equipo y para listar los repuestos del equipo. Estas listas pueden ser creadas para cada
equipo y su lista de materiales puede generarse mediante una asignación directa o indirecta.

ORDEN DE MANTENIMIENTO (OM): Comúnmente llamada OM, es el documento principal

del módulo SAP- Mantenimiento (SAP-PM) que sirve como instrumento técnico para
planificar y programar las actividades de mantenimiento; siendo además el elemento que
puede recibir cargos desde el módulo MM (Servicios y Materiales) y otros, lo que lo convierte
en el receptor de los costos.

Las órdenes se clasifican en clases que definen el tipo de mantenimiento y su planificación,

pudiendo ser creadas tanto en forma manual como automática. Las clases de órdenes que
van desde la PM02 hasta la PM09 son generadas en automático y a partir de plan de
mantenimiento, el resto son creadas en forma manual. Las utilizadas por el departamento son
las siguientes:

l Ordenes generadas en automático:

PM02 Plan de inspección / revisión rutinaria.

PM09 Plan de ajuste / calibración / general.

l Ordenes creadas en forma manual:

PM10 Normalización “IN SITU” imprevista.

PM11 Normalización “IN SITU” programada.

AVISOS: Es un documento creado en SAP que describe técnicamente situaciones

especiales. Permite a su vez reportar las necesidades detectadas, lo que desencadena una
acción, que generalmente es cumplida a través de órdenes de mantenimiento. Las usadas
por el departamento son:

l M0 Aviso de Inspección: Es el documento que describe las anormalidades

encontradas en los equipos revisados por el inspector del grupo técnico, durante la
inspección
l M2 Aviso de Avería: Es un documento de SAP, a través del cual se describe la falla de
un equipo que afecta de alguna forma su rendimiento.
l M3 Aviso de Actividad: Este documento se crea en SAP a partir de la detección
temprana de una falla que no ocasiona un paro de equipo y posible de solucionar en el
momento, es decir, utilizable en tareas de baja envergadura ya finalizadas.
l M6 Solicitud a Talleres: Este tipo de aviso se utiliza cuando es necesario el montaje o
reparación de un equipo en taller zonal o central. Es importante tener en cuenta que
siempre el aviso es remitido al taller zonal, y en caso de no contar con disponibilidad de
equipos o mano de obra, el aviso es remitido al taller central o se crea una orden de
mantenimiento a ser ejecutada por el Taller Zonal o por Talleres Foráneos
l M9 Parte Diario: Es un tipo de aviso SAP que describe únicamente la bitácora del
turno. Básicamente se describe en él lo referente a los puntos pendientes y como se
recibe y entrega el turno; este documento es reportado por el personal de correctivo
(cuadrillas de mantenimiento).

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PLAN DE MANTENIMIENTO: Conjunto de actividades o trabajos de mantenimiento

planeados y rutinarios, establecidos para ayudar a prolongar la vida útil y el incremento de la
disponibilidad y confiabilidad del equipo de proceso y las instalaciones en general.

NOTIFICACIÓN DE OM: Es el reporte SAP de una orden de mantenimiento, donde se

informa el estado final de la planificación de las actividades (tiempo real utilizado en la
ejecución, texto explicativo de notificación, motivo de desviación en caso de existir). Dentro
del texto explicativo es posible reportar cualquier anormalidad inherente a la realización del
trabajo o a la suspensión del mismo. En caso de existir algún tipo de desviación existe un
campo dentro de la notificación denominado “Mot.desvia” que permitirá estandarizar a
través de un código la desviación citada; encontrándose:

LC01 Prob. de Herramientas

LC02 Prob. de Personal
LC03 Prob. de Repuestos
LC04 Mala Planificación
LC05 Falta de Conocimiento
LC06 Prob. Operativos
LC07 Otros
LC08 Falta de Eq Móvil/Grúa
LC09 Prob. Seguridad e Higiene
S000 Falla Equipo
S001 Suspendida por usuario
S002 Equipo accidentado
S003 Paro sindical (fuerza mayor)
S004 Reprogramado por usuario
S005 Incumplimiento Proveedor

CIERRE DE OM: Representa el estado final de una orden de mantenimiento en el sistema.

Este estado viene representado en el status de la Orden de Mantenimiento por las siglas
CTEC o CERR. El cierre de una Orden de Mantenimiento se encuentra condicionado por la
notificación de la misma; es decir, a una Orden de Mantenimiento no puede efectuársele
cierre, a menos que el trabajo se encuentre notificado.

REPROGRAMACIÓN DE OM: Aplica a todas las Ordenes de Mantenimiento que ameritan

ser diferidas en la fecha de ejecución, por diversas causas (Falta de personal, escasez de
recursos, indisponibilidad por parte de operaciones en la entrega del equipo, etc.). La
reprogramación debe reflejarse con el cambio de fecha en la Orden de Mantenimiento hasta
un máximo de tres (3) reprogramaciones. En caso de que la OM tenga asociado
componentes de materiales la misma no podrá ser reprogramada hasta tanto no se le de la
salida final a todas las posiciones de la reserva asociada.

REGISTRO DE CUMPLIMIENTO DE PROGRAMA: Se encuentra representado por el estado

de las Ordenes de Mantenimiento que han sido programadas para una fecha convenida. El
registro de cumplimiento se certifica con la notificación y cierre técnico de las Ordenes de
Mantenimiento en el sistema SAP; con lo cuál es posible reportar lo real ejecutado y lo
pendiente o reprogramado para ejecutar. Adicionalmente es necesario que se coloque en la

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cabecera del "Texto Breve" de la OM las nomenclaturas "EJEC" para las actividades
ejecutadas y "NOEJC" para las actividades que se cierran sin haber sido ejecutadas. Si la
OM no se puede cerrar por falta de material incluir en la cabecera del "Texto Breve" de la OM
la nomenclatura "FMAT".

CAMPO DE REVISIÓN: Agrupador de Ordenes de Mantenimiento, al cual, se le asignan

criterios que permiten clasificarlas por emplazamiento, equipo y según el tipo de
mantenimiento a ejecutarse. Este código SAP permite a los grupos técnicos, planificar para
una parada las Ordenes de Mantenimiento creadas manualmente o con salida automática; y
al personal de programación realizar filtros en el sistema para el llamado de las Ordenes de
Mantenimiento a programar.

INTERRUPCIÓN Ó DEMORA: Tiempo de parada ó demora de la línea de producción,

causada por la falla ó avería de un equipo.

INTERVENCIÓN: Tiempo en el cual se reponen las condiciones operativas del equipo

causante de la parada de la línea de producción. La intervención puede ser igual, mayor o
menor al tiempo de interrupción de la línea de producción.

AVERÍA: Es una condición del equipo que afecta su desempeño o la funcionalidad del
mismo. Esta avería puede significar la parada total ó no del equipo.

PARADA: Es un campo en el Aviso de Avería (M2) representado por un tilde que indica la
interrupción de la línea de producción

REFERENCIAS:

l PRAMAN00011 - Glosario de términos del sistema SAP PM.

l PRAIIN00003 - GESTION DE INTERRUPCIONES Y USO DE LA VOZ "RESTRICCIÓN
POR EVENTO EXTRAORDINARIO"
l PGCCAL01301 - GLOSARIO DE TERMINOS Y ABREVIATURAS

NORMAS BÁSICAS:

El Jefe de sector y los Coordinadores son responsable de:

l Establecer los criterios bajo los cuales se mantendrá actualizado este documento.
l Apoyar en la capacitación del personal involucrado en la utilización de este documento.
l Revisar, aprobar y distribuir este documento, a través del facilitador de calidad
respectivo del sub - proceso.

Los Lideres de GT, Inspectores y Supervisores son responsables de:

l Monitorear y controlar el cumplimiento de esta práctica en su área de responsabilidad.

l Cumplir con cada una de las actividades descritas en el campo de instrucciones de la
práctica en cuestión.

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INSTRUCCIONES:

Supervisor de Taller de Aire Acondicionado (Cumpliendo funciones de

Mantenimiento Correctivo Guardia):

1. Revisa a través del sistema SAP el aviso del parte diario (M9), y los avisos de avería
(M2) reportados en el turno anterior.
2. Atiende las actividades pendientes del turno anterior y las que se generen en su
guardia.
3. Reporta al supervisor de operaciones y/o responsable del área, la culminación de
las actividades o en su defecto informando la continuación de los trabajos.
4. Reporta durante su turno y a través del sistema SAP, el aviso de parte diario (M9),
donde deja por escrito las eventualidades del turno, teniendo en cuenta de no detallar
averías en esta clase de aviso, ya que para ello esta el aviso de avería (M2).
5. Reporta durante su turno y a través del sistema SAP, los avisos de avería (M2) por
todas las fallas que afecte el rendimiento de los equipos. Al reportar un aviso de avería
(M2), es necesario proporcionar tanta información técnica como sea posible.

Nota:
En caso de no emitir el aviso de avería (M2) durante su turno, tendrá un plazo de cuatro (04)
días continuos para el reporte del mismo.

Supervisor de Taller de Aire Acondicionado (Cumpliendo funciones de Mantenimiento

Preventivo):

1. Participa conjuntamente con el LGT y los Inspectores en la Planificación de las

Ordenes de Mantenimiento creadas en SAP manualmente o de disparo automático
(planes de mantenimiento), para lo cual se debe establecer reuniones para tal fin.
2. Coordina y prioriza diariamente, conjuntamente con el Grupos Técnicos la ejecución de
los trabajos requeridos para aquellas tareas planificadas y no planificadas.
3. Tramita las solicitudes de EPP, insumos (consumibles) y herramientas necesarias para
poder ejecutar las actividades de mantenimiento.
4. Reporta al supervisor de operaciones y/o responsable del área, la culminación de las
tareas planificadas y no planificadas entregando el equipo disponible o en su defecto
informando la continuación de los trabajos.
5. Reporta durante su turno vía correo electrónico, al Grupo Técnico y al Coordinador,
sobre todas las actividades realizadas, planificadas ó no planificadas, indicando:
¡ Fecha y Turno de intervención
¡ Personal ejecutor
¡ Equipo intervenido
¡ OM asociadas a la actividad
¡ Condiciones en la que se recibe el equipo
¡ Condiciones en las cuales se deja el equipo
¡ Actividades pendientes por ejecutar
¡ Repuestos y Materiales utilizados
¡ Observaciones Generales, recomendaciones y posibles condiciones inseguras
asociadas al equipo

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6. Reporta durante su turno vía correo electrónico, al Grupo Técnico y al

Coordinador, sobre todas las actividades NO ejecutadas y los motivos
que generaron la desviación.

Nota: En caso de no emitir reporte vía correo electrónico durante su turno, tendrá un plazo de
cuatro (04) días continuos para el reporte del mismo, solo en casos excepcionales en los
que no se disponga de computador o no exista disponibilidad de conexión a red se realizara
el reporte utilizando el registro INFORME DE TRABAJO / PRASGE01001-01, pero bajo
ninguna circunstancia será motivo de validación las informaciones verbales.

Inspectores de Grupo Técnico:

1. Revisa diariamente a través del Site Mantenimiento/Industrial/piso de

planta/ interrupciones (SI), las demoras no operativas imputadas a "Servicios
Generales" sitema de "Aire Acondicionado" asociada a la gestión de su GT (ver anexo:
RUTA DEMORAS INTRANET.ppt). En caso de rechazar alguna interrupción, informar
al Líder de Grupo Técnico para su reclasificación.
2. Revisa diariamente a través del sistema SAP los avisos de avería (M2). En caso de
demora no operativa derivada de la falla, marcar tilde de parada en el aviso y ajustar
los tiempos de demoras con los cargados en el Site Mantenimiento. Además debe
completar el catálogo del aviso de avería, con la finalidad de que se tenga información
en cuanto al componente que falló, en que ciclo de la vida útil falló el equipo y causas
técnicas y causas no técnicas de la falla.
3. Asigna orden de mantenimiento a los avisos de averia (M2) que requieran posterior
intervención para normalizar la condición. El plazo para asignarle al aviso indicado
dicha orden no será mayor a cuatro (4) días hábiles transcurrido al cierre de mes en
que fue creado el aviso (este aviso se cierra cuando se ejecuta la orden de
mantenimiento), de no ser necesaria la asignación de una orden de mantenimiento se
tiene el mismo plazo para cerrar el aviso de avería (M2).
4. Revisa a través del sistema SAP la orden de inspección (PM02), realiza la inspección
del área, notifica y cierra la orden de inspección (PM02), con un plazo no mayor a
cuatro (4) días hábiles transcurrido al cierre de mes.
5. Reporta mediante los avisos de Inspección (M0) las anormalidades detectadas en sus
equipos, le asigna de ser necesario una orden de mantenimiento para la corrección de
los eventos reportados en dicho aviso. El plazo para asignarle al aviso indicado una
orden de mantenimiento no será mayor a cuatro (4) días trascurrido al cierre de mes en
que fue creado el aviso, (este aviso se cierra cuando se ejecuta la orden de
mantenimiento), de no ser necesaria la asignación de una orden de mantenimiento se
tiene el mismo plazo para cerrar el aviso inspección (M0).
6. Emite a través del sistema SAP los avisos de solicitud a talleres (M6) de aquellos
equipos o componentes que requieran ser atendido en talleres (zonales, centrales o
foráneos).
7. Elabora a través del sistema SAP las órdenes de mantenimiento (generación manual),
de acuerdo con las anormalidades detectadas en los avisos de inspección (M0), las
derivadas de avisos de avería (M2) o por necesidades del sector. Previendo
la estimación de los recursos (mano de obra, insumos, repuestos, norma de liquidación,
etc.).
8. Participa conjuntamente con el LGT y los Supervisores en la Planificación de las

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Ordenes de Mantenimiento creadas en SAP manualmente o de disparo automático

(planes de mantenimiento), para lo cual se debe establecer reuniones para tal fin. El
inspector es el responsable de asignarle el “Campo de Revisión” a cada Orden de
Mantenimiento que se haya previamente definido, con lo que se establece su
inclusión en el programa de actividades. Las OM que no tengan asignado el “Campo
de Revisión” estarán consideraras fuera de programa así hayan sido ejecutadas o no.
9. Notifica y da cierre a las OM dejando como evidencia en la notificación el correo
electronico del supervisor donde se indica los detalles de la actividad. En el caso de
que la OM no se ejecute y deba ser cerrada, se debe de completar en la notificación el
campo “Mot.desvia” y en la descripción indicar el detalle de la no ejecución.
10. Mantiene actualizado el histórico de los Equipo y el árbol de Materiales en el SAP.

Líder de Grupo Técnico:

1. Revisa diariamente a través del Site Mantenimiento las demoras no

operativas imputadas a "Servicios Generales" sistema de "Aire Acondicionado"
asociada a la gestión de su GT. El LGT es el responsable de la gestión de
interrupciones, razón por la cual, de requerirse el rechazo de una Interrupción, tramita
la reclasificación según lo establecido en la practica PRAIIN00003 GESTION DE
INTERRUPCIONES Y USO DE LA VOZ "RESTRICCIÓN POR EVENTO
EXTRAORDINARIO".
2. Verifica el cumplimiento de las órdenes de inspección (PM02) a cargo de su grupo
técnico (chequeando la generación de avisos de inspección (M0), y el reporte y cierre
oportuno de las órdenes de inspección PM02 a través del sistema SAP).
3. Es responsable de direccionar el cumplimiento de los avisos y órdenes de los equipos
asignados a inspectores pertenecientes a su GT, que el considere crítico para el
proceso, cuando estos se encuentren ausentes por motivo tales como: reposo,
vacaciones, cursos, permiso, etc.
4. Coordina las reuniones con la participación de los Inspectores y los Supervisores para
planificar las actividades asociadas a las Ordenes de Mantenimiento creadas en SAP
manualmente o de disparo automático (planes de mantenimiento), estableciéndose
el Programa de Actividades.
5. Revisa las órdenes de mantenimiento correspondientes a sus inspectores, certificando
la estimación de los recursos (mano de obra, insumos, repuestos, norma de liquidación,
etc.), validando el requerimiento con la liberación de la OM.
6. Revisa y libera las órdenes de mantenimiento correspondientes a sus inspectores en un
tiempo oportuno (1 semana) a la elaboración del programa de actividades.
7. En caso de que la Orden de Mantenimiento contenga componentes asociados; deberá
incorporar sobre el status del usuario el código SOBL (Solicitud de liberación) y dirigirse
a su jefe inmediato para que proceda con la liberación o rechazo de la misma.

ANEXOS:

Escriba aqui su texto.

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ARCHIVOS ADJUNTOS:

PRASGE01001-01 FORMATO INFORME DE TRABAJO AA.xls

RUTA DEMORAS INTRANET.ppt

Elaboró: Observó: Revisó: Aprobó:

LOPEZ Sergio SIDOR (sirlos) ASCANIO Felipe N PAPALE Armanda [Jefe de MARCANO Angel M [Director]
[Inspector] [Analista], ROJAS Omar Departamento]
[Gerente]

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