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4.1. OBJETIVO

Adquirir productos y servicios que cumplan con los criterios de selección y evaluación
definidos por la empresa, con una gestión enfocada en obtener precios más competitivos
y de manera oportuna, para garantizar la adecuada prestación del servicio y control de los
costos operacionales, el control ambiental y SST.

4.2. ALCANCE

Aplica para todos los procesos de la organización.

4.3. DEFINICIONES

Cotización: Documento utilizado para establecer una negociación.

Evaluación de proveedores: La evaluación habitual de proveedores es un proceso

continuo y permanente, que permite mantener un grupo de proveedores seguros y
eficientes, de acuerdo al producto o servicio que suministra, esta evaluación se realiza
como mínimo anualmente.

Evaluación preliminar: Es la evaluación inicial que se realiza antes de empezar a

trabajar con el proveedor, teniendo en cuenta los criterios definidos.

Evaluación continua o re-evaluación: Es volver a evaluar a un proveedor después de

que éste haya suministrado el producto o servicio.

Orden de compra o servicio (oc): Documento que emite la organización compradora

para adquirir un bien o un servicio, con el fin de cubrir una necesidad o requerimiento
existente.

Planificación de las compras: definir qué necesita la organización, cuánto y para

cuándo lo necesita, dentro de un período de tiempo determinado, identificando los
proveedores potenciales de cada compra y una estimación de sus principales
parámetros, tales como precio, plazos de entrega, calidad, etc.

Producto o Servicio: Cualquier elemento tangible o intangible que se adquiere para su

uso o consumo.

Proveedor: Persona natural o jurídica que suministra un bien o servicio.

Proveedor Critico Para El SGI: Persona natural o jurídica que suministra un bien o
servicio, que impacte la prestación del servicio, el desempeño ambiental y en seguridad
y salud en el trabajo.
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Proveedor Critico SGI: Persona natural o jurídica que suministra un bien o servicio, que
impacte significativamente el ambiente o la salud de los colaboradores.

SMMLV: Salario Mínimo Mensual Legal Vigente.

4.4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 NTC ISO 9001:2015. Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos.

 NTC ISO 14001:2015. Sistemas de gestión ambiental. Requisitos con orientación
para su uso.
 NTC ISO 45001:2018. Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo.
Requisitos con orientación para su uso.
 GTC 14:1995. Administración de la calidad y elementos del sistema de calidad.
Directrices para compras y los aprovisionamientos.

4.5. RESPONSABILIDAD

Director de Contabilidad y Finanzas

 Realizar la inscripción, evaluación preliminar y registro de proveedores.

 Solicitar y analizar las cotizaciones para los productos o servicios a comprar.
 Aprobar y enviar la orden de Compra al proveedor.
 Realizar la evaluación y re-evaluación con el líder de proceso.
 Realizar la verificación de las facturas.
 Llevar un registro de los activos, de los traspasos, adecuaciones y activos dados
de baja.

Gerente Gral
 Definir la viabilidad económica de la compra.
 Realizar la planeación de las compras según el flujo de caja proyectado.
 Aprobar la orden de Compra del proveedor.

Jefe de Sistemas Integrados de Gestión

 Apoyar al Gerente en la definición de la viabilidad económica de la compra.
 Aprobar la orden de Compra del proveedor.

Líderes de proceso
 Realizar la planeación y control de las compras para los procesos.
 Enviar detalladamente las especificaciones del producto o servicio a comprar al
Coordinador de Calidad.
 Realizar la planeación y control de las compras de su proceso.
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 Realizar la evaluación y re-evaluación de proveedores con el Auxiliar

Administrativo.
 Divulgar este procedimiento a las personas a su cargo.

Todo el personal
 Dar cumplimento a este procedimiento.

4.6. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

6.1. IDENTIFICACIÓN DE LOS BIENES O SERVICIOS COMPRADOS

Todo líder de proceso puede identificar la necesidad de comprar un bien o contratar un

servicio de acuerdo a las actividades del proceso, los cuales se deben registrar en el
listado maestro de proveedores PR-GA-02-F01.

6.2. IDENTIFICACIÓN DE PROVEEDORES CRÍTICOS

Se considera proveedor crítico al proveedor que proporciona un proceso, producto o

servicio y que a causa de una desviación del servicio, producto o proceso que suministra,
puede causar impacto negativo al sistema de la empresa contratante, en el cumplimiento
de los requisitos del cliente, los requisitos legales y reglamentarios aplicables, la
protección del ambiente o la seguridad y salud en el trabajo. La clasificación se realiza
entre el líder de proceso y el Jefe de Sistemas integrados de gestión y se registra en el
listado maestro de proveedores PR-GA-02-F01.

6.3. DETERMINACIÓN DE LOS CRÍTERIOS DEL SGI PARA LA

CONTRATACIÓN

Para los proveedores que se identificaron como críticos el Jefe de Sistemas integrados de
gestión y el líder de proceso determinan los requisitos integrales (calidad, ambiental y de
seguridad y salud en el trabajo) a solicitar previamente a la contratación en el formato PR-
GA-02-F02 criterios para proveedores críticos.

6.4. REQUISICIÓN DE COMPRAS

El líder de proceso o solicitante debe diligenciar el formato Requisición de Compra PR-

GA-02-F03, enviarlo por e-mail al encargado de compras (Director de Contabilidad y
Finanzas) y de esta manera hacer la solicitud formal de la compra. Al diligenciar este
formato se debe hacer una descripción detallada de las especificaciones del producto o
servicio que se requiere comprar, con el fin de evitar interpretaciones incorrectas de la
solicitud. Además, debe diligenciar el centro de costos al que se va a cargar el gasto y la
cuenta contable a la que se debe asignar (si está determinada); si no se tiene claridad
sobre este tema se debe preguntar al proceso “Gestión Financiera y Contable” o “Gestión
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Gerencial”, cuál es el centro de costos y la cuenta contable y tenerlo en cuenta para

futuras requisiciones.

Análisis de la necesidad de la Compra: el encargado de las compras debe revisar el

inventario y el listado maestro de equipos, con el fin de verificar si hay existencia del
insumo que se requiere comprar, antes de realizar la compra. Si después de la revisión se
determina que no hay existencia se prosigue con la solicitud de las cotizaciones.

Verificación Proveedor Inscrito: el encargado de Compras debe verificar si para la

compra solicitada, hay un proveedor previamente seleccionado en el listado maestro de
proveedores PR-GA-02-F01 y la fecha de la última compra, con el fin de solicitar las
cotizaciones requeridas. Si no existe proveedor, se debe seguir lo descrito en el numeral
6.5. SELECCIÓN E INSCRIPCIÓN DE PROVEEDORES de este procedimiento.

Comparación de las cotizaciones: el Coordinador de Calidad cotiza el producto o

servicio con tres proveedores y elabora el cuadro comparativo de las cotizaciones PR-GA-
02-F04 y lo envío al Jefe de Sistemas integrados de gestión o al Gerente. Si hay dos
propuestas con el mismo valor el encargado de compras puede consultar con el líder de
proceso con cuál de los dos proveedores prefiere contratar. De esta evaluación se debe
seleccionar un proveedor.

6.5. SELECCIÓN E INSCRIPCIÓN DE PROVEEDORES

Selección para Proveedores Críticos: antes de diligenciar la Selección de proveedores

críticos - Evaluación Preliminar (PR-GA-02- F05) se debe verificar que el proveedor
cumpla con la Requisición de Compras (PR-GA-02-F03) enviada y con los requisitos
expresados en el formato PR-GA-02-F02 Criterios Proveedores Críticos. El valor mínimo
que se debe obtener en el formato de Selección de proveedores críticos - Evaluación
Preliminar (PR-GA-02- F05) para ser proveedor es de 70%.

Selección (Evaluación Preliminar): esta evaluación la debe realizar el encargado del

proceso de compras en el formato PR-GA-02-F05, verificando inicialmente que cumpla
con los requisitos exigidos y la documentación solicitada.
 Reconocimiento en el mercado: Trayectoria, experiencia en el desempeño de la
labor
 Disponibilidad y Tiempo de Entrega: Oportunidad en la prestación del servicio
 Servicio al Cliente: Solución de quejas, atención del vendedor y servicio post-venta
 Idoneidad: Personal calificado para la labor, experiencia y el cumplimiento de los
criterios de proveedores críticos establecidos en el PR-GA-02-F02 Criterios de
Proveedores Críticos.
 Precio y Condiciones Comerciales: Precios competentes en el mercado,
descuentos, condiciones de pago.
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Inscripción del Proveedor: Cuando se requiere cambiar un proveedor o antes de iniciar

un proyecto se determinan quienes son los posibles proveedores de insumos o servicios,
y se les debe solicitar:
 Cámara de Comercio
 RUT
 Certificación bancaria con el número de la cuenta para realizar los pagos.
 Formulario de Inscripción de Proveedores formato PR-GA-02-F06, debidamente
diligenciado.

Esta información debe remitirse al Director de Contabilidad y Finanzas para la creación

del proveedor y poder tramitar el pago.

Registro de Proveedores: una vez se haya realizado la Inscripción del Proveedor y en el

caso de los Proveedores Críticos, la Selección de Proveedores (Evaluación Preliminar),
se realiza el registro de éste en el Listado Maestro de Proveedores formato PR-GA-02-
F01.

Análisis de la viabilidad económica de la Compra: el director de Contabilidad y

finanzas después de seleccionar la cotización con mejor precio, confirma con el jefe de
sistemas integrados de Gestión o el Gerente la viabilidad económica de la compra y la
fecha para en la cual se puede realizar ésta de acuerdo al flujo de caja proyectado.

6.6. ORDEN DE COMPRA

Elaboración y Aprobación de la Orden de Compra (OC): Al tener el visto bueno del

Jefe de Sistemas integrados de gestión o el Gerente sobre la viabilidad de realizar la
compra, el Director de contabilidad y finanzas teniendo en cuenta la Requisición de
Compras debe diligenciar el formato Orden de Compra PR-GA-02-F07, asignarle el
consecutivo para llevar un control e imprimirla para ser firmada por el Jefe de Sistemas
integrados de gestión o el Gerente, para luego ser enviada al proveedor. Se debe
diligenciar una OC por centro de costos, es decir que, si se va a realizar una compra para
varios centros de costos, se debe anexar a la factura tantas OC como centros de costos
existan. Las ordenes de compra se almacenan para consulta en la nube (Google Drive).

Excepciones: Costos y Gastos que no requieren Orden de Compra, al tener un contrato

firmado con el proveedor:

 Arrendamientos de oficinas y bodegas

 Tiquetes aéreos
 Servicios de telefonía celular e internet
 Servicio de agua y energía eléctrica
 Servicio de alarma oficina
 Pago de impuestos
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Envío de la Orden de Compra (OC): El director de contabilidad y finanzas debe enviar

la OC aprobada por correo electrónico al proveedor y al líder de proceso, notificando que
se debe entregar este documento junto con la factura o hacer referencia al número de OC
en la factura pues de no ser así esta debe ser devuelta.

6.7. RECEPCIÓN Y VERIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS

El líder del proceso o coordinador de calidad debe recibir el producto o servicio, revisando
la cantidad, especificaciones y condiciones del servicio cuando aplique. La recepción de
productos se debe realizar de la siguiente manera:

 En las instalaciones de la oficina administrativa, la realiza el líder de proceso, en

caso de no ser posible, la debe realizar el coordinador de calidad.
 En las instalaciones de los proyectos la debe realizar el jefe de logística o
coordinador de ambiente.

En el momento de la recepción, se debe verificar la conformidad del producto/servicio, si

el producto no cumple con las condiciones pactadas con el proveedor, se debe devolver y
dejar constancia por escrito en la OC y hacer firmar a quién está entregando el producto.
Si es posible se deja un registro fotográfico. Para los servicios, el líder de proceso debe
realizar una verificación del cumplimiento de lo pactado.

Cualquier no conformidad en el producto o servicio debe ser notificada al director de

contabilidad y finanzas por correo electrónico y éste a su vez debe comunicar la situación
al proveedor.

6.8. RECEPCIÓN Y VERIFICACIÓN DE LAS FACTURAS Y CUENTAS DE

COBRO

Las facturas y cuentas de cobro deben ser enviadas al correo electrónico

facturacion@gestionforestalsas.com y la Auxiliar Administrativa y Contable es la
responsable de recepcionar la factura y debe verificar que ésta tenga la OC o el
consecutivo de la OC relacionado en la factura. Así mismo es importante tener en cuenta
que las facturas o cuentas de cobro recibidas hasta el día viernes de cada semana serán
pagadas el día lunes siguiente (martes si el lunes es festivo) o en la fecha convenida en la
orden de compra. Si la factura no cumple con alguna de estas especificaciones debe ser
devuelta al proveedor.

 Las personas jurídicas (empresas) y naturales (personas) que pertenezcan

al REGIMEN COMUN están en la obligación de expedir FACTURA DE
VENTA y/o FACTURA CAMBIARIA DE COMPRAVENTA con todos los
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requisitos que esta requiere (nombre del establecimiento, NIT, dirección,

teléfono, numero consecutivo, cantidad, valor unitario, valor total, resolución
de facturación de la DIAN con fecha de expedición no menor a dos años,
nombre de la empresa o persona natural que imprimió las facturas, tipo de
contribuyente (régimen común o simplificado).

 Las personas naturales que pertenezcan al régimen simplificado y no tengan

establecimiento de comercio deben expedir una cuenta de cobro. Para que a
estas personas se les acepte la CUENTA DE COBRO deben anexar copia
del RUT actualizado y Seguridad Social Integral del periodo a cobrar.

6.9. CONTROL A PROVEEDORES CRÍTICOS

Se debe realizar el control de los Proveedores Críticos para determinar o evaluar el

desempeño de acuerdo a los criterios establecidos o los planes de mejora formulados con
anterioridad.

El control se puede realizar por medio de diferentes métodos como: visitas, revisión
documental y entrevistas, utilizando de ser necesario el formato PR-GA-02-F08 Lista de
Control de Proveedores y Contratistas, en la cual se deben consignar los temas y preguntas
relevantes que se quieren revisar. Los hallazgos encontrados en el Control de Proveedores
Críticos y Contratistas, deben ser documentados en el formato PR-GA-02-F09 Informe de
Control de Proveedores y Contratistas.

El Coordinador SGI es el encargado de realizar la programación y seguimiento a los

controles a los proveedores críticos y debe determinar por quien va a estar liderado dicho
control.

6.10. EVALUACION Y RE-EVALUACION PARA PROVEEDORES CRITICOS

Las evaluaciones a proveedores críticos se realizan una vez por año o cuando los
requisitos legales, las especificaciones de los clientes o las condiciones en la prestación
del servicio o producto lo requieran. La evaluación se puede realizar en equipo: Líder de
proceso relacionado, Coordinador SGI y Asistente Administrativa y Contable.

Adicionalmente, el líder del proceso que está relacionado directamente con el proveedor
crítico, está encargado de evaluar la prestación del servicio o la calidad del producto de
forma continua, verificando el cumplimiento de los requisitos especificados inicialmente, a
fin de detectar de forma temprana variaciones que pueden afectar la prestación del
servicio.

Las evaluaciones a proveedores deben realizarse basado en el formato PR-GA-02-F10

Evaluación y Re-evaluación de Proveedores Críticos.
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Cuando se ha realizado la evaluación, se deben tabular los resultados y entregar el

informe al proceso Gestión Integral:

GRADO DE PUNTAJE CONTROL AL

CONTROL AL PROVEEDOR
CONFIABILIDAD OBTENIDO PRODUCTO/SERVICIO

Altamente
> 80% Una re-evaluación anual. Inspección Visual
confiable (AC)

Una Re-evaluación semestral. Control periódico de

Aceptable / cantidades y
Medianamente > 50% - < 79% especificaciones de los
Exige al proveedor un Plan de Acción o
Confiable (MC) productos o servicios
Mejoramiento para aquellos factores
solicitados.
considerados como No Conformes.

Evaluación permanente
Control periódico de
Poca
confiabilid < 49% La suspensión temporal o definitiva de cantidades y
ad (PC) nuevos pedidos o contratos especificaciones de los
insumos o servicios
solicitados.

Nota: En caso de que el proveedor obtenga un puntaje entre menor al 49% y sea único, se acuerda los aspectos a mejorar y las
inspecciones a realizar por parte de la empresa.

Los proveedores que en los Criterios de Evaluación (Calidad del servicio o producto, Cumplimiento de entrega/Oportunidad en la
prestación del servicio, Precios y condiciones o Servicio al cliente) obtengan una calificación inferior a 3 en cualquiera de los items,
inmediatamente deben ser considerados como proveedores Aceptable/Medianamente Confiables o de Poca confiabilidad
dependiendo del resultado final de la evaluación.

Los resultados de esta evaluación deben enviarse al proveedor con el fin de retroalimentar
en las debilidades detectadas.

4.7. FLUJOGRAMA

A continuación, se presenta el esquema general de la gestión de las compras (figura 1).

La descripción detallada de las actividades realizadas en este procedimiento se puede ver
en el numeral 6. “descripción de las actividades”.
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Figura 2. Flujograma general

4.8. CONTROL DE REGISTROS

Los registros se pueden consultar en el archivo PR-GI-01-F02 formato listado maestro de

información documentada.

Los registros generados en el presente documento son los siguientes:

 PR-GA-02-F01 Listado maestro proveedores

 PR-GA-02-F02 Criterios para proveedores críticos
 PR-GA-02-F03 Requisición de compras
 PR-GA-02-F04 Cuadro comparativo cotizaciones
 PR-GA-02-F05 Selección de proveedores críticos
 PR-GA-02-F06 Inscripción de proveedores
 PR-GA-02-F07 Orden de compra
 PR-GA-02-F08 Lista de control de proveedores y contratistas
 PR-GA-02-F09 Informe de control de proveedores y contratistas
 PR-GA-02-F10 Reevaluación de proveedores

4.9. ANEXOS

No se tienen anexos en el presente procedimiento.

4.10. CONTROL DE CAMBIOS

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Control de cambios
Versión Fecha del Cambio realizado Modificado por
cambio
01 03/11/2020 Emisión inicial del documento. Luisa F. Escamilla

Elaboró Revisó Aprobó

Nombre Luisa F. Escamilla Julio Alberto Ospina Julio Alberto Ospina
Cargo Coord. Gestión Integral Gerente Gerente
Fecha XX/XX/2020 XX/XX/2020 XX/XX/2020