PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

04 De Mayo De 2019

ELABORÓ REVISO APROBÓ

TÉCNICA METODOLOGÍA
 GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Fecha de
creación:
04/05/2019
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

Código: GA-PR-01 Versión: 01 Página 2 de 5

1. OBJETIVO:

Establecer un procedimiento efectivo de compras que permita adquirir bienes y

servicios requeridos por la PIROMAX SAS.

2. ALCANCE:

Inicia cuando se requiere o se solicita la compra de bienes y servicios para el

funcionamiento de los Departamentos de la empresa y termina con la adquisición
de los bienes y servicios necesarios.

3. DEFINICIONES:

Compra: Adquisición de un bien o servicio.

Orden de compra: Documento mediante el cual se realiza un pedido formal a un

proveedor para surtir cierto producto o servicio.

Proveedor: Persona física o moral que puede abastecer de bienes o servicios a un

cliente.

Cotización: Documento que especifica producto y/o servicio, precio, tiempo de

entrega, condiciones de pago, lugar de entrega, entre otros, el cual sirve como
base para hacer una orden de compra.

Servicio: Bien intangible que ofrece una persona o empresa para satisfacer las
necesidades del cliente.

4. RESPONSABLES:

 Asistente Administrativo y Financiero.

5. POLÍTICAS DE OPERACIÓN:

Solo pueden ser aceptados como proveedores o contratistas aquellas empresas o

personas que cumplan con los requerimientos de ley (Sanitarios, DIAN, Cámara de
Comercio) y en la selección hayan sido clasificados como muy confiables.

6. ACTIVIDADES A DESARROLLAR:
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No RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS

Realizar el registro de las solicitudes

de materiales, insumos, o equipos
Asistente
requeridos por los Departamentos y/o
Administrativo y Recepción de Correo
1 procesos de la empresa
Financiero. solicitudes electrónico
Tener en cuenta que solo se recibirán
las solicitudes los primero 10 días de
cada mes.

Se realiza la solicitud de cotización

mínimo a tres (3) proveedores con el
Base de
fin de lograr un proceso de selección
proveedores,
adecuado y transparente.
Asistente GA-F-09.
Administrativo y
2 Búsqueda Se debe tener en cuentas las
Financiero. Evaluación
proveedor necesidades específicas que la
cotizaciones,
empresa requiere sobre los productos
GA-F-03.
o servicios solicitados.

NOTA: Las cotizaciones

Se contacta vía telefónica o correo

Asistente
electrónico al proveedor y se solicita
Administrativo y
3 Comunicación cotización de los elementos Cotizaciones
Financiero.
proveedor requeridos por la empresa.

4 Asistente Orden de
Administrativo y Selección Se selecciona el proveedor teniendo compras,
Financiero. proveedor en cuenta su antigüedad con la GA-F-04.
empresa, oferta y calidad del servicio
o producto brindado.

Además que cumpla con los

siguientes requisitos.

-Certificación Bancaria
-Cámara y comercio
-RUT
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-Cedula de representante legal

Verificado los anteriores

requerimientos, se genera orden de
compra.

Asistente Emitir orden Se envía mediante correo electrónico

Administrativo y de compra o la orden de compra previamente Correo
5
Financiero. de servicios al diligenciada con la cantidad y el electrónico
proveedor. detalle del producto o servicio
requerido.
Correo
Asistente Una vez se envié la orden de compra electrónico o
Administrativo y Ordenar pago al proveedor, se traslada la orden de Físico
6
Financiero. al proveedor compra a la oficina de Tesorería para
que esta realice el respectivo pago. Comprobante
de pago

Asistente
Recepción del
Administrativo y Se realiza la recepción del pedido y el
7 productos o NA
Financiero. Técnico Administrativo y financiero
servicio
supervisa el procedimiento.

7. DOCUMENTACION INTERNA:

 Base de datos proveedores: GA-F-09.

 Evaluación Cotizaciones proveedores: GA-F-03.
 Orden de compras: GA-F-04.
 Comprobante de pago.

8. RIESGOS:

 Seleccionar un proveedor con baja confiabilidad, que no cumpla con los

requisitos mínimos legales de contratación, puede causar sanciones
económicas a la empresa y adquisición de productos y servicios sin garantía.
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 Materiales y productos que no cumplen con las necesidades de la empresa.

9. MARCO LEGAL:

Ley 80 del 1993 Ley de contratación estatal.

Decreto 410 del Código Comercio Colombiano.
1971

10. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN / INDICADORES

INDICADOR TIPO META FRECUENCIA DESCRIPCIÓN

No. Total Medir el nivel de

Solicitudes de cumplimiento en la
compra Eficacia >=90% Mensual ejecución de
Satisfactorias compras
----------------------------
N. Total Solicitudes
de compra

11. CONTROL DE CAMBIOS:

VERSIÓN DESCRIPCIÓN FECHA RESPONSABLE