SPEECH MAPEO DE PROCESO

Hola que tal, bienvenido. Mi nombre Carlos Ramírez Consultor experto en diseño e
implementación de sistemas de gestión en alttosgroup.
A continuación este video tiene como objetivo brindarte los elementos y las
herramientas básicas y necesarias para que generes la primera parte previa a lo que será
tu curso. Iniciamos
El primer paso que deberas hacer será seleccionar tu modelo de negocio, es decir en que
tipo de empresa quieres trabajar tu norma, en que tipo de modelo de negocio deseas
trabajar e implementar el sistema de gestión. Por ejemplo: XXXX. El modelo que tu
definas puede ser conceptual, es decir puedes tomar como ejemplo dentro de la industria
alimentaria una organización dedicada a la elaboración de pan, cerveza, chocolates,
refrescos, en fin, la decisión es tuya. La recomendación para este primer punto es que se
seleccione una empresa o la industria en la que se tenga experiencia en cuestiones de
inocuidad, ya que mas adelante será fácil identificar peligros, riesgos y todos aquellos
elementos que estaremos viendo durante el curso. Selecciona tu proyecto, hazlo para
que comencemos. Avanzamos.
Una vez que ya definiste tu modelo de negocio, el tipo de empresa en el que vas a
trabajar, tendremos que definir y resolver lo que se ve en pantalla. Es decir el macro
proceso central, el cual es un esquema global a un nivel en macro en el que
visualizamos a la organización por departamentos y/o áreas. si ves el diagrama te vas a
dar cuenta como el área de almacen contiene dos departamentos. La dinámica y la
mecánica para poder realizar este macro proceso central, es primero, identificar y
enlistar todos los departamentos que contiene tu modelo de negocio. Ya que tengas la
lista, se tiene que estructurar de acuerdo con lo que se muestra en la pantalla. En la parte
izquierda se puede observar el inicio de nuestro ciclo en donde mas adelante se van
integrando todos los departamentos, en el esquema que estas viendo, visualizas todos
los departamentos del modelo de negocio. Suele pasar que un área tenga varios
departamentos, la manera correcta para identificar cuando presenciamos esta situacion
en las organizaciones, es indicar mediante una línea punteada cuales son los
departamentos que corresponden a esa área por ejemplo en el esquema que te presento,
el área de almacén tiene el departamento de producto terminado y el departamento de
embarque. Muchas veces nos encontramos en las organizaciones que estas situaciones
las tienen al reves, es decir hay departamentos que tienen áreas, por lo que para este
ejemplo podríamos encontrarnos que el departamento de almacen tiene el área de
producto terminado y el área de embarque. Esto es incorrecto, no sucede de esta
manera, pero es lo mas común que podemos nosotros encontrarnos.
Una vez que ya tienes identificados todos tus departamentos, das una primera estructura
de esta manera. Del lado izquierdo indicas el incio y al final el impacto con el cliente. El
orden no es importante hasta el siguiente modelo de esquema que si tendremos que
clasificarlos. Una vez que completamos este punto podemos avanzar al siguiente
esquema.
Como te comentaba ahora, al mismo esquema anterior habrá que darle esta
clasificación. Del mismo macro ahora solo lo que tenemos que hacer es la correcta
segmentación, clasificación, separación, división en departamentos centrales,
estratégicos y auxiliares. Te explico, cuales son estos tipos de departamentos que vamos
a visualizar en este esquema, empezando con la clasificación superior, los
departamentos estratégicos son aquellos que tienen injerencia e importancia estratégica
sobre toda la organización, son básicamente todos los departamentos que manejan la
planta, por ejemplo dirección general, finanzas y en realidad puede ser cualquier
departamento, no hay una regla establecida en este sentido. Las organizaciones tienen su
propia naturaleza y anatomía, lo que determina cual es la estructura del proceso, tu
tendrás que definir quienes de todos los departamentos que tienes en tu listado del
esquema pasado, son realmente departamentos estratégicos y deben situarse en la
posición superior del esquema.
La siguiente fase es que todos aquellos que se consideran el alma, la esencia del modelo
del negocio, se conocen como departamentos centrales, esto quiere decir que son
departamentos que no se pueden manejar por terceros a manera de maquila o a manera
de outsourcing, por ejemplo que sucedería si yo tuviera una fabrica de chocolates. Estos
departamentos centrales tendrán que ser todos aquellos con esa importancia y esencia
dentro del modelo de negocio que no puedan manejarse por un outosurcing.

Finalmente los departamentos auxiliares, son todos aquellos departamentos que en

consecuencia de lo explicado se pueden manejar por un outsourcing o por terceros y son
debes investigar y tener en claro que no son formalmente parte de la organización pero
necesarios para su funcionamiento, por ejemplo para este esquema presentamos
contabilidad, tecnologías de la información, mantenimiento, contabilidad, etc. son
departamentos auxiliares porque se manejan por terceros. Bien, ya que tienes tu
esquema de macro proceso de esta manera dividido en departamentos estratégicos,
centrales y auxiliares, vamos a la siguiente etapa.

Bien, una vez que contamos con el macro, lo que haremos es identificar es
departamento con mayor peso para el curso que estas a punto de tomar, es decir, hay
que identificar y establecer el departamento que nos ha presentado mayores problemas
de inocuidad.
Te presento mi ejemplo en el que yo estoy realizando mi macro para una fabrica que se
dedica a la elaboración de galletas, en la cual yo ya tengo identificados los
departamentos de mi organización y después de un análisis muy minucioso, identifico
que el departamento de producción ahora es el que me esta presentando mas problemas
de inocuidad.
Ahora dentro del departamento de producción, debes identificar cuales son los procesos
que existen dentro, entendiendo un proceso como un conjunto de operaciones o fases
que me transforman una entrada en una salida, mi entrada en este ejemplo son materias
primas que se transformaran mediante una serie de pasos en un alimento listo para su
consumo, de acuerdo?
Cada departamento tiene sus propios procesos, pero como se o como puedo identificar
yo en donde comienza un proceso y en donde termina? Justo cuando esta entrada se
transforma en una salida diferente, eso me marca los limites de un proceso sin perder de
vista que nos referimos a un conjunto de actividades. Muchas veces confundimos lo que
es una actividad con un proceso, nos ha tocado en ocasiones ir a proyectos en las que
nos dicen que un proceso es el encendido de hornos, o de etiquetadoras, maquinas
envasadoras, cuando no es verdad, es erroneo esa idea, el encendido de cualquier equipo
corresponde al proceso de horneado, de etiquetado o de envasado, dependiendo el caso,
no?, sin embargo eso corresponde a una actividad que nosotros debemos llevar a cabo
para continuar el proceso. En este caso la primer actividad para el proceso de horneado
de las galletas, es la recepción de mis materiales y mis materias ya listas para hornear,
mis moldes llenos y mi horno precalentado, esto corresponde a mi proceso de horneado.
Para el caso de mezclado por ejemplo, la primera actividad con la que inicia mi proceso
es recibir la orden de trabajo o la orden de producción en la que necesito saber cuantas
galletas y con que características las voy a fabricar, de acuerdo? Pero es un papel que
tengo que recibir, un documento parte del proceso de mezclado del departamento de
producción.
Ahora que nos ha quedado claro esto, necesito que identifiques y hagas una lista de los
procesos que tiene el departamento con mas problemas de inocuidad que seleccionaste.
Como ves en la pantalla, el departamento de producción, tiene todos estos procesos.
Para este ejemplo la preparación de tolvas dosificadoras y el llenado de los moldes los
tengo como procesos separados sin embargo esta situacion se puede adaptar al tamaño
de la organización de la cual quieras plasmar los procesos, ya que para una organización
que se dedica a la elaboración de alimentos de manera artesanal los procesos pueden
volverse mas sencillos, pero esto dependerá también de la capacidad tecnológica y la
complejidad de la elaboración de los alimentos, o estos dos procesos pueden integrarse
y quedar como uno solo, el análisis te corresponde a ti, de que tamaño es tu
organización, con que maquinaria cuentas para la elaboración de alimentos y que tanta
complejidad tienen tus procesos.
Siguiente proceso es el horneado, del cual ya estuvimos hablando un poco, en este
proceso mi entrada como te comentaba, son mis materiales listos para el horneado, mis
moldes llenos de la mezcla con chispas que yo elabore, mi horno precalentado para no
alargar el tiempo de coccion de mis galletas, posteriormente plasmamos el proceso de
enfriamiento, claro porque no podemos aventar las galletas calientes en los empaques
finales, en este proceso de enfriamiento puede que adicionemos algun ultimo toque a las
galletas, alguna chispa, cobertura o incluso puede ser para que nuestro alimento tome la
consistencia o las características organolépticas y sensoriales finales no? y ya
finalmente tenemos el proceso de empacado, que empaques utilizo, cuales son las
presentaciones de mis galletas, etc.

Bien, te acabo de describir todos los procesos de mi departamento de producción, de mi

fabrica de galletas. Espero que haya quedado claro porque ahora necesito que enlistes
los procesos del departamento que tu seleccionaste, que los identifiques y ahora el
siguiente paso es seleccionar el proceso en el que visualices o presentes mas problemas,
riesgos, desviaciones, peligros de inocuidad en este caso y selecciónalo. En mi caso,
seleccione el proceso de horneado, vamos a ver que sucede con esto. Continuamos.

Una vez que tu ya haz identificado los procesos del departamento con mas peligros de
inocuidad y que ya identificaste y seleccionaste el proceso clave o critico de mayor
problemática en la organización, este proceso lo tendrás que llevar a diagrama de flujo.
En esta etapa necesito que presentes el diagrama de flujo del proceso seleccionado,
actividad por actividad, recordando que un rectángulo es una operación, un rombo es un
punto de decisión, verificación, monitoreo, análisis, etc. en donde como lo ves en el
diagrama al tomar una decisión y la respuesta a la pregunta que te plantees corresponda
a un no, las actividades tendrán que regresar al flujo, generando un bucle para ser
reacondicionado, ajustado, corregido para volver a entrar al flujo del proceso en el que
generamos un punto de estancamiento para volver a revisar y determinar si esta
verificación o este punto de monitoreo ya cumple con los criterios o especificaciones
para que pueda ser aceptado. Es importante esto porque muchas veces enviamos este
punto a fin, o lo ingresamos al proceso sin ninguna secuencia correcta de las actividades
que deben llevarse a cabo, pero normalmente lo que debe suceder es que regresa en el
flujo para arreglarse y reintegrarse para revisarse nuevamente.
Este es el siguiente punto que te pido que realices porque esta tarea es importante para
que llegues con ella al curso, es vital y fundamental que llegues con el proceso mas
complicado y mas lleno de problemas. Continuamos

Bien una vez que tienes tu diagrama de flujo viene la parte del análisis, si observas en la
diapositiva, te muestro dos aristas de análisis y la propuesta es que estos los consideres
para realizar el análisis operación por operación y me digas esa problemática que tu
dices existe dentro del proceso, pero realiza este análisis con un orden, actividad por
actividad identifica cuales son las fallas humanas o de maquinaria que has presenciado
en ese proceso del departamento caotico para visualizar en términos de inocuidad que
fallos se están presentando en todas las actividades y en la actividad en la que visualices
desviaciones por error humano o por maquina, coloca nubes negras, es un paso muy
sencillo, es un formato muy visual y funcional, te comento que para otros formatos, el
color de las nubes puede ser rojo en caso de la norma correspondiente a seguridad en el
trabajo y nubes verdes para la norma ambiental. El formato que manejamos respecto a
las nubes es importante porque ya dentro del curso aterrizaremos toda esta información
en una matriz de evaluación de riesgos para un punto solicitado por la norma para
identificar los impactos que generan cada uno de estos riesgos, peligros o desviaciones,
siendo graves o críticos aquellos peligros que sean identificados que impactan
directamente al cliente y no quitándole importancia a aquellos que logramos identificar
dentro de la organización.
Bien hasta este punto hemos terminado con la tarea previa para iniciar el curso de la
mejor manera, espero haberte ayudado y apoyado con la información adecuada y los
elementos para que identifiques tu proyecto, generes el macro de tu modelo de negocio,
identifiques el departamento con mayores desviaciones de inocuidad y una vez con esa
información identificas los procesos y seleccionas el mas critico del cual realizaras su
diagrama y análisis de peligros por error humano, o error de maquina. Una vez tengas
lista toda esta información podemos empezar el curso y nos vamos a arrancar ya con
este gran avance para darnos tiempo en otras fases de profundizar que son necesarias.
Hasta aquí mi aporte y mi guía para generar este mapa de proceso bajo lo que se conoce
como enfoque de proceso. Espero haya sido de tu agrado y se hayan cubierto todas tus
dudas, en caso de que presentes

Mi nombre Carlos ramirez, consultor experto en alttos group. Saludos