¿Qué es Excel?

En este curso Excel básico queremos enseñarte desde el principio qué es Excel y para qué nos puede servir.

Excel es una herramienta que nos permite hacer cálculos de manera rápida y sencilla, dibujar gráficos a partir de la información
que hemos dibujado, hacer análisis profundos de grandes cantidades de información y muchas otras cosas.

La apariencia de Excel es muy sencilla, una rejilla que divide el espacio en celdas. Estas celdas son la mínima estructura de Excel
y en ellas podemos hacer las siguientes operaciones:

 Escribir texto
 Insertar valores
 Insertar fórmulas
 Modificar el formato
 ….

Pero tienes que saber que un conjunto de celdas que se encuentran compartiendo más de un lado se llaman rangos. Por ejemplo,
una fila o una columna es un rango de celdas con algunas propiedades comunes como el alto o el ancho respectivamente.

En este curso de Excel básico queremos que aprendas a moverte entre las celdas como un maestro así que vamos a por ello.

Curso Excel 0: La cinta de opciones de Excel

Casi todo el mundo ha utilizando antes o después algún programa de Microsoft Excel. Antiguamente encontrar la información no
era muy sencillo en Excel. Todas las opciones estaban escondidas a través de los desplegables pero desde la versión 2007 esto
ha cambiado.

La nueva forma de visualizar las diferentes funcionalidades de Excel se ha organizado a través de la «Cinta de opciones de
Excel». En este curso básico queremos enseñarte las diferentes opciones que vas a encontrar.

Aunque entre versiones de Excel hay algunas pequeñas modificaciones, básicamente la «Cinta de opciones» de Excel no se ha
modificado nada.

¿Qué es la cinta de opciones?

La cinta de opciones en Excel es un elemento básico que hay que conocer con relativa profundidad si quieres convertirte en un
experto en Excel pero si únicamente quieres tener unas pequeñas nociones encontrarás que los botones principales se encuentran
accesibles de manera muy sencilla.

La cinta de opciones son los iconos que encontramos en la barra superior al abrir un Excel cualquiera. Esta barra de opciones es:
Donde en cada una de las pestañas tenemos opciones diferentes para poder trabajar con Excel.

Una descripción sencilla para este curso de Excel básico podría ser la siguiente:

 Archivo: permite guardar, abrir un archivo, imprimir y modificar algunas opciones.

 Inicio: nos permite copiar y pegar, modificar algunos aspectos de formato, crear formato condicional…
 Diseño de página: nos permite hacer algunas modificaciones avanzadas acerca de nuestra hoja de Excel
 Fórmulas: nos enseña las diferentes fórmulas que podemos añadir en Excel y algunas otras opciones relacionadas con las
fórmulas de Excel que ya son un poco menos básicas.
 Datos: tiene funcionalidades como Filtrar y Ordenar que veremos en este tutorial de Excel básico y muchas otras
opciones relacionadas con datos.
 Revisar: puedes utilizar sus funcionalidades para proteger tu hoja de Excel, insertar comentarios, corregir ortografía…
 Vista: nos ayuda a modificar los parámetros de visualización de nuestro archivo de Excel.
 Desarrollador: por defecto está oculta aunque yo la tengo habilitada. Es para usuarios avanzados de Excel que tengan
nociones de programación.

En este manual de Excel básico nos vamos a centrar en las pestañas:

 Archivo
 Inicio
 Fórmulas
 Datos

Dejaremos para más adelante las diferentes opciones de la cinta de opciones para no hacer este curso de Excel infinito.

Curso Excel 1: Excel básico – abrir, cerrar, insertar función…

Lo más básico en Excel es abrir y cerrar esta herramienta. Probablemente ya sepas cómo hacerlo pero quizás tengas que
aprender algunas cosas más como:

 Abrir Excel
 Cerrar Excel
 Crear un nuevo libro en blanco
 Insertar números o palabras en una celda
 Aprender a dar formato
 Insertar una función

Abrir / Crear un libro de Exel

Para abrir un libro de Excel debemos hacer click en el icono de Excel que tendremos en el escritorio o pinchando en el icono de
Excel del menú de Windows. Una vez que hayamos hecho esto veremos una pantalla como la siguiente:
Como puede verse en la imagen, para abrir un libro podemos hacer click en «Libro en blanco» como está señalado en la imagen o
hacer click en cualquiera de las otras plantillas que Excel nos propone. También podremos buscar una plantilla en línea a través
del buscador de la parte superior.

Si ya tenemos un archivo previamente guardado navegaremos por las carpetas del explorador de Windows hasta que lo
encontremos y haremos doble clic sobre el archivo para poder abrirlo.

Si queremos abrir un libro que previamente hayamos abierto simplemente haremos clic sobre el mismo a la izquierda de la
pantalla de Excel donde pone «Recientes» y que hemos ocultado en este curso de Excel básico para que no se vean los libros que
nosotros hemos abierto previamente.

Cerrar un libro de Excel

Para cerrar un libro en Excel haremos click en el icono con forma de X  de la parte superior derecha de la hoja de Excel como
puede verse en la siguiente imagen:

Al cerrar el libro, si no lo hemos guardado, nos aparecerá una ventana en la que nos pregunta si queremos cerrar nuestro libro de
Excel. Elegiremos para guardarlo una carpeta en el ordenador donde nos venga bien guardar nuestros libros de Excel. Después
haremos click en el botón «Guardar» y listo. El archivo de Excel ya se habrá guardado.

Guardar un libro de Excel

Normalmente, antes de cerrar un archivo, elegiremos una ruta para guardarlo. Para poder guardar un libro de Excel deberemos
hacer click en la pestaña Archivo (en la esquina superior derecha) y después haremos click en la opción «Guardar como» como
vemos en la siguiente imagen:
Mi recomendación es que te conviertas en un «guardador» compulsivo. Es decir, que guardes tu archivo de Excel, mientras estás
trabajando, tantas veces como te haga falta. Para ello puedes usar el atajo de teclas del teclado que es «Ctrl + G». De esta
forma conseguirás que nunca pierdas demasiada información cuando el ordenador se apaga repentinamente y ocurre cualquier
otro pequeño problema.

Insertar valores en Excel

Para insertar valores o textos en Excel nos colocaremos en la celda (no celdilla como dice mi suegra ) en la que queremos
escribir y directamente comenzaremos a escribir lo que queramos. Inicialmente Excel es muy útil para hacer listas de cosas
puesto que es una manera muy ordenad de poder hacer un listado en diferentes columnas.

En la imagen anterior podemos ver como al escribir en una celda el texto también aparece en la barra superior de fórmulas. En
esta barra también podremos escribir nuestros textos, números o fórmulas.

Dar formato en Excel

Si queremos dar un poco de formato a los números o textos que hemos escrito podemos usar para ello las herramientas que
podemos encontrar en la pestaña de Inicio de Excel.

En esta pestaña, a través de los grupos de iconos de FUENTE y ALINEACIÓN podremos dar formato a nuestras celdas en Excel
con una gran facilidad.
Como puede verse en esta imagen, hemos dado un formato muy sencillo pero diferente a cada una de las celdas.

Insertar una función en Excel

Finalmente, como último capítulo de aprender Excel básico, os enseñamos a añadir una fórmula en Excel. Para ello existen dos
maneras:

 Escribir la fórmula de memoria (aunque te parezca imposible lo acabarás consiguiendo)

 Insertar una fórmula.

Escribir fórmulas en una celda

Para escribir una fórmula directamente nos colocaremos sobre una celda y escribiremos la función que sea precedida del signo
igual. Al ir escribiendo la fórmula, Excel automáticamente detectará todas las posibles fórmulas que empiezan como estás
escribiendo. En la siguiente imagen puede verse un desplegable donde Excel sugiere varias funciones:

Insertar fórmulas

Para insertar una fórmula deberemos ir a:

Pestaña Fórmulas >> Grupo Biblioteca de Funciones 

Una vez que estemos en esta pestaña seleccionaremos de los desplegables la función que más nos convenga.

Una vez que hayamos seleccionado una de las funciones que Excel nos propone nos aparecerá una ventana de ayuda que nos
permitirá ir seleccionando los diferentes rangos de celdas que utilizaremos en nuestra función. La ventana de ayuda también nos
explica los diferentes argumentos (partes de una función) que tenemos que utilizar.
En la imagen anterior vemos la explicación del argumento Número1 de la función SUMA.

Si sigues correctamente estos pasos, sabrás cómo usar las fórmulas de excel de forma sencilla.

Esperemos que esta introducción a Excel a través del tutorial: aprender Excel básico os haya resultado útil. Si quieres aprender
a usar más funciones haz click en el siguiente enlace: Fórmulas Excel – La guía más completa donde encontrarás un manual de
formulas de excel muy completo.

Curso Excel 2: Funciones básicas

Son muchas las funciones que hay en Excel y es normal que te asustes de la cantidad de funciones que hay pero no te preocupes…
tú puedes aprenderlas todas pero empecemos por algo más sencillo. Las funciones básicas de Excel: la función CONTAR, la
función SUMA…

Función SUMA

La función SUMA no es la más importante de Excel ni mucho menos pero es tan básica y se usa tanto que debe colocarse en
primer lugar. Para mi es la primera de las 4 funciones básicas de Excel.

Esta función te permite hacer sumas de celdas o de rangos de celdas. En la siguiente imagen vemos como se usa la función suma
para sumar tres celdas diferentes. Para ello, insertaremos la función SUMA (quizás debas ver cómo insertar una función
primero)  y después iremos seleccionando cada uno de los valores que queremos sumar.

Si lo que queremos es sumar toda una columna de valores podremos hacerlo aún más rápido seleccionando rápidamente todos los
valores con el ratón.
Función CONTAR

Esta función es muy sencilla y también se usa muchísimo. Esta función nos permitirá contar los valores numéricos que se
encuentran dentro de un rango.

Como puede verse en la siguiente imagen, el rango que hemos seleccionado va desde la celda 5 hasta la celda 20. Esto son 16
celdas pero la función CONTAR sólo devuelve como resultado 13. Esto es porque no cuenta ni las celdas vacías ni aquellas que
contengan palabras.

Función PROMEDIO

Esta función es la que nos permite obtener la media de una serie de valores. Al igual que en la función SUMA, podremos ir
seleccionando las celdas una a una o seleccionar un completo rango de celdas.
Nota: muy importante, la función PROMEDIO devuelve la media aritmética. Si quieres hallar otro tipo de media o la moda o la
media estás de enhorabuena, Excel tiene una función para todas ellas. Ve a Fórmulas >> Biblioteca de funciones y busca entre las
funciones estadísticas.

Función SI

Esta es una de mis funciones favoritas de Excel. Básicamente yo no sería nada sin esta función tan básica, tan simple y tan
útil. Esta función nos permite poner condiciones en Excel, si si, poner una condición en Excel del tipo: si la celda A1 es mayor que
5 devuelve el valor «OK» sino, devuelve el valor «NOK».

Como verás, el límite con esta función es tú imaginación… e incluso podrás usarla para anidar varias condiciones pero eso ya es un
tema un poco más avanzado. En el siguiente enlace puedes ver un buenísimo ejemplo de la función si anidada.

Pero volviendo a nuestro caso, el uso de la función SI. En la siguiente imagen podéis ver un ejemplo muy sencillo: si la celda A6
tienen un número mayor que la celda A7 quiero que escriba la palabra «mayor» y sino, la palabra «menor». ¿Sencillo verdad?

Curso Excel 3: Ordenar y filtrar una tabla

Excel se usa muchísimo para analizar y ordenar información. Estoy seguro de que si llevas trabajando un tiempo te habrás
enfrentado más de una vez con el uso de tablas larguísimas que contienen muchísima información. Estoy seguro también de que te
hubiera gustado aprender a utilizar esta información y analizarla de manera rápida. Te queremos enseñar todo lo que necesitas
saber para trabajar con tablas en Excel. Este curso de Excel básico está pensado para que aprendas todo lo que necesitas para
empezar a trabajar con ello así que remángate que vamos a entrar «en el barro» para que practiques.

Filtrar una tabla

Imagina que tienes una tabla que quieres filtrar como la de la siguiente imagen:

Si queremos filtrar, por ejemplo, por el tipo de Servicio (es decir, columna B) nos situaremos en las cabeceras de la tabla y las
seleccionaremos. En este caso será en la fila 1. Después seleccionamos la pestaña Datos y dentro del grupo Ordenar y Filtrar
hacemos click en el botón con forma de embudo como se puede ver en la siguiente imagen en la parte derecha:

Al hacer esto nos aparecerán unas pequeñas flechas en cada una de las celdas de la tabla como las siguientes:

Al hacer click sobre una de estas flechas aparecerá un pequeño desplegable como el de la siguiente imagen en el que podemos
seleccionar los datos que queremos que estén visibles. Para ello, desmarcaremos aquellos que no queremos que aparezcan:
Al darle al botón de Aceptar, la tabla aparecerá completamente filtrada y sólo aparecerán aquellas filas en cuya columna B ponga
Móvil y Móvil + Fijo.

Ordenar una tabla

Pero en ocasiones lo que necesitaremos es ordenar nuestra tabla por uno de sus campos. Por ejemplo, nos puede convenir hacerlo
según un valor numérico y podremos ordenar de manera:

 Ascendente: primero veremos los números menores al principio.

 Descendente: primero veremos los números mayores al principio.

También podremos hacerlo según orden alfabético o al revés, es decir, de la A a la Z o de la Z a la A.

En cualquier caso, para poder ordenar una tabla tenemos dos maneras básicas de hacerlo:

 A través de los botones de filtro de la tabla.

 A través del cuadro de diálogo «Ordenar».

Si queremos ordenar una tabla de manera rápida pincharemos en las flechas de las cabeceras que nos permiten hacer los filtros.
Como puedes ver en la siguiente imagen, el desplegable que aparece tiene dos opciones en la parte superior para poder llevar a
cabo una ordenación de los valores (en este caso numéricos):
Aunque como puedes ver en la tercera opción también podremos ordenar según los colores de la tabla si es que hemos marcado
con colores algunas filas de la tabla y queremos que aparezcan primero.

La segunda opción para ordenar una tabla es un poco más compleja pero no mucho más y lo que nos permite es ordenar siguiendo
varias reglas. Para acceder a este tipo de filtro deberemos ir a la pestaña Datos y dentro del grupo «Ordenar y Filtrar» hacer
click en el botón Ordenar como se puede ver marcado en la siguiente imagen:

Al hacer click aparecerá una ventana como al siguiente en la que podemos elegir las diferentes opciones para ordenar nuestra
tabla.

Curso Excel 4: Modificar formato

Modificar el formato en Excel es fundamental. Vas a pasar mucho tiempo en Excel modificando el formato de las celdas y para
ello conviene que domines esta técnica. Cambiar la letra y su tamaño, modificar su color, mejorar su apariencia.

Hay gente que sabe muchísimo de Excel pero no le da ninguna importancia al formato y esto es un gran error. Una hoja de Excel
sin formato es como un laberinto por el que no tienes ni idea de cómo guiarte.

Destacar un texto

En ocasiones necesitaremos destacar un texto (por ejemplo si queremos crear un título). Para ello usaremos las opciones de la
pestaña Inicio.
Estas opciones nos permiten modificar:

 Negrita y cursiva
 Tamaña de fuente
 Tipo de fuente
 Color de fondo de la celda
 Color de la celda
 Añadir bordes a la celda

Por ejemplo, si queremos destacar un texto yo suelo hacer lo siguiente:

Como puedes ver en la imagen anterior hemos cambiado el formato de fondo de las celdas adyacentes a rojo, la letra en blanco,
hemos aumentado el tamaño de letra y la hemos puesto en Negrita…. pero no tiene que ser así, esto es sólo un ejemplo.

Un ejemplo de formato

Si presentas una tabla como la de la imagen siguiente estoy seguro de que nadie se la va a leer:

Como puedes ver nada destaca, es muy sencilla… da aspecto como de poco interés… pero si le ponemos un poco de formato la cosa
cambia sustancialmente.
Es verdad que la parte de la derecha de la tabla ha quedado muy bien, pero no te preocupes, ya aprenderás a hacerlo.

Mientras tanto, trata de mejorar la apariencia de tus hojas de Excel y no te conformes. Que seas un usuario de Excel básico no
implica que tengas que presentar las cosas con poco gusto.

Formato de números

En Excel nos pasamos el día utilizando números. Unos son monedas, otros son fechas, otros son decimales, otros son enteros… es
decir, hay una gran variedad de tipos de números.

No es lo mismo poner 25561 que 24/12/1969. La primera no nos dice nada, la segunda expresa adecuadamente una fecha.

Como esto es un curso de Excel básico no quiero entretenerme mucho en este apartado. Sólo quiero mostrarte de manera visual
como puedes modificar un tipo de número. Para ello ve a la pestaña Inicio y en el grupo Número haz click en el desplegable. Al
hacerlo aparecerá una lista de opciones como la siguiente:

Y podrás elegir el formato numérico que más te convenga en cada caso.

Curso Excel 5: Insertar un gráfico

Excel no sería nada si no tuviera los gráficos por eso son tan importantes. Expresar información numérica de forma gráfica es
fundamental… tan importante como comer para todos los seres vivos.

Hay muchos tipos de gráficos en Excel y deberías ir conociéndolos poco a poco. Cuando tengas un rato dedícale unos minutos a
este artículo: Tipos de gráficos en Excel

A continuación en este curso excel online, te enseñaremos los pasos que has de seguir para insertar un gráfico.

Cómo insertar un gráfico en Excel en dos pasos:

Paso 1: selecciona la tabla de datos que  quieres representar de forma gráfico al igual que en la imagen. No importa mucho, si el
gráfico es sencillo, cómo estén organizados los datos puesto que Excel sabrá cómo ponerlos sin que tú tengas que preocuparte de
nada.

Paso 2: Seleccionar el tipo de gráfico que quieras insertar. Para ello ve a la pestaña «Insertar» y en el grupo «Gráficos»
selecciona mediante los iconos el gráfico que más encaje según los valores que quieras representar.

Excel Fórmulas – Ejemplos prácticos

Cómo hacer una fórmula en Excel

Para hacer una fórmula en Excel debemos seleccionar una celda donde queremos incluir la fórmula y empezaremos escribiendo el
símbolo igual (=) que en el teclado se encuentra normalmente donde el 0. Para incluir el símbolo igual deberemos hacer click en la
tecla Mayúscula y después en el 0 como se puede ver en la siguiente imagen:

Una vez que hayamos empezado nuestra fórmula en Excel con el símbolo = seleccionaremos la celda o celdas con las que queremos
operar.

Fórmulas de Excel básicas

En Excel existen ciertas operaciones matemáticas que no requieren fórmulas complejas ni ninguna función adicional que tengamos
que aprendernos de memoria. Esto es lo que se conoce como fórmulas básicas y que se basan en las operaciones aritméticas más
sencillas que se aprenden en el colegio: suma, resta, multiplicación y división.

Fórmula Suma  Excel

La fórmula suma en Excel es de las más sencillas que puede haber. Sirve para sumar números de todo tipo, ya sean enteros o
decimales. Para utilizar esta fórmula necesitamos usar el símbolo +. Por ejemplo, podemos sumar dos números como en la
siguiente imagen.

Además, Excel tiene la amabilidad de colorear las celdas que estás utilizando en diferentes colores para que así sea mucho
más intuitivo y puedas evitar errores de manera visual consiguiendo marcar muy bien las celdas utilizadas en nuestras fórmulas
Excel.

Pero no sólo puedes hacer la suma de dos números, sino que puedes introducir varias veces el símbolo + en las fórmulas de Excel
para que puedas hacer sumas de más sumandos (valga la redundancia) como puedes ver en la siguiente imagen.
Fórmula Resta Excel

Al igual que en el caso anterior, también podremos hacer restas en Excel y no necesariamente tienen que ser solo de dos
números, sino que también pueden ser de tantos como quieras como en el siguiente ejemplo que te muestro de fórmulas de Excel.

Además, podremos combinar tanto las fórmulas Excel de suma como de resta e, incluso, utilizar los paréntesis para poder crear
nuestras fórmulas en Excel mucho más complejas.

Con estas sencillas instrucciones, no tendrás ningún problema en saber cómo utilizar la resta en Excel.

Fórmulas Excel: Multiplicación y división

Por otro lado, para hacer multiplicaciones y divisiones podemos usar unas sencillas fórmulas de Excel.

Para hacer una multiplicación usaremos el operador matemático cuyo símbolo en Excel es el asterisco ( * ) y para la división la
barra inclinada ( / ).

En la siguiente imagen podemos ver la fórmula Excel de multiplicación y la fórmula Excel de división.

Un ejemplo práctico: Fórmula en Excel para calcular el IVA

Por ejemplo, la fórmula en Excel para calcular el IVA es mucho más sencilla de lo que uno piensa y puede hacerse con las fórmulas
de Excel que hemos explicado más arriba.
Básicamente, para calcular el IVA con Excel lo que necesitamos saber es el % de IVA que se aplica para el producto o servicio
(en España es común usar el 21% para la mayoría de los productos) y el precio del producto al que queremos añadir el IVA.

Es decir, la fórmula sería:

Precio con IVA = Precio producto x (1 + IVA)

Supongamos que tenemos un producto cuyo valor es de 50€ y que el IVA es del 21%. Esta fórmula en Excel sería:

Pero si el IVA lo tuviéramos guardado en otra celda con formato de porcentaje tendríamos la siguiente fórmula de Excel.

Donde como puedes ver, hemos sustituido la fracción 21/100 por la celda en la que se encuentra el valor porcentual del IVA.

Fórmulas de Excel con operadores lógicos

También podemos crear fórmulas de Excel con los operadores lógicos, pero ¿qué son los operadores lógicos? Las fórmulas en
Excel con operadores lógicos son los que llevan los símbolos:

Mayor que (>)

Menor que (<)

Diferente de (<>)

Igual a (=)

Aunque todo esto te pueda parecer abreviaturas para escribir caritas en Whatsapp en Excel no lo son. Conocer su
funcionamiento en las fórmulas Excel es fundamental. Estos operadores nos sirven para comparar valores o textos… en
definitiva, el contenido de dos celdas. Su resultado es muy sencillo. Si la afirmación se cumple entonces en la celda aparecerá el
valor VERDADERO y si no se cumple, la fórmula de Excel devolverá FALSO.

En la siguiente imagen puedes ver algunos ejemplos de estos operadores lógicos y su resultado.

El resultado de esta afirmación es falso porque 10 no es mayor que 20.

Además, también podremos utilizar la combinación de dos operadores lógicos en las fórmulas de Excel. Por ejemplo, podemos
usar >= o <= como puede verse en la siguiente imagen.

En este caso, el resultado de la fórmula de Excel será VERDADERO porque 10 sí que es igual que 10.

Fórmulas  de Excel Matemáticas

Microsoft Excel tiene muchísimas fórmulas que podemos usar para hacer cálculos matemáticos. Muchas de estas fórmulas son
muy avanzadas o sirven para hacer cálculos trigonométricos como SEN, COS y TAN que devuelven el seno, el coseno o la
tangente de un ángulo. Pero quiero detenerme en explicarte las principales fórmulas de Excel matemáticas que se usan más a
menudo en un Excel menos técnico.

 ALEATORIO: devuelve un número aleatorio entre 0 y 1

 ALEATORIO.ENTRE: devuelve un número aleatorio entre dos números previamente indicados. Por ejemplo:
=ALEATORIO.ENTRE(10;20) devolverá un valor aleatorio mayor o igual que 10 y menor o igual que 20.
 PAR: comprueba si un número es par, si lo es devuelve el valor VERDADERO, si no FALSO.
 IMPAR: comprueba si un número entero es impar. Devuelve también VERDADERO o FALSO.
 SUMA: suma un rango de celdas sin necesidad de utilizar el operador matemático +.
 SUMAR.SI: esta fórmula de Excel devuelve la suma de un conjunto de celdas que cumplen una condición.
 SUMAR.SI.CONJUNTO: devuelve la suma de un conjunto de celdas que cumplen varias condiciones.
 SUMAPRODUCTO: esta función devuelve el resultado de multiplicar dos rangos de celdas iguales uno a uno.
 MMULT: esta fórmula Excel nos da el resultado de la multiplicación de una o varias matrices.

Fórmulas de texto

Hay muchísimas fórmulas de Excel que se utilizan para trabajar con textos y, aunque en principio Excel está pensado como
procesador de datos y uno puede pensar que los datos son sólo números también hay muchos datos tipo texto. Piensa en una base
de datos en la que tengamos Nombre, Apellidos, Dirección, Sexo… ¿me explico? No siempre vamos a tratar con números en Excel,
también necesitamos fórmulas Excel para poder procesar los textos.formulas de excel en español

Las fórmulas principales de Excel para procesar textos son:

 CONCATENAR: nos sirve para unir diferentes textos que están en una celda en una única celda.
 DERECHA: nos sirve para obtener, de una celda con una cadena de texto, el número de caracteres que queramos
empezando por la derecha. Por ejemplo, si en una celda tuviéramos la palabra la frase «Excel fórmulas» y usáramos la
fórmula de Excel DERECHA(«Excel fórmulas»;4) el resultado sería «ulas». Es decir, los últimos 4 caracteres del
contenido de la celda.
 IZQUIERDA: igual que DERECHA pero empezando por el principio del contenido de la celda.
 EXTRAE: devuelve una parte de una cadena de texto de una celda dado un comienzo y un final.
 LARGO: devuelve el número de caracteres que hay en una celda contando con los espacios del principio y del final.
  ESPACIOS: elimina los espacios que pueda haber dentro de una celda al principio o al final. Por ejemplo, si tuviéramos
una celda con el siguiente contenido »  hola  » el resultado de usar la fórmula ESPACIOS sería «hola», es decir, sin los
dos espacios que hay al principio y al final.
 MAYUSC: esta fórmula de Excel nos devuelve una cadena de texto en letras mayúsculas.
 MINUSC: lo mismo que MAYUSC pero en minúsculas.
 NOMPROPIO: esta superfórmula Excel sirve para poner una letra mayúscula al principio de cada palabra de una cadena
de texto. Es muy útil cuando tenemos nombre y apellidos y la gente lo escribe con minúsculas.
 SUSTITUIR: esta fórmula Excel nos permite reemplazar uno o varios caracteres de una cadena de texto.
 TEXTO: dada una celda de Excel con un número, nos permite convertir dicho número a tipo texto con un formato de
texto concreto. Ideal para usar con fechas y números decimales.
 VALOR: convierte una cadena de texto que representa un número y lo devuelve como tipo numérico.

Fórmulas de fecha y hora

La fecha y la hora son unos datos que Excel considera numéricos. Por eso mismo, el tratamiento de estos datos es un tema para
el que hay un montón de importantes fórmulas Microsoft Excel ha dedicado un montón de recursos para poder crear un buen
conjunto de fórmulas de fecha y hora que ahora os explicamos.

 AHORA: devuelve la fecha y la hora del día en el que se introduce la fórmula.

 HOY: devuelve la fecha del momento en el que se refrescan las fórmulas (por ejemplo, al abrir un libro o al insertar una
nueva fórmula de Excel).
 AÑO: devuelve el número del año de una fecha.
 DIA: devuelve el día del mes de una fecha.
 MES: devuelve el número del mes de una fecha.
 DIASLAB: dadas dos fechas esta fórmula devuelve el número de días laborables que hay entre las dos. Se pueden añadir
días festivos para que sea más precisa.
 FIN.MES: esta fórmula de Excel te indica el último día del mes dada una fecha y un número de meses
 HORA: devuelve el número de la hora de una celda que tenga formato de «hora».
 MINUTO: devuelve el número del minuto de una celda que tenga formato de «hora».
 SEGUNDO: devuelve el número del segundo de una celda con un valor tipo «hora».
 DIASEM: devuelve el número de día de la semana según diferentes calendarios. En nuestro calendario, el número 1 sería
el Lunes, el 2 el martes y así sucesivamente.
 NUM.DE.SEMANA: devuelve el número de la semana de una fecha. Es decir, para la fecha de 9 de febrero de 2016
devolvería 7 (puedes probar si no te lo crees, jejeje).

Funciones lógicas de Excel

Aparentemente estas pequeñas fórmulas de Excel no tienen mucho valor, pero la realidad es que son superútiles cuando
trabajamos con Excel y con condiciones. Las principales fórmulas Excel de tipo lógicas son:

 Fórmula SI excel: esta función hace una comprobación de tipo VERDADERO/FALSO mediante una prueba lógica (por
ejemplo, 5 < 10). Si el resultado de la prueba lógica es VERDADERO entonces devuelve un resultado u otra fórmula
definida por el usuario, y si es FALSO devuelve otro resultado o fórmula.
 Formula Y excel: esta función permite unir dos o más pruebas lógicas. Si las pruebas lógicas tienen como resultado el
valor VERDADERO entonces la función Y devolverá VERDADERO. En caso de que una sola de las pruebas lógicas resulte
FALSO entonces la función devolverá FALSO.
 Fórmula O: esta función permite comprobar varias pruebas lógicas. La diferencia con la función Y es que con que una de
las pruebas lógicas sea VERDADERO entonces la función entera devolverá el valor VERDADERO.
 SI.ERROR: esta función devolverá un resultado o fórmula determinada por el usuario si el valor de una celda o fórmula
es un error de tipo NA() o #DIV/0 o cualquiera de los típicos errores de Excel.

La combinación de estas fórmulas de Excel puede hacer que su funcionalidad aumente de manera muy significativa.

Fórmulas de referencia
Las fórmulas de Excel de referencia son, sin duda, las más complejas de entender y de usar. Sin embargo, su utilidad es enorme a
la hora de trabajar con tablas, datos… en fin, que tienen miles de aplicaciones. De cada una de estas fórmulas Excel podrás
encontrar una buena documentación en esta página y algunos ejercicios de Excel que te ayuden a mejorar y a entender su uso.

 BUSCARV: buscar un valor numérico o de texto en la primera columna de una tabla y devuelve un valor de la misma fila
de una columna dada.
 COINCIDIR: devuelve la posición de un valor en un rango de celdas cuando encuentra una coincidencia.
 DESREF: dada una celda que actúa como coordenada inicial y un valor de posición de una columna y de fila, la fórmula
devuelve el valor de la celda indicada. De alguna manera es indicar una celda y querer obtener el valor de otra celda
sabiendo a cuantas columnas y filas de distancia se encuentra.
 INDICE: dada la posición de una fila y una columna devuelve el valor de una celda dentro de un rango.
 DIRECCION: devuelve las coordenadas de una celda en formato texto dados el número de fila y columna en la que se
encuentra. Es traducir las coordenadas (2, 7) a la referencia B7.
 INDIRECTO: dada una referencia de una celda tipo texto devuelve el valor de dicha celda.
 TRANSPONER: esta fórmula es de tipo matricial. Traspone una matriz.
 IMPORTARDATOSDINAMICOS: permite obtener un valor de una tabla dinámica.
 COLUMNA: permite obtener el número de una columna de una referencia.
 FILA: permite obtener el número de una fila de una referencia.

Fórmulas de Excel de estadística

Las fórmulas estadísticas de Excel no son muy utilizadas en general, pero conviene destacar las siguientes que sí que son muy
muy importantes si quieres convertirte en un experto de Excel fórmulas:

 CONTAR: devuelve el número de celdas de un rango con valores numéricos.

 CONTAR.SI: devuelve el número de celdas de un rango que cumplen una condición.
 CONTAR.SI.CONJUNTO: devuelve el número de celdas de un rango que cumplen varias condiciones dadas por el usuario.
 CONTARA: devuelve el número de celdas de un rango no vacías. Es decir, no distingue entre valores de texto y valores
numéricos.

Fórmulas principales de Excel

Si tuviera que hacer un breve resumen de las fórmulas principales de Excel elegiría las siguientes cuatro funciones que me
parece que son las funciones clave para iniciarse:

 Fórmula SI
 Fórmula CONTAR
 Fórmula SUMA
 Fórmula BUSCARV

Pero si quieres profundizar un poco más en Excel te recomiendo que te aprendas muy bien también las siguientes funciones:

 Fórmula CONTAR.SI
 Fórmula CONTAR.SI.CONJUNTO
 Fórmula SUMAR.SI
 Fórmula SUMAR.SI.CONJUNTO
 Fórmula COINCIDIR
 Fórmula INDICE
 Fórmula Excel Porcentaje

Aunque esto es muy discutible y cada uno puede pensar qué fórmulas Excel le vendrán mejor en función de las necesidades del
trabajo que tenga.

Trucos Excel

Trucos de Excel: El símbolo +

Uno de mis trucos favoritos de fórmulas Excel es empezar las fórmulas de Excel en vez de con el símbolo = con el símbolo +. Y te
preguntarás, ¿por qué? Porque para insertar el símbolo más (+) sólo tienes que hacer un único click en el teclado y porque el
resultado es exactamente el mismo. Si no quieres dislocarte el dedo meñique introduciendo fórmulas te recomiendo que hagas
esto. En seguida te darás cuenta de que es mucho más fácil, más cómodo y que ahorras un segundo en cada operación. Esto, al
final del día, puede suponerte un montón de tiempo.

Trucos de Excel: El símbolo &

Este truco de Excel me encanta. Básicamente puedes utilizarlo para unir números o textos que se encuentran en diferentes
celdas. Con este truco de Excel puedes olvidarte de la función CONCATENAR porque hace prácticamente lo mismo.

Trucos de Excel: fórmula SIFECHA

Esta fórmula es muy curiosa. No está en los manuales oficiales de Excel como puedes comprobar en la página web de Microsoft
Excel. Sin embargo es una función muy, muy útil cuando trabajas con fechas porque te permite calcular el tiempo transcurrido
entre dos fechas. Como es una función compleja te dejo aquí un tutorial muy útil que te puede interesar: fórmula SIFECHA.

¿Qué es una tabla dinámica de Excel?

Para saber lo que es una tabla dinámica en excel, lo primero que hay que tener preparado en Excel será nuestra tabla de datos.
Siempre habremos de partir de una tabla de datos donde la información se organiza por filas y las columnas son los diferentes
atributos o características de nuestra información para trabajar con las tablas dinámicas.

En la siguiente imagen se puede ver la tabla de datos que usaremos en el modelo:

En la imagen vemos una serie de datos de ventas de comerciales en diferentes meses y de diferentes productos.

Si quisiéramos saber cómo organizar esta información por vendedor y producto podríamos hacer una serie de filtros, o cálculos
con SUMAR.SI.CONJUNTO. Pero es mucho más rápido y fácil (cuando la información es masiva y hay muchos condicionantes)
crear una tabla dinámica.

En el siguiente punto, encontrarás toda la información sobre cómo hacer tablas dinámicas.

Cómo crear una tabla dinámica en Excel

Para crear las tablas dinámicas en excel 2016 tienes que seguir los siguientes pasos:
Primero, en Excel hay que seleccionar toda la información de nuestros datos. Para ello recomiendo convertir nuestro rango donde
encontramos nuestra información a una tabla de datos. ¿Cómo? Muy sencillo. Selecciona el rango y ve a Ventana Insertar >>
Grupo Tablas >> Tabla

Una vez que hemos hecho esto la información de nuestra tabla quedará de la siguiente manera:

Esto nos permitirá, que al hacer crecer la información de nuestra tabla en número de filas, al refrescar las tablas dinámicas,
todo el rango sea cogido por la tabla dinámica en cuestión.

Pero ahora sí, para crear una tabla dinámica en excel seleccionamos nuestra recién creada tabla y hacemos: Ventana Insertar >>
Grupo Tablas >> Tabla Dinámica

Al hacer click en tabla dinámica aparecerá una ventana como la siguiente:

En esta pestaña vemos que el rango/tabla que ha seleccionado. En la siguiente parte nos permitirá elegir donde situaremos
nuestra tabla dinámica. En este caso vamos a permitir que cree una hoja nueva y nos coloque la tabla dinámica ahí. Haciendo click
en OK lo que veremos será lo siguiente: una nueva hoja con el espacio creado para una tabla dinámica genérica y a la derecha un
display para ordenar la información de nuestra tabla dinámica.
Organizar una tabla dinámica en excel

En la parte de la derecha vemos que en el recuadro superior se han almacenado todos los títulos de columna de nuestra tabla.
Eligiendo el que queramos podremos arrastrarlo a una de las cajitas de abajo.

En la tabla dinámica excel, ¿Qué son las cajitas de abajo?

 Filtros de reporte: nos permitirá filtrar la tabla entera seleccionando uno o varios elementos de la lista del filtro que
hayamos aplicado.
 Columnas: nos permitirá organizar nuestra información por columnas (podremos seleccionar uno o varios elementos de la
colección)
 Filas: nos permite organizar nuestra información por filas (podremos seleccionar uno o varios elementos de la colección)
 Valores: serán los valores de cálculo. Podremos visualizar los valores como suma, máximo, media, contar valores…

En la siguiente imagen vemos los filtros que hemos aplicado nosotros:

Hemos colocado nuestras columnas para conseguir el siguiente efecto:

 Valores: Suma de las ventas (precio) conseguido según los filtros seleccionados.
 Filtro de reporte: Mes. De esta manera podremos seleccionar el mes del que queremos conocer los datos de ventas.
 Etiquetas de filas:  hemos puesto las etiquetas de los vendedores para poder ver lo que han vendido en el mes
seleccionado.
  Etiquetas de columnas: veremos los productos. De esta manera se desglosará para cada vendedor los productos que ha
vendido y la suma de su precio.

Esto, explicado así, es un poco abstracto, lo mejor será ver cómo queda la tabla dinámica Excel una vez que hemos hecho las
diferentes selecciones:

En  la imagen anterior vemos como la información de ventas queda organizada para el mes de Enero según los vendedores y los
diferentes productos. Además de esto, veremos las columnas de totales de ventas por productos y por vendedores (fila inferior
y columna derecha respectivamente).

Como puedes ver, crear tablas dinámicas en Excel es mucho más sencillo de lo que habías pensado nunca y en cuanto le cojas el
truco podrás ir a toda velocidad sacando interesantes conclusiones de tus análisis.

Por último, ¿cómo cambio el tipo de valores mostrados? ¿y si me viniera mejor ver cómo se reparten porcentualmente las ventas?
Pues es muy sencillo, tan sólo tendremos que seguir los siguientes pasos:

 Hacemos clic sobre la flechita negra en el organizador de tablas dinámicas sobre los valores que queremos cambiar (en
nuestro ejemplo el valor suma de precio).
 Elegimos la opción de «Configuración de campo de valor».
 Elegimos la pestaña de «Mostrar valores como».
 Del desplegable de «Mostrar valores como» elegimos «% de Gran Total».

De esta manera el resultado obtenido será:

En la ventana Campos de tabla dinámica diseñamos su estructura de filas (y su orden), columnas, filtros y la forma de presentar
los datos. Sigamos con el ejemplo del tutorial de tablas dinámicas.
Continuación del tutorial de tablas dinámicas

Como ya vimos en el tutorial de tablas dinámicas en excel, la lista de todos los campos disponibles se encuentra en el cuadro
superior de la ventana. Esos campos son los nombres de columna de los datos que estoy manejando y, por ese motivo, Excel nos
dará un error si intentamos insertar una tabla dinámica utilizando como fuente un rango al que falte un nombre de columna. Esto
suele pasar cuando utilizas un rango con muchas columnas, alguna se nos pasa.

Da nombres descriptivos a las columnas. Si usas nombres del tipo Campo1, Campo2,… imagínate cuando quieras estructurar el
informe. No serán nombres largos pero sí lo suficientemente descriptivos para que sepas su contenido.

Bien. Dejamos nuestra tabla dinámica con la siguiente estructura y diseño:

Este informe es el diseño por defecto que Excel nos presenta: algo difícil de leer porque los números no tienen formato, no
podemos seguir las líneas fácilmente, cada columna tiene el ancho por defecto. Lo iremos modificaremos paso a paso, algunas
cosas hoy otras en posteriores artículos.

Al crear el informe, tendremos acceso a dos nuevas pestañas en la cinta de opciones. Son las herramientas de tablas dinámicas:

Una se llama Analizar…

… la otra Diseño

Por supuesto, como en otras ocasiones, sólo tendremos acceso a ellas si la celda en la que nos encontramos se sitúa en el informe.
Desde estas dos pestañas podremos hacer todos los cambios que necesitemos a nuestro informe, actualizarlo si hemos añadido o
cambiado alguna información.

Volviendo a nuestra Ventana Campos de tabla dinámica, en concreto a la zona de áreas en las que hemos situado algunos campos.
Observa la flecha a la derecha del nombre de columna, si haces clic en ella tendrás acceso a un menú contextual desde el que
podrás realizar distintas acciones. Como siempre, algunas de las opciones estarán accesibles y otras no, dependiendo del tipo de
dato y del área en la que se encuentre.

Por supuesto, como en otras ocasiones, sólo tendremos acceso a ellas si la celda en la que nos encontramos se sitúa en el informe.
Desde estas dos pestañas podremos hacer todos los cambios que necesitemos a nuestro informe, actualizarlo si hemos añadido o
cambiado alguna información.

Volviendo a nuestra Ventana Campos de tabla dinámica, en concreto a la zona de áreas en las que hemos situado algunos campos.
Observa la flecha a la derecha del nombre de columna, si haces clic en ella tendrás acceso a un menú contextual desde el que
podrás realizar distintas acciones. Como siempre, algunas de las opciones estarán accesibles y otras no, dependiendo del tipo de
dato y del área en la que se encuentre.

Entra en Configuración de campo. Esta opción del menú te da acceso a una ventana con dos pestañas.
Por ejemplo, si el campo en el que trabajas está en el área Filas, podrás indicar a Excel que no quieres un subtotal para este
campo o que el subtotal será uno concreto. También le podrás indicar que quieres personalizar el nombre de la columna,
elementos sin datos y que repita etiquetas de elementos.

Configuración de campo de valor

Ahora ve al área Valores, haz clic en la flecha a la derecha del campo Suma de Precio y elige Configuración de campo de valor.

Y sí, como era de esperar la ventana es un poco distinta y las pestañas tienen otro nombre y realizan otras tareas. Es una
ventana pensada para trabajar con datos. Primeramente, aquí podremos formatear cada uno de los campos de datos que
tengamos (ver botón de comando Formato de número) e incluso cambiar el nombre de la columna a otro más descriptivo. También
podremos mostrar los valores como porcentaje de diferentes maneras.

En este caso, lo que voy a hacer es dar formato de número con dos decimales a mi campo. Mi informe tendrá el siguiente aspecto:

¿Qué hacemos con el campo MES?

No, no me he olvidado del campo Mes. Podemos hacer varias cosas:

 No hacer nada. Porque no es necesario poner todos los campos de los que dispongo.
 Añadir un segmentador de datos (el famoso slicer) a mi tabla dinámica. Esto ya lo conocemos pero será buena idea un
pequeño recordatorio en este enlace.
 Poner un filtro de informe.
 Incluirlo como un campo de fila.
 Incluirlo como un campo de columna.

Poner un filtro de informe.

Lo único que tendremos que hacer es arrastrar el campo Mes al área Filtro para obtener un informe como el siguiente:

Como veis, parece que la única diferencia con respecto al informe anterior es que ahora tenemos una fila adicional más arriba, en
la que aparece Mes y, a la derecha (Todas). La potencia de este filtro es que si hacemos clic sobre el cuadro de fecha a la
derecha tenemos una lista en la que podemos seleccionar un mes o varios. Si seleccionamos el botón Seleccionar varios elementos
y elegimos febrero y marzo, nos quedará un informe como el siguiente:

Incluirlo como un campo de fila

Al arrastrar el campo Mes al área Filas el informe quedará como esto:

El orden es importante. Al estructurar el informe como lo hemos hecho, tenemos una vista de lo que ha vendido cada Vendedor
por Mes y por Producto. ¿Qué pasa si cambiamos el orden y ponemos el campo Mes encima del campo Vendedor? Este es el
resultado:

Que son las ventas de cada Mes por Vendedor y por Producto. ¿Cuál es el mejor informe? Obviamente dependerá de lo que
queramos ver en cada momento. Lo más interesante es que los cambios los podemos hacer con muy pocos clics.

Incluirlo como un campo de columna

Arrastramos nuestro campo Mes al área Columnas, debajo de Producto y tendremos un informe como el que sigue:
Claro que el informe sigue a la derecha hasta tener todas las columnas de cada producto con sus correspondientes de ventas por
Mes pero a efectos didácticos esto es suficiente para ver de qué estamos hablando.

Si quieres ejercitarte con la tabla que estamos trabajando este es el enlace. No estaría de más gastar algo de tiempo en hacer
cambios de un área a otra, probar formatos de número, etc.

Formato condicional en Excel: una de las mejores funcionalidades

El formato condicional en Excel es uno de los mejores inventos de Excel y prueba de ello es su constante desarrollo y mejora con
las diferentes versiones que han ido surgiendo empezando por Excel 2007 hasta lo que es Excel 2016. En anteriores artículos
hemos hablado del formato condicional para crear gráficos (ver más) y hemos usado el formato condicional Excel para crear un
diagrama de Gantt (ver más). Lo que hoy pretendemos explicar es cómo dar formato condicional a una celda dependiendo del
valor de otra.

Tipos de formato condicional

El formato condicional en Excel tiene muchas variantes, aunque en este ejercicio te explicaremos cómo vamos a realizar el
formato condicional de una celda dependiendo del valor de otra. Antes de nada nos gustaría contarte los tipos de formato
condicional que puedes tener y para qué puedes usarlos.

Para acceder al formato condicional selecciona la pestaña INICIO, después, en el grupo ESTILOS, selecciona el botón de
«Formato condicional» como te enseñamos en la siguiente imagen:

Formato condicional: Resaltar reglas de celdas

Como puedes ver en la siguiente imagen hay un montón de reglas de formato condicional que te ayudarán a resaltar ciertos
valores de tus datos. Simplemente selecciona el rango donde están las celdas que quieres destacar y elige el tipo de formato
condicional que quieras:

 Es mayor que…: Resalta las celdas que son mayores a un determinado valor.
 Es menor que…: Ídem que el anterior pero con las celdas que son menores que un determinado valor.
 Entre…: Resalta las celdas que se encuentran entre dos valores.
 Es igual a…: Resalta las celdas que son iguales a un cierto valor o texto.
 Texto que contiene….: Resalta las celdas que contienen un determinado valor o conjunto de caracteres.
 Una fecha…: Resalta las celdas cuya fecha coincide con la fecha dada.
 Duplicar valores…: Resalta aquellas celdas que contengan valores duplicados del total de las celdas seleccionadas.
De cada uno de estos modos de formato condicional podrás seleccionar el formato (color de fuente, fondo de celda, tipo de
letra, bordes…) que prefieras para resaltar las celdas.

Formato condicional: Reglas superiores e inferiores

En la siguiente imagen puedes ver todos los tipos de formato condicionales que te permitirán marcar automáticamente aquellas
celdas que cumplan con determinadas circunstancias:

 10 superiores…: Permite resaltar los 10 valores mayores de un conjunto de celdas. Dicho número se puede variar para
poder resaltar los tres mayores o cualquier otro valor.
 10% de valore superiores…: Esta regla remarca los valores que pertenecen al 10% de los mayores valores del rango.
 10 inferiores…: Permite marcar los valores inferiores. Puedes modificar el número de valores que quieres que se
marquen.
 10% de valores inferiores…: Permite marcar el 10% de los menores valores de un rango.
 Por encima del promedio…: Determina los valores que están por encima de la media del conjunto de los valores.
 Por debajo del promedio…: Determina los valores que están por debajo de la media de un conjunto de valores.
Formato condicional: Barras de datos

Este formato condicional te permite crear un pequeño gráfico en el que, por cada valor, se muestra una barra horizontal dentro
de cada celda cuya longitud es proporcional al valor de la celda. Esta proporción es relativa al mayor valor del conjunto de celdas
seleccionadas.

Formato condicional: Escalas de color

Las escalas de color te permiten marcar en diferentes colores las celdas seleccionadas. Las celdas se colorearán en los colores
elegidos dependiendo de si son mayores o menores que un determinado valor. Estos valores que marcan los umbrales de color
pueden modificarse donde pone «Más reglas…»
Formato condicional: Conjuntos de iconos

El formato condicional del tipo conjunto de iconos te permite marcar aquellas celdas que has seleccionado con los iconos que más
te gusten dependiendo de los valores relativos del conjunto de datos que tengamos.
Estos valores intermedios se pueden modificar haciendo clic al final de las opciones del Conjunto de iconos donde pone «Más
reglas…». La pantalla que aparecerá será:
Donde podremos editar la regla de formato condicional para poder adecuarla a lo que la necesitemos. Si quieres saber más sobre
el formato condicional con el conjunto de iconos te recomiendo que le eches un vistazo a este artículo: Formato condicional con
iconos.

Formato condicional de una celda dependiendo del valor de otra

Esto se entenderá mucho mejor con un sencillo ejemplo. En la siguiente tabla queremos que los nombres de las personas que han
llegado tarde al trabajo más de tres días en el último mes se pongan en rojo. La tabla es la siguiente:

En esta tabla vemos a los jugadores del Madrid y las veces que cada uno ha llegado tarde (ojo, la información es inventada por mí
para este ejemplo).

Para poner el nombre en rojo en función de las veces que cada uno ha llegado tarde seguiremos los siguientes pasos (en la
columna A están los nombres y en la B están los números):

1. Seleccionar el rango de nombres en los que queremos usar el formato condicional

2. Ir a: Formato Condicional>>Nueva regla
 3. Seleccionar de la lista la opción «Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato.»
4. Una vez seleccionada en la barra de fórmulas escribiremos: =B2>3

Es muy importante, si seleccionamos la celda primera de la columna en la que queremos basar nuestro formato condicional, quitar
los símbolos de dólar para que no se quede fija la referencia y cada una de las celdas apunte a su «par».

5. Una vez que hayas escrito la fórmula elige las opciones de formato que más te gusten. En nuestro caso nosotros hemos
puesto negrita y color de fuente rojo. El menú de formato condicional estaría así:

6. Hacemos clic en OK para aceptar el formato y la fórmula introducidos. Por arte de magia el nombre de cada jugador que
ha llegado tarde más de tres días aparecerá en rojo.

Esto mismo nos puede servir para dar formato condicional a una celda dependiendo del valor de otra, a una fila entera o una
columna entera o un rango de celdas. También se puede hacer de la combinación de varios valores de varias celdas… un sin fin de
posibilidades.
¿Qué es un gráfico de Excel?

Un gráfico Excel es una representación gráfica de ciertos valores que nos permite hacer una comprobación comparativa de
manera visual. Los gráficos en Excel son una de las herramientas más potentes que nos ofrece Microsoft para hacer informes,
análisis de datos, etc.

Objetivo De Un Buen Gráfico Excel

El objetivo a conseguir con los gráficos de Excel será conseguir que la información mostrada se entienda mejor que los números
en sí mismos. Para poder cumplir con este objetivo una gráfica debe tener las siguientes características:

• Explicar visualmente los valores de mejor manera que los valores en sí mismos
• Ser autoexplicativo, es decir, un gráfico Excel debe ser simple y no requerir de una explicación por parte de su autor
• Debe indicar las unidades en las que están expresados los valores. No es lo mismo si la gráfica está en dólares que en
miles de dólares que en barriles de petróleo.
• Si hay varias series tiene que tener una leyenda para poder entender muy claramente el contenido del gráfico.
• Una gráfica debe ser limpia. No debe estar llena de colores en los ejes, las series, etc… además, si puedes quitarle todos
los elementos de distracción pues mejor que mejor.

Tipos De Gráficos Excel

Desde los comienzos de Microsoft Excel los gráficos han sido uno de sus puntos fuertes y por eso mismo los señores de
Microsoft no paran de inventar nuevos tipos de gráficos. A continuación te explicamos cuales son los diferentes tipos de gráficos
Excel que puedes crear.

1.- Tipos De Gráficos: Gráficos De Columnas Y Barras

Los gráficos de columnas o barras son una representación muy sencilla de una o varias series numéricas.

Columnas agrupadas

En las dos siguientes imágenes vemos un gráfico Excel de columnas sencillo, en el que sólo tenemos una única serie de datos que
va a de Enero a Julio (categorías). Como puedes ver, el gráfico expresa muy bien en vertical aquellos meses con mayores valores
y permite comparar muy fácilmente con el resto de los meses.

Columnas agrupadas con varias series

En el siguiente gráfico hemos añadido una serie más (pongamos la del año anterior) con la que poder comparar dentro de un mes
la evolución año a año. En este caso hemos mantenido los mismos meses. Es muy importante en estos gráficos de Excel de
columnas agrupadas que no pongas muchas series, de lo contrario conseguirás que el gráfico sea muy difícil de leer.
Columnas apiladas

Los gráficos con columnas apiladas puede ser una manera muy sencilla de hacer una comparativa rápida. En este caso comparamos
mes a mes la suma de dos series de valores.

Columnas apiladas al 100%

Pero también podemos hacer una gráfica Excel con columnas apiladas al 100% de manera que veamos, para cada mes, qué serie
tiene mayor peso relativo sobre la categoría (mes).
Gráfico de barras

Este gráfico es igual que el de columnas pero con la pequeña diferencia de que el gráfico se muestra en horizontal. Hay una cosas
que sigo sin entender de este gráfico y es que el último valor de las categorías aparece en la parte de arriba en vez de al revés…
pero gracias a Dios el orden del eje se puede cambiar mediante un par de clicks así que tampoco es un drama.

Gráfico de barras apiladas

El gráfico de barras apiladas también es muy útil, al igual que el de columnas apiladas. Es recomendable usarlo cuando el texto de
las categorías es largo. Por ejemplo, se usa mucho con las respuestas a las preguntas de una encuesta. Yo, particularmente,
también lo uso mucho cuando quiero mostrar un ranking donde el primer valor siempre está en la parte superior y el último de los
valores está en la parte inferior de la gráfica.

Barras apiladas al 100%

Otro gráfico que también resulta muy útil es el de las barras apiladas al 100% que funciona exactamente que el gráfico de Excel
de columnas pero que a mi me parece que explica mejor el mismo contenido porque puedes ver cuanto a la derecha o a la izquierda
se encuentra un valor con un pequeño truquillo.
El truco para mejor este gráfico es crear una serie intermedia con un color que resalte mucho.

2.- Tipos De Gráficos: Gráfico Circular (O De Quesitos)

Los gráficos circulares o también llamados de quesitos son unos gráficos muy usados pues representan de manera muy sencilla la
proporción de una serie de valores respecto del total. Dominar este tipo de gráficos es fundamental. Nos puede ayudar a
representar de manera muy sencilla una serie de valores muy complejos. Siguiendo el ejemplo de antes tendríamos.
Como puedes ver, automáticamente los valores numéricos se han convertido en porcentajes. Este tipo de gráfica con porcentajes
es muy fácil de entender y, en seguida visualizamos cuál es la parte que destaca sobre el resto.

También podemos modificar un poco su formato para que se aprecien mejor todas sus características o destacar un valor.

Estos gráficos circulares son de los más utilizados en Excel.

Gráfico de anillo en Excel

Una variable que últimamente se está poniendo más de moda para hacer reportes o para valor indicadores. Es un gráfico sencillo
de hacer pero no tan fácil de que sea útil. Un ejemplo podría ser el siguiente:

Es muy importante que los elementos de un gráfico en excel queden bien definidos.

3.- Tipos De Gráficos: Gráficos De Áreas

Unos gráficos muy interesantes y que se usan muy poco como gráficos de Excel. Realmente no es fácil usar este tipo de gráficos
porque su aplicación puede resultar un poco concreta en algunos casos.

Gráfico de áreas

Como puede verse en la siguiente imagen este gráfico de Excel nos permite representar las series como valores. Por ejemplo, en
este ejemplo, podríamos compara las horas dedicadas a una tarea en el Año 1 frente al Año 2. También lo podemos usar para
comparar ingresos o cualquier otra comparativa.
Áreas apiladas

Este tipo de gráfico Excel nos permite acumular ciertos valores de manera muy gráfica. Es muy frecuente usarlo para ver
volúmenes que se usan de manera continua. Podría usarse para ver el volumen de agua acumulado en diferentes pantanos por
ejemplo. Como puedes ver, el volumen de agua acumulado en este caso disminuye en los meses de Junio y Julio.

El gráfico de áreas en excel es uno de los más utilizados, debido a la gran claridad que aporta.

4.- Tipos De Gráficos: Gráficos De Líneas

Líneas

Nos permite identificar tendencias de los valores a lo largo del tiempo. Este gráfico Excel está muy indicado cuando en las
categorías tenemos cualquier referencia de tiempo como días, años, meses, horas, minutos…

Líneas con marcadores

Además, podremos añadir los marcadores de los valores con o sin etiqueta de los valores. Dependiendo del número de series que
tengamos convendrá tener los valores aunque si sólo queremos ver las tendencias y no los valores exactos de cada punto no será
conveniente usar las etiquetas para evitar que el gráfico esté demasiado recargado.
Varias líneas

En muchas ocasiones necesitaremos comparar dos o más series de valores y ver sus tendencias. Para ello usaremos el gráfico de
líneas sin usar los marcadores.

Varias líneas apiladas

Este tipo de gráfico de Excel nos permite acumular los valores de dos series y ver la tendencia conjunta. La línea superior es la
suma de la línea inferior y los valores de la superior. De esta manera conseguimos ver la progresión de un conjunto de elementos.

5.- Tipos De Gráficos: Gráficos De Dispersión

Gráficos de puntos (o dispersión)

Estos gráficos son la representación gráfica de una serie de coordenadas. Por ejemplo, pueden servirnos para ver la situación de
una serie de fábricas. En el eje de las x podemos tener el volumen de fabricación y en el el eje de las y (vertical) el número de
horas de mantenimiento requeridas. Este tipo de gráfico está especialmente recomendado para comparar un conjunto de datos
con dos características diferentes. Por ejemplo, también podríamos comparar el precio y el margen de un conjunto de
productos…
Gráficos de burbuja

Este gráfico de Excel es muy similar al anterior con la salvedad de que podemos introducir una tercera variable que nos
permitirá hacer una mejor comparación. Esta tercera variable está representada por el tamaño del punto como puede verse en la
siguiente imagen.

6.- Tipos De Gráficos: Gráfico Combinado

Los gráficos Excel combinados son mis favoritos. En estos gráficos podemos tener dos de los gráficos anteriormente explicados
en un único gráfico. Normalmente se usan para representar variables que son completamente diferentes. Por ejemplo, podríamos
comparar el porcentaje de dedicación a una tarea frente al resto y el coste de dicha tarea. Como ves, no parecen características
similares y por eso las usamos con gráficos de diferente naturaleza.
Además, si queremos hacer una comparación de valores que no tienen un orden de magnitud similar podremos usar el eje vertical
de la izquierda como eje secundario:

En la gráfica anterior hemos modificado los datos de la serie «Superficie» para que esté expresada en porcentaje. Como el
Volumen está medido en unas unidades y la superficie en porcentaje parece indicado modificar el tipo de gráfico para que sea
mas fácil de entender al tener dos ejes diferentes.

7.- Tipos De Gráficos: Gráfico De Araña

El gráfico de araña en Excel es muy poco usado, yo diría que casi nunca se usa excepto en alguna rara circunstancia. Por ejemplo,
este tipo de gráfico de Excel puede usarse cuando tengamos una serie de características que queramos comparar.

Siguiendo con el ejemplo de los valores según los meses del año, el gráfico de araña se vería de la siguiente manera en Excel:
Como puedes ver, mediante este gráfico somos capaces de comparar visualmente unos valores. Por ejemplo, suele usarse para
valorara diferentes resultados en una encuesta y su comparativa con el año anterior. Es decir, no sirve para comparar los
diferentes meses como vemos en el ejemplo anterior.

NUEVOS GRÁFICOS EN EXCEL 2016

8.- Tipos De Gráficos: Gráficos Estadísticos

Microsoft Excel 2016 ha decidido poner este nombre a dos tipos de gráficos muy particulares usados, sobretodo, en estadística.

Histograma

El gráfico histograma está muy relacionado con los conjuntos de valores de una única serie de datos histórica. Por ejemplo, se
usa mucho para comparar series pluviométricas (de lluvias) en una región a lo largo de un año.

Como puedes ver, la separación entre las diferentes categorías de la gráfica no existe. Además, este tipo de gráfico Excel nos
permite agrupar según: ancho del rango o número de rangos para poder hacer otro tipo de valoraciones como los gráficos de
frecuencia.

Gráfico de Pareto

Este diagrama muestra una distribución a modo de Histograma más una línea que son los valores acumulados de la serie. Como
puede verse, la línea acaba en el 100%. Lo importante de esta línea es mostrar el comportamiento de los valores mientras se va
acumulando.
Si quieres saber algo más sobre Pareto, sobre el principio que enunció (y le dió la fama) y su diagrama puedes echarle un vistazo
a este artículo de Wikipedia.

Estos son los dos tipos de gráficos en excel 2016 más novedosos.

9.- Tipos De Gráficos: Gráficos De Cascada

Este es un gráfico que cada vez se usa más. Aunque no se suele usar con series de tiempo sino con elementos que se acumulan o
se restan… por ejemplo, en el mundo financiero se usa mucho o en la consultoría. Este gráfico refleja como diferentes elementos
se van acumulando sobre el total y lo van disminuyendo otros elementos.

Las características tan peculiares de este gráfico en excel hacen que tenga este aspecto tan peculiar.

10.- Tipos De Gráficos: Gráficos De Jerarquía

Este tipo de gráfico de Excel es muy interesante pues te permite mostrar aquellos valores que sobresalen del resto de una
manera muy visual.

El Mapa De Los Gráficos

Estoy seguro de que después de ver más de 10 tipos de gráficos de Excel diferentes te sientes un poco mareado, pero no te
preocupes. Hemos preparado el mapa de los gráficos para que puedas guiarte en tú aventura con las gráficas para que siempre
puedas apoyarte en ello a la hora de hacer gráficos en Excel. Este mapa te servirá para saber qué tipo de gráfico es mejor en
cada situación. Guárdalo porque es el mapa que te llevará hacia el gran tesoro: acertar con el tipo de gráfico de Excel que
necesitas en cada momento.
Gráficos En 3d

Casi todos los tipos de gráficos que hemos visto en esta guía pueden hacerse en 3D, o al menos, dar aspecto de relieve a las
diferentes formas. Te aviso desde ahora, tengo una manía persecutoria contra los gráficos 3D. No se muy bien de donde viene
pero lo que sí que te puedo decir es que no he visto gráficas más feas que las que son en 3D. Te garantizo que he visto muchos
gráficos y todavía no he visto un informe que tenga gráficos en 3D hechos con Excel que no me hayan hecho tener pesadillas.

Ahora bien, otra cosa son los gráficos con relieve, esos sí que me gustan. Y si los haces bien pueden tener un efecto muy chulo,
muy moderno. Por ejemplo, un gráfico de columnas como el que veíamos antes puede ser muy sencillo de hacer y, en ocasiones,
puede parecer poco trabajado. En la siguiente imagen vamos a ver un gráfico hecho con relieve. Bueno, una comparación del antes
y el después y estoy seguro de que te gustará lo que vas a ver.

No es que sean una obra de arte pero estoy seguro de que el gráfico de la derecha te parece mucho más trabajado.
Efectivamente, tiene unos pocos cambios además de poner las columnas con relieve pero ya te digo que la diferencia entre uno y
otro pueden ser 30 segundos, no más.

Como Hacer Gráficos En Excel

Hacer un gráfico en Excel es una tarea muy sencilla. Para ello no necesitas más que una pequeña tabla con datos como la
siguiente:
Una vez seleccionado el rango de la tabla seleccionaremos la pestaña «Insertar» y después iremos al grupo «Gráficos» donde
seleccionaremos uno de los gráficos que nos ofrece Excel y que hemos explicado anteriormente. Los pasos que debes seguir
puedes verlos en esta imagen:

Un vez que seleccionemos el tipo de gráfico este se creará automáticamente en nuestra hoja de Excel.

La gran ventaja de crear estos gráficos en Excel es que se pueden editar muy fácilmente a través de las opciones del menú y
también se puede cambiar el tipo de gráfico de manera muy sencilla.

Gráficos Dinámicos

Los gráficos dinámicos son una de las funcionalidades más potentes que tenemos a nuestra disposición en Excel para analizar
datos. Si bien es cierto que las tablas dinámicas son una herramienta analítica eficiente, debemos ser conscientes que un gráfico
es más poderoso para transmitir información, puesto que permite al usuario final obtener conclusiones sobre los datos,
rápidamente. Para aclarar un poco, en una tabla dinámica puede resultar muy difícil identificar relaciones, tendencias,
diferencias o cualquier conclusión relevante, sin embargo en un gráfico dinámico de Excel, ambas funcionalidades son
complementarias ya que las tablas dinámicas se encargan de manipular y resumir los datos, mientras que los gráficos facilitan el
entendimiento de dicho análisis, a través de elementos visuales.

Definición

Un gráfico dinámico, es una representación gráfica de los datos que contiene una tabla dinámica, imagina que son como una
proyección de una tabla dinámica. A continuación puedes ver un ejemplo de un gráfico dinámico.
Gráfico clásico vs. Gráfico dinámico

La gran diferencia entre estos tipos de gráficos es su fuente de alimentación. Por un lado, los gráficos normales se alimentan ya
sea de tablas o rangos de datos, y por ende toman cada celda como un elemento individual o punto en el gráfico. Por otro lado, los
gráficos dinámicos NO toman los datos como elementos separados sino que se alimentan de toda la tabla dinámica como fuente
de datos. Por eso, al modificar la estructura de la tabla dinámica, los cambios se verán reflejados automáticamente en el gráfico.
Esto es una gran ventaja de los gráficos dinámicos frente a los gráficos clásicos.

Debido a que los gráficos dinámicos son alimentados de esta particular forma, permiten añadir, eliminar, filtrar y actualizar los
campos del gráfico al igual que una tabla dinámica, lo que resulta una característica muy importante para hacer análisis de datos
y reportes más dinámicos e interactivos.

Existen más tipos de gráficos dinámicos, pero estos dos son los más utilizados.

Cómo Insertar Un Gráfico Dinámico

Antes de empezar, analicemos la siguiente tabla dinámica en la que vemos un ejemplo con los ingresos de una tienda de vehículos.
En la tabla podrás ver los diferentes tipos de vehículos y sus ingresos. Esta tabla podremos filtrarla por el elemento Marca como
puedes ver en la parte superior:

En el reporte de tabla dinámica se encuentran los ingresos obtenidos por una tienda que distribuye diferentes tipos de vehículos
de varias marcas, en el mercado, para hacer el reporte más robusto crearemos un gráfico dinámico.
Creación

Crear un gráfico dinámico resulta bastante sencillo, solo debemos situar la celda activa sobre la tabla dinámica y en la pestaña
Analizar nos dirigimos al grupo Herramientas donde debemos dar clic sobre el comando Gráfico Dinámico.

Posterior a ello, aparecerá el cuadro de dialogo Insertar Gráfico, donde debemos elegir el tipo de gráfico más apropiado para
representar los datos, en este ejemplo vamos a hacer comparaciones entre categorías, y en consecuencia elegimos el grupo
Columna y el tipo de gráfico Columna Agrupada, para finalizar presionamos el botón Aceptar.

En la siguiente imagen puedes ver el cuadro de diálogo que te comentaba y las diferentes opciones que hemos seleccionado:

Nota: Lamentablemente todos los tipos de gráficos no están disponibles para gráficos dinámicos.

Una vez que insertemos nuestro gráfico dinámico al lado de la tabla dinámica que es el origen de los datos tendremos una
apariencia similar a la que se muestra en la siguiente imagen.
Como se observa en el gráfico, podemos concluir rápidamente que las motocicletas son el tipo de vehículo menos vendido en la
tienda, por lo cual, se deberían pensar ciertas estrategias para mejorar los ingresos en este tipo de vehículo. Por defecto, se
crea el gráfico en la hoja actual pero podemos moverlo a otra hoja dentro de nuestro libro de Excel o incluso a otro libro de
Excel.

Si quieres mover el gráfico dinámico sigue los siguientes pasos:

1. Seleccionamos el gráfico
2. pestaña Diseño
3. grupo Ubicación
4. Clic sobre el Comando Mover Gráfico
5. en el Cuadro de Dialogo Mover Gráfico elegimos el destino, ya sea una Hoja completa o una hoja ya creada en el libro
6. presionamos Aceptar

Descripción De Un Gráfico Dinámico

Podemos identificar rápidamente que se trata de un gráfico dinámico por los Botones de Campo, que aparecen dentro del área del
gráfico. Dichos botones representan los campos utilizados en la tabla dinámica, y permiten filtrar los ítems de cada campo
directamente en el gráfico dinámico.

Nota: Los filtros en el gráfico funcionan igual que los de una tabla dinámica, por lo tanto, si utilizamos estos botones para
configurar el gráfico también estaremos configurando a la vez la tabla dinámica.
Como puedes ver en la imagen anterior, hemos seleccionado uno de los botones, el de tipo de vehículo y realizaremos un filtro. En
la siguiente imagen puedes ver que tanto la tabla dinámica como el gráfico dinámico reflejan la misma información.

Cualquier tipo de modificación realizada en el gráfico (en cuanto a alteración de los campos), también, será visualizada en la tabla
dinámica, por eso, en la imagen anterior al aplicar el filtro directamente en el gráfico se refleja el cambio en la tabla dinámica.

Esta conexión entre tabla y gráfico dinámico si es bien utilizada puede ser de gran ayuda para obtener análisis más profundos.

Por ejemplo, agreguemos al área de columnas de la tabla dinámica, el campo Representante, el cual registra el nombre del
vendedor que realizó cada venta de un vehículo. En la siguiente imagen vemos cómo ha variado nuestra tabla dinámica para
mostrar mucha más información que en el caso anterior en el que solamente teníamos el tipo de vehículo y los ingresos
reportados.
Y luego filtremos el campo vehículo, por el ítem motocicleta por lo que tendremos las ventas de motocicleta por cada uno de los
vendedores como se puede ver en la siguiente imagen.

Claramente, podemos concluir que el vendedor Daniel Torres (en el ejemplo) es el que menos ingresos obtuvo, por el contrario,
Angelica Cardenas fue la que más ventas realizó en la tienda para este ítem en particular. Este tipo de información resulta muy
valiosa puesto que nos permite tener una muy buena idea de los datos que estamos analizando.

Características De Los Gráficos Dinámicos

Para crear gráficos dinámicos efectivos debemos tener en mente algunas características propias de esta funcionalidad de Excel:

• La regla de oro en gráficos dinámicos es que cualquier cambio en la tabla dinámica se refleja en el gráfico dinámico y
viceversa.
• Los gráficos dinámicos ignoran los Subtotales y Totales Generales de una tabla dinámica, es decir, no los muestran en
el gráfico.
• Los beneficios entre Segmentación de datos y tablas dinámicas, también aplican para gráficos dinámicos.
• El eje Y del gráfico, corresponde al área de Columnas de una Tabla Dinámica
• El eje X del gráfico corresponde al área de Filas de una Tabla Dinámica

Es muy importante que tengas en cuenta que NO toda tabla dinámica está configurada apropiadamente para crear un gráfico
dinámico útil. Por ejemplo, llevemos los campos Color y Vehículo al área de columnas y veamos que sucede:
Obtendremos, un gráfico realmente difícil de entender y que no dice mucho sobre los datos. Pero ahora, movamos los campos
Color y Vehículo al área de filas.

Al configurar los campos adecuadamente, para crear un gráfico de barras efectivo, obtenemos un reporte mucho más apropiado,
ya que podemos comparar los resultados obtenidos entre las diferentes categorías y podemos hacer filtros si queremos tener un
nivel de detalle superior.

Limitaciones En Gráficos Dinámicos

Así como nuestras queridas tablas dinámicas tienen limitaciones, lo mismo sucede con los gráficos dinámicos:

• No se pueden crear gráficos tipo: XY (Dispersión), Burbujas o Cotizaciones a partir de los datos de una tabla dinámica.
• Si se reestructuran los campos de la tabla dinámica, el formato personalizado que ha sido aplicado, se pierde.
• El tamaño del espacio que ocupa el título del gráfico no se puede modificar directamente.

Sin embargo, con un correcto uso de las características de gráficos dinámicos podemos crear reportes bastante robustos y las
limitaciones pierden importancia, antes de finalizar, veamos algunos trucos en gráficos dinámicos.