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REPBLICA DE PANAM

CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL USO Y MANEJO


DE LAS CAJAS MENUDAS EN LAS ENTIDADES PBLICAS
CUARTA VERSIN

Marzo, 2006

REPBLICA DE PANAM
CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA

DIRECCIN SUPERIOR

DANI KUZNIECKY
Contralor General

LUIS AMADO
Subcontralor General

JORGE L. QUIJADA V.
Secretario General
ELY BROKAMP
Directora de Mtodos y
Sistemas de Contabilidad

Personal Tcnico Jefes


Departamentales
Daniel Rivera
Vctor Martnez

Armando lvarez
Hctor Sandoval
Analistas

Maylin Durn

Rafael Fairclough

DIRECCIN DE FISCALIZACIN GENERAL


LUTZIA FISTONIC
Directora
IVN MARTNEZ
Subdirector
DIRECCIN NACIONAL DE INGENIERA
FEDERICO LAU CRUZ
Director
BENJAMN LVAREZ J.
Subdirector
DIRECCIN DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
MARCIA AROSEMENA
Directora
CNDIDA B. DE LPEZ
Subdirectora
DIRECCIN NACIONAL DE ASESORA JURDICA
LUIS ALBERTO PALACIOS
Director
EDGARDO SANTAMARA
Subdirector
JORGE VICENTE FERNNDEZ
Asesor Jurdico

NDICE
INTRODUCCIN

..................................................................................................

Pgina
Nm.
vi

GENERALIDADES..............................................................................................
A.
Concepto de Caja Menuda .................................................................
B.
Objetivo de la Caja Menuda ...............................................................
C.
Objetivo del Procedimiento.................................................................
D.
Base Legal.....
E.
Caractersticas de la Caja Menuda .....................................................

1
1
1
1
1
2

II

MEDIDAS DE CONTROL INTERNO.................................................................


A.
Objetivo ..............................................................................................
B.
Disposiciones de Control Interno.......................................................

2
2
2

III

PROCESOS DE APERTURA, AUMENTO, DISMINUCIN, TRASPASO


Y CIERRE DEL FONDO......................................................................................
A.
Proceso de Apertura................................................................................
A.1 Trmite del cheque para la provisin inicial de fondos..................
B.
Variaciones de la Caja Menuda ..............................................................
B.1 Aumento .........................................................................................
B.2 Disminucin ...................................................................................
B.3 Traspasos ........................................................................................
B.4 Cierre...............................................................................................

6
6
7
8
8
8
8
9

IV

GASTOS

APLICABLES........................................................................................

PROCEDIMIENTOS PARA LAS COMPRAS, DESEMBOLSOS


Y REEMBOLSOS.................................................................................................
A.
Proceso previo de Autorizacin de Desembolsos..................................
B.
Proceso de Desembolsos........................................................................
C.
Proceso de Reembolsos .........................................................................

13
13
14
15

VI

RGIMEN DE FORMULARIOS.........................................................................
Formulario Nm.1
Solicitud y Comprobante de Caja Menuda....................
Formulario Nm.2
Solicitud de Reembolso de Caja Menuda......................
Formulario Nm.3
Tarjeta de Control de Movimiento del Efectivo
de Caja Menuda..............................................................
Formulario Nm.4
Cuadro de Cotizaciones..................................................
Formulario Nm.5
Comprobante de Pago Rural...........................................

17
18
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24
26
28

VII

PROCEDIMIENTO CONTABLE PARA REGISTRAR LA ADQUISICIN


DE ACTIVO FIJO, POR MEDIO DE CAJA MENUDA......................................

ANEXO

...............................................................................................................

GLOSARIO
BIBLIOGRAFA

...............................................................................................................
...............................................................................................................

30
33
37
38

INTRODUCCIN

La Contralora General de la Repblica, en uso de las atribuciones conferidas por la Constitucin


Poltica y dems disposiciones legales vigentes, presenta la versin actualizada del Manual de
Procedimientos para el uso y manejo de las Cajas Menudas en las Entidades Pblicas
mediante el cual se busca reglamentar el uso y manejo de este tipo de fondo, a fin de que tales actos
se realicen con correccin y segn lo establecido en las normas jurdicas respectivas.
Los procedimientos detallados en este documento, constituyen la reglamentacin bsica contra la
cual se examinarn en forma previa y posterior las actuaciones de los servidores pblicos que
participen en este proceso. Corresponde a la Administracin velar por el cumplimiento de estos
procedimientos, sin perjuicio de la fiscalizacin y control que le corresponden a la Contralora
General de la Repblica.
La aplicacin de este manual operativo no exime del cumplimiento de cualquiera otra
reglamentacin vigente no presentada en el texto, pero relacionada con la materia tratada.
Este Manual de Procedimientos podr actualizarse por revisiones peridicas que realice la
Contralora General, por modificaciones de las leyes que lo sustentan o debido a necesidades
institucionales debidamente presentadas y sustentadas.

CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL USO Y


MANEJO
DE LAS CAJAS MENUDAS EN LAS ENTIDADES PBLICAS

I.

GENERALIDADES
A.

Concepto de Caja Menuda


Son sumas de dinero fijas, en efectivo, provistas a oficinas pblicas a solicitud de
stas. Se reembolsan de fondos bancarios institucionales. No obstante, el proceso
de desembolso y reembolso, requieren de la afectacin presupuestaria y financiera
(afectacin contable) para su ejecucin.

B.

Objetivo de la Caja Menuda


Facilitar la gestin administrativa y financiera de las oficinas pblicas, permitiendo
la atencin de manera inmediata de las necesidades imprevistas y ocasionales (de
difcil anticipacin o programacin), que surjan del desarrollo de las actividades
inherentes al funcionamiento de la oficina correspondiente.

C.

Objetivo del Procedimiento


Establecer las pautas para regular la administracin del Fondo de Caja Menuda,
dentro de un adecuado ambiente de control que asegure una gestin oportuna,
eficiente, econmica y transparente de los recursos autorizados.

D.

Base Legal

Ley N 8, de 27 de enero de 1956, por la cual se aprueba el Cdigo Fiscal de la


Repblica de Panam.

Ley N 32, de 8 de noviembre de 1984; Orgnica de la Contralora General de la


Repblica.

Ley N 56, de 27 de diciembre de 1995, por la cual se regula la Contratacin


Pblica y se dictan otras disposiciones.

Decreto Ejecutivo N 18, de 25 de enero de 1996, por el cual se reglamenta la


Ley N 56 de 27 de diciembre de 1995.

Decreto Ejecutivo N214 DGA de 8 de octubre de 1999, Por el cual se emiten


las Normas de Control Interno Gubernamental para la Repblica de Panam.

Normas Generales de Administracin Presupuestaria vigentes.

CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA

DIRECCIN DE MTODOS Y SISTEMAS DE


CONTABILIDAD

E.

II.

Manual de Procedimientos Administrativos y Fiscales para los Contratos y


Compras Menores. M-13-96.

Decreto de Delegacin Nm.42-Leg- del 23 de febrero del 2005.

Caractersticas de la Caja Menuda


1.

Se originan y reembolsan de Fondos Institucionales, rotativos o de otro tipo


(de trabajo, fijos, de inversin, etc).

2.

Se manejan con dinero en efectivo.

3.

Constituyen un monto fijo de dinero, que se reembolsa segn se vaya


utilizando.

4.

Estn sujetas a la duracin del programa o proyecto que motiv la creacin


del fondo.

5.

Se destina para Compras Menores de Bienes y Servicios imprevistos.

MEDIDAS DE CONTROL INTERNO


A.

Objetivo
Las normas y requerimientos desarrollados en este punto, tienen el propsito de
brindar seguridad razonable sobre el buen manejo de los fondos provistos a travs
de las cajas menudas, de manera que ese manejo se realice con correccin y
conforme a las disposiciones legales vigentes.

B.

Disposiciones de control interno


1.

2.

Las Cajas Menudas podrn abrirse hasta por cinco mil balboas
(B/.5,000.00). Excepcionalmente, la Entidad podr solicitar un monto
mayor al indicado, en cuyo caso deber detallar con precisin y detalle, las
razones que lo obligan a solicitar la suma en cuestin. Cuando se trate de
cajas menudas de montos mayores a cinco mil balboas, el Custodio deber
prestar fianza de manejo por el 100% de la suma bajo su cuidado. El pago
de las primas por esta fianza correr a cargo del Tesoro Nacional o
Institucional respectivo.
Se podrn solicitar Cajas Menudas para operaciones especficas, cuando la
entidad desarrolle alguna actividad que requiera una respuesta financiera

rpida y menos burocrtica; por ejemplo, el caso del pago de viticos en


forma constante.
3.

Las adquisiciones de Bienes y Servicios por Caja Menuda se acogern al


Procedimiento de Compras Menores Iguales o Menores de B/.5,000.00,
siempre y cuando exista disponibilidad de fondos en la caja menuda para
realizar la compra.

4.

Las Cajas Menudas deben ser utilizadas para adquirir Bienes y/o Servicios
propios de los cdigos de gastos detallados en el Captulo IV de este
Manual, si el presupuesto institucional dispone de tales partidas.

5.

Las facturas llevarn adheridos los timbres a razn de B/. 0.10, por cada
B/.100.00 o fraccin, o en su lugar, la leyenda: Los timbres son pagados
por Declaracin Jurada.

6.

Las facturas o recibos deben ser originales, expedidas a nombre de la


Institucin que efectu el gasto; no a nombre del funcionario que adquiere el
bien y deben indicar con claridad, el bien adquirido o servicio brindado.

7.

Cuando se compren accesorios o repuestos, en el comprobante de Caja


Menuda se deber especificar el equipo (descripcin y No. de inventario)
donde se utilizaron dichos accesorios o repuestos.

8.

En caso de no contar con las facturas o recibos originales, se debe presentar


copia autenticada por la casa proveedora, adjunta a Nota de Aceptacin de la
mxima autoridad de la Entidad.

9.

Las compras iguales o menores de trescientos balboas (B/.300.00) podrn


realizarse sin cotizacin, indicando solamente el bien o servicio a adquirirse.
De trescientos un balboas (B/.301.00) en adelante, debe adjuntarse un
mnimo de dos cotizaciones.

10.

Los documentos originales sustentadores de los reembolsos, deben reposar


en los archivos de la Institucin, especficamente en la Oficina de
Contabilidad.

11.

Los Bienes adquiridos por estos fondos no se destinarn a existencias de


almacenes, pero deben ser reconocidos por los almacenistas, quienes
verificarn y sellarn la documentacin sustentadora. Cuando se trate de
servicios, la Unidad Tcnica responsable correspondiente, har esta labor.

12.

Para las erogaciones de alimentacin (201) y transporte (151) dentro del rea
de trabajo, se utilizar solamente el Comprobante de Caja Menuda.

13.

Cuando se pague alimentacin y transporte por laborar en horas


extraordinarias, debe mediar una autorizacin del Jefe inmediato, la cual
debe ir adjunta al Comprobante de Caja Menuda. Para que este
comprobante pueda ser reembolsado, deber adjuntarse una copia visada de
la tarjeta de marcacin del reloj.

14.

Se podrn pagar viticos nacionales (141) hasta por 2 das, completos o


parciales, hasta 2 funcionarios, para lo cual se deber usar, adems del
comprobante de caja menuda, el formato correspondiente al pago de
viticos. Se excepta del lmite indicado, los casos de cajas menudas
especiales para viticos, que podrn pagar los mismos conforme a su
disponibilidad al momento del requerimiento.

15.

Una vez se haya entregado dinero para realizar una adquisicin, las facturas
o recibos correspondientes deben ser presentados al Custodio en un lapso
no mayor de dos (2) das laborables. Tratndose de viticos, el funcionario
que no realice la misin por la que se le pagaron stos, debe devolver el
dinero en el mismo lapso.

16.

Se prohbe la entrega de dinero para realizar adquisiciones fuera del horario


regular de trabajo (fines de semana, das festivos). Se exceptan de esta
medida, a las unidades hospitalarias, de seguridad pblica y otras que
laboran regularmente durante esos perodos.

17.

La Caja Menuda que habiendo incurrido en desembolsos, no se le


confeccione Solicitud de Reembolso en el transcurso de dos meses, se le
juzgar inactiva y por ello, se ordenar su cierre inmediato. Esta accin
podr ser instruida por la Oficina de Auditora Interna o de Fiscalizacin de
la Contralora en la entidad.

18.

En casos de devoluciones de dinero con posterioridad al reembolso


respectivo, dicho monto debe ser depositado al fondo o cuenta bancaria
donde se origin.

19.

La afectacin presupuestaria correspondiente a los gastos realizados, se har


al momento de tramitar el Reembolso. Sin embargo, las entidades deben
tomar las provisiones adecuadas para tener disponibilidad en las partidas que
se usarn al comprometer los reembolsos.

20.

La administracin deber proporcionar a las Unidades de Auditora Interna,


Oficinas de Fiscalizacin General en la Institucin y Custodio, un listado
con los nombres y firmas de los funcionarios facultados para autorizar
desembolsos.

21.

Los recursos de las cajas menudas deben mantenerse en cajas de seguridad,


guardadas en escritorios con cerraduras confiables o archivadores que tengan
llave. Antes de solicitar la apertura y asignacin de una caja menuda, la
Administracin debe considerar las condiciones de seguridad fsica de las
oficinas a las que se les asigne una caja menuda.

22.

La Administracin proveer a los Custodios, una Caja de seguridad con


llave para que guarde el efectivo y los comprobantes de caja menuda.

23.

Los custodios deben llevar un registro actualizado de las operaciones de la


caja menuda, mediante la Tarjeta de Control de Movimiento del Efectivo de
Caja Menuda. La Administracin velar porque se cumpla este requisito,
para lo cual ordenar los controles que considere adecuados.

24.

La Administracin, a travs de la Oficina de Auditora Interna, deber


practicar arqueos sorpresivos y frecuentes sobre la totalidad de las Cajas
Menudas a su cuidado. Esto sin perjuicio del control que puede ejercer la
Contralora General.

25.

Los Fiscalizadores de la Contralora General ejercern el control sobre el uso


y manejo de las cajas menudas, al momento de revisar y verificar los
comprobantes de gastos realizados y sus respectivos documentos
sustentadores, incluidos en la solicitud de reembolso, sin perjuicio de los
controles que puedan ejercitar otros organismos de fiscalizacin y control
de la propia entidad.

26.

Una vez autorizada la apertura de una caja menuda por parte de la


Contralora General, la provisin inicial de fondos se realizar como una
accin financiera sin imputacin presupuestaria. Sin embargo, las entidades
debern tomar las provisiones del caso para tener disponibilidad en las
partidas que se usarn al momento de comprometer los reembolsos.

III.

PROCESOS DE APERTURA, AUMENTO, DISMINUCIN, TRASPASO Y CIERRE


DEL FONDO
A.

Proceso de Apertura
1. El Superior Jerrquico del Ministerio, Entidad Autnoma, Semiautnoma o
Municipio interesado en contar con estos recursos, remitir a travs de la Oficina de
Fiscalizacin General nota al Despacho del Contralor o Subcontralor solicitando la
apertura. Esta solicitud debe contener lo siguiente:
1.1.

Objetivo de la caja menuda, sustentado de manera precisa y concisa.

1.2.

Monto de la Caja Menuda.

1.3.

Nombre de los funcionarios asignados para autorizar y custodiar el fondo,


cargo que desempean y condicin de nombramiento y dems requisitos
establecidos en el Cdigo Fiscal.
Nota: Para desempearse como funcionario que autoriza o custodia, slo
deben considerarse a funcionarios con cargo a partidas de sueldos.

1.4.

Nombre del Fondo y nmero de la Cuenta Bancaria de donde se reembolsar


la Caja.

1.5.

Nombre y ubicacin de la oficina en donde estar la Caja Menuda.

2. Una vez recibida la solicitud de apertura por parte del Jefe de la Oficina de
Fiscalizacin de la entidad solicitante o Jefe de la Oficina Regional de Fiscalizacin,
efectuar el anlisis de la misma, contemplando entre otros, los aspectos antes
mencionados. Coordinar adems, con la Direccin General de Auditora para
efectos de verificar la probidad de los funcionarios asignados al manejo de los
recursos. Completado el proceso, deja su opinin por escrito.
3. La opinin del Jefe de Fiscalizacin y la Solicitud, se remiten a la sede de la
Contralora General, para la consideracin y aprobacin del Contralor General o
Subcontralor, quien podr solicitar de estimarlo conveniente, estudios adicionales

que le permitan contar con elementos de juicio suficientes para decidir.


4. Aprobada la solicitud, el Despacho del Contralor prepara Nota de aprobacin,
dirigida a la entidad solicitante con copia a la oficina de Fiscalizacin respectiva.
En caso contrario se procede igual, con la diferencia, de que la nota indicar el
motivo de rechazo de la peticin.
A.1. Trmite del Cheque para la provisin inicial de fondos
1.

Direccin de Administracin y/o Finanzas de la Institucin:


Recibe la Nota de aprobacin para la apertura de la Caja Menuda, procede a
su autorizacin y coordina con la oficina de Tesorera para que elabore el
cheque por la suma asignada a la caja menuda, con cargo al Fondo
identificado en la Nota de aprobacin.

2.

Unidad de Tesorera:
Confecciona a la vez, tanto la Gestin de Cobro como el Cheque, ambos con
la siguiente identificacin: Caja Menuda / Nombre del Custodio; adjunta
copia de la Nota de Autorizacin de Apertura y enva los documentos a la
oficina de Contabilidad.

3.

Unidad de Contabilidad:
Recibe la Gestin de Cobro con el cheque, realiza los registros que
correspondan.

4.

Director de Administracin y/o Finanzas:


Recibe la Gestin de Cobro con el cheque y firma ambos documentos.

5.

Oficina de Fiscalizacin (Jefe de Fiscalizacin):


Recibe, registra, verifica y refrenda la Gestin de Cobro y Cheque.

6.

Unidad de Tesorera:
Recibe, registra en el libro control y hace entrega del Cheque al custodio de
la Caja.

7.

Custodio de Caja:

Recibe el cheque, registra como primer asiento en la Tarjeta de Control de


Movimiento del Efectivo de Caja Menuda y procede a cambiarlo para iniciar
la operacin del fondo.
A partir de este momento, el custodio iniciar el registro detallado de las
operaciones que se realicen con los fondos de caja menuda, a travs del
formulario Tarjeta de Control de Movimiento del Efectivo de Caja
Menuda (Formulario No. 3).
B.

Variaciones de la Caja Menuda


B.1.

Aumento
Para solicitar incrementos a los Fondos se deben cumplir los mismos
requisitos que para la Apertura.

B.2.

Disminucin
Estos casos se notificarn de manera previa a la oficina institucional de
Fiscalizacin, indicndole el motivo de la operacin. Una vez se coordine la
operacin correspondiente, se fiscaliza el arqueo y comprobacin de
documentos, respectiva. Se adjunta al expediente, copia de la boleta de
depsito (reintegro) al fondo que origin los recursos, por el monto de la
rebaja.
Tambin podrn realizarse rebajas con base a prdidas o hurtos,
debidamente documentados, conforme a los procedimientos generales para
este tipo de casos, con la nota o certificacin formal de la autoridad
institucional correspondiente. En tales casos se seguir el mismo
procedimiento de control establecido con la participacin de la Contralora
General.

B.3.

Traspasos
Es la accin mediante el cual se transfiere la responsabilidad de autorizacin
o custodia de un Fondo. Este proceso se da mediante la participacin de un
funcionario de la Oficina de Fiscalizacin de la Contralora o la Unidad de
Auditora Interna de la Institucin, para que procedan al arqueo del fondo y
el acta de traspaso respectiva.
Cuando el motivo del traspaso sea temporal, la comprobacin de

probidad

del nuevo custodio o funcionario autorizado, se har en forma expedita por


parte del Jefe de Fiscalizacin asignado a la institucin. La temporalidad se
considera hasta treinta (30) das calendario.
Si el traspaso es permanente, se proceder como si fuese una autorizacin
nueva (solicitud al Contralor General).

B.4.

Cierre
Cuando la Direccin Administrativa de la entidad lo determine, solicitar el
cierre del Fondo a la respectiva Oficina de Fiscalizacin la que, en
coordinacin con la Oficina de Auditora Interna de la entidad, formalizarn
el cierre a travs de la correspondiente "Acta de Cierre Final", documento
que debe ser firmado por el custodio y refrendado por el fiscalizador y
auditor interno. De existir remanentes, se confecciona la volante de depsito
para ingresarlos al Fondo respectivo, que dio origen a la caja.
El acta se remitir a la Unidad de Finanzas, la Unidad Administrativa y
Custodio, acompaada de la Solicitud de Cierre y Arqueo de Caja Menuda y
de la volante de depsito, sellado por el Banco.

IV.

GASTOS APLICABLES
A manera de introduccin, resulta importante dejar establecidos los criterios utilizados para
determinar los cdigos presupuestarios aplicables a travs del mecanismo de cajas menudas.
En tal sentido, tres fueron las bases que sirvieron para discriminar los cdigos en cuestin.
En primer lugar, la caracterstica principal de la caja menuda, que la identifica como una
suma de dinero en efectivo, provista para satisfacer de manera inmediata necesidades
imprevistas y ocasionales, surgidas del desarrollo cotidiano de las actividades inherentes
a las oficinas. Debido a esto se est permitiendo el uso de la mayor parte de las partidas
de Servicios No Personales y de Materiales y Suministros.
En segunda instancia, la limitante impuesta a las cajas menudas en cuanto a sus montos
y por ende, al acceder a los procedimientos de compras que pueden realizarse con cargo
a estos recursos, determina que las cajas menudas slo puedan usarse para realizar
compras de menor cuanta.
Por lo anterior se excluyen los servicios personales (con excepcin de uno), las

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL USO Y


MANEJO
DE LAS CAJAS MENUDAS EN LAS ENTIDADES PBLICAS

inversiones financieras, las construcciones por contratos, las transferencias


corrientes (con excepcin de una) y de capital, el servicio de la deuda pblica y las
asignaciones globales.
Por ltimo, debido al vnculo que hay entre cajas menudas y fondos rotativos en
general (a partir de los cuales, son reembolsadas), se ha permitido la inclusin de
algunos objetos del gasto relativos al grupo Maquinarias y Equipos, siempre y
cuando su uso cumpla con los dos criterios precedentes: que se trate de situaciones
imprevistas y ocasionales y sean adquisiciones de menor cuanta.
La Contralora General de la Repblica, a travs de sus oficinas de fiscalizacin,
regulacin y control, dar seguimiento al uso y manejo de las cajas menudas, por lo que
en el momento que lo juzgue oportuno, podr actualizar la presente tabla de Gastos
Aplicables, de modo que la misma se mantenga dentro de adecuados lmites de control.
Sin perjuicio de lo antes mencionado, las Entidades Pblicas por intermedio de sus
oficinas administrativas, financieras y de control interno, tambin podrn solicitar a la
Contralora General, actualizaciones de este catlogo de partidas, en funcin de sus
particularidades operativas.
1. Servicios No Personales
102

Alquiler de equipo electrnico. Se refiere a equipo de procesamiento de datos

111

Agua. Para el pago a organismos locales, legalmente constituidos, que proveen


el servicio

112

Aseo. Para el pago a empresas locales, legalmente constituidas, que proveen el


servicio

113

Correo

114

Energa Elctrica. Para el pago a empresas locales, legalmente constituidas que


proveen el servicio

115

Telecomunicaciones

119

Otros Servicios Bsicos

120

Impresin, Encuadernacin y Otros

131

Anuncios y Avisos

141

Viticos dentro del Pas

143

Viticos a otras personas

151

Transporte de Personas y Bienes dentro del Pas

153

Transporte de otras personas

161

Almacenaje

162

Comisiones y Gastos Bancarios

165

Servicios Aduaneros

169

Otros Servicios

181

Mantenimiento y Reparacin de Edificios

182

Mantenimiento y Reparacin de Maquinaria y Otros Equipos

183

Mantenimiento y Reparacin de Mobiliario y Equipo de Oficina

184

Mantenimiento y Reparacin de Obras. Slo en caso de construcciones menores


temporales destinadas a desarmarse por tratarse de servicios transitorios (p.ej.,
tribunas, casetas, tarimas)

185

Mantenimiento y Reparacin de Equipo Computacional

189

Otros Mantenimientos y Reparaciones


2. Materiales y Suministros

201

Alimentos para Consumo Humano

202

Alimentos para Animales

203

Bebidas No Alcohlicas

211

Acabado Textil

212

Calzado

213

Hilados y Telas

214

Prendas de Vestir

219

Otros Textiles y Vestuarios

221

Diesel

222

Gas

223

Gasolina

224

Lubricantes

229

Otros Combustibles. Excepto Bunker (225)

231

Impresos

232

Papelera

239

Otros Productos de Papel y Cartn

241

Abonos y Fertilizantes

242

Insecticidas, Fumigantes y Otros

243

Pinturas, Colorantes y Tintes

244

Productos Medicinales y Farmacuticos

245

Oxgeno mdico. Compras Urgentes

249

Otros Productos Qumicos

252

Cemento

253

Madera

254

Material de Plomera

255

Material Elctrico

256

Material Metlico

257

Piedra y Arena

258

Tuberas y sus accesorios

259

Otros Materiales de Construccin

261

Artculos o Productos para eventos oficiales

262

Herramientas e Instrumentos

263

Material y Artculo de seguridad pblica

265

Materiales, Accesorios y Suministros de Computacin

269

Otros Productos Varios

271

tiles de Cocina y Comedor

272

tiles Deportivos y Recreativos

273

tiles de Aseo y Limpieza

274

tiles y Materiales Mdicos, de Laboratorio y Farmacutico

275

tiles y Materiales de Oficina

277

Instrumental Mdico y Quirrgico. Ejemplo: estetoscopios,


espculos, bisturs, termmetros, etc.

279

Otros tiles y Materiales

280

Repuestos

3. Maquinaria y Equipo
Solamente en casos de reposicin urgente por dao mayor, vandalismo o robo,
hasta un mximo de B/.300.00 (trescientos balboas)
320

Equipo Educacional y Recreativo

330

Equipo Mdico, de Laboratorio y Sanitario

340

Equipo de Oficina

350

Mobiliario de Oficina

360

Semovientes: Comprende los desembolsos por adquisicin de animales usados


para trabajo, transporte o para reproduccin, tales como: bueyes, caballos,
burros, ovejas, cerdos, aves.

370

Maquinaria y Equipos Varios

380

Equipo de Computacin
6. Transferencias Corrientes

611 Donativos a Personas. Autorizados por la mxima autoridad de la


institucin responsable de la Caja Menuda, hasta un mximo de B/.30.00 (Treinta
balboas) por solicitud.
(Hospitales, Centros de Salud, Ministerio de Desarrollo Social, Caja de Seguro Social y
Municipios)

V.

PROCEDIMIENTOS PARA LAS COMPRAS, DESEMBOLSOS Y REEMBOLSOS

A.

Proceso Previo de Autorizacin de Desembolsos


Al presentarse una necesidad de Bienes o Servicios, la adquisicin se podr realizar
por medio de los recursos de Caja Menuda, siempre y cuando el desembolso se
ajuste a los requisitos de este Manual y exista la disponibilidad de fondos.
El funcionario designado para autorizar los gastos a travs de Caja Menuda,
analizar la viabilidad de los mismos y de estar conforme, firma la Solicitud y
Comprobante de Caja Menuda (Formulario No. 1) y enva al Custodio para que
proceda a entregar los recursos.
En caso que la adquisicin vaya a ser realizada por el Departamento de Compras
institucional, ste lleva a cabo las cotizaciones pertinentes y al tener la adjudicacin
autorizada, solicita al custodio de la caja menuda para que entregue la suma
requerida para adquirir el bien o servicio, remitiendo el Cuadro de Cotizaciones
(Formulario No. 3) como constancia.

B.

Proceso de Desembolsos
Custodio
1.

Recibe el Comprobante de Caja Menuda, debidamente aprobado y procede a


verificar el contenido del documento, constata la existencia de fondos y
verifica el estatus del funcionario para quien se le pide entregar dinero.
El Custodio no entregar efectivo alguno a funcionarios que habiendo
recibido efectivo antes, no hubieran presentado la respectiva factura o recibo
al cumplirse el trmino establecido (Numeral 15-Control Interno, pg. 4 de
este Manual).
Esta decisin o rechazo deber ser comunicada al funcionario que autoriz
el desembolso para que tome las medidas correctivas del caso.

2.

Cumplida la verificacin, el Custodio firma la Solicitud y Comprobante de


Caja Menuda conjuntamente con el funcionario que recibe el dinero, como
constancia de la entrega/recibo del dinero y se proceda a la adquisicin.

3.

El Custodio debe mantener dos archivos. Un archivo temporal para los

CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA

DIRECCIN DE MTODOS Y SISTEMAS DE


CONTABILIDAD

Comprobantes de dinero entregado, pendientes de factura o recibo y otro


archivo para guardar los comprobantes tramitados con sus documentos
sustentadores.
Funcionario que recibi el dinero
4.

Procede a realizar la compra, para lo cual exige el original de la factura o


recibo del proveedor, expedido a nombre de la Institucin. Anota su propio
nombre y firma en la misma (en forma tal que no altere ni cubra, el
contenido), como constancia de haber recibido a satisfaccin.
Todo documento sustentador de adquisiciones debe estar exento de
borrones, tachones, adiciones u otras alteraciones. Adems, toda factura o
recibo debe tener impreso el membrete del Proveedor, el cdigo de Registro
nico del Contribuyente (R.U.C.) y el Dgito Verificador (D.V.).
En los casos de transacciones realizadas en reas de difcil acceso y para
personas naturales que vendan servicios y bienes, se aceptar un recibo en
papel simple, a nombre de la Institucin, indicando el nombre del proveedor,
su firma (directa o a ruego) y nmero de cdula.
Este funcionario debe entregar al custodio, la(s) factura(s) o recibo(s) en un
lapso no mayor de dos (2) das laborables, tomando como fecha inicial la del
da de recibo del efectivo.

C.

Proceso de Reembolsos
La Caja Menuda, como se indic anteriormente, consiste en cantidades fijas de
dinero en efectivo; por lo tanto, para cumplir con esta caracterstica, se hace
necesario recurrir al mecanismo de reembolso a travs del proceso de la afectacin
presupuestara y financiera, reponiendo los recursos utilizados en la adquisicin de
bienes o servicios.
Para efectos de optimizar el movimiento del efectivo, se recomienda que los
Custodios presenten solicitudes de reembolso cuando se haya usado del 20% al 40%
de los recursos o de acuerdo a la velocidad de rotacin de fondos; lo que resulte
mejor para asegurarse que la Unidad cuente con recursos suficientes mientras se
cumple el trmite.
En todo caso, los Custodios de Cajas Menudas tendrn hasta diez (10) das
calendarios, a partir de la fecha de recibo de los comprobantes de gastos, para
documentar la compra e incluirla en el reembolso respectivo; transcurrido este

perodo, slo se aceptarn tales documentos en las solicitudes de reembolsos, si los


justifica el Director Administrativo o Jefe de Programa, mediante nota.
Los pasos a seguir por el Custodio en la fase de reembolso son:
1.

Ordenar cronolgicamente los comprobantes en cartera.

2. Llenar y firmar el formulario "Solicitud de Reembolso de Caja Menuda"


(Formulario No. 2).
3.

Adjuntar los Formularios Comprobantes, con sus facturas y recibos


correspondientes.

4.

Darle inicio al trmite de la Solicitud, pasndola a las firmas autorizadas y


de all a las instancias de la institucin, encargadas del registro, control y
pago.

Las solicitudes de reembolso sern presentadas en original, a nombre de Caja


Menuda Nombre del Custodio y deber reflejar la informacin concerniente al
perodo en que se realizaron los gastos, la descripcin del cdigo presupuestario y
respectivos cargos, codificacin contable y total del reembolso solicitado.
Nota: Si la institucin cuenta con el SIAFPA, proceder a efectuar el reembolso de
la siguiente manera:
1. Prepara el documento denominado Gestin de Cobro o Cuenta contra el
Tesoro Institucional y lo adjunta a la recapitulacin de caja menuda. Una vez
firmada la Gestin de Cobro contra la Institucin, se dar inicio al trmite de
aprobacin y pago de dicho documento.
2. El custodio del Fondo recibir el cheque correspondiente al reembolso, hace los
registros pertinentes, procede a cambiarlo y coloca el efectivo en la caja de
seguridad.
3. Los documentos sustentadores en original deben reposar en los archivos de la
Unidad de Contabilidad de la Institucin.

VI.

RGIMEN DE FORMULARIOS

18

Formulario Nm. 1

REPBLICA DE PANAM

No
INSTITUCIN
SOLICITUD Y COMPROBANTE DE CAJA MENUDA
Panam

de

de

Unidad Administrativa Solicitante:


Entrguese a:
La suma de:

B/.

En concepto de:
Solicitud por:

Firma:
PARA USO DEL CUSTODIO DE CAJA

Adelanto:
Importe de Factura:
Sobrante:
Proveedor:
CDIGO PRESUPUESTARIO

B/.

CDIGO FINANCIERO

VALOR

B/.

Autorizado por

Entregado por

Favor use Letra Imprenta


Firma:
Cdula:

Nombre del que recibe

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL USO Y


MANEJO
DE LAS CAJAS MENUDAS EN LAS ENTIDADES PBLICAS

Formulario Nm. 1
Solicitud y Comprobante de Caja Menuda
A.

OBJETIVO:
Formalizar la demanda de recursos
y su entrega subsiguiente, para adquirir bienes y servicios
que sern utilizados por la Institucin.

B.

ORIGEN:

Unidad Administrativa solicitante.

C.

CONTENIDO:
1. Institucin:

Nombre de la Entidad.

2.

N:

Numeracin secuencial establecida por la oficina.

3.

Fecha:

Da, mes y ao en que se prepara el documento.

4.

Unidad Administrativa
Solicitante:

Nombre de la oficina que elabora la solicitud.

5.

Entrguese a:

Nombre completo del funcionario a quien se le entrega el


dinero.

6.

La suma de B/.:

Suma entregada, escrita en letras y nmeros.

7.

En concepto de:

Explicacin, precisa y concisa del gasto a realizar.

8.

Solicitud por:

9.

Firma:

Nombre del funcionario asignado por la Unidad


Administrativa, para autorizar la entrega de fondos.
Rbrica del funcionario en cuestin.

10. Adelanto:

Suma entregada por el custodio.

11. Importe de la Factura:

Suma efectivamente pagada, segn la factura sustentadora.


12. Sobrante:
Diferencia entre el adelanto entregado y el
importe del desembolso, segn factura.
13. Proveedor:
Nombre de la persona natural o
jurdica que proporcion el bien o servicio.

14. Cdigos Presupuestario


Financiero:

Lo indicado, con los importes respectivos.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL USO Y


MANEJO
DE LAS CAJAS MENUDAS EN LAS ENTIDADES PBLICAS

D.

15. Valor:

Monto en balboas que corresponde al gasto.

16. Firmas
Autorizado por: Entregado
por: Nombre del que recibe:

Firma de los funcionarios que respectivamente, autoriza el


desembolso, entrega el dinero y lo recibe (en este ltimo
caso, nombre, firma y nmero de cdula).

DISTRIBUCIN:
Original:
Copia 1:
Copia 2:

Custodio del Fondo Para utilizarlo en el reembolso.


Custodio del Fondo Archivo Consecutivo.
Unidad Administrativa Solicitante.

Observaciones.
Para una mejor conservacin y manejo del documento, se recomienda que el mismo tenga las
siguientes dimensiones: 7 x 71/2 (pulgadas).
Dependiendo de los costos, se recomienda que las copias sean de distintos colores.
Por efectos de control, no se permite el uso de marquillas mecnicas para suplantar las firmas
autgrafas de los funcionarios.

21

Formulario Nm. 2
REPBLICA DE PANAM
No.
INSTITUCIN
Fecha:
SOLICITUD DE REEMBOLSO DE CAJA MENUDA
Unidad Administrativa Solicitante:
Custodio:

PRESUPUESTARIO

CDIGOS
FINANCIERO

VALOR

Valor del Reembolso


B/.
Comprobante en Cartera
B/.

Preparado por

Reembolso en Trmite
Efectivo en Caja

B/.

Total del Fondo

B/.

Unidad Administrativa
Responsable

B/.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL USO Y


MANEJO
DE LAS CAJAS MENUDAS EN LAS ENTIDADES PBLICAS

Formulario Nm. 2
Solicitud de Reembolso de Caja Menuda
(Recapitulacin)
A.

OBJETIVO:

Detallar los desembolsos efectuados, para solicitar su restitucin.

B.

ORIGEN:

Unidad Administrativa que maneja el Fondo.

C.

CONTENIDO:
1. Institucin:

Nombre de la Entidad.

2. N:

Numeracin secuencial establecida por la oficina.

3. Fecha:

Da, mes y ao en la que se confecciona el reembolso.

4. Unidad
Administrativa
Solicitante:
5. Cdigos
Presupuestario
Financiero
Valor:
6. Valor del
Reembolso:
7. Comprobante
en Cartera:
8. Reembolso
en Trmite:

Nombre de la Unidad Administrativa que elabora la solicitud.

Lo indicado, con los importes respectivos.


Sumatoria de los renglones o total gastado a rembolsar.
Sumatoria de los comprobantes pendientes de reembolso.
Suma de las solicitudes de reembolso pendientes de pago.

9. Efectivo en Caja:

Total del efectivo disponible en caja a la fecha.

10. Total del Fondo:


Resultado de la suma de los renglones
anteriores, que debe ser igual al total autorizado de la caja menuda.
11. Firmas:
Preparado por
Unidad Administrativa
Responsable:
Firma de los funcionarios que respectivamente, prepara la solicitud y
es el responsable de la unidad administrativa que custodia la caja
menuda.
CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA
DIRECCIN DE MTODOS Y SISTEMAS DE
CONTABILIDAD

D.

DISTRIBUCIN
Original:
Oficina de Contabilidad institucional.
Copia 1:
Oficina de Tesorera institucional.
Copia 2:
Custodio de la Caja Menuda Archivos.

Observaciones.
Se recomienda que el documento tenga las siguientes dimensiones: 8 1/2 x 11 (pulgadas).
El original de esta solicitud debe ir acompaada de los comprobantes originales, sustentadores de
los desembolsos realizados.
No es necesario que las copias de este documento lleven colores diferentes.

Formulario Nm. 3

TARJETA DE CONTROL DE MOVIMIENTO DEL EFECTIVO


DE CAJA MENUDA
UNIDAD ADMINISTRATIVA:

ASIGNACIN:

CUSTODIO:
FECHA

DETALLE

COMPROBANTE
No.

INGRESO

EGRESO

SALDO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL USO Y MANEJO


DE LAS CAJAS MENUDAS EN LAS ENTIDADES PBLICAS

26

Formulario Nm. 3
Tarjeta de Control de Movimiento del Efectivo de Caja Menuda
A. OBJETIVO:
Llevar el registro continuo de las operaciones de la
caja menuda, para conocer rpida y oportunamente el saldo o disponibilidad
de recursos.
B. ORIGEN:

Este documento deber mantenerse al da por parte del custodio.

C. CONTENIDO:
1. Unidad Administrativa:
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Asignacin:
Custodio:
Fecha:
Detalle:
Comprobante N:
Ingreso:
Egreso:
Saldo:

Anote el nombre de la Unidad Administrativa responsable


del Fondo.
Indique la cantidad autorizada para la caja menuda.
Nombre del funcionario encargado del fondo.
Da, mes y ao de cada registro.
Breve explicacin de la transaccin realizada.
Indique el nmero de comprobante registrado.
Para registrar el importe del efectivo recibido.
Para registrar las erogaciones efectuadas.
Resultado de la operacin Ingresos - Egresos.

D. DISTRIBUCIN.
Slo se prepara en original.
Observaciones.
Se recomienda que el documento tenga las siguientes dimensiones: 8 1/2 x 11 (pulgadas).
Dependiendo del movimiento de la caja menuda, se usar una hoja por cada mes. Las hojas
correspondientes a los meses transcurridos, se deben mantener en los archivos de la oficina.
El documento debe mantenerse al da y disponible para revisin y control por parte de la
Administracin; sin perjuicio de la fiscalizacin que puede ejercer la Contralora General.

CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA


DIRECCIN DE MTODOS Y SISTEMAS DE
CONTABILIDAD

Formulario Nm. 4

INSTITUCIN
Solicitud No.
CUADRO DE COTIZACIONES
DA

MES

RENGLN

AO

No.
Proveedores
Telfono
Fax
Correo Telefnico

CANTIDAD

PRECIOS

DESCRIPCIN

1
UNITARIO

FIRMAS AUTORIZADAS
RESPONSABLE DE
COMPRAS
FIRMA:

TOTAL

UNITARIO

TOTAL

UNITARIO

TOTAL

SUB TOTAL
I.T.B.M
TOTAL
OBSERVACIONES

FECHA:

COTIZADOR

2
7

2
8

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL USO Y MANEJO


DE LAS CAJAS MENUDAS EN LAS ENTIDADES PBLICAS

29

Formulario Nm.4
Cuadro de Cotizaciones

B. ORIGEN:

A. OBJETIVO: Dejar constancia escrita sobre las ofertas del precio, cantidad y
calidad de los bienes y/o servicios requeridos, a efecto de que se seleccione
al proveedor que presenta las mejores condiciones para la institucin.
Unidad de Compras.

C. CONTENIDO:

2.
3.
4.
5.

1. Solicitud N: Nmero de la Solicitud de Bienes y/o Servicios que


origina las cotizaciones.
Da, mes y ao en que se hacen las cotizaciones.
Nmero de rengln utilizado por cada Bien y/o Servicio cotizado.
Nmero de Bienes y/o Servicios que se cotizan.
Detalle de las caractersticas de los Bienes y/o Servicios cotizados.
6. Proveedores: Nombre o razn social de los Proveedores que
participan en las cotizaciones.

Fecha:
Rengln:
Cantidad:
Descripcin:

7. Precios:
Precio Unitario:
Precio Total:

9. Jefe de
Compras:
10.Cotizado por:

Valor de cada unidad de los Bienes y/o Servicios cotizados.


Resultado de la multiplicacin del precio unitario por la cantidad de
Bienes y/o Servicios cotizados.
8. Observaciones:
Breve explicacin que permita
ampliar la informacin contenida en el documento.
Nombre y firma del funcionario responsable de la unidad de
compras.
Nombre y firma del funcionario que efectu las cotizaciones.

D. DISTRIBUCIN:
1. Original:

Se le adjunta a la orden de compra y dems documentos.

CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA

DIRECCIN DE MTODOS Y SISTEMAS DE


CONTABILIDAD

Formulario Nm. 5
INSTITUCIN
DENOMINACIN DE LA CAJA MENUDA
COMPROBANTE DE PAGO RURAL
FECHA:

NM:

NOMBRE DEL PROVEEDOR:


CDULA NM:
CONCEPTO DEL PAGO:

DETALLE DE BIENES COMPRADOS O


SERVICIO PRESTADO POR EL PROVEEDOR

COSTO
DESCRIPCIN

CANTIDAD

UNITARIO

TOTAL

NM

GRAN TOTAL
RECIBIDO POR:

FIRMA
NOMBRE

PAGADO POR:

FIRMA:
NOMBRE
NM DE CDULA DEL PAGADOR:

NOTA: ESTE FORMULARIO DEBE SER UTILIZADO EN CASOS DE COMPRAS O PAGOS DE


SERVICIOS, PRESTADOS POR PERSONAS QUE NO TENGAN FACTURAS CON MEMBRETES NI
RUC, EN REAS RURALES O DE DIFCIL ACCESO. LA INFORMACIN QUE AQU CONSTA ES

3
RESPONSABILIDAD DEL FUNCIONARIO QUE REALIZA EL

PAGO.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL USO Y


MANEJO
DE LAS CAJAS MENUDAS EN LAS ENTIDADES PBLICAS

Formulario Nm. 5
COMPROBANTE DE PAGO RURAL
A. OBJETIVO: Documentar las compras o ejecucin de servicios, en la
cual el proveedor no cuenta con facturas membretadas ni RUC, se trata de
pequeos negocios o personas naturales localizadas en lugares apartados o
de difcil acceso.
B. ORIGEN:

Funcionario que realiza la compra o solicita el servicio.

C. CONTENIDO:
1. Institucin:
2. Denominacin de la
Caja Menuda:

Nombre de la Entidad.

3. Fecha:

Da, mes en que se realiz la compra o se realiz el pago.

4. Nm:

Nmero del Comprobante.

5. Proveedor:

Nombre o razn social del proveedor con su nmero


telefnico si tiene o algn dato que permita su identificacin.

6. Concepto de pago:

Breve descripcin de la actividad para la cual se adquirieron


los bienes y/o servicios.

7. Descripcin:
8. Costo:

Detalle de los Bienes y/o servicios comprados.

c. Gran Total:
9. Recibido por:
10. Nmero de cdula
del pagador:

Nombre que identifica la caja menuda.

a. Unitario:Importe de cada unidad de los bienes y/o servicios


cotizados.
b. Total: Resultado de la multiplicacin del precio unitario con
la cantidad de unidades adquiridas.
Sumatoria de los costos totales.
Nombre y firma del proveedor.
Nombre y firma del
compras o realiz el pago.

CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA

funcionario

que

efectu

DIRECCIN DE MTODOS Y SISTEMAS DE


CONTABILIDAD

las

VII . PROCEDIMIENTO CONTABLE


PARA REGISTRAR LA ADQUISICIN
DE ACTIVO FIJO POR MEDIO DE CAJA MENUDA

Procedimiento contable para registrar la adquisicin de


activo fijo, por medio de caja menuda
1. Registro de la Recepcin de Almacn y la factura original.
Cdigo

Dbito

Descripcin

70 Ejecucin presupuestaria de gastos del gobierno central


70.XX.1.X.XXX.XX.XX.340 Equipo de oficina

Crdito

XX

32 Cuentas por pagar


321 Bienes y servicios

XX

(Asiento simultneo)
15

Inventarios
156 Maquinaria, equipos y otros

XX

91 Ejecucin presupuestaria imputable a cuentas financiera


914 Gastos de capital presupuestarios aplicados
a cuentas financieras

XX

(Asiento simultneo)
32 Cuentas por pagar
321 Bienes y servicios

XX

10 Caja y bancos
102 Caja menuda

XX

2. Registro del Despacho de Almacn.


Cdigo

Descripcin

23 Inmuebles, maquinaria y equipo


2
234 Equipo de oficina

Dbito

Crdito

XX

15 Inventarios
156 Maquinaria, equipo y otros
1

Las entidades emplearn las cuentas de ejecucin presupuestaria, de acuerdo al tipo de


presupuesto y el rea institucional en que estn ubicadas.

Cuando se adquieran otros bienes que clasifiquen como activo fijo, sern utilizadas las
cuentas de Inmuebles, maquinaria y equipo que correspondan.

XX

3. Registro de la solicitud de reembolso de caja menuda.


Cdigo

Descripcin

Valores y documentos emitidos y recibidos


032 Valores y documentos en circulacin

Responsabilidad por valores y documentos


emitidos y recibidos
042 Responsabilidad por valores y documentos
en circulacin

Dbito

Crdito

XX

XX

Procedimiento contable para registrar la adquisicin de


activo fijo, por medio de caja menuda
4. Registro del reembolso de caja menuda.
Cdigo

Descripcin

10 Caja y bancos
102 Caja menuda

Dbito

Crdito

XX

10 Caja y bancos
105 Bancos, cuentas corrientes

XX

(Asiento simultneo)
04 Responsabilidad por valores y documentos
emitidos y recibidos
042 Responsabilidad por valores y documentos
en circulacin
03 Valores y documentos emitidos y recibidos
032 Valores y documentos en circulacin

XX

XX

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL USO Y


MANEJO
DE CAJAS MENUDAS EN LAS ENTIDADES PBLICAS

ANEXO

NORMAS LEGALES RELATIVAS AL MANEJO DE LOS FONDOS


LIBRO V DE LA ADMINISTRACIN Y FISCALIZACIN DEL TESORO NACIONAL
TITULO I DE LA DIRECCIN DEL TESORO NACIONAL
CAPITULO IV
De los Empleados y Agentes de Manejo
ARTCULO 1.088
Para ser Empleado o Agente de Manejo es preciso gozar de buena reputacin, no haber sido
condenado a pena corporal por delitos de falsedad o contra la propiedad, no haber sido calificado
por sentencia ejecutoriada como quebrado fraudulento o culpable y no ser deudor moroso del
Tesoro.
Tampoco puede ser Empleado o Agente de Manejo quien, habindolo sido en otro tiempo, result
alcanzado en sus cuentas, aun cuando los alcances hayan sido condonados o declarados prescritos,
o cuando no haya rendido sus cuentas oportunamente, aunque de esa responsabilidad hubiera sido
eximido.
Los nombramientos hechos en contravencin de este artculo son nulos y cualquier persona puede
demandar su nulidad.
ARTCULO 1.089
Los Empleados o Agentes de Manejo que reciban o paguen o tengan bajo su cuidado, custodia o
control, fondos del Tesoro Nacional, rendirn cuentas de conformidad con las reglas que establezca
la Contralora General de la Repblica.
ARTCULO 1.090
Todas las personas que tengan a su cuidado, o bajo su custodia o control, fondos del Tesoro
Nacional, sern responsables de ellos y de todas las prdidas que ocurran a causa de su negligencia
o uso ilegal de tales fondos.
ARTCULO 1.091
Ningn Empleado o Agente de Manejo ser eximido de responsabilidad porque alegue haber
actuado por orden superior al hacer el pago o disponer de fondos por cuyo manejo sea directamente
responsable. El empleador superior que haya ordenado el pago o disposicin de fondos ser
solidariamente responsable de la prdida que el Estado hubiere sufrido a causa de su orden.
ARTCULO 1.092
Ningn Empleado o Agente de Manejo que reciba o pague, o tenga bajo su cuidado, custodia o
control de fondos del Tesoro Nacional, ser relevado de responsabilidad por su actuacin en el
manejo de tales fondos, sino mediante finiquito expedido por la Contralora General de la
Repblica.

PARGRAFO:
No podrn ser autorizados, permitidos, o admitidos los actos o contratos que se enumeran a
continuacin, a las personas que ejerzan o hayan ejercido algunos de los cargos que se mencionan
en el presente Captulo si no presentan del finiquito expedido por la Contralora General de la
Repblica.
1. La celebracin de los contratos con el Estado, con los Municipios y con las Instituciones
Autnomas y Semiautnomas, excluidas las bancarias.
2. Los pagos que deba efectuar el Tesoro Nacional o Municipal y las Entidades Autnomas, y
Semiautnomas, incluyendo salarios y remuneraciones por servicios prestados.
3. Las inscripciones de las escrituras pblicas sujetas al pago del impuesto de registro.
4. La venta de pasajes al exterior y la obtencin de permisos de salida para viajar fuera del
pas.
Para los efectos pertinentes la Contralora General de la Repblica enviar a la Seccin de Paz y
Salvo del Ministerio de Hacienda y Tesoro el detalle de las personas a que se refiere el presente
Captulo, que tengan saldos pendientes con el Tesoro Nacional, a fin de que no se les entregue el
Paz y Salvo, en concepto de Impuestos sobre la Renta, a menos que presente el finiquito expedido
por la Contralora General de la Repblica.
Fianzas de Manejo y Cumplimiento
ARTCULO 1.093
Todo Empleado o Agente de Manejo est obligado a prestar fianza que garantice las
responsabilidades que le incumban, de manera que queden ampliamente protegidos los intereses del
Estado.
No obstante lo dispuesto en el inciso anterior no estarn obligados a prestar estas fianzas los
Agentes de Manejo en los casos en que la Contralora General de la Repblica, las estime
innecesarias.
ARTCULO 1.094
La forma y cuanta de las fianzas de manejo no sealadas por la Ley las determinar la
Contralora General de la Repblica. En ningn caso sern admisibles las fianzas personales, ni
hipotecarias, ni las prendarias.

ARTCULO 1.095
Toda persona natural o jurdica que de acuerdo con este Cdigo o Ley especial deba prestar fianza
de cumplimiento, lo har por la suma y en la forma prevista en la respectiva disposicin legal y de
acuerdo con las reglamentaciones que establezca la Contralora General de la Repblica.
ARTCULO 1.096
Hasta tanto que las fianzas de que tratan los dos artculos anteriores hayan sido aprobadas y
aceptadas por la Contralora General de la Repblica, la persona que deba prestar la fianza, si se
trata de Empleados de Manejo, no podr entrar en el ejercicio de sus funciones, y si se trata de un
particular, no podr asumir la obligacin ni comenzar a prestar el servicio que deba garantizar la
fianza.
ARTCULO 1.097
Contraviene lo dispuesto en el artculo anterior, el funcionario pblico del rgano Ejecutivo que de
posesin a la persona nombrada para desempear un cargo pblico de manejo o que permita actuar
a un Agente de Manejo sin que haya constituido las fianzas correspondientes.
Tambin contraviene lo dispuesto en dicho artculo el funcionario pblico del rgano Ejecutivo
que permita a un particular asumir obligaciones o prestar servicios sin haber constituido la
respectiva fianza.
ARTCULO 1.098
Las fianzas constituidas de acuerdo con el Artculo 1.095, sern registradas y archivadas en la
Contralora General de la Repblica.
ARTICULO 1.099
Las fianzas de los Empleados o Agentes de Manejo contribuirn la responsabilidad que se derive
del desempeo de sus deberes especficos.
ARTCULO 1.102
Mientras el Empleado o Agente de Manejo no haya cesado en el ejercicio de su cargo o actuacin y
obtenido el finiquito de sus cuentas, no podr cancelarse la fianza que hubiere prestado.
Tampoco podr cancelarse la fianza prestada por un particular hasta que haya cumplido totalmente
las obligaciones contradas.
Los funcionarios pblicos que contravengan las disposiciones de los incisos anteriores incurrirn en
las responsabilidades establecidas en el Artculo 1.097 de este Cdigo.

GLOSARIO
1.

Caja Menuda:
Son sumas de dinero fijas, en efectivo, provistas a oficinas pblicas a solicitud de stas. Se
reembolsan de fondos bancarios institucionales. No obstante, el proceso de desembolso y
reembolso, requieren de la afectacin presupuestaria y financiera (afectacin contable) para
su ejecucin.

2.

Custodio:
Funcionario responsable directo y nico del manejo de fondos.

3.

Firma Autorizada:
Firma que coloca en el Comprobante de Caja Menuda, el funcionario asignado para
ordenar pagos de este fondo.

4.

Adelanto de Caja:
Cantidad de dinero entregado a un funcionario para tramitar la compra de un bien o
servicio, cuyo valor definitivo se desconoce.

5.

Comprobante de Caja:
Documento contentivo de todos los detalles, incidencias y responsabilidades inherentes a
un pago o desembolsos.

6.

Comprobante en Cartera:
Documentos sustentadores de pagos o desembolsos de dinero, que se encuentran en poder
del custodio, pendientes de reembolsos.

7.

Reembolso en Trmite:
Grupo de documentos sustentadores de pagos o desembolsos de dinero en proceso de
reembolso.

BIBLIOGRAFA

Acta Memoria, del 21 de junio de 1994, Ministerio de Hacienda y Tesoro, Contralora General de la
Repblica.
Cdigo Fiscal. Licdos. JOS MARTN MORENO PUJOL Y RINNA MIZRACHI LALO,
Editorial Mizrachi & Pujol, S.A., 1994.
Manual de Procedimientos para la Reglamentacin, Apertura y Manejo de Fondos Rotativos y
Cajas Menudas - Direccin de Sistemas y Procedimientos, Contralora General de la Repblica,
1980.
Manual de Procedimientos para la Reglamentacin, Apertura y Manejo de Fondos Rotativos
(Daniel Rivera - Nuria vila de Senz) - Direccin de Sistemas y Procedimientos, Contralora
General de la Repblica, 1991.
Resolucin N812 del 9 de septiembre de l996, del Ministerio de Hacienda y Tesoro.